1 LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR BELAKANG Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) telah ditubuhkan pada 1 November 2007 di bawah Akta Agensi Kelayakan Malaysia 2007 (Akta 679) hasil gabungan Lembaga Akreditasi Negara (LAN) dan Bahagian Jaminan Kualiti, Kementerian Pengajian Tinggi. Sebagai badan jaminan kualiti, MQA berperanan sebagai badan tunggal yang menyelia dan menyelaras jaminan kualiti dan akreditasi program dan institusi pendidikan tinggi negara serta melaksanakan Kerangka Kelayakan Malaysia (MQF) sebagai landasan sistem jaminan kualiti pengajian tinggi dan rujukan kriteria dan standard kelayakan kebangsaan. 2.0 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dilaksanakan untuk membuat rumusan mengenai tahap pengurusan kewangan MQA dengan menentukan sama ada: wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan; wujudnya sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap pugutan hasil, perbelanjaan, bajet, amanah, aset serta inventori; pengurusan kewangan dibuat mengikut undang-undang dan peraturan yang ditetapkan; dan rekod-rekod yang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. 3.0 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN Pengauditan dijalankan di Pejabat MQA dan merangkumi enam elemen utama iaitu Kawalan Pengurusan, Kawalan Bajet, Kawalan Terimaan, Kawalan Perbelanjaan, Pengurusan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah dan Pengurusan Aset dan Inventori serta Pengurusan Kenderaan. Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod dan dokumen kewangan bagi tahun 2011 serta semakan terhadap Akta MQA, peraturan kewangan MQA, minit mesyuarat dan lain-lain rekod yang berkaitan. Di samping itu, perbincangan dan temu bual juga diadakan dengan pegawai MQA yang berkaitan untuk perakuan pengesahan maklumat yang diperoleh daripada proses semakan yang telah dijalankan. Pemeriksaan fizikal juga dijalankan untuk memperkukuhkan ketepatan penemuan Audit.
73
Embed
LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011 1.0 LATAR … Pemerh… · terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi, Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 2011
1.0 LATAR BELAKANG
Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) telah ditubuhkan pada 1 November 2007 di bawah
Akta Agensi Kelayakan Malaysia 2007 (Akta 679) hasil gabungan Lembaga Akreditasi
Negara (LAN) dan Bahagian Jaminan Kualiti, Kementerian Pengajian Tinggi.
Sebagai badan jaminan kualiti, MQA berperanan sebagai badan tunggal yang menyelia
dan menyelaras jaminan kualiti dan akreditasi program dan institusi pendidikan tinggi
negara serta melaksanakan Kerangka Kelayakan Malaysia (MQF) sebagai landasan
sistem jaminan kualiti pengajian tinggi dan rujukan kriteria dan standard kelayakan
kebangsaan.
2.0 OBJEKTIF PENGAUDITAN
Pengauditan ini dilaksanakan untuk membuat rumusan mengenai tahap pengurusan
kewangan MQA dengan menentukan sama ada:
wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan;
wujudnya sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap pugutan hasil,
perbelanjaan, bajet, amanah, aset serta inventori;
pengurusan kewangan dibuat mengikut undang-undang dan peraturan yang
ditetapkan; dan
rekod-rekod yang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.
3.0 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Pengauditan dijalankan di Pejabat MQA dan merangkumi enam elemen utama iaitu
Kawalan Pengurusan, Kawalan Bajet, Kawalan Terimaan, Kawalan Perbelanjaan,
Pengurusan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah dan Pengurusan Aset dan
Inventori serta Pengurusan Kenderaan.
Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod dan dokumen kewangan bagi tahun
2011 serta semakan terhadap Akta MQA, peraturan kewangan MQA, minit mesyuarat
dan lain-lain rekod yang berkaitan. Di samping itu, perbincangan dan temu bual juga
diadakan dengan pegawai MQA yang berkaitan untuk perakuan pengesahan maklumat
yang diperoleh daripada proses semakan yang telah dijalankan. Pemeriksaan fizikal
juga dijalankan untuk memperkukuhkan ketepatan penemuan Audit.
2
4.0 PENEMUAN AUDIT
Secara keseluruhannya pengurusan kewangan MQA adalah di tahap yang baik dan
telah wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan.
Bagaimanapun masih ada ruang untuk mempertingkatkan dan memperkemaskan rekod
dan dokumen yang berkaitan bagi mematuhi peraturan kewangan sepenuhnya.
Pemerhatian Audit adalah seperti berikut:
4.1 KAWALAN PENGURUSAN
Bagi menentukan sama ada struktur pengurusan kewangan yang berkesan telah
diwujudkan di Agensi Kelayakan Malaysia (MQA), semakan Audit telah dijalankan
terhadap empat aspek utama Kawalan Pengurusan iaitu Struktur Organisasi,
Pengurusan Sumber Manusia, Sistem Dan Prosedur dan Jawatankuasa. Hasil semakan
Audit untuk setiap aspek utama di bawah Kawalan Pengurusan mendapati ianya adalah
di tahap yang baik dan berikut adalah penemuan Audit:
4.1.1 Struktur Organisasi
a) Carta Organisasi
Perenggan 1.2(a) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan
Pejabat) menyatakan adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk menyedia
dan mempamerkan carta organisasi peringkat jabatan, bahagian, cawangan dan
seterusnya sehingga ke peringkat struktur organisasi yang lebih rendah mengikut
kesesuaian. Selain itu, carta organisasi tersebut perlu lengkap (meliputi fungsi, hierarki
dan aktiviti) dan sentiasa kemas kini dengan menunjukkan kedudukan perjawatan
semasa selaras dengan ketetapan yang digariskan dalam Pekeliling Kemajuan
Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991.
Semakan Audit terhadap Carta Organisasi MQA di lapan bahagian dan unit iaitu
Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan, Bahagian Akreditasi Kejuruteraan &
Alam Bina, Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat & Multimedia, Bahagian
Pengurusan Sumber Manusia, Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti, Bahagian Audit
Institusi, Unit Hal Ehwal Awam & Antarabangsa dan Bahagian Teknologi Maklumat
mendapati semua perjawatan di dalam carta adalah diluluskan serta menunjukkan
semua bahagian serta unit di dalam pentadbiran MQA. Carta organisasi MQA yang
lengkap dan terkini juga telah dipamerkan di bahagian utama seperti di ruang utama
3
Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif dan Kaunter Perhubungan Pelanggan. Semua carta
organisasi ini juga telah mematuhi empat kriteria semakan Audit yang ditetapkan seperti
di Jadual 1 berikut;-
Jadual 1:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Carta Organisasi
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA
KRITERIA SEMAKAN
1 Carta organisasi disediakan (PKPA 8/1991) /
2 Carta Organisasi lengkap /
3 Carta Organisasi kemas kini /
4 Carta organisasi dipamerkan (perenggan 1.2(a)
Pek.Perkh.5/2007) /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi
Berikut adalah Gambar 1 yang menunjukkan contoh Carta Organisasi di Bahagian/Unit
di MQA.
Gambar 1:
Beberapa Carta Organisasi Yang Terdapat di MQA
Carta Organisasi MQA Carta Organisasi Akreditasi (Kejuruteraan dan Alam Bina)
4
Carta Organisasi Unit Hal Ehwal Awam Carta Organisasi Akreditasi (Sastera dan Kemanusiaan)
b) Penurunan Kuasa
Menurut seksyen 21(2)Akta 679, Ketua Pegawai Eksekutif hendaklah bertanggungjawab
bagi keseluruhan pentadbiran dan pengurusan fungsi dan operasi Agensi. Arahan
Perbendaharaan 11(a) menyatakan dengan jelas kewajipan kewangan dan perakaunan
bagi pegawai yang menjalankan tugas di bawah seseorang Pegawai Pengawal mestilah
dinyatakan secara bertulis.
Semakan Audit mendapati kertas cadangan penurunan kuasa yang terbaru telah
diluluskan oleh Ketua Pegawai Eksekutif pada 24 Ogos 2011 dan semua surat
penurunan kuasa telah ditandatangani oleh Ketua Pegawai Eksekutif dan diberikan atas
nama pegawai yang menyandang jawatan bagi memastikan Ketua Pegawai Eksekutif
menentukan siapa yang bertanggungjawab apabila berlaku sesuatu perkara yang tidak
mengikut peraturan. Jadual 2 berikut menunjukkan semua kriteria semakan Audit
berhubung dengan penurunan kuasa yang telah dipatuhi.
5
Jadual 2:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Penurunan Kuasa
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1
Semua pegawai terlibat dengan pengurusan kewangan diberikan kuasa secara bertulis (hasil, perbelanjaan, perolehan, amanah, dan aset). 9AP 11, AP200.1 dan Akta Kontrak Kerajaan)
/
2 Penurunan kuasa secara khusus diberikan kepada pegawai yang terlibat dalam kutipan dan bayaran (AP 69 dan 101)
/
3 Penurunan kuasa jelas, lengkap dan terkini /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi
c) Pembahagian Tugas
Perenggan 2.11 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan tanggungjawab
Ketua Jabatan membangunkan sumber manusia supaya berpotensi dan berupaya
menyumbangkan kepada kecemerlangan organisasi. Antaranya matlamat ini boleh
dicapai melalui perancangan dan pelaksanaan pusingan kerja mengikut tempoh yang
sesuai dalam pelbagai bidang. Di samping itu, dasar pertukaran pegawai/kakitangan
telah ditetapkan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil.3 Tahun 2004 di mana pertukaran
pegawai/kakitangan perlu dilakukan sekurang-kurangnya tiga tahun tetapi tidak melebihi
lima tahun di suatu jawatan yang di klasifikasi sebagai jawatan sensitif. Antara jawatan
tersebut adalah terlibat secara langsung dengan pelanggan semasa memproses
sesuatu permohonan yang boleh menghasilkan pulangan kewangan dan menjalankan
tugas membuat bayaran kepada/membuat kutipan hasil daripada pelanggan.
Semakan pematuhan berhubung pembahagian/pengasingan tugas adalah seperti di
Jadual 3 berikut:-
Jadual 3:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pembahagian/
Pengasingan Tugas
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Pembahagian/pengasingan tugas dirancang dan dilaksanakan
/
2 Senarai tugas disediakan dengan jelas dan lengkap /
3 Senarai tugas di kemas kini jika berlaku perubahan sistem dan cara kerja
/
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
6
Semakan Audit mendapati pembahagian/pengasingan tugas mengikut gred jawatan dan
kelayakan telah wujud di MQA berdasarkan semakan Fail Meja pegawai-pegawai MQA .
4.1.2 Pengurusan Sumber Manusia
a) Perjawatan
Sehingga Disember 2011, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Kementerian
Kewangan telah meluluskan 352 jawatan iaitu terdiri daripada empat Pegawai
Pengurusan Tertinggi, 166 Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional, 166
Pegawai Kumpulan Sokongan I serta 16 pegawai kumpulan sokongan II. Kedudukan
perjawatan yang diluluskan dan diisi mengikut kumpulan adalah seperti di Jadual 4
berikut:
Jadual 4:
Kedudukan Jawatan Yang Diluluskan/ Diisi Mengikut Kumpulan Sehingga Bulan
Disember 2011
JAWATAN JUMLAH
PERJAWATAN PENYANDANG KEKOSONGAN
Pengurusan Tertinggi 4 4 0
Pengurusan & Profesional 166 137 29
Kumpulan Sokongan I 166 158 8
Kumpulan Sokongan II 15 15 0
JUMLAH 351 314 37
Semakan Audit terhadap senarai perjawatan MQA mendapati terdapat 29 kekosongan
bagi jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional seperti di Jadual 5 berikut:
Jadual 5:
Kekosongan Jawatan Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional
JAWATAN GRED JUMLAH
KEKOSONGAN
Pegawai Tadbir N54 6
Pegawai Tadbir N52 3
Pegawai Teknologi Maklumat F52 1
Pegawai Undang-Undang L44 1
Pegawai Tadbir N48 1
Pegawai Teknologi Maklumat F44 1
Pegawai Tadbir N44 10
Pegawai Teknologi Maklumat F41 1
Pegawai Tadbir N41 5
JUMLAH 29
7
Semakan juga mendapati bagi mengisi kekosongan jawatan Kumpulan Sokongan I dan
Kumpulan Pengurusan dan Profesional, MQA telah mengiklankan kekosongan tersebut
di kementerian, jabatan dan agensi kerajaan yang lain. Pinjaman dari agensi lain seperti
Kementerian Pengajian Tinggi dan Jabatan Perkhidmatan Awam juga telah dilakukan
oleh MQA bagi mengisi kekosongan jawatan terutamanya Gred N48 dan ke atas.
Sehingga bulan Disember 2011, seramai 3 pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi, 6
pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta 2 pegawai Kumpulan Sokongan
telah dipinjamkan ke MQA oleh agensi kerajaan yang lain. MQA telah menetapkan
kriteria bagi pengisian semua jawatan disebabkan peranan MQA untuk menyelia dan
menyelaras jaminan kualiti serta akreditasi program pendidikan tinggi negara
memerlukan pegawai yang berkelayakan.
Adalah dicadangkan MQA berusaha mengisi kekosongan jawatan sedia ada bagi
memantapkan lagi pengurusan peringkat Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan
Kumpulan Sokongan I untuk memastikan program jaminan kualiti dapat dilaksanakan
dengan berkesan secara berterusan.
b) Latihan
Bagi memastikan dasar latihan sumber manusia Sektor Awam dapat dilaksanakan
dengan teratur, kerajaan telah mengeluarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun
2005 (Pelaksanaan Pelan Latihan Sumber Manusia Sektor Awam) dan Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005 (Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam). Antara
lainnya, pekeliling dan surat pekeliling perkhidmatan berkenaan menetapkan
penyediaan dan pelaksanaan rancangan tahunan mengenai latihan serta setiap
pegawai perlu dilatih sekurang-kurangnya tujuh hari dalam setahun. Keperluan latihan
bagi pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan dan akaun juga dinyatakan
melalui Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 di mana Jawatankuasa
Pengurusan Kewangan Dan Akaun perlu meneliti keperluan latihan pegawai dan
kakitangan yang terlibat dalam pengurusan kewangan dan akaun, membuat
perancangan untuk memenuhi keperluan latihan secara berjadual dan berterusan serta
menyimpan rekod pegawai dan kakitangan.
8
Semakan Audit mendapati Bahagian Pengurusan Sumber Manusia ada menyediakan
rancangan tahunan bagi latihan dan menganjurkan kursus untuk meningkatkan tahap
pengetahuan dan kemahiran pegawai dari peringkat atasan hinggalah bawahan.
Bahagian tersebut juga berusaha memenuhi kehendak Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 6 Tahun 2005 untuk memastikan setiap pegawai MQA menghadiri kursus dan
latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun. Antara kursus-kursus yang telah dihadiri
oleh pegawai-pegawai di Bahagian Kewangan sepanjang Tahun 2011 adalah seperti di
Jadual 6:
Jadual 6:
Senarai Latihan Yang Telah Dihadiri Oleh Pegawai Di Bahagian Kewangan
Sepanjang Tahun 2011
BIL KURSUS TARIKH
1 Latihan Asas Perakaunan Kepada Pegawai Bahagian Kewangan
19 Jan 2011
2 Kursus Bimbingan Peperiksaan Bayaran Insentif Tugas Kewangan
09 Mei – 10 Mei 2011
3 Lawatan MQA ke PTPTN 15 Jun 2011
4 Kursus Penyelenggaraan dan Penyesuaian Buku Vot
20 Jun – 22 Jun 2011
5 Latihan Pengurusan Kewangan Untuk Kumpulan Pengurusan dan Profesional
4 Julai – 7 Julai 2011
6 Latihan Dalaman Penambahbaikan Proses Kerja - Bayaran
13 Sep 2011
7 Latihan Dalaman Penambahbaikan Proses Kerja – Bayaran Secara EFT
15 Sep 2011
8 Latihan Dalaman Penambahbaikan Proses Kerja - Terimaan
10 Kursus SAGA – Modul PCB 2010 24 Okt – 25 Okt 2011
Adalah dicadangkan kursus berkaitan kewangan dan perakaunan perlu dipertingkatkan
kerana MQA memerlukan lebih ramai pegawai yang berkemahiran dan mempunyai
pengetahuan dalam bidang kewangan terutama mereka yang terlibat secara langsung
dengan pengurusan kewangan.
9
4.1.3 Sistem Dan Prosedur
a) Manual Prosedur Kerja
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil.8 Tahun 1991 dan perenggan 5.4(a)
dan (c) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan keperluan untuk setiap
agensi Kerajaan menyediakan Manual Prosedur Kerja (MPK) yang komprehensif
sebagai dokumen rujukan di peringkat jabatan. Dokumen ini perlu lengkap, kemas kini
dan sentiasa dikaji semula secara berterusan. Kedudukan pematuhan kepada tiga
kriteria semakan Audit yang ditetapkan adalah seperti di Jadual 7 berikut :-
Jadual 7:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Manual Prosedur Kerja
(MPK)
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA
KRITERIA SEMAKAN
1 MPK disediakan untuk kementerian/ jabatan /
2 MPK adalah lengkap dengan 8 perkara yang ditetapkan
/
3 MPK dikemaskini jika berlaku perubahan /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi
Semakan Audit mendapati MPK ada disediakan di MQA dan telah mematuhi peraturan
dan kriteria yang ditetapkan. Ia juga lengkap dengan lapan perkara yang ditetapkan iaitu
Latar Belakang Jabatan, Objektif Jabatan, Carta Organisasi Jabatan, Fungsi-Fungsi
Utama Jabatan, Aktiviti-Aktiviti Bagi Fungsi-Fungsi Utama, Proses Kerja Bagi Aktiviti-
Aktiviti Utama, Carta Aliran Kerja Aktiviti-Aktiviti Utama dan Senarai Borang-Borang.
b) Fail Meja
Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil. 8 Tahun 1991 dan perenggan 5.4(b) dan
(c) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan keperluan untuk setiap
agensi kerajaan menyediakan Fail Meja yang menjadi dokumen rujukan bagi peringkat
individu/jawatan. Dokumen ini perlu lengkap, kemas kini dan memiliki kesemua 14 ciri-
ciri asas Fail Meja yang ditetapkan. Semakan pematuhan berhubung
penyediaan/penyelenggaraan Fail Meja bagi 24 pegawai-pegawai dari bahagian/unit
iaitu Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan, Bahagian Akreditasi Kejuruteraan
& Alam Bina, Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat & Multimedia, Bahagian
Pengurusan Sumber Manusia, Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti, Bahagian Audit
10
Institusi, Unit Hal Ehwal Awam & Antarabangsa dan Bahagian Teknologi Maklumat di
MQA adalah seperti di Jadual 8 berikut :
Jadual 8:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Fail Meja (FM)
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 FM disediakan /
2 FM lengkap dengan 14 perkara yang ditetapkan X
3 FM dikemas kini jika ada perubahan X
Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi
Semakan Audit telah dijalankan terhadap 24 Fail Meja bagi pegawai-pegawai pelbagai
jawatan di enam bahagian/unit dan mendapati Fail Meja berkenaan telah disediakan.
Adalah didapati 13 Fail Meja telah mematuhi 14 perkara yang ditetapkan dan 5 Fail Meja
yang tidak dilengkapkan dengan Senarai Undang-undang/Peraturan iaitu Unit Hal Ehwal
dan Antarabangsa. Manakala 6 Fail Meja tidak dilengkapkan dengan Senarai
Jawatankuasa Yang Dianggotai iaitu daripada Bahagian Akreditasi (Sastera dan
Kemanusiaan), Bahagian Akreditasi (Teknologi Maklumat Dan Multimedia) dan
Bahagian Akreditasi (Sains Perubatan). Semakan juga mendapati terdapat carta
organisasi yang tidak di kemas kini di dalam Fail Meja iaitu Bahagian Akreditasi (Sastera
dan Kemanusiaan).
c) Pemeriksaan Mengejut
Arahan Perbendaharaan 309 (a) dan 309(b) menyatakan Ketua Jabatan hendaklah
menjalankan pemeriksaan mengejut tidak kurang dari sekali dalam tempoh 6 bulan ke
atas wang tunai, peti besi, bilik kebal atau apa bekas untuk menyimpan wang dan
barang berharga yang lain. Daftar Pemeriksaan Mengejut hendaklah diselenggarakan
bertujuan untuk merekodkan maklumat dan hasil pemeriksaan yang dijalankan.
Semakan Audit mendapati peraturan kewangan yang berkuat kuasa telah dipatuhi
dengan sewajarnya seperti di Jadual 9 berikut. Bahagian Kewangan ada
menyelenggarakan Daftar Pemeriksaan Mengejut yang dijalankan oleh Timbalan Ketua
Pegawai Eksekutif dan turut disertai oleh Penolong Pengarah dan Pegawai Eksekutif
Bahagian Kewangan. Sepanjang 2011, Pemeriksaan Mengejut telah dilaksanakan
sebanyak 3 kali dan direkodkan di dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut. Pemeriksaan
11
Mengejut ini dijalankan terhadap peti besi, wang tunai, setem, panjar wang runcit, stor
serta barang-barang ICT Agensi Kelayakan Malaysia pada 09 Mei 2011, 02 Jun 2011,
dan 21 Sept 2011. Daftar telah ditandatangani oleh pegawai yang menjalankan
pemeriksaan tersebut.
Jadual 9:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pemeriksaan
Mengejut
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1. Di jalankan oleh Ketua Pejabat/Wakil /
2. Pemeriksaan mengejut hendaklah meliputi peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas untuk menyimpan wang, setem atau barang-barang berharga
/
3. Dijalankan mengikut tempoh yang ditetapkan /
4. PM direkodkan dalam daftar pemeriksaan mengejut dengan lengkap
/
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi
Adalah dicadangkan MQA menggunakan Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut AP309(b)-
Kew 309 untuk merekodkan hasil pemeriksaan mengejut supaya kelihatan lebih kemas
dan teratur.
4.1.4 Jawatankuasa
Setiap agensi perlu menubuhkan jawatankuasa yang tertentu bagi membantu Majlis dan
pihak pengurusan mengawal dan memantau pengurusan dengan lebih cekap dan
berkesan. Penubuhan jawatankuasa adalah bergantung pada keperluan sesebuah
organisasi di mana penubuhannya adalah melalui resolusi MQA yang menggariskan
objektif jawatankuasa, tanggungjawab dan keanggotaannya. Semakan Audit terhadap
sebahagian pengurusan jawatankuasa yang ditubuhkan di MQA mendapati perkara
berikut:
a) Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun
Pekeliling Perbendaharaan Bil.10 Tahun 2008 menjelaskan mengenai penubuhan,
peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA)
di setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ); menetapkan format penyediaan laporan JPKA
serta memantapkan keberkesanan JPKA secara menyeluruh bagi mengenal pasti,
menangani dan mengurangkan isu pengurusan kewangan dan akaun.
12
Semakan Audit mendapati JPKA di MQA telah ditubuhkan pada bulan Januari 2008.
Pelantikan Ketua Pegawai Eksekutif sebagai Pengerusi serta Pengarah Bahagian dan
pegawai yang berkaitan sebagai ahli jawatankuasa mematuhi kehendak pekeliling yang
berkaitan. Ringkasan hasil semakan Audit berkaitan JPKA adalah seperti di Jadual 10.
Jadual 10:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pengurusan
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA)
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 JPKA ditubuhkan /
2 Pengerusi/Ahli JPKA dilantik mengikut pekeliling /
3 Bermesyuarat mengikut pekeliling yang berkuat kuasa /
4 Bincang perkara ditetapkan mengikut pekeliling
5 Minit mesyuarat disediakan /
6 Laporan JKPA disediakan dan dikemukakan kepada yang berkenaan mengikut pekeliling berkuat kuasa
/
7 Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat yang lepas
/
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi
Jawatankuasa juga telah bermesyuarat sebanyak empat kali bagi tahun 2011 dan semua
perkara yang perlu dibincangkan dalam mesyuarat JPKA telah dipatuhi sepenuhnya kecuali
berkaitan dengan Pengurusan Aset dan Stor. Ini adalah kerana Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) diadakan selepas selesai Mesyuarat JPKA diadakan.
Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 11 :
13
Jadual 11:
Perkara Utama Yang Ditetapkan Untuk Perbincangan Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
PERKARA YANG DITETAPKAN BAGI
PERBINCANGAN JPKA
MINIT/TARIKH MESYUARAT
BIL 1/2011 BIL 2/2011 BIL 3/2011 BIL 4/2011
13 JANUARI 2011
11 APRIL 2011 11 JULAI 2011 12 OKTOBER 2011
Pengurusan Bajet / / / /
Pengurusan Perakaunan / / / /
Pengurusan Pungutan Dan Tunggakan Hasil
/ / / /
Pengurusan Perolehan / / / /
Pengurusan Aset Dan Stor
X X X X
Penyediaan Dan Pembentangan Penyata Kewangan Serta Laporan Tahunan Oleh Badan-badan Berkanun
/ / / /
Teguran Jabatan Audit Negara Dan Unit Audit Dalam
/ / / /
Latihan / / / /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
b) Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus
Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) telah dipengerusikan oleh YAB Perdana
Menteri yang merangkumi pelaksanaan terma rujukan, amalan terbaik dan usaha-usaha
yang sebelum ini dilaksanakan melalui Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP),
Jawatankuasa Tadbir Urus (JTU) dan Pasukan Petugas Menangani Karenah Birokrasi
(PPMKB). Merujuk kepada Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009, mekanisme
pelaksanaannya adalah melalui penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus
(JKTU) di peringkat persekutuan dan negeri sebagai pengukuhan kepada Jawatankuasa
Keutuhan Pengurusan (JKP) yang telah digerakkan semenjak tahun 1998 bagi
memantapkan keutuhan sistem pengurusan dan pentadbiran, meningkatkan tadbir urus
terbaik dan mengurangkan karenah birokrasi. Arahan ini menetapkan semua Menteri,
Menteri Besar, Ketua Menteri, Ketua Setiausaha Kementerian, Setiausaha Kerajaan
Negeri, Ketua Perkhidmatan, Ketua Jabatan dan Agensi Kerajaan di peringkat
persekutuan dan negeri dikehendaki menubuhkan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus
14
(JKTU) di peringkat kementerian, jabatan, dan agensi serta di peringkat negeri masing-
masing.
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan urusan JKTU yang dilaksanakan di
MQA bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 12 berikut :-
Jadual 12:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pengurusan
Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU)
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN
KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 JKTU ditubuhkan /
2 Pengerusi/Ahli JKTU dilantik mengikut pekeliling/ arahan /
Bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam masa empat bulan dan perlu diadakan dalam bulan Januari, Mei dan September setiap tahun
/
3 JKTU bincang perkara yang ditetapkan mengikut Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009
/
4 Minit mesyuarat JKTU disediakan /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi
Semakan Audit mendapati JKTU telah bermesyuarat sebanyak tiga kali bagi Tahun 2011
dan tujuh perkara yang perlu dibincangkan dalam mesyuarat JKTU telah dipatuhi
sepenuhnya. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 13 berikut:
Jadual 13:
Perkara Utama Yang Ditetapkan Untuk Perbincangan Mesyuarat Jawatankuasa
Keutuhan Tadbir Urus (JKTU)
PERKARA YANG DITETAPKAN BAGI
PERBINCANGAN JKTU
MINIT/TARIKH MESYUARAT
BIL 1/2011 BIL 2/2011 BIL 3/2011
19 APRIL 2011 15 OGOS 2011 15 NOVEMBER 2011
Dasar dan Perundangan / / /
Sistem dan Prosedur Kerja / / /
Nilai-nilai Murni dan Kod Etika / / /
Pengurusan Pelanggan / / /
Kawalan Dalaman / / /
Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan
/ / /
Pengiktirafan dan Penghargaan
/ / /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
15
4.2 KAWALAN BAJET
Agensi perlu menyediakan belanjawan tahunan bagi merancang keperluan serta
mengurus agihan sumber dengan cekap dan berkesan. MQA hanya menerima
peruntukan bagi perbelanjaan mengurus sahaja dan tidak menerima peruntukan
pembangunan. Semakan Audit telah dijalankan terhadap 3 aspek utama kawalan bajet
yang meliputi penyediaan bajet, kelulusan viremen/pindah peruntukan/tambah
peruntukan dan pelaporan. Hasil semakan Audit terhadap setiap aspek kawalan bajet
mendapati ianya adalah di tahap yang baik dan telah disediakan serta diuruskan dengan
teratur. Penemuan Audit mengenai Kawalan Bajet adalah seperti berikut:
4.2.1 Penyediaan Bajet
Bajet merupakan mekanisme perancangan belanjawan yang digunakan untuk mengenal
pasti, mengagih dan menggunakan peruntukan yang diterima untuk melaksanakan
program dan aktiviti. Cadangan bagi setiap butiran belanjawan hendaklah disokong
dengan justifikasi yang jelas, disemak semula dan diluluskan oleh Ketua Jabatan.
Seterusnya dikemukakan kepada Lembaga / pihak berkuasa untuk kelulusan.
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan penyediaan bajet yang dilaksanakan
di MQA bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 14 berikut :
Jadual 14:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Penyediaan Bajet Di
MQA
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Cadangan bajet bagi setiap butiran disokong justifikasi yang jelas daripada semua bahagian/unit.
/
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
Semakan Audit mendapati pada tahun 2011, sejumlah RM29.76 juta peruntukan
perbelanjaan mengurus telah diluluskan dan perbelanjaan sebenar sehingga 15
Disember 2011 adalah RM26.74 juta iaitu sebanyak 90 %. Sejumlah RM2.09 juta telah
dibiayai melalui sumber dalaman MQA.
Kedudukan Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus bagi tahun 2011 sehingga 15
Disember adalah seperti di Jadual 15 berikut:
16
Jadual 15:
Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus
PERKARA
DASAR SEDIA ADA
ONE OFF JUMLAH
RM JUTA RM JUTA RM JUTA PERATUS
Peruntukan Diluluskan 29.26 0.50 29.76 100%
Perbelanjaan Sebenar 26.45 0.29 26.74 90%
Baki 2.81 0.21 3.02 10%
Semakan Audit juga mendapati penyediaan bajet adalah teratur kerana cadangan bajet
yang dibuat disokong dengan justifikasi yang jelas serta mengambil kira perancangan
jangka pendek dan jangka panjang. Cadangan belanjawan telah disemak dan diluluskan
oleh Ketua Pegawai Eksekutif sebelum dikemukakan kepada Kementerian Pengajian
Tinggi.
4.2.2 Kelulusan Viremen / Pindah Peruntukan
Waran pindah peruntukan hendaklah ditandatangani oleh Pengawal Kewangan atau
wakilnya yang diberi kuasa secara bertulis. Semua pindah peruntukan adalah hanya
untuk tahun kewangan berkaitan dan pindah peruntukan perlu dikemas kini dalam Buku
Vot.
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan pengagihan peruntukan yang
dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 16 berikut :
Jadual 16:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pengagihan
Peruntukan
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN
KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Buku Vot manual/elektronik dikemas kini dengan menunjukkan agihan masuk/keluar
/
2 Viremen telah mendapat kelulusan /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
Semakan Audit mendapati semua pindah peruntukan diluluskan oleh Ketua Pegawai
Eksekutif atau wakilnya yang diberi kuasa secara bertulis. Bahagian Kewangan MQA
telah menyediakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus secara bulanan.
17
4.2.3 Pelaporan
Kerajaan memberi keutamaan untuk menguruskan keperluan aliran wang tunai negara
dengan cekap dan berkesan supaya strategi bajet dapat dicapai. Sehubungan dengan
itu, Pegawai Pengawal hendaklah memastikan unjuran anggaran keperluan aliran tunai
agensi masing-masing adalah tepat dan dikemas kini setiap tahun. Laporan ini
hendaklah disahkan oleh Pegawai Pengawal dan dihantar kepada Ketua Setiausaha
Kementerian sebelum 7 hari bulan setiap permulaan suku tahun.
Semakan Audit mendapati MQA telah menghantar Laporan Unjuran Anggaran
Keperluan Aliran Tunai kepada Kementerian setiap suku tahun untuk memohon
menyalurkan geran suku tahun. Laporan tersebut telah dikemukakan dalam tempoh 7
hari bulan setiap permulaan suku tahun kecuali bagi suku tahun pertama iaitu pada 12
hari bulan. Butirannya adalah seperti di Jadual 17 berikut:
Jadual 17:
Tarikh Laporan Unjuran Anggaran Keperluan Aliran Tunai 2011
Dihantar Ke Kementerian
SUKU TAHUN TARIKH SURAT DIHANTAR
KEPADA KEMENTERIAN
Suku Tahun Pertama 12 Jan 2011
Suku Tahun Kedua 6 Apr 2011
Suku Tahun Ketiga & Keempat 7 Jul 2011
4.3 KAWALAN TERIMAAN
Kawalan Terimaan adalah untuk memastikan penerimaan, pungutan, perbankan wang
dan cek dilakukan mengikut peraturan kewangan dan Arahan Perbendaharaan yang
berkaitan. Semakan Audit telah dijalankan terhadap 5 aspek utama kawalan terimaan
iaitu kawalan borang hasil, penerimaan wang, kemasukan pungutan ke bank, kawalan
perakaunan terimaan dan akaun belum terima. Secara keseluruhannya Kawalan
Terimaan MQA adalah di tahap yang baik dan telah diuruskan dengan teratur.
Penemuan Audit mengenai Kawalan Terimaan adalah seperti berikut:
18
4.3.1 Penggunaan Borang Hasil
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan Penggunaan Borang Hasil yang
dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 18 berikut :-
Jadual 18:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Penggunaan Borang
Hasil
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Penyelenggaraan daftar borang hasil /
2 Penyimpanan borang hasil /
3 Semakan terhadap borang hasil yang diterima /
4 Perekodan borang hasil /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
a) Penyelenggaraan Daftar Borang Hasil
Arahan Perbendaharaan 67 menghendaki Daftar Borang Hasil mestilah mengikut bentuk
yang ditetapkan, menunjukkan semua stok Resit Rasmi, lesen dan borang akuan terima
lain yang diterima dan dikeluarkan, jika berkaitan, mestilah disenggarakan oleh tiap-tiap
Pemungut. Tiap-tiap satu catatan keluaran mestilah ditandatangani oleh pegawai yang
kepadanya keluaran itu dibuat atau mengenai keluaran kepada pegawai cawangan
mestilah disokong dengan baucar keluaran yang ditandakan terima.
Semakan Audit mendapati MQA telah menyediakan satu Buku Daftar Borang Hasil yang
diselenggarakan dengan kemas kini dan semua catatan keluaran telah ditandatangani
oleh pegawai yang bertanggungjawab.
Adalah dicadangkan MQA menggunakan Daftar Borang Hasil-Kew 67 untuk
merekodkan stok resit yang diterima dan dikeluarkan supaya kelihatan lebih kemas dan
teratur.
b) Penyimpanan Borang Hasil
Arahan Perbendaharaan 68 menghendaki semua stok lesen dan Resit Rasmi apabila
tidak digunakan hendaklah disimpan di tempat yang berkunci dengan selamat.
Tujuannya adalah untuk mengelak berlakunya penyalahgunaan buku resit.
19
Semakan Audit mendapati MQA menyimpan semua stok resit di dalam peti besi
berkunci. Kunci peti besi tersebut disimpan oleh Pegawai Eksekutif Unit Akaun.
c) Semakan Terhadap Borang Hasil Yang Diterima
Arahan Perbendaharaan 66(a) dan 66(c) menghendaki semua borang hasil yang
diterima disemak dan diperakui betul tentang ketepatan nombor siri di setiap helaian
pertama buku resit dan dikeluarkan mengikut susunan nombor yang betul.
Semakan Audit mendapati semua borang hasil yang diterima oleh MQA telah disemak
oleh Penyelia Pembantu Akaun dan Pembantu Akaun sebelum digunakan dan buku
resit telah dikeluarkan mengikut susunan nombor yang betul.
d) Perekodan Borang Hasil
Arahan Perbendaharaan 80(b) menyatakan adalah menjadi kewajipan bagi pemungut
memastikan bahawa semua akaun adalah betul. Mereka hendaklah menyemak setiap
hari semua catatan yang dibuat dalam buku tunai serta menandatangani secara ringkas
dan mencatat tarikh di tempat setakat mana buku tunai ini disemak. Arahan
Perbendaharaan 72 pula menetapkan bahawa resit mestilah dicatatkan dalam buku
tunai pada masa urusan dibuat dan selewat-lewatnya pada hujung hari yang sama.
Semakan Audit mendapati semua catatan dalam buku tunai telah disemak serta
ditandatangani secara ringkas. Resit juga telah dicatat dalam buku tunai pada hari yang
sama urusan dijalankan.
4.3.2 Penerimaan Wang
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan Penerimaan Wang yang
dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 19 berikut :-
Jadual 19:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Penerimaan Wang
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
BIL. KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Kebenaran/ Kelulusan menerima wang /
2 Notis pemberitahuan kepada orang awam /
3 Penyelengaraan daftar mel /
4 Penerimaan wang dikaunter /
20
a) Kebenaran / Kelulusan Menerima Wang
Mengikut Arahan Perbendaharaan 69, pegawai-pegawai yang menerima wang perlu
mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan sementara Arahan
Perbendaharaan 70 pula menyatakan bahawa penerima wang juga perlu menulis resit
sementara menandatangani resit mestilah pegawai yang berlainan.
Semakan Audit mendapati sebarang penerimaan wang di Kaunter Perkhidmatan MQA
akan terus dimaklumkan kepada Pembantu Akaun untuk urusan penerimaan wang dan
juga pengeluaran resit rasmi. Walau bagaimanapun kebenaran bertulis mengenai
penerimaan wang daripada Ketua Jabatan masih diberikan kepada Pegawai Petugas
Kaunter.
b) Notis Pemberitahuan Kepada Orang Awam
Arahan Perbendaharaan 61 menjelaskan Pegawai Pengawal dan pemungut wang
awam hendaklah menentukan supaya orang awam diberitahu dengan sepenuhnya
bahawa mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar, dan mereka
hendaklah hanya menerima akuan terima yang dikeluarkan pada resit yang bercetak
dan bernombor, atau jika mesin daftar wang digunakan pada resit yang dikeluarkan
olehnya. Notis pemberitahu bagi maksud ini dengan kadar-kadar bayaran yang
dikenakan hendaklah dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.
Semakan Audit mendapati notis sedemikian ada disediakan dan dipamerkan di kaunter
perkhidmatan.
c) Penyelenggaraan Daftar Mel
Arahan Perbendaharaan 71(a) hingga (e) menghendaki satu daftar diselenggarakan
bagi merekodkan terimaan wang dan dokumen atau barang berharga yang diterima
melalui pos atau penghantar. Butiran seperti tarikh terima, nama pengirim, nombor
pendaftaran bungkusan, nombor cek, amaun, resit akuan, tarikh resit, amaun dan
perihal dokumen atau barang tersebut perlu dicatat dalam Daftar Mel.
Pihak Audit mendapati Daftar Mel ada diselenggarakan oleh petugas-petugas Kaunter
Perkhidmatan MQA.
21
d) Penerimaan Wang Di Kaunter
i. Arahan Perbendaharaan 60 dan 72 menghendaki resit rasmi dikeluarkan
sebagai akuan terima wang pada masa urusan dibuat dan direkodkan di buku tunai
pada masa urusan dibuat atau sebelum penghujung hari.
Semakan Audit mendapati Kaunter Perkhidmatan MQA telah mematuhi peraturan
tersebut dengan mengeluarkan resit rasmi melalui sistem SAGA pada masa urusan
dilakukan dan direkodkan dalam buku tunai pada hari yang sama.
ii. Mengikut Arahan Perbendaharaan 62, resit-resit tidak boleh dipinda. Jika kerana
apa-apa sebab sesuatu resit itu rosak dan tidak boleh dikeluarkan ia mestilah dibatalkan
dan disimpan. Resit rasmi yang dibatalkan itu berserta salinan-salinannya hendaklah
dikemukakan untuk diaudit. Hanya pegawai yang diberi kuasa secara bertulis sahaja
boleh membatalkan resit rasmi.
Semakan Audit mendapati MQA telah mematuhi peraturan tersebut. Semua Resit Rasmi
yang rosak antaranya adalah disebabkan salah cetakan dan koyak telah disimpan
dengan kemas dan di cop batal oleh pegawai yang bertanggungjawab.
iii. Arahan Perbendaharaan 76 menyatakan pemungut boleh, menurut budi
bicaranya, menerima cek sebagai bayaran. Semua cek hendaklah dibuat untuk dibayar
kepada jabatan yang berkenaan atau Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/
Bendahari Negeri mengikut mana yang berkenaan dan dipalang "Akaun Penerima
Sahaja". Cek yang tidak dipalang sedemikian hendaklah dipalang apabila diterima.
Nombor siri mana-mana cek yang diterima, mestilah dicatatkan pada resit yang
dikeluarkan.
Semakan Audit mendapati MQA hanya menerima cek daripada pihak IPTA sahaja dan
semuanya berpalang. Manakala daripada IPTS, MQA menerima bank draf
4.3.3 Kemasukan Pungutan Ke Bank
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan Kemasukan Pungutan Ke Bank yang
dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 20 berikut :-
22
Jadual 20:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Kemasukan Pungutan
Ke Bank
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
a) Penyerahan Kutipan Hasil Ke Bank
Mengikut Arahan Perbendaharaan 78(a), semua pungutan wang tunai melebihi RM500
atau sekiranya termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah dibankkan pada hari kutipan
dibuat. Jika pungutan lewat diterima, ia hendaklah dibankkan pada hari kerja berikutnya.
Semakan Audit mendapati semua pungutan harian dibankkan pada hari yang sama dan
semua pungutan yang lewat diterima dibankkan pada hari kerja yang berikutnya.
b) Semakan Terhadap Slip Bayar Masuk Bank/Penyata Pemungut
Arahan Perbendaharaan 80(d) dan (e) menetapkan semakan hendaklah dibuat terhadap
slip bayar masuk bank/penyata pemungut untuk menentukan tarikh dan cap terima
dengan mesin oleh bank telah dicetak ke atas penyata pemungut tersebut. Sebagai
bukti semakan dibuat, pegawai penyelia atau pegawai yang dipertanggungjawabkan
hendaklah menurunkan tandatangan ringkas di slip atau penyata tersebut sebagai
pengesahan bayaran diterima oleh pihak bank.
Semakan Audit mendapati pegawai bertanggungjawab telah mengambil tindakan
dengan menurunkan tandatangan ringkas ke atas slip bayar masuk bank sebagai bukti
semakan telah dibuat.
4.3.4 Kawalan Perakaunan Terimaan / Hasil
a) Penyata Penyesuaian Bank
Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disediakan pada akhir setiap bulan bagi tujuan
mengesahkan ketepatan baki Buku Tunai adalah bersamaan dengan baki di Penyata
Bank. Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disemak dan disahkan oleh pegawai yang
bertanggungjawab.
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Penyerahan kutipan hasil ke bank /
2 Semakan terhadap slip bayar masuk bank/ penyata
pemungut /
23
Semakan terhadap sampel Penyata Penyesuaian Bank bagi bulan Mac dan April 2011
mendapati Penyata Penyesuaian Bank tersebut telah disediakan lewat dua bulan oleh
pegawai yang bertanggungjawab.
4.3.5 Penghutang
a) Penghutang dan Cek Tak Laku
Cek Tidak Laku merupakan cek yang diterima oleh sesebuah Jabatan bagi maksud
sesuatu hasil/amanah yang pada asalnya telah dibankkan oleh Pejabat Pemungut dan
dikembalikan oleh pihak bank atas sebab tertentu.
Semakan Audit mendapati Bahagian Kewangan telah menerima dua cek tak laku
daripada Universiti Teknologi Kreatif Limkokwing disebabkan tarikh telah luput dan
daripada Universiti Malaysia Sarawak disebabkan tidak terdapat tandatangan Penyuruh
Bayar.
4.4 KAWALAN PERBELANJAAN
Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan semua perbelanjaan dibuat bagi maksud
yang diluluskan dan diperakukan dengan betul serta di rekod dengan kemas kini.
Semakan Audit telah dijalankan terhadap enam aspek utama Kawalan Perbelanjaan
iaitu Perakaunan Perbelanjaan, Pengurusan Perolehan, termasuk Pembelian Terus,
Kawalan Am Sebut harga/Tender, Pengurusan Pembayaran, Daftar Bil dan Panjar
Wang Runcit. Secara keseluruhannya Kawalan Perbelanjaan MQA adalah di tahap yang
baik dan telah diuruskan dengan teratur. Penemuan Audit mengenai Kawalan
Perbelanjaan adalah seperti berikut:
4.4.1 Perakaunan Perbelanjaan
Penyelenggaraan akaun hasil dan perbelanjaan hendaklah mengikut anggaran yang
diluluskan bagi tahun berkenaan. Semua pengurusan perakaunan melibatkan
perbelanjaan dan tanggungan hendaklah dicatat dengan betul dalam daftar seperti Buku
Vot dan disemak bagi menentukan ketepatan urus niaga. Penyata Penyesuaian Bank
yang disediakan setiap bulan hendaklah lengkap, tepat dan betul.
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan perakaunan yang dilaksanakan bagi
tahun 2011 adalah seperti di Jadual 21 berikut :-
24
Jadual 21:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Perakaunan
BIL. KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1. Tanggungan Buku vot Dicatat dengan betul /
2. Buku Vot hendaklah diperiksa oleh Penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas [AP95 (b) &(e)]
/
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
Semakan Audit mendapati perakaunan perbelanjaan adalah mengikut peraturan yang
ditetapkan dan buku vot bagi tahun 2011 telah dicetak setiap bulan dan semakan
dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab dan pegawai juga menurunkan
tandatangan sebagai bukti semakan.
4.4.2 Pengurusan Perolehan
MQA menerima pakai Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan
sebagai garis panduan dalam menguruskan perolehan secara pembelian terus dan
sebut harga memandangkan agensi tidak mempunyai Peraturan Kewangan mereka
sendiri. MQA tidak membuat perolehan secara tender dan perjanjian kontrak
memandangkan nilai perolehannya tidak melebihi RM500,000 setahun bagi setiap jenis
item.
a) Pembelian Terus
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan pembelian terus yang dilaksanakan
bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 22 berikut :
Jadual 22:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pembelian Terus
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Pembelian Terus dibuat bagi setiap jenis item tidak melebihi RM50,000 setahun [AP173.1 & SPP 12/2007]
/
2 Pesanan kerajaan dikeluarkan terlebih dahulu bagi setiap pembelian [AP 176.1 (b)]
/
3 Borang Pesanan Kerajaan dicatat dengan lengkap /
4 Pesanan kerajaan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa
/
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
25
i. Borang Pesanan Pembelian
Pembelian terus dibuat bagi setiap jenis item tidak melebihi RM50,000 setahun atau had
yang ditetapkan dalam peraturan kewangan. Rekod pembelian terus diselenggarakan
untuk tujuan rujukan atau pemantauan pembelian. Pesanan pembelian hendaklah
dikeluarkan terlebih dahulu bagi setiap pembelian manakala pesanan tempatan
diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.
Semakan Audit mendapati borang pesanan pembelian dijana melalui komputer dan
disediakan oleh pembantu akauntan dan disemak serta ditandatangani oleh seorang
pegawai yang bertugas di Unit Kewangan. Pembelian juga dibuat mengikut peraturan
kewangan yang ditetapkan. MQA ada menyediakan Laporan Perolehan Secara
Pembelian Terus MQA secara berkala dan laporan tersebut telah dikemukakan kepada
Ketua Pegawai Eksekutif dan Unit Audit Dalam untuk tujuan pemantauan setiap tiga
bulan. Maklumat terperinci berkenaan tarikh edaran laporan tersebut kepada Ketua
Pegawai Eksekutif dan Unit Audit Dalam seperti Jadual 23 berikut:
Jadual 23:
Tarikh Edaran Laporan Perolehan Secara Pembelian Terus bagi Tahun 2011
BIL LAPORAN PEMBELIAN TERUS TARIKH
1 Laporan Perolehan Secara Pembelian sehingga Mac 2011 7 Apr 2011
2 Laporan Perolehan Secara Pembelian sehingga Jun 2011 8 Jul 2011
3 Laporan Perolehan Secara Pembelian sehingga Sept 2011 7 Okt 2011
4 Laporan Perolehan Secara Pembelian sehingga Dis 2011 9 Jan 2012
4.4.3 Kawalan Am Sebut Harga/Tender
Jawatankuasa pembuka sebut harga/tender hendaklah dilantik secara bertulis. Peti
tawaran sebut harga/tender hendaklah disediakan dan mempunyai 2 anak kunci yang
dipegang oleh 2 orang pegawai kanan. Sebut harga/Tender yang dibuka diberi nombor
siri, disenaraikan dalam borang jadual sebut harga mengikut nama penender, amaun
tender, tempoh siap/penyerahan barang dan ditandatangani ringkas oleh pegawai yang
bertanggungjawab.
Semakan Audit mendapati Jawatankuasa pembuka sebut harga/tender MQA dilantik
secara bertulis. MQA menyediakan 1 peti sebut harga. Peti tersebut mempunyai 2 kunci
26
yang dipegang oleh 2 orang pegawai yang berasingan. Secara keseluruhannya kawalan
am sebut harga/tender adalah mengikut peraturan yang ditetapkan.
a) Pembelian Melalui Sebut Harga
Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009, perolehan bagi bekalan dan
perkhidmatan tahunan sesuatu item bernilai RM50,000 tetapi tidak melebihi RM500,000
boleh dibuat dengan mempelawa sebut harga daripada sekurang-kurangnya lima
pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Maklumat lengkap mengenai
pertimbangan dan keputusan sebut harga disimpan oleh Urus Setia Sebut Harga.
Jawatankuasa Sebut Harga dilantik oleh Ketua Agensi dan minit mesyuarat keputusan
sebut harga disediakan dan difailkan. Kajian pasaran dilaksanakan untuk memastikan
harga yang ditawarkan adalah berpatutan.
Jawatankuasa Sebut Harga dipengerusikan oleh Ketua Pegawai Eksekutif dan 3 orang
ahli jawatankuasa. Bagi tahun 2011 sebanyak 25 sebut harga telah dibuka dan 18 sebut
harga telah diluluskan berjumlah RM0.78 juta.
Semakan Audit mendapati proses pengurusan sebut harga mematuhi peraturan yang
ditetapkan. Sehingga 31 Disember 2011 sebanyak 9 mesyuarat Jawatankuasa Sebut
Harga telah diadakan. Minit mesyuarat jawatankuasa tersebut disediakan dan semua
maklumat lengkap mengenai pertimbangan sebut harga ada difailkan.
b) Pengurusan Tender
Mengikut Arahan Perbendaharaan 171 tender terbuka hendaklah dipelawa untuk
bekalan yang nilai perolehan tahunan melebihi RM500,000 manakala Arahan
Perbendaharaan 192 pula menghendaki Lembaga Perolehan A diwujudkan bagi
mempertimbangkan tender bernilai RM20 juta ke atas dan Lembaga Perolehan B bagi
mempertimbangkan tender bernilai RM500,000 hingga RM20 juta.
Sehingga bulan Disember 2011, tiada perolehan secara tender dibuat oleh MQA.
Bagaimanapun, agensi telah menubuhkan Lembaga Perolehan A dan B yang terdiri
daripada pegawai-pegawai seperti di Jadual 24 berikut:
27
Jadual 24:
Lembaga Perolehan A Dan B
LEMBAGA PEROLEHAN A LEMBAGA PEROLEHAN B
Pengerusi Ketua Pegawai Eksekutif Ketua Pegawai Eksekutif
Ahli Seorang Ahli Majlis MQA Seorang Ahli Majlis MQA
Ahli Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif
(Jaminan Kualiti)
Timbalan Ketua Pegawai
Eksekutif (Jaminan Kualiti)
Ahli Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif
(Pengurusan)
Timbalan Ketua Pegawai
Eksekutif (Pengurusan)
Ahli Timbalan Ketua Setiausaha
Kementerian Pengajian Tinggi
(Pengurusan)
Setiausaha Bahagian Kewangan
Kementerian Pengajian Tinggi
Ahli Wakil Kementerian Kewangan -
Urus setia Pengarah Bahagian Kewangan Pengarah Bahagian Kewangan
4.4.4 Pengurusan Pembayaran
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan pematuhan terhadap kriteria
semakan berhubung dengan Pengurusan Pembayaran yang dilaksanakan bagi tahun
2011 adalah seperti di Jadual 25 berikut :
Jadual 25:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pengurusan
Pembayaran
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Baucar bayaran disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap dan sempurna
/
2 Peraturan kewangan dipatuhi /
3 Bayaran dibuat kepada penerima yang sah /
4 Baucar bayaran/dokumen sokongan ditebuk/dicap telah dibayar
/
5 Baucar bayaran diluluskan seperti penurunan kuasa
6 Daftar bayaran bagi wang yang diagih-agihkan dan di selenggara dengan teratur
/
7 Daftar bayaran disemak oleh pegawai /
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
28
a) Kawalan Dalaman Proses Bayaran
Baucar hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa. Had kuasa
berbelanja yang ditetapkan dalam sistem adalah selaras dengan perwakilan kuasa
menandatangani baucar yang diluluskan dan baucar bayaran yang diluluskan tidak
melebihi had kuasa yang dibenarkan. Pengasingan tugas juga perlu diwujudkan di
antara pegawai penyedia dan pelulus. Baucar bayaran/dokumen sokongan ditebuk/cap
telah bayar. Baucar juga hendaklah disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap
dan sempurna, bayaran dibuat dengan betul dan tepat serta kepada penerima yang sah.
Ringkasan hasil semakan Audit berhubung dengan kawalan dalaman proses
pembayaran yang dilaksanakan bagi tahun 2011 adalah seperti di Jadual 26 berikut :-
Jadual 26:
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Kawalan Dalaman
Proses Pembayaran
BIL. KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 Baucar bayaran disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap dan sempurna
/
2 Peraturan kewangan dipatuhi /
3 Bayaran dibuat kepada penerima yang sah /
4 Baucar bayaran/dokumen sokongan ditebuk/dicap telah dibayar
/
Nota : / - Mematuhi x – Tidak Mematuhi TB – Tidak Berkaitan
Penurunan kuasa untuk menandatangani baucar bayaran adalah seperti Jadual 27
berikut:
Jadual 27:
Penurunan Kuasa Pegawai Bagi Menandatangani Baucar Bayaran