Gerenciamento do escopo

MBA em Gerenciamento de Projetos e Governança de T.I.

“Gerenciamento do Escopo

Ricardo F. P. Satin

ITIL, MBA, PMP

Apresentação

Ricardo F. P. Satin, ITIL, MBA, PMP - [email protected] / @ricardosatin

2

Ricardo Francisco de Pierre Satin Bacharel em computação – UEM; Especialista em desenvolvimento Java – Cesumar; MBA em Gerenciamento de Projetos – FCV. Certificação:

ITIL – Gerenciamento de Serviços de T.I.; PMP – Gerenciamento de Projetos.

o Aproximadamente 10 mil horas de experiência em GP.

Apresentação


3

Vocês Nome; Qual a formação? Onde trabalha? O que faz? Já trabalha com GP? Qual objetivo em estar fazendo este MBA?

Bibliografia

4 Ricardo F. P. Satin, ITIL, MBA, PMP - [email protected] / @ricardosatin

PMBoK versão 4

Livro da Rita Head First PMP

Bibliografia


Livro da Kim

Livro do Ricardo Vargas ótimos modelos

Bons princípios básicos

Gerenciamento de integração

• Critério de avaliação• Metodologia

• Agenda• Acordo / Mapeamento• Conceituação Escopo• Grupo de processos G. Escopo

• Coletar requisitos• Definir o escopo• Criar a EAP• Verificar o escopo• Controlar o escopo


AGENDA

• Acordo / Mapeamento• Conceituação Escopo• Grupo de processos G.

Escopo• Coletar requisitos• Definir o escopo• Criar a EAP• Verificar o escopo• Controlar o escopo


Acordo


Confidencialidade! Nada de ficar em rede social!

AGENDA




Mapeamento

• Em grupos vamos mapear:• Quais problemas/

dificuldades / falhas com escopo vocês possuem? O quê já fez vocês perderem o sono ou dinheiro?

• Preferencialmente, caso hajam funcionários de uma mesma empresa, optem por ficarem juntos.

• 15 minutos!10 Ricardo F. P. Satin, ITIL, MBA, PMP - [email protected] / @ricardosatin

Revisão

• Vamos consolidar nossas listas!

• 15 minutos!


AGENDA




Conceituação


Definição G. Escopo PMBoKO Gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso.

Conceituação


14

Deliverable – Entrega É qualquer saída (produto ou serviço), tangível e verificável,

que deve ser produzido obrigatoriamente para conclusão do projeto ou de parte dele. Muitas vezes utilizado mais especificamente com referência a uma entrega sujeita à aprovação do patrocinador ou do cliente do projeto.

Exemplo: Estudo de viabilidade, Manual do sistema, Projeto Básico etc

Conceituação


15

Deliverable x Atividade

Atividades: Gerência de

tempo

Deliverable: Gerência de

escopo

ConceituaçãoQuebrar em atividades só no G. Tempo!


16

ESCOPO (EAP)

Só devemos decompor a EAP em atividades no Gerenciamento do Tempo

ConceituaçãoEscopo do Projeto x Escopo do Produto


17

Escopo do Produto Escopo do Projeto

As características ou funções que devem ser incluídas no produto ou

serviçoRepresentado nos

REQUISITOS / ESPECIFICAÇÕES

X

Representado na EAP

O conjunto de produtos e serviços (deliverables) que devem ser

gerados pelo projeto

Escopo do produto: Características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado.Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar o produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.

ConceituaçãoEscopo do Projeto x Cliente


18

Escopo do cliente

Escopo do Projeto

Mobilização, contratação e transporte das turbinas, seguro, treinamento de pessoal etc.

Termoelétrica

Exercício


19

Baseado no nosso estudo de caso, defina

Escopo do Projeto

XEscopo do Produto

X Escopo do Cliente

15 minutos

Conceituação


20

“EU SEI QUE VOCÊ ACREDITA QUE ENTENDEU O QUE VOCÊ PENSA QUE EU DISSE, MAS EU NÃO ESTOU CERTO QUE VOCÊ COMPREENDEU QUE O QUE VOCÊ OUVIU NÃO É O QUE EU QUIS DIZER” (AUTOR ANÔNIMO)

Conceituação


É entrar na cabeça do outro...

... Para descobrir sua Necessidade.

É mapear...


22

AGENDA

• Acordo / Mapeamento• Conceituação Escopo• Grupo de processos

G. Escopo• Coletar requisitos• Definir o escopo• Criar a EAP• Verificar o escopo• Controlar o escopo


O grupo de processos do escopo


24

Resumo dos processos


25

5.1 Coletar os requisitos - O processo de definição e documentação das necessidades das partes interessadas para alcançar os objetivos do projeto;

5.2 Definir o escopo - O processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto.

5.3 Criar a EAP - O processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.

5.4 Verificar o escopo - O processo de formalização da aceitação das entregas terminadas do projeto.

5.5 Controlar o escopo - O processo de monitoramento do progresso do escopo do projeto e escopo do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha base do escopo.


AGENDA




Coletar requisitos


28

O que ele é? Como preparar (entradas)? Como preparar (Ferramentas)? O que ele deve conter (Saídas)?

Coletar requisitos


29

O que ele é? É o processo de definir e documentar

as funções e funcionalidades do projeto e do produto necessárias para atender as necessidades e expectativas das partes interessadas;

Obter, analisar e registrar para medição futura;

O sucesso do projeto está ligado ao sucesso e atenção na captura e gerenciamento dos requisitos;

Estes requisitos se transformam na fundação da EAP, custo, cronograma e qualidade;

Começa com análise do project charter e análise das partes interessadas.

Coletar requisitos


30

O que ele é? Requisito de projeto x requisito de produto.

Projeto: Negócio, gerenciamento, entrega, etc... Produto: Informações sobre requisitos técnicos,

segurança, desempenho...

Coletar requisitos


31

Como preparar (entradas)? Algumas informações importantes:

Project Charter Registro das partes interessadas

Coletar requisitos


32

Como preparar (Ferramentas)? Entrevistas; Dinâmicas de grupo; Oficinas; Técnicas de grupo, como:

Brainstorming Técnica de grupo nominal (priorização Brainstorming) Técnica Delphi Mapas Mentais

Questionário e Pesquisa Observações Dia de campo Protótipos (se possível mande o cliente fazer)

Coletar requisitos


33

Como preparar (Ferramentas)? Desenhar / Solicitar fluxo macro; Observador – procure sempre ter um contigo

(Assistênte); Benchmark; Check-list de atividades; Colete o Organograma, Visão, Missão, Valores,

diretrizes estratégicas para o ano corrente da empresa;

Engenharia reversa; Catalogação de documentos; Leve equipe técnica para apoiar na coleta; Estude o sistema de informação atual;

Coletar requisitos


34

Como preparar (Ferramentas)? Desenhar / Solicitar fluxo macro; Mapeie

Casos de teste, critérios de aceitação, critérios de qualidade,

Mapeamento de cenários; Beta teste; Casos de uso;

Check-list de Atividades - Excel


35

Coletar requisitos


36

O que ele deve conter (Saídas)? Documentação dos requisitos;

Requisitos funcionais; Requisitos não funcionais, como nível de serviço,

desempenho, cuidados, segurança, suportabilidade...; Requisitos de qualidade; Requisitos de infra-estrutura; Requisitos de tecnologia; Requisitos de interface (usuário ou sistemas); Critérios de aceitação; Cenários e casos de teste; Impacto em outras áreas organizacionais; Requisito de suporte e treinamento; Premissas e restrições de requisito.

Coletar requisitos


37

O que ele deve conter (Saídas)? Validação dos requisitos;

Análises / Simulações / Prototipação / Demonstrações / Reuniões.

Análise da Solução Técnica Arquitetura!

Coletar requisitos


38

O que ele deve conter (Saídas)? Plano de gerenciamento dos requisitos;

Como as atividades de requisito serão planejadas; Como serão priorizados os requisitos; Identificar inconsistências entre os requisitos e o

projeto; Garantir que haja entendimento das necessidades;

Clareza / Verificável / Testável . Gerenciar mudanças nos requisitos; Garantir rastreabilidade dos requisitos.

Coletar requisitos


39

O que ele deve conter (Saídas)? Matriz de rastreabilidade dos requisitos.

Mapeamento entre os requisitos às suas origens durante o ciclo de vida;

Ligação entre EAP X Requisitos X Atividades

Validação x Verificação Validação: Em casa; Verificação: Com Cliente;

Formatando doc. p/ requisito! 20 minutos Pense em no máximo 4 itens iniciais!

Ciclo de vida do projeto


40

AGENDA




Definir o escopo


42


Definir o escopo


43

O que ele é? É o desenvolvimento de uma descrição detalhada

do projeto e do produto. É importante entender que o escopo, ao ser

detalhado, pode demandar novas premissas, gerar novas restrições assim como mapear novos riscos ao projeto!

Definir o escopo


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Project Charter Documentação de Requisitos Ativos organizacionais

Definir o escopo


45

Como preparar (Ferramentas)? Opinião especializada

Opinião especializada; Análise do Produto; Identificação de Alternativas; Oficinas.

Definir o escopo


46

O que ele deve conter (Saídas)? Declaração do escopo do projeto

Descrição do escopo do produto Critérios de aceitação do produto; Entregas do projeto; Exclusões do projeto; Restrições e premissas do projeto.

Atualização dos documentos do projeto.

Definir o escopo


47



48

AGENDA




Criar a EAP


50


Criar a EAP/WBS


51

O que ele é?• A EAP é uma decomposição

hierárquica orientada às entregas do projeto;

• A EAP organiza e define o escopo total do projeto, subdividindo o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis;

• A EAP (ou WBS) é o coração de todo o esforço de planejamento do Projeto

• Forma hierárquica (árvore ou lista identada) para decomposição do escopo do projeto em deliverables mensuráveis e controláveis

Criar a EAP/WBS


52

1 Projeto Computador1.1 Documentação1.2 Computador Pessoal

1.2.1 Estrutura1.2.2 Placa-Mãe1.2.3 Disco Rígido1.2.4 Fonte1.2.5 Montagem

1.3 Teste Sistema1.4 Sistema Operacional1.5 Gerenciamento do

Projeto

Criar a EAP/WBS


53

Deliverable

Atividades

Criar a EAP/WBS


54

É a subdivisão dos deliverables do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis, de maneira a:

• Definir e controlar melhor as entregas

• Aumentar a exatidão das estimativas

• Definir uma base de referência para a medição e controle do desempenho

• Facilitar a definição clara de responsabilidades

Criação da EAP


55

1. Escrever o nome do projeto no primeiro nível (nível 0) da EAP.

2. Iniciar o segundo nível com uma entrega denominada de Gerenciamento do Projeto.

3. Acrescentar as fases do ciclo de vida ou maiores entregas no segundo nível.

Criação da EAP


56

4. Acrescentar no segundo nível, ao final, uma entrega denominada Fechamento do Projeto.

Criação da EAP


57

5. Acrescentar as entregas (produtos) e subprodutos (entregas parciais).

Criação da EAP


58

6. Decompor as entregas parciais até um nível de detalhe que viabilize o planejamento e controle em termos de tempo, custo, qualidade, risco, atribuição de responsabilidades e contratação, se for o caso.

Criação da EAP


59

7. Revisar continuamente a EAP, refinando-a quando necessário, até que a mesma esteja apta para ser aprovada. (Utilizar os 10 mandamentos da EAP, a serem citados futuramente )

Decomposição da EAP


60

A decomposição de um nível para o outro pode ser:

• Por fases (ex.: Análise, Projeto, Construção);

• por deliverables (ex.: Construção de Plataforma de Petróleo e seus módulos);

• por sistema funcional (ex.: sistema elétrico, sistema hidráulico, sistema mecânico...);

• por localização física (ex.: região nordeste, região sul).

Exemplo 1 – Vários tipos de decomposição


61

Exemplo 2 – Decomposição inicial por produto


62

Exemplo 3 – Decomposição por fases


63

Exemplo 4


64

Exemplo de EAL/WBS


65

Nível 1 – Projeto

Nível 2 – Fases

Nível 3 – Produtos

Nível 4 – Sub-produtos

Nível 5 – Pacote de TrabalhoOrganização Funcional

Em

pre

sa

Au

dit

ori

aC

on

stru

ção

Test

e

pro

jeto

Depto.Mecânica

Rev

isão

Téc

nic

a;

Depto deEngenharia

MóduloA

Projeto de Engenharia

MóduloC

MóduloB

Projeto Elétrico

Projetos Aquisições

Fábrica

Depto. Elétrico

centro de

custos

centro de

custos

centro de

custos

centro de

custos

Pacotes de Trabalho

Baseado em :Project Management, A Systems Approach to Planning, Scheduling,and Controlling. - Harold Kerzner, pág.: 5748ª Edição

EAP – No Excel


66

ITEM DESCRIÇÂONÍVEIS Avanço Físico

I II III NO MÊS Acum. Atual

0

1

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

1.10

2

EMPREENDIMENTO

SERVIÇOS

MOBILIZAÇÃO

PROJETO EXECUTIVO – “AS BUILT” e “DATA BOOK”(Correspondente à 2% da soma dos itens 3.1 ao 7.19)

TABULAÇÃO

MECÂNICA

PINTURA

ESTRUTURA METÁLICA

ELÉTRICA E INSTRUMENTAÇÃO

CIVIL

Equipes de “stand-by” e “start-up” para atendimento às atividades de pré-operação assistida e condicionamentoEquipamentos para as equipes de “stand-by” e “start-up”

BENS

100,00

75%

4% 4,00% 4,00%

100,00%

2% 2,00% 2,00%

10% 10,00% 10,00%

1,00% 1,00% 1,00%

10% 10,00% 10,00%

22% 22,00% 22,00%

18% 18,00% 18,00%

24% 24,00% 24,00%

8% 8,00% 8,00%

1% 1,00% 1,00%

25% 24,83% 24,83%

Os 10 Mandamentos da EAP


67

I. Cobiçarás a EAP do próximo

II. Explicitarás todas as entregas, inclusive as necessárias ao gerenciamento do projeto

III. Não usarás os nomes em vão

IV. Guardarás a descrição dos pacotes de trabalho no Dicionário da EAP

V. Decomporás até o nível de detalhe (pacote de trabalho) que permita o planejamento e controle do trabalho necessário para a entrega do subproduto.

VI. Não decomporás em demasia, de forma a que o custo / tempo de planejamento e controle não traga o benefício correspondente.

VII. Honrarás o pai

VIII. Decomporás de forma que a soma dos subprodutos dos elementos componentes (filhos) corresponda a entrega do elemento pai (Mandamento dos 100%).

IX. Não decomporás em somente uma entrega

X. Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de uma entrega

Pacotes de trabalho


68

Os elementos não decompostos em uma EAP são chamados de pacotes de trabalho (Work Packages)

Os Pacotes de Trabalho devem ser descritos no Dicionário da EAP

Pacotes de trabalho


69

Dicionário da EAP


70

Þ O Dicionário da EAP, durante o planejamento, é a ferramenta que descreve o conteúdo dos pacotes de trabalho, podendo conter:

Número de Identificação na EAP.

Especificação da entrega a ser gerada.

Critérios de aceitação da entrega.

Dicionário da EAP


71

Identificação WBS

PACOTE DE TRABALHO

DESCRIÇÃO CRITÉRIO DE ACEITAÇÃO

1.2.1.4.3 Treinamento da equipe na metodologia

Treinamento para a equipe do projeto sobre a metodologia a fim de alinhar as percepções e uniformizar os conhecimentos.

Será realizado na sede do PMI Rio.

Toda a metodologia ter sido coberta.

Os participantes preencheram ficha de avaliação cuja média tenha sido igual ou superior a 8.0.

Criar a EAP/WBS


72


Declaração do Escopo do Projeto; Documentação dos requisitos; Ativos organizacionais

Criar a EAP/WBS


73

Como preparar (Ferramentas)? Decomposição;

Criar a EAP/WBS


74

O que ele deve conter (Saídas)? EAP; Dicionário da EAP; Linha base do escopo; Atualização em documentos do projeto;

Atividade Prática: Vídeo – 40 min Construindo EAP Dicionário da EAP

30 minutos



75

AGENDA




Verificar o Escopo


77


Verificar o Escopo


78

O que ele é? Formalizar aceite das entregas concluídas do

projeto; Obter aceite formal com verificação com o

cliente que de fato atende o solicitado; Ela difere do controle da qualidade, pois seu

foco é na aceitação da entrega e não no nível de assertividade conforme os requisitos solicitados; Geralmente o controle da qualidade ocorre antes

da verificação do escopo, para assegurar a verificação deste!

Verificar o Escopo


79


Declaração do escopo do projeto; EAP; Dicionário da EAP; Documentação dos requisitos; Matriz de rastreabilidade dos requisitos; Entregas validadas;

Verificar o Escopo


80

Como preparar (Ferramentas)? Inspeção;

Medição, exame e verificação para determinar se o trabalho e as entregas atendem aos requisitos e aos critérios de aceitação do produto.

Ata p/ entrega.

Coding Dojo

Sua adaptação, pode auxiliar neste processo de verificação da qualidade e do escopo.

Verificar o Escopo


81

O que ele deve conter (Saídas)? Entregas Aceitas;

Crie documentação e momento adequado. Solicitação de mudanças (CCB); Atualização nos documentos do projeto;



82

AGENDA


Escopo• Coletar requisitos• Definir o escopo• Criar a EAP• Verificar o escopo• Controlar o

escopo


Controlar o Escopo


84


Controlar o Escopo


85

O que ele é? É o processo de monitoramento do andamento do escopo

do projeto e do produto; Processar solicitação de mudança; Controlar o escopo do cliente!

Controlar o Escopo


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Linha base do escopo; Plano de gerenciamento do escopo; Plano de gerenciamento de mudança; Plano de gerenciamento de configuração; Plano de gerenciamento de requisitos; Informações de desempenho do projeto; Documentação de requisitos; Matriz de rastreabilidade dos requisitos; Ativos organizacionais.

Controlar o Escopo


87

Como preparar (Ferramentas)? Análise de variação.

Controlar o Escopo


88

O que ele deve conter (Saídas)? Medição de desempenho; Atualização de documentação do projeto; Solicitação de mudança (CCB);

Crie documentação e comunicação adequada... ...

Não controlar o escopo é...


... fazer Sexo com um Urso!

Vamos colocar a mão na massa....


90

Vamos guerrear (dinâmica). 50 min. Escolha da equipe

Apresentação Gráfico

Reflexão


91

Lições aprendidas com a dinâmica! 15 min.



92

Avaliação


93

Trabalho em sala; Trabalho final

disciplina;

Plano de Ação


94

????

20 minutos

Para concluir...


95

Deus Unipar Comunidade de GP Família Vocês alunos

Para concluir...


96

Mais informações em:

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