CAPITOLATO TECNICO Procedura negoziata previa ... · outsourcing dei processi di amministrazione del personale, ... aziendali e di legge ... • le attività di migrazione e caricamento

All.to A)

CAPITOLATO TECNICO

Procedura negoziata previa consultazione per l’affi damento del “servizio di payroll ed attività connesse” per CASSA ITALIANA DI PREVIDE NZA ED ASSISTENZA DEI

GEOMETRI L.P. - CIPAG CIG 6743403033

CapitGaraAmmPersCipag 2

1. Oggetto del Servizio

Il presente capitolato tecnico, di seguito “Capitolato” definisce il servizio relativo alle attività amministrative/informatiche di “payroll e le attività connesse” per il personale dipendente (impiegati e quadri, dirigenti, operai/portieri degli stabili di proprietà), gli stagisti ed i collaboratori di Cipag, di seguito “Servizio”, oggetto di appalto della presente procedura negoziata.

Con il termine “Affidatario” va intesa l’eventuale futuro affidatario della procedura negoziata che svolgerà il Servizio.

Il Servizio è costituito dal complesso dei servizi e delle attività relative alla gestione in Full outsourcing dei processi di amministrazione del personale, nel rispetto degli adempimenti aziendali e di legge, (elaborazione delle buste paga e presenze, così come esplicati nel successivo articolo 2. e nel complesso del Capitolato, garantendo gli adempimenti previdenziali e fiscali, lo svolgimento dei processi legati all’amministrazione del personale, il rispetto degli adempimenti aziendali e di legge, il calcolo dei modelli mensili ed annuali previsti dalla legislazione contributiva e fiscale vigente e l’elaborazione di tutti i prospetti necessari alla gestione del costo del lavoro ed alla contabilità amministrativa, alle condizioni previste nel Capitolato) e fornitura di un sistema informatico in Cloud per la gestione e lo sviluppo delle risorse umane.

Si riporta che attualmente l’organico di Cipag è composto da n. 145 unità suddivise tra direttore generale e dirigenti, impiegati e quadri, operai/portieri degli stabili di proprietà. Non sono in essere rapporti di collaborazione e di stage.

I Contratti collettivi di lavoro attualmente in vigore per Cipag sono i seguenti:

Determinazione CCNL N. addetti

CCNL per i dipendenti degli Enti Previdenziali Privati Adepp 137

CCNL per i dirigenti degli Enti Previdenziali Privati Adepp 6

Contratto integrativo Cipag 143

CCNL per i dipendenti da proprietari di fabbricati 2

Inoltre, il Servizio dovrà includere anche l’assistenza per tutte le attività di quadratura, controllo e contabilizzazione del costo del lavoro per le elaborazioni mensili del personale, nonché tutte le attività dell’ufficio del personale per gli aspetti amministrativi e di rapporto verso gli enti esterni.


2. Descrizione del Servizio

2.1. Servizi di payroll I servizi di payroll si suddividono in:

• Servizio inerente tutte le attività di payroll; • Servizi di supporto ed assistenza all’Area Contabilità Generale e Bilancio; • Servizi inerenti il Portale del Cedolino Elettronico; • Servizio inerente la tenuta e la conservazione del Libro Unico del Lavoro.

2.1.1. Servizi inerente tutte le attività di payrol l Il servizio di payroll dovrà comprendere le seguenti attività:

1. Acquisizione dei dati anagrafici, retributivi e contrattuali; 2. Trattamento dei dati ed elaborazione dei cedolini; 3. Rilevazione presenze /assenze; 4. Elaborazioni post paga; 5. Elaborazioni delle dichiarazioni annuali; 6. Reportistica inerente i dati acquisiti ed elaborati.

2.1.1.1 Acquisizione dei dati anagrafici, retributi vi e contrattuali L’Affidatario dovrà acquisire tutte le informazioni utili alla gestione del Servizio. La Cipag potrà fornire i relativi dati sia in forma cartacea che in formato elettronico. Il Servizio comprende:

• l’interpretazione delle esigenze di Cipag e dei processi interni, nonché lo svolgimento di tutto ciò che concerne l’esternalizzazione del processo di payroll;

• le attività di migrazione e caricamento dei dati, gestione storica dei dati, elaborazione in parallelo per effettuare i necessari controlli di correttezza;

• tutte le attività riguardanti la fase di affiancamento con il personale messo a disposizione dall’Affidatario per la presa in carico dei dati necessari allo svolgimento del Servizio.

• Si descrivono, a titolo indicativo e non esaustivo, le categorie di informazioni inerenti i dati anagrafici, retributivi e contrattuali relative ai dipendenti in forza, da gestire nel periodo paga di competenza: a) caricamento di tutte le informazioni relative agli anni pregressi per la gestione di

specifici aspetti del payroll (residuo ferie e permessi, ratei di mensilità aggiuntive, dati progressivi retributivi, contrattuali, previdenziali, fiscali, ecc.);

b) variazioni anagrafiche e personali (relative a stato civile e nucleo familiare, residenza e/o domicilio, coordinate bancarie, centro di costo aziendale di appartenenza);

c) variazioni relative al rapporto di lavoro in essere (dimissioni, trasformazioni del contratto, modifiche di inquadramento contrattuale, passaggi di qualifica e interventi retributivi);


d) dati necessari alla corretta gestione amministrativa ed economica delle prestazioni assistenziali previste dalla normativa vigente ed erogate dagli Enti previdenziali tramite il datore di lavoro. In particolare la Cipag provvederà a consegnare copia della documentazione cartacea e/o elettronica recepita direttamente dal lavoratore in relazione a:

- assegni per il nucleo familiare; - maternità obbligatoria, astensione facoltativa e congedi parentali; - permessi retribuiti e non retribuiti, indennizzati o non indennizzati dagli Enti

previdenziali e Assistenziali; - dati relativi agli infortuni occorsi ai lavoratori durante l’orario di lavoro, in

relazione a tali eventi si precisa che Cipag potrà richiedere all’Affidatario la gestione di comunicazioni nei portali degli Enti;

e) dati inerenti le adesioni del personale in forza alle associazioni sindacali di categoria;

f) dati analitici relativi alla consuntivazione delle presenze e assenze nel mese precedente a quello di competenza per ciascun dipendente, con l’indicazione separata e codificata di ciascuna fattispecie da gestire (buoni pasto attribuiti, straordinari e reperibilità, ferie, permessi e congedi, etc.);

g) dati analitici dei rimborsi relativi alle note spese, alle trasferte e alle spese di rappresentanza dei lavoratori dipendenti, con evidenza degli anticipi da recuperare;

h) adesione ai Fondi assicurativi e previdenziali di natura aziendale e/o contrattuale con indicazione delle modalità e classe di iscrizione del singolo dipendente;

i) gestione del fondo TFR rimasto in azienda; j) gestione del TFR versato e da versare; k) consegna dei cedolini paga tramite portale web ai dipendenti e tramite modello

cartaceo (PDF) tramite l’Affidatario ad eventuali collaboratori.

I dati e le informazioni sopra descritte provengono da piattaforme software quali payroll INAZ e presenze da SOLARI. Qualora, nel corso della durata del Servizio, la Cipag adottasse una nuova soluzione informatica per la rilevazione delle presenze/assenze dei dipendenti tramite acquisizione automatica delle presenze con badge a banda magnetica, l’Affidatario dovrà aggiornare il proprio sistema di Payroll, senza costi aggiuntivi per Cipag, al fine di acquisire in modalità automatica tutti i dati. L’Affidatario, pertanto, dovrà garantire alla Cipag la piena integrazione del proprio sistema di Payroll con la soluzione software prescelta da Cipag.

2.1.1.2 Trattamento dei dati ed elaborazione dei ce dolini

Sulla base delle informazioni ricevute l’Affidatario effettuerà la gestione amministrativa ed economica dei dati, nel rispetto della normativa previdenziale, tributaria, fiscale e contrattuale, applicando la disciplina vigente relativa alle varie tipologie di rapporto di lavoro e contratti. Provvederà, inoltre, a svolgere tutte le elaborazioni propedeutiche al calcolo della retribuzione, relative alle trattenute previdenziali e fiscali e a tutti quei dati utili a determinare l’importo netto da erogare.


Di seguito si evidenziano, brevemente e a titolo non esaustivo, le attività operative legate al trattamento conseguenti rispetto alle informazioni fornite dalla Cipag:

• aggiornamento degli archivi informatici con i dati relativi alle variazioni anagrafiche, personali e retributive del personale in forza, dei neoassunti, dei collaboratori e degli stagisti;

• gestione economica delle trasformazioni del contratto di lavoro in essere, sia con riferimento alla tipologia (passaggio da tempo determinato a indeterminato, da tempo pieno a tempo parziale) sia in relazione alle modifiche di inquadramento contrattuale a seguito di passaggi di livello e qualifica; l’Affidatario, su richiesta della Cipag effettuerà anche conteggi e proiezioni su differenti ipotesi di variazioni retributive derivanti dall’applicazione delle politiche retributive aziendali;

• calcolo degli emolumenti finali per i dipendenti che nel periodo di paga cessano il rapporto di lavoro,

• premio di risultato, • fondo Tfr eventualmente spettante, • eventuali incentivi all’esodo, somme erogate o recuperate in conseguenza di

dimissioni; • verificare il diritto del dipendente alla percezione degli assegni per il nucleo familiare

e provvedere ad erogare la relativa somma in busta paga calcolando gli eventuali arretrati,

• calcolare l’ammontare delle indennità spettanti per maternità anticipata e obbligatoria, astensione facoltativa e congedi parentali allattamento, donazione sangue e permessi L. n. 104/92, ecc., applicando le disposizioni emanate dagli Enti Previdenziali preposti ed erogare i relativi trattamenti economici;

• acquisizione del flusso relativo alle timbrature di presenza; • gestione economica di tutti i movimenti retribuiti con decorrenza pregressa

(scostamenti, ricalcoli, conguagli) e conseguente analisi delle voci retributive precedentemente gestite;

• simulazioni degli importi da liquidare in caso di transazioni e/o dimissioni incentivate o concordate;

• liquidazione delle risultanze contabili del Modello 730 da parte dell’Agenzia delle Entrate e gestione delle stesse (si precisa a riguardo che l’Affidatario non presta assistenza fiscale diretta);

• ricezione del flusso INPS relativo alle malattie; • calcolo e classificazione delle imposte a carico dei dipendenti e dei collaboratori con

evidenza dei valori per tipologia e codice tributo; • determinazione dell’ammontare della contribuzione a carico dei dipendenti e del

datore di lavoro con il dettaglio degli importi per tipologia di contributo come previsto dalla normativa previdenziale vigente;

• calcolo di tutte le prestazioni a carico degli Enti previdenziali/assistenziali ed anticipate in busta paga dal datore di lavoro (per esempio compensi per assegni familiari, astensione obbligatoria e facoltativa per maternità ecc.) o derivanti


dall’applicazione di norme agevolate ed incentivanti l’occupazione (lavoratori assunti dalle liste di mobilità);

• calcolo della contribuzione integrativa sanitaria e/o previdenziale per impiegati, quadri e delle quote di TFR devolute al fondo;

• elaborazione dei flussi mensili per i versamenti previdenziali e fiscali per dipendenti (flusso F24, Uni Emens);

• compilazione della modulistica (sia su supporto cartaceo che elettronico secondo il tracciato record previsto) relativa alla previdenza complementare per i lavoratori dipendenti;

• calcolo del prospetto contabile mensile ed annuale per la successiva registrazione, con suddivisione analitica dei valori per capitolo di costo;

• calcolo e memorizzazione degli accantonamenti mensili INAIL, • calcolo e memorizzazione dell’accantonamento per il trattamento di fine rapporto; • acconto e saldo dell’imposta sostitutiva 17% sulla rivalutazione del TFR (quota conto

INPS e quota del Datore di Lavoro) predisponendo il pagamento tramite lo stesso modello F24 elaborato per il versamento dell’IRPEF mensile;

• stampa e tenuta del LUL (Libro Unico del Lavoro); • estrapolazione di archivi dati sulla base di richieste specifiche da parte della Cipag

con l’evidenza dei dati anagrafici, contrattuali e retributivi aggiornati al periodo di competenza;

• in sede di elaborazione dei compensi di fine anno calcolo del conguaglio progressivo, se richiesto dal dipendente; in qualunque momento, secondo richiesta del dipendente/dirigente, dovrà essere possibile l’applicazione di maggiori trattenute di imposta nel periodo mensile, come previsto dalla normativa vigente;

• nei periodi paga compresi nel periodo luglio - novembre di ciascun anno fiscale gestione delle poste risultanti dalle elaborazioni delle dichiarazioni 730. Si precisa a riguardo che la Cipag non presta assistenza fiscale diretta;

• gestione rapporti con Enti tramite portale (si citano a titolo esemplificativo Inps/Inail) su richiesta del cliente;

• informativa puntuale di aggiornamento di normativa, prassi, giurisprudenza su questioni lavoristiche con particolare riferimento alla realtà della Cipag.

L’Affidatario si impegna a definire (al momento della richiesta) e formalizzare per iscritto alla Cipag gli standard procedurali attuati all’interno della propria organizzazione per garantire il controllo di tutte le fasi di elaborazione.

L’organizzazione, i processi e le modalità operative adottate dall’ Affidatario potranno essere soggette a verifica e revisione nel corso della durata contrattuale, su richiesta della Cipag, nel caso in cui ciò si rendesse necessario al fine di rendere il servizio più efficace, nel rispetto dei livelli di servizio stabiliti.


2.1.1.3 Rilevazione presenze/assenze Il sistema di rilevazione presenze deve operare utilizzando il flusso dati di interscambio dei timbratori rilevatori di entrata ed uscita installati presso la Cipag e deve gestire tutte le particolarità degli orari di lavoro, le assenze dal servizio e i relativi controlli.

Tale sistema deve essere integrato con la procedure Paghe, sia per quanto riguarda le voci stipendiali variabili, sia per i giustificativi di assenza che producono un effetto economico immediato.

Quest'area dovrà prevedere le gestioni delle seguenti attività:

1. Gestione del badge; 2. Gestione degli orari; 3. Gestione delle presenze; 4. Gestione delle assenze; 5. Gestione “Portale del dipendente”.

2.1.1.3.1 Gestione del badge La procedura dovrà prevedere le seguenti funzionalità:

• attribuzione di un badge con codice univoco ad ogni singolo dipendente utilizzabile sui terminali della Cipag;

• possibilità di abbinare il badge solo a determinati terminali lettori; • gestione dello storico; • attribuzione del badge anche a personale non dipendente;

Dato che al badge viene attribuito lo stesso numero della matricola, allo stesso dovranno essere associati tutti i dati anagrafici e di collocazione (es. ruolo, centro di costo, categoria) e di orario.

2.1.1.3.2 Gestione degli orari La procedura dovrà prevedere le seguenti funzionalità:

• gestione delle varie tipologie (tempo pieno, part time orizzontale, part time verticale, part time misto) con giorni di lavoro e giorni di riposo fissi o variabili;

• la predisposizione di opportune tabelle, che definiranno le diverse tipologie di turni e orari con le connotazioni tipiche di ciascuno quali: orario giornaliero e settimanale, quantità di ore dovute per turno, tolleranze in ingresso ed in uscita, flessibilità sull’orario, pausa mensa, criteri di calcolo per il tempo di presenza e per quello di assenza, franchigia per calcolo straordinario;

• in fase di caricamento dati per nuova assunzione o in caso di variazione il sistema deve essere in grado di abbinare automaticamente ai singoli dipendenti i diversi profili di orario e di turno.

È richiesta una procedura che consenta lo sviluppo automatico del calendario di lavoro settimanale, mensile e annuale di un particolare tipo di turno.


Il sistema deve essere in grado di gestire in corso di mese variazioni inerenti orario di lavoro (es: passaggio da giornata a turni e viceversa, da full time a part time e viceversa, variazioni di centro di costo anche plurimensili).

L’Affidatario, si impegna in ogni caso a modificare i profili orari inseriti di gruppi di dipendenti e la relativa gestione al variare delle esigenze organizzative della Cipag in modo automatico.

2.1.1.3.3 Gestione delle presenze

La procedura dovrà prevedere le seguenti funzionalità:

• acquisizione delle timbrature in maniera automatica con specifica di eventuale causale (partecipazione ad assemblee, malattia, permesso retribuito, servizio ecc.);

• gestione, a fronte di ogni singolo dipendente, di almeno 10 timbrature per giornata di lavoro;

• visualizzazione delle timbrature on line per ogni dipendente sul sistema dedicato “gestione cartellino”;

• controllo delle timbrature sulla base dei profili orario associati al singolo dipendente, conteggi relativi, segnalazioni di errori ed anomalie;

• gestione delle eventuali trasferte; • visualizzazione, dopo la esecuzione dei programmi di controllo, della situazione dei

dipendenti, secondo varie aggregazioni: per centro di costo, per categoria; • emissione di tabulati periodici per il controllo dell’orario e delle presenze/assenze

giornaliere; • gestione mensa per il conteggio delle giornate lavorative ai fini del rilascio dei buoni

pasto. Il servizio sostitutivo mensa è garantito al personale con rapporto di lavoro a tempo pieno e parziale nelle giornate lavorative nelle quali viene effettuata una prestazione lavorativa superiore alle cinque ore;

• gestione del personale a part-time nelle diverse percentuali e tipologie; • gestione automatica della monetizzazione di tutte le indennità legate alla presenza in

servizio; • realizzazione per ciascun dipendente di 2 contatori ore individuali separati, al fine di

gestire correttamente il relativo recupero e/o pagamento lavoro straordinario o supplementare secondo le regole contrattuali;

Ogni straordinario dovrà avere un tetto massimo sia in termini quantitativi che temporali, in base alle decisioni della Cipag.

L’Affidatario dovrà preliminarmente verificare la compatibilità dei terminali di rilevazione presenza di proprietà/utilizzati dalla Cipag con la procedura proposta e/o altrimenti prevedere la fornitura a suo carico nell’ambito del costi del Servizio.

2.1.1.3.4 Gestione delle assenze



• gestione di tutti i “tetti” previsti per le varie tipologie di assenza sia annuali, mensili, pluriennali, ecc.

• gestione dello storico assenze in linea senza limiti temporali; • possibilità di immissione dei giustificativi di assenza (ad ore, a giorni e a mezze

giornate), sia preventivi che successivi, anche per lunghi periodi, sia per nominativo che per codice assenza, immettendo solo la data di inizio e di fine;

• possibilità di immissione di due giustificativi nello stesso giorno; • gestione e segnalazione, nel corso di inserimento di giustificativi di assenza, del

superamento dei massimali, nel rispetto dei limiti stabiliti in sede aziendale (es. permessi sindacali per sigla), da leggi o da contratti, per tutte le tipologie di rapporto di lavoro (es. tempo pieno, part time verticale, tempo determinato);

• per i dipendenti cessati e riassunti, anche in caso di stabilizzazione, recupero dei dati pregressi relativi alle assenze e alle presenze.

2.1.1.3.5 Gestione Ferie


• gestione a scalare con calcolo automatico e visualizzazione dettagliata della situazione ferie: residuo anni precedenti, maturato, goduto; riduzioni, saldo; corretta attribuzione al singolo dipendente di ferie in relazione all’anzianità di servizio, alla tipologia del rapporto di lavoro (tempo pieno, part time, ecc.), all’articolazione oraria settimanale;

• decurtazione proporzionale nel caso di assenze che non danno diritto alla maturazione delle ferie;

• rideterminazione della spettanza annua ferie in caso di assunzione/cessazione in corso d’anno, variazione di rapporti di lavoro (es. passaggio da tempo pieno a part time verticale o viceversa, da 5 a 6 gg. articolazione settimanale, ecc.) anche in caso di inserimento di una data fittizia;

• trasformazione dell’eventuale residuo ferie non goduto in caso di variazioni dell’articolazione oraria (es. passaggio da tempo pieno a part time orizzontale).

2.1.1.3.6 Gestione della malattia


• gestione della malattia, con controllo automatico sul rispetto dei tetti fissati dai limiti di contratto sia dei dipendenti con contratto a tempo indeterminato, che dei dipendenti con contratto a tempo determinato;

• calcolo automatico e visualizzazione del “periodo di comporto” con i relativi residui dei giorni suddivisi per percentuale di retribuzione (100%, 90%, 50%, senza assegni).

2.1.1.3.7 Gestione maternità

La procedura deve essere in grado in automatico di:


• calcolare il periodo di congedo di maternità con il solo inserimento della data presunta parto;

• calcolare il congedo parentale per periodo continuativo o frazionato ed eventuale residuo;

• calcolare automaticamente i relativi periodi di assenza per congedo nei casi di adozione nazionale ed internazionale;

• controllo delle assenze non giustificate, sulla base del profilo di orario attribuito al singolo dipendente, con segnalazione delle anomalie e relativi conguagli automatici (su saldo ore, saldo riposi, saldo ferie, ecc.) a seguito di modifica/inserimento di istituti di assenza.

• Gestione automatica dell’applicazione delle ritenute stipendiali legate a particolari tipologia di assenza (es. aspettative non retribuite, congedo parentale retribuito al 30%, ecc.).

2.1.1.3.8 Gestione “Portale del Dipendente”

La procedura deve consentire con estrema semplicità ad ogni singolo dipendente di accedere solo ai propri dati, di visualizzare e stampare il proprio cartellino ed inoltrare la propria richiesta (es. mancata timbratura, giustificativi di assenza, ecc.) al proprio superiore che, dopo l’approvazione verrà caricata automaticamente nella procedura di Rilevazione Presenze/Assenze.

La procedura dovrà prevedere vari livelli di approvazione che possono dipendere dal tipo di giustificativo e/o dall’organizzazione.

Ogni responsabile deve avere la possibilità di visualizzare e stampare tutta la situazione delle Presenze/Assenze del personale assegnatogli, di predisporre la pianificazione dei turni, di autorizzare le assenze le timbrature mancanti, le ore straordinarie con eventuale richiesta di pagamento, fatta salva la disponibilità dei relativi budget.

Ricalcolo automatico di situazioni pregresse.

La procedura dovrà essere in grado di effettuare il ricalcolo automatico delle situazioni, sia giornaliere che progressive, in funzione di variazioni di dati (mancate timbrature/assenze, ecc.) relativi a periodi pregressi o diverse impostazioni retroattive delle regole di calcolo e, se ha influenza contabile, dovrà automaticamente generare il calcolo con decorrenza retroattiva e con successivo passaggio all’economico.

2.1.1.4 Output mensili standard

Gli output elaborati in tale fase del Servizio includono la seguente documentazione:

• file in formato PDF contenente copia dei cedolini dei dipendenti. I files dovranno essere messi a disposizione della Cipag almeno un giorno prima della data di accredito degli stipendi;


• copia dei riepiloghi mensili e progressivi degli emolumenti erogati ai lavoratori dipendenti con suddivisione dei valori per qualifica e per centro di costo (file PDF). I file dovranno essere messi a disposizione della Cipag almeno 3 giorni prima della data di accredito degli stipendi;

• distinta dei netti per gli accrediti bancari in conto corrente per tutti i dipendenti, collaboratori (file TXT o DOC). I file dovranno essere messi a disposizione della Cipag almeno 5 giorni prima della data di accredito degli stipendi;

• file Setif, sia dei lavoratori dipendenti che dei collaboratori. I file dovranno essere messi a disposizione della Cipag almeno 3 giorni prima della data di accredito degli stipendi.

Si precisa che il Modello di cedolino predisposto dall’ Affidatario dovrà riportare in maniera esaustiva sia le informazioni anagrafiche, contrattuali e retributive del dipendente che quelle inerenti la gestione economica dei compensi inerenti gli aspetti previdenziali, fiscali e relativi al Tfr, con evidenza mensile e progressiva, nonchè la situazione delle ferie e dei permessi maturati e non goduti.

2.1.1.5 Elaborazioni Post-paga

L’Affidatario provvederà a svolgere tutte le elaborazioni propedeutiche al calcolo della contribuzione previdenziale dovuta e dell’imposizione fiscale applicata sui redditi erogati dalla Cipag, al fine della compilazione dei modelli di legge e della reportistica interna. In particolare quindi il servizio dovrà includere anche le seguenti attività:

• calcolo e classificazione delle imposte a carico dei dipendenti e dei collaboratori con evidenza dei valori per tipologia e codice tributo;

• calcolo dei crediti d’imposta spettanti alla Cipag sulla base della normativa fiscale vigente;

• determinazione dell’ammontare della contribuzione a carico dei dipendenti, dei collaboratori e del datore di lavoro con il dettaglio degli importi per tipologia di contributo come previsto dalla normativa previdenziale vigente;

• calcolo delle poste creditorie nei confronti dell’Inps per tutte le prestazioni accessorie a carico dell’Ente ed anticipate in busta paga dal datore di lavoro o derivanti dall’applicazione di norme agevolative ed incentivanti l’occupazione calcolo della contribuzione integrativa sanitaria e/o previdenziale per impiegati, quadri e dirigenti e delle quote di Tfr devolute a fondi;

• compilazione della modulistica mensile previdenziale e fiscale per dipendenti e collaboratori (modello F24, modello Uni-Emens e modello DM 10/2 virtuale,) e invio telematico delle stesse;

• compilazione della modulistica trimestrale (sia su supporto cartaceo che elettronico secondo il tracciato record previsto dagli enti e dai fondi) relativa alla previdenza integrativa per impiegati, quadri e dirigenti;


• elaborazione di un file mensile di interfaccia con la piattaforma contabile, finalizzato alla rilevazione automatica di tutte le poste contabili derivanti dalla gestione economica del personale, con suddivisione analitica dei valori per centro di costo.

La Cipag provvederà a comunicare all’Affidatario la struttura del proprio Piano dei conti, relativamente all’area del costo del lavoro, e indicherà le modalità di associazione delle voci paga al fine della compilazione del suddetto file report contabile. L’Affidatario predisporrà un tabulato riassuntivo di raccordo con l’evidenza tra conti coge e voci paga, che aggiornerà ogni qual volta si presenti una nuova casistica gestionale, sempre secondo le indicazioni della Cipag.

• calcolo e memorizzazione degli accantonamenti mensili Inail con suddivisione dei valori relativi per centro di costo;

• calcolo e memorizzazione degli accantonamenti e dei relativi costi indiretti inerenti la quota variabile della retribuzione (premio incentivazione);

• calcolo e memorizzazione degli accantonamenti e dei relativi costi indiretti inerenti i ratei della13°mensilità;

• calcolo e memorizzazione del Trattamento di fine rapporto con suddivisione dei valori relativi per centro di costo, linea e qualifica;

• calcolo della deduzione Irap.

Mensilmente l’Affidatario dovrà garantire l’elaborazione e l’invio alla Cipag di un prospetto, elaborato sulla base di uno schema dati concordato, con l’evidenza di tutti gli elementi di costo derivanti dalla gestione economica del personale sia per singolo mese che con vista progressiva. I suddetti dati di consuntivo dovranno essere stati preventivamente preconciliati con i valori movimentati mensilmente nei conti di contabilità generale. Al fine di dettagliare tale attività di rendicontazione l’Affidatario fornirà alla Cipag un ulteriore prospetto con l’evidenza di ciascuna operazione/scrittura contabile effettuata extra-sistema.

Il Servizio dovrà includere, ove necessario in seguito ad eventuali errori compiuti, sia dall’ Affidatario che dalla Cipag, l’analisi ed il ricalcolo dei valori contributivi e/o di tassazione a debito e/o credito con la compilazione della documentazione richiesta per la regolarizzazione da parte dell’Ente/istituto interessato.

2.1.1.5.1 Output mensili standard

Gli output elaborati in tale fase del servizio, includono la seguente documentazione:

• modello UniEmens; • modello Dm 10/2 virtuale e copia in formato PDF per uso aziendale;

Si precisa che l’invio mensile dei suddetti modelli all’Inps, entro le scadenze previste dalla normativa vigente, rientra nel servizio di payroll e dovrà essere effettuato a carico dell’Affidatario senza alcun onere aggiuntivo per la Cipag. L’Affidatario dovrà produrre con cadenza mensile la ricevuta dell’invio telematico effettuato.

• modello F24 in formato PDF per uso aziendale;


• modello F24 in formato previsto dall’ADE, per poter caricare automaticamente i dati di versamento sulla procedura F24 dei servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate o home banking;

• file relativi alle quote da versare alle associazioni sindacali, dettagli dei conteggi mensili ed eventualmente progressivi di maternità e infortunio.

• file con il dettaglio mensile della Retribuzione Annua Lorda spettante a impiegati, quadri e dirigenti con suddivisione dei valori per centro di costo (in formato Excel);

• file record mensile di interfaccia con la piattaforma contabile, finalizzato alla rilevazione automatica di tutte le poste derivanti dalla gestione economica e patrimoniale del personale, con suddivisione analitica dei valori per centro di costo;

• prospetto di dettaglio di tutti gli eventi inerenti maternità e congedi parentali in essere incluso allattamento, sia mensile che progressivo, con evidenza sia dei periodi temporali che dell’impatto economico relativo (in formato Excel);

• prospetto di dettaglio di tutti i permessi ex L.104/92 e donazione sangue usufruiti nel mese con evidenza sia dei periodi temporali che dell’impatto economico relativo (in formato Excel);

• prospetto di dettaglio degli eventi malattia gestiti con evidenza del calcolo dei periodi temporali di riduzione della retribuzione e del relativo impatto economico nonché del periodo di comporto residuo (in formato Excel);

• prospetto di dettaglio di tutti gli importi liquidati al dipendente in relazione ad eventi d’infortunio (in formato Excel);

• prospetto di dettaglio dei compensi e relative quote orarie inerenti straordinari, interventi e reperibilità con evidenza delle maggiorazioni retributive contrattualmente spettanti e della contribuzione aggiuntiva ove prevista dalla normativa INPS (in formato Excel);

• prospetto di dettaglio inerente i rimborsi erogati relativi a note spese, trasferte ed alle spese di rappresentanza (in formato Excel);

• file mensili inerenti gli accantonamenti relativi a 13°mensilità, alla parte variabile della retribuzione (premio d’incentivazione), alle ferie e permessi maturati e non goduti e al Tfr, con suddivisione dei valori relativi per centro di costo, linea e qualifica (in formato Excel);

• file mensili ARCA con il dettaglio della contribuzione a carico del lavoratore e della Cipag per la previdenza integrativa di impiegati, quadri e dirigenti con suddivisione dei valori per centro di costo e qualifica (in formato Excel);

• prospetto liquidazione Tfr relativo alle quote del Fondo liquidate nel mese di competenza ai dipendenti cessati (in formato Excel) con suddivisione per anno di competenza;

• file con prospetto di dettaglio del costo lavoro mensile di dipendenti, collaboratori e stagisti. I dati di costo dovranno essere forniti schema dati definito dalla Cipag (in formato Excel). L’Affidatario dovrà garantire la preventiva quadratura dei suddetti dati di consuntivo con quanto movimentato mensilmente sui conti di contabilità generale.


2.1.1.5.2 Output trimestrali standard

Gli output elaborati in tale fase del servizio, includono la seguente documentazione:

• file con tabulato contabile analitico con l’evidenza dei valori contabilizzati mensilmente nei singoli centri di costo tramite il flusso di caricamento dati e del totale riassuntivo di tutti i centri di costo (prospetto trimestrale progressivo in formato Excel);

• file trimestrali ARCA secondo il tracciato record previsto dagli Enti per il caricamento automatico della contribuzione nell’area dedicata del portale degli istituti;

• file (in formato Excel) con il dettaglio dei compensi ed oneri sociali erogati nel periodo a tutti i soggetti gestiti con contratti diversi dal lavoro subordinato (stagisti, collaboratori, ecc.);

• certificazione (su carta intestata dell’Affidatario) con il dettaglio di tutti i costi diretti ed indiretti relativi ai compensi percepiti da eventuali lavoratori distaccati.

La Cipag, oltre alla reportistica standard sopra descritta, potrà richiedere all’Affidatario, gratuitamente e per un massimo di n. 5 richieste/mese, la predisposizione di ulteriori attività di analisi e di qualsiasi report e/o altro elaborato statistico-gestionale generabile dagli archivi del software utilizzato per la fornitura.

Anche per questo ambito del Servizio la Cipag si impegna a definire e formalizzare con l’Affidatario gli standard procedurali attuati all’interno della propria organizzazione per garantire il controllo di tutte le fasi di elaborazione.

2.1.1.6 Elaborazione Dichiarazioni annuali

Il Servizio prevede anche l’elaborazione delle dichiarazioni annuali sia fiscali che previdenziali, previste dalla normativa vigente a carico del datore di lavoro.

- Certificazione Unica dei redditi (CU) per lavorat ori dipendenti ed eventuali collaboratori.

File in formato PDF contenente la copia dei modelli Cu sia per dipendenti ed eventuali collaboratori.

Si evidenzia che in caso di cessazione del rapporto di lavoro in corso di anno il modello suddetto dovrà essere elaborato nel mese successivo di liquidazione delle competenze finali al dipendente ed inviato via mail alla Cipag in formato PDF.

- Modello 770

L’aggiudicatore dovrà provvedere a compilare il modello in tutte le sue parti; pertanto l’Affidatario dovrà garantire la fornitura di un flusso informatico – predisposto secondo le


caratteristiche tecniche previste dall’Agenzia delle Entrate – debitamente quadrato e validato dalle procedure di controllo Entratel.

- Autoliquidazione Inail - Modello 1031

L’Affidatario dovrà compilare e inviare tramite Portale INAIL i modelli di denuncia delle retribuzioni e trasmettere alla Cipag un file (in formato Excel) con il dettaglio dei compensi annuali degli assicurati Inail suddivisi per posizione assicurativa.

- Tabulato annuale L. 68/99

File (in formato Excel) con l’evidenza della situazione occupazionale in Cipag in relazione agli obblighi di riserva previsti dalla L. 68/99, suddiviso per categorie occupazionali (dirigenti, impiegati e quadri, lavoratori part-time) e delle categorie protette presenti alla data in Cipag.

Si precisa che la Cipag provvederà direttamente alla compilazione/invio telematico del Prospetto Informativo annuale previsto dall’art. 9 c. 6 della L. 68/99.

- Statistiche annuali o pluriannuali (ISTAT e L.125 /91)

I file (in formato Excel) forniranno i dati retributivi e di costo con aggregazioni/suddivisioni di dati anagrafico-retributivi mensili, plurimensili, annuali, come richiesti dagli enti preposti e dalla Cipag (Conto annuale – Ragioneria Generale dello Stato - Adepp).

2.1.1.7 Sistema informativo di elaborazione Il sistema informativo utilizzato per fornire il Servizio dovrà consentire:

• il caricamento automatico dei dati di input come provenienti da applicazioni interne Cipag; il tracciato record standard verrà concordato in base alla tipologia di piattaforma utilizzata dall’Affidatario;

• possibilità di accesso alla piattaforma elaborativa dell’Affidatario al fine dell’interrogazione ed estrazione dei dati Cipag dagli archivi anagrafici e retributivi dei dipendenti/collaboratori;

• la possibilità di consultazione dei dati storicizzati nel biennio precedente; • l’integrazione con sistemi gestionali affini quali quelli di Rilevazione

Assenze/Presenze, Gestione delle Trasferte, Budget e Forecasting, ecc. Il Servizio deve includere il monitoraggio della normativa inerente il rapporto di lavoro nel suo complesso al fine di garantire la manutenzione e l’aggiornamento degli algoritmi di calcolo, con le disposizioni legislative e contrattuali.

In merito a ciò si precisa che:

• l’esecuzione degli interventi di aggiornamento deve avvenire nei tempi e nei modi idonei a garantire il rispetto dei livelli di servizio concordati;


• l’Affidatario assume l’obbligo di monitorare e garantire il buon esito degli interventi suddetti standardizzando le procedure di test e dandone evidenza alla Cipag;

• l’aggiornamento della procedura deve includere anche la parametrizzazione delle funzionalità in essere per la gestione di fattispecie particolari proprie della realtà aziendale Cipag.

Sarà cura dell’Affidatario garantire, inoltre, la standardizzazione delle attività di back-up e l’esecuzione delle relative procedure con intervalli temporali non superiori alle 24 ore nonché la standardizzazione delle procedure volte a garantire la sicurezza delle informazioni gestite ed il controllo degli accessi agli archivi dedicati.

2.1.2 Servizi di supporto ed assistenza all’Area Co ntabilità Generale e Bilancio Il Servizio dovrà includere:

• la produzione di un file record mensile di interfaccia con la piattaforma contabile finalizzato alla rilevazione automatica di tutte le poste contabili derivanti dalla gestione economica e patrimoniale del personale. Le voci di costo dovranno essere suddivise per qualifica e riportare a livello analitico il centro di costo dietro indicazioni che Cipag darà all’ Affidatario. La scrittura contabile dovrà contenere lo sviluppo e le relative movimentazioni di tutti i ratei di costo, (es: ratei mensili di costo 13°, TFR e sua rivalutazione, premio d’incentivazione ecc.). Eventuali integrazioni, rettifiche al file record su citato dovranno essere fornite tempestivamente con l’indicazione puntuale dei conti movimentati e riportare il livello analitico del centro di costo;

• l’attività di assistenza e supporto alla Area Contabilità Generale e Bilancio per tutte le tematiche correlate alle registrazioni mensili, agli accantonamenti ed all’attività di consuntivazione dei dati relativi al costo del lavoro;

• l’elaborazione ed invio telematico delle dichiarazioni UniEmens relativamente a i rapporti di lavoro occasionali per i quali viene versata la contribuzione alla Gestione separata Inps.

L’Affidatario dovrà garantire la preventiva quadratura mensile tra quanto movimentato sui conti di contabilità attinenti al debito verso gli Istituti previdenziali e l’Erario e quanto indicato sul Mod. F24 relativo.

In occasione dei bilanci consuntivi l’Affidatario, dovrà fornire all’Area Contabilità Generale e Bilancio la quadratura contabile delle registrazioni effettuate nei singoli periodi paga e la produzione di tutti i report richiesti per la quadratura dei conti economici e patrimoniali (es. Fondo TFR,13°mensilità, ecc.). Inoltre in fase di redazione del bilancio annuale, oltre alle attività suddette, l’Affidatario dovrà anche:

• fornire la quadratura del Costo INAIL mensilmente contabilizzato ed eventuali integrazioni con suddivisione dei valori per centri di costo e categorie di lavoratori (file in formato Excel);

• provvedere all’accantonamento INAIL con suddivisione dei valori per centri di costo e categorie di lavoratori (file in formato Excel);


• calcolare la quota del costo del lavoro, comprensiva degli oneri indiretti, relativa a tutti gli emolumenti di competenza dell’anno precedente liquidati nell’anno successivo con classificazione dei valori per centri di costo e categorie di lavoratori (file in formato Excel);

• predisporre un report analitico della quota del fondo Tfr maturata nell’anno con evidenza della parte devoluta ai fondi di previdenza integrativa e del rendimento finanziario calcolato sul fondo anno precedente e relativa imposta, con classificazione dei valori per centri di costo;

• produrre un report sul costo di rivalutazione del Tfr con evidenza di quanto già mensilmente contabilizzato ed eventuali registrazioni integrative suddivise analiticamente per centro di costo e qualifica (file in formato Excel),

• quantificazione addizionali regionali/comunali Irpef da liquidare/trattenere nel corso dell’anno successivo suddivisa per qualifica;

• quantificazioni dell’addizionale comunale Irpef da versare a titolo di acconto suddivisa per qualifica;

• predisporre un report riepilogativo dei dati al 31 dicembre in formato excel con l’indicazione di: anticipazioni e liquidazioni complessivamente corrisposte nell’esercizio a titolo di Tfr distinte per qualifica; ammontare complessivo dell’imposta sostitutiva su rivalutazione del Tfr distinta in quota a carico Cipag e quota a carico del Fondo Tesoreria INPS; rivalutazione annuale del Fondo Tfr suddivisa per qualifica; ammontare del Fondo Tfr al 31 dicembre presso Cipag e presso il Fondo Tesoreria INPS.

2.1.3 Servizi inerenti il Portale del Cedolino Elet tronico Cipag L’Affidatario dovrà rendere disponibile un portale di servizi, accessibile via Internet e conforme alle norme di cui al D.Lgs. 196/03, che consenta a tutti i dipendenti la lettura on-line ed il download dei cedolini e dei modelli Cu in formato PDF.

I layout del Portale e dei singoli file (cedolini e Cu) dovranno essere progettati in modo tale da rispettare tutte le normative attualmente in vigore in merito all’accessibilità.

2.1.3.1 Requisiti funzionali Si riportano nel seguito i requisiti funzionali richiesti per il Portale di servizi:

• Il cedolino elettronico deve essere disponibile sul Portale almeno un giorno prima della data di accreditamento dello stipendio.

• Il Portale dovrà mantenere on-line gli ultimi tre cedolini elaborati e dovrà inoltre essere possibile ottenere su richiesta (tramite apposita query) uno qualunque dei cedolini precedenti relativi al periodo di validità del presente contratto.

• Il Portale dovrà mantenere on-line tutti i CU emessi nel periodo di validità del contratto.

• Il dipendente potrà ricevere l’avviso di pubblicazione e ricevimento del cedolino mediante posta elettronica.


• Il Portale dovrà sostenere le connessioni necessarie contemporanee al sito fornendo contestualmente la possibilità di usufruire dei servizi di consultazione e downloading della documentazione.

• Il Portale dovrà essere configurato in modo da garantire il pieno supporto alla fruizione delle funzionalità erogate anche da dispositivi mobili.

2.1.3.2 Requisiti di sicurezza

Il Portale dovrà essere progettato in modo da garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità delle informazioni in esso contenute in relazione alla tipologia di utente.

L’accesso del dipendente al Portale dei servizi e la consultazione del cedolino elettronico devono essere garantiti da login e password e relativa tracciatura dei log e devono avvenire mediante protocolli di trasmissione dati sicuri HTTPS (SSL/TLS su HTTP), assicurando l’integrità e la riservatezza dei dati trasferiti.

2.1.3.3 Requisiti di accessibilità

Il Portale dovrà essere progettato secondo la normativa dell’accessibilità e i canoni dell’usabilità.

L'usabilità del Portale implica che le informazioni debbano essere organizzate e strutturate in maniera da garantire la massima fruibilità.

Il Portale deve esser accessibile, cioè essere progettato in modo da garantire la sua consultazione anche da parte di individui affetti da disabilità fisiche o sensoriali, o condizionati dall'uso di strumenti con prestazioni limitate o da condizioni ambientali sfavorevoli. In particolare i requisiti del Portale dovranno essere conformi alla L. n.4 del 9 gennaio 2004 sull’accessibilità da parte di soggetti disabili ed al Decreto del Ministro per l’innovazione e le tecnologie dell’8 luglio 2005.

2.1.4 Servizio di tenuta del Libro Unico del Lavoro

L’Affidatario dovrà provvedere alla tenuta del Libro Unico del Lavoro in formato elettronico rispondente a quanto prescritto dalle fonti normative (Decreto legge 25 giugno 2008, n. 112 - Legge n. 133/2008 – Dm 9 luglio 2008, circolare n. 20 del 2008 del Ministero del lavoro e nota Inail del 10 settembre 2008) con esclusione dell’obbligo di riportare i dati contenuti su supporti cartacei.

L’Affidatario si impegna ad adeguare tempestivamente la gestione del Libro Unico del Lavoro alle nuove disposizioni contenute nell’art.15 del D.Lgs 151/2015 al momento in cui le stesse entreranno in vigore e ad eventuali successive normative correlate.

Ogni scrittura presente sul supporto magnetico deve costituire documento informatico ed essere collegata alle registrazioni in precedenza effettuate in modo da garantire:

• la consultabilità in ogni momento del dato;


• l'inalterabilità del dato: deve essere garantita la non cancellazione nel tempo, la non cancellazione accidentale, la inattaccabilità da virus e la non sostituibilità del dato stesso (le correzioni possono essere eseguite senza però cancellare il dato errato);

• l'integrità del dato; • la sequenza cronologica delle operazioni eseguite nel rispetto delle regole tecniche

elaborate dal DigitPA e definite dall'articolo 71 del D. Lgs 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale).

I documenti informatici componenti il Libro Unico avranno la forma di documenti statici non modificabili e saranno emessi, al fine di garantire l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica.

Il supporto magnetico utilizzato garantirà la leggibilità nel tempo, l'ordine cronologico e la continuità per ciascun periodo di paga.

Dovrà essere garantita la funzione di ricerca e di estrazione dei dati in relazione: al cognome e nome, al codice fiscale, alla data e alle associazioni logiche dei predetti dati e sarà reso leggibile a richiesta degli organi ispettivi e competenti su supporto in formato "pdf".

Per quanto riguarda il processo di conservazione sostitutiva esso potrà essere realizzato direttamente dall’Affidatario, con software e sistemi di proprietà, con delega ed affidamento in toto del procedimento di conservazione sostitutiva, che comprende la marcatura temporale dei documenti e la sottoscrizione elettronica tramite firma digitale da parte del Responsabile della Conservazione (come previsto dalla deliberazione AgID 19 Febbraio 2004 articoli 3, 4 e 5).

3. Servizio di Budget

L’Affidatario dovrà mettere a disposizione della Cipag il know how, la formazione e un applicativo specifico che consenta alla Cipag di gestire le attività di budgeting e forecasting, in riferimento alle varie componenti di costo del personale e ai diversi fenomeni aziendali, e di monitorare in tempo reale il costo consuntivo ed analitico ed effettuare tutte le analisi relative agli scostamenti con identificazione delle relative cause.

Le esigenze sono:

• elaborare il Budget HR in relazione a diversi periodi (mese, trimestre, anno, pluriennio) in modo analitico e con la possibilità di aggregare i dati per centri di costo o di business, qualifica, livello, ecc.

• predisporre più elaborazioni contemporaneamente, ciascuna delle quali, oltre a disporre di una propria base dati, potrebbe essere impostata secondo importi e/o una logica differente (elementi di previsione e regole di calcolo);

• garantire la possibilità di analisi ed estrazioni, nonché di report periodici di confronto fra dati di budget, di consuntivo (mensile e di periodo) e di previsione (forecast a finire) e la piena integrazione dei sistemi paga e budget e forecasting;

• garantire almeno 3 accessi contemporanei da parte della Cipag all’applicativo di budget.


La previsione del costo del lavoro annuale o infrannuale dovrà essere effettuata partendo dalle informazioni retributive contenute nella base dati del Sistema paghe, integrata da quelle appositamente predisposte per valorizzare elementi derivanti da scelte puramente aziendali in materia di gestione e amministrazione del personale, di politiche retributive e di organico, di assetti organizzativi e strategici necessari per raggiungere gli obiettivi di business.

L’integrazione e l’allineamento delle informazioni fra Sistema paghe e Budget dovrà essere effettuata mensilmente e in modo specifico per i valori di costo a consuntivo, dovrà essere assicurata la riconciliazione dei dati di forecast e di paga con quelli trasmessi alla Contabilità Generale e Bilancio (prima nota contabile).

Il Servizio dovrà includere le attività di personalizzazione tecnica e parametrizzazione dell’applicativo sia all’avvio del Servizio che di quelle che si rendessero necessarie nel tempo, nonché le attività di avviamento, formazione delle risorse e supporto al personale degli uffici competenti di Cipag preposti alle operazioni di budgeting.

La Cipag, potrà chiedere all’Affidatario, in aggiunta, la predisposizione di ulteriori attività di analisi e l’elaborazione di report e qualsiasi elaborato statistico-gestionale generabile dagli archivi del software utilizzato.

4. Servizi di supporto specialistico all’Ufficio Am ministrazione Personale

Il Servizio deve includere le attività di supporto specialistico all’Ufficio Amministrazione del Personale, relativamente a tutti gli aspetti inerenti il rapporto di lavoro in genere e la gestione dei costi correlati. A tale proposito si precisa che l’attività di supporto specialistico verrà effettuata esclusivamente su richiesta della Cipag che di volta in volta potrà formulare quesiti, richiedere informazioni e/o brevi consultazioni e la produzione di documentazione a supporto delle diverse scelte aziendali. Gli ambiti del servizio previsto possono riguardare:

• problematiche contrattuali, fiscali, previdenziali, giuslavoristiche e/o contabili e di controllo di gestione inerenti casistiche specifiche ed aspetti particolari della realtà aziendale della Cipag;

• criticità gestionali in relazione a situazioni inerenti particolari tipologie di assunzioni e/o di collaborazione;

• problematiche procedurali nell’ambito del contenzioso del lavoro; • problematiche procedurali legate agli obblighi di riserva ai sensi della L.69/98 gravanti

sul datore di lavoro per le assunzioni obbligatorie; • richieste DURC • problematiche insorte nelle relazioni amministrative con gli Enti previdenziali ed

assistenziali; • consulenza nella gestione delle attività inerenti il costo del lavoro sia per la parte

previsionale che a consuntivo.

La Cipag potrà richiedere all’ Affidatario supporto consulenziale su qualsiasi problematica correlata al budget, al costo del lavoro e alla gestione amministrativa, fiscale e giuslavoristica del rapporto di lavoro.


5. Reportistica direzionale e statistica inerente l e informazioni amministrative e di Performance

L’Affidatario renderà disponibile alla Cipag alla “Data di inizio attività” e per tutta la durata della fornitura, uno strumento di misurazione delle performance aziendali (es. assenteismo, costi, straordinario, ferie, classificazione dipendenti, costo relativo, classificazione dei dipendenti per qualifica, livello, centro di costo, ecc.) che permetta di controllare i risultati, le variazioni e l’andamento di ogni singolo fenomeno attraverso l’utilizzo di indicatori (KPI).

La soluzione fornita dovrà rappresentare un sistema di analisi veloce ed immediato per la valutazione dei più importanti indicatori qualitativi e quantitativi dell’azienda che consenta all’Ufficio Amministrazione del Personale, di poter tempestivamente fornire indicazioni qualificate alla Direzione di Cipag di supporto alla definizione della strategia aziendale.

La soluzione proposta dall’Affidatario dovrà rispettare i seguenti requisiti:

• consentire il monitoraggio mensile dei fenomeni sottoposti ad indagine sia dal punto di vista della dimensione quantitativa che quella economica tramite report personalizzabili (scelta delle informazioni e formato);

• analizzare gli scostamenti rispetto ai valori soglia definiti e a periodi temporali diversi (serie storica multipla);

• rappresentare i fenomeni in modalità sintetica garantendo una visione immediata degli stessi mantenendo tuttavia la possibilità di visualizzare ogni dato anche nel dettaglio

• elaborare proiezioni degli indicatori nel breve e medio tempo al fine di anticipare trend futuri;

• possibilità di accesso Web; • possibilità di conversione degli indicatori e relativi dettagli in formato Excel,

PowerPoint.

6. Funzionalità aggiuntive per dossier storico dei dipendenti, reportistica inerenti i dati di post paga e di costo

L’Affidatario renderà disponibile a Cipag alla “Data di inizio attività” e per tutta la durata della fornitura, uno strumento (compreso nel corrispettivo globale della fornitura) che consenta di interrogare gli archivi della piattaforma di payroll al fine di estrarre tutte le tipologie di informazioni (anagrafiche, contrattuali, retributive, fiscali e contributive) inerenti il personale in forza.

La soluzione proposta dall’Affidatario dovrà rispettare i seguenti requisiti:

• possibilità di consultare ed estrarre con query standard e/o personalizzate le informazioni individuali storicizzate dei dipendenti (dati post paga e costo consuntivo);


• possibilità di creare report ad hoc inerenti i dati economici mensili che transitano in busta paga con possibilità di estrazione in formato Excel.

7. Layout del cedolino e Portale dei servizi web al dipendente

L’Affidatario renderà disponibile a Cipag alla “Data di inizio attività” e per tutta la durata del servizio:

• Modello di cedolino paga; • Servizi web al dipendente (Portale del cedolino).

Si riporta di seguito il set minimo di informazioni che dovrà essere presente all’interno del layout del cedolino predisposto dall’Affidatario:

• Informazioni aziendali ed individuali del lavoratore; • Informazioni retributive complete con specifico dettaglio del trattamento applicabile a

ciascuna voce paga; • Informazioni previdenziali ed inerenti le assicurazioni sanitarie e previdenziali con

evidenza sia della quota mensile che progressiva; • Informazioni fiscali complete inerenti la gestione delle imposte trattenute e delle

detrazioni/detassazioni con evidenza sia della quota mensile che progressiva; • Informazioni inerenti il Tfr con evidenza del f.do accantonato, la rivalutazione e gli

eventuali anticipi erogati; • Informazioni inerenti la gestione delle ferie e dei permessi (PAR) sia per quanto

concerne la maturazione ed il godimento delle quote nel singolo periodo paga che nell’anno di riferimento con evidenza dei relativi residui maturati e non goduti.

Per quanto concerne, invece, il Portale del cedolino la soluzione proposta dalla Affidatario dovrà rispettare i seguenti requisiti:

• semplicità di utilizzo del Portale; • elevata fruibilità dei suoi contenuti; • guida interattiva alla lettura della busta paga; • profondità storica dei documenti consultabili.

8. Gestione HR

Gestione dei seguenti processi:

• Gestione Organizzazione • Gestione della Formazione • Gestione della Valutazione • Scheda del Dipendente

8.1 Gestione Organizzazione

Il Servizio dovrà garantire le seguenti funzionalità:


• Definizione del ruolo per ogni dipendente con le risorse previste e l’impegno in termini di ore (giorno, mese,);

• Associazione del ruolo a categorie anagrafiche; • Verifica costante della situazione pertinente tutte le retribuzioni, i livelli e i gradi di

appartenenza del personale, con possibilità di effettuare analisi dei costi effettivi ed eventualmente confrontarli con i costi teorici;

• Consentire di seguire i percorsi di carriera per ogni singolo dipendente, permettendo di dettagliare l’evoluzione storica delle carriere.

8.2 Gestione della Formazione

Il Servizio dovrà consentire la creazione e la gestione delle attività formative, dei corsi, con attributi specifici e date dell’attività:

• Anagrafica dettagliata corsi; • Associazione dipendente in corso; • Analisi corsi pianificati/consuntivati.

8.3 Gestione della Valutazione

Il Servizio dovrà garantire le seguenti funzionalità:

• Valutazione per progetti, Obiettivi, Competenze; • Autovalutazione, valutazione da parte del Responsabile; • Analisi globale dei risultati della campagna; • Impostazione piano carriera; • Analisi finale grafica riepilogativa.

8.4 Scheda del dipendente

Il Servizio dovrà consentire di visualizzare le seguenti informazioni di ogni singolo dipendente:

• Carriera • Centri di costo • Formazione • Retribuzione • Competenze • Inabilità • Dotazioni • Organigramma • Scadenziario • Documentazione


9. Dimensionamento del Servizio

Si riporta la quantificazione per ciascuna attività del Servizio, riferito quindi all’intera durata contrattuale massima di 36 mesi.

9.1 Servizi di Payroll Per le attività amministrative di payroll, unitamente all’attività di produzione degli elaborati standard e ai servizi connessi, il criterio è quello del costo per “cedolino” elaborato nel mese di competenza, senza distinzione in base alla tipologia di percettore (lavoratore subordinato, collaboratore) o contratto.

Pertanto la dimensione massima del Servizio non è nota a priori ma sarà costituita dal numero massimo di “cedolini” che verranno elaborati mensilmente, ivi comprendendo 13^, CU, ecc. all’interno della durata contrattuale e dell’opzione, qualora attivata.

Tale costo per “cedolino” comprende anche:

• l’onere delle attività di presa in carico dati ed organizzazione della fase di start-up; • l’onere del servizio di supporto ed assistenza all’Area Contabilità Generale e Bilancio; • l’onere relativo al servizio del Portale del Cedolino Elettronico; • l’onere relativo al servizio di tenuta del Libro Unico del Lavoro; • l’onere relativo all’affiancamento di fine fornitura; • l’onere relativo a tutti gli altri servizi previsti nel Capitolato.

Si riporta di seguito, a titolo puramente indicativo, il numero annuo dei “cedolini” stimato per ciascuna tipologia di percettore considerando l’organico attuale.

Per quanto riguarda il numero dei “cedolini” si precisa che è possibile la variazione sia in aumento che in diminuzione in relazione all’evoluzione della forza aziendale. Si evidenzia, inoltre, che potranno essere possibili variazioni della tipologia di contratto, di sede di lavoro e di tipologia di lavoratori. Tali eventuali modifiche sono incluse nella remunerazione del Servizio e, pertanto, la loro implementazione non potrà essere oggetto di ulteriori richieste da parte dell’Affidatario.

10. Modalità di esecuzione del Servizio

10.1 Piano di lavoro L’esecuzione del Servizio dovrà essere effettuata da parte dell’Affidatario con riferimento ai criteri dell’accuratezza, del rispetto dei tempi pianificati nel Piano di lavoro e di consegna

Tipologia Cedolini Annui Impiegati e Quadri Cipag 1.781 Direttore Generale e Dirigenti Cipag 78 Operai/Portieri stabili di proprietà 26


degli output prodotti.

Il Piano di lavoro rappresenta, infatti, l’impegno dell’Affidatario, accettato da Cipag, su tempificazione delle attività e relative date di consegna dei prodotti. Le modalità di esecuzione potranno essere congiuntamente riviste, su proposta dell’Affidatario, e potranno essere concordate opportune semplificazioni o variazioni in funzione delle specificità dei singoli interventi.

10.2 Responsabile Unico del Contratto L’Affidatario dovrà indicare il Responsabile Unico delle Attività Contrattuali (RUAC), per l’intera fornitura, cui Cipag farà riferimento per le attività tecniche, gli aspetti contrattuali e gestionali e gli aspetti generali e per ogni problema riguardante la fornitura stessa.

Il Responsabile Unico delle Attività contrattuali dovrà riferire a Cipag e fornire evidenza sulle tematiche contrattuali, quali ad esempio:

• predisposizioni e variazioni del Piano di lavoro generale della fornitura; • livelli di servizio sulle attività oggetto della fornitura ed eventuali azioni correttive a

fronte del mancato rispetto delle soglie previste; • risultati sugli indicatori di qualità; • predisposizione e costante adeguamento delle soluzioni/sistemi/migliorie offerte.

Fermo restando l’obbligo di assicurare la prosecuzione e la continuità delle prestazioni contrattuali, anche garantendo un adeguato periodo di controllo e di affiancamento non inferiore a 30 (trenta) giorni solari.

10.3 Start-up Durante la fase di Start-up, l’Affidatario è tenuto alla predisposizione di quanto necessario per l’erogazione dei servizi nonché l’affiancamento iniziale.

Nei primi 90 giorni solari dalla stipula (o nel diverso termine concordato per specifici interventi) l’Affidatario si obbliga, senza alcun onere per Cipag, ad effettuare l’affiancamento con il personale interno.

La Cipag si rende disponibile a supportare e coadiuvare l’Affidatario nel programmare ed attuare tutte le attività riguardanti la fase di affiancamento il personale interno per la presa in carico di tutti i dati necessari allo svolgimento del servizio.

Entro 7 giorni solari dalla data di stipulazione del contratto sarà compito dell’Affidatario sviluppare e formalizzare un Piano di lavoro specifico da concordare con Cipag, stimando le attività, sia in termini di impegno che di tempi di realizzazione.

Cipag metterà a disposizione dell’Affidatario tutta la documentazione necessaria, in forma cartacea o elettronica ed affiancherà quest’ultimo in tutte le fasi del piano di lavoro, integrando a richiesta le informazioni già fornite con gli ulteriori dettagli necessari.

Durante le attività di affiancamento la responsabilità delle operazioni continuerà ad essere in capo alla Cipag.


L’Affidatario dovrà organizzare il Piano di lavoro considerando anche la possibilità di dover gestire il caricamento delle informazioni da database fra loro non omogenei e relativi a piattaforme software diverse. Gli archivi di origine infatti, potranno avere natura sia cartacea che elettronica.

Durante tutto il periodo di start-up e affiancamento l’Affidatario fornirà periodicamente alla Cipag la documentazione atta a dimostrare lo stato di avanzamento lavori motivando gli eventuali scostamenti dalla tempistica concordata all’inizio del progetto.

Si specifica inoltre che, il Piano di lavoro dovrà contemplare due elaborazioni di test complete, che sulla base delle pianificazioni attuali, sono relative ai due mesi antecedenti la data di stipulazione del contratto con l’Affidatario del servizio. L’Affidatario dovrà predisporre anche la bozza dei cedolini che dovrà essere consegnata alla Cipag per la verifica e il monitoraggio delle attività.

Alla “Data inizio attività” avranno inizio le attività operative, di seguito descritte, quindi l’Affidatario dovrà aver completato le operazioni di implementazione degli archivi gestionali della piattaforma software utilizzata per le attività amministrative di payroll e di rilevazione del costo di lavoro, aver terminato l’affiancamento con il personale interno alla Cipag e tutte le attività necessarie alla perfetta esecuzione delle attività contrattuali.

Si evidenziano di seguito, in modo non esaustivo, le fasi procedurali che dovranno essere previste in tale fase della fornitura:

a) analisi della realtà aziendale Cipag, della struttura e delle caratteristiche della popolazione aziendale;

b) analisi delle criticità specifiche legate ad alcune gestioni contrattuali particolari; c) esame delle posizioni retributive con evidenza degli elementi ad personam e di

quelli legati all’anzianità aziendale; d) gestione del trasferimento di tutte le posizioni anagrafiche, contrattuali e

retributive relative a dipendenti e collaboratori dal sistema software di origine a quello utilizzato dall’ Affidatario:

- implementazione di un tracciato di transcodifica per il caricamento dati;

- verifica e controllo di massa del flusso di dati attraverso diverse fasi di test: analisi specifica dei campi anagrafici e retributivi maggiormente rilevanti;

- esame per campione di tutte le casistiche che mostrano peculiarità gestionali e verifica degli inquadramenti contrattuali e previdenziali;

- controllo dei dati relativi alle detrazioni fiscali e alle posizioni debitorie individuali.

- personalizzazione dei campi retributivi per la erogazione di emolumenti ed indennità particolari.

e) caricamento dei cedolini elettronici (file .PDF) del periodo gennaio – dicembre 2016;


f) trasferimento e caricamento dei dati relativi ai fenomeni gestionali tipici di lunga durata che interessano più periodi paga, quali ad esempio gli eventi maternità o malattie con specifico riferimento al periodo di comporto (ultimi 12 mesi);

g) gestione delle anagrafiche dei dipendenti cessati negli ultimi tre mesi dell’anno 2015 e verifica degli emolumenti ancora da erogare;

h) analisi delle voci retributive e del relativo assoggettamento fiscale e previdenziale; i) realizzazione di parametri specifici per la gestione di fattispecie particolari

(benefit, indennità di reperibilità, incentivi ecc.); j) sviluppo della gestione dei fondi sanitari e/o previdenziali sia di natura aziendale

che contrattuale; k) caricamento di tutti i dati relativi al pregresso anno 2016 che risultino necessari

alla corretta gestione delle attività oggetto della fornitura nell’anno successivo. Si citano puramente a titolo di esempio, i ratei residui di ferie e permessi e le quote del fondo Tfr e del rendimento finanziario e della relativa imposta;

l) analisi e sviluppo delle tabelle relazionali per la gestione della modulistica e dei report contabili richiesti dalla fornitura;

m) caricamento dei dati riguardanti le quote di ferie e permessi di competenza 2016 maturate e non godute,

n) caricamento delle quote di Tfr accantonate all’anno 2016 con l’evidenza della contribuzione, della parte devoluta alla previdenza complementare e del rendimento finanziario maturato.

Il Servizio dovrà anche includere, oltre alle suddette attività di personalizzazione tecnica e parametrizzazione dell’applicativo e di avviamento della fornitura, il supporto e la formazione delle risorse dell’ufficio Amministrazione del Personale per l’utilizzo delle funzionalità di accesso alla piattaforma elaborativa dell’Affidatario al fine dell’interrogazione ed estrazione dei dati Cipag.

Per tutto il periodo di “start up”, ivi includendo l’affiancamento di inizio fornitura, l’Affidatario non percepirà alcun corrispettivo per le attività e i servizi oggetto della presa in carico.

10.4 Servizio di payroll Il Servizio dovrà essere svolto nel rispetto dei livelli di servizio definiti nel Capitolato e sulla base del Piano di lavoro generale.

Successivamente sarà cura dell’Affidatario comunicare e concordare con Cipag ogni eventuale ripianificazione delle attività, eventualmente anche in seguito alla variazione dei termini legali e/o contrattuali previsti dalla legislazione vigente per la consegna agli Enti preposti dei documenti previdenziali e fiscali.

L’attivazione del Servizio è determinata dalla “Data di Inizio attività” indicata da Cipag e l’erogazione è senza soluzione di continuità per tutta la durata contrattuale.

L’erogazione del Servizio dovrà comunque prevedere un alto grado di responsabilizzazione delle risorse dell’Affidatario, attitudine a lavorare per obiettivi, capacità di operare in team e rispetto delle scadenze pianificate.

Cipag si riserva di verificare in ogni momento la corretta esecuzione del Servizio attraverso


la richiesta di qualsiasi tipo di documentazione o reportistica ad hoc.

La responsabilità di esecuzione delle attività così pianificate è dell’Affidatario.

10.5 Servizio di budget Il Servizio verrà erogato a far data dalla data di inizio attività e senza soluzione di continuità per tutta la durata contrattuale, salvo diversa indicazione da parte della Cipag.

Il Servizio dovrà essere svolto nel rispetto dei livelli di servizio definiti del presente Capitolato e dal Piano di lavoro generale.

Successivamente sarà cura dell’Affidatario comunicare e concordare con Cipag ogni eventuale ripianificazione delle attività.

L’erogazione del Servizio dovrà comunque prevedere un alto grado di responsabilizzazione delle risorse dell’Affidatario, attitudine a lavorare per obiettivi, capacità di operare in team e rispetto delle scadenze pianificate.

La responsabilità di esecuzione delle attività relative al servizio di budget così pianificate è dell’Affidatario.

10.6 Gestione della fornitura L’esecuzione ed il controllo della fornitura deve avvenire con un’attività continua di pianificazione e consuntivazione di cui il Piano di lavoro generale è lo strumento di riferimento.

All’inizio del periodo di start-up della fornitura Cipag illustrerà le attività da svolgere, indicando le informazioni e le scadenze note, i piani di evoluzione dei sistemi e ogni altra informazione utile ad una corretta pianificazione (per le attività cui la pianificazione è applicabile).

10.7 Modalità di consegna dei prodotti e vincoli te mporali sulle consegne Per la documentazione, la normale modalità di consegna è in formato elettronico. La consegna potrà avvenire anche tramite posta elettronica agli indirizzi che saranno indicati dalla Cipag, i file inviati dovranno essere protetti da password concordata di volta in volta.

In via generale il recapito presso la sede di Cipag degli output prodotti dovrà avvenire tramite corriere senza addebito del relativo costo di spedizione.

La consegna è ritenuta valida se il documento consegnato è completo di tutti gli allegati.

Naturalmente tutti i prodotti consegnati su supporti magnetici o in via telematica dovranno essere esenti da virus.

La Cipag si riserva di procedere alle verifiche d’assenza di virus secondo le modalità e con gli strumenti che riterrà più opportuni.


11. Piattaforma informatica La piattaforma informatica utilizzata nella gestione del Servizio deve avere caratteristiche tali da garantire almeno le seguenti prestazioni di base:

• proposta in Cloud; • tecnologia full web; • Browser Explorer 10 o superiori – Mozilla Firefox • caricamento automatico dei dati e alimentazione degli archivi mediante flussi; • standardizzazione delle procedure necessarie a garantire la sicurezza delle

informazioni gestite ed il controllo degli accessi agli archivi dedicati; • consultazione on line dei dati storicizzati e dell’anno in corso; • portale web ai dipendenti ed ai manager; • Ambiente di reporting; • sistema integrato paghe, presenze, budget, hr.

Inoltre, il Servizio comprende il controllo continuo della normativa relativa al rapporto di lavoro nel suo complesso e, conseguentemente, la manutenzione e l’aggiornamento della base dati di calcolo, coerentemente con quanto previsto dalle disposizioni legislative e contrattuali, garantendo le seguenti attività:

• esecuzione degli interventi di aggiornamento nei tempi e nei modi idonei a garantire il rispetto dei livelli di servizio concordati;

• realizzazione di una apposita fase di test standardizzata, utile a monitorare e garantire il buon esito degli interventi suddetti;

• adeguamento ed aggiornamento delle funzionalità per la gestione di fattispecie proprie della realtà aziendale.

12. Modalità di autorizzazione e approvazione dei p rodotti

Cipag si riserva di approvare gli output delle attività svolte, in particolare cedolini e prospetti/report, gli eventuali rilievi saranno formalizzati (per iscritto, via mail, fax, o con verbale) entro 60 (sessanta) giorni solari dalla consegna della documentazione. In mancanza di rilievi, entro il suddetto termine Cipag formalizzerà all’Affidatario, via e-mail, l’approvazione degli output mensilmente elaborati. La Cipag si riserva un massimo di 30 giorni solari dalla consegna per la verifica del consuntivo delle attività svolte con regolamentazione a tempo e spesa.

Per tutti i prodotti della fornitura la presenza di anomalie di gravità tale da impedire lo svolgimento delle attività di verifica interromperà il termine per l’approvazione.

I prodotti oggetto del rilievo dovranno essere riconsegnati corretti entro massimo 5 giorni lavorativi.

12.1 Piano di Lavoro Entro 30 giorni solari dalla data di stipula del contratto per l’affidamento del Servizio, l’Affidatario dovrà presentare alla Cipag il Piano di Lavoro, con evidenza dei tempi di realizzazione delle singole fasi ed operazioni. Tale pianificazione dovrà essere mensilmente


riportata nel Calendario delle elaborazioni da inviare alla Cipag all’inizio di ciascun mese paga. Il Piano di Lavoro è soggetto alla esplicita approvazione da parte della Cipag. In caso di mancata approvazione l’Affidatario si impegna a riconsegnare il Piano aggiornato, che recepisce tutti i rilievi della Cipag, entro il termine massimo di 5 giorni solari o diverso termine concordato con Cipag.

13. Service Level Agreement – SLA

L’esecuzione del Servizio dovrà essere effettuata dall’Affidatario con la massima accuratezza, nel rispetto dei tempi e modi del Piano di lavoro e della puntualità della consegna degli output prodotti.

Il Piano di lavoro rappresenta l’impegno dell’Affidatario, su stime, tempificazione delle attività e relative date di consegna dei prodotti.

La formalizzazione delle modalità di esecuzione e delle scadenze del Piano di lavoro è costituita dal Service Level Agreement.

Di seguito sono elencati i requisiti minimi dei Livello di servizio fissati.

LDS DENOMINAZIONE DATA PREVISTA

SCADENZA FREQUENZA RILEVAZIONE

Lds1 Pubblicazione dei Cedolini dei dipendenti sul Portale

Entro il giorno lavorativo della data di accredito degli stipendi

Mensile

Lds2 Elaborazione e consegna della distinta dei netti e del file SETIF per l’accredito dei compensi

Entro il 3^ giorno lavorativo antecedente alla data di accredito dei compensi

Mensile

Lds3 Elaborazione e trasmissione dei Riepiloghi dei Cedolini

Entro il 1^ giorno lavorativo antecedente alla data di accredito dei compensi

Mensile

Lds4 Predisposizione dei modelli F24

Entro e non oltre 1^ giorno lavorativo antecedente al termine legale

Mensile

Lds5 Predisposizione UNIEMENS / DMA


Mensile

Lds6 Invio file contenenti i dati per il versamento dei fondi di previdenza complementare


Mensile

Lds7 Trasmissione del File ex-L.68/99


Annuale


Lds8 Trasmissione dei file annuali TFR

Entro il 31 gennaio

Annuale

Lds9 Elaborazione e pubblicazione dei CU

in formato elettronico (PDF)

Entro e non oltre il 1^ giorno lavorativo antecedente al termine legale previsto per la consegna ai dipendenti

Annuale

Lds10 Trasmissione del modello di Autoliquidazione Inail in formato elettronico (PDF)

Entro e non oltre il 1^ giorno lavorativo antecedente al termine legale previsto

Annuale

Lds11 Invio telematico del modello 770 all’Agenzia delle Entrate

Entro la scadenza prevista dalla normativa.

Annuale

Si precisa che:

Nel caso in cui i giorni suddetti cadano di sabato o domenica i termini si intendono anticipati al giorno lavorativo precedente. Per le mensilità di agosto e dicembre (inclusa la 13^ mensilità) l’organizzazione dei tempi pianificati delle singole attività gestionali e della consegna della documentazione subirà delle variazioni.

La valuta di accredito dei compensi mensili è il giorno 27 di ciascun mese. Qualora il giorno 27 cada di sabato o di domenica o festivo la valuta dipendenti sarà anticipata al giorno lavorativo precedente. La valuta di accredito della 13^ mensilità è prevista tra il 10 e il 12 dicembre.

14. Responsabilità

Si riporta una tabella relativa alle varie attività costituenti il Servizio, con l’indicazione del soggetto responsabile delle attività correlate, e con l’articolazione dei compiti tra Cipag e l’Affidatario.

Attività Cipag Affidatario

Gestione della piattaforma software

Nessun obbligo Provvede all’aggiornamento software degli algoritmi di calcolo, secondo le disposizioni legislative e contrattuali (di I° e II° livello) e con le tempistiche previste dalla normativa sul rapporto di lavoro e dalle esigenze dell’Affidatario.

Acquisizione dati input Predispone le informazioni relative alle posizioni anagrafiche e retributive dei dipendenti. Raccoglie ed organizza tutti i dati variabili di input necessari alla

Acquisisce i dati nei tempi e modi stabiliti, aggiorna il software con i dati variabili di input forniti dall’Affidatario e ne verifica la regolarità formale. Elabora e mette a disposizione della Affidatario i report dei dati trattati.



elaborazione mensile dei cedolini

Trattamento dei dati ed elaborazione degli output

Evidenzia le specificità aziendali in relazione a particolari istituti.

Effettua la gestione amministrativa dei dati di input, elabora i prospetti paga ed effettua i relativi controlli. Trasmette il tracciato SEPA e la documentazione cartacea per l’accredito degli stipendi e dei compensi mensili.

Gestione delle fasi postpaga

Nessun obbligo Calcola ed elabora tutti gli adempimenti mensili di legge ed effettua il controllo delle fasi del post-paga. Fornisce i flussi mensili dell’Uni Emens, F24, ecc. per il versamento dei contributi e delle imposte.

Dichiarazioni annuali obbligatorie

Nessun obbligo Assicura l’elaborazione di tutti i flussi mensili, trimestrali e annuali della modulistica prevista dalla normativa vigente.

Timbratura Tramite proprio sistema (HW e SW) acquisisce le timbrature e le invia alla Affidatario tramite tracciato informatico

Acquisisce le timbrature a sistema

Malattie Tramite PEC acquisisce il flusso dall’INPS

Acquisisce il flusso tramite PEC dell’Affidatario

Giustificativi Tramite i portali i dipendenti, terzisti, manager e specialisti hr pianificano, inseriscono, modificano, cancellano ed autorizzano i giustificativi di minore e maggiore presenza

Mantiene il sistema e rende disponibili il sistema web ai dipendenti dell’Affidatario

Quadratura giornate Prende decisione sui casi non gestibili dall’Affidatario

Effettua la quadratura e gestisce le anomalie come concordato con il cliente. Eventuali casi non gestibili vengono sottoposti all’Affidatario per la decisione.

Gestione organizzazione

In carico Rende disponibile il sistema

Gestione formazione In carico Rende disponibile il sistema



Gestione valutazione In carico Rende disponibile il sistema

Gestione Budget In carico Rende disponibile il sistema

Si ribadisce che, oltre alle attività indicate, devono intendersi comprese nel Servizio le attività che sono direttamente o indirettamente collegate all’oggetto del Servizio, e quelle che sono imprescindibili al corretto adempimento delle obbligazioni contrattuali.

CAPITOLATO TECNICO Procedura negoziata previa ... · outsourcing dei processi di amministrazione del personale, ... aziendali e di legge ... • le attività di migrazione e caricamento

Documents