ELEKTRONISCHE FLOTTENVERWALTUNG SPECIAL So viel schon mal vorweg: Fahrtenbuch ist nicht gleich Fahrtenbuch. Generell muss zwischen einem steuerrechtlichen elektronischen Fahr- tenbuch und einer reinen Fahrdokumentation auf Grundlage eines Ortungssystems unter- schieden werden. Letzteres ist unter Umstän- den nicht finanzamtkonform und kann daher auch nicht zur Versteuerung der Privatfahrten mit dem Dienstwagen herangezogen werden. Das heißt natürlich nicht, dass solche Syste- me gleich unbrauchbar im Flottenalltag wären. Denn Ortungssysteme als solche sind zwar nicht unbedingt steuerrechtskonform, bieten aber interessante Nebenfunktionen wie Fahrsicher- heitsaspekte, Kraftstoffersparnis oder Fahr- zeugdisposition. Finanzamtkonform Damit ein elektronisches Fahrtenbuch auch die Kontrolle vor dem Finanzamt besteht, muss das System alle Fakten, wie Datum, Ort bei Fahrt- beginn, Fahrtziel, Anlass der Fahrt und Kilo- meterstand, dokumentieren, also prinzipiell alles, was in einem klassischen Fahrtenbuch aus Papier händisch eingetragen werden muss. Die Ein Baustein der digitalen Flottenverwaltung ist das elektronische Fahrtenbuch. Viele Unternehmen meiden jedoch bislang den Einsatz dieser Art der Fahrdoku- mentation, denn steuer- und datenschutztechnisch sind hohe Anforderungen an deren Nutzung geknüpft. Flottenmanagement zeigt, warum sich ein elektroni- sches Fahrtenbuch auch außerhalb von Poolfahr- zeugflotten in vielen Fällen dennoch lohnen kann. Intelligente Wegbegleiter klassische Buchform würde also auch noch vor den Finanzprüfern bestehen, aber gerade bei größeren Flotten treten hier schnell Ungenau- igkeiten auf. „Die Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuches liegen auf der Hand: Es entsteht kein aufwendiger Papierprozess, und es fallen nur etwa ein Drittel der Kosten gegenüber dem manuellen Fahrtenbuchprozess an“, fasst K.- Theodor Hermann, Leiter Vertrieb der Vispiron CarSync GmbH, zusammen. Darüber hinaus ist es bei einer Fahrtenbuchlö- sung im Fuhrpark wichtig, dass auch eine Mani- pulationssicherheit gegeben ist. Änderungen an den Fahrdaten sollten also nicht einfach so vor- genommen werden können, und wenn, muss eine rechtssichere Dokumentation darüber erfolgen. Wird der Dienstwagen neben den dienstlichen Fahrten auch privat genutzt, muss dies ebenfalls im elektronischen Fahrtenbuch aufgezeichnet werden. Dabei spielt allerdings der Datenschutz eine wichtige Rolle. Denn der Arbeitgeber sollte nur wissen dürfen, wie weit der Dienstwagenfah- rer privat unterwegs ist, nicht aber, wohin er sich mit dem Wagen begeben hat. Daher sollte das Ge- rät im Fahrzeug einen Privacy-Schalter besitzen, den der Fahrer vor Fahrtantritt umlegen kann, und somit das Gerät nur die Fahrdistanz doku- mentiert. Die meisten Unternehmen in Deutschland nutzen die sogenannte Ein-Prozent-Regel, um den geld- werten Vorteil privater Fahrten zu versteuern. Dabei kann ein Prozent des Bruttolistenpreises je nach Fahrzeugpreis und Anzahl der Privatfahrten mehr sein, als man mit der Fahrtenbuchmethode überhaupt hätte zahlen müssen. Damit lohnt sich die Einführung eines elektronischen Fahrtenbu- ches für „alle Unternehmer, Freiberufler sowie Arbeitnehmer, denen bei einer Pauschalbesteue- rung (Ein-Prozent-Regelung) finanzielle Nachtei- le entstehen würden. Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch bietet zudem den Vorteil, dass es für den Fahrer leicht und zeitsparend zu verwalten und weniger fehleranfällig als ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch ist“, erklärt Uwe Bertram, Geschäftsführer der Sycada Deutschland GmbH. Wer also nur wenige Kilometer im Jahr privat mit dem Dienstwagen unterwegs ist, sollte prüfen, (Fortsetzung auf S. 78) FAHRTENBUCH FÜHRERSCHEINKONTROLLE POOLWAGENBUCHUNG ORTUNG UND TRACKING FLOTTENMANAGEMENT FUHRPARKEFFIZIENZ FAHRDYNAMIK SCHLÜSSELVERWALTUNG Der Weg in die mobile Zukunft. VISPIRON CARSYNC GmbH • Frankfurter Ring 224 • D-80807 München • +49 (0)89 / 45 24 50 250 • fl[email protected]• vispiron.de
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intelligente Wegbegleiter - Flotte.de · 2014-06-05 · gerät PRO 9150: 329 Euro, Option 2: LINK 410 Fahrzeugortungsgerät: 289 Euro ab 249 Euro 189 Euro 199 Euro Montagekosten (netto)
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Flottenmanagement 3/2014 77
So viel schon mal vorweg: Fahrtenbuch ist nicht gleich Fahrtenbuch. Generell muss zwischen einem steuerrechtlichen elektronischen Fahr-tenbuch und einer reinen Fahrdokumentation auf Grundlage eines Ortungssystems unter-schieden werden. Letzteres ist unter Umstän-den nicht finanzamtkonform und kann daher auch nicht zur Versteuerung der Privatfahrten mit dem Dienstwagen herangezogen werden. Das heißt natürlich nicht, dass solche Syste-me gleich unbrauchbar im Flottenalltag wären. Denn Ortungssysteme als solche sind zwar nicht unbedingt steuerrechtskonform, bieten aber interessante Nebenfunktionen wie Fahrsicher-heitsaspekte, Kraftstoffersparnis oder Fahr-zeugdisposition.
FinanzamtkonformDamit ein elektronisches Fahrtenbuch auch die Kontrolle vor dem Finanzamt besteht, muss das System alle Fakten, wie Datum, Ort bei Fahrt-beginn, Fahrtziel, Anlass der Fahrt und Kilo-meterstand, dokumentieren, also prinzipiell alles, was in einem klassischen Fahrtenbuch aus Papier händisch eingetragen werden muss. Die
Ein Baustein der digitalen Flottenverwaltung ist das elektronische Fahrtenbuch. viele unternehmen meiden jedoch bislang den Einsatz dieser art der Fahrdoku-mentation, denn steuer- und datenschutztechnisch sind hohe anforderungen an deren nutzung geknüpft. Flottenmanagement zeigt, warum sich ein elektroni-sches Fahrtenbuch auch außerhalb von Poolfahr-zeugflotten in vielen Fällen dennoch lohnen kann.
intelligente Wegbegleiterklassische Buchform würde also auch noch vor den Finanzprüfern bestehen, aber gerade bei größeren Flotten treten hier schnell Ungenau-igkeiten auf. „Die Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuches liegen auf der Hand: Es entsteht kein aufwendiger Papierprozess, und es fallen nur etwa ein Drittel der Kosten gegenüber dem manuellen Fahrtenbuchprozess an“, fasst K.-Theodor Hermann, Leiter Vertrieb der Vispiron CarSync GmbH, zusammen.
Darüber hinaus ist es bei einer Fahrtenbuchlö-sung im Fuhrpark wichtig, dass auch eine Mani-pulationssicherheit gegeben ist. Änderungen an den Fahrdaten sollten also nicht einfach so vor-genommen werden können, und wenn, muss eine rechtssichere Dokumentation darüber erfolgen. Wird der Dienstwagen neben den dienstlichen Fahrten auch privat genutzt, muss dies ebenfalls im elektronischen Fahrtenbuch aufgezeichnet werden. Dabei spielt allerdings der Datenschutz eine wichtige Rolle. Denn der Arbeitgeber sollte nur wissen dürfen, wie weit der Dienstwagenfah-rer privat unterwegs ist, nicht aber, wohin er sich mit dem Wagen begeben hat. Daher sollte das Ge-
rät im Fahrzeug einen Privacy-Schalter besitzen, den der Fahrer vor Fahrtantritt umlegen kann, und somit das Gerät nur die Fahrdistanz doku-mentiert.
Die meisten Unternehmen in Deutschland nutzen die sogenannte Ein-Prozent-Regel, um den geld-werten Vorteil privater Fahrten zu versteuern. Dabei kann ein Prozent des Bruttolistenpreises je nach Fahrzeugpreis und Anzahl der Privatfahrten mehr sein, als man mit der Fahrtenbuchmethode überhaupt hätte zahlen müssen. Damit lohnt sich die Einführung eines elektronischen Fahrtenbu-ches für „alle Unternehmer, Freiberufler sowie Arbeitnehmer, denen bei einer Pauschalbesteue-rung (Ein-Prozent-Regelung) finanzielle Nachtei-le entstehen würden. Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch bietet zudem den Vorteil, dass es für den Fahrer leicht und zeitsparend zu verwalten und weniger fehleranfällig als ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch ist“, erklärt Uwe Bertram, Geschäftsführer der Sycada Deutschland GmbH. Wer also nur wenige Kilometer im Jahr privat mit dem Dienstwagen unterwegs ist, sollte prüfen,
k.A. nein nein ja nein nein im Aufbau keine Aufzeichnung ja, über Beschleuni-gungssensor (optional)
nein k.A. nein ja, teilweise ja, teilweise
Erweiterung zur Arbeitszeit-erfassung
ja, voll integriert; Driver-ID, Passagier-ID per RFID u.a. + DATEV-API
k.A. nein ja ja ja ja, per Driver-ID als Lenkzeit- oder Arbeits-zeiterfassung
ja, sowohl Spesen als auch Arbeitszeit
ja, mittels i-Button/RFID-Chips (125 kHz)
ja, mit Schnittstelle zum Datenexport
ja ja, Option 1 im Gerät hinterlegbar, Option 2 mit Remote Link Logbook Fernbedienung
ja (CSV-Export) ja ja
Alleinstellungs-merkmale
keine GPS-Koordinaten, keine GPS-Ortung im Pri-vatmodus (nach BDSG)
einfacher Einbau, da keine separate Elektronik-Box und nur analoge Signale
CAN-Bus-Anbindung über ASG®System; garantierter Datenschutz, Schnittstel-le zum Finanzministerium
tachogebundenes System, Fahrtenbuch wird vollständig im Fahrzeug geführt, Kontrolle einstellbar, daher kein gläserner Fahrer
Zero Footprint-Website, herstellerunabhängig, modular aufgebaute Software
System für mittel-ständische und große Unternehmen
Benutzerverwaltung für Haupt-, Unter- oder Mitarbeiter-Account und Fahrzeuggruppen
Daten direkt vom CAN-Bus anhand eines kontaktlosen Abgriffs (ohne physikalischen Kontakt) aus dem Bussystem
Übernahme des Ist-Kilometerstandes per CAN-Bus-Abgriff, Inhouse-Version verfüg-bar, API-Schnittstelle zur Anbindung vorhandener Softwaresysteme
Schnittstelle zum Upload von Kundenstandorten, Schnittstellen u. Web Services zur Übernah-me relevanter Daten, Berücksichtigung von Fahrer- u. Fahrzeug-wechseln
6 Jahre Garantie auf TravelControl personal-Geräte; finanzamtkon-form
umfangreiche Integra-tionsmöglichkeiten mit Dritthersteller-Hard- und Software (z.B. Zeiter-fassung)
Anschluss an die Borde-lektronik, Fahreridenti-fizierung via Anlasserun-terbrechung, modulares System, Webapplikation, Box per Funk erreichbar
erweiterbar durch modularen Aufbau, z.B. Connected Naviga-tion, Fahrverhalten, CO2-Monitoring, Pool-Fahrzeugverwaltung, Fahrer-ID
Erfüllung der gesetz-lichen Vorschriften (Datenschutz und Fahrtenbuchdokumenta-tion), flächendeckendes Vertriebs- und Service-netz, Wartungsdatenbank integriert
ob er mit der individuellen Abrechnung nach Nutzungskilometern mit dem Fahrtenbuch nicht günstiger unterwegs ist als mit der Ein-Prozent-Flatrate-Methode. Multifunktionstool Das elektronische Fahrtenbuch bietet über die
eventuellen steuerlichen Vorteile hinaus noch weitere praktische Nebenfunktionen. So erklärt Ulric E.J. Rechtsteiner, Geschäftsführer der Are-alcontrol GmbH: „Das elektronische Fahrtenbuch als solches ist ja nur ein ‚Kuppelprodukt‘ aus ei-nem Telematiksystem insgesamt. Die Hauptvor-teile liegen in der Optimierung betrieblicher, mo-
biler Ressourcen und Prozesse. Beispielsweise bei der automatischen Arbeitszeiterfassung pro Bau-stelle, Kundenbesuch oder Servicedienstleistung. Hinzu kommt der Nutzen durch die Dokumentati-on des Fahrverhaltens, das mit entsprechenden Eco-Bewertungen zu weiteren Einsparungen von vier bis sieben Prozent der Flottenbetriebskosten
Special ElEktronischE FlottEnvErwaltung ElEktronischE FlottEnvErwaltung SpecialSpecial ElEktronischE FlottEnvErwaltung ElEktronischE FlottEnvErwaltung Special
Flottenmanagement 3/2014 79
Arealcontrol GmbH www.arealcontrol.de
Bury GmbH & Co. KG www.bury.com
Carpanion GmbH www.carpanion.eu
Compilot Car Computer Theo Stettner
www.compilot.de
Ctrack Deutschland GmbH
www.c-track.de
idem telematics GmbH www.idemtelematics.com
M4Telematics Group www.gpsfahrtenbuch.de
Masternaut GmbH www.masternaut.com
S-TEC GmbH www.gps-carmagic.de
Sycada Deutschland GmbH
www.sycada.com
SYSTEMICS Elektronik GmbH & Co. KG
www.systemics.de
TomTom Telematics www.business.tomtom.com
Vispiron CarSync GmbH www.vispiron.de
Wollnikom GmbH www.wollnikom.de
YellowFox GmbH www.yellowfox.de
Produkt GT3840-Teamy iQ CL 1010 Time (Option 1) TB 1010 Time (Option 2)
elektronisches Fahrten-buch inkl. App
Compilot AD (mehrere Varianten)
Ctrack Online Lite easyfleet-Fahrtenbuch elektronisches Fahrten-buch
k.A. nein nein ja nein nein im Aufbau keine Aufzeichnung ja, über Beschleuni-gungssensor (optional)
nein k.A. nein ja, teilweise ja, teilweise
Erweiterung zur Arbeitszeit-erfassung
ja, voll integriert; Driver-ID, Passagier-ID per RFID u.a. + DATEV-API
k.A. nein ja ja ja ja, per Driver-ID als Lenkzeit- oder Arbeits-zeiterfassung
ja, sowohl Spesen als auch Arbeitszeit
ja, mittels i-Button/RFID-Chips (125 kHz)
ja, mit Schnittstelle zum Datenexport
ja ja, Option 1 im Gerät hinterlegbar, Option 2 mit Remote Link Logbook Fernbedienung
ja (CSV-Export) ja ja
Alleinstellungs-merkmale
keine GPS-Koordinaten, keine GPS-Ortung im Pri-vatmodus (nach BDSG)
einfacher Einbau, da keine separate Elektronik-Box und nur analoge Signale
CAN-Bus-Anbindung über ASG®System; garantierter Datenschutz, Schnittstel-le zum Finanzministerium
tachogebundenes System, Fahrtenbuch wird vollständig im Fahrzeug geführt, Kontrolle einstellbar, daher kein gläserner Fahrer
Zero Footprint-Website, herstellerunabhängig, modular aufgebaute Software
System für mittel-ständische und große Unternehmen
Benutzerverwaltung für Haupt-, Unter- oder Mitarbeiter-Account und Fahrzeuggruppen
Daten direkt vom CAN-Bus anhand eines kontaktlosen Abgriffs (ohne physikalischen Kontakt) aus dem Bussystem
Übernahme des Ist-Kilometerstandes per CAN-Bus-Abgriff, Inhouse-Version verfüg-bar, API-Schnittstelle zur Anbindung vorhandener Softwaresysteme
Schnittstelle zum Upload von Kundenstandorten, Schnittstellen u. Web Services zur Übernah-me relevanter Daten, Berücksichtigung von Fahrer- u. Fahrzeug-wechseln
6 Jahre Garantie auf TravelControl personal-Geräte; finanzamtkon-form
umfangreiche Integra-tionsmöglichkeiten mit Dritthersteller-Hard- und Software (z.B. Zeiter-fassung)
Anschluss an die Borde-lektronik, Fahreridenti-fizierung via Anlasserun-terbrechung, modulares System, Webapplikation, Box per Funk erreichbar
erweiterbar durch modularen Aufbau, z.B. Connected Naviga-tion, Fahrverhalten, CO2-Monitoring, Pool-Fahrzeugverwaltung, Fahrer-ID
Erfüllung der gesetz-lichen Vorschriften (Datenschutz und Fahrtenbuchdokumenta-tion), flächendeckendes Vertriebs- und Service-netz, Wartungsdatenbank integriert
führt.“ Arealcontrol bietet hier die Möglichkeit, das Fahrverhalten auszuwerten und so Rück-schlüsse auf eventuelle Einsparungen durch eine schonendere Fahrweise zu ziehen. Darüber hinaus können bei manchen Systemen CO2-Reportings oder auch automatische Reisekostenabrechnun-gen erstellt werden.
FazitSowohl der Dienstwagenfahrer als auch das Unter-
nehmen sollten prüfen, ob sich ein elektronisches Fahrtenbuch im Fuhrparkalltag auszahlt. Neben dem Anschaffungspreis und den Montagekosten kommen bei vielen Anbietern jedoch laufende Kosten für die SIM-Karte beziehungsweise den Mobilfunk hinzu. Denn viele Systeme übertragen die gesammelten Daten in Echtzeit an einen Ser-ver. Diese Live-Tracking-Funktion hat unter ande-rem den Vorteil, dass weniger Datenmengen auf dem Gerät im Fahrzeug gespeichert werden, die
man dann wiederum extra auslesen müsste. Trotz Installation und laufender Kosten ist der Investi-tionsaufwand schnell durch die steuerlichen Vor-teile für beide Seiten wieder „reingefahren“. Dies gilt besonders, wenn durch eine Fahranalyse auch entsprechende Eco-Trainings eingeleitet werden. Zusammen mit den vielen Nebenfunktionen ist das Fahrtenbuch somit eine sinnvolle Ergänzung der elektronischen Flottenverwaltung auch au-ßerhalb von Poolfahrzeugen.