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Europa machen!

Mar 12, 2016

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Projektmanagement für ehrenamtliche Projekte und Initiativen

  • E u r o p a m a c h e n! MitOst-Editionen 3

    MitOst e.V.Verein fr Sprach- und Kulturaustauschin Mittel-, Ost- und Sdosteuropa

    Projektmanagement

    fr ehrenamtliche Projekte und Initiativen

    3. berarbeitete und ergnzte Auflage

  • MitOst e.V.Verein fr Sprach- und Kulturaustauschin Mittel-, Ost- und Sdosteuropa

    MitOst begeistert, bewegt, verbindetMitOst versteht sich als Mittler und Frderer des Kultur- und Sprachaustausches in Mittel-, Ost- und Sdosteuropa (MOE). Der Verein engagiert sich im Bereich der Vlkerverstndigung, Bildung und zivilgesellschaftlichen Engagements und fhrt internationale Austausch-, Bildungs- und Kulturprojekte durch. Die Ttigkeit des Vereins ist gemeinntzig, das Engagement der ber 1500 Mitglieder aus 39 Ln-dern ist ehrenamtlich.

    ProjektarbeitJedes Vereinsmitglied kann ehrenamtlich Projekte entwickeln und umsetzen. Bis zu 50% der bentigten Gelder knnen ber MitOst beantragt werden, der Rest muss ber Drittmittel und Eigenbeitrge eingebracht werden. Die Projekte sind vielseitig und offen fr alle. Internationale Seminare und Workshops, Film- und Buchprojekte, Lesereisen, internationale Theaterfestivals und andere knstleri-sche Kooperationen, all das sind Beispiele fr Projekte von MitOst-Mitgliedern.

    Das FestivalHhepunkt des Vereinsjahres ist das jhrliche Internationale MitOst-Festival. Durch gezielte ffentliche Prsentation erfolgreicher Projekte wird auf dem Fes-tival ein groer Kreis von Interessierten zur Umsetzung eigener Projektideen er-muntert. In vielen Workshops vermitteln erfahrene Projektleiter jungen Menschen aus Deutschland und MOE praktische Kenntnisse des Projektmanagements und geben diese Botschaft weiter: Gesellschaftliches Engagement lohnt sich!.

    Information, Austausch und VernetzungMitOst-Lndervertreter und regionale Gruppen sorgen fr die Vernetzung vor Ort. ber die Datenbank des Vereins knnen in fast jeder Stadt Deutschlands und in MOE Gleichgesinnte gefunden und angesprochen werden. Zweimal jhrlich be-richtet das MitOst-Magazin ber aktuelle Projekte und mittel- und osteuropische Lebenswelten. Alle Informationen zum Verein, zu Projekten und aktuellen Veran-staltungen nden sich auerdem auf der Homepage des Vereins www.mitost.de.

    Ein kompetenter Partner fr Projekte in der ZivilgesellschaftAuf der Grundlage gemeinsamer Ziele kooperiert MitOst mit zahlreichen mit Stif-tungen, Vereinen, Behrden und Initiativen der Zivilgesellschaft und hat sich da-durch als verlsslicher Partner und kompetenter Dienstleister etabliert. Trainerpool, Kompetenzdatenbank und Beratung bei der Neuentwicklung von Programmen sind nur ein Teil des Angebots.

    Ein weiteres wichtiges Arbeitsgebiet fr MitOst sind die Stiftungsprogramme, die MitOst im Auftrag der Robert Bosch Stiftung und des Fonds Erinnerung und Zu-kunft durchfhrt. Der Schwerpunkt liegt dabei in den Bereichen Zivilgesellschaft, Kultur und Schule.

  • E u r o p a m a c h e n!

    Projektmanagement

    fr ehrenamtliche Projekte und Initiativen

  • Impressum

    Europa machen! Projektmanagement fr ehrenamtliche Projekte und Initiativen

    Herausgeber und Verlag:MitOst e.V.Verein fr Sprach- und Kulturaustausch in Mittel-, Ost- und Sdosteuropa

    Berlin 2006, 3. berarbeitete und ergnzte Auage, MitOst-Editionen 3

    Redaktion: Pauline TolonUnter Mitarbeit von: Christine Brieger, Ulrike Daniel, Tobias Hipp, Nora Hoffmann, Oxana Ivanova, Sabine Krger, Ronald Menzel, Nik Oberlik, Darius Polok, Lutz Riemer, Astrid Stefani, Ina Werner, Nils-Eyk Zimmermann.Lektorat: Luise PetzschmannSatz: Maria SchamajewaIllustration: Joanna Wawrzyniak, piktogram BerlinDruck:Auage: 1500Fotos: MitOst e.V., Theodor-Heuss-Kolleg, Wettbewerb Junge Wege in Europa, Wettbewerb Frieden fr Europa Europa fr den Frieden, Kulturmanager aus Mittel- und Osteuropa, Initiativen aus Mittel- und Osteuropa.

    2006 MitOst-Editionen Alle Rechte vorbehaltenISBN 3-9810792-2-1

    Diese Publikation wurde von der Robert Bosch Stiftung gefrdert.

    Die erste Auage dieses Handbuchs erschien 2002 als Kooperation zwischen dem MitOst e.V., dem Theodor-Heuss-Kolleg und dem Lektorenprogramm der Robert Bosch Stiftung. Beteiligt an der 2. Auage waren Barbara Baumann (Redaktion), Anna Belikova, Marina Bojko, Wal-demar Czachur, Ulrike Daniel, Karen Hauff, Tobias Hipp, Silvia Machein, Darius Polok, Maria Schamajewa, Gereon Schuch, Anne Stalfort, Annegret Wulff und Nils-Eyk Zimmermann.Die vorliegende Auage bezieht zustzlich Erfahrungen aus folgenen Programmen mit ein: Kulturmanager aus Mittel- und Osteuropa, Initiativen aus Mittel- und Osteuropa, Wettbe-werb Junge Wege in Europa, Wettbewerb Frieden fr Europa Europa fr den Frieden, Trainer- und Beraterpool fr Projektarbeit und Coaching im Austausch mit Mittel-, Ost-, und Sdosteuropa.

    MitOst e.V. | Schillerstr. 57 | 10627 BerlinTel.: +49 (0) 30 31 517470 | Fax: +49 (0) 30 31 517471E-Mail: geschaeftsstelle@mitost.de | www.mitost.de

    MitOst e.V.Verein fr Sprach- und Kulturaustauschin Mittel-, Ost- und Sdosteuropa

  • DankDieses Praxishandbuch bndelt den Erfahrungsschatz der Projektleiterinnen und Projektleiter des MitOst e.V., des Theodor-Heuss-Kollegs und des Lektorenprogramms der Robert Bosch Stiftung.Wir danken unseren Frderern und Freunden, besonders der Robert Bosch Stiftung, ohne die unsere Projekte und auch die berarbeitung und Neuauage dieses Handbuchs nicht mglich gewesen wren. Dank gilt auch allen, die an diesem Buch mitgearbeitet haben.

  • Die Komponenten eines Projekts

    Die folgende Grak stellt die von uns bercksichtigten Komponenten eines Projekts dar und ordnet sie den Kapiteln zu, in denen sie behandelt werden.

    ZeitKapitel 5

    TeamKapitel 6

    TeilnehmerKapitel 7

    QualittsicherungKapitel 8

    Medien / Bild nach AuenKapitel 4

    PartnerKapitel 2

    GeldKapitel 3

    ProjektKapitel 1

  • 7Europa machen! 2006 MitOst-Editionen

    Inhaltsverzeichnis

    Vorwort 12

    Einfhrung 14

    1. Wie plant man ein Projekt? Projektentwicklungund Projektplanung

    19

    1.1 Ideen nden, Bedarf prfen, Ideen ausarbeiten 21

    1.1.1 Ideen kreativ entwickeln 21

    1.1.2 Bedarf prfen und vorhandenes Angeboteinschtzen

    22

    1.2 Ziele und Zielgruppen denieren 23

    1.2.1 Was sind Ziele? 23

    1.2.2 Wie formuliert man Ziele? 24

    1.2.3 Zielgruppe 26

    1.2.4 Zielakzeptanz 26

    1.2.5 Erfolgskriterien 27

    1.3 Der Projekt- und Zeitplan 29

    1.3.1 Aufgaben und Bereiche denieren 29

    1.3.2 Zeitplan erstellen 31

    1.4 Aufgaben verteilen und Verantwortlichkeiten klren:der Aufgabenplan

    33

    1.5 Die Umsetzung und Nachsteuerung 35

    1.6 Der Projektabschluss 37

    2. Ihr seid nicht allein! Kooperation und Vernetzung 43

    2.1 Wer spielt da alles mit? Das Projektumfeld 45

    2.2 Kooperationen eingehen 47

    2.3 Netzwerkpege 49

    3. Wie nanziert man ein Projekt? Fundraisingund Mittelverwaltung

    53

    3.1 Analyse und Recherche 55

    3.1.1 Was brauchen wir? Was haben wir schon?Die Bedarfs- und Ressourcenanalyse

    55

    3.1.2 Was kostet das Projekt? Den Kostenplan erstellen 57

    3.1.3 Woher bekommen wir Untersttzung? 58

  • 8 Europa machen! 2006 MitOst-Editionen

    3.1.4 Welche Finanzierungsmglichkeiten gibt es? 61

    3.1.5 Wer nanziert genau was? Den Kosten- undFinanzierungsplan erstellen

    63

    3.2 Kontakt aufnehmen 66

    3.3 Lokale Untersttzer zuerst 69

    3.4 Spender 71

    3.5 Sponsoren 72

    3.5.1 Sponsoren suchen 72

    3.5.2 Sponsoringvertrag abschliessen 73

    3.6 Frderer 74

    3.6.1 Recherche: Wie whle ich die richtigen Frderer? 74

    3.6.2 Wie schreibe ich einen Antrag? 75

    3.6.3 Der Antragstext 75

    3.6.4 Kalkulation 77

    3.6.5 Bewilligungsbedingungen 80

    3.7 Verwaltung der Mittel 81

    3.8 Abschlussbericht oder Verwendungsnachweis 83

    3.8.1 Sachbericht 83

    3.8.2 Finanzbericht oder Abrechnung 83

    4. Das 1x1 der Presse- und ffentlichkeitsarbeit 103

    4.1 Ein gutes Image als Voraussetzung fr ffentlichkeitsarbeit 105

    4.2 ffentlichkeitsarbeit planen 106

    4.2.1 Inhalte und Zielgruppen denieren 106

    4.2.2 Strategie festlegen 107

    4.2.3 Zeitplan erarbeiten 107

    4.2.4 Ressourcen einplanen 108

    4.3 Persnliche ffentlichkeitsarbeit 109

    4.4 ffentlichkeitsarbeit mithilfe eigener Medien 110

    4.5 Kontakt zu Geldgebern und Partnern 112

    4.6 ffentlichkeitsarbeit mithilfe von Multiplikatoren 113

    4.7 Pressearbeit 114

    4.7.1 Der Verteiler 114

    4.7.2 Die Pressemitteilung, der erste Pressekontakt 115

    4.8 Projektdokumentation 118

  • 9Europa machen! 2006 MitOst-Editionen

    5. Zeitmanagement 125

    5.1 Zeitmanagement im Team 127

    5.1.1 Planen 127

    5.1.2 Zeit einschtzen 127

    5.1.3 Meilensteine setzen 128

    5.1.4 Aufschreiben 129

    5.1.5 berprfen 129

    5.2 Individuelles Zeitmanagement 130

    5.2.1 Prioritten setzen 130

    5.2.2 Seine Grenzen erkennen und respektieren 131

    5.2.3 Umgang mit Stress 132

    6. Teamarbeit 135

    6.1 Ein Team bilden 137

    6.1.1 Auf die Mischung kommt es an 137

    6.1.2 Bedrfnisse und Erwartungen klren 138

    6.1.3 Gemeinsame Teamregeln aufstellen 138

    6.1.4 Teamgefhl entwickeln 139

    6.1.5 Zusammenarbeit organisieren 140

    6.2 In einem internationalen Team arbeiten 141

    6.3 Kommunikation 144

    6.3.1 Kommunikationsregeln 144

    6.3.2 Kommunikationsmittel 145

    6.3.3 Die Besonderheiten der Kommunikation per E-Mail 146

    6.4 Motivation im Team 147

    6.5 Konikte im Team 150

    6.6 Evaluation der Teamarbeit 152

    7. Betreuung der Projektteilnehmer 157

    7.1 Teilnehmerauswahl und -kommunikation 159

    7.2 Visum 164

    7.2.1 Sich informieren 164

    7.2.2 Einladung 165

    7.2.3 Ant