Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten

Ministerie van Onderwijs en VormingAgentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Elektronisch communicerenvoor leerlingensecretariaten

Opleiding voor schoolsecretariaten

Schooljaar 2013-2014

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Doelstellingen

Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgODi.

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inhoud


I. Inleiding II. Discimus III. EdisonIV. Tot slot

ww

w.a

god

i.be

AgODi

I. Inleiding

1) Gebruik van leerlingengegevens door AgODi

2) Edison3) Discimus4) Softwareleveranciers


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Gebruik van leerlingengegevens door

AgODiBerekenen van omkadering en toelagenLeerplichtcontroleDoorgeven van gegevens aan

SchooltoelageKinderbijslagfonds Leer- en ervaringsdatabank

Cijfergegevens voor beleidsondersteuningKwaliteit van al deze processen is

afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen!


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Edison

Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartementsinds 1995sinds 2008: WebEDISON


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Edison

Idee:School voert informatie in in het softwarepakketOp vaste momenten aanmaak van een (groot) tekst-bestand Inloggen op server van Edison om dit te versturenDag nadien antwoord ophalen om te kijken of verwerking geslaagd is


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Discimus

Discimus = “Wij leren”Sinds schooljaar 2012-2013 (overgangsjaar) Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevensVia webservices geïntegreerd in softwarepakket


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Discimus

IdeeSchool voert informatie in in het softwarepakketInformatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AgODiMeteen antwoord of de verwerking geslaagd isMogelijk om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Softwareleveranciers

AgODi stelt ter beschikking hoe de zendingen en webservices moeten opgebouwd worden.Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle uitwisseling van gegevens.


ww

w.a

god

i.be

AgODi

II. Discimus

1) Discimus Algemeen2) Inschrijvingen3) Afwezigheden4) Leerlingenkenmerken5) Identificatiegegevens (GRP)6) Inschrijving (INS)7) Inschrijvingsgegevens (INSADM)8) Foutmeldingen9) Wijzigingen nadien


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Discimus Algemeen

Doel van het projectCapaciteitsproblemenSteeds grotere vraag naar gegevensNood aan snelle beschikbaarheid

Welke gegevens?In- en uitschrijvingsgegevensAfwezighedenLeerlingenkenmerken


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Discimus Algemeen

Afgeschafte Edison-zendingenEerste drie schooldagen1 oktoberIn- en uitschrijvingenProblematische afwezigheidVoltijds engagementWijziging leerlingenkenmerken

Later?studiebewijzen, GON, onderwijs aan huis, …


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inschrijvingen

3 niveaus


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inschrijvingen


Opvolging nodig!

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inschrijvingen

Dubbele inschrijvingenSinds mei 2012Overlap in InschrAdmgrWelke leerling, periode, andere schoolHuidig of volgend schooljaarRegelgevend toegestaan


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Afwezigheden

RegistratieElke afwezigheidscodeBij invoer of wijziging van code in softwarepakket

Wanneer registreren?Binnen een week Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Afwezigheden

RaadplegenEigen schoolOver scholen heen (bvb Z- of B-codes) bij schoolwijziging


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Leerlingenkenmerken


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Leerlingenkenmerken

RegistratieBij een nieuw ingevuld formulierEnkel nodig als er nog geen was van een vorige school

Zoek LeerlingenkenmerkenformulierOver scholen heenKan meteen na inschrijving


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Identificatiegegevens (GRP)


InstellingsnummerHoofdstructuurStamnummerIdentificatienummerGeboortedatumGeslacht

FamilienaamEerste voornaamStraat woonplaatsHuisnummerBusnummerPostcode woonplaatsLand woonplaatsNationaliteit

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Identificatiegegevens (GRP)

Op basis van de in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van AgODi de loopbaan van een leerling samenstellen.Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens!


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Identificatienummer

Rijksregisternummeryy mm dd xxx xx

Bisnummerzelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Identificatienummer

Leerling aan AgODi gezonden zonder identificatienummer:zoeken in eigen databankopzoeken in rijksregisternaar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ)Opgelet: eventueel nieuw nummer op

basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht

Te importeren via web service RaadpleegPersoon of via terugzending


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inschrijving (INS)

nieuw veld “Inschrijvingsdatum”Datum van akkoordverklaring met pedagogisch project en schoolreglementDatum die ligt vóór of op de begindatum in de school


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inschrijvingsgegevens (INSADM)

Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijsNodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering


ww

w.a

god

i.be

AgODi

InstellingsnummerHoofdstructuurBegindatumEinddatumVestigingsplaatsAdministratieve groepFinancierbaarheidCursus levensbeschouwingTaalregimeVreemde taalvak 1Vreemde taalvak 2 Vreemde taalvak 3Vreemde taalvak 4Vreemde taalvak 5


SportstatuutSoort sportInclusief onderwijsSpreiding lesprogrammaOKAN in DBSOtype buitengewoon onderwijsverblijfsregelingInformatie vorige inschrijvingAanleiding tot vroege uitschrijvingSituatie na vroege uitschrijvingThuisloosTrekkende bevolking


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Financierbaarheid02 : regelmatig financierbare leerling01 : vrije leerling

voor leerlingen die niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden

geen studiebekrachtiging mogelijk geen financiering voor de school

03 : regelmatige niet-financierbare leerling

meestal in administratieve groepen waarvoor de school in kwestie niet gefinancierd wordt

wel studiebekrachtiging mogelijk



ww

w.a

god

i.be

AgODi

Begin- en einddatumMeestal begindatum 1/09 en einddatum 31/08Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigenBij wijziging admgr of vpl:

Einddatum wijzigen naar dag voordienAanmaak nieuwe INSADM voor de nieuwe situatie



ww

w.a

god

i.be

AgODi

Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijvingStandaardwaarden bij inschrijving

X - normaal einde schooljaar of module 10 – Geen informatie

Te wijzigen bij vroege uitschrijvingWordt gebruikt bij de leerplichtcontrole

naar andere schooloverledengeen info…



ww

w.a

god

i.be

AgODi

Informatie vorige inschrijvingenige dat wij vragen over de vorige inschrijvingtoegelaten waarden:

Normaal ingeschrevenOnbekendNiet ingeschrevenIngeschreven in de Franse Gemeenschap BaOIngeschreven in de Franse Gemeenschap SO



ww

w.a

god

i.be

AgODi

Administratieve groepSoepele controles vooraleer het schooljaar start Nadien strengere controles of de admgr wordt ingericht in de vestigingsplaats

Foutmelding: Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal en vestigingsplaats is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school. Contacteer uw schoolbeheerteam.



ww

w.a

god

i.be

AgODi

VestigingsplaatsGebruik van Discimus_nr vpl (onveranderlijk over de schooljaren heen)Kan verschillen van Edison_nr_vpl

(aanpasbaar door de school)Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het pakket



ww

w.a

god

i.be

AgODi

Te weinig taalvakken De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groepType buitengewoon onderwijs bestaat niet voor deze opleidingsvorm


Foutmeldingen

ww

w.a

god

i.be

AgODi

INSZ-nummer onjuistGeboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummerPostcode vorm onjuist voor dit landPersoon heeft in WebEdison-zendingen ander stamnummer binnen deze school: stamnummer = xxxxxxx


Foutmeldingen

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Soms ook dingen alsEr bestaat al een GeregistreerdPersoon voor deze ID_GRPEr bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS

Contacteer uw softwarepakket


Foutmeldingen

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam.

Het pakket dat boodschap probeert te versturen is niet gekoppeld aan uw school.


Foutmeldingen

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Wijzigingen nadien

Over situatie 1 oktober of 1 februari(meer dan een week na de betreffende teldag)

Contacteer uw verificateur (wijzigingen worden niet automatisch vanuit Discimus overgezet naar de aangemaakte telling.)

Als bvb in- of uitschrijvingsdatum wijzigt, zonder impact op een teldag Invoeren in Discimus, wordt mee verwerkt.


ww

w.a

god

i.be

AgODi

III. Edison

1) Inleiding2) Terugzendingen3) Overschrijven van zendingen4) GON-zending5) Tucht6) Onderwijs aan huis7) Leerlingenstages8) Studiebewijzen9) Foutenrapporten


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inleiding


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inleiding

04000100000203424931100130004417.09.201330.06.2014NTC4


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Inleiding

Softwarepakket maakt deze tekst-bestanden klaarVersturen naar AgODi via server van WebEDISON aparte login via identiteitskaart of

token nodig. Helpdesk Edison: 02 553 90 90


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Terugzendingen

Op elke zending volgt een terugzendingbelangrijk om deze op te volgen!

Enkele uren na de zending: melding ontvangstVolgende dag: foutenrapportBij sommige zendingen ook een overzichtsrapport met de verzonden gegevens(bvb. studiebewijzen)


ww

w.a

god

i.be

AgODi

TerugzendingenLeesbare vorm:

Of om in pakket te importeren:


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Terugzendingen

Voorbeeld overzichtsrapport:


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Terugzendingen

3 soorten:1. Goed verwerkt

Eventueel met bijkomende informatie

2. Verwerkt, met waarschuwende foutBijvoorbeeld bij familienaam verschillend van

wat in onze databank zit. geen nieuwe zending nodig

3. Fatale foutZending moet opnieuw gebeuren!


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Terugzendingen

Extra terugzending bij aanmaak telling en na verificatie:Overzicht leerlingenaantallen per administratieve groep (SO1 / BuSO1 / DBSO1 )

(Deze “terugzending” volgt dus niet op een zending!)


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Overschrijven van zendingen

Algemeen principe:Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending!


ww

w.a

god

i.be

AgODi

GON-zending

Doel?extra uren GON voor de school toekennen

Wanneer?tussen 1 en 8 oktober

Welke scholen?alle BuSO-scholen die GON-leerlingen begeleiden

Welke gegevens?identificatie van de leerlingen specifieke GON-informatie


ww

w.a

god

i.be

AgODi

GON-zending

Principe van overschrijven van zendingen:2 oktober: Zending met 99 leerlingen3 oktober: Zending met 1 leerling

Resultaat: slechts 1 leerling in de databank!

Correct:3 oktober: Zending met 100 leerlingen!


99 GON-leerlingen op 1-10-20131 GON-leerlingop 1-10-2013100 GON-leerlingenop 1-10-2013

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Tucht

Doel?in kaart brengen van de problematiekindien nodig specifieke maatregelen

Wanneer?onmiddellijk wanneer de leerling definitief uitgesloten wordt uit de school! ook bij uitsluiting op einde van schooljaar! dit staat los van uitschrijving met reden tucht

Welke gegevens?identificatie van de leerling + specifieke

informatieopleiding schoolsecretariaten 2013-2014

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Onderwijs aan huis

Doel?toekennen van extra uren OAH

Wanneer?bij melding van OAH van leerling, ten laatste op de eerste lesdag van het OAHbij verlenging van OAH

Welke gegevens?identificatie van de leerling specifieke informatie (aantal uren, soort, verblijfplaats, …)


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Onderwijs aan huis

Wat bij correctie van de zending?Idee: Een zending voor dezelfde leerling

met dezelfde begindatum overschrijft de vorige

verkeerde gegevens (behalve begin- en einddatum): nieuwe zending

vroegtijdig beëindigen: nieuwe zending met zelfde begindatum en nieuwe einddatum


Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 decemberZending 2: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 decemberZending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 november

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Onderwijs aan huis

Wat bij wijzigingen gedurende de periode?wijziging van het aantal uren OAH, de

soort OAH, verblijfplaats, administratieve groep

corrigerende zending die de vorige periode vroegtijdig beëindigt

nieuwe zending voor de nieuwe periode met de nieuwe gegevens


Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 decemberZending 2: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 oktober

Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 16 oktober tot 15 december

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Leerlingenstages

Doel?beleidsinformatie

Wanneer?tussen 15 en 31 mei

Welke gegevens?identificatie van de leerling specifieke informatie (stagegever, sector, contract, periode, …)Minstens één van volgende drie codes:

paritair comité-nummer, NACE-code,

RSZ-werkgeverskengetalopleiding schoolsecretariaten 2013-2014

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Leerlingenstages

Welke scholen?Voltijds gewoon SOKSO, BSO, TSO (geen ASO)HBO verpleegkunde en Se-n-Se

Buitengewoon SOOV1: enkel stages met productief karakterOV2: leerlingen uit tweede faseOV3: leerlingen uit kwalificatiefaseOV4: leerlingen uit 3de graad KSO, BSO,

TSO


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Studiebewijzen

Doel?studieverloop van leerling in kaart brengenverificatie van toelatingsvoorwaardenleer- en ervaringsdatabank

Wanneer?Op eender welk moment van het schooljaar

Welke gegevens?identificatie van de leerling specifieke informatie (studiebewijs, attest, diploma verpleegkunde, … )


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Studiebewijzen

Geldigheidsdatum 30/06/201431/01/2014 mogelijk voor HBO/Se-n-Seandere data voor modulaire studierichtingen toegestaan

meerdere zendingen voor één leerling mogelijk


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Studiebewijzen

Welke leerlingen opnemen?alle leerlingen die op de geldigheidsdatum een studiebewijs (konden) behaleneventueel “nog geen beslissing”lijst met anomalieën: te bekijken!


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Studiebewijzen

Latere aanvullingennieuwe zending op zelfde geldigheidsdatum overschrijft de vorige volledig!aanvulling na uitgestelde beslissing?steeds in samenspraak met

verificateur!


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Fatale fout bijAndere schrijfwijze van naam als er

geen identificatienummer is meegestuurd

Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart

Aanpassen indien nodigVerificateur contacteren bij onterechte

foutmelding


Foutenrapporten

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Foutenrapporten


ww

w.a

god

i.be

AgODi

Fouten vermijden?zoveel mogelijk rijksregisternummer gebruikengevonden identificatienummers importeren in de schoolsoftware


Foutenrapporten

ww

w.a

god

i.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2013-2014

ww

w.a

god

i.be

AgODi

Foutenrapporten

Voorbeeld


ww

w.a

god

i.be

AgODi

IV. Tot slot

IdentificatienummerFoutmeldingen opvolgen (Discimus + Edison)Samenwerken voor kwaliteit


School

SoftwareleverancierAgODi

ww

w.a

god

i.be

AgODi

IV. Tot slotomzendbrieven SO/2007/05 en NO/2012/01

http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/

contactgegevens verificatie en dossierbeheerder

http://www.agodi.be Adressen en contactgegevens

invoerprogramma’s en technische brochures van de zendingen http://ond.vlaanderen.be/edison/Schooldirect: http://www.schooldirect.be/


Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten

Documents