Divize služeb

Poskytované služby

Spisová a archivní služba ....................................................3

Ukládání do trezorových skříní ..............................................6

Odborná skartace spisů a datových nosičů ..........................7

Odborné konzultace a vedení interní spisovny .....................8

Digitalizace spisů – skenovací centrum ...............................8

Digitalizace velkoformátové dokumentace ...........................9

Hybridní pošta ...................................................................10

Logistika dokumentů ........................................................11

2

3

Spisová a archivní službaSpisovna nabízí prostor pro vaše dokumenty, které tak nemusíte skladovat v kancelářích a jiných draze placených prostorách vaší společnosti. Dokumentace je bezpečně archivována v moderně vybavené a zabezpečené spisovně, kde je neustále kontrolovaná konstantní teplota a relativní vlhkost vzduchu. Spisovna je napojená na PCO a je pod dozorem Státního archivu. Veškeré procesy jsou v souladu s platnou legislativou ČR.

SLUŽBY SPISOVNY

• Převzetí a odvoz dokumentace.

• Roztřídění dokumentace podle zákonné lhůty uložení.

• Uložení písemností do alkalických boxů, kde jsou zaručeny konstantní

klimatické podmínky.

• Vyhledávání písemností do 40 minut od obdržení požadavku a zaslání

digitální formou, nebo kurýrem.

• Odborná skartace dokumentace po uplynutí zákonné lhůty uložení se

souhlasem Státního archivu.

• Uložení dokumentace činným organizacím, uložení a odborné zajištění

spisů pro správce konkurzních podstat a insolvenční správce.

4

ZAJIŠTĚNÍ DŮVĚRY A BEZPEČNOSTI PRO UKLADATELE• ISO 27001:2005 systém ochrany informací.

• ISO 9001:2000 systém zajišťování kvality.

• Bezpečné zálohy digitálních dat a denních pohybů.

• Zajištění budovy spisovny bezpečnostními prvky, zaručující ochranu vaší

dokumentace.

• Napojení budovy spisovny na PCO 24 hodin denně.

• Zaměstnanci fi rmy jsou vázáni proti úniku informací a mají výpis z rejstříku

trestů bez zápisu. Jsou pravidelně školeni v oblasti spisové služby.

• Komunikace se spisovnou je pouze písemnou formou na základě

objednávek od personálu klienta, který má ověřenou plnou moc

podepsanou od aktuálního statutárního zástupce fi rmy klienta. Z důvodu

určení času a evidence komunikace s klientem zasíláme a přijímáme faxy

prostřednictvím PC.

• Informujeme klienta o nevrácených zápůjčkách originálů spisů, delších jak

3 měsíce.

5

PŘIDANÉ HODNOTY

Ukladatel platí pouze za prostor, který je skutečně používán k uložení dokumentace a který společnost využívá, jeho velikost je fl exibilní. Díky tomu jsou náklady ukladatele na skladování spisů nejnižší možné.• Způsobem uložení v ekologických, alkalických, tenkostěnných krabicích

(tloušťka stěny 2 mm) snižujeme množství uložených běžných metrů spisů

až o 33 %, neboť ukládáme pouze obsahy šanonů (přepravních jednotek).

• Používané archivní krabice zaručující optimální kyselost pro zachování

dokumentární hodnoty spisů po celou její zákonnou ukládací dobu.

• Archivní krabice nejsou účtovány.

• Při ukládání spisů do archivních krabic kontrolujeme pohledově obsah

šanonů (přepravní jednotky) s popisem na šanonu (přepravní jednotce).

• V případě požadavku přepravy tajných dokumentů zajišťujeme dopravu pod

dohledem osob s pověřením NBÚ ve stupni důvěrné.

• Ukládání v externí spisovně zabrání úniku fi remních informací a jejich

zneužití.

• Pravidelnou skartací optimalizujeme náklady na ukládání spisů.

• Spisovna odpovídá za celé skartační řízení.

• Zvýšení produktivity práce zaměstnanců ukladatele, kteří dostanou

požadované informace přímo do svého počítače.

6

BUDOVA SPISOVNY EVROFIN

Budova spisovny je zařazena do kategorie budov se zvýšeným nebezpečím. Je pravidelně každoročně kontrolována odbornou firmou zajišťující požární dozor.

Vstupní prostory jsou opařeny mříží. V depozitářích, kde jsou uloženy vaše

písemnosti je udržována konstantní teplota, relativní vlhkost vzduchu a jsou

vybaveny pojízdnými archivními regály. Budova je napojena na PCO. Provoz

spisovny podléhá dozoru státního archivu, kam se pravidelně zasílají seznamy

písemností uložených organizací.

Ukládání do trezorových skříníSpisovna nabízí možnost uložení citlivých dokumentů, datových nosičů (CD, DVD, datové pásky...), razítek či jiného důvěrného materiálu do trezorových skříní.

Odborná skartace spisů a datových nosičůPo uplynutí skartační lhůty je spisovnou zpracován skartační návrh. Skartační návrh společnosti je předložen ke schválení ukladateli dokumentace a po odsouhlasení je předložen ke schválení příslušnému státnímu archivu.

Skartační lhůta může být na písemnou žádost ukladatele prodloužena nad

rámec zákonných lhůt (například za účelem soudních sporů). Po schválení

skartačního návrhu státním oblastním archivem je zpracován skartační

protokol. Na základě skartačního návrhu a skartačního protokolu jsou

písemnosti zbaveny kovových a plastových částí a jsou přímo ve spisovně

skartovány na stroji s certifikátem NBÚ skupiny „D“ a stupněm utajení 3 dle

normy DIN 32757-1.

• Pokud ukladatel vyžaduje, je dokumentace pod dohledem pracovníků naší

spisovny odvezena v uzamykatelných kontejnerech do specializované firmy

k likvidaci.

• Spisovna též nabízí možnost skartace datových nosičů typu disket, CD nebo

DVD.

• Dále je možné zapůjčení uzamykatelných kontejnerů pro schraňování

důvěrných dokumentů, které jsou po naplnění opět skartovány ve spisovně.

• Spisovna též skartuje nepotřebné dokumenty, které by neměly být vyhozeny

do směsného odpadu.

7

8

Odborné konzultace, vedení interní spisovnyPokud se zákazník rozhodne pro archiv nebo spisovnu ve vlastních prostorách, může využít odborných konzultací pro správné nastavení procesů v rámci platné legislativy ČR a dle zákona o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb.

Pracovníci spisovny jsou připraveni uspořádat a zaevidovat spisy ve vašem

interním archivu. Dále podle dohody řeší přírůstky v dohodnutých intervalech,

dohlíží na skartační řízení a samotnou fyzickou skartaci, kterou vám efektivně

spoří prostory.

Nedílnou součástí bývá i vypracování spisového a skartačního řádu a školení

pracovníků.

Digitalizace spisů, skenovací centrumSpisovna nabízí k využití skenovací centrum. Služeb tohoto centra se využívá jak pro rychlé skenování dohledávaných spisů a následné zaslání elektronickou poštou, tak i pro hromadné skenování uložených či dodaných dokumentů. Samozřejmostí je i tvorba metadat pro přehledné uložení do digitálního archivu

s možností práce v Document Management System.

Nespornou výhodou tohoto řešení je úspora času, snížení nákladů na tisk a snadná dohledatelnost dokumentů.

9

Digitalizace velko- formátové dokumentaceDalší službou divize služeb Evrofinu je digitalizace velkoformátových dokumentů formátu až A0. Jedná se především o převedení tištěných dokumentů v interních archivech společností do digitální formy pro další snazší práci. Takto pořízená data je možné uložit do digitálních archivů a dále s nimi pracovat. Data jsou opět opatřena metadaty. Velké uplatnění má tato služba v archivech s výrobní dokumentací.

Pro digitalizaci využíváme knižní velkoformátové skenery, které už tak velmi

často opotřebené, poničené nebo historické dokumenty dále neničí, jako je

tomu u skenerů se standardním podáváním. Tato metoda umožňuje skenovat

předlohy na různých materiálech jako jsou papír, pauzovací papír, film, plátno,

desky, atd.

10

Skenery jsou mobilní, je tedy možné provádět digitalizaci přímo v prostorách

zákazníka a tím se vyhnout určitým rizikům spojených s přepravou dokumentů.

Tato služba je vyhledávána tam, kde není vhodné dokumenty vyvážet mimo

prostory společnosti.

Hybridní poštaVzhledem k tomu, že je společnost EVROFIN dodavatelem technologií pro

oběh a zpracování dokumentů, nabízí divize služeb možnost využití těchto technologií jako službu.

Tyto technologie nabízí řešení firemní korespondence pro hromadná

podání. Je samozřejmostí příjem jak digitálních dat a jejich převod do fyzické

podoby, tak obráceně. Lze tedy předat data k tisku, obálkování, frankování

a následnému předání k doručení nebo naopak předat dokumenty (např.

11

vyplněné dotazníky, smlouvy), u kterých hybridní pošta zajistí jejich převod do

digitální formy včetně vyhodnocení. Velkou výhodou je, že vytěžené dokumenty

či naopak datové nosiče mohou být rovnou uskladněny ve spisovně nebo

vyskartovány, aniž by opustily zabezpečenou budovu spisovny.

Další nesporná výhoda tohoto řešení je úspora času, prostoru a financí zákazníka.

Logistika dokumentůNedílnou součástí naší divize služeb je i doprava, případně kurýrní služba, která je využívána zejména ve spojení se spisovnou. Divize služeb

nabízí k využití skříňové nákladní auto pro větší objemy nebo bezpečnou

přepravu nákladu a osobní auto pro přepravu menších zásilek formou

kurýrní služby.

EVROfiN int. spol. s r. o.divize služeb

Palackého náměstí 123

294 41 Dobrovice

Tel.: +420 326 736 159,

+420 326 398 430

Fax: +420 326 398 313

E-mail: [email protected]

www.evrofin.eu

Pokud chcete vydat své finance co nejefektivněji , využijte

našich služeb. ušetŘíte Provozní a investiční náklady a vaše dokumenty budou ošetŘeny

ve shodě s legislativou.

EVROfiN int. spol. s r. o. Česká republikaEVROfiN int. spol. s r. o., Sienkiewiczova 2, 400 11 Ústí nad Labem,

tel.: 475 622 064, 475 622 081, fax: 475 622 064, e-mail: [email protected] int. spol. s r. o., Nad Kazankou 57, 171 00 Praha 7 Trója,

tel.: 286 590 160, 286 590 170, fax: 286 590 161, e-mail: [email protected] int. spol. s r. o., Horská 42, 616 00 Brno,

tel.: 549 213 721, fax: 549 259 224, e-mail: [email protected] EVROfiN int. spol. s r. o. Slovensko

EVROfiN int. spol. s r. o., Heydukova 12, 811 08 Bratislava 1, tel./fax: 00421 252 623 277, e-mail: [email protected]