IKT EKUL - Pedidos Septiembre 2010
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IKT EKUL - Pedidos
Septiembre 2010
EKUL - Pedidos 2
Introducción....................................... .. 3 Visión general..................................... 3 Modelo de tramitación.............................. 4 Contabilización automática de facturas de pedidos............................................ 7
Ventana de Pedidos................................. .. 9
Alta de un pedido.................................. . 11
Líneas de un pedido................................ . 13
Ejercicios de un pedido............................ . 14 Traspaso de pedidos............................... 1 4
Fases de un pedido................................. . 16 Tramitar pedido................................... 1 7 Editar fase de un pedido.......................... 1 8 Cerrar fase de un pedido.......................... 1 9
Facturas de un pedido.............................. . 20
Presupuestos de un pedido.......................... . 21
Índice
EKUL - Pedidos 3
Se ha definido un modelo de tramitación que intenta
dar respuesta a todas las necesidades detectadas y, en
la medida de la posible, mejorar la tramitación que
existe en la actualidad.
Visión general.
En los pedidos se han tenido en cuenta una serie de
directrices y necesidades a la hora de definir su
estructura y seguimientos. Los puntos más important es
son los siguientes:
• Simplificar la tramitación de aquellos pedidos
que no se facturan a IKT.
• Poder incluir toda la información relativa a
pedidos en el gestor documental.
• Dar mas “avisos” a responsables de proyectos en
cuanto a la situación de los pedidos asociados a
los mismos.
• Traspasar pedidos de un ejercicio a otro
solamente si es necesario.
• Hay pedidos en los cuales (por su importe) es
necesario solicitar varias ofertas a diferentes
proveedores y tenerlas registradas. Para ello se
ha habilitado un registro de
presupuestos/ofertas.
I ntroducción
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Modelo de tramitación.
El modelo definido para la tramitación de pedidos e s
el siguiente:
Registro del Pedido(Solicitante)
Vto. Bº Técnico(J.Depto)
Vto. Bº Económico(Resp.Admon)
PEDIDO
Emisión Pedido(Resp.Admon)
Entrega Técnica(Solicitante)
Contabilización(Resp.Admon)
Cierre Pedido(Solicitante)
J.Depto.
JJAA.
No IKT
< 300€
Gestor Documental.
No IKT
No IKT
EXPERTIS
Proyecto
La tramitación de un pedido no se puede iniciar has ta
que para dicho pedido no se han definido tanto los
datos de la ficha del pedido como de las líneas de
detalle.
A partir de este momento se puede iniciar la
tramitación del pedido según las siguientes fases:
1 - Registro del pedido.
Es el primer estado en el que se encuentran todos l os
pedidos, a partir del cual se inicia la tramitación
del mismo. Esta fase es iniciada por el solicitante
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del pedido y es el que decide la siguiente fase de la
tramitación. Las posibles fases en la tramitación s on:
• Anular el pedido : En esta fase se puede anular el
pedido y finalizar la tramitación del mismo.
• Vto.Bº Técnico : Un pedido se pasa a Vto.Bº
Técnico cuando es necesario que el JJDD al que
pertenece el proyecto asociado el pedido tiene
que darle el a Vto.Bº. Como aviso se envía un
correo al JJDD para notificarle que tiene un
pedido pendiente de dar el Vto.Bº Técnico.
• Emisión del pedido : Un pedido puede pasar
directamente a la fase emisión de pedido si es un
pedido que no se factura a IKT y su importe es
inferior a 300€. En caso contrario tiene que
pasar obligatoriamente el Vto.Bº Técnico.
2 - Vto.Bº Técnico.
Una vez que el JJDD ha dado el Vto.Bº Técnico puede
continuar la tramitación del mismo seleccionando
alguna de las siguientes fases:
• Anular el pedido : En esta fase se puede anular el
pedido y finalizar la tramitación del mismo.
• Vto.Bº Económico : Una vez se ha dado el Vto.Bº
Técnico al pedido es necesario que este pase el
Vto.Bº Económico. El Vto.Bº Económico lo realiza
la persona responsable de administración.
• Emisión del pedido : Un pedido puede pasar
directamente a la fase emisión de pedido si es un
pedido que no se factura a IKT. En caso contrario
tiene que pasar obligatoriamente el Vto.Bº
Económico.
3 - Vto.Bº Económico.
Una vez que la persona responsable de administració n
ha dado el Vto.Bº económico puede continuar la
tramitación del mismo seleccionando alguna de las
siguientes fases:
• Anular el pedido : En esta fase se puede anular el
pedido y finalizar la tramitación del mismo.
• Emisión del pedido : Una vez que se ha Vto.Bº
Económico al pedido este pasa a la fase de
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emisión de pedido para proceder a su impresión y
envío.
4 – Emisión del pedido.
La emisión del pedido es realizada por la persona
responsable de administración, encargándose también de
su envío al proveedor. También se notifica al JJAA de
que se ha procedido a la emisión del pedido mediant e
un correo electrónico.
Se continúa la tramitación con la siguiente fase:
• Entrega técnica : En esta fase se registra la
recepción del pedido por parte del solicitante
del mismo.
5 – Entrega técnica.
En esta fase se registra la recepción del pedido po r
parte del solicitante del mismo. Las fases siguient es,
una vez se ha producido la entrega técnica, pueden ser
las siguientes:
• Anular el pedido : En esta fase se puede anular el
pedido y finalizar la tramitación del mismo.
• Contabilización : Se pasa a este estado cuando el
pedido se queda a la espera del registro de
la/las facturas del mismo. La recepción y
contabilización de las facturas se realiza
automáticamente al registrarlas en el programa de
contabilidad.
• Cierre Pedido : Un pedido se puede pasar
directamente a la fase cierre de pedido si es un
pedido que no se factura a IKT, por lo tanto, no
esta prevista la recepción de ninguna factura.
6 – Contabilización.
Todo pedido se encuentra en esta fase mientras esta
pendiente la recepción de facturas del mismo. Esta
recepción y asignación de las facturas a proyectos se
realiza de forma automática.
La persona responsable de administración puede
finalizar la fase de contabilización del pedido y
tramitar el cierre del mismo.
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Contabilización automática de facturas de pedidos.
Diariamente se ejecuta un proceso de integración de
las facturas registradas en el programa de
contabilidad en los diferentes módulos de EKUL.
La contabilización siempre se realiza sobre el ulti mo
proyecto al que se encuentre asociado el pedido.
En el proceso de contabilización automática se real iza
también una notificación a los responsables de la
gestión de pedidos de todas aquellas facturas que
presentan alguna incidencia en la tramitación.
Las incidencias contempladas son las siguientes:
A – Fase de tramitación del pedido errónea.
Si el pedido se encuentra en alguna de las siguient es
fases:
• Anulado
• Solicitud
• Vº Bº Tecnico
• Vº Bº Tecnico
• Emisión de Pedido
el pedido no se contabiliza y se envía una
notificación por correo electrónico tanto al
solicitante del pedido como a la persona responsabl e
de pedidos en administración para la actualización, si
procede, del pedido.
B – Factura fuera de plazo.
Para un determinado pedido se pueden contabilizar
facturas hasta febrero del año siguiente al del
proyecto. A partir de esta fecha las facturas no se
contabilizan y se realiza la correspondiente
notificación.
Para poder contabilizar estas facturas es necesario
traspasar el pedido al ejercicio siguiente.
C – Contabilización en mes producido.
Si en mes del proyecto en el que se va a cargar la
factura esta en estado “producido” se envía la
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correspondiente notificación para volver a producir
dicho mes.
D – Errores en el proceso de importación.
Diariamente se envía una notificación a la persona de
administración responsable de compras con la relaci ón
de facturas existentes en la aplicación de
contabilidad que no han podido ser incorporadas en
EKUL.
Con esta relación se tomaran las medidas necesarias
para subsanar la incidencia en el siguiente proceso
automático de importación.
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La gestión de las pedidos se realiza desde la venta na
de pedidos a la cual se accede desde el menú “Trabajo”
de Ekul.
La ventana de pedidos esta dividida en tres bloques :
• Formulario de búsqueda . Permite aplicar filtros
sobre los pedidos.
• Datos de solicitudes : Representa los datos de los
pedidos. La información de este apartado se
encuentra representada en pestañas con la
siguiente estructura:
o Pedidos : Representa la relación de pedidos
seleccionadas según el criterio de
búsqueda definido.
o Líneas : Representa el detalle de los
conceptos incluidos en el pedido.
o Ejercicios : Indica los ejercicios en los
cuales ha presentado vigencia un pedido.
o Fases : Representa el estado de la
tramitación del pedido.
Ventana de Pedidos.
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o Facturas : Representa una relación de las
facturas recibidas de un determinado
pedido.
o Presupuestos : Representa una relación de
los diferentes presupuestos que se han
solicitado para un departamento pedido.
• Acciones a realizar : Las acciones que se pueden
realizar sobre un determinado pedido son las
siguientes:
o Alta de pedidos : Dar de alta una nueva
solicitud de pedidos.
o Edición : Modificación de los datos de un
pedido.
o Baja : Permite dar de baja un determinado
pedido.
o Tramitar : Permite tramitar (cambiar de
fase) los pedidos.
o Documentación : Permite incluir en el
Gestor documental todos aquellos
documentos del pedido que se desee.
o Imprimir : Permite imprimir un pedido según
el modelo definido.
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Mediante esta opción se dan de alta los pedidos. Lo s
datos solicitados en el alta son los siguientes:
• Descripción : representa una breve descripción del
objetivo del pedido.
• Fecha solicitud : Es la fecha en la que se da de
alta el pedido. No se puede modificar.
• Solicitante : Es la persona que da de alta el
pedido y no se puede modificar.
• Proyecto : Proyecto al que se asigna el pedido.
Tiene que ser un proyecto en el que el
solicitante tiene permiso para realizar compras.
Este dato es obligatorio.
• Actividad : es un dato opcional que permite
asociar el pedido a una determinada actividad del
proyecto.
• Tipo : Permite seleccionar el tipo de pedido en
función de los datos definidos en el maestro
correspondiente.
• IVA : IVA asociado al pedido. Por defecto es el
IVA vigente en ese momento.
• Facturar a : Cliente al que se va a imputar la
factura.
• Proveedor : Identifica el proveedor que suministra
el pedido.
Alta de un pedido
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• Entregar en : Establece el lugar de entrega del
pedido. Este dato aparece en el pedido que se
envía al proveedor.
• Fecha de entrega : Representa la fecha de entrega
prevista para el pedido.
• Observaciones del pedido : Permite introducir
observaciones al pedido. Estas observación van a
figurar en en la hoja de pedido que se envía al
proveedor.
• Notas Internas : Permite definir en el pedido
notas que no van a aparecer nunca en la hoja de
pedido que se manda al proveedor.
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Líneas de un pedido
EKUL - Pedidos 14
En esta pantalla se muestra los diferentes pedidos a
los que se ha encontrado asociado un pedido.
En un ejercicio un pedido solo puede encontrarse
asociado a un proyecto.
Los datos que se muestran en pantalla son los
siguientes:
• Ejercicio : Ejercicio del pedido.
• Proyecto : Proyecto al que encuentra asociado el
pedido.
• Actividad : Actividad del proyecto al que
encuentra asociado el pedido. La actividad no es
obligatoria a la hora de definir el pedido.
Traspaso de pedidos.
Mediante esta opción se permite pasar un pedido del
cual todavía no han llegado todas las facturas de u n
ejercicio a otro.
Ejercicios de un pedido
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La pantalla para traspasar un pedido es la siguient e:
Podemos seleccionar un proyecto del ejercicio
siguiente en el cual el usuario esta registrado con
acceso a pedidos. Nunca se puede seleccionar un
proyecto en el cual no estamos habilitados para
realizar pedidos.
EKUL - Pedidos 16
Las fases de un pedido se gestionan accediendo al
gestor de tramitación. En la pantalla nos aparece l a
relación de fases por las cuales ha pasado el pedid o
con la siguiente información asociada:
• Fase de la tramitación : Especifica la fase por la
que ha pasado el pedido.
• Fecha de inicio de la fase : Fecha en la que se
inicio la fase.
• Fecha de finalización de la fase : Fecha en la que
termino la fase.
• Observaciones : observaciones asignadas a una
determinada fase.
En esta pantalla se permiten las siguientes accione s
desde el menú correspondiente:
• Tramitar.
• Edición.
• Cerrar.
Fases de un pedido
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Tramitar pedido.
Permite el acceso al gestor de tramitación para
cambiar de fase a un determinado pedido. En función
del perfil de la persona que accede al gestor de
tramitación y de la fase en la que se encuentra la
oferta podemos realizar diferentes procesos en el
gestor de tramitación. Esta opción de “tramitar”
solamente se encuentra activada si el usuario tiene
permisos para continuar la tramitación de la oferta .
Si el usuario no tiene acceso a continuar la
tramitación del pedido aparece la siguiente pantall a:
En el caso de que el usuario si presente permisos p ara
continuar la tramitación nos aparece un pantalla en la
que se permite cambiar la fase y continuar, de esta
forma, la tramitación.
EKUL - Pedidos 18
Editar fase de un pedido.
Permite editar los datos de una determinada fase de la
tramitación según el siguiente formulario.
Este formulario se usa para incluir observaciones a la
tramitación de la fase.
Solamente puede ser editados los datos de una fase que
se encuentra abierta (no tiene fecha de finalizació n).
EKUL - Pedidos 19
Cerrar fase de un pedido.
Permite cerrar una fase de un pedido.
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En esta pantalla se representa la relación de factu ras
que se han incorporado en la aplicación de
contabilidad y han sido traspasadas a EKUL. Los dat os
de las facturas no pueden ser modificados.
En esta relación se muestran todas las facturas del
pedido, independientemente del ejercicio en el que nos
encontremos.
Los datos que aparecen en la pantalla son los
siguientes:
• Proyecto : Proyecto al que se ha imputado el
importe de la factura.
• Actividad : Actividad del proyecto a la que se ha
imputado el importe de la factura.
• Mes: Mes en el cual se ha imputado el importe de
la factura.
• Importe de la factura : Representa el importe
registrado en el programa de contabilidad para
dicha factura.
Facturas de un pedido
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En función del tipo de presupuesto y den importe de l
mismo puede ser necesario solicitar varios
presupuestos/ofertas antes de realizar el pedido.
En esta pantalla solamente se registran los
presupuestos. No se realiza ninguna gestión o
tramitación de los mismos.
Se ha dispuesto un acceso al gestor documental para
incluir toda aquella información que se considere
necesaria.
La información que se registra por cada presupuesto es
la siguiente:
• Código : Representa el código del
presupuesto/oferta solicitado.
• Proveedor : Representa la denominación del
proveedor del prosupuesto/oferta solicitado.
• Denominación : Es la descripción de lo que se ha
solicitado.
• Importe : Importe del presupuesto/oferta.
En esta pantalla se pueden realizar las siguientes
acciones:
Presupuestos de un pedido
EKUL - Pedidos 22
• Alta de un nuevo presupuesto.
• Edición de un presupuesto existente.
• Baja de un presupuesto existente.
• Acceso al gestor documental asociado al pedido.
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