1 LAPORAN AUDITAN PRESTASI AHLI PANEL PENILAI (APP) 1. PENDAHULUAN 1.1 Auditan Prestasi Ahli Panel Penilai (APP) dijalankan berikutan daripada Jawatankuasa Audit MQA pada 3 Disember 2010 telah meminta Ketua Pegawai Eksekutif (KPE) memastikan setiap APP adalah berkompetensi dan menentukan terdapat sistem yang menetapkan kelayakan setiap penilai. 1.2 Sehubungan dengan itu, bagi membantu KPE, Unit Audit Dalam telah memuatkan aktiviti auditan ini sebagai Rancangan Audit Tahun 2011. 2. LATAR BELAKANG 2.1 Unit Pengurusan dan Pembangunan Kepakaran (UPPK), Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti (BKJK) telah dipertanggungjawab untuk urusan pelantikan APP, memantau prestasi APP dan mengendalikan Bengkel COPPA/COPIA kepada semua APP sebagai syarat sebelum menerima tugasan sebagai APP. 2.2 Sebanyak 1,351 APP telah dilantik dari IPTA dan IPTS bagi tahun 2008 hingga 2011 ( April 2011). Mereka dilantik dalam pelbagai bidang kepakaran seperti Pengajian Islam, Seni Reka, Multimedia Kreatif, Sains Komputer, Teknologi Maklumat, Farmasi, Kejururawatan, Pergigian, Perubatan, Kejuruteraan dan Teknologi, Seni Bina, Ukur Bahan,Perbankan & Ekonomi Islam, Perhotelan, Sains Sosial dan Sastera, Perakaunan, Undang-undang dan lain-lain. Setiap APP yang dilantik perlu mendapat pengesahan dan persetujuan majikan mereka sebelum surat kelulusan pelantikan dikeluarkan. 2.3 Setiap APP yang dilantik perlu menghadiri Bengkel COPPA/COPIA sebelum menerima tugasan supaya mereka memahami kehendak COPPA/COPIA bagi memudahkan urusan penilaian program dan laporan yang perlu disediakan serta dikemukakan kepada MQA.
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
LAPORAN AUDITAN PRESTASI AHLI PANEL PENILAI (APP)
1. PENDAHULUAN
1.1 Auditan Prestasi Ahli Panel Penilai (APP) dijalankan berikutan daripada
Jawatankuasa Audit MQA pada 3 Disember 2010 telah meminta Ketua Pegawai
Eksekutif (KPE) memastikan setiap APP adalah berkompetensi dan
menentukan terdapat sistem yang menetapkan kelayakan setiap penilai.
1.2 Sehubungan dengan itu, bagi membantu KPE, Unit Audit Dalam telah
memuatkan aktiviti auditan ini sebagai Rancangan Audit Tahun 2011.
2. LATAR BELAKANG
2.1 Unit Pengurusan dan Pembangunan Kepakaran (UPPK), Bahagian Koordinasi
Jaminan Kualiti (BKJK) telah dipertanggungjawab untuk urusan pelantikan APP,
memantau prestasi APP dan mengendalikan Bengkel COPPA/COPIA kepada
semua APP sebagai syarat sebelum menerima tugasan sebagai APP.
2.2 Sebanyak 1,351 APP telah dilantik dari IPTA dan IPTS bagi tahun 2008 hingga
2011 ( April 2011). Mereka dilantik dalam pelbagai bidang kepakaran seperti
Pengajian Islam, Seni Reka, Multimedia Kreatif, Sains Komputer, Teknologi
Maklumat, Farmasi, Kejururawatan, Pergigian, Perubatan, Kejuruteraan dan
Teknologi, Seni Bina, Ukur Bahan,Perbankan & Ekonomi Islam, Perhotelan,
Sains Sosial dan Sastera, Perakaunan, Undang-undang dan lain-lain. Setiap
APP yang dilantik perlu mendapat pengesahan dan persetujuan majikan mereka
sebelum surat kelulusan pelantikan dikeluarkan.
2.3 Setiap APP yang dilantik perlu menghadiri Bengkel COPPA/COPIA sebelum
menerima tugasan supaya mereka memahami kehendak COPPA/COPIA bagi
memudahkan urusan penilaian program dan laporan yang perlu disediakan serta
dikemukakan kepada MQA.
2
3. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Objektif auditan adalah untuk menentukan sama ada telah wujudnya satu sistem yang
menentukan kelayakan APP dan syarat pelantikan seperti di Surat Pelantikan telah
dipatuhi.
4. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
4.1 Semakan Audit melibatkan Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti dan semua
Bahagian Akreditasi iaitu Kejuruteraan dan Alam Bina, Teknologi Maklumat dan
Multimedia, Sains dan Perubatan, Sains Sosial dan Sastera dan Kemanusiaan di
MQA. Semakan ini merangkumi urusan pelantikan APP, pemantauan prestasi
APP dan pengendalian Bengkel COPPA/COPIA untuk APP serta lawatan APP
terhadap program yang ditugaskan.
4.2 Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod dan dokumen urusan APP
bagi tahun 2008 hingga 2011( Jun 2011)serta mengikuti lawatan APP. Berikut
adalah antara fail dan dokumen yang telah disemak oleh UAD:
Carta alir proses kerja pelantikan APP
Fail personel APP
Fail Ahli Panel Penilai
Surat lantikan APP
CV APP
Surat Akuan Persetujuan Lantikan Sebagai APP
Sejumlah 300 APP daripada 1351 APP atau 22% telah digunakan sebagai
sampel audit seperti di Lampiran 1.
4.3 Selain daripada itu, temu bual dengan APP dan pegawai yang terlibat telah
diadakan untuk perakuan pengesahan maklumat yang diperoleh daripada proses
semakan yang telah dijalankan. Bagi mengesahkan maklumat yang diperoleh
dan diperakui oleh pegawai berkenaan, pemeriksaan fizikal juga dijalankan untuk
memperkukuhkan ketepatan penemuan Audit.
3
5. PENEMUAN AUDIT
Pengauditan yang dijalankan pada bulan Mac hingga Jun 2011 menunjukkan bahawa
keseluruhannya pengurusan prestasi APP adalah teratur dan syarat pelantikan seperti di
Surat Pelantikan telah dipatuhi. Namun terdapat beberapa perkara yang perlu diberi
perhatian seperti berikut :
5.1 Sistem Menentukan Kelayakan APP
Proses pelantikan APP diuruskan oleh UPPK, Bahagian Koordinasi Jaminan
Kualiti. Unit ini bertanggungjawab dalam urusan pelantikan APP, menguruskan
penilaian prestasi APP dan mengendalikan Bengkel COPPA/COPIA untuk APP.
Terdapat 1,351 APP yang dilantik dari tahun 2008 hingga Mac 2011.
5.1.1 Kelayakkan APP
MQA telah menetapkan beberapa kriteria untuk pemilihan APP seperti
berikut:
mestilah seorang yang pakar dalam bidang berkenaan;
berwibawa dan mempunyai sahsiah yang tinggi;
berpendirian berkecuali;
mempunyai ciri-ciri profesionalisme;
mempunyai tatacara berkomunikasi dan kerahsiaan.
MQA juga meletakkan prinsip secara umumnya bahawa calon sekurang-
kurangnya mempunyai kelayakan Ijazah Sarjana dan mempunyai tidak
kurang dari 5 tahun pengalaman dalam bidang yang relevan. Bagi bidang
yang sukar untuk mendapatkan kepakaran iaitu bidang kritikal, dan
program yang belum meluas lagi penawarannya di IPT, faktor
pengalaman dan kemahiran teknikal (yang mana berkaitan) adalah diberi
pertimbangan dalam mendapatkan APP yang sesuai dalam bidang
tersebut walaupun kelayakan akademik panel berkenaan tidak mencapai
syarat yang ditetapkan.
Semakan Audit mendapati kesemua sampel audit berjumlah 300 APP
telah memenuhi kriteria minimum yang ditetapkan oleh MQA. Walau
bagaimanapun, kriteria yang ditetapkan seperti di atas tidak di
4
dokumenkan. Ini adalah kerana kriteria yang ditetapkan ini hanya menjadi
amalan yang dibawa dari zaman LAN lagi.
Kesan daripada tidak mendokumenkan kriteria yang ditetapkan ini boleh
mengakibatkan institution knowledge tidak dapat dipelihara untuk
penggunaan pegawai di masa akan datang serta mengakibatkan
pengetahuan ini hilang apabila pegawai yang bertanggungjawab
meninggalkan organisasi.
Sebagai proses penambahbaikan UAD ingin mencadangkan kriteria
seperti di atas didokumenkan supaya menjadi Standard Operating
Procedure dalam proses pelantikan APP dan memudahkan rujukan
apabila berlaku perubahan pegawai.
5.1.2 Pengesahan dan Persetujuan Majikan / Verifikasi Dokumen
Kelayakkan Akademik
UPPK telah menyediakan proses kerja Pelantikan APP. Proses kerja ini
mengandungi 16 peringkat yang disusun dengan rapi bagi setiap urusan
Pelantikan APP.
Proses kerja nombor 7 iaitu bagi Pelantikan APP, UPPK perlu
mendapatkan pengesahan dan persetujuan majikan sebelum seseorang
calon dilantik sebagai APP. Proses kerja untuk pengesahan dan
persetujuan majikan ini adalah antara penambahbaikan yang telah
dilakukan oleh UPPK kepada proses kerja sedia ada. Oleh itu, keperluan
untuk mendapatkan persetujuan majikan hanya mula dilaksanakan oleh
UPPK pada penghujung tahun 2009.
Semakan Audit mendapati UPPK telah mendapatkan pengesahan dan
persetujuan majikan sebelum seseorang calon dilantik sebagai APP.
Semakan juga mendapati surat pengesahan dari majikan di simpan di
dalam fail Panel Penilai MQA bersama-sama dokumen lain.
Bagaimanapun verifikasi dokumen kelayakan seperti transkrip kelulusan
terhadap calon tidak dilakukan bagi mengesahkan kelayakan APP.
5
Ini adalah kerana UPPK hanya membuat pengesahan dan persetujuan
majikan dan menganggap bahawa majikan telah ambil maklum kelayakan
calon APP.
Kesan daripada tidak melakukan verifikasi boleh menyebabkan calon
APP adalah tidak berkelayakan dalam bidang akademik dan tidak dapat
membuat penilaian program dengan berkesan.
UAD mencadangkan dokumen pengesahan majikan disimpan di dalam
fail personel APP bagi memudahkan pencarian atau pengesanan
dokumen tersebut untuk rujukan di masa akan datang serta kelayakan
calon APP diverifikasi oleh UPPK bagi mengesahkan kelayakan calon
APP sebelum membuat pengesahan dan persetujuan majikan.
5.1.3 Pembentangan Kertas Cadangan Pelantikan APP
Mengikut Proses Kerja Pelantikan APP nombor 12, kertas cadangan
pelantikan APP perlu disediakan bagi dibawa ke Mesyuarat Pengurusan
MQA untuk mendapatkan persetujuan mesyuarat.
Semakan Audit mendapati kertas cadangan pelantikan APP bagi
kesemua 300 sampel audit telah disediakan. Bagaimanapun ia tidak
dibawa ke Mesyuarat Pengurusan tetapi dikemukakan kepada Ketua
Pegawai Eksekutif untuk kelulusannya. Ini adalah kerana bagi
mempercepatkan urusan pelantikan APP.
Kesan daripada tidak membentangkan kertas cadangan ke Mesyuarat
Pengurusan boleh menyebabkan APP yang dilantik tidak bersesuaian
dengan bidang yang diperlukan oleh Bahagian Akreditasi. Dengan
adanya perbincangan calon APP dalam Mesyuarat Pengurusan boleh
mendapat keputusan muktamad dari bahagian Akreditasi dan
pengurusan atasan.
UAD mencadangkan UPPK membentangkan kertas cadangan calon APP
ke Mesyuarat Pengurusan supaya setiap calon APP dan keperluan
kepakaran bidang dapat ditentukan.
6
5.1.4 Simpanan Surat Pelantikan APP
Mengikut Proses Kerja nombor 14 dan 16, menetapkan setelah
mendapat persetujuan Mesyuarat Pengurusan surat pelantikan perlu
disediakan kepada APP yang telah dikenal pasti.
Semakan Audit mendapati kesemua 297 APP daripada 300 Sampel Audit
telah disediakan surat lantikan dan surat lantikan ini disimpan di dalam
fail personel APP. Bagaimanapun bagi 3 APP tiada surat lantikan ditemui
di dalam Fail Personel APP. Maklumat terperinci seperti di Jadual 1
berikut:
Jadual 1
Senarai APP yang Tiada Surat Lantikan
Bil Nama APP Bidang
1 Prof. Dr. Rosy Teh Chooi Gim Sains Perubatan
2 Prof. Dr. Mohd Hamami Sahri Sains Perubatan
3 En. Mohd Taisin Hj. Hassan Sains Perubatan
5.1.5 Persetujuan Pelantikan Sebagai APP
Maklum Balas Persetujuan sebagai APP melalui Borang Perakuan
Pelantikan Panel Penilai perlu diperolehi dari APP setelah Surat
Pelantikan dikemukakan.
Semakan Audit mendapati 280 daripada 300 APP yang dilantik telah
memberi maklum balas persetujuan sebagai APP. Namun terdapat
seramai 20 APP yang tidak berbuat demikian. Selain itu, terdapat 5 APP
dari sampel audit tidak menurunkan tandatangan tetapi sekadar mengisi
nama di Borang Perakuan Pelantikan. Maklumat terperinci seperti di
Jadual 2 berikut:
7
Jadual 2
Senarai APP yang Tidak Memberi Maklum Balas dan Tidak Menurunkan
Tadatangan di Borang Perakuan Pelatikan
Bil Nama Bidang Ketidakakuran
1 En. Abdul Rahim Othman
Kejuruteraan
dan Alam Bina
Borang Akuan
Perakuan Pelantikan
Panel Penilai tiada di
dalam Fail Personel
APP
2 Dr. Abdul Aziz Jaafar
3 Prof. Ghani Salleh
4 Dr. Sobri Harun
5 Prof. Madya Dr. Mohd. Khazani Abdullah
6 Prof. Madya Dr. Mohd. Adzir Mahdi
7 Prof. Madya Dr. Ir. Mohd. Razali Abdul Kadir
8 Pn. Mardziah Hashim Teknologi
Maklumat dan
Multimedia
9 Prof. Dr. Dzulkifli Mohamad
10 Pn. Nor Liza Saad
11 Prof. Madya Dr. Syed Ahmad Sheikh Aljunid
12 Dr. Nurol A'in Mustapha
Sains Sosial
13 Prof. Madya Dr. Russly Abdul Rahman
14 Dr. Fauziah Mohd Taib
15 Pn. Hanisah abdul Razak
16 En. Surail Abd Kahar@Ething
17 En. Mohamed Che abdul Hamid
19 En. Hashim Fadzil Ariffin
19 Prof. Dato' Dr. Abu Bakar Nordin Sains
Perubatan 20 Prof. Madya Sharifah Alwiah Syed Sahil
21 En. Mohd Taisin Hassan Sains
Perubatan
Tidak menurunkan
tandatangan pada
Borang Akuan
Perakuan Pelantikan
Panel Penilai
22 Pn. Mariam Hj. Mohd Nawang
23 Dr. Hartini Ahmad
Sains Sosial 24 Pn. Nor’aini Ahmad
25 En. Hassan Abdullah
UAD mencadangkan kaedah yang terbaik untuk menyatakan persetujuan
adalah dengan cara menurunkan tandatangan sebagai pengesahan
ikatan kontrak terhadap syarat dan terma dalam surat pelantikan.
8
5.1.6 Sistem Pemfailan
Suatu sistem pemfailan yang baik dan berkesan akan memudah
pengesanan atau pencarian dokumen serta dapat memberi audit trail
yang jelas.
Semakan Audit terhadap Fail Panel Penilai MQA dan Fail Personel APP,
mendapati sistem pemfailan yang diamalkan kurang kemas dan tidak
sistematik. Borang Perakuan Pelantikan Panel Penilai bagi 280 sampel
audit disimpan di dalam fail personel APP. Walau bagaimanapun,
semasa semakan ke atas Fail Panel Penilai, adalah didapati, terdapat
borang ini disimpan di dalam Fail Panel Penilai. UAD juga menghadapi
kesukaran untuk mengesan Kertas Cadangan Pelantikan APP serta
menghadapi kesulitan untuk mengenal pasti audit trail bagi proses
pelantikan APP.
UAD mencadangkan adalah lebih baik jika dokumen yang berkaitan
dengan pelantikan APP, penilaian APP dan pengendalian bengkel
diasingkan. Ini bermakna untuk 3 fungsi yang berbeza, 3 fail berasingan
perlu diwujudkan. Selain itu, sebaiknya dokumen disimpan di dalam fail
mengikut proses kerja. Ini akan memudahkan pengesanan dokumen dan
audit trail di masa akan datang.
5.2 Penilaian Prestasi APP
Adalah dimaklumkan bahawa penilaian APP dilakukan secara berkala iaitu
setiap suku tahun bermula pada tahun 2010. UPPK mendapatkan senarai APP
yang terlibat untuk sesuatu tempoh dan dimajukan ke Bahagian Akreditasi untuk
dinilai. Kemudian UPPK akan membuat analisa data yang telah dikumpulkan dan
dari analisis ini, UPPK akan mengenal pasti prestasi APP, keperluan untuk
mengadakan bengkel dan mengenal pasti APP yang telah menghadiri bengkel.
APP yang berprestasi tidak memuaskan atau sangat tidak memuaskan akan
dicadangkan untuk digugurkan. Selain itu, APP akan digugurkan jika UPPK
mendapat cadangan dari Bahagian Akreditasi atau APP sendiri membuat
permohonan supaya ditamatkan pelantikan sebagai APP.
9
Semakan Audit mendapati, terdapat 2 Laporan Penilaian Prestasi Ahli Panel
Penilai bagi tahun 2010. Laporan bertarikh 8 September 2010 merangkumi
penilaian APP bagi suku tahun pertama dan kedua dan laporan bertarikh 21
Disember 2010 pula penilaian bagi suku tahun ketiga dan keempat.
UAD berpendapat bahawa UPPK perlu mengkaji semula, sama ada perlu
melakukan penilaian prestasi APP secara suku tahun atau separuh tahun
mengikut mana yang terbaik untuk mendapatkan keputusan penilaian.
5.3 Kajian Keperluan APP Mengikut Bidang
Keperluan APP mengikut bidang perlu ditentukan bagi setiap Bahagian
Akreditasi. Kajian perlu dijalankan oleh UPPK bagi menentukan jumlah APP
yang diperlukan mengikut bidang terutama bagi bidang kritikal. Ini adalah penting
bagi membantu Bahagian Akreditasi mempunyai cukup APP untuk diberi
tugasan penilaian dan mempercepatkan urusan kelulusan Akreditasi.
Semakan Audit mendapati UPPK tidak menjalankan Kajian Keperluan APP. Ini
adalah kerana hanya seorang pegawai N41 bertanggungjawab terhadap urusan
APP dan beliau tidak mampu melaksanakan tugasan lain selain daripada
tugasan sedia ada. Tugasan sedia ada sudah cukup membebankan dan beliau
perlu diberi bantuan.
Kesan daripada tidak menjalankan kajian ini boleh berlakunya perkara seperti
berikut:
APP lewat mengemukakan laporan;
Kesukaran mendapatkan panel pakar;
Tidak dapat mematuhi piagam pelanggan;
Melambatkan pelaksanaan penilaian program;
Menjejaskan imej MQA.
UAD mencadangkan Kajian Keperluan APP Mengikut Bidang dilaksanakan bagi
memenuhi piagam pelanggan MQA dan di samping itu dapat meningkatkan
kepuasan PPT dan secara langsung dapat meningkatkan imej MQA.
10
5.4 APP Yang Tidak Aktif
Pemerhatian UAD mendapati terdapat 1,351 APP yang dilantik dari tahun 2008
sehingga 2011 (Mac 2011). Mengikut maklumat yang diterima daripada
Bahagian Teknologi Maklumat terdapat seramai 816 APP yang aktif
menjalankan tugasan dan selebihnya iaitu sebanyak 535 APP dikategorikan
tidak aktif iaitu sama ada tidak menerima apa-apa tugasan sejak dilantik,
menerima sedikit tugasan atau tidak menerima tugasan dengan kerap (sesekali).
Berikut adalah pecahan APP yang aktif dan tidak aktif mengikut bahagian seperti
di Jadual 3.
Jadual 3
APP Yang Aktif dan Tidak Aktif Mengikut Bahagian Akreditasi
UAD telah mendapatkan pengesahan daripada semua Bahagian Akreditasi
mengenai faktor APP tidak aktif dan berikut adalah ulasan yang dikemukakan
oleh bahagian yang telah diselaraskan oleh UAD seperti di Jadual 4.
BAHAGIAN
PELANTIKAN
APP BAGI
TAHUN 2008 -
2011
APP AKTIF APP TIDAK
AKTIF
PERATUSAN
APP TIDAK
AKTIF (%)
Bahagian Akreditasi
Sains Sosial (BASS)
266 208 58 22%
Bahagian Kejuruteraan
Alam Bina(BKAB)
296 176 120 41%
Bahagian Akreditasi
Sains Perubatan(BASP)
340 198 142 42%
Bahagian Teknologi
Maklumat Dan
Multimedia(BTMM)
132 73 59 45%
Bahagian Akreditasi
Sains Kemanusiaan
(BASK)
317 161 156 49%
JUMLAH 1351 816 535 Purata 40%
11
Jadual 4
Faktor APP Tidak Aktif
Ulasan APP Tidak Aktif BASS BKAB BASP BTMM BASK Jumlah
Bilangan APP
Belum hadir bengkel COPAA 23 23
Sedang hadir bengkel COPAA 7 7
Sibuk dengan tugasan hakiki 7 7 10 10 34
Kurang permohonan dalam
bidang tersebut
31 53 58 1 60
203
APP dari IPTS/ Industri, PPT
cenderung memilih APP dari IPTA
1 7
2
7
17
Ahli MJA 1 3 3 7
Sambung belajar 5 1 6 1 1 14
APP baru 4 4 6 7 64 85
Dalam pertimbangan digugurkan 3 2 5
Dipinjamkan ke Universiti luar
negara
1
1
Laporan/ Prestasi kurang
memuaskan
1
5
7
13
Tidak berkaitan dengan bidang 5 3 9 17
APP dari badan professional 45 45
Tidak dapat dihubungi 1 8 1 10
Tidak pernah menerima tugasan 4 4
Program tidak setaraf dengan
kelayakan
40
8
48
Mengikut pasangan ke luar negara 1 1
Panel MPW 1 1
Jumlah 58 120 142 59 156 535
Analisa terhadap faktor APP tidak aktif mendapati 203 daripada 535 APP atau 40
% adalah disebabkan terdapat kurang permohonan dalam bidang yang dimiliki
APP. 85 daripada 535 APP atau 16 % adalah disebabkan APP adalah lantikan
baru iaitu tahun 2010 dan 48 daripada 535 APP atau 9% disebabkan program
yang tidak setaraf dengan kelayakan APP dan 45 daripada 535 APP atau 9 %
disebabkan APP adalah dari badan profesional dan faktor lain adalah
12
disebabkan APP mengikut pasangan ke luar Negara, APP sibuk dengan tugasan
hakiki, sambung belajar, belum menghadiri COPPA, tidak pernah menerima
tugasan dan tidak dapat dihubungi.
Kesan daripada APP tidak aktif menyebabkan Bahagian Akreditasi mengalami
masalah untuk mendapatkan senarai APP yang boleh menjalankan tugas
dengan mudah ( available APP ). Ini mengakibatkan kelewatan dalam proses
kelulusan akreditasi.
UAD mencadangkan UPPK menyemak semula dan membuat pengesahan
senarai APP tidak aktif dan membatalkan surat lantikan kepada APP yang tidak
boleh memberi khidmat kepada MQA serta mengkaji semula keperluan APP bagi
setiap Bahagian Akreditasi.
5.5 Latihan untuk APP / Bengkel COPPA/COPIA
Pengendalian latihan untuk APP adalah di bawah tanggungjawab UPPK. Ia
bertujuan untuk mendedahkan APP baru kepada proses penilaian program yang
dijalankan oleh MQA. Oleh itu, semua APP baru perlu menghadiri kursus atau
bengkel COPPA/COPIA sebelum menerima tugasan penilaian program.
Bengkel COPPA dan latihan bertujuan memberi panduan kepada APP tentang
sembilan kriteria penilaian bagi tujuan jaminan kualiti serta dua tahap standard
yang memperkukuhkannya iaitu standard yang ditanda aras dan standard yang
lebih baik. Ia turut bertujuan sebagai panduan bagi penyediaan dokumen
permohonan Akreditasi Provisional dan Akreditasi Penuh oleh institusi pengajian
tinggi dan panduan kepada APP semasa proses penilaian Akreditasi program.
Begitu juga dengan bengkel COPIA yang bertujuan memberi panduan bagi
proses audit kualiti dalaman yang bakal dijalankan institusi dan proses audit
kualiti luar oleh para juru audit yang dilantik sebagai panel MQA
Semakan Audit mendapati UPPK telah melaksanakan 20 bengkel sejak 2009
hingga Mei 2011. Sebanyak 10 bengkel telah diadakan pada 2009 dan 7 bengkel
pada 2010. Bagi tahun 2011 sehingga Mei, 3 bengkel latihan untuk APP telah
dilaksanakan. Maklumat terperinci berkenaan bengkel yang diadakan adalah
seperti di Jadual 5.
13
Jadual 5
Senarai Bengkel yang Telah Dilaksanakan bagi Tahun 2008-2011
BIL BENGKEL TARIKH
1 COPIA 1 (AUQA) 30 - 31 Januari 2009
2 COPIA 2 (NAAC) 29 - 30 Mac 2009
3 COPIA 3 (INSTRUMENT) 29 April. 2009
4 COPIA 4 (QAA) 25 - 27 Mei 2009
5 COPIA 5 (AQAN) 4 - 6 Ogos 2009
6 COPIA 6 (EWC) 25 - 27 Oktober 2009
7 COPPA 01/2009 18 - 19 Jun 2009
8 COPPA 02/2009 27 - 28 Julai 2009
9 COPPA 03/2009 29 Sept. - 01 Okt. 2009
10 COPPA 04/2009 22 - 23 Nov. 2009
11 COPIA 01/2010 15-16 Disember 2010
12 LO - APP 30 Mac 2010
13 COPPA 01/2010 30 Mei - 01 Jun 2010
14 COPPA - DENTAL 22-24 Julai 2010
15 COPPA - BQSM 22 September. 2010
16 COPPA 02/2010 25-27 November 2010
17 COPPA 03/2010 27-29 November 2010
18 LO untuk Pengerusi Panel 19 Februari 2011
19 Bengkel COPPA 01/2011 22 – 24 April 2011
20 Bengkel COPPA 02/2011 16 – 18 Jun 2011
UAD mencadangkan UPPK melaksanakan kajian keberkesanan program latihan
yang diberi untuk memastikan objektif bengkel dan latihan yang telah diadakan
tercapai.
14
5.6 Syarat Dan Terma Pelantikan APP
Pelantikan APP adalah perlu bagi membolehkan APP membuat penilaian
perakuan akreditasi terhadap program yang dimohon oleh PPT. Setiap APP
dilantik bagi tempoh tiga tahun bermula bulan Julai 2008 iaitu pelantikan semula
APP dari LAN ke MQA dan tempoh pelantikan akan tamat pada Julai 2011 serta
pelantikan baru dalam tempoh tersebut.
UAD telah mengikuti 12 lawatan penilaian program bersama APP bagi mengikuti
Program Sijil/Foundation/Diploma dan Bachelor/Masters/Doctor of
Phylosophy(Phd) sebagai sampel Audit. Ini adalah bagi membolehkan UAD
melihat secara fizikal prestasi APP menjalankan tugas penilaian terhadap
program yang dipertanggungjawabkan. Ini adalah bagi memastikan syarat Tugas
dan Tanggungjawab seperti di para 4.7 Surat Pelantikan dipatuhi oleh APP.
Maklumat terperinci seperti di Jadual 6.
Jadual 6
Sampel Audit Untuk Lawatan Penilaian Program
Bil Bahagian Ahli Panel Penilai Tahun
Lantikan
Program
Sijil/Foundation
/Diploma
Atau Bachelor /
Masters/Phd.
Pemberi
Pengajian
Tinggi
Tarikh
Lawatan
1. Kejuteraan &
Alam Bina
Dr. Hashim Hizam
En. Ahmad Rakimi
Mohamad
2008
2008
Sijil
Kejuruteraan
Elektrik
Perda Tech,
Seberang
Prai
21-22
Mac 2011
2. Kejuteraan &
Alam Bina
Prof Madya Dr
Mohammad
Haminee
Dr Arffin Abdul
Razak
2009
2008
Foundation
Studies in
Engineering
Institut
Teknologi
Pertama,
Mantin
5-6 Mei
2011
3. Kejuteraan & Dr Mastura Jaafar 2008 Diploma Institut 28-31
15
Alam Bina Dr Wan Abdullah
Wan Alwi
2008
Tekonologi
Binaan
Latihan
Perindustrian
KB/KT
Mac 2011
4. Kejuteraan &
Alam Bina
Prof. Dr. Kaharudin
Dimyati
Prof. Madya Dr.
Ishak Aris
Prof. Madya Dr.
Mohd Dani Baba
2008
2008
2008
Master of
Science
(Electrical
Engineering)
University
College
Sedaya
International,
Cheras
26-27
April 2011
5. Teknologi
Maklumat &
Multimedia
En Mohd Norafizal
Abdul Aziz
En Goh Guan Gan
2008
2010
Foundation
Studies in
Information
Technology
Institut
Teknologi
Pertama,
Mantin
12-13
April 2011
6. Teknologi
Maklumat &
Multimedia
En Muhammad
Fauzi Abdullah
En Ahmad Yusri
Dak
2008
2009
Diploma
Teknologi
Komputer
Pusat Latihan
Teknologi
Tinggi
(ADTEC),
Melaka
6-7 April
2011
7. Teknologi
Maklumat &
Multimedia
Prof Madya Dr.
Abdul Rahman
Ramli
Dr. Wan Adilah Bt
Wan Adnan
2008
2008
Master of
Science (IT)
Universiti Tun
Abdul Razak,
Petaling
Jaya.
25-26 Mei
2011
8. Sains Sosial En. Syed Sheikh Bin
Syed A. Kadir
En. Muhammad
Fauzi Mokhtar
2010
2008
Foundation and
EBT course
Kolej
Antarabangsa
Kemajuan
Pelancongan,
Georgetown
30-31 Mei
2011
16
9. Sains Sosial Prof Madya Dr
Yusnidah
Dr Mohd Fuad Mohd
Salleh
Dr Mohamed Abdul
Hamid
2008
2009
2008
Ijazah Sarjana
Muda Kewangan
Islam
Kolej
Universiti
Islam
Selangor
18-19 Mei
2011
10. Sains
Perubatan
Prof Madya Ayiesah
Hj Ramli
Pn Siti Esah Bahari
2008
2008
Bachelor of
Physiotherapy
Kolej Sains
Kesihatan
Masterskill,
Cheras
9-10 Jun
2011
11. Sastera Dan
Kemanusiaan
Dr A.S Hardy Shafii
En Hafshizan
Hashim
2010
2010
Diploma
Teknologi Seni
Teater
Kolej
Antarabangsa
Yayasan
Melaka
9-10 Jun
2011
12. Sastera Dan
Kemanusiaan
Prof Dr Idris
Abdullah
Prof Madya Dr
Abdul Rahman Chik
Dr Noor Azizi Ismail
Prof Madya Dr
Rosni Samah
2010
2008
2008
2008
Master in Arabic
Lanuguage;
Master in Arabic
Literature and
Literary Criticism
Al Madinah
International
University
(MEDIU)
17-18 Jun
2011
5.6.1 Klausa Penalti Untuk Surat Pelantikan APP
Di dalam surat pelantikan APP dinyatakan bahawa APP perlu mengikut
syarat-syarat yang ditetapkan. Diantaranya adalah sah tempoh
17
pelantikan, Imbuhan dan Kemudahan yang diterima oleh setiap APP,
Harta dan Bahan-bahan seperti dokumen yang merupakan hak kekal
MQA, Kerahsian Maklumat semasa melaksanakan tugas, Pelaksanaan
Tugas dengan memuaskan, Penamatan Perjanjian secara mutlak oleh
MQA dan sebulan notis oleh APP dan Tugas dan Tanggungjawab setiap
APP dalam melaksanakan tugasan penilaian.
Bagaimanapun adalah diperhatikan bahawa klausa penalti tidak
dinyatakan di dalam surat pelantikan APP. Klausa Penalti adalah penting
untuk dimuatkan dalam surat pelantikan APP bagi melindungi syarat-
syarat pelantikan yang ditetapkan oleh MQA.
Oleh itu, UAD mencadangkan agar surat pelantikan APP
ditambahbaikkan dengan menambah satu klausa penalti bagi melindungi
syarat-syarat pelantikan yang ditetapkan oleh MQA.
5.6.2 Tempoh Pelantikan APP
Adalah diperhatikan kesemua 28 APP mengikut sampel audit, adalah sah
dalam tempoh lantikan seperti yang ditetapkan dalam Surat Pelantikan
APP dan 22 daripada 28 APP adalah dalam lantikan tahun 2008 dan 6
APP adalah dalam lantikan 2009 dan 2010 masing-masing.
Bagaimanapun bagi APP yang dilantik dalam tahun 2008, tempoh
lantikan mereka akan tamat pada 30 Jun 2011. Adalah difahamkan
pembaharuan Surat Pelantikan sedang diusahakan untuk dikeluarkan
kepada APP yang masih diperlukan perkhidmatan mereka.
5.6.3 Latihan Sebelum Lawatan Akreditasi
Setiap APP perlu menghadiri latihan yang efektif bagi memantapkan
mereka untuk menjalankan penilaian terhadap program akreditasi yang
memerlukan kelulusan. UPPK bertanggungjawab memastikan setiap APP
yang dilantik menghadiri bengkel/kursus COPPA/COPIA sebelum APP
menerima tugasan penilaian kecuali program kritikal,
walaubagaimanapun mereka tetap perlu menghadirinya kemudian.
18
Semakan Audit mendapati 24 daripada 28 APP dalam sampel Audit telah
menghadiri latihan sebelum menerima tugasan kecuali 4 APP iaitu dua
APP dari lantikan tahun 2008 iaitu Dr. Hashim Hizam dari Universiti Putra
Malaysia dalam bidang Kejuruteraan dan Puan Siti Esah Bt Bahari dari
Kolej Sains Bersekutu, Sg Buloh dalam bidang Fisioterapi yang kedua-
duanya aktif menerima tugasan dari tahun 2008 tetapi tidak berpeluang
menghadiri sebarang latihan. Dua lagi APP dari lantikan tahun 2010 iaitu
En Syed Sheikh Bin Syed A.Kadir dari Politeknik Johor Bharu dalam
bidang Hospitaliti dan Dr. A.S.Hardy Shafii dari Universiti Sains Malaysia
dalam bidang teater. Maklumat terperinci seperti di Jadual 7.
Jadual 7
APP Yang Tidak Hadir Latihan
Bil Nama APP Tahun
Lantikan IPT Bidang
Penilaian
Program
Tempoh
Lawatan
1. Dr. Hashim Hizam
2008 UPM Kejuruteraan Sijil
Kejuruteraan
Elektrik
Perda Tech,
Seberang Prai
21-22 Mac
2011
2. Pn Siti Esah Bt
Bahari
2008 Kolej
Sains
Bersekutu
, Sg Buloh
Fisioterapi Bachelor of
Physiotherapy,
Kolej Sains
Kesihatan
Masterskill
9-10 Jun
2011
3. En. Syed Sheikh
Bin Syed A. Kadir
2010 Politeknik
Johor
Bharu
Hospitaliti
(Pelancongan)
Foundation
and EBT course
30-31 Mei
2011
19
4. Dr A.S Hardy
Shafii
2010 USM Teater Diploma
Teknologi Seni
Teater
9-10 Jun
2011
Ini berlaku kerana Dr. Hashim Hizam dan Puan Siti Esah Bt Bahari pernah
diaturkan untuk menghadiri latihan tetapi mereka tidak berkesempatan
dan perkhidmatan mereka amat diperlukan kerana banyak pemohonan
kelulusan akreditasi untuk tahap Sijil/Foundation/Diploma sedangkan APP
yang sedia adalah terhad. Bagi En Syed Sheikh Bin Syed A.Kadir dan Dr.
A.S.Hardy Shafii, kedua-duanya adalah dalam lantikan 2010 dan bidang
mereka adalah bidang yang kritikal dan tidak terdapat banyak APP dalam
bidang ini menyebabkan Bahagian Sains Sosial dan Sastera dan
Kemanusiaan tiada pilihan tetapi perlu memilih APP tersebut untuk
penilaian program.
Bagaimanapun APP ini diaturkan bersama APP yang berpengalaman
dalam menjalankan penilaian program, dengan ini dapat
mempertingkatkan pengalaman mereka dan penyediaan laporan
penilaian.
Walaubagaimanapun UAD mencadangkan supaya semua APP yang
dilantik perlu menghadiri latihan yang efektif bagi memantapkan mereka
untuk menjalankan penilaian program. UPPK perlu memastikan setiap
APP yang dilantik menghadiri bengkel/kursus COPPA/COPIA sebelum
APP menerima tugasan penilaian.
5.6.4 Pengurusan Penilaian Program
APP perlu menyediakan Laporan Penilaian Pra Lawatan setelah
menerima Surat Tugasan dan dokumen lengkap dari MQA dalam tempoh
2 minggu dari tarikh Surat Tugasan dikeluarkan. Setelah menerima
Laporan Penilaian Pra Lawatan dari APP, pegawai MQA akan
mendapatkan tarikh lawatan daripada PPT dan persetujuan APP bagi
20
menjalankan penilaian program serta menyediakan Laporan Lawatan
Penilaian.
5.6.4.1 Pemilihan APP Untuk Penilaian Program
Pemilihan APP untuk penilaian program Sijil/Foundation/Diploma
atau Bachelor/Masters/Phd. adalah mengikut amalan yang
ditetapkan iaitu program Sijil/Foundation/Diploma APP perlu terdiri
di kalangan yang sekurang-kurangnya mempunyai kelulusan
Masters /Phd. iaitu bertaraf Encik/Dr. dan program
Bachelor/Masters/Phd. perlu bertaraf sekurang-kurangnya
Profesor Madya/Profesor.
Adalah diperhatikan sampel audit untuk program penilaian untuk
Sijil/Foundation/Diploma atau Bachelor/Masters/Phd. terdiri
daripada APP yang ditetapkan mengikut amalan iaitu program
Sijil/Foundation/Diploma APP adalah di kalangan yang sekurang-
kurangnya mempunyai kelulusan Masters /Phd. iaitu bertaraf
Encik/Dr. dan program Bachelor/Masters/Phd. adalah bertaraf
sekurang-kurangnya Profesor Madya/Profesor. UAD juga
mencadangkan peraturan seperti di atas didokumenkan supaya
menjadi Standard Operating Procedure dalam pemilihan APP
untuk penilaian program.
5.6.4.2 Laporan Penilaian Program
Laporan Penilaian Pra Lawatan perlu dikemukakan kepada MQA
dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Surat Tugasan seperti yang
ditetapkan dalam surat tersebut dan Laporan Lawatan Penilaian
perlu dikemukakan dalam tempoh 2 minggu selepas tarikh
lawatan penilaian serta APP akan dibayar Insentif Penilaian
Individu dan Insentif Penyelaras Laporan berjumlah RM100
masing-masing. Berikut adalah tempoh Laporan Penilaian Pra
Lawatan dan Laporan Lawatan Penilaian yang diterima dari APP
seperti di Jadual 8.
21
Jadual 8
Tempoh Penilaian Laporan Pra Lawatan Diterima
Bil. Bahagian Ahli Panel Penilai
Program
Siji l/ Foundation /
Diploma
Atau Bachelor/
Masters / Phd.
Tempoh
Laporan
Penilaian
Pra
Lawatan
Tempoh
Laporan
Lawatan
Penilaian
1. Kejuteraan &
Alam Bina
Dr. Hashim Hizam
En. Ahmad Rakimi
Mohamad
Sijil Kejuruteraan
Elektrik
Perda Tech,
Seberang Prai
6 minggu 1 minggu
2. Kejuteraan &
Alam Bina
Prof Madya Dr
Mohammad Haminee
Dr Arffin Abdul Razak
Foundation Studies
in Engineering
Institut Teknologi
Pertama, Mantin
4 minggu 5 minggu
3. Kejuteraan &
Alam Bina
Dr Mastura Jaafar
Dr Wan Abdullah Wan
Alwi
Diploma Tekonologi
Binaan
Institut Latihan
Perindustrian KB/KT
4 minggu 1-3 minggu
4. Kejuteraan &
Alam Bina
Prof. Dr. Kaharudin
Dimyati
Prof. Madya Dr. Ishak
Aris
Prof. Madya Dr. Mohd
Dani Baba
Master of Science
(Electrical
Engineering)
University College
Sedaya
International,
Cheras
1-16 minggu 1-4 minggu
5. Teknologi
Maklumat &
Multimedia
En Mohd Norafizal
Abdul Aziz
En Goh Guan Gan
Foundation Studies
in Information
Technology
3-11 minggu 2 minggu
22
Institut Teknologi
Pertama, Mantin
6. Teknologi
Maklumat &
Multimedia
En Muhammad Fauzi
Abdullah
En Ahmad Yusri Dak
Diploma Teknologi
Komputer
Pusat Latihan
Teknologi Tinggi
(ADTEC), Melaka
2-3 minggu 2 minggu
7. Teknologi
Maklumat &
Multimedia
Prof Madya Dr. Abdul
Rahman Ramli
Dr. Wan Adilah Bt
Wan Adnan
Master of Science
(IT)
Universiti Tun Abdul
Razak, Petaling
Jaya.
8-16 minggu Belum
menyerahkan
laporan
sehingga 17
Jun 2011
8. Sains Sosial En. Syed Sheikh Bin
Syed A. Kadir
En. Muhammad Fauzi
Mokhtar
Foundation and
EBT course
Kolej Antarabangsa
Kemajuan
Pelancongan,
Georgetown
4 minggu 1 minggu
9. Sains Sosial Prof Madya Dr
Yusnidah
Dr Mohd Fuad Mohd
Salleh
Dr Mohamed Abdul
Hamid
Ijazah Sarjana
Muda Kewangan
Islam
4-12 minggu Belum
menyerahkan
laporan
sehingga 17
Jun 2011
10. Sains
Perubatan
Prof Madya Ayiesah
Hj Ramli
Pn Kamaria
Kamaruddin
Bachelor of
Physiotherapy
Kolej Sains
Kesihatan
Masterskill, Cheras
22 minggu Belum
menyerahkan
laporan
sehingga 17
Jun 2011
23
Pn Siti Esah Bahari
11. Sastera Dan
Kemanusiaan
Dr A.S Hardy Shafii
En Hafshizan Hashim
Diploma Teknologi
Seni Teater
Kolej Antarabangsa
Yayasan Melaka
3-5 minggu Belum
menyerahkan
laporan
sehingga 17
Jun 2011
12. Sastera Dan
Kemanusiaan
Prof Dr Idris Abdullah
Prof Madya Dr Abdul
Rahman Chik
Dr Noor Azizi Ismail
Master in Arabic
Lanuguage; Master
in Arabic Literature
and Literary
Criticism
Al Madinah
International
University (MEDIU)
8 minggu Belum
menyerahkan
laporan
sehingga 17
Jun 2011
Mengikut sampel audit, adalah diperhatikan daripada 12 laporan
penilaian yang dikemukakan, kesemua Laporan Penilaian Pra
Lawatan lewat dikemukakan melebihi 2 minggu iaitu dalam
tempoh 3 hingga 22 minggu. Bagaimanapun adalah diperhatikan
hampir kesemua laporan lawatan penilaian telah dikemukakan
dalam tempoh 2 minggu.
Ini bermakna APP tidak mematuhi arahan Surat Tugasan yang
mengarahkan bahawa Laporan Penilaian Pra Lawatan perlu
dikemukakan dalam jangkamasa 14 hari dari tarikh penerimaan
surat tersebut.
Perkara ini berlaku kerana APP menganggap bahawa mereka
perlu memberi keutamaan pada bebanan tugas mereka di IPT
masing-masing. Disamping itu, APP beranggapan bahawa tugas
penilaian program hanya merupakan extension of service yang
tidak carry weight pada laporan penilaian prestasi tahunan
mereka. Selain itu MQA juga tidak memberi apa-apa penghargaan
selain daripada bayaran honorarium atas perkhidmatan yang telah
24
diberikan. Oleh itu APP menganggap tugasan penilaian program
hanya satu tugas sampingan yang tidak ada priority bagi mereka
dan dengan itu mereka merasakan tidak ada urgency untuk
mengemukakan laporan penilaian dengan segera.
Kesan daripada kelewatan mengemukakan laporan penilaian
mengakibatkan MQA tidak dapat mematuhi kehendak Piagam
Pelanggan dan tidak dapat mempercepatkan penilaian program
seperti yang telah diusahakan oleh MQA. Ini secara tidak
langsung tidak dapat memberi kepuasan kepda PPT serta
menjejas imej MQA.
UAD mencadangkan APP yang setia menerima tugasan dan
melaksana tugas mereka dengan baik diberi penghargaan atas
perkhidmatan mereka. Disamping itu MQA perlu mengadakan
sesi perjumpaan dengan Vice Chancelor atau Ketua Jabatan dan
menerangkan betapa penting khidmat APP yang dilantik supaya
mereka ambil maklum dan memberi pengiktirafan kepada
pegawai-pegawai mereka yang memberi khidmat kepada MQA.
5.6.4.3 Surat Tugasan APP
APP yang bersesuaian mengikut bidang akan dipilih untuk
melaksanakan penilaian program, dan Surat Tugasan akan
dikeluarkan kepada APP yang terlibat. Antara perkara yang
ditetapkan dalam surat Tugasan adalah APP perlu menyiapkan
laporan penilaian pra lawatan program dalam jangkamasa 14 hari
dari tarikh penerimaan surat tersebut.
Bagaimanapun adalah diperhatikan kesemua 28 APP mengikut
sampel audit tidak mematuhi penetapan ini dimana laporan
penilaian dikemukakan kepada MQA melebihi jangkamasa 14 hari
dari tarikh penerimaan surat tersebut.
UAD mencadangkan agar tempoh penyediaan laporan penilaian
pra lawatan program dalam jangka masa 14 hari dari tarikh
25
penerimaan Surat Tugasan, dikaji semula kesesuaian tempoh
tersebut. Ini adalah kerana kebanyakan APP tidak dapat
memenuhi tempoh jangka masa yang ditetapkan. Oleh itu
Bahagian Jaminan Kualiti perlu melihat semula tempoh yang
sesuai dibenarkan untuk APP menyediakan dan mengemukakan
laporan penilaian pra lawatan program supaya proses penilaian
program dapat berjalan dengan lancar.
5.6.4.4 Prestasi APP Semasa Lawatan Penilaian Program
Aturcara lawatan telah disediakan bagi memudahkan APP
mengikuti aktiviti yang perlu dilaksanakan sepanjang lawatan
yang memakan masa 2 hari. Aktiviti yang disediakan adalah
seperti berikut :
Mesyuarat Penyelarasan Pegawai MQA dan APP;
Taklimat oleh PPT;
Perjumpaan dengan Guru-guru;
Perjumpaan dengan wakil pelajar;
Perjumpaan dengan pelajar dari program yang memohon
kelulusan Akreditasi;
Perjumpaan dengan pihak pengurusan PPT;
Pemerhatian pengajaran;
Lawatan ke bilik kuliah/perpustakaan/pusat sumber, makmal
dan bengkel yang berkaitan dengan program pengajian;
Mesyuarat Penyelarasan Pegawai MQA dan APP untuk
penyediaan Exit Meeting;
Exit Meeting antara pegawai MQA, APP dan pihak
pengurusan PPT.
Adalah diperhatikan daripada 12 lawatan audit bagi menilai
prestasi APP semasa lawatan penilaian, kesemua 28 APP yang
terlibat telah melaksanakan tugas dan tanggungjawab mereka
secara professional dan amat berkesan kerana mereka adalah
dalam pelbagai bidang kepakaran yang memang hebat dan
26
berpengetahuan. APP telah melaksanakan aktiviti mengikut
aturcara lawatan yang disediakan dengan baik.
Mereka amat memahami 9 bidang yang ditentukan dalam COPPA
dan dapat menilai setiap bidang tersebut dengan amat berkesan.
Segala soalan dan pertanyaan semasa sesi perjumpaan dengan
guru, pelajar, pihak pengurusan PPT adalah sangat relevan dan
berkaitan dengan ‘Course Outline” program tersebut. Exit Meeting
yang diadakan telah berjalan dengan lancar dan perkara
berbangkit telah dibincangkan oleh Pengerusi yang dilantik di
kalangan APP dengan memberi cadangan penambahbaikan
sesuai dengan program penilaian.
5.7 Pencapaian MQA Dalam Memberi Kelulusan Akreditasi
Mengikut maklumat yang dikemukakan oleh Bahagian Teknologi Maklumat,
sebanyak 3,668 kelulusan Akreditasi telah dikeluarkan dalam tempoh 10 tahun
iaitu sewaktu zaman LAN dari tahun 1998 hingga 2007. Kelulusan dalam bidang
Sains Sosial adalah paling tinggi diberi kelulusan Akreditasi iaitu sebanyak 1,376
diikuti dengan bidang Teknologi Maklumat & Multimedia sebanyak 809, bidang
Kejuruteraan dan Alam Bina sebanyak 647, bidang Sastera dan Kemanusiaan
sebanyak 535 dan selebihnya Perubatan dan Sains Kesihatan dan Sains
sebanyak 157 dan 144 masing-masing. Berikut adalah maklumat terperinci
kelulusan Akreditasi yang telah dikeluarkan dari tahun 1998 hingga 2011(April
2011) seperti di Jadual 9.
27
Jadual 9
Kelulusan Akreditasi Yang Telah Dikeluarkan Dari Tahun 1998 Hingga 2007
Dan Dari Tahun 2007 Hingga 2011(April)
Bil. Bidang Tahun 1998
Hingga 2007
Tahun
2007(November)
hingga 2011(April)
1. Sains Sosial 1376 693
2. Teknologi Maklumat & Multimedia 809 339
3. Kejuruteraan dan Alam Bina 647 312
4. Sastera dan Kemanusiaan 535 347
5. Perubatan dan Sains Kesihatan 157 117
6. Sains 144 85
Jumlah 3,668 1,893
Manakala kelulusan akreditasi yang telah dikeluarkan oleh MQA dari November
2007 hingga April 2011, adalah sebanyak 1,893. Kelulusan paling tinggi telah
dikeluarkan dalam tempoh 3 tahun adalah dalam bidang Sains Sosial sebanyak
693 diikuti dengan bidang Teknologi Maklumat & Multimedia sebanyak 339,
bidang Kejuruteraan dan Alam Bina sebanyak 312, bidang Sastera dan
Kemanusiaan sebanyak 347 dan selebihnya Perubatan dan Sains Kesihatan dan
Sains sebanyak 117 dan 85 masing-masing.
Ini bermakna semasa zaman MQA lebih banyak kelulusan akreditasi yang telah
dikeluarkan iaitu sebanyak 1,893 dalam tempoh 3 tahun jika dibandingkan
dengan zaman LAN hanya sebanyak 3,668 dalam tempoh 10 tahun. Ini adalah
kerana dalam tempoh 5 tahun kebelakangan terdapat banyak penambahan PPT
maka banyaklah program yang perlu mendapat kelulusan akreditasi apabila
sampai tempoh matang.
Mengikut maklumat yang diterima dari Bahagian Kewangan, jumlah bayaran fee
yang diterima dari tahun 2008 hingga 2011( April2011 ) bagi menghasilkan
28
kelulusan akreditasi sebanyak 1,893 ini adalah berjumlah RM9.21 juta bagi
Akreditasi Penuh dan RM4.77 juta bagi Akreditasi Sementara. Berikut adalah
maklumat lanjut jumlah bayaran fee yang diterima bagi tahun 2008 hingga 2011
(April 2011) seperti di Jadual 10.
Jadual 10
Jumlah Bayaran Fee Yang Diterima Bagi Tahun 2008 Hingga 2011 (April 2011)
Tahun
Bayaran Fee Daripada IPT Jumlah
Bayaran Fee IPT
(RM)
juta
Akreditasi Penuh
(RM) juta
Akreditasi
Sementara (RM)
juta
2008 2.08 - 2.08
2009 2.21 - 2.21
2010 3.78 2.94 6.72
2011 (April 2011) 1.14 1.83 2.97
JUMLAH 9.21 4.77 13.98
5.8 Lain –lain Hal
5.8.1 Kad APP Mewakili MQA
APP mewakili MQA bagi lawatan Akreditasi Program di PPT. Namun
mereka tidak mempunyai pengenalan diri sebagai mewakili MQA.
Kadang kala mereka diberi pas Assessor MQA yang dipakai sepanjang
lawatan tetapi kebanyakan masa mereka tidak memakainya kerana tidak
diberi pas tersebut.
Bagaimanapun APP menyuarakan bahawa mereka ingin mempunyai kad
pengenalan diri yang membolehkan mereka menggunakannya pada
setiap lawatan Akreditasi Program di PPT sebagai menunjukkan bahawa
mereka adalah lantikan Panel Penilai MQA. Mereka amat berpuas hati
untuk memiliki dan menggunakan kad pengenalan diri MQA sebagai part
of extension of service.
29
Adalah dicadangkan setiap APP diberi kad pengenalan diri yang
membolehkan mereka menggunakannya pada setiap lawatan Akreditasi
Program. Ini adalah bagi membawa imej bahawa mereka mewakili MQA.
5.8.2 Penghargaan Dan Pengiktirafan
Mengikut maklumat yang diterima dari Bahagian Teknologi Maklumat,
terdapat 27 dari 1,351 APP atau 2% yang telah berkhidmat sebagai
Panel Penilai melebihi 10 tahun iaitu dari tahun 1998 iaitu sewaktu zaman
LAN lagi . APP ini masih aktif menjalankan tugasan penilaian program
sehingga sekarang (April 2011) dengan cekap dan efisien. Mereka telah
turut menyumbangkan tenaga menghasilkan kelulusan Akreditasi
Program dalam pelbagai bidang yang berjumlah 5,561(3,668 + 1893) dari
tahun 1998 sehingga 2011 (April 2011). APP yang terlibat mengikut
bahagian adalah seperti di Jadual 11.
Jadual 11
APP Yang Berkhidmat Sebagai Panel Penilai Melebihi 10 Tahun
Bil. No.Id
APP Nama APP
Jumlah
Tugasan
Diterima
Sehingga
Mei 2011
Bidang Institusi
BAHAGIAN AKREDITASI SAINS SOSIAL
1 50 Prof. Dr. Juhari Samidi 358 Perakaunan Institusi Pengajian
Tinggi Swasta
2 114 Puan Ainun Abdul Majid 210 Perakaunan Universiti Kebangsaan
Malaysia
3 121 Prof. Madya Datin Noor
Aziah Mohd Awal
75 Perundangan Universiti Kebangsaan
Malaysia
4 141 Encik Ahmad Zahiruddin
Yahya
567 Perakaunan Universiti Malaya
5 241 Puan Mazura Mansor 61 Keusahawanan Politeknik
30
6 250 Prof. Madya Wan
Madznah Wan Ibrahim
131 Perakaunan Universiti Kebangsaan
Malaysia
7 258 Prof. Dr.Hazman Shah
Vijayan Abdullah
217 Pengurusan /
Pentadbiran
Universiti Teknologi
Mara
8 297 Encik Mohd Nazar
Maulud
319 Ekonomi Politeknik
9 468 Prof. Madya Masitah
Hashim
160 Kewangan Universiti Teknologi
Mara
10 695 Prof. Madya Sabariah
Mohamad
32 Pengangkutan Universiti Teknologi
Mara
BAHAGIAN AKREDITASI TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN MULTIMEDIA
1 62 Puan Mardziah Hashim 205 Sains
Komputer
Universiti Teknologi
Mara
2 327 Prof. Madya Dr. Abdul
Rahman Ramli
137 Teknologi
Maklumat
Universiti Putra
Malaysia
3 413 Encik Muhammad Fauzi
Abdullah
560 Teknologi
Maklumat
Politeknik
4 784 Prof. Madya Aziz Romli 232 Sains
Komputer
Universiti Utara
Malaysia
BAHAGIAN AKREDITASI KEJURUTERAAN DAN ALAM BINA
1 3 Prof. Dr. Ir. Norman
Mariun
118 Kejuruteraan Universiti Putra
Malaysia
2 74 Prof. Dr. Razali Ismail 83 Kejuruteraan Universiti Teknologi
Malaysia
3 78 Prof. Dr. Shamsudin
Mohd Amin
60 Kejuruteraan Universiti Teknologi
Malaysia
4 104 Prof. Dr. Mohd Alauddin
Mohd Ali
60 Kejuruteraan Universiti Kebangsaan
Malaysia
5 217 Prof. Madya Dr. Mohd
Dani Baba
212 Kejuruteraan Universiti Teknologi
Mara
6 221 Dr. Ahmad Hairi Abu
Bakar
58 Kejuruteraan Lain-lain
7 228 Prof. Dr. Ir. Yusoff Ali 33 Kejuruteraan Universiti Kebangsaan
Malaysia
8 350 Prof. Madya Dr. Ishak 106 Kejuruteraan Universiti Putra
31
Adalah diperhatikan seramai 10 daripada 27 APP yang berkhidmat
melebihi 10 tahun dengan MQA ini adalah terlibat dengan Bahagian
Sains Sosial diikuti dengan Bahagian Kejuruteraan dan Alam Bina
seramai 9 APP, Bahagian Teknologi Maklumat & Multimedia seramai 4
APP, Bahagian Sastera dan Kemanusiaan seramai 3 APP dan Bahagian
Sains Perubatan 1 APP. Berikut adalah Carta Pai yang menunjukkan 27
APP yang berkhidmat melebihi 10 tahun mengikut bahagian :
Aris Malaysia
9 469 Prof. Dr. Megat Mohamad
Hamdan Megat Ahmad
70 Kejuruteraan Universiti Pertahanan
Nasional Malaysia
BAHAGIAN AKREDITASI SAINS DAN PERUBATAN
1 401 Dr. Nik Safiah Nik Ismail 31 Kejururawatan Lain-lain
BAHAGIAN AKREDITASI SASTERA DAN KEMANUSIAAN
1 86 Prof. Madya Ab Aziz
Shuaib
93 Seni Reka Universiti Malaysia
Kelantan
2 129 Puan Fatimah Haron 66 Pendidikan Institusi Pengajian
Tinggi Swasta
3 257 Prof. Dr. Habibah Ashari 38 Pendidikan Universiti Teknologi
Mara
32
Carta Pai Yang Menunjukkan APP Yang Berkhidmat Melebihi 10 Tahun
Mengikut Bahagian
Kesemua APP ini telah menjalankan tugas mereka dengan efisien dan
jumlah tugasan penilaian program yang dilaksanakan adalah di antara 32
hingga 567 bagi setiap APP. Selain itu, 18 dari 27 APP atau 67% ini
bergelaran Profesor/Profesor Madya dan paling tinggi adalah dari
Bahagian Kejuruteraan dan Alam Bina seramai 8 APP diikuti dengan 6
APP dari Bhagian Sains Sosial, 2 APP dari Bahagian Teknologi
Maklumat & Multimedia dan Bahagian Sastera dan Kemanusiaan
masing-masing dan tiada dari Bahagian Sains Perubatan.
Adalah dicadangkan APP ini diberi suatu bentuk penghargaan berbentuk
sijil bagi menunujukkan MQA menghargai sumbangan mereka kerana
setia berkhidmat dengan MQA melebihi 10 tahun.
5.8.3 Sewa Hotel
Mengikut syarat Surat Pelantikan APP, APP diberi kemudahan bayaran
sewa hotel mengikut kelayakan APP bagi melaksanakan tugas penilai
jika bertugas di luar lokaliti.
Bagaimanapun adalah diperhatikan daripada 12 lawatan audit bersama
APP, adalah didapati mereka ini adalah terdiri daripada Profesor/Profesor
Madya/Dr. yang berada di Gred 52, Gred 54 atau Jusa C, namun secara
puratanya APP ini ditempatkan di hotel yang bertaraf 2 ke 3 bintang atau
40%
36%
16%
4%4%
Bahagian Sains Sosial
Bahagian Kejuruteraan Dan Alam Bina
Bahagian Teknologi Maklumat & Multimedia
Bahagian Sastera dan Kemanusiaan
Bahagian Sains Perubatan
33
kurang dari lima bintang yang kadar bayaran sewanya adalah rendah
yang tidak mengikut kelayakan mereka. Terdapat APP yang tidak
berpuas hati dengan tempat penginapan yang disediakan.
Oleh itu pihak pengurusan perlu melihat semula keperluan penyediaan
tempat penginapan untuk APP yang bertugas di luar lokaliti.
5.8.4 Instrumen Untuk Menilai Program Akreditasi Penuh
APP perlu mengisi borang Penilaian Instrumen Untuk Menilai Program
Akreditasi Penuh disamping mengemukakan Laporan Penilaian dalam
tempoh 2 minggu dari tarikh lawatan penilaian.
Borang ini mula digunakan mulai 1 Mac 2011 seperti arahan di memo
rujukan MQA 10/03 Jld.13(67) bertarikh 28 Februari 2011 untuk semua
bentuk program. Bagaimanapun menurut APP borang ini tidak sesuai
digunakan untuk program-program tertentu seperti Master of Science
(Research) atau Foundation and EBT course kerana terdapat kenyataan
yang tidak berkaitan dan ini akan memberi kesan kepada permakahan
keseluruhan. Oleh itu, borang ini perlu di customise mengikut kesesuaian
program.
Di samping itu, ia membebankan APP yang perlu melengkapkan borang
ini yang mempunyai 74 muka surat dan berbagai maklumat yang perlu
diberi dengan menggunakan skala 1 hingga 5 bagi setiap soalan yang
terdiri dari 110 soalan kesemunya. Dan ini mengambil masa bagi APP
sedangkan waktu untuk berbincang sesama APP adalah terhad dan
akhirnya mereka terpaksa membawa balik dokumen tersebut dan APP
masing-masing mengisi sendiri dokumen itu dan tidak mendapat
collective agreement dalam menentukan permakahan untuk program
yang dinilai.
UAD mencadangkan agar penambahbaikkan dilakukan pada borang
Penilaian Instrumen Untuk Menilai Program Akreditasi Penuh dengan
memuatkan kenyataan dalam 9 bidang Kod Amalan bersesuaian dengan
program yang dinilai supaya permakahan yang diberikan adalah adil.
Jadual lawatan juga perlu dipanjangkan ke 2 hari penuh di mana jadual
34
lawatan sedia ada adalah untuk satu setengah hari dan ini tidak memberi
cukup masa kepada APP untuk sama-sama mengisi borang tersebut.
6 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Secara keseluruhannya satu sistem telah diwujudkan bagi menentukan kelayakan APP
dan syarat pelantikan seperti di Surat Pelantikan telah dipatuhi oleh setiap APP. Namun
bagi memantapkan lagi sistem untuk menentukan kelayakan APP dan syarat pelantikan
seperti di Surat Pelantikan dipatuhi, UAD mengesyorkan Bahagian Jaminan Kualiti MQA
memberi pertimbangan kepada perkara berikut :-
Kriteria untuk pemilihan APP didokumenkan menjadi Standard Operating
Procedure bagi proses pelantikan APP.
Dokumen kelayakan seperti transcript kelulusan bagi calon APP diverifikasi
sebelum mengesahkan kelayakan calon.
Kertas cadangan pelantikan APP dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan.
Surat Pelantikan APP disimpan di dalam Fail Personel APP.
Maklum Balas Persetujuan sebagai APP melalui Borang Perakuan Pelantikan
Panel Penilai diperolehi dari APP dan ditandatangani.
Sistem Pemfailan bagi Fail Panel Penilai MQA dan Fail Personel APP
dikemaskini.
Kajian keperluan APP mengikut bidang dilaksanakan.
APP yang tidak aktif disemak semula keperluan perkhidmatan mereka.
Klausa Penaliti dalam Surat Pelantikan APP ditambahkan.
APP yang akan tamat tempoh pelantikan sehingga Jun 2011 dikeluarkan Surat
Pelantikan Baru.
Setiap APP menjalani latihan sebelum melaksanakan penilian program.
Laporan penilaian pra lawatan program dikemukakan dalam jangkamasa 14 hari.
Tempoh laporan penilaian pra lawatan program dikemukakan dalam jangkamasa
14 hari ditambah dalam Surat Tugasan dikaji semula.
Related Documents
