Top Banner
1 LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR BELAKANG Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) telah ditubuhkan pada 1 November 2007 di bawah Akta Agensi Kelayakan Malaysia 2007 (Akta 679) hasil gabungan Lembaga Akreditasi Negara (LAN) dan Bahagian Jaminan Kualiti, Kementerian Pengajian Tinggi. Sebagai badan jaminan kualiti, MQA berperanan sebagai badan tunggal yang menyelia dan menyelaras jaminan kualiti dan akreditasi program dan institusi pendidikan tinggi negara serta melaksanakan Kerangka Kelayakan Malaysia (MQF) sebagai landasan sistem jaminan kualiti pengajian tinggi dan rujukan kriteria dan standard kelayakan kebangsaan. 2.0 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dilaksanakan untuk membuat rumusan mengenai tahap pengurusan kewangan MQA dengan menentukan sama ada: wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan; wujudnya sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap pugutan hasil, perbelanjaan, bajet, amanah, aset serta inventori; pengurusan kewangan dibuat mengikut undang-undang dan peraturan yang ditetapkan; dan rekod-rekod yang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. 3.0 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN Pengauditan dijalankan di Pejabat MQA dan merangkumi enam elemen utama iaitu Kawalan Pengurusan, Kawalan Bajet, Kawalan Terimaan, Kawalan Perbelanjaan, Pengurusan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah dan Pengurusan Aset dan Inventori serta Pengurusan Kenderaan. Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod dan dokumen kewangan bagi tahun 2011 serta semakan terhadap Akta MQA, peraturan kewangan MQA, minit mesyuarat dan lain-lain rekod yang berkaitan. Di samping itu, perbincangan dan temu bual juga diadakan dengan pegawai MQA yang berkaitan untuk perakuan pengesahan maklumat yang diperoleh daripada proses semakan yang telah dijalankan. Pemeriksaan fizikal juga dijalankan untuk memperkukuhkan ketepatan penemuan Audit.
73

LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

Oct 18, 2020

Download

Documents

dariahiddleston
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

1

LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011

1.0 LATAR BELAKANG

Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) telah ditubuhkan pada 1 November 2007 di bawah

Akta Agensi Kelayakan Malaysia 2007 (Akta 679) hasil gabungan Lembaga Akreditasi

Negara (LAN) dan Bahagian Jaminan Kualiti, Kementerian Pengajian Tinggi.

Sebagai badan jaminan kualiti, MQA berperanan sebagai badan tunggal yang menyelia

dan menyelaras jaminan kualiti dan akreditasi program dan institusi pendidikan tinggi

negara serta melaksanakan Kerangka Kelayakan Malaysia (MQF) sebagai landasan

sistem jaminan kualiti pengajian tinggi dan rujukan kriteria dan standard kelayakan

kebangsaan.

2.0 OBJEKTIF PENGAUDITAN

Pengauditan ini dilaksanakan untuk membuat rumusan mengenai tahap pengurusan

kewangan MQA dengan menentukan sama ada:

wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan;

wujudnya sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap pugutan hasil,

perbelanjaan, bajet, amanah, aset serta inventori;

pengurusan kewangan dibuat mengikut undang-undang dan peraturan yang

ditetapkan; dan

rekod-rekod yang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.

3.0 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

Pengauditan dijalankan di Pejabat MQA dan merangkumi enam elemen utama iaitu

Kawalan Pengurusan, Kawalan Bajet, Kawalan Terimaan, Kawalan Perbelanjaan,

Pengurusan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah dan Pengurusan Aset dan

Inventori serta Pengurusan Kenderaan.

Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod dan dokumen kewangan bagi tahun

2011 serta semakan terhadap Akta MQA, peraturan kewangan MQA, minit mesyuarat

dan lain-lain rekod yang berkaitan. Di samping itu, perbincangan dan temu bual juga

diadakan dengan pegawai MQA yang berkaitan untuk perakuan pengesahan maklumat

yang diperoleh daripada proses semakan yang telah dijalankan. Pemeriksaan fizikal

juga dijalankan untuk memperkukuhkan ketepatan penemuan Audit.

Page 2: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

2

4.0 PENEMUAN AUDIT

Secara keseluruhannya pengurusan kewangan MQA adalah di tahap yang baik dan

telah wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan.

Bagaimanapun masih ada ruang untuk mempertingkatkan dan memperkemaskan rekod

dan dokumen yang berkaitan bagi mematuhi peraturan kewangan sepenuhnya.

Pemerhatian Audit adalah seperti berikut:

4.1 KAWALAN PENGURUSAN

Bagi menentukan sama ada struktur pengurusan kewangan yang berkesan telah

diwujudkan di Agensi Kelayakan Malaysia (MQA), semakan Audit telah dijalankan

terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi,

Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan Prosedur dan Jawatankuasa. Hasil semakan

Audit untuk setiap aspek utama di bawah Kawalan Pengurusan mendapati ianya adalah

di tahap yang baik dan berikut adalah penemuan Audit:

4.1.1 Struktur Organisasi

a) Carta Organisasi

Perenggan 1.2(a) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan

Pejabat) menyatakan adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk menyedia

dan mempamerkan carta organisasi peringkat jabatan, bahagian, cawangan dan

seterusnya sehingga ke peringkat struktur organisasi yang lebih rendah mengikut

kesesuaian. Selain itu, carta organisasi tersebut perlu lengkap (meliputi fungsi, hierarki

dan aktiviti) dan sentiasa kemas kini dengan menunjukkan kedudukan perjawatan

semasa selaras dengan ketetapan yang digariskan dalam Pekeliling Kemajuan

Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991.

Semakan Audit terhadap Carta Organisasi MQA di lapan bahagian dan unit iaitu

Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan, Bahagian Akreditasi Kejuruteraan &

Alam Bina, Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat & Multimedia, Bahagian

Pengurusan Sumber Manusia, Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti, Bahagian Audit

Institusi, Unit Hal Ehwal Awam & Antarabangsa dan Bahagian Teknologi Maklumat

mendapati semua perjawatan di dalam carta adalah diluluskan serta menunjukkan

semua bahagian serta unit di dalam pentadbiran MQA. Carta organisasi MQA yang

lengkap dan terkini juga telah dipamerkan di bahagian utama seperti di ruang utama

Page 3: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

3

Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif dan Kaunter Perhubungan Pelanggan. Semua carta

organisasi ini juga telah mematuhi empat kriteria semakan Audit yang ditetapkan seperti

di Jadual 1 berikut;-

Jadual 1:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Carta Organisasi

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA

KRITERIA SEMAKAN

1 Carta organisasi disediakan (PKPA 8/1991) /

2 Carta Organisasi lengkap /

3 Carta Organisasi kemas kini /

4 Carta organisasi dipamerkan (perenggan 1.2(a)

Pek.Perkh.5/2007) /

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi

Berikut adalah Gambar 1 yang menunjukkan contoh Carta Organisasi di Bahagian/Unit

di MQA.

Gambar 1:

Beberapa Carta Organisasi Yang Terdapat di MQA

Carta Organisasi MQA Carta Organisasi Akreditasi (Kejuruteraan dan Alam Bina)

Page 4: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

4

Carta Organisasi Unit Hal Ehwal Awam Carta Organisasi Akreditasi (Sastera dan Kemanusiaan)

b) Penurunan Kuasa

Menurut seksyen 21(2)Akta 679, Ketua Pegawai Eksekutif hendaklah bertanggungjawab

bagi keseluruhan pentadbiran dan pengurusan fungsi dan operasi Agensi. Arahan

Perbendaharaan 11(a) menyatakan dengan jelas kewajipan kewangan dan perakaunan

bagi pegawai yang menjalankan tugas di bawah seseorang Pegawai Pengawal mestilah

dinyatakan secara bertulis.

Semakan Audit mendapati kertas cadangan penurunan kuasa yang terbaru telah

diluluskan oleh Ketua Pegawai Eksekutif pada 24 Ogos 2011 dan semua surat

penurunan kuasa telah ditandatangani oleh Ketua Pegawai Eksekutif dan diberikan atas

nama pegawai yang menyandang jawatan bagi memastikan Ketua Pegawai Eksekutif

menentukan siapa yang bertanggungjawab apabila berlaku sesuatu perkara yang tidak

mengikut peraturan. Jadual 2 berikut menunjukkan semua kriteria semakan Audit

berhubung dengan penurunan kuasa yang telah dipatuhi.

Page 5: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

5

Jadual 2:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Penurunan Kuasa

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1

Semua pegawai terlibat dengan pengurusan kewangan diberikan kuasa secara bertulis (hasil, perbelanjaan, perolehan, amanah, dan aset). 9AP 11, AP200.1 dan Akta Kontrak Kerajaan)

/

2 Penurunan kuasa secara khusus diberikan kepada pegawai yang terlibat dalam kutipan dan bayaran (AP 69 dan 101)

/

3 Penurunan kuasa jelas, lengkap dan terkini /

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi

c) Pembahagian Tugas

Perenggan 2.11 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan tanggungjawab

Ketua Jabatan membangunkan sumber manusia supaya berpotensi dan berupaya

menyumbangkan kepada kecemerlangan organisasi. Antaranya matlamat ini boleh

dicapai melalui perancangan dan pelaksanaan pusingan kerja mengikut tempoh yang

sesuai dalam pelbagai bidang. Di samping itu, dasar pertukaran pegawai/kakitangan

telah ditetapkan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil.3 Tahun 2004 di mana pertukaran

pegawai/kakitangan perlu dilakukan sekurang-kurangnya tiga tahun tetapi tidak melebihi

lima tahun di suatu jawatan yang di klasifikasi sebagai jawatan sensitif. Antara jawatan

tersebut adalah terlibat secara langsung dengan pelanggan semasa memproses

sesuatu permohonan yang boleh menghasilkan pulangan kewangan dan menjalankan

tugas membuat bayaran kepada/membuat kutipan hasil daripada pelanggan.

Semakan pematuhan berhubung pembahagian/pengasingan tugas adalah seperti di

Jadual 3 berikut:-

Jadual 3:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pembahagian/

Pengasingan Tugas

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 Pembahagian/pengasingan tugas dirancang dan dilaksanakan

/

2 Senarai tugas disediakan dengan jelas dan lengkap /

3 Senarai tugas di kemas kini jika berlaku perubahan sistem dan cara kerja

/

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

Page 6: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

6

Semakan Audit mendapati pembahagian/pengasingan tugas mengikut gred jawatan dan

kelayakan telah wujud di MQA berdasarkan semakan Fail Meja pegawai-pegawai MQA .

4.1.2 Pengurusan Sumber Manusia

a) Perjawatan

Sehingga Disember 2011, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Kementerian

Kewangan telah meluluskan 352 jawatan iaitu terdiri daripada empat Pegawai

Pengurusan Tertinggi, 166 Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional, 166

Pegawai Kumpulan Sokongan I serta 16 pegawai kumpulan sokongan II. Kedudukan

perjawatan yang diluluskan dan diisi mengikut kumpulan adalah seperti di Jadual 4

berikut:

Jadual 4:

Kedudukan Jawatan Yang Diluluskan/ Diisi Mengikut Kumpulan Sehingga Bulan

Disember 2011

JAWATAN JUMLAH

PERJAWATAN PENYANDANG KEKOSONGAN

Pengurusan Tertinggi 4 4 0

Pengurusan & Profesional 166 137 29

Kumpulan Sokongan I 166 158 8

Kumpulan Sokongan II 15 15 0

JUMLAH 351 314 37

Semakan Audit terhadap senarai perjawatan MQA mendapati terdapat 29 kekosongan

bagi jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional seperti di Jadual 5 berikut:

Jadual 5:

Kekosongan Jawatan Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional

JAWATAN GRED JUMLAH

KEKOSONGAN

Pegawai Tadbir N54 6

Pegawai Tadbir N52 3

Pegawai Teknologi Maklumat F52 1

Pegawai Undang-Undang L44 1

Pegawai Tadbir N48 1

Pegawai Teknologi Maklumat F44 1

Pegawai Tadbir N44 10

Pegawai Teknologi Maklumat F41 1

Pegawai Tadbir N41 5

JUMLAH 29

Page 7: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

7

Semakan juga mendapati bagi mengisi kekosongan jawatan Kumpulan Sokongan I dan

Kumpulan Pengurusan dan Profesional, MQA telah mengiklankan kekosongan tersebut

di kementerian, jabatan dan agensi kerajaan yang lain. Pinjaman dari agensi lain seperti

Kementerian Pengajian Tinggi dan Jabatan Perkhidmatan Awam juga telah dilakukan

oleh MQA bagi mengisi kekosongan jawatan terutamanya Gred N48 dan ke atas.

Sehingga bulan Disember 2011, seramai 3 pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi, 6

pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta 2 pegawai Kumpulan Sokongan

telah dipinjamkan ke MQA oleh agensi kerajaan yang lain. MQA telah menetapkan

kriteria bagi pengisian semua jawatan disebabkan peranan MQA untuk menyelia dan

menyelaras jaminan kualiti serta akreditasi program pendidikan tinggi negara

memerlukan pegawai yang berkelayakan.

Adalah dicadangkan MQA berusaha mengisi kekosongan jawatan sedia ada bagi

memantapkan lagi pengurusan peringkat Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan

Kumpulan Sokongan I untuk memastikan program jaminan kualiti dapat dilaksanakan

dengan berkesan secara berterusan.

b) Latihan

Bagi memastikan dasar latihan sumber manusia Sektor Awam dapat dilaksanakan

dengan teratur, kerajaan telah mengeluarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun

2005 (Pelaksanaan Pelan Latihan Sumber Manusia Sektor Awam) dan Pekeliling

Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005 (Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam). Antara

lainnya, pekeliling dan surat pekeliling perkhidmatan berkenaan menetapkan

penyediaan dan pelaksanaan rancangan tahunan mengenai latihan serta setiap

pegawai perlu dilatih sekurang-kurangnya tujuh hari dalam setahun. Keperluan latihan

bagi pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan dan akaun juga dinyatakan

melalui Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 di mana Jawatankuasa

Pengurusan Kewangan Dan Akaun perlu meneliti keperluan latihan pegawai dan

kakitangan yang terlibat dalam pengurusan kewangan dan akaun, membuat

perancangan untuk memenuhi keperluan latihan secara berjadual dan berterusan serta

menyimpan rekod pegawai dan kakitangan.

Page 8: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

8

Semakan Audit mendapati Bahagian Pengurusan Sumber Manusia ada menyediakan

rancangan tahunan bagi latihan dan menganjurkan kursus untuk meningkatkan tahap

pengetahuan dan kemahiran pegawai dari peringkat atasan hinggalah bawahan.

Bahagian tersebut juga berusaha memenuhi kehendak Pekeliling Perkhidmatan

Bilangan 6 Tahun 2005 untuk memastikan setiap pegawai MQA menghadiri kursus dan

latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun. Antara kursus-kursus yang telah dihadiri

oleh pegawai-pegawai di Bahagian Kewangan sepanjang Tahun 2011 adalah seperti di

Jadual 6:

Jadual 6:

Senarai Latihan Yang Telah Dihadiri Oleh Pegawai Di Bahagian Kewangan

Sepanjang Tahun 2011

BIL KURSUS TARIKH

1 Latihan Asas Perakaunan Kepada Pegawai Bahagian Kewangan

19 Jan 2011

2 Kursus Bimbingan Peperiksaan Bayaran Insentif Tugas Kewangan

09 Mei – 10 Mei 2011

3 Lawatan MQA ke PTPTN 15 Jun 2011

4 Kursus Penyelenggaraan dan Penyesuaian Buku Vot

20 Jun – 22 Jun 2011

5 Latihan Pengurusan Kewangan Untuk Kumpulan Pengurusan dan Profesional

4 Julai – 7 Julai 2011

6 Latihan Dalaman Penambahbaikan Proses Kerja - Bayaran

13 Sep 2011

7 Latihan Dalaman Penambahbaikan Proses Kerja – Bayaran Secara EFT

15 Sep 2011

8 Latihan Dalaman Penambahbaikan Proses Kerja - Terimaan

20 Sep 2011

9 Bengkel DownLine Training 1 (DLT 1) 20 Okt – 22 Okt 2011

10 Kursus SAGA – Modul PCB 2010 24 Okt – 25 Okt 2011

Adalah dicadangkan kursus berkaitan kewangan dan perakaunan perlu dipertingkatkan

kerana MQA memerlukan lebih ramai pegawai yang berkemahiran dan mempunyai

pengetahuan dalam bidang kewangan terutama mereka yang terlibat secara langsung

dengan pengurusan kewangan.

Page 9: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

9

4.1.3 Sistem Dan Prosedur

a) Manual Prosedur Kerja

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil.8 Tahun 1991 dan perenggan 5.4(a)

dan (c) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan keperluan untuk setiap

agensi Kerajaan menyediakan Manual Prosedur Kerja (MPK) yang komprehensif

sebagai dokumen rujukan di peringkat jabatan. Dokumen ini perlu lengkap, kemas kini

dan sentiasa dikaji semula secara berterusan. Kedudukan pematuhan kepada tiga

kriteria semakan Audit yang ditetapkan adalah seperti di Jadual 7 berikut :-

Jadual 7:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Manual Prosedur Kerja

(MPK)

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA

KRITERIA SEMAKAN

1 MPK disediakan untuk kementerian/ jabatan /

2 MPK adalah lengkap dengan 8 perkara yang ditetapkan

/

3 MPK dikemaskini jika berlaku perubahan /

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi

Semakan Audit mendapati MPK ada disediakan di MQA dan telah mematuhi peraturan

dan kriteria yang ditetapkan. Ia juga lengkap dengan lapan perkara yang ditetapkan iaitu

Latar Belakang Jabatan, Objektif Jabatan, Carta Organisasi Jabatan, Fungsi-Fungsi

Utama Jabatan, Aktiviti-Aktiviti Bagi Fungsi-Fungsi Utama, Proses Kerja Bagi Aktiviti-

Aktiviti Utama, Carta Aliran Kerja Aktiviti-Aktiviti Utama dan Senarai Borang-Borang.

b) Fail Meja

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil. 8 Tahun 1991 dan perenggan 5.4(b) dan

(c) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan keperluan untuk setiap

agensi kerajaan menyediakan Fail Meja yang menjadi dokumen rujukan bagi peringkat

individu/jawatan. Dokumen ini perlu lengkap, kemas kini dan memiliki kesemua 14 ciri-

ciri asas Fail Meja yang ditetapkan. Semakan pematuhan berhubung

penyediaan/penyelenggaraan Fail Meja bagi 24 pegawai-pegawai dari bahagian/unit

iaitu Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan, Bahagian Akreditasi Kejuruteraan

& Alam Bina, Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat & Multimedia, Bahagian

Pengurusan Sumber Manusia, Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti, Bahagian Audit

Page 10: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

10

Institusi, Unit Hal Ehwal Awam & Antarabangsa dan Bahagian Teknologi Maklumat di

MQA adalah seperti di Jadual 8 berikut :

Jadual 8:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Fail Meja (FM)

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 FM disediakan /

2 FM lengkap dengan 14 perkara yang ditetapkan X

3 FM dikemas kini jika ada perubahan X

Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi

Semakan Audit telah dijalankan terhadap 24 Fail Meja bagi pegawai-pegawai pelbagai

jawatan di enam bahagian/unit dan mendapati Fail Meja berkenaan telah disediakan.

Adalah didapati 13 Fail Meja telah mematuhi 14 perkara yang ditetapkan dan 5 Fail Meja

yang tidak dilengkapkan dengan Senarai Undang-undang/Peraturan iaitu Unit Hal Ehwal

dan Antarabangsa. Manakala 6 Fail Meja tidak dilengkapkan dengan Senarai

Jawatankuasa Yang Dianggotai iaitu daripada Bahagian Akreditasi (Sastera dan

Kemanusiaan), Bahagian Akreditasi (Teknologi Maklumat Dan Multimedia) dan

Bahagian Akreditasi (Sains Perubatan). Semakan juga mendapati terdapat carta

organisasi yang tidak di kemas kini di dalam Fail Meja iaitu Bahagian Akreditasi (Sastera

dan Kemanusiaan).

c) Pemeriksaan Mengejut

Arahan Perbendaharaan 309 (a) dan 309(b) menyatakan Ketua Jabatan hendaklah

menjalankan pemeriksaan mengejut tidak kurang dari sekali dalam tempoh 6 bulan ke

atas wang tunai, peti besi, bilik kebal atau apa bekas untuk menyimpan wang dan

barang berharga yang lain. Daftar Pemeriksaan Mengejut hendaklah diselenggarakan

bertujuan untuk merekodkan maklumat dan hasil pemeriksaan yang dijalankan.

Semakan Audit mendapati peraturan kewangan yang berkuat kuasa telah dipatuhi

dengan sewajarnya seperti di Jadual 9 berikut. Bahagian Kewangan ada

menyelenggarakan Daftar Pemeriksaan Mengejut yang dijalankan oleh Timbalan Ketua

Pegawai Eksekutif dan turut disertai oleh Penolong Pengarah dan Pegawai Eksekutif

Bahagian Kewangan. Sepanjang 2011, Pemeriksaan Mengejut telah dilaksanakan

sebanyak 3 kali dan direkodkan di dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut. Pemeriksaan

Page 11: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

11

Mengejut ini dijalankan terhadap peti besi, wang tunai, setem, panjar wang runcit, stor

serta barang-barang ICT Agensi Kelayakan Malaysia pada 09 Mei 2011, 02 Jun 2011,

dan 21 Sept 2011. Daftar telah ditandatangani oleh pegawai yang menjalankan

pemeriksaan tersebut.

Jadual 9:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pemeriksaan

Mengejut

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1. Di jalankan oleh Ketua Pejabat/Wakil /

2. Pemeriksaan mengejut hendaklah meliputi peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas untuk menyimpan wang, setem atau barang-barang berharga

/

3. Dijalankan mengikut tempoh yang ditetapkan /

4. PM direkodkan dalam daftar pemeriksaan mengejut dengan lengkap

/

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi

Adalah dicadangkan MQA menggunakan Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut AP309(b)-

Kew 309 untuk merekodkan hasil pemeriksaan mengejut supaya kelihatan lebih kemas

dan teratur.

4.1.4 Jawatankuasa

Setiap agensi perlu menubuhkan jawatankuasa yang tertentu bagi membantu Majlis dan

pihak pengurusan mengawal dan memantau pengurusan dengan lebih cekap dan

berkesan. Penubuhan jawatankuasa adalah bergantung pada keperluan sesebuah

organisasi di mana penubuhannya adalah melalui resolusi MQA yang menggariskan

objektif jawatankuasa, tanggungjawab dan keanggotaannya. Semakan Audit terhadap

sebahagian pengurusan jawatankuasa yang ditubuhkan di MQA mendapati perkara

berikut:

a) Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun

Pekeliling Perbendaharaan Bil.10 Tahun 2008 menjelaskan mengenai penubuhan,

peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA)

di setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ); menetapkan format penyediaan laporan JPKA

serta memantapkan keberkesanan JPKA secara menyeluruh bagi mengenal pasti,

menangani dan mengurangkan isu pengurusan kewangan dan akaun.

Page 12: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

12

Semakan Audit mendapati JPKA di MQA telah ditubuhkan pada bulan Januari 2008.

Pelantikan Ketua Pegawai Eksekutif sebagai Pengerusi serta Pengarah Bahagian dan

pegawai yang berkaitan sebagai ahli jawatankuasa mematuhi kehendak pekeliling yang

berkaitan. Ringkasan hasil semakan Audit berkaitan JPKA adalah seperti di Jadual 10.

Jadual 10:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pengurusan

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA)

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 JPKA ditubuhkan /

2 Pengerusi/Ahli JPKA dilantik mengikut pekeliling /

3 Bermesyuarat mengikut pekeliling yang berkuat kuasa /

4 Bincang perkara ditetapkan mengikut pekeliling

5 Minit mesyuarat disediakan /

6 Laporan JKPA disediakan dan dikemukakan kepada yang berkenaan mengikut pekeliling berkuat kuasa

/

7 Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat yang lepas

/

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi

Jawatankuasa juga telah bermesyuarat sebanyak empat kali bagi tahun 2011 dan semua

perkara yang perlu dibincangkan dalam mesyuarat JPKA telah dipatuhi sepenuhnya kecuali

berkaitan dengan Pengurusan Aset dan Stor. Ini adalah kerana Mesyuarat Jawatankuasa

Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) diadakan selepas selesai Mesyuarat JPKA diadakan.

Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 11 :

Page 13: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

13

Jadual 11:

Perkara Utama Yang Ditetapkan Untuk Perbincangan Mesyuarat Jawatankuasa

Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

PERKARA YANG DITETAPKAN BAGI

PERBINCANGAN JPKA

MINIT/TARIKH MESYUARAT

BIL 1/2011 BIL 2/2011 BIL 3/2011 BIL 4/2011

13 JANUARI 2011

11 APRIL 2011 11 JULAI 2011 12 OKTOBER 2011

Pengurusan Bajet / / / /

Pengurusan Perakaunan / / / /

Pengurusan Pungutan Dan Tunggakan Hasil

/ / / /

Pengurusan Perolehan / / / /

Pengurusan Aset Dan Stor

X X X X

Penyediaan Dan Pembentangan Penyata Kewangan Serta Laporan Tahunan Oleh Badan-badan Berkanun

/ / / /

Teguran Jabatan Audit Negara Dan Unit Audit Dalam

/ / / /

Latihan / / / /

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

b) Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus

Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) telah dipengerusikan oleh YAB Perdana

Menteri yang merangkumi pelaksanaan terma rujukan, amalan terbaik dan usaha-usaha

yang sebelum ini dilaksanakan melalui Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP),

Jawatankuasa Tadbir Urus (JTU) dan Pasukan Petugas Menangani Karenah Birokrasi

(PPMKB). Merujuk kepada Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009, mekanisme

pelaksanaannya adalah melalui penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus

(JKTU) di peringkat persekutuan dan negeri sebagai pengukuhan kepada Jawatankuasa

Keutuhan Pengurusan (JKP) yang telah digerakkan semenjak tahun 1998 bagi

memantapkan keutuhan sistem pengurusan dan pentadbiran, meningkatkan tadbir urus

terbaik dan mengurangkan karenah birokrasi. Arahan ini menetapkan semua Menteri,

Menteri Besar, Ketua Menteri, Ketua Setiausaha Kementerian, Setiausaha Kerajaan

Negeri, Ketua Perkhidmatan, Ketua Jabatan dan Agensi Kerajaan di peringkat

persekutuan dan negeri dikehendaki menubuhkan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus

Page 14: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

14

(JKTU) di peringkat kementerian, jabatan, dan agensi serta di peringkat negeri masing-

masing.

Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan urusan JKTU yang dilaksanakan di

MQA bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 12 berikut :-

Jadual 12:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pengurusan

Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU)

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN

KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 JKTU ditubuhkan /

2 Pengerusi/Ahli JKTU dilantik mengikut pekeliling/ arahan /

Bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam masa empat bulan dan perlu diadakan dalam bulan Januari, Mei dan September setiap tahun

/

3 JKTU bincang perkara yang ditetapkan mengikut Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009

/

4 Minit mesyuarat JKTU disediakan /

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi

Semakan Audit mendapati JKTU telah bermesyuarat sebanyak tiga kali bagi Tahun 2011

dan tujuh perkara yang perlu dibincangkan dalam mesyuarat JKTU telah dipatuhi

sepenuhnya. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 13 berikut:

Jadual 13:

Perkara Utama Yang Ditetapkan Untuk Perbincangan Mesyuarat Jawatankuasa

Keutuhan Tadbir Urus (JKTU)

PERKARA YANG DITETAPKAN BAGI

PERBINCANGAN JKTU

MINIT/TARIKH MESYUARAT

BIL 1/2011 BIL 2/2011 BIL 3/2011

19 APRIL 2011 15 OGOS 2011 15 NOVEMBER 2011

Dasar dan Perundangan / / /

Sistem dan Prosedur Kerja / / /

Nilai-nilai Murni dan Kod Etika / / /

Pengurusan Pelanggan / / /

Kawalan Dalaman / / /

Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan

/ / /

Pengiktirafan dan Penghargaan

/ / /

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

Page 15: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

15

4.2 KAWALAN BAJET

Agensi perlu menyediakan belanjawan tahunan bagi merancang keperluan serta

mengurus agihan sumber dengan cekap dan berkesan. MQA hanya menerima

peruntukan bagi perbelanjaan mengurus sahaja dan tidak menerima peruntukan

pembangunan. Semakan Audit telah dijalankan terhadap 3 aspek utama kawalan bajet

yang meliputi penyediaan bajet, kelulusan viremen/pindah peruntukan/tambah

peruntukan dan pelaporan. Hasil semakan Audit terhadap setiap aspek kawalan bajet

mendapati ianya adalah di tahap yang baik dan telah disediakan serta diuruskan dengan

teratur. Penemuan Audit mengenai Kawalan Bajet adalah seperti berikut:

4.2.1 Penyediaan Bajet

Bajet merupakan mekanisme perancangan belanjawan yang digunakan untuk mengenal

pasti, mengagih dan menggunakan peruntukan yang diterima untuk melaksanakan

program dan aktiviti. Cadangan bagi setiap butiran belanjawan hendaklah disokong

dengan justifikasi yang jelas, disemak semula dan diluluskan oleh Ketua Jabatan.

Seterusnya dikemukakan kepada Lembaga / pihak berkuasa untuk kelulusan.

Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan penyediaan bajet yang dilaksanakan

di MQA bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 14 berikut :

Jadual 14:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Penyediaan Bajet Di

MQA

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 Cadangan bajet bagi setiap butiran disokong justifikasi yang jelas daripada semua bahagian/unit.

/

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

Semakan Audit mendapati pada tahun 2011, sejumlah RM29.76 juta peruntukan

perbelanjaan mengurus telah diluluskan dan perbelanjaan sebenar sehingga 15

Disember 2011 adalah RM26.74 juta iaitu sebanyak 90 %. Sejumlah RM2.09 juta telah

dibiayai melalui sumber dalaman MQA.

Kedudukan Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus bagi tahun 2011 sehingga 15

Disember adalah seperti di Jadual 15 berikut:

Page 16: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

16

Jadual 15:

Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus

PERKARA

DASAR SEDIA ADA

ONE OFF JUMLAH

RM JUTA RM JUTA RM JUTA PERATUS

Peruntukan Diluluskan 29.26 0.50 29.76 100%

Perbelanjaan Sebenar 26.45 0.29 26.74 90%

Baki 2.81 0.21 3.02 10%

Semakan Audit juga mendapati penyediaan bajet adalah teratur kerana cadangan bajet

yang dibuat disokong dengan justifikasi yang jelas serta mengambil kira perancangan

jangka pendek dan jangka panjang. Cadangan belanjawan telah disemak dan diluluskan

oleh Ketua Pegawai Eksekutif sebelum dikemukakan kepada Kementerian Pengajian

Tinggi.

4.2.2 Kelulusan Viremen / Pindah Peruntukan

Waran pindah peruntukan hendaklah ditandatangani oleh Pengawal Kewangan atau

wakilnya yang diberi kuasa secara bertulis. Semua pindah peruntukan adalah hanya

untuk tahun kewangan berkaitan dan pindah peruntukan perlu dikemas kini dalam Buku

Vot.

Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan pengagihan peruntukan yang

dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 16 berikut :

Jadual 16:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pengagihan

Peruntukan

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN

KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 Buku Vot manual/elektronik dikemas kini dengan menunjukkan agihan masuk/keluar

/

2 Viremen telah mendapat kelulusan /

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

Semakan Audit mendapati semua pindah peruntukan diluluskan oleh Ketua Pegawai

Eksekutif atau wakilnya yang diberi kuasa secara bertulis. Bahagian Kewangan MQA

telah menyediakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus secara bulanan.

Page 17: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

17

4.2.3 Pelaporan

Kerajaan memberi keutamaan untuk menguruskan keperluan aliran wang tunai negara

dengan cekap dan berkesan supaya strategi bajet dapat dicapai. Sehubungan dengan

itu, Pegawai Pengawal hendaklah memastikan unjuran anggaran keperluan aliran tunai

agensi masing-masing adalah tepat dan dikemas kini setiap tahun. Laporan ini

hendaklah disahkan oleh Pegawai Pengawal dan dihantar kepada Ketua Setiausaha

Kementerian sebelum 7 hari bulan setiap permulaan suku tahun.

Semakan Audit mendapati MQA telah menghantar Laporan Unjuran Anggaran

Keperluan Aliran Tunai kepada Kementerian setiap suku tahun untuk memohon

menyalurkan geran suku tahun. Laporan tersebut telah dikemukakan dalam tempoh 7

hari bulan setiap permulaan suku tahun kecuali bagi suku tahun pertama iaitu pada 12

hari bulan. Butirannya adalah seperti di Jadual 17 berikut:

Jadual 17:

Tarikh Laporan Unjuran Anggaran Keperluan Aliran Tunai 2011

Dihantar Ke Kementerian

SUKU TAHUN TARIKH SURAT DIHANTAR

KEPADA KEMENTERIAN

Suku Tahun Pertama 12 Jan 2011

Suku Tahun Kedua 6 Apr 2011

Suku Tahun Ketiga & Keempat 7 Jul 2011

4.3 KAWALAN TERIMAAN

Kawalan Terimaan adalah untuk memastikan penerimaan, pungutan, perbankan wang

dan cek dilakukan mengikut peraturan kewangan dan Arahan Perbendaharaan yang

berkaitan. Semakan Audit telah dijalankan terhadap 5 aspek utama kawalan terimaan

iaitu kawalan borang hasil, penerimaan wang, kemasukan pungutan ke bank, kawalan

perakaunan terimaan dan akaun belum terima. Secara keseluruhannya Kawalan

Terimaan MQA adalah di tahap yang baik dan telah diuruskan dengan teratur.

Penemuan Audit mengenai Kawalan Terimaan adalah seperti berikut:

Page 18: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

18

4.3.1 Penggunaan Borang Hasil

Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan Penggunaan Borang Hasil yang

dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 18 berikut :-

Jadual 18:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Penggunaan Borang

Hasil

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 Penyelenggaraan daftar borang hasil /

2 Penyimpanan borang hasil /

3 Semakan terhadap borang hasil yang diterima /

4 Perekodan borang hasil /

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

a) Penyelenggaraan Daftar Borang Hasil

Arahan Perbendaharaan 67 menghendaki Daftar Borang Hasil mestilah mengikut bentuk

yang ditetapkan, menunjukkan semua stok Resit Rasmi, lesen dan borang akuan terima

lain yang diterima dan dikeluarkan, jika berkaitan, mestilah disenggarakan oleh tiap-tiap

Pemungut. Tiap-tiap satu catatan keluaran mestilah ditandatangani oleh pegawai yang

kepadanya keluaran itu dibuat atau mengenai keluaran kepada pegawai cawangan

mestilah disokong dengan baucar keluaran yang ditandakan terima.

Semakan Audit mendapati MQA telah menyediakan satu Buku Daftar Borang Hasil yang

diselenggarakan dengan kemas kini dan semua catatan keluaran telah ditandatangani

oleh pegawai yang bertanggungjawab.

Adalah dicadangkan MQA menggunakan Daftar Borang Hasil-Kew 67 untuk

merekodkan stok resit yang diterima dan dikeluarkan supaya kelihatan lebih kemas dan

teratur.

b) Penyimpanan Borang Hasil

Arahan Perbendaharaan 68 menghendaki semua stok lesen dan Resit Rasmi apabila

tidak digunakan hendaklah disimpan di tempat yang berkunci dengan selamat.

Tujuannya adalah untuk mengelak berlakunya penyalahgunaan buku resit.

Page 19: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

19

Semakan Audit mendapati MQA menyimpan semua stok resit di dalam peti besi

berkunci. Kunci peti besi tersebut disimpan oleh Pegawai Eksekutif Unit Akaun.

c) Semakan Terhadap Borang Hasil Yang Diterima

Arahan Perbendaharaan 66(a) dan 66(c) menghendaki semua borang hasil yang

diterima disemak dan diperakui betul tentang ketepatan nombor siri di setiap helaian

pertama buku resit dan dikeluarkan mengikut susunan nombor yang betul.

Semakan Audit mendapati semua borang hasil yang diterima oleh MQA telah disemak

oleh Penyelia Pembantu Akaun dan Pembantu Akaun sebelum digunakan dan buku

resit telah dikeluarkan mengikut susunan nombor yang betul.

d) Perekodan Borang Hasil

Arahan Perbendaharaan 80(b) menyatakan adalah menjadi kewajipan bagi pemungut

memastikan bahawa semua akaun adalah betul. Mereka hendaklah menyemak setiap

hari semua catatan yang dibuat dalam buku tunai serta menandatangani secara ringkas

dan mencatat tarikh di tempat setakat mana buku tunai ini disemak. Arahan

Perbendaharaan 72 pula menetapkan bahawa resit mestilah dicatatkan dalam buku

tunai pada masa urusan dibuat dan selewat-lewatnya pada hujung hari yang sama.

Semakan Audit mendapati semua catatan dalam buku tunai telah disemak serta

ditandatangani secara ringkas. Resit juga telah dicatat dalam buku tunai pada hari yang

sama urusan dijalankan.

4.3.2 Penerimaan Wang

Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan Penerimaan Wang yang

dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 19 berikut :-

Jadual 19:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Penerimaan Wang

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

BIL. KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 Kebenaran/ Kelulusan menerima wang /

2 Notis pemberitahuan kepada orang awam /

3 Penyelengaraan daftar mel /

4 Penerimaan wang dikaunter /

Page 20: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

20

a) Kebenaran / Kelulusan Menerima Wang

Mengikut Arahan Perbendaharaan 69, pegawai-pegawai yang menerima wang perlu

mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan sementara Arahan

Perbendaharaan 70 pula menyatakan bahawa penerima wang juga perlu menulis resit

sementara menandatangani resit mestilah pegawai yang berlainan.

Semakan Audit mendapati sebarang penerimaan wang di Kaunter Perkhidmatan MQA

akan terus dimaklumkan kepada Pembantu Akaun untuk urusan penerimaan wang dan

juga pengeluaran resit rasmi. Walau bagaimanapun kebenaran bertulis mengenai

penerimaan wang daripada Ketua Jabatan masih diberikan kepada Pegawai Petugas

Kaunter.

b) Notis Pemberitahuan Kepada Orang Awam

Arahan Perbendaharaan 61 menjelaskan Pegawai Pengawal dan pemungut wang

awam hendaklah menentukan supaya orang awam diberitahu dengan sepenuhnya

bahawa mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar, dan mereka

hendaklah hanya menerima akuan terima yang dikeluarkan pada resit yang bercetak

dan bernombor, atau jika mesin daftar wang digunakan pada resit yang dikeluarkan

olehnya. Notis pemberitahu bagi maksud ini dengan kadar-kadar bayaran yang

dikenakan hendaklah dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.

Semakan Audit mendapati notis sedemikian ada disediakan dan dipamerkan di kaunter

perkhidmatan.

c) Penyelenggaraan Daftar Mel

Arahan Perbendaharaan 71(a) hingga (e) menghendaki satu daftar diselenggarakan

bagi merekodkan terimaan wang dan dokumen atau barang berharga yang diterima

melalui pos atau penghantar. Butiran seperti tarikh terima, nama pengirim, nombor

pendaftaran bungkusan, nombor cek, amaun, resit akuan, tarikh resit, amaun dan

perihal dokumen atau barang tersebut perlu dicatat dalam Daftar Mel.

Pihak Audit mendapati Daftar Mel ada diselenggarakan oleh petugas-petugas Kaunter

Perkhidmatan MQA.

Page 21: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

21

d) Penerimaan Wang Di Kaunter

i. Arahan Perbendaharaan 60 dan 72 menghendaki resit rasmi dikeluarkan

sebagai akuan terima wang pada masa urusan dibuat dan direkodkan di buku tunai

pada masa urusan dibuat atau sebelum penghujung hari.

Semakan Audit mendapati Kaunter Perkhidmatan MQA telah mematuhi peraturan

tersebut dengan mengeluarkan resit rasmi melalui sistem SAGA pada masa urusan

dilakukan dan direkodkan dalam buku tunai pada hari yang sama.

ii. Mengikut Arahan Perbendaharaan 62, resit-resit tidak boleh dipinda. Jika kerana

apa-apa sebab sesuatu resit itu rosak dan tidak boleh dikeluarkan ia mestilah dibatalkan

dan disimpan. Resit rasmi yang dibatalkan itu berserta salinan-salinannya hendaklah

dikemukakan untuk diaudit. Hanya pegawai yang diberi kuasa secara bertulis sahaja

boleh membatalkan resit rasmi.

Semakan Audit mendapati MQA telah mematuhi peraturan tersebut. Semua Resit Rasmi

yang rosak antaranya adalah disebabkan salah cetakan dan koyak telah disimpan

dengan kemas dan di cop batal oleh pegawai yang bertanggungjawab.

iii. Arahan Perbendaharaan 76 menyatakan pemungut boleh, menurut budi

bicaranya, menerima cek sebagai bayaran. Semua cek hendaklah dibuat untuk dibayar

kepada jabatan yang berkenaan atau Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/

Bendahari Negeri mengikut mana yang berkenaan dan dipalang "Akaun Penerima

Sahaja". Cek yang tidak dipalang sedemikian hendaklah dipalang apabila diterima.

Nombor siri mana-mana cek yang diterima, mestilah dicatatkan pada resit yang

dikeluarkan.

Semakan Audit mendapati MQA hanya menerima cek daripada pihak IPTA sahaja dan

semuanya berpalang. Manakala daripada IPTS, MQA menerima bank draf

4.3.3 Kemasukan Pungutan Ke Bank

Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan Kemasukan Pungutan Ke Bank yang

dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 20 berikut :-

Page 22: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

22

Jadual 20:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Kemasukan Pungutan

Ke Bank

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

a) Penyerahan Kutipan Hasil Ke Bank

Mengikut Arahan Perbendaharaan 78(a), semua pungutan wang tunai melebihi RM500

atau sekiranya termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah dibankkan pada hari kutipan

dibuat. Jika pungutan lewat diterima, ia hendaklah dibankkan pada hari kerja berikutnya.

Semakan Audit mendapati semua pungutan harian dibankkan pada hari yang sama dan

semua pungutan yang lewat diterima dibankkan pada hari kerja yang berikutnya.

b) Semakan Terhadap Slip Bayar Masuk Bank/Penyata Pemungut

Arahan Perbendaharaan 80(d) dan (e) menetapkan semakan hendaklah dibuat terhadap

slip bayar masuk bank/penyata pemungut untuk menentukan tarikh dan cap terima

dengan mesin oleh bank telah dicetak ke atas penyata pemungut tersebut. Sebagai

bukti semakan dibuat, pegawai penyelia atau pegawai yang dipertanggungjawabkan

hendaklah menurunkan tandatangan ringkas di slip atau penyata tersebut sebagai

pengesahan bayaran diterima oleh pihak bank.

Semakan Audit mendapati pegawai bertanggungjawab telah mengambil tindakan

dengan menurunkan tandatangan ringkas ke atas slip bayar masuk bank sebagai bukti

semakan telah dibuat.

4.3.4 Kawalan Perakaunan Terimaan / Hasil

a) Penyata Penyesuaian Bank

Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disediakan pada akhir setiap bulan bagi tujuan

mengesahkan ketepatan baki Buku Tunai adalah bersamaan dengan baki di Penyata

Bank. Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disemak dan disahkan oleh pegawai yang

bertanggungjawab.

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 Penyerahan kutipan hasil ke bank /

2 Semakan terhadap slip bayar masuk bank/ penyata

pemungut /

Page 23: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

23

Semakan terhadap sampel Penyata Penyesuaian Bank bagi bulan Mac dan April 2011

mendapati Penyata Penyesuaian Bank tersebut telah disediakan lewat dua bulan oleh

pegawai yang bertanggungjawab.

4.3.5 Penghutang

a) Penghutang dan Cek Tak Laku

Cek Tidak Laku merupakan cek yang diterima oleh sesebuah Jabatan bagi maksud

sesuatu hasil/amanah yang pada asalnya telah dibankkan oleh Pejabat Pemungut dan

dikembalikan oleh pihak bank atas sebab tertentu.

Semakan Audit mendapati Bahagian Kewangan telah menerima dua cek tak laku

daripada Universiti Teknologi Kreatif Limkokwing disebabkan tarikh telah luput dan

daripada Universiti Malaysia Sarawak disebabkan tidak terdapat tandatangan Penyuruh

Bayar.

4.4 KAWALAN PERBELANJAAN

Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan semua perbelanjaan dibuat bagi maksud

yang diluluskan dan diperakukan dengan betul serta di rekod dengan kemas kini.

Semakan Audit telah dijalankan terhadap enam aspek utama Kawalan Perbelanjaan

iaitu Perakaunan Perbelanjaan, Pengurusan Perolehan, termasuk Pembelian Terus,

Kawalan Am Sebut harga/Tender, Pengurusan Pembayaran, Daftar Bil dan Panjar

Wang Runcit. Secara keseluruhannya Kawalan Perbelanjaan MQA adalah di tahap yang

baik dan telah diuruskan dengan teratur. Penemuan Audit mengenai Kawalan

Perbelanjaan adalah seperti berikut:

4.4.1 Perakaunan Perbelanjaan

Penyelenggaraan akaun hasil dan perbelanjaan hendaklah mengikut anggaran yang

diluluskan bagi tahun berkenaan. Semua pengurusan perakaunan melibatkan

perbelanjaan dan tanggungan hendaklah dicatat dengan betul dalam daftar seperti Buku

Vot dan disemak bagi menentukan ketepatan urus niaga. Penyata Penyesuaian Bank

yang disediakan setiap bulan hendaklah lengkap, tepat dan betul.

Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan perakaunan yang dilaksanakan bagi

tahun 2011 adalah seperti di Jadual 21 berikut :-

Page 24: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

24

Jadual 21:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Perakaunan

BIL. KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1. Tanggungan Buku vot Dicatat dengan betul /

2. Buku Vot hendaklah diperiksa oleh Penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas [AP95 (b) &(e)]

/

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

Semakan Audit mendapati perakaunan perbelanjaan adalah mengikut peraturan yang

ditetapkan dan buku vot bagi tahun 2011 telah dicetak setiap bulan dan semakan

dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab dan pegawai juga menurunkan

tandatangan sebagai bukti semakan.

4.4.2 Pengurusan Perolehan

MQA menerima pakai Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan

sebagai garis panduan dalam menguruskan perolehan secara pembelian terus dan

sebut harga memandangkan agensi tidak mempunyai Peraturan Kewangan mereka

sendiri. MQA tidak membuat perolehan secara tender dan perjanjian kontrak

memandangkan nilai perolehannya tidak melebihi RM500,000 setahun bagi setiap jenis

item.

a) Pembelian Terus

Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan pembelian terus yang dilaksanakan

bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 22 berikut :

Jadual 22:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pembelian Terus

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 Pembelian Terus dibuat bagi setiap jenis item tidak melebihi RM50,000 setahun [AP173.1 & SPP 12/2007]

/

2 Pesanan kerajaan dikeluarkan terlebih dahulu bagi setiap pembelian [AP 176.1 (b)]

/

3 Borang Pesanan Kerajaan dicatat dengan lengkap /

4 Pesanan kerajaan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa

/

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

Page 25: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

25

i. Borang Pesanan Pembelian

Pembelian terus dibuat bagi setiap jenis item tidak melebihi RM50,000 setahun atau had

yang ditetapkan dalam peraturan kewangan. Rekod pembelian terus diselenggarakan

untuk tujuan rujukan atau pemantauan pembelian. Pesanan pembelian hendaklah

dikeluarkan terlebih dahulu bagi setiap pembelian manakala pesanan tempatan

diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.

Semakan Audit mendapati borang pesanan pembelian dijana melalui komputer dan

disediakan oleh pembantu akauntan dan disemak serta ditandatangani oleh seorang

pegawai yang bertugas di Unit Kewangan. Pembelian juga dibuat mengikut peraturan

kewangan yang ditetapkan. MQA ada menyediakan Laporan Perolehan Secara

Pembelian Terus MQA secara berkala dan laporan tersebut telah dikemukakan kepada

Ketua Pegawai Eksekutif dan Unit Audit Dalam untuk tujuan pemantauan setiap tiga

bulan. Maklumat terperinci berkenaan tarikh edaran laporan tersebut kepada Ketua

Pegawai Eksekutif dan Unit Audit Dalam seperti Jadual 23 berikut:

Jadual 23:

Tarikh Edaran Laporan Perolehan Secara Pembelian Terus bagi Tahun 2011

BIL LAPORAN PEMBELIAN TERUS TARIKH

1 Laporan Perolehan Secara Pembelian sehingga Mac 2011 7 Apr 2011

2 Laporan Perolehan Secara Pembelian sehingga Jun 2011 8 Jul 2011

3 Laporan Perolehan Secara Pembelian sehingga Sept 2011 7 Okt 2011

4 Laporan Perolehan Secara Pembelian sehingga Dis 2011 9 Jan 2012

4.4.3 Kawalan Am Sebut Harga/Tender

Jawatankuasa pembuka sebut harga/tender hendaklah dilantik secara bertulis. Peti

tawaran sebut harga/tender hendaklah disediakan dan mempunyai 2 anak kunci yang

dipegang oleh 2 orang pegawai kanan. Sebut harga/Tender yang dibuka diberi nombor

siri, disenaraikan dalam borang jadual sebut harga mengikut nama penender, amaun

tender, tempoh siap/penyerahan barang dan ditandatangani ringkas oleh pegawai yang

bertanggungjawab.

Semakan Audit mendapati Jawatankuasa pembuka sebut harga/tender MQA dilantik

secara bertulis. MQA menyediakan 1 peti sebut harga. Peti tersebut mempunyai 2 kunci

Page 26: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

26

yang dipegang oleh 2 orang pegawai yang berasingan. Secara keseluruhannya kawalan

am sebut harga/tender adalah mengikut peraturan yang ditetapkan.

a) Pembelian Melalui Sebut Harga

Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009, perolehan bagi bekalan dan

perkhidmatan tahunan sesuatu item bernilai RM50,000 tetapi tidak melebihi RM500,000

boleh dibuat dengan mempelawa sebut harga daripada sekurang-kurangnya lima

pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Maklumat lengkap mengenai

pertimbangan dan keputusan sebut harga disimpan oleh Urus Setia Sebut Harga.

Jawatankuasa Sebut Harga dilantik oleh Ketua Agensi dan minit mesyuarat keputusan

sebut harga disediakan dan difailkan. Kajian pasaran dilaksanakan untuk memastikan

harga yang ditawarkan adalah berpatutan.

Jawatankuasa Sebut Harga dipengerusikan oleh Ketua Pegawai Eksekutif dan 3 orang

ahli jawatankuasa. Bagi tahun 2011 sebanyak 25 sebut harga telah dibuka dan 18 sebut

harga telah diluluskan berjumlah RM0.78 juta.

Semakan Audit mendapati proses pengurusan sebut harga mematuhi peraturan yang

ditetapkan. Sehingga 31 Disember 2011 sebanyak 9 mesyuarat Jawatankuasa Sebut

Harga telah diadakan. Minit mesyuarat jawatankuasa tersebut disediakan dan semua

maklumat lengkap mengenai pertimbangan sebut harga ada difailkan.

b) Pengurusan Tender

Mengikut Arahan Perbendaharaan 171 tender terbuka hendaklah dipelawa untuk

bekalan yang nilai perolehan tahunan melebihi RM500,000 manakala Arahan

Perbendaharaan 192 pula menghendaki Lembaga Perolehan A diwujudkan bagi

mempertimbangkan tender bernilai RM20 juta ke atas dan Lembaga Perolehan B bagi

mempertimbangkan tender bernilai RM500,000 hingga RM20 juta.

Sehingga bulan Disember 2011, tiada perolehan secara tender dibuat oleh MQA.

Bagaimanapun, agensi telah menubuhkan Lembaga Perolehan A dan B yang terdiri

daripada pegawai-pegawai seperti di Jadual 24 berikut:

Page 27: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

27

Jadual 24:

Lembaga Perolehan A Dan B

LEMBAGA PEROLEHAN A LEMBAGA PEROLEHAN B

Pengerusi Ketua Pegawai Eksekutif Ketua Pegawai Eksekutif

Ahli Seorang Ahli Majlis MQA Seorang Ahli Majlis MQA

Ahli Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif

(Jaminan Kualiti)

Timbalan Ketua Pegawai

Eksekutif (Jaminan Kualiti)

Ahli Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif

(Pengurusan)

Timbalan Ketua Pegawai

Eksekutif (Pengurusan)

Ahli Timbalan Ketua Setiausaha

Kementerian Pengajian Tinggi

(Pengurusan)

Setiausaha Bahagian Kewangan

Kementerian Pengajian Tinggi

Ahli Wakil Kementerian Kewangan -

Urus setia Pengarah Bahagian Kewangan Pengarah Bahagian Kewangan

4.4.4 Pengurusan Pembayaran

Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan pematuhan terhadap kriteria

semakan berhubung dengan Pengurusan Pembayaran yang dilaksanakan bagi tahun

2011 adalah seperti di Jadual 25 berikut :

Jadual 25:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pengurusan

Pembayaran

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 Baucar bayaran disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap dan sempurna

/

2 Peraturan kewangan dipatuhi /

3 Bayaran dibuat kepada penerima yang sah /

4 Baucar bayaran/dokumen sokongan ditebuk/dicap telah dibayar

/

5 Baucar bayaran diluluskan seperti penurunan kuasa

6 Daftar bayaran bagi wang yang diagih-agihkan dan di selenggara dengan teratur

/

7 Daftar bayaran disemak oleh pegawai /

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

Page 28: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

28

a) Kawalan Dalaman Proses Bayaran

Baucar hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa. Had kuasa

berbelanja yang ditetapkan dalam sistem adalah selaras dengan perwakilan kuasa

menandatangani baucar yang diluluskan dan baucar bayaran yang diluluskan tidak

melebihi had kuasa yang dibenarkan. Pengasingan tugas juga perlu diwujudkan di

antara pegawai penyedia dan pelulus. Baucar bayaran/dokumen sokongan ditebuk/cap

telah bayar. Baucar juga hendaklah disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap

dan sempurna, bayaran dibuat dengan betul dan tepat serta kepada penerima yang sah.

Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan kawalan dalaman proses

pembayaran yang dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 26 berikut :-

Jadual 26:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Kawalan Dalaman

Proses Pembayaran

BIL. KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 Baucar bayaran disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap dan sempurna

/

2 Peraturan kewangan dipatuhi /

3 Bayaran dibuat kepada penerima yang sah /

4 Baucar bayaran/dokumen sokongan ditebuk/dicap telah dibayar

/

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

Penurunan kuasa untuk menandatangani baucar bayaran adalah seperti Jadual 27

berikut:

Jadual 27:

Penurunan Kuasa Pegawai Bagi Menandatangani Baucar Bayaran

AMAUN JAWATAN

Sehingga RM5,000.00 Pegawai Eksekutif [PE (W) K]

RM5001.00 hingga RM100,000.00

Penolong Pengarah [PP (W) K] Penolong Pengarah [PP (W) A] Penolong Pengarah Kanan [PPK (W) K]

RM100,001.00 ke atas Pengarah Bahagian Kewangan [PBW] Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)

Semakan telah dilaksanakan terhadap 120 baucer bayaran bagi bulan Januari

hingga Disember 2011. Sila rujuk Lampiran 1. Adalah didapati kawalan dalaman

proses bayaran telah dipatuhi seperti berikut:

Page 29: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

29

Baucar bayaran telah disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap

dan sempurna seperti kehendak Arahan Perbendaharaan 99 (a);

Baucar bayaran disediakan, disemak dan diluluskan oleh pegawai yang

bertanggungjawab;

Pembayaran telah dibuat dengan betul dan tepat berdasarkan bekalan yang

diperolehi serta bayaran telah dibuat kepada penerima yang sah seperti

kehendak Arahan Perbendaharaan 102 (a); dan

Baucar bayaran dan dokumen sokongan telah ditebuk “TELAH DIBAYAR”

seperti kehendak para 3.4.3 kepada Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 1

Tahun 2008.

b) Daftar Bayaran

Daftar Bayaran hendaklah diselenggarakan dengan teratur. Mengikut Arahan

Perbendaharaan 98 (a) suatu daftar pembayaran yang digariskan dengan ruang

mengikut tajuk seperti di bawah hendaklah di senggara dalam semua pejabat

menunjukkan butir-butir mengenai semua wang tunai dan cek terbuka yang dikeluarkan

atau diterima dibahagi-bahagikan. Maklumat yang perlu ada di dalam daftar tersebut

adalah seperti berikut:

Nombor baucar;

Perihal ringkas;

Butir-butir cek (nombor dan bank) atau wang tunai;

Tarikh diterima untuk dibahagi-bahagikan;

Amaun;

Tarikh diperakui sah (endorsed) dan tandatangan ringkas pegawai;

Tandatangan pegawai yang menerima wang tunai atau cek yang diperakui sah

(endorsed); dan

Tarikh bayaran disempurnakan dan di tandatangan ringkas oleh pegawai.

Semakan Audit mendapati MQA telah menyelenggarakan Daftar Pembayaran di dalam

sistem SAGA. Bagi tahun 2011, Daftar Pembayaran bagi setiap bulan telah dicetak dan

disimpan di dalam fail khas.

Page 30: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

30

c) Pemeriksaan Dalaman

Arahan Perbendaharaan 98 (b) menetapkan daftar pembayaran hendaklah diperiksa

tidak kurang daripada sekali sebulan oleh ketua pejabat atau wakilnya yang diberi kuasa

dan hendaklah di tandatangan ringkas. Apabila berlaku pertukaran pegawai yang

bertanggungjawab bagi memperakui baucar atau memperakui sah (endorsed) cek,

daftar itu hendaklah disemak dengan wang tunai, cek dan baucar dalam tangan dan

ditandatangani oleh kedua-dua pegawai yang ditukar dan menggantikannya. Apa-apa

perbezaan hendaklah dilaporkan kepada Pegawai Pengawal dan juga Akauntan

Negara/Akauntan Negeri.

Semakan Audit mendapati Daftar Pembayaran telah disemak oleh pegawai yang

bertanggungjawab serta tandatangan ringkas juga telah diturunkan sebagai bukti

semakan pada helaian terakhir bagi setiap bulan.

4.4.5 Daftar Bil

Daftar Bil hendaklah disediakan dengan teratur bagi memastikan bil dan invois yang

diterima direkodkan dan dicopkan tarikh penerimaannya. Mengikut Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2006, semua bil perlu dijelaskan tidak lewat dari 14

hari dari tarikh diterima oleh Jabatan. Semakan terhadap Daftar Bil perlu dibuat oleh

pegawai yang bertanggungjawab pada setiap bulan dan ditandatangani ringkas.

Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan pematuhan terhadap kriteria

semakan berhubung dengan Daftar Bil yang dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah

seperti di Jadual 28 berikut :-

Jadual 28:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Daftar Bil

BIL. KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 Daftar bayaran disediakan setiap bulan /

2 Daftar Bayaran dicetak /

3 Daftar Bayaran disemak /

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

Page 31: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

31

Semakan Audit mendapati Daftar Bil diselenggarakan oleh Bahagian Kewangan dengan

menggunakan Sistem SAGA. Daftar tersebut dicetak setiap bulan dan semakan telah

dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab dengan menurunkan tandatangan

ringkas. Secara keseluruhannya bil-bil dijelaskan mengikut tempoh yang ditetapkan iaitu

14 hari dari tarikh diterima oleh Bahagian Kewangan.

4.4.6 Pengurusan Panjar Wang Runcit

Mengikut Surat Arahan Pentadbiran MQA Bilangan 2/2008 Garis Panduan

Pengendalian Panjar Wang Runcit, perbelanjaan yang dibenarkan dan diluluskan

menggunakan panjar wang runcit adalah seperti berikut:

i) Amaun bayaran secara tunai tidak melebihi daripada RM150.00 untuk setiap

tuntutan bayaran;

ii) Perbelanjaan yang betul-betul mustahak sahaja;

iii) Perbelanjaan tersebut lebih murah dan mudah dibeli secara pembelian kecil dan

lebih pantas;

iv) Perbelanjaan makanan/minuman adalah berdasarkan kepada Borang

Permohonan Tempahan Makanan/Minuman MQA serta syarat-syarat,

pengesahan dan kelulusan yang terpakai ke atasnya; dan

v) Perbelanjaan dan tuntutan adalah berdasarkan kepada pekeliling dan surat

pekeliling yang berkuat kuasa.

Arahan Perbendaharaan 111 hingga 113 pula menetapkan semua pembelian runcit

hendaklah direkodkan dalam buku tunai wang panjar dan wang tersebut disimpan di

tempat yang selamat. Baki wang tunai dalam tangan adalah sama dengan baki yang

ditunjukkan dalam buku tunai panjar.

Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan pengurusan panjar wang runcit yang

dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 29 berikut :-

Page 32: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

32

Jadual 29:

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pengurusan Panjar

Wang Runcit

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 Wang panjar digunakan untuk tujuan pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit kecuali tuntutan perjalanan

/

2 Wang Panjar disimpan di tempat yang selamat (peti wang tunai dan disimpan di dalam kabinet besi berkunci atau peti besi)

/

3 Buku Tunai disediakan X

4 Baki wang tunai di tangan sama dengan Baki di Buku Tunai

X

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

Semakan Audit mendapati MQA telah memperuntukkan panjar wang runcit di lima

bahagian iaitu Bahagian Pentadbiran, Unit Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa,

Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti, Pejabat Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif

(Pentadbiran) dan Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif. Perbelanjaan panjar wang runcit

telah mendapat kelulusan pemegang panjar wang runcit. Baki wang panjar di tangan

adalah betul dan bersamaan dengan baki yang ditunjukkan dalam Penyata

Perbelanjaan Mengikut Objek Lanjut Wang Runcit bagi semua pemegang panjar kecuali

di Bahagian Pentadbiran. Adalah didapati terdapat kekurangan baki wang panjar di

tangan sebanyak RM0.50 di Bahagian Pentadbiran semasa pemeriksaan mengejut

dilakukan.

Selain itu, Buku Tunai Panjar di MQA adalah cetakan komputer. Penemuan Audit

mendapati hanya empat pemegang panjar wang runcit menyelenggarakan Buku Tunai.

Pemegang panjar wang runcit di Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif tidak

menyelenggarakan buku tersebut dan menggunakan borang rekupan sebagai

penyelenggaraan rekod bagi pembayaran yang telah dilakukan. Manakala bagi

penyelenggaraan Buku Tunai Panjar pula, kebanyakan pemegang panjar masih keliru

sama ada Buku Tunai perlu dikemas kini secara berkala atau hanya dikemas kini

apabila rekupan akan dilakukan.

Oleh itu, Audit Dalam ingin menekankan bahawa semua pembayaran melalui panjar

serta penerimaan rekupan ke dalam panjar perlu direkodkan ke dalam Buku Tunai

Panjar pada masa transaksi tersebut berlaku. Buku Tunai Panjar juga perlu ditutup

Page 33: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

33

setiap hujung bulan untuk menentukan baki akhir bagi setiap bulan. Selain itu,

penyelenggaraan rekod yang baik akan dapat memastikan bahawa baki semasa di

dalam Buku Tunai Panjar adalah sama dengan baki tunai di tangan pada sesuatu masa.

Adalah dicadangkan Buku Tunai Wang Panjar Kew. 249 digunakan untuk merekodkan

pembelian runcit pada masa transaksi berlaku supaya kelihatan lebih kemas dan teratur.

4.5 PENGURUSAN AKAUN AMANAH/KUMPULAN WANG AMANAH DAN DEPOSIT

Semakan Audit telah dijalankan terhadap Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang

Amanah untuk menentukan sama ada ianya telah diuruskan mengikut maksud yang

ditetapkan serta diperakaunkan dengan betul dan kemas kini.

Secara keseluruhannya, Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah adalah

di tahap yang memuaskan. Namun Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang

Amanah ini boleh dilakukan penambahbaikan seperti rekod pinjaman dikemaskinikan

mengikut kehendak pekeliling. Di samping itu, surat perwakilan kuasa perlu disediakan

oleh Ketua Pegawai Eksekutif kepada timbalannya untuk meluluskan permohonan

pinjaman kenderaan dan komputer.

4.5.1 Akaun Amanah

Akaun Amanah ditakrifkan sebagai Akaun Amanah yang ditubuhkan di bawah Seksyen

9, Akta Tatacara Kewangan 1957 untuk mengakaunkan caruman wang daripada badan

dan/atau orang perseorangan yang diamanahkan kepada Kerajaan.

Semakan Audit mendapati MQA mempunyai tiga Akaun Amanah yang dinamakan

Tabung Amanah Am; Tabung Amanah Perubatan Pesara dan Tabung Amanah

Pembangunan Modal Insan. Tabung Amanah Am diluluskan penubuhannya melalui

mesyuarat Lembaga LAN Bil.1 Tahun 1999 dan selepas penubuhan MQA pada 1

November 2007, tabung ini diletakkan di bawah MQA. Tujuan Akaun Amanah ini

ditubuhkan adalah untuk membiayai aktiviti MQA yang tidak ditampung dalam

peruntukan belanja mengurus. Tabung Amanah Perubatan Pesara dan Tabung Amanah

Pembangunan Modal Insan pula mula berkuat kuasa pada 1 Januari 2010.

Page 34: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

34

a) Arahan Akaun Amanah

Arahan Perbendaharaan 164 menghendaki Arahan Akaun Amanah perlu disediakan

bagi mengendalikan setiap Akaun Amanah.

Semakan Audit mendapati semua Tabung Amanah iaitu Tabung Amanah Am; Tabung

Amanah Perubatan Pesara dan Tabung Amanah Pembangunan Modal Insan

mempunyai Arahan Akaun Amanah seperti yang telah ditetapkan.

b) Pengurusan Akaun Amanah

Para 4.1 Tatacara Pengurusan Akaun Amanah menghendaki pengendalian dan

pengurusan Akaun Amanah hendaklah tertakluk kepada terma-terma Arahan Akaun

Amanah, Arahan Perbendaharaan, Peraturan-peraturan kewangan lain yang berkaitan

dengannya dan arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari semasa ke

semasa.

Semakan Audit mendapati Tabung Amanah Am, Tabung Amanah Pembangunan Modal

Insan dan Tabung Amanah Perubatan Pesara diuruskan mengikut arahan amanah.

c) Penyata Penyesuaian Bank

Para 4.3(b) Tatacara Pengurusan Akaun Amanah menghendaki Akaun Amanah yang

dibenarkan mempunyai akaun bank sendiri perlu menyediakan Penyata Penyesuaian

Bank untuk dikemukakan bersama sijil pengesahan baki.

Semakan Audit mendapati Tabung Amanah Am, Tabung Amanah Pembangunan Modal

Insan dan Tabung Amanah Perubatan Pesara disimpan di dalam akaun semasa EON

Bank 023 dan dalam bentuk simpanan tetap. Bagi penyata penyesuaian bank,

Bahagian Kewangan ada menyediakan penyata penyesuaian bank dan akaun semasa

tersebut berjumlah RM16.79 juta manakala RM 52.30 juta pula disimpan dalam bentuk

simpanan tetap.

Page 35: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

35

4.5.2 Pengurusan Kumpulan Wang Pinjaman

a) Pinjaman Kenderaan

i) Kelulusan Pinjaman

Perenggan 3.1 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1993 menetapkan kuasa untuk

meluluskan pembiayaan membeli kenderaan kepada pegawai/kakitangan yang

memenuhi semua syarat dan peraturan yang ditetapkan adalah diberi kepada semua

Ketua Setiausaha Kementerian atau semua Pegawai Pengawal yang disenaraikan

dalam Anggaran Belanjawan Tahunan. Jika perlu Pegawai Pengawal bolehlah

mewakilkan kuasa itu secara bertulis kepada seorang Pegawai Kanan dan

Perbendaharaan hendaklah diberitahu mengenai perkara ini.

Semakan Audit terhadap 10 Fail Peribadi peminjam mendapati kelulusan pinjaman

kenderaan telah diperoleh daripada Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)

dan syarat-syarat pinjaman dipatuhi bagi setiap kakitangan MQA yang membuat

pinjaman tersebut. Selain itu, perwakilan kuasa secara bertulis daripada Ketua Pegawai

Eksekutif kepada Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan) ada disediakan

seperti di dalam Memo Penurunan Kuasa Perakaunan dan Kewangan Agensi

Kelayakan Malaysia yang bernombor rujukan MQA 03/01 Jld. (11) dan bertarikh 30 Jun

2009. Pada 2011, perwakilan kuasa yang terbaru di Kertas Cadangan Perwakilan Kuasa

Perakaunan dan Kewangan Agensi Kelayakan Malaysia yang diluluskan pada 24 Ogos

2011 juga ada menyatakan berkenaan penurunan kuasa untuk meluluskan pinjaman

kepada Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan).

ii) Daftar Pinjaman

Perenggan 13.5 Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 Tahun 1993 menetapkan Buku Daftar

Pinjaman Kenderaan mengenai semua pinjaman yang telah diluluskan hendaklah

disediakan dan disimpan oleh Ketua Jabatan dan Buku Daftar berkenaan hendaklah

mengandungi maklumat- maklumat berikut:-

(a) Tarikh Pinjaman Diberikan;

(b) Jumlah Pinjaman;

(c) Tarikh Cek Bayaran Diterima Oleh Pejabat Peminjam Bertugas;

(d) Tarikh Cek Bayaran Diterima Oleh Peminjam;

(e) Nombor Dan Tarikh Baucar Pembayaran Pinjaman Dan Cek;

Page 36: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

36

(f) Tarikh Resit Pembelian;

(g) Tarikh Buku Pendaftaran Dihantar Untuk Dicatat "Hak Milik Dituntut Oleh

Kerajaan";

(h) Jumlah Tempoh Bayaran Balik;

(i) Tarikh Ansuran Pertama Bayaran Balik Pinjaman Dimulakan; Dan

(j) Nama Syarikat Insurans, Nombor Sijil Insurans, Tempoh Insurans Diliputi Bagi

Setiap Tahun, Jumlah Amaun Insurans Dan Tarikh Sijil Insurans Diserahkan.

Semakan Audit mendapati Daftar Pinjaman Kenderaan ada diselenggarakan. Walau

bagaimanapun ianya disediakan mengikut tahun dan tidak memenuhi kehendak

pekeliling.

Daftar Pinjaman Kenderaan adalah merupakan rekod yang dapat memberi gambaran

jumlah peminjam yang masih aktif pada sesuatu masa. Oleh itu, adalah dicadangkan

Daftar Pinjaman Kenderaan ditambah baik dengan memastikan jumlah dan maklumat

peminjam yang terkini dapat dipastikan pada bila-bila masa tanpa di asingkan mengikut

tahun.

iii) Simpanan Dokumen ke Dalam Fail Peribadi

Perenggan 13.6 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1993 menetapkan Salinan

fotostat bagi resit pembelian, Buku Pendaftaran dan Sijil insurans hendaklah disimpan

dalam Fail Peribadi peminjam. Peminjam hendaklah mengemukakan Sijil Insurans tiap-

tiap tahun kepada Ketua Jabatan dan Ketua Jabatan hendaklah menyimpan salinan Sijil

Insurans itu setiap tahun sehingga pinjaman selesai sepenuhnya.

Semakan Audit terhadap 10 sampel Fail Individu peminjam kenderaan mendapati

salinan kad pendaftaran kenderaan dan sijil insurans komprehensif telah dimasukkan

dalam fail Pinjaman Kenderaan di Bahagian Pentadbiran. Semakan Audit selanjutnya

mendapati semua kad pendaftaran kenderaan bagi pinjaman kenderaan telah dicatat

“Hak Milik Dituntut Agensi Kelayakan Malaysia”. Selain itu, kesemua pinjaman telah di

rekod ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan. Walau bagaimanapun tiada salinan

dokumen tersebut disimpan di dalam Fail Peribadi pegawai seperti yang ditetapkan oleh

perenggan 13.6 di atas. Semakan terhadap salinan kad pendaftaran kenderaan dan sijil

Page 37: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

37

insurans komprehensif telah dimasukkan dalam Sampel Fail Individu Peminjam

Kenderaan adalah seperti di Jadual 30 berikut:

Jadual 30:

Semakan Sampel Audit Terhadap Fail Pinjaman, Fail Peribadi dan Buku Rekod

Perkhidmatan

BIL NAMA PEGAWAI

FAIL PINJAMAN DI BAHAGIAN

PENTADBIRAN

FAIL PERIBADI BUKU REKOD

PERKHIDMATAN

1 Mior Ahmad Tisnida / X /

2 Suhaila Abd Aziz / X /

3 Hing Hiang Liang / X /

4 Naziatul Ilyana Ilyas / X /

5 Kherun Suhaila Saharbil / X /

6 Mohd Fitri Othman / X /

7 Mohd Khandani Nasiron / X /

8 Ramli Mohd Sahawari / X /

9 Anita Osman / X /

10 Irwan Ibrahim / X /

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

iv) Bayaran Balik

Perenggan 11.1(i) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1993 menetapkan pinjaman

yang dibayar dalam sesuatu bulan dianggap sebagai diberi pada akhir bulan tersebut

dan pembayaran balik hendaklah dimulai dengan potongan daripada gaji tidak lewat dari

2 bulan berikutnya. Sebagai contoh bagi cek pinjaman yang dikeluarkan pada bulan

Januari potongan hendaklah bermula dari gaji bulan Mac. Potongan daripada gaji akan

dianggap sebagai dibuat dan dimasukkan ke dalam Kumpulan Wang Pinjaman

Kenderaan pada hujung bulan dalam mana potongan ini dibuat.

Semakan Audit terhadap 10 senarai peminjam kenderaan mendapati potongan gaji bagi

pinjaman kenderaan untuk bayaran balik telah dibuat mengikut peraturan yang telah

ditetapkan.

b) Pinjaman Komputer

i) Kelulusan Pinjaman

Perenggan 4.1 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992 menetapkan kuasa untuk

meluluskan pembiayaan komputer kepada anggota perkhidmatan awam yang

memenuhi semua syarat dan peraturan yang ditetapkan dalam Pekeliling ini adalah

Page 38: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

38

diberi kepada semua Ketua Setiausaha Kementerian atau Pegawai Pengawal yang

disenaraikan dalam Anggaran Belanjawan Tahunan. Jika perlu Ketua Setiausaha

Kementerian atau Pegawai Pengawal bolehlah mewakilkan kuasa itu secara bertulis

kepada seorang Pegawai Kanan dan Perbendaharaan hendaklah diberitahu

mengenainya.

Semakan Audit terhadap 10 sampel Fail Peribadi peminjam komputer mendapati

kelulusan pinjaman komputer telah diperoleh daripada Timbalan Ketua Pegawai

Eksekutif (Pengurusan) dan syarat-syarat pinjaman dipatuhi bagi setiap kakitangan

MQA yang membuat pinjaman tersebut. Penurunan kuasa kepada Timbalan Ketua

Pegawai Eksekutif (Pengurusan) telah dilakukan secara bertulis melalui Memo

Penurunan Kuasa Perakaunan dan Kewangan Agensi Kelayakan Malaysia yang

bernombor rujukan MQA 03/01 Jld. (11) dan bertarikh 30 Jun 2009.

ii) Daftar Pinjaman

Perenggan 12.4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992 menetapkan sebuah

buku Daftar Pembiayaan Pembelian Komputer mengenai semua pembiayaan yang telah

diluluskan hendaklah diselenggarakan oleh Ketua Jabatan. Buku itu hendaklah

mengandungi maklumat-maklumat berikut:

(a) Tarikh Pembiayaan Diluluskan;

(b) Jumlah Pembiayaan;

(c) Tarikh Cek Pembiayaan Diterima Di Pejabat Anggota;

(d) Tarikh Cek Pembiayaan Diterima Oleh Anggota;

(e) Nombor Dan Tarikh Baucar Pembayaran Pembiayaan Dan Cek:

(f) Nombor Tarikh Resit Pembelian;

(g) Nombor Dan Tarikh Invois Pembelian;

(h) Jumlah Tempoh Bayaran Balik; Dan

(i) Tarikh Ansuran Pertama Bayaran Balik Pembiayaan Dimulakan.

Semakan Audit mendapati Daftar Pembiayaan Pembelian Komputer ada

diselenggarakan. Walau bagaimanapun ianya disediakan mengikut tahun dan tidak

memenuhi kehendak pekeliling.

Daftar Pembiayaan Pembelian Komputer adalah merupakan rekod yang dapat memberi

gambaran jumlah peminjam yang masih aktif pada sesuatu masa. Oleh itu, adalah

Page 39: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

39

dicadangkan Daftar Pembiayaan Pembelian Komputer ditambah baik dengan

memastikan jumlah dan maklumat peminjam yang terkini dapat dipastikan pada bila-bila

masa tanpa di asingkan mengikut tahun.

iii) Fail Individu Pinjaman Komputer

Perenggan 12.5 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992 menetapkan salinan

fotostat bagi resit pembelian dan invois hendaklah disimpan dalam fail peribadi anggota

yang mendapat pembiayaan. Perenggan 12.6 Pekeliling yang sama menetapkan

pembiayaan ini direkodkan dalam buku perkhidmatan anggota.

Semakan terhadap empat sampel Fail Peribadi peminjam mendapati tiada salinan

fotostat bagi resit pembelian dan invois telah disimpan di dalam Fail Peribadi tetapi

hanya sebut harga/quotation di simpan di dalam fail tersebut. Selain itu, pinjaman

komputer bagi Mohd Nazeer Ibrahim, Irwan Ibrahim dan Norashikin Abd Razak tidak

dicatat di dalam Buku Rekod Perkhidmatan. Semakan terhadap salinan fotostat bagi

resit pembelian dan invois telah disimpan di dalam Sampel Fail Individu Peminjam

Komputer adalah seperti di Jadual 31 berikut:

Jadual 31:

Semakan Sampel Audit Terhadap Fail Pinjaman, Fail Peribadi dan Buku Rekod

Perkhidmatan

BIL NAMA PEGAWAI

FAIL PINJAMAN DI BAHAGIAN

PENTADBIRAN

FAIL PERIBADI BUKU REKOD

PERKHIDMATAN

1 Mohd Nazeer Ibrahim / X X

2 Irwan Ibrahim / X X

3 Mohd Faizal Mohd Nasir / X /

4 Norashikin Abd Razak / X X

Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

iv) Bayaran Balik

Perenggan 11.1(i) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992 menetapkan

pembiayaan yang dibayar dalam sesuatu bulan dianggap sebagai diberi pada akhir

bulan tersebut dan bayaran balik hendaklah dimulai dengan potongan daripada gaji

tidak lewat dari 2 bulan berikutnya. Sebagai contoh bagi cek pembiayaan yang

dikeluarkan pada bulan Januari potongan hendaklah bermula daripada gaji bulan Mac.

Page 40: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

40

Potongan daripada gaji akan dianggap sebagai dibuat dan dimasukkan ke dalam

kumpulan wang pendahuluan komputer pada penghujung bulan dalam mana potongan

ini dibuat.

Semakan Audit terhadap empat rekod potongan gaji bagi pinjaman komputer mendapati

bayaran balik telah dibuat mengikut peraturan yang telah ditetapkan.

c) Pendahuluan Diri

Pendahuluan diri diwujudkan bagi memberi pendahuluan kepada pegawai-pegawai

awam untuk menjalankan sesuatu aktiviti atau sebagai pendahuluan bagi sesuatu

perjalanan. Pendahuluan ini perlu dijelaskan mengikut tempoh yang telah ditetapkan

dalam surat kelulusan.

Semakan terhadap 4 sampel lejar pendahuluan diri mendapati semua pegawai telah

membuat bayaran balik mengikut tempoh yang ditetapkan. Sampel Lejar Pendahuluan

Diri adalah seperti di Jadual 32 berikut:

Jadual 32:

Sampel Semakan Pendahuluan Diri

BIL NAMA JUMLAH (RM)

1 Aklima Kamarudin 45.95

2 Zita Mohd Fahmi 2000.00

3 Mohamad Nazrul Ibrahim 2709.00

4 Mahfiza Mohd Nasir 945.00

d) Pendahuluan Pelbagai

Pendahuluan Pelbagai dikeluarkan bagi memberi pendahuluan kepada pegawai-

pegawai awam untuk menjalankan sesuatu aktiviti atau program dan perlu dijelaskan

mengikut tempoh yang telah ditetapkan dalam surat kelulusan.

Semakan terhadap 4 sampel lejar pendahuluan pelbagai mendapati bayaran balik dibuat

mengikut tempoh yang ditetapkan. Sampel Lejar Pendahuluan Pelbagai adalah seperti

di Jadual 33 berikut:

Page 41: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

41

Jadual 33:

Sampel Semakan Pendahuluan Pelbagai

BIL NAMA JUMLAH (RM)

1 Norhafizah Jusoh 390.90

2 Siti Hajar 2040.00

3 Farhanah Mohamad 2500.00

4 Nadiah Abd Halim 930.00

4.6 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

4.6.1 Pengurusan Aset

Kerajaan telah mengeluarkan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007

mengenai Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang berkuat kuasa mulai 2 Mac

2007 yang bertujuan untuk memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan

Aset Alih Kerajaan. Pekeliling ini menggariskan Ketua Jabatan hendaklah memastikan

pengurusan aset alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan

dengan melaksanakan perkara-perkara berikut :-

a) Pewujudan Unit Pengurusan Aset

b) Pelantikan

Pegawai Aset

Pegawai Menjalankan Pemeliharaan ke atas aset

Lembaga pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset

Jawatankuasa penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset.

c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan. (JKPAK).

d) Memastikan semua aset alih kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah

ditetapkan.

Pengurusan Aset di MQA diuruskan oleh Bahagian Pentadbiran iaitu oleh Pegawai Aset

yang dilantik untuk menguruskan semua aset di MQA kecuali aset berkaitan teknologi

maklumat. Manakala Bahagian Teknologi Maklumat menguruskan aset berkaitan

teknologi maklumat tetapi tidak mempunyai Pegawai Aset yang dilantik.

Sebanyak 509 aset sebagai sampel Audit telah dipilih untuk pengauditan meliputi

Pejabat KPE, Unit Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa, Unit dasar, Unit Audit Dalam,

Bahagian Pentadbiran, Bahagian Kewangan, Bahagian Teknologi Maklumat, Bahagian

Standard Dan Rujukan Kelayakan, Bahagian Koordinasi Dan Jaminan Kualiti, Bahagian

Page 42: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

42

Akreditasi Sains Sosial dan Bahagian Akreditasi Sastera Dan Kemanusiaan Semakan

Audit meliputi perkara berikut:-

i) JKPAK

ii) Penubuhan Unit Pengurusan Aset

iii) Pelantikan Pegawai Aset

iv) Penerimaan Aset

v) Pendaftaran Aset

vi) Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset

vii) Pelupusan Aset

Secara keseluruhannya, pengurusan aset di MQA adalah di tahap memuaskan.

Bagaimanapun masih ada ruang untuk mempertingkatkan dan memperkemaskan rekod-

rekod aset bagi mematuhi peraturan sepenuhnya. Ringkasan pemerhatian Audit adalah

seperti di Jadual 34 berikut :

Page 43: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

43

Jadual 34:

Ringkasan Pemerhatian Audit Terhadap Pengurusan Aset

PENGURUSAN ASET BAHAGIAN

BIL. PERKARA PENTADBIRAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

1. JKPAK / /

2. Penubuhan Unit Pengurusan Aset / TB

3. Pelantikan Pegawai Aset / X

4.

Penerimaan Aset

a) Pegawai Penerima / /

b) Borang Penerimaan Aset Kerajaan KEW.PA-1 diselenggarakan.

/ X

5.

Pendaftaran Aset

a) Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-2 diselenggarakan.

/ (Kebanyakan daftar tidak

diselenggarakan)

/

b) Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5 diselenggarakan.

/ (Kebanyakan daftar tidak

diselenggarakan)

/

c) Senarai Aset di lokasi KEW.PA-7 diselenggarakan.

/ (Kebanyakan daftar tidak

diselenggarakan)

X

d) Pelabelan Aset / (Kebanyakan aset

tidak dilabel) /

6.

Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset

a) Aset yang dibeli digunakan. / /

b) Kerosakan Aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9.

/ /

c) Aset disimpan di tempat yang selamat. / /

d) Aset yang sangat menarik disimpan ditempat yang berasingan.

/ /

e) Pegawai Pemeriksa dilantik secara bertulis.

/ /

f) Pemeriksaan dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali setahun.

X X

g) Pegawai Pemeriksa menyediakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11.

X /

h) KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 dikemukakan kepada KPE.

X X

7.

Pelupusan Aset

a) Pemeriksa Aset dilantik. / X

b) Pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa masih berkuat kuasa semasa

/ X

Page 44: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

44

pemeriksaan

c) Jadual pemeriksa disediakan dengan lengkap

X X

d) Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA17 disediakan dengan dokumen sokongan yang lengkap.

/ /

e) Lembaga pemeriksa mengesyorkan kaedah pelupusan.

/ /

f) Urus setia memohon kelulusan pelupusan daripada KPE.

/ /

Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

a) Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (PP Bil. 5/2007) menyatakan Agensi perlu

menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) bagi membincangkan

segala keputusan berkaitan aset dan inventori dibuat dengan teratur dan berkesan.

Semakan Audit mendapati MQA telah menubuhkan JKPAK pada 15 Januari 2008 dan

melantik Pengerusi dan Ahli Jawatankuasa seperti arahan pekeliling. Jawatankuasa ini

dipengerusikan oleh Ketua Pegawai Eksekutif dan ahlinya adalah di kalangan Pengarah

Bahagian dan Ketua Unit serta pegawai yang berkaitan. Jawatankuasa ini telah

bermesyuarat sebanyak 4 kali pada tahun 2011 dengan membincangkan perkara seperti

di dalam agenda yang ditetapkan. Minit mesyuarat telah disediakan tetapi hasil

mesyuarat tidak dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun.

Maklumat lanjut mengenai mesyuarat yang diadakan adalah seperti di Jadual 35 berikut

:

Jadual 35:

Kekerapan Mesyuarat JKPAK

LAPORAN SUKU TAHUN

2011

BIL. MESYUARAT TARIKH MESYUARAT

Pertama Bil. 1/2011 13 Januari 2011

Kedua Bil. 2/2011 11 April 2011

Ketiga Bil. 3/2011 11 Julai 2011

Keempat Bil. 4/2011 15 Disember 2011

b) Penubuhan Unit Pengurusan Aset

Unit Pengurusan Aset perlu ditubuhkan untuk menguruskan segala urusan berkaitan

aset bermula dari penerimaan sehingga pelupusan sesuatu aset dibuat.

Page 45: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

45

Semakan Audit terhadap carta organisasi MQA mendapati Unit Logistik/Keselamatan di

Bahagian Pentadbiran bertanggungjawab untuk menguruskan semua perkara berkaitan

aset. Unit ini diketuai oleh Penolong Pengarah Gred N41 dan dibantu oleh Pegawai

Eksekutif Kanan Gred N32 serta 2 orang Pembantu Tadbir N17. Bidang tugas jelas

menunjukkan fungsi cawangan ini untuk menguruskan semua perkara berkaitan aset

MQA serta menyelenggarakan laporan berkaitan aset dan inventori.

i. Pelantikan Pegawai Aset

Setiap Agensi perlu melantik seorang Pegawai Aset peringkat Ibu Pejabat dan

bertanggungjawab sebagai Setiausaha JKPAK.

Pihak Audit mendapati MQA telah melantik seorang Penolong Pengarah Gred N41

sebagai Pegawai Aset peringkat jabatan. Pegawai ini juga menjadi Urus Setia kepada

JKPAK. Pelantikan Pegawai Aset telah dibuat oleh Ketua Pegawai Eksekutif pada 27

September 2011 yang sebelum ini telah dibuat oleh Pengarah Pentadbiran. Pelantikan

ini telah menyenaraikan tugas pegawai aset dengan menjelaskan tanggungjawab yang

berkaitan.

Bagaimanapun Pegawai Aset ini hanya bertanggungjawab terhadap aset selain dari

aset berkaitan teknologi maklumat. Pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset

berkaitan teknologi maklumat adalah seorang Pegawai Eksekutif Kanan Gred F32

namun beliau tidak mempunyai kuasa menguruskan aset kerana tidak mempunyai surat

lantikan sebagai Pegawai Aset. Maklumat terperinci seperti di Jadual 36 berikut:

Jadual 36:

Pengurusan Aset Di MQA

PENGURUSAN ASET

BAHAGIAN PENTADBIRAN BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Lantikan Pegawai Aset Tiada Lantikan Pegawai Aset

Mengikut kehendak PP Bil. 5/2007 setiap jabatan hendaklah melantik Pegawai Aset

untuk menguruskan semua aset alih jabatan termasuk harta modal dan inventori

teknologi maklumat meliputi :

Penerimaan;

Pendaftaran;

Page 46: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

46

Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan;

Penyelenggaraan;

Pelupusan; dan

Kehilangan dan Hapus kira.

Adalah dicadangkan Pegawai Aset yang dilantik menguruskan semua aset alih

MQA termasuk harta modal dan inventori teknologi maklumat bagi membolehkan rekod

dan dokumen aset dapat di kemas kini, diseragamkan dan digabungkan supaya ia

menjadi lebih teratur dan tersusun. Pegawai Eksekutif Kanan Gred F32 yang

menguruskan semua aset teknologi maklumat boleh dilantik sebagai Penolong Pegawai

Aset untuk menguruskan semua aset MQA dan tidak terhad kepada aset teknologi

maklumat. Pelantikan 13 Penolong Pegawai Aset pada 27 September 2011 untuk

menguruskan aset di setiap bahagian/unit adalah teratur dan dapat membantu Pegawai

Aset mengawal aset MQA dengan lebih baik. Maklumat lanjut lantikan Penolong

Pegawai Aset adalah seperti di Jadual 37 berikut :

Jadual 37:

Lantikan Penolong Pegawai Aset

BIL. PENOLONG PEGAWAI ASET BERTANGGUNGJAWAB TERHADAP

BAHAGIAN/UNIT

1. Encik Mohd Sabri Mohd Zaki Kewangan

2. Puan Hasniza Abdul Rahman Akreditasi Teknologi Maklumat dan Multimedia

3. Puan Zainon Duriat Koordinasi Jaminan Kualiti

4. Puan Rusmini mohd Sobari Audit Institusi

5. Puan Rohaidah Mat Diah Akreditasi sains Perubatan

6. Puan Mazlina Mohamad Isa Akreditasi Kejuruteraan Dan Alam Bina

7. Puan Maimon Mohd Tahir Pejabat KPE

8. Puan Joana Othman Akreditasi Sains Sosial

9. Encik Mohd Asuwad Asli Akreditasi Sastera Dan Kemanusiaan

10. Puan Norfadzilah Mohd Arif Standard Dan Rujukan Kelayakan

11. Puan Juniadah Othman Pengurusan Sumber Manusia

12. Puan Nor Azlina Hassim Teknologi Maklumat

13. Puan Siti Hajar Abdul Halim Pentadbiran

c) Penerimaan Aset

Pegawai Penerima Aset peringkat Ibu Pejabat bertanggungjawab untuk memastikan

aset yang diterima menepati spesifikasi, kualiti dan kuantiti sebenar.

Semakan Audit mendapati tanggungjawab menerima aset dijalankan oleh Pegawai Aset

untuk aset selain dari aset teknologi maklumat. Bagaimanapun bagi aset berkaitan

Page 47: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

47

teknologi maklumat, Bahagian Teknologi Maklumat yang menerima dan merekodkan

aset berkenaan.

Adalah dicadangkan semua aset MQA diuruskan penerimaannya oleh Pegawai Aset

termasuk aset berkaitan teknologi maklumat bagi membolehkan rekod dan dokumen

aset diselenggarakan dengan kemas kini, di seragam dan digabungkan supaya ia

menjadi lebih teratur dan tersusun bagi mematuhi kehendak peraturan kewangan.

Bagaimanapun Bahagian Teknologi Maklumat masih boleh melaksanakan perolehan

kerana bahagian ini lebih mengetahui mengenai keperluan aset teknologi maklumat di

MQA.

d) Pendaftaran Aset

i. Urusan Pendaftaran - Penyelenggara KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PA-4 dan

KEW.PA-5 Dan Semakan Fizikal Audit

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan menyatakan daftar aset hendaklah di

selenggara di setiap jabatan. Pendaftaran aset hendaklah dibuat dalam tempoh 2

minggu dari tarikh barang diterima dengan menggunakan Daftar Harta Modal (KEW. PA-

2) dan Daftar Inventori (KEW. PA-3). Satu Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) dan

Senarai Daftar Inventori (KEW. PA-5) juga hendaklah diselenggarakan.

Semakan Audit mendapati Daftar Aset telah di selenggara oleh Pegawai Aset untuk aset

selain dari aset berkaitan teknologi maklumat dan Bahagian Teknologi Maklumat

menyelenggarakan rekod untuk aset berkaitan teknologi maklumat. Dari semakan fizikal

sampel Audit terhadap 523 aset yang berada dengan 78 pegawai di Pejabat KPE, Unit

Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa, Unit dasar, Unit Audit Dalam, Bahagian

Pentadbiran, Bahagian Kewangan, Bahagian Teknologi Maklumat, Bahagian Standard

Dan Rujukan Kelayakan, Bahagian Koordinasi Dan Jaminan Kualiti, Bahagian Akreditasi

Sains Sosial dan Bahagian Akreditasi Sastera Dan Kemanusiaan adalah didapati kurang

memuaskan kerana daftar yang di selenggara oleh Pegawai Aset adalah tidak lengkap

dan kemas kini dan kebanyakannya tidak mempunyai rekod pendaftaran. Sila rujuk

Lampiran 1.

Dari 509 sampel aset yang disemak, sebanyak 396 adalah inventori dan 113 adalah

harta modal dan hanya 1 dari 396 inventori yang mempunyai rekod KEW.PA-3 dan

selebihnya sebanyak 395 inventori yang disemak secara fizikal tidak mempunyai rekod.

Page 48: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

48

Hanya 20 dari 396 inventori ini direkodkan dalam KEW.PA-5 Senarai Daftar Inventori

dan selebihnya sebanyak 375 inventori tidak disenaraikan dalam daftar tersebut.

110 dari 113 harta modal yang disemak secara fizikal mempunyai KEW.PA-2 Daftar

Harta Modal dan hanya 3 harta modal yang disemak secara fizikal tidak mempunyai

rekod. Semakan juga mendapati kesemua 113 harta modal ini telah disenaraikan dalam

KEW.PA-4 Senarai Daftar Harta Modal. Maklumat terperinci seperti Jadual 38 berikut:

Jadual 38:

Semakan Rekod Inventori dan Harta Modal

SEMAKAN INVENTORI HARTA MODAL

KEW.PA3 KEW.PA3 KEW.PA3 KEW.PA3 Mempunyai Rekod 1 5 2 4

Tiada Rekod 395 376 110 113

Jumlah 396 396 396 396

Bagaimanapun kesemua KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 tidak mempunyai maklumat

lengkap seperti di Jadual 39 berikut:

Jadual 39:

Maklumat Yang Tidak Lengkap Di Dalam Daftar

NAMA DAFTAR MAKLUMAT YANG TIDAK LENGKAP

KEW. PA-2 i. Tiada maklumat penempatan dan

tandatangan pegawai

KEW. PA-3 i. Tiada tandatangan Ketua Jabatan ii. Tiada tarikh barang diterima

Walau bagaimanapun Bahagian Teknologi Maklumat telah berusaha untuk mengemas

kini rekod KEW.PA-2 Daftar Harta Modal iaitu mengisi maklumat penempatan dan

tandatangan pegawai dengan mengeluarkan surat pada 22 Disember 2011 kepada

semua bahagian/unit untuk mengesahkan penempatan aset.

ii. Senarai Aset Di Lokasi

Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai

Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam 2 salinan yang disimpan oleh Pegawai Aset dan

satu salinan disimpan oleh pegawai bertanggungjawab.

Semakan Audit mendapati dari 78 pegawai yang pilih untuk sampel audit, hanya 58

pegawai yang mempunyai Senarai Daftar Aset di Lokasi KEW. PA-7 . Daftar ini telah di

Page 49: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

49

selenggara dengan lengkap dan kemas kini oleh Pegawai Aset. Bagaimanapun adalah

difahamkan Bahagian Pentadbiran sedang dalam proses mengemas kini Senarai Daftar

Aset di Lokasi KEW. PA-7. Manakala Bahagian Teknologi Maklumat tidak

menyelenggarakan Senarai Daftar Aset di Lokasi KEW. PA-7.

iii. Pelabelan Aset

Setiap aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat dan

emboss bagi menunjukkan tanda Hak Milik Kerajaan dan nama Agensi di tempat yang

sesuai dan mudah dilihat.

Semakan Audit mendapati dari 509 aset yang disemak 318 aset telah dilabel seperti

yang ditetapkan di tempat yang sesuai dan mudah dilihat dan selebihnya sebanyak 191

aset tidak dilabelkan.

e) Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset

i. Penggunaan

Penggunaan aset jabatan hendaklah direkodkan bagi memastikan ia digunakan bagi

tujuan rasmi sahaja dan mendapat kebenaran dari Ketua Jabatan serta rekod keluar

masuk aset.

Semakan Audit mendapati aset yang dibeli telah digunakan. Penggunaan aset telah

direkodkan dan hanya bagi tujuan rasmi sahaja serta mendapat kebenaran Ketua

Jabatan dan ia adalah lengkap dan kemas kini. Jika berlaku kerosakan aset Borang

Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9 telah digunakan dan dimaklumkan kepada Pegawai

Aset atau Bahagian Teknologi Maklumat dan tindakan segera diambil terhadap aduan.

ii. Penyimpanan

Tatacara Pengurusan Aset menyatakan aset hendaklah disimpan di tempat yang

selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab.

Pihak Audit mendapati aset dan item stor MQA disimpan di tempat yang selamat dan

sesuai. Aset dan item stor yang menarik seperti komputer dan peralatan komunikasi

disimpan oleh Bahagian Teknologi Maklumat serta di bawah kawalan pegawai yang

bertanggungjawab.

Page 50: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

50

iii. Pemeriksaan Aset

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menjelaskan sekurang-kurangnya 2

orang Pegawai Pemeriksa perlu dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi memeriksa aset

untuk memastikan kewujudan, keadaan dan prestasi setiap aset yang terdapat di dalam

daftar aset dan inventori. Pemeriksaan aset hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya

sekali setiap tahun.

Semakan Audit mendapati MQA telah melantik Pegawai Pemeriksa untuk menjalankan

pemeriksaan aset pada 14 Julai 2011. Bagaimanapun, pegawai yang dilantik tidak

menjalankan pemeriksaan aset. Ini boleh menyebabkan berlaku kehilangan aset atau

pun aset telah dialihkan ke tempat lain dan tidak dapat dikesan kerana tiada

pemeriksaan aset dijalankan.

f) Pengurusan Pelupusan

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 pelupusan dibuat berdasarkan syor dari

Pegawai Pemeriksa mengikut kaedah yang bersesuaian. Bagi pelupusan aset

mekanikal, teknikal, elektronik dan elektrikal perlu ada Perakuan Pelupusan yang

disediakan oleh Jabatan Kerja Raya atau jabatan yang ada woksyop sendiri dan

kepakaran tertentu. Bagi perkakasan komputer pula hendaklah mempunyai Perakuan

Pelupusan yang disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat.

Semakan Audit mendapati MQA telah melantik tiga Ahli Lembaga Pemeriksa untuk

pelupusan tiga buah kenderaan yang dilaksanakan pada 20 Mei 2011seperti berikut:

i. Mitsubishi Pajero BGR 5445

ii. Proton Wira 1.5 GL WJP 9139

iii. Proton Wira 1.5 GL WJP 9140

Pelupusan telah dibuat berdasarkan syor dari Pegawai Pemeriksa mengikut kaedah

cara lelongan kepada warga MQA dan telah mendapat kelulusan Ketua Pegawai

Eksekutif. Urusan pelupusan telah dilaksanakan mengikut peraturan yang ditetapkan.

g) Kehilangan Dan Hapus Kira

i. Pengurusan Kehilangan

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menjelaskan Pegawai perlu

melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. Ketua Jabatan atau

Page 51: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

51

pegawai yang bertanggungjawab hendaklah membuat laporan polis dalam tempoh 24

jam dari masa kehilangan. Laporan Awal kehilangan hendaklah dikemukakan kepada

Pegawai Pengawal dalam tempoh 2 hari bekerja.

Semakan Audit mendapati terdapat laporan kes kehilangan kereta Proton Perdana 2.0

V6 (A) yang digunakan oleh Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti) pada 7

November 2010 dan segala peraturan kehilangan dan hapus kira telah dilaksanakan

mengikut peraturan.

Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih MQA seramai tiga orang telah dilantik

oleh Ketua Pegawai Eksekutif pada 3 Disember 2010 dengan Unit Logistik dan

Keselamatan menjadi urus setia. Jawatankuasa ini telah menyediakan KEW.PA.28

Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan dengan teratur mengikut peraturan.

Namun semakan Audit tidak mendapati kelulusan untuk hapus kira kenderaan tersebut

dikeluarkan oleh Ketua Pegawai Eksekutif.

4.6.2 Pengurusan Stor

Stor MQA merupakan Stor Utama mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun

2009 dan MQA telah mematuhi Tatacara Pengurusan Stor seperti arahan tersebut. Stor

Utama MQA terbahagi kepada dua Stor Utama iaitu Stor Pentadbiran dan Stor ICT

seperti Jadual 40 berikut :

Jadual 40:

Pengurusan Stor MQA

STOR UTAMA

BIL. STOR PENTADBIRAN STOR ICT

1. Stor Bekalan Stok Tingkat M1 Stor Toner Tingkat M1

2. Stor Bekalan Kertas Tingkat 14A Stor Peralatan ICT Tingkat 14A

Stor Utama Pentadbiran diletakkan di bawah Unit Pengurusan Aset MQA iaitu di bawah

Unit Logistik/Keselamatan di Bahagian Pentadbiran dan telah mematuhi peraturan

manakala Stor Utama ICT terletak di bawah Bahagian Teknologi Maklumat dan bukan di

bawah seliaan Pegawai Aset.

Stor Utama MQA di letakkan di beberapa tempat di tingkat yang berlainan kerana tidak

mempunyai ruang yang mencukupi. Semakan Audit meliputi Stor Utama Pentadbiran

Page 52: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

52

dan Stor Utama ICT di mana beberapa sampel Audit telah dipilih untuk semakan fizikal

dan rekod stok dan merangkumi semakan seperti berikut :

Penerimaan

Merekodkan Stok

Penyimpanan

Pengeluaran

Pemeriksaan

Keselamatan Dan Kebersihan

Secara keseluruhannya, pengurusan stor di Stor Utama Pentadbiran adalah di tahap

yang baik manakala pengurusan stor di Stor Utama ICT adalah kurang memuaskan

kerana tidak menyelenggarakan rekod stor seperti kehendak Tatacara Pengurusan Stor.

Ringkasan pemerhatian Audit adalah seperti di Jadual 41 berikut :

Jadual 41:

Ringkasan pemerhatian Audit Terhadap Pengurusan Stor

STOR UTAMA PENERIMAAN MEREKOD STOK PENYIMPANAN PENGELUARAN PEMERIKSAAN KESELAMATAN

DAN KEBERSIHAN

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

Pentadbiran

/ / / / / / / / / / / X TB / / / / / X / X / /

ICT

X X X / X / / / / X / X X / X X / X X / / / / X

Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

Senarai Semak :

a) Menyelenggara KEW.PS-1 – Borang Terimaan Barang-barang

b) Menyelenggara KEW.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang

c) Menyelenggara KEW.PS-3 – Kad Kawalan Stok

d) Menyelenggara KEW.PS-4 – Kad Petak

e) Menyelenggara KEW.PS-5 – Senarai Daftar Kad Kawalan Stok

f) Mengamalkan konsep 5 ‘S’

g) Menyusun Stok Mengikut Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)

h) Menyimpan Barang-barang Berharga Dan Menarik Di Tempat Yang Selamat

i) Memantau Stok Bertarikh Luput

j) Menyelenggara KEW.PS-9 - Senarai Stok Bertarikh Luput

k) Menyelenggara KEW.PS-10 - Pemesanan Stok / E-IMS

Page 53: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

53

l) Menyelenggara KEW.PS-11 – Permohonan Stok Untuk Pesanan Kepada Stor Unit

(Bahagian/Unit)

m) Hasil Jualan Sisa Stok/Barang Terpakai Dikredit Ke Akaun Hasil MQA

n) Pengiraan Stok Dilaksanakan Apabila Berlaku Tranksaksi Penerimaan Dan Pengeluaran

o) Menyelenggara KEW.PS-14 – Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor

p) Menyelenggara KEW. PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor

q) Pelantikan Pemverifikasi Stor

r) Menyelenggara KEW.PS-17 – Penyata Pelarasan Stok Apabila Berlaku Kekurangan Atau

Berlebihan Stok Semasa Pemeriksaan

s) KEW.PS-17 dikemukakan untuk kelulusan Ketua Pegawai Eksekutif

t) Stor Mempunyai Sistem Kawalan Keselamatan Yang Sesuai

u) Ruang Pejabat Yang Sesuai Bagi Pegawai Stor dan lokasinya Berhampiran Dengan Stor

v) Penyelenggaraan Stor Dan Stok Dilaksanakan Dari Semasa Ke Semasa

w) Stor Di Dalam Keadaan Bersih Dan Teratur

a) Penerimaan Barang-barang Stor

Pegawai Penerima Barang-barang Stor bertanggungjawab untuk memastikan barang

stor yang diterima menepati spesifikasi, kualiti dan kuantiti sebenar.

i. Stor Utama Pentadbiran

Semakan Audit mendapati tanggungjawab pengurusan stor telah dijalankan oleh

Pegawai Penerima Barang-barang Stor MQA Gred N17 untuk Stor Utama Pentadbiran

yang dilantik oleh Ketua Pegawai Eksekutif pada 12 April 2011. Rekod penerimaan

seperti KEW PS-1 dan KEW PS-2 telah diselenggarakan dengan baik dan semua rekod

pengurusan stor seperti KEW PS-3, KEW PS-4, KEW PS-5, KEW PS-8, KEW PS-9 dan

KEW PS-10 juga telah diselenggarakan dengan teratur. Berikut adalah Gambar 2

contoh KEW PS yang diselenggarakan :

Page 54: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

54

Gambar 2

Contoh KEW PS-4, KEW PS-5 dan KEW PS-10 Yang Diselenggarakan

KEW.PS-5 KEW.PS-4

KEW.PS-10 KEW.PS-1

ii. Stor Utama ICT

Manakala untuk Stor Utama ICT, seorang Pembantu Tadbir Gred N17 yang

tanggungjawab menerima barang barang stor yang berkaitan dengan teknologi

maklumat seperti toner, cable network, CD, Keyboard, USB cable dan lain-lain namun

beliau tidak mempunyai surat pelantikan sebagai Pegawai Penerima Barang-barang

Stor.

Rekod penerimaan stor seperti KEW PS-1 dan KEW PS-2 tidak diselenggarakan dan

semua rekod pengurusan stor seperti KEW PS-3, KEW PS-5 juga tidak diselenggarakan

seperti kehendak peraturan kerana tidak memahami peraturan kewangan.

Adalah dicadangkan MQA hanya mempunyai satu Stor Utama yang diletakkan di bawah

tanggungjawab Unit Pengurusan Aset bagi menjalankan dua fungsi berasingan iaitu

Pengurusan Aset dan Pengurusan Stor yang merupakan kehendak Pekeliling

Page 55: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

55

Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009. Maka tidak perlu ada Stor Utama Pentadbiran dan

Stor Utama ICT. Bagi melaksanakan fungsi ini Pegawai Aset yang telah dilantik adalah

memadai tetapi bagi Pengurusan Stor perlu ada dua pegawai melaksanakannya

sebagai mematuhi peraturan maka dicadangkan kedua-dua Pembantu Tadbir dari

Bahagian Pentadbiran dan Teknologi Maklumat yang bertanggungjawab dengan stor

boleh digabungkan untuk melaksanakan fungsi Pengurusan Stor merangkumi barang-

barang stor dan teknologi maklumat.

iii. Barang-barang Stor UHEAA

Pemerhatian Audit mendapati selain dari Bahagian Pentadbiran yang merupakan Pusat

Kos untuk perolehan, Unit Hal Ehwal Antarabangsa(UHEAA) juga adalah Pusat Kos

yang menguruskan perolehan dan penerimaan barang-barang penerbitan dan

percetakan seperti cenderahati MQA, buku-buku, kalendar, buku harian rasmi dan lain-

lain. Barang-barang ini ditempatkan di UHEAA dan selepas pengagihan barulah baki

barang-barang ini diserah kepada Stor Utama Pentadbiran untuk di rekod sebagai stok.

Dua pegawai Gred N48 dan N41 yang bertanggungjawab untuk urusan perolehan ini

namun mereka tidak dilantik sebagai Pegawai Penerima Barang-barang Stor. Mereka

juga tidak menyelenggarakan rekod-rekod penerimaan stok seperti KEW PS-1 dan KEW

PS-2 seperti kehendak peraturan kerana tidak memahami peraturan kewangan.

Manakala UHEAA boleh meneruskan mengurus perolehan bagaimanapun untuk

penerimaan barang-barang stor, Pegawai Penerima Barang-barang Stor yang akan

menguruskan dan menyelenggarakan rekod-rekod yang berkaitan.

b) Merekod Stok

Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kad

yang telah ditetapkan bagi tujuan:-

I. Mengetahui kedudukan stok simpanan;

II. Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat; dan

III. Mengawal paras stok.

Page 56: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

56

i. Penyelenggaraan KEW.PS-3, KEW.PS-4 dan KEW.PS-5 Dan Semakan

Fizikal Di Stor Utama Pentadbiran

Semakan Audit mendapati Stor Utama Pentadbiran telah merekodkan stok dengan

menyelenggarakan rekod Kad Kawalan Stok KEW.PS-3, Kad Petak dan Senarai Daftar

Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 dengan teratur. Ia juga telah menggunakan Sistem E-IMS

untuk merekodkan segala terimaan dan pengeluaran stok.

Pengauditan juga meliputi semakan fizikal yang dilakukan pada 21 Disember 2011 ke

atas 40 sampel stok dibandingkan dengan Senarai Inventori Sistem E-IMS dengan Kad

Petak KEW.PS-4 dan mendapati semua baki adalah betul dan tepat kecuali untuk empat

barang iaitu Folder, Biskut Tin Besar, Gula-gula dan Air Wick Refill Spray yang

mempunyai lebihan stok. Lebihan stok ini berlaku kerana barang-barang ini dipulangkan

balik oleh bahagian selepas pengeluaran dilakukan.

Gambar 3 Gambar 4

Pegawai Audit menyemak stok Keadaan Stok Yang Kemas Dan Teratur Di

Di Stor Utama Pentadbiran Di Stor Utama Pentadbiran

Semakan Audit juga mendapati stok untuk Buku Rekod Perkhidmatan sebanyak 1948

adalah terlalu banyak jika dibandingkan dengan penggunaannya yang sangat rendah

dan stok ini tidak bergerak dalam tempoh 12 bulan. Adalah difahamkan perolehan untuk

stok ini telah tersilap dipesan menyebabkan lebihan stok dan ini adalah suatu

pembaziran. Maklumat terperinci semakan fizikal stok adalah seperti di Jadual 42

berikut :

Page 57: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

57

Jadual 42:

Semakan Fizikal Stok Di Stor Utama Pentadbiran

BIL NO. KAD KAWALAN STOK

KOS SEUNI

T RM

PERIHAL STOK

BAKI STOK DI SISTEM E-IMS

BAKI DI KAD

PETAK

FIZIKAL STOK

LEBIHAN

KURANG

1. F 0050 Folder 80 80 85 5

2. G 0001 Mineral 600ml 380 380 380 -

3. G 0002 0.30 Mineral cup 14 14 14 -

4. G 0003 19.90 Biskut Hi-Fiber 0 0 0 -

5. G 0004 2.30 Gula Pasir 32 32 32 -

6. G 0005 2.50 Susu Pekat F&N 505gm 0 0 0

7. G 0007 36.00 Biskut Tin Besar 3 3 4 1

8. G 0008 27.50 Milo Tin 1.5kg 6 6 6 -

9. G 0009 Nescafe 14 14 14 -

10. G 0011 29.95 Milo Refill 2kg 0 0 0 -

11. G 0016 Gula-gula 1 1 8 7

12. H 0002 Sabun Pencuci Pinggan 17 17 17 -

13. H 0003 15.50 Penyegar Febreeze 8 8 8 -

14. H 0005 29.90 Air Wick Automatik Spray Air Wick (Set)

10 10 10 -

15. H 0006 Air Wick Refill Spray 30 30 31 1

16. E0041 Pisau 109 109 109 -

17. E 0043 Post-it Sederhana 88 88 88 -

18. E 0046 Binder Clip 32mm 47 47 47 -

19. E 0050 4.90 Loytape Dispenser Kecil 3 3 3 -

20. E 0056 Tranparent Tape24mm 321 321 321 -

21. E 0059 Double Side Tape 162 162 162 -

22. E 0063 Paper Tape 48mm 87 87 87 -

23. E 0066 Pengasah Pensil Meja 70 70 70 -

24. E 0069 2.10 Gunting Kertas 79 79 79 -

25. E 0078 Name Badge 311 311 311 -

26. E 0085 Getah Gelung Besar 2 2 2 -

27. E 0086 Tali Lan Yard MQA(Terkawal

300 300 300 -

28. E 0087 ID Card Pocket (Terkawal)

38 38 38 -

29. D 0042 Filem Kamera 400 35 35 35 -

30. D 0043 Kalkulator 15 15 15 -

31. D 0048 DVD-RW(mini) 1 1 1 -

32. E 0005 Pen Signo UNI 153 121 121 121 -

33. B 0031 Buku Akta MQA 2 2 2 -

34. D 0001 Digital Video Cassette (60 min)

45 45 45 -

35. D 0013 Drum Kit Mesin Faks DK 18 Toshiba

18 18 18 -

36. B 0009 Buku COPPA 74 74 74 -

37. B 0022 Buku Rekod Perkhidmatan

1948 1948 1948 -

38. I 0007 Manicure Set 4 4 4 -

39. I 0009 Skaf MQA 326 326 326 -

40. I 0021 Non-Woven Beg MQA GP 46

0 0 0 -

Page 58: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

58

ii. Penyelenggaraan KEW.PS-3, KEW.PS-4 dan KEW.PS-5 Dan Semakan

Fizikal Di Stor Utama ICT

Semakan Audit mendapati Stor Utama ICT tidak merekodkan stok dengan

menyelenggarakan rekod Kad Kawalan Stok KEW.PS-3 dan Senarai Daftar Kad

Kawalan Stok KEW.PS-5 seperti kehendak peraturan tetapi hanya menggunakan Kad

Petak KEW.PS-4. Ia juga telah menggunakan Sistem E-IMS untuk merekodkan segala

terimaan dan pengeluaran stok.

Pengauditan juga meliputi semakan fizikal yang dilakukan pada 21 Disember 2011

terhadap dua Stor ICT bertempat di Tingkat M1 dan Tingkat 14B. Sebanyak 10 sampel

stok bagi setiap stor telah disemak yang dibandingkan dengan Senarai Inventori Sistem

E-IMS dengan Kad Petak KEW.PS-4. Semakan mendapati semua baki adalah betul

kecuali untuk lima barang iaitu Display Card, mouse USB, Black Print Cartridge

Q7516A, Black Print Cartridge Q7553A dan IBM Infoprint 1226 Toner Cartridge yang

mempunyai lebihan baki stok dan satu Mouse USB yang terkurang satu stok. Maklumat

terperinci semakan fizikal stok adalah seperti di Jadual 43 berikut :

Page 59: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

59

Jadual 43:

Semakan Fizikal Stok Di Stor Utama ICT

BIL NO. KAD

KAWALAN STOK

PERIHAL STOK BAKI STOK DI SISTEM

E-IMS

BAKI DI KAD

PETAK

FIZIKAL STOK

LEBIHAN KURANG

1. K0003 Black Print Cartridge Q7516A

10 10 11 1 -

2. K 0005 Black Print Cartridge Q7553A

11 11 12 1 -

3. K 0004 Black Print Cartridge Q4129X

7 7 7 - -

4. K 0008 Black Print Cartridge Q2613A

17 17 17 - -

5. K0010 IBM Infoprint 1226 Toner Cartridge

2 2 3 1 -

6. K 0011 Black Print Cartridge CB400A

3 3 3 - -

7. K 0024(iii) Magenta Toner Cartridge SO50035

9 9 9 - -

8. K 0033 Black Print Cartridge CE505A

6 6 6 - -

9. K 0035 Epson Black Fabric Printer Ribbon SO15531

1 1 2 1 -

10. K 0034 Epson Black Fabric Printer Ribbon SO15586

3 3 3 - -

11. L 0001 Display Card 7 7 9 2 -

12. L 0002 Display Card AGP FX5500

4 4 4 - -

13. L 0003 Mouse USB 7 7 6 - 1

14. L 0004 Keyboard USB 41 41 41 - -

15. l 0005 Keyboard PS2 1 1 1 - -

16. L0007 DVD-R 2 2 2 - -

17. L 0008 CD-RW 34 34 34 - -

18. L 0010 Mini CD-R 10 10 10 - -

19. L 0012 SATA Power Cable 7 7 7 - -

20. L 0023 Hard Disk SATA 3 3 3 - -

Semakan Audit juga mendapati stok untuk Keyboard USB sebanyak 41 unit adalah

terlalu banyak jika dibandingkan dengan penggunaannya yang sangat rendah dan stok

ini tidak bergerak dalam tempoh 12 bulan dan tarikh terakhir digunakan adalah pada 18

Januari 2011. Adalah difahamkan perolehan untuk stok ini telah tersilap dipesan

menyebabkan lebihan stok dan ini adalah suatu pembaziran.

Page 60: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

60

Gambar 5 Gambar 6

Pegawai Audit menyemak stok Keadaan Stok Yang Kemas Dan Teratur

Di Stor Utama ICT Di Stor Utama ICT

c) Penyimpanan

Stor hendaklah mengamalkan konsep 5 ‘S’ supaya stok tidak mudah rosak, senang

dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.

i. Simpanan Stok

Semakan Audit mendapati kedua-dua Stor Utama Pentadbiran dan ICT telah

mengamalkan konsep 5 ‘S’ dan telah menyusun stok mengikut Masuk-Dahulu-Keluar-

Dahulu (MDKD) serta telah menyimpan barang-barang berharga dan menarik di tempat

yang selamat. Pegawai Stor yang terlibat telah juga memantau stok bertarikh luput

seperti stok-stok makanan, toner dan cartridge yang merupakan stok cepat luput.

Stor Utama Pentadbiran telah menyelenggarakan Senarai Stok Bertarikh Luput

KEW.PS-9 bagi merekodkan kuantiti stok bertarikh luput dalam bulan yang sama namun

Stor Utama ICT tidak menyelenggarakan Senarai Stok Bertarikh Luput KEW.PS-9

seperti kehendak peraturan tetapi memantau dengan cara simpanan rekod dalam

sistem E-IMS.

d) Pengeluaran

Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau

pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan. Pengeluaran stok perlu

mengikut sistem MDKD dengan memastikan stok yang diterima dahulu dikeluarkan

dahulu. Sistem pengeluaran yang cekap dan teratur dapat mengelakkan perkara

berikut:-

Page 61: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

61

I. Pengeluaran tanpa kebenaran;

II. Pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yang dipesan; dan

III. Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan.

i. Pemesanan Stok

Semakan Audit mendapati kedua-dua Stor Utama Pentadbiran dan ICT menggunakan

Sistem E-IMS untuk penerimaan dan pengeluaran barang-barang stor. Pada masa

yang sama Stor Utama Pentadbiran telah menyelenggarakan Borang Pesanan

Pengeluaran Stok KEW.PS-10 sebagai simpanan rekod namun Stor Utama ICT tidak

menyelenggarakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok KEW.PS-10 seperti kehendak

peraturan tetapi hanya bergantung kepada rekod di Sistem E-IMS.

ii. Permohonan Stok

Semakan Audit mendapati semua pesanan kepada Stor Unit di setiap Bahagian/Unit

dilakukan dengan menggunakan Borang Permohonan Inventori (Mini Stor) sebagai

kawalan pengeluaran stok. Permohonan stok tidak menggunakan Borang Permohonan

Stok KEW.PS-11 seperti kehendak peraturan. Contoh borang adalah seperti di

Lampiran 2.

iii. Jualan Barang Terpakai

Barang Terpakai yang mempunyai nilai jualan seperti toner dan cartridge hendaklah

dijual setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan. Penjualan barang terpakai yang

beratnya kurang daripada 1000kg boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana

syarikat berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang membeli barang-

barang lusuh. Hasil jualan perlu dikreditkan ke Akaun Hasil Jabatan.

Semakan Audit mendapati barang terpakai seperti toner di Stor Utama ICT telah dijual

oleh Bahagian Teknologi Maklumat dengan tidak mendapat kelulusan Ketua Pegawai

Eksekutif. Penjualan toner ini juga tidak dilaksanakan mengikut kehendak peraturan

kewangan. Hasil jualan yang diperoleh sejak tahun 2010 hingga 2011 berjumlah

RM232.00 tidak diserahkan ke Bahagian Kewangan untuk dikreditkan ke Akaun Hasil

MQA tapi sebaliknya dimasukkan ke Tabung BTM untuk di guna sama oleh staf

Bahagian Teknologi Maklumat. Hasil jualan ini juga tidak dilaporkan kepada pihak

Page 62: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

62

pengurusan. Maklumat terperinci jualan barang terpakai toner adalah seperti di Jadual

44 berikut:

Jadual 44:

Jualan Barang Terpakai Toner Oleh Bahagian Teknologi Maklumat

e) Pemeriksaan

Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenal

pasti kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput

tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil. Pemeriksaan

dibahagikan kepada tiga jenis iaitu:-

I. Pengiraan Stok;

II. Pemeriksaan Stok; dan

III. Verifikasi Stor

i. Pengiraan Stok

Semakan Audit mendapati kedua-dua Stor Utama Pentadbiran dan ICT telah

melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran

seperti kehendak peraturan.

ii. Pemeriksaan Stok

Pemeriksaan stok hendaklah dilaksanakan sekali setahun ke atas semua stok secara

100% mulai 1 Oktober tahun semasa. Pegawai Pemeriksa perlu dilantik oleh Ketua

Jabatan untuk melaksanakan pemeriksaan.

Semakan Audit mendapati lapan Pegawai Pemeriksa telah dilantik oleh Ketua Pegawai

Eksekutif pada 14 Julai 2011 untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan

inventori milik Agensi Kelayakan Malaysia termasuk barang stor. Nama pegawai yang

dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa adalah seperti di Jadual 45 berikut:

BIL. TARIKH JUALAN TONER

(RM)

KEMASUKAN DALAM TABUNG BTM

(RM)

1. 4 Januari 2010 72.00 72.00

2. 13 Ogos 2010 60.00 60.00

3. 12 Januari 2011 40.00 40.00

4. 22 Jun 2011 60.00 60.00

Jumlah 232.00 232.00

Page 63: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

63

Jadual 45:

Lantikan Pegawai Pemeriksa

BIL. PEGAWAI PEMERIKSA

1. Puan Rohaidah Mat Diah

2. Encik Ahmad Farid Ibrahim

3. Puan Farhanah Mohamad

4. Puan Siti Hajar Abdul Halim

5. Puan Norhasnida Mohd Yunus

6. Encik Mustaffa Kamarul Zaman

7. Puan Siti Solehah Adnan

8. Puan Hanis Azeana Halim

Pegawai Pemeriksa yang dilantik ini telah menjalankan pemeriksaan stok di Stor Utama

Pentadbiran pada 26 September hingga 30 September 2011 dan KEW.PS-14 telah

diselenggarakan. Bagaimanapun pemeriksaan tidak dilaksanakan di Stor Utama ICT

seperti kehendak peraturan.

iii. Verifikasi Stor

Verifikasi Stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai

Pemeriksa sekurang-kurangnya satu tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember.

Pemverifikasi Stor perlu dilantik berdasarkan jawatan oleh Ketua Jabatan untuk

melaksanakan verifikasi tempoh pelantikan tidak melebihi dua tahun.

Semakan Audit mendapati lapan Pemverifikasi Stor telah dilantik oleh Ketua Pegawai

Eksekutif pada 11 Oktober 2011 dan verifikasi stok di Stor Utama Pentadbiran telah

dilaksanakan pada 14 November hingga 18 November 2011 dan KEW.PS-15 telah

diselenggarakan. Bagaimanapun verifikasi stok di Stor Utama ICT tidak dilaksanakan

seperti kehendak peraturan. Nama pegawai yang dilantik sebagai Pemverifikasi Stor

adalah seperti di Jadual 46 berikut:

Jadual 46:

Lantikan Pemverifikasi Stor

BIL. PEGAWAI PEMERIKSA

1. Encik Mohd Syafiq Mohd Nezar

2. Encik Mohd Farid Adnan

3. Puan Nor Fazilah Omar

4. Puan Norfadzilah Mohd Arif

5. Puan Rusmini Mohd Sobari

6. Puan Mazlina Mohamad Isa

7. Puan Maimon Tahir

8. Encik Mohd Sabri Mohd Zaki

Page 64: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

64

iv. Pelarasan Stok

Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok apabila terdapat stok

berlebihan atau berkurangan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan,

pemeriksaan dan verifikasi stor dilakukan dengan menggunakan Penyata Pelarasan

Stok KEW.PS-17. KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua Jabatan.

Semakan Audit mendapati hasil penemuan pemeriksaan stok di Stor Utama Pentadbiran

pada 26 September hingga 30 September 2011 mendapati terdapat 81 item stok telah

terlebih daripada jumlah pada rekod Kad Petak KEW.PS-4 dan 18 item stok telah

terkurang daripada jumlah pada rekod Kad Petak KEW.PS-4. Pelarasan Stok ke atas

kelebihan dan kekurangan item stok telah dilakukan dengan penyediaan Penyata

Pelarasan Stok KEW.PS-17.

Memandangkan pemeriksaan stok tidak dilakukan oleh Pegawai Pemeriksa di Stor

Utama ICT, tidak dapat dipastikan sama ada terdapat kelebihan dan kekurangan item

stok. Bagaimanapun semakan fizikal Audit terhadap beberapa item stok pada 21

Disember 2011 mendapati terdapat 4 item stok yang terlebih dan terkurang daripada

jumlah pada rekod Kad Petak KEW.PS-4 namun Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17

tidak diselenggarakan.

f) Keselamatan Dan Kebersihan

Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa diberi perhatian oleh Ketua

Jabatan dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan. Stor hendaklah mempunyai

sistem kawalan keselamatan yang sesuai, mencukupi dan berkesan bagi memastikan

keselamatan stor dan stok terpelihara.

Semakan Audit mendapati kedua-dua Stor Utama Pentadbiran dan ICT mempunyai

Sistem Kawalan Keselamatan di mana hanya orang diberi kelulusan boleh keluar masuk

stor dengan iringan Pegawai Stor dan stor tersebut sentiasa berkunci.

Ruang pejabat bagi Pegawai Stor untuk Stor Utama ICT adalah berhampiran dengan

stor bagaimanapun ruang pejabat bagi Pegawai Stor untuk Stor Utama Pentadbiran

terletak di tingkat yang berbeza dan tidak mematuhi peraturan.

Penyelenggaraan Stor dan stok telah dilaksanakan dari semasa ke semasa dan kedua-

dua Stor Utama Pentadbiran dan ICT adalah di dalam keadaan yang bersih dan teratur.

Page 65: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

65

Bagaimanapun Stor Utama ICT di tingkat 14A ditempatkan peralatan ICT yang diguna

sama di almari yang berasingan. Peralatan ICT ini tidak boleh disimpan di stor ini ia

tidak mematuhi peraturan.

4.6.3 Pengurusan Kenderaan

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menyatakan fail sejarah, buku log,

penggunaan minyak dan rekod penyenggaraan setiap kenderaan jabatan perlu di

selenggara dengan lengkap dan kemas kini. Seorang Pegawai Pengangkutan perlu

dilantik untuk menyelenggarakan semua urusan berkaitan.

Semakan Audit terhadap tujuh sampel daripada 15 kenderaan jabatan mendapati

secara keseluruhannya penyelenggaraan rekod fail sejarah, buku log, penggunaan

minyak, penggunaan Kad Touch N Go dan rekod penyenggaraan setiap kenderaan

adalah di tahap baik kerana telah mematuhi peraturan kewangan. Semakan Audit

terhadap pengurusan kenderaan mendapati perkara berikut:-

a) Pegawai Pengangkutan

Pekeliling menyatakan Pegawai Pengangkutan perlu dilantik bagi setiap jabatan untuk

menyelenggarakan semua urusan pengangkutan.

Semakan Audit mendapati MQA telah melantik seorang Pegawai Pengangkutan bagi

menguruskan 15 buah kenderaan termasuk 4 buah kenderaan untuk pegawai JUSA dan

sebuah bas mini. Surat pelantikan Pegawai Pengangkutan telah dikeluarkan pada 12

April 2011 berserta senarai tugas yang jelas menyatakan tanggungjawab yang

berkaitan.

Bagi tujuan penyelenggaraan Buku Log, Pegawai Pengangkutan hanya

menyelenggarakan 10 buah Buku Log iaitu tidak termasuk untuk 4 buah kenderaan

JUSA dan sebuah kenderaan BLA 707, Nissan Serena 2.0 yang terletak di bawah

penyeliaan Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif. Bagaimanapun untuk penyelenggaraan

rekod fail sejarah dan penyenggaraan kenderaan kesemua 15 kenderaan diuruskan

oleh Pegawai Pengangkutan.

Page 66: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

66

b) Kelulusan Menggunakan Kenderaan

Penggunaan kenderaan jabatan oleh setiap pegawai hendaklah mendapat kelulusan

Pegawai Pengangkutan.

Semakan Audit mendapati MQA menggunakan Sistem Tempahan Pemandu (SISTEP)

untuk memudahkan pegawai membuat tempahan kenderaan rasmi dan disemak untuk

kelulusan Pegawai Pengangkutan kecuali kenderaan di bawah penyeliaan Pejabat

Ketua Pegawai Eksekutif. Semakan terhadap ruang di buku log mendapati semua

penggunaan kenderaan telah mendapat kelulusan.

c) Fail Sejarah Kenderaan

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menjelaskan Fail Sejarah yang

mengandungi segala butiran hendaklah disediakan bagi setiap kenderaan.

Semakan Audit mendapati MQA telah menyediakan Fail Sejarah bagi setiap kenderaan

dengan mengandungi segala butiran yang berkaitan seperti geran, rekod pembaharuan

cukai jalan dan penyenggaraan kenderaan yang lengkap dan kemas kini.

d) Buku Log Kenderaan

Buku Log bagi setiap kenderaan hendaklah disediakan bertujuan untuk merekodkan

butir dan maksud perjalanan seperti nama pengguna, tarikh dan jarak perjalanan. Buku

Log hendaklah disemak dan ditandatangani oleh Pegawai Pengangkutan atau pegawai

yang diberi kuasa pada hari akhir tiap-tiap satu minggu dan pengesahan buku log oleh

Pegawai Pengangkutan setiap bulan dilaksanakan.

Semakan Audit terhadap tujuh sampel buah Buku Log Kenderaan mendapati secara

keseluruhannya penyelenggaraan Buku Log Kenderaan adalah di tahap yang baik

kerana telah mematuhi peraturan dan prosedur kewangan sepenuhnya. Ringkasan

pemerhatian Audit adalah seperti di Jadual 47 berikut :

Page 67: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

67

Jadual 47:

Penyelenggaraan Buku Log Kenderaan MQA

BIL NOMBOR

KENDERAAN JENIS

KENDERAAN a b c d e f g h i j k

1. BLG 656 Proton Exora / / TB / / / / / / / /

2. BLG 676 Toyota Vios / / TB / / / / / / / /

3. BFD 8243 Mercedes Benz

/ / / / / / / / / / /

4. BLG 646 Nissan Serena 2.0A

/ / TB / / / / / / / /

5. BKH 9009 Proton Waja 1.6A

/ / / / / / / / / / /

6. BGR 5446 Nissan Serena 2.0A

/ / / / / / / / / / /

7. BLA 707 Nissan Serena 2.0A

/ / TB / / / / / / / /

Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

Senarai Semak :

a) Butir-butir Kenderaan Diisi Dengan Lengkap

b) Jadual Penyenggaraan, Pembaikan Dan Penggantian Diisi

c) Rekod Tayar / Bateri Kenderaan Diisi

d) Salinan Asal Yang Diisi Lengkap Dikoyak Dan Disimpan Dalam Fail Sejarah Kenderaan

e) Semakan Buku Log pada akhir tiap-tiap satu minggu Dilaksanakan

f) Pengesahan Buku Log Oleh Pegawai Pengangkutan setiap bulan Dilaksanakan

g) Kelulusan Menggunakan Kenderaan Diberi

h) Pembelian Minyak Dicatat Dalam Buku Log

i) Cerakinan Penggunaan Bahan Api dan Kiraan Kilometer Diisi

j) Cerakinan Penggunaan Bahan Api Dikira Dengan Betul

k) Catatan perjalanan Dimulakan Di Muka Baru

Semakan Audit terhadap tujuh buah Buku Log Kenderaan mendapati kesemua Buku

Log telah diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini. Butir-butir kenderaan telah

diisi dengan lengkap dan semakan pada hari akhir tiap-tiap satu minggu seperti arahan

pekeliling telah dilaksanakan. Cerakinan Penggunaan Bahan Api dan kiraan kilometer

telah diisi dengan betul dan catatan perjalanan bagi sesuatu bulan telah dimulakan di

muka yang baru untuk memudahkan pemantauan dan pengiraan penggunaan minyak

dan jarak perjalanan.

Page 68: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

68

e) Kenderaan Khas Pegawai

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996 berkenaan Peruntukan Kereta

Rasmi bagi Para Hakim, Ketua Setiausaha Negara dan Pegawai-Pegawai Perkhidmatan

Awam Kumpulan Pengurusan Tertinggi Gred Utama/ Khas C dan Ke Atas Atau Yang

Setaraf (JUSA) menjelaskan peruntukan minyak petrol hendaklah diluluskan oleh Ketua

Jabatan secara bertulis mengikut perkiraan yang telah ditetapkan.

Semakan Audit mendapati Ketua Setiausaha Kementerian Pengajian Tinggi telah

meluluskan had penggunaan minyak bagi Ketua Pegawai Eksekutif MQA manakala

kelulusan bagi Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti), Timbalan Ketua

Pegawai Eksekutif (Pengurusan) dan Pengarah Bahagian Standard telah mendapat

kelulusan Ketua Pegawai Eksekutif pada 19 Jun 2009. Bagaimanapun kelulusan baru

perlu disediakan kerana terdapat perubahan kadar minyak dan tempat tinggal kedua-

dua Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif.

f) Kawalan Penggunaan Kad Inden

Penggunaan Kad Inden bagi pembelian minyak perlu dilaksanakan mengikut Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1999 bagi memastikan minyak yang digunakan adalah

betul dan bagi tujuan rasmi sahaja.

Semakan Audit terhadap Kawalan Kad Inden mendapati secara keseluruhannya

pengurusan Kad Inden adalah memuaskan. Bagaimanapun masih terdapat ruang untuk

pembetulan dan penambahbaikan di dalam pengurusan penggunaan Kad Inden supaya

pelaksanaan Kad Inden dapat memberi kemudahan dan faedah yang optimum kepada

setiap pengguna. Ringkasan pemerhatian Audit adalah seperti di Jadual 48 berikut :

Page 69: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

69

Jadual 48:

Kawalan Kad Inden

BIL. KAWALAN PENGGUNAAN KAD INDEN PEMATUHAN

1. Pegawai Kanan Jusa C dan ke atas menggunakan Kad A. /

2. Pegawai Kenderaan menggunakan Kad Induk/Fleet Manager. /

3. Pemandu Kenderaan menggunakan Kad C bersama Kad kenderaan. X

4. Kad Inden untuk kenderaan guna sama disimpan oleh Pegawai Kenderaan.

X

5. Jabatan menentukan had amaun minyak yang boleh diisi. /

6. Kad inden terhad penggunaannya untuk membeli minyak petrol atau diesel sahaja.

/

7. Penyata pembelian minyak disahkan dan ditandatangani sebelum mengemukakan untuk bayaran.

/

8. Pegawai Kenderaan menyediakan Daftar Rekod Pergerakan Kad Inden pemandu guna sama.

X

Semakan Audit terhadap Kawalan Penggunaan Kad Inden mendapati MQA

membekalkan Kad A bagi kenderaan guna sama yang sepatutnya menggunakan Kad C

bagi pembelian minyak. Bagaimanapun atas nasihat Audit Dalam, Pegawai

Pengangkutan telah berusaha membuat perubahan dengan mengeluarkan surat

permohonan pada 3 Januari 2012 kepada Petronas Dagangan Berhad untuk

memperbaharui jenis kad minyak daripada Kad A kepada Kad C dan penerimaan Kad C

adalah dalam proses.

MQA telah melaksanakan kaedah 1 Kad Inden Minyak untuk 1 kenderaan dan seorang

pemandu sahaja. Pegawai Pengangkutan menjalankan semakan ke atas penyata

pembelian yang diterima sebelum dihantar ke Bahagian Kewangan untuk pembayaran.

Selain itu adalah diperhatikan Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak tidak

diselenggarakan seperti arahan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 1999 bagi

memastikan minyak yang digunakan adalah betul dan bagi tujuan rasmi sahaja. Kad

Inden Minyak hendaklah disimpan oleh Pegawai Pengangkutan setiap masa melainkan

ada keperluan mengisi minyak. Walau bagaimanapun penyelenggaraan Buku Rekod

Pergerakan Kad Inden Minyak bagi kenderaan BLA 707, Nissan Serena 2.0 di bawah

penyeliaan Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif adalah di tahap yang sangat baik kerana

mematuhi peraturan dan prosedur kewangan sepenuhnya. Ringkasan pemerhatian

terhadap pengurusan Daftar Kad Inden Minyak adalah seperti di Jadual 49 berikut:

Page 70: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

70

Jadual 49:

Pengurusan Daftar Kad Inden Minyak

BIL NOMBOR

KAD NOMBOR

KENDERAAN JENIS

KENDERAAN a b c d e f g h i

1. 3930315988 BLG 656 Proton Exora X X X X X X X X X

2. 2573754770 BLG 676 Toyota Vios X X X X X X X X X

3. 1230320354 BFD 8243 Mercedes Benz

X X X X X X X X X

4. 0782121882 BLG 646 Nissan Serena 2.0A

X X X X X X X X X

5. 1790503340 BKH 9009 Proton Waja 1.6A

X X X X X X X X X

6. 0089295532 BGR 5446 Nissan Serena 2.0A

X X X X X X X X X

7. BLA 707 Nissan Serena 2.0A

/ / / / / / / / /

Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

Senarai Semak :

a) Tarikh Kad Diambil Diisi

b) Tandatangan Kad Diambil Dicatat

c) Nama Pegawai Semasa Kad Diambil Dicatat

d) Tandatangan Pegawai Yang Memberi Kad Dicatat

e) Tarikh Kad Dipulangkan Dicatat

f) Nama Penerima Kad Dicatat

g) Tandatangan Penerima Kad Dicatat

h) Pembelian Minyak untuk Liter Dan RM Dicatat

i) Pengesahan Daftar Rekod Daftar Kad Inden Minyak Setiap Bulan

Semakan Audit mendapati Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak tidak

diselenggarakan untuk semua kenderaan kecuali BLA 707, Nissan Serena 2.0. Butiran

yang lengkap telah diisi seperti tarikh dan tandatangan kad diambil, pegawai yang

memberi kad, tarikh kad dikembalikan dan tandatangan penerima semasa kad

dikembalikan serta pembelian minyak. Pengesahan terhadap daftar tersebut juga telah

dilakukan pada setiap bulan bagi mengesahkan pembelian minyak. Daftar Rekod

Pergerakan Kad Inden Minyak yang diselenggarakan oleh Pejabat Ketua Pegawai

Eksekutif adalah seperti di Gambar 7 berikut:

Page 71: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

71

Gambar 7

Daftar Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak yang diselenggarakan oleh Pejabat Ketua

Pegawai Eksekutif

g) Kawalan Kad Elektronik Bagi Pembayaran Tol

Daftar Penggunaan Kad Kad Elektronik Bagi Pembayaran Tol (Touch N Go) hendaklah

diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini seperti yang dinyatakan di dalam

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1999 Penggunaan Kad Elektronik Bagi

Pembayaran Tol Untuk Kenderaan Kerajaan. Kad pula hendaklah dipegang oleh

Pegawai Pengangkutan setiap masa melainkan ada keperluan untuk menggunakannya.

Semakan Audit terhadap Kad Touch N Go mendapati secara keseluruhannya

pengurusannya adalah memuaskan. Bagaimanapun masih terdapat ruang untuk

penambahbaikan di dalam pengurusan penggunaan Kad Touch N Go supaya

pelaksanaannya dapat memberi kemudahan dan faedah yang optimum kepada setiap

pengguna. Ringkasan pemerhatian Audit adalah seperti di Jadual 50 berikut :

Page 72: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

72

Jadual 50:

Kawalan Kad Elektronik Bagi Pembayaran Tol

BIL NOMBOR

KAD NOMBOR

KENDERAAN JENIS

KENDERAAN a b c d e f g h

1. 3930315988 BLG 656 Proton Exora / / X X X / X /

2. 2573754770 BLG 676 Toyota Vios / / / X / X / /

3. 1230320354 BFD 8243 Mercedes Benz / / / / / / / /

4. 0782121882 BLG 646 Nissan Serena 2.0A

/ / / X / / / /

5. 1790503340 BKH 9009 Proton Waja 1.6A

/ / / / / / / /

6. 0089295532 BGR 5446 Nissan Serena 2.0A / / / X

X Kebanyakan Tidak Dicatat

X X /

7. 2848316077 BLA 707 Nissan Serena 2.0A

/ / / / / / / /

Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan

Senarai Semak :

a) Maklumat Perjalanan Diisi

b) Masa Kad Diambil Dicatat

c) Nilai Semasa Kad Diambil Dicatat

d) Tandatangan Semasa Kad Diambil Dicatat

e) Tarikh Dan Masa Kad Dipulangkan Dicatat

f) Amaun Bayaran Tol Dicatat

g) Baki Nilai Kad Semasa Dipulangkan Dicatat

h) Pengesahan Daftar Rekod Penggunaan Touch N Go Setiap Bulan

Semakan Audit terhadap penggunaan Kad ‘Touch N Go’ mendapati Daftar Penggunaan

Kad telah diselenggarakan bagi setiap sampel kenderaan seperti di atas mengikut

kehendak peraturan. Bagaimanapun, daftar yang diselenggarakan ada yang tidak

lengkap dengan maklumat seperti berikut:

i. Tandatangan Semasa Kad Diambil;

ii. Tarikh dan Masa Kad Dipulangkan;

iii. Amaun Bayaran Tol Dicatat

iv. Amaun Bayaran Tol; dan

v. Baki Nilai Semasa Kad Dipulangkan.

Semakan pada penyata e-Statement ‘Touch n Go’ mendapati cadangan oleh Jabatan

Audit Negara dalam laporannya pada tahun 2009 supaya setiap nombor siri kad

didaftarkan di dalam e-Statement ‘Touch n Go’ telah dilakukan oleh Pegawai

Page 73: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan

73

Pengangkutan bagi memudahkan pemantauan penggunaan kad bagi sesuatu

perjalanan adalah tepat.

h) Penyenggaraan Aset

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menyatakan senarai aset yang

memerlukan penyenggaraan disediakan dengan lengkap dan kemas kini.

Semakan Audit mendapati Pegawai Pengangkutan telah menyediakan KEW.PA-13

Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan serta menyediakan program

penyenggaraan yang dirancang dengan teratur. KEW.PA-14 Daftar Penyelenggaraan

Harta Modal juga telah diisi setiap kali kenderaan dihantar untuk servis. Pegawai

Pengangkutan juga telah mengesahkan invois dan pesanan kerajaan sebelum dokumen

yang berkaitan dikemukakan untuk proses bayaran.

5.0 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

Secara umumnya, tahap prestasi pengurusan kewangan MQA adalah baik dan

wujudnya sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap Kawalan Pengurusan,

Kawalan Bajet, Kawalan Penerimaan, Kawalan Perbelanjaan, Pengurusan Kumpulan

Wang Amanah, Pengurusan Aset dan Inventori dan Pengurusan Kenderaan.

Bagaimanapun, tahap prestasi tersebut perlu dipertingkatkan lagi terutama dari aspek

pengurusan aset. Rekod aset perlu disediakan dan dikemaskinikan serta dilabelkan

mengikut rekod aset terkini. Verifikasi stok juga perlu dilakukan untuk memastikan

terdapat persamaan rekod aset dan fizikal aset serta syor untuk pelupusan aset jika

perlu. Selain itu, Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut, Buku Tunai Panjar Wang Runcit

dan Daftar Pinjaman perlu diberi perhatian untuk penambah baikkan mengikut

kehendak proses dan peraturan sedia ada.