Bezuinigingen? Hoe nu verder...

Bezuinigen?

Impressie van kennisbijeenkomsten voor vrijwilligers-organisaties

Hoe nu verder...

Najaar 2011

2

Inhoud‘Fonds 1818 wil de deskundigheid van aanvragers versterken’ 4Voorwoord door Boudewijn de Blij, Fonds 1818

Op zoek naar jouw kracht 6Themabijeenkomst 1 – Capacity building

Weet wat je wilt 10Themabijeenkomst 2 – Vooruitplannen: voordelen van strategie, ambitie en vergezichten

Wat doe je wel en wat doe je niet 16Themabijeenkomst 3 – Haalbaarheidsonderzoek

Vooral niet bedelen 22Themabijeenkomst 4 – Effectief inkomsten verwerven

Beheers kosten, werf inkomsten 30Themabijeenkomst 5 – Hoe om te gaan met bezuinigen?

Meer informatie 33

4

Voorwoord

‘Fonds 1818 wil de deskundigheid van aanvragers versterken’

Fonds 1818 is van mening dat we onze klanten zo goed mogelijk moeten helpen

om deze magere tijden door te komen. We doen dit op verschillende manieren.

Een daarvan is het versterken van de deskundigheid bij de aan vragers.

Met de serie workshops Bezuinigen? Hoe nu verder…, gegeven door de Blauwe

Noordzee, probeert het fonds de slagkracht van stichtingen en verenigingen te

versterken. Organisaties die zichzelf goed kennen en weten waar hun krachten

liggen, zijn heel goed in staat nieuwe initiatieven te ontwikkelen. Ook in jaren

waarin het verwerven van inkomsten lastig is.

Het is juist wel goed om terug te gaan naar de basis en te kijken wat echt

noodzakelijk is. Dat in plaats van het voortzetten van projecten ‘omdat we

het altijd al doen’.

De vijf workshops van de Blauwe Noordzee waren bestemd voor vertegenwoordigers

van stichtingen en verenigingen die hoofdzakelijk met vrijwilligers werken.

Ze kwamen allemaal uit de regio waarin Fonds 1818 actief is en zijn werkzaam

binnen een van de aandachtsgebieden van het fonds: zorg & welzijn, natuur &

milieu, kunst & cultuur en educatie.

In deze publicatie vindt u een weerslag van de bijeenkomsten met handvatten

om zelf aan de slag te gaan. Hopelijk ondersteunt het u bij het ontwikkelen

van initiatieven waarvoor u bij Fonds 1818 weer een aanvraag kunt indienen.

Boudewijn de Blij

Directeur Fonds 1818

5

Fonds 1818 leeft in een omgekeerde wereld. Ons product zijn de donaties

die wij doen aan onze klanten, de maatschappelijke organisaties in de regio.

In ruil daarvoor vragen wij dat deze organisaties goede projecten uitvoeren die

maatschappelijk rendement opleveren. Wanneer een rijwielhandelaar geen

fietsen meer verkoopt omdat zijn klanten door teruglopende inkomsten geen

geld meer hebben voor een goede fiets, heeft de handelaar een probleem.

Wanneer stichtingen en verenigingen geen projecten meer op touw zetten

omdat ze de financiering niet meer rond (denken te) krijgen, kan Fonds 1818

zijn doelen niet meer bereiken.

6

Themabijeenkomst 1 – Capacity building

Op zoek naar jouw krachtHet thema ‘capacity building’ was de start van een serie van vijf kennisbijeenkomsten die Fonds 1818 organiseerde voor haar aanvragers. Er was veel belangstelling en veel organisaties schreven zich in voor meerdere bijeenkomsten. Blijkbaar is er grote betrokkenheid van deze vrijwilligers om een verdere slag te maken met de professionalisering van hun organisatie. Want de vrije zaterdag had ook heel anders besteed kunnen worden.

7

Wat is ‘capacity building’?De slagkracht van organisaties wordt

door verschillende competenties bepaald,

waaronder missie, visie en strategie,

inkomstendiversificatie, personeel,

cultuur, management en governance

(lees: bestuur). ‘Capacity building’ zijn

de activiteiten die de effectiviteit van

de onderneming bevorderen. Activiteiten

dus die de missie van jouw organisatie

versterken.

Waarom is ‘capacity building’ nodig?Organisaties in de non-profitsector zitten

in zwaar weer. De ene na de andere

bezuiniging wordt afgekondigd en er is

meer en meer sprake van concurrentie

tussen instellingen. Om je hier voldoende

tegen te ‘wapenen’ en een verdere slag

te maken met de professionalisering van

de organisatie is het van belang om te

onderzoeken waar je organisatie ‘staat’:

•Waar zitten we in het ontwikkelings-

proces? (= rechtvaardiging)

•Waar liggen onze sterke en zwakten?

(= verificatie)

Een belanghebbende of stakeholder is een

persoon of organisatie die invloed onder-

vindt (positief of negatief) of zelf invloed kan

uitoefenen op een specifieke organisatie,

een overheidsbesluit, een nieuw product

of een project.1

Vervolgens kun je onderbouwde keuzes

maken en verbeteringen doorvoeren.

Een verbeterplan geeft richting en

structuur aan organisaties (ambitie) en

kan ook richting relevante stakeholders

gewicht in de schaal leggen. Organisaties

die investeren in hun slagkracht laten

zien dat ze ambitieus zijn en hun werk

constant willen verbeteren. Dit is

interessant en van belang voor financiers,

zoals fondsen, sponsoren en subsidie-

gevers. En natuurlijk vooral voor de

directe doelgroep.

Wij zijn als organisatie nu 10 jaar bezig. Een mooi moment om de balans op te maken. Hoe willen we ons vrijwilligersbeleid ontwikkelen? Dat wil ik gaan oppakken met andere bestuursleden.

8

Wat is de ‘Blauwe Noordzee Assessment Tool’ wel en niet?• Geen wetenschappelijk instrument

• Geen ‘afreken’-instrument

• Praktisch hulpmiddel om bedrijfs-

voering in kaart te brengen

• Bedoeld om verbeteringen te realiseren

op gewenste ‘competentievelden’

moet worden verbeterd en wat op peil

moet worden gehouden.

Voordat je aan de slag gaat met de

methodiek is het van belang voor jezelf

de volgende vragen te beantwoorden:

• Is vastgesteld waarom de meting

wordt verricht (doel)?

• Is vastgesteld wie er mee doen aan

de assessment?

• Is er een voorzitter aangewezen?

• Is het onderzoek goed afgebakend

(competentievelden, vragen enz.)?

• Is nader vastgesteld welke bronnen

kunnen worden gebruikt?

• Is op basis van het stappenplan

een tijdpad opgesteld?

Het assessment-proces (oftewel: het in

kaart brengen van jouw organisatie)

werkt vaak ‘revitaliserend’ en geeft een

impuls voor de prestaties van de

organisatie.

Je verbetert het draagvlak voor een

dergelijk proces door medewerkers,

management en bestuur gezamenlijk

de organisatie te laten ‘beoordelen’ op

verschillende competentievelden en

gezamenlijk de uitkomsten te wegen.

Blauwe Noordzee Assessment ToolMet behulp van de ‘Blauwe Noordzee

Assessment Tool’ hebben de deel-

nemers aan de kennisbijeenkomsten

hun organisatiecapaciteit in kaart

gebracht. De volgende assessment-

velden werden beoordeeld:

1. Strategisch platform (missie,

visie en strategie)

2. Bestuur, management en

Raad van Toezicht

3. Prestatiemanagement

4. Inkomstenverwerving

5. Marketing, communicatie & PR

6. ICT

7. Cultuur en

8. Personeelsbeleid

Aan de hand van de eindscore werd

duidelijk welke competentievelden goed

en minder goed zijn ontwikkeld. En wat

Deze tool maakt duidelijk dat strategie voor de lange termijn ontbreekt. Daar moeten wij mee aan de slag.

9

Download de ‘Blauwe Noordzee Assessment Tool’ van www.blauwenoordzee.nl/fonds1818 (wachtwoord: fonds1818)

Elk assessmentveld bevat een aantal

vragen. Elke vraag die kan worden

beantwoord, krijgt een score van 1 tot 5.

Na het invullen van het assessmentveld

wordt onderaan het tabblad automatisch

een gemiddelde uitgerekend, die ook

terug is te vinden op het score-tabblad.

Als iedereen de tool heeft ingevuld,

ga je na of iedereen alle vragen heeft

ingevuld. Op basis van de uitkomsten

en de rapportage kun je vervolgens een

verbeterplan opstellen. Let daarbij op

de volgende zaken:

• Stel de reden en het doel van

assessment en verbeterplan vast:

gaat het om een rechtvaardiging,

een verbetering of manier om externe

stakeholders aan te trekken?

• Zorg voor intern draagvlak;

• Kies een vorm:

doe je een zelfassessment, een

assessment door externen of een

mengvorm?

• Zorg voor een goede organisatie,

bijvoorbeeld door een werkgroep

samen te stellen;

• Maak een goede afbakening:

maak je een deel van de scan, doe je

hem helemaal of vul je zelf nog vragen

aan?

• Maak een goede weging

en stem deze intern goed af;

• Stel vast voor wie, hoe en met welk

doel je een rapportage maakt.

>

10

Themabijeenkomst 2 – Vooruitplannen: voordelen van strategie, ambitie en vergezichten

Weet wat je wiltOok de tweede kennisbijeenkomst werd bezocht door heel verschillende non-profitorganisaties, allemaal met hun eigen aandachtsgebied en missie. Wat bij maatschappelijke en culturele instellingen nog wel eens ontbreekt, zijn visie op lange termijn en concrete ambities. En gebrek daaraan verkleint de kans op een gezonde toekomst voor jouw organisatie.

11

Eigenlijk zijn er grofweg twee soorten

organisaties2:

• De moloch die statisch dreigt te

worden. Die heeft de uitdaging om

zichzelf opnieuw uit te vinden;

• De dynamische die alles aangrijpt.

Die heeft de uitdaging om focus aan

te brengen.

Keuzes maken dus. En dat is niet

makkelijk, want dat kan betekenen dat je

ook afscheid moet nemen van dingen die

je leuk vindt. Maar dat is wel de realiteit:

maatschappelijke ontwikkelingen kunnen

bedreigend zijn voor het voortbestaan van

jouw organisatie en daar moet je op

anticiperen. Het kan zijn dat je activiteiten

ontplooit die gewoon niet brengen wat

jouw organisatie of doelgroep ervan had

verwacht. Het is zonde om daarin kostbare

tijd, energie en geld te investeren.

Het is dan ook belangrijk om je activiteiten

en de toegevoegde waarde voor stake-

holders – financiers, collega-instellingen,

de doelgroep waar je je op richt etc. –

regelmatig in kaart te brengen. Dat kan

door hen regelmatig te bevragen wat ze

van je aanbod vinden. Ook is het goed

om hen te betrekken bij je planvorming

en ontwikkeling van nieuw aanbod.

Strategisch platform Iedere organisatie – ook een vrijwilligersorganisatie – die zijn ambities

wil waarmaken, moet strategisch nadenken over vijf aspecten.2

Organisatie- ontwikkeling

Financierings-model

Marketing & communicatie

Missie & operationalisering

Project- ontwikkeling

12

Wat onderscheidt jou van een ander?“Er zijn veel concurrenten, maar wij

vertegenwoordigen écht onze doelgroep.”

“De concurrentie neemt een voorbeeld

aan ons initiatief.”

Download de ‘Missiecheck’ van www.blauwenoordzee.nl/fonds1818 (wachtwoord: fonds1818)

>

Het belang van strategie“Regeren is vooruitzien” luidt de gevleu-

gelde uitspraak. Het is dus van belang om

aandacht te besteden aan het formuleren

van een strategie voor de toekomst:

• Hoe kunnen we nog beter worden in

wat we doen?

•Wat moeten we dan verbeteren?

• Hoe kunnen we bestaande stakeholders

behouden en nieuwe relevante stake-

holders aan ons binden?

•Welke activa of sterke punten (kennis,

materiële activa waarover we beschikken

zoals gebouwen, materialen etc.) moeten

we verder of nog beter benutten?

• Hoe behouden we voorsprong op

andere vergelijkbare organisaties of

creëren we voorsprong? Hoe blijven

we of worden we nummer 1 of 2 in wat

we doen.3

Eigenlijk moet je jezelf een heel funda-

mentele vraag durven stellen: heeft jouw

organisatie wel bestaansrecht? Wat heb

je tot nu toe voor elkaar gekregen?

Hoe zou de wereld er uitzien als jouw

organisatie er niet zou zijn? En verder:

• Kijk kritisch naar de eigen activiteiten;

•Werk waar mogelijk samen met andere

partijen;

• Blijf actief en blijf jouw missie nastreven;

•Wees geen gewone organisatie, maar

probeer op te vallen.

13

Deelnemer: “Het is best frustrerend om als kleine organisatie te moeten concurreren met grote partijen.” Blauwe Noordzee: “Grote partijen staan ook onder druk. Inventariseer hoe jouw doelgroepen en stakeholders jou zien. En probeer te achterhalen waarom andere partijen juist met jou willen samenwerken.”

Van missie naar concrete doelstellingenIedere organisatie heeft een missie.

Een goede missie heeft de volgende

kenmerken:4

• Kort en bondig, maar niet te algemeen;

• Helder en inspirerend;

• Tegelijkertijd tijdloos en actueel;

• (Deels) uniek: er zijn niet veel andere

organisaties die hetzelfde beogen, want

de toegevoegde waarde bestaat vooral

uit het oplossen van het vraagstuk dat

nog niet door anderen is of wordt

opgelost;

• Als bindmiddel binnen de organisatie;

•Niet alleen helder en duidelijk,

inspirerend en gemakkelijk communi-

ceerbaar: het gaat er ook om dat er

een bepaalde urgentie in de missie ligt

besloten;

• Bij voorkeur positief geformuleerd

en de situatie beschrijvend waarin het

probleem is opgelost.

Download de ‘Missiecheck’ van www.blauwenoordzee.nl/fonds1818 (wachtwoord: fonds1818)

Maar hoe kom je tot concrete doel-

stellingen? Dat doe je door jouw eigen

doelgroep te betrekken bij het nadenken

over doelstellingen. Probeer de doel-

stellingen vervolgens in meetbare termen

te formu leren, dus geef aan hoeveel

activiteiten je wilt ontplooien, voor hoeveel

mensen, binnen welke tijdspanne en met

welk gewenst effect.

Vervolgens moet je je afvragen wat je

moet doen op het gebied van organisatie,

communicatie, financiering en ontwikkeling

om die doelstellingen te realiseren:

• In welk project/dienst/product moet

worden geïnvesteerd en in welke niet?

• Voor welke doelgroepen/stakeholders?

•Wanneer is de organisatie succesvol

en wanneer niet?

• Is de missie van de onderneming een

stap dichterbij?

• Zijn de schaarse hulpbronnen effectief

en efficiënt ingezet?

14

Jouw goudmijnenAls je weet wat je wilt, ga je na hoe je jouw

ambities wilt verwezenlijken. Het is dan

belangrijk om eerst te kijken wat je in

huis hebt. Wat zijn jouw goudmijnen?

Oftewel: wat zijn jouw ‘activa’? Wees niet

te bescheiden, want je hebt, kunt en weet

veel meer dan je misschien denkt. Ga dit

eens na bij mensen die enthousiast over

je zijn. Het is bekend dat organisaties

vaak te geringschattend denken over hun

eigen activa en daarmee hun potentieel

niet volledig benutten. Laat eens vreemde

ogen naar je organisatie kijken!

Hoe breng je ambities op lange termijn in kaart?

Breng in kaart wat

voor maatschappelijke

doelen en activiteiten

je wilt realiseren, voor

wie en met welk

resultaat

Laat zien hoe je de

gewenste activiteiten,

doelen en resultaten

denkt te kunnen

realiseren, oftewel:

op welke wijze je

ervoor zorgt dat je

organisatie hiertoe

in staat is (personeel,

competenties,

faciliteiten etc.)

Laat zien op welke

wijze je een en ander

van brandstof

voorziet, met andere

woorden: hoe je een

en ander gaat

financieren, met

geld of anderszins

(bijdragen in natura

etc.)

> >

Activa zijn wat een organisatie:4

• Bezit: tastbare of immateriële activa,

bijvoorbeeld faciliteiten, collectie, imago,

merk, naamsbekendheid, toegang tot

bepaalde hulpbronnen, (relatie)netwerk,

keurmerk, ‘boegbeeld’ etc.;

• Kan: organisatietalent, goed in het

produceren van bepaalde zaken,

innovatiekracht etc.;

•Weet: over specifiek onderwerpen,

processen, bepaalde markt etc.

15

Over stakeholdersDe doelstelling van een onderneming

is niet het maken van winst, maar het

creëren en vasthouden van een klant

(bron: Peter Drucker). Ook non-profit-

instellingen moeten ernaar streven om

stakeholders – mensen en organisaties

die waarde hechten aan wat je voor hen

doet of betekent – succesvol te behouden.

Kortom: het vinden en behouden van stake -

holders is een cruciale en fundamentele

activiteit van iedere organisatie. Het is van

belang om voortdurend te blijven inventa-

riseren welke stakeholders er zijn en wat

hun belangen zijn en hoe je daarop kunt

inspelen.

Maar wie zijn eigenlijk belanghebbende

van jouw organisatie? Realiseer je dat

de resultaten van jouw werk vaak niet

(alleen) bij de financiers en/of uitvoerende

organisatie terechtkomen. Breng eens in

kaart welke stakeholders jouw organisatie

heeft en deel deze in verschillende

categorieën in:

• Doelgroep(en), bijvoorbeeld ‘jongeren

in Rotterdamse kracht wijken’;

• Financier(s), bijvoorbeeld ‘deelgemeenten,

lokale fondsen en lokale middenstand’;

• Eigen organisatie;

• Overige belanghebbenden, bijvoorbeeld

‘ouders van de jongeren’.4

Nabeschouwing•Wat voor organisatie ben je nu?

•Wat voor organisatie ben je over 3-5 jaar

als je op dezelfde voet doorgaat?

•Wat voor organisatie wil je over 3-5 jaar

zijn?

Heb je jouw ambities, activa en stake-

holders in beeld? Dan wordt het tijd om

het eigen aanbod goed tegen het licht te

houden. Inventariseer alle projecten en/of

diensten van jouw organisatie en ga na:

•Wat past bij jouw missie en operationele

missie?

•Wat past daar niet bij?

•Welke activiteiten creëren waarde

voor relevante stakeholders?

•Welke niet of onvoldoende? “Of organisaties erin slagen op winstgevende wijze sociaal-maatschappelijke verbeteringen te realiseren hangt af van hun vermogen om naar hun ‘activa’ te kijken, naar hun sterke punten … Het begint allemaal met het besef en het begrip dat je meer waard bent dan je denkt.” B. Shore

16

Themabijeenkomst 3 – Haalbaarheidsonderzoek

Wat doe je wel en wat doe je niet

Maatschappelijke organisaties barsten van de ideeën. Aan inspiratie en passie is geen gebrek. Maar je bent als (vrijwilligers)organisatie pas echt tevreden als je jouw ideeën ook daadwerkelijk kunt realiseren. Keuzes maken is daarbij onontbeerlijk: je kunt niet alles (tegelijkertijd) doen. Hoe maak je die keuze? Waar moet je op letten? En wat levert dat dan op? De haalbaarheid van ideeën stond in deze bijeenkomst centraal.

17

Over haalbaarheidWat is je idee? Wat wil je precies realise-

ren? Waarom wil je dat, wat is de urgentie?

Hoe pak je het idee aan? En wat zijn de

kritische succesfactoren? Met andere

woorden: wat moet je goed doen of waar

moet je goed in zijn om je beoogde doelen

te halen? Om dat te achterhalen, is het

zinvol om een haalbaarheidsonderzoek uit

te voeren. Daarvoor hoef je niet een (duur)

onderzoeksbureau in te schakelen: je

kunt heel eenvoudig en op verschillende

manieren zelf achterhalen of jouw idee

ook echt kans van slagen heeft.

Mensen krijgen al zoveel enquêtesToch is het zinvol om bij stake holders te

informeren wat ze van jouw organisatie

en diensten vinden. Maar: maak de

enquête niet te lang; test de enquête

eerst in eigen kring.

Enquêtes kun je – na registratie – in

sommige gevallen gratis maken en

verzenden via bijvoorbeeld:

www.enquêtemaken.be

www.surveymonkey.com

Voorbeelden van haalbaar-heidsonderzoeken• Eigen ervaring

• Deskresearch

• Stakeholderbevraging

18

MATCH MET ORGANISATIE

MATCH MET FINANCIËLE

DOELEN MATCH MET INHOUDELIJKE

DOELEN

Bij jouw onderzoek naar haalbaarheid

zet je drie ‘brillen’ op: een bril die kijkt

of jouw idee inhoudelijk haalbaar is,

een bril die kijkt of jouw idee financieel

haalbaar is en een bril die kijkt of jouw

idee organisatorisch haalbaar is.

19

Inhoudelijk haalbaar?Vraag jezelf eens af: wat wil je bereiken,

en voor wie? Voorbeelden zijn:

• Vergroting van het bereik van onze

culturele instelling;

• Lancering van een nieuw werkgelegen-

heidsproject waarmee jongeren naar

betaald werk worden geleid;

• Start van taallessen voor nieuwe

Nederlanders;

• Etc.

Formuleer in ieder geval zo specifiek en

meetbaar mogelijk wat je wilt bereiken,

wanneer dat bereikt moet zijn, op welke

manier dat moet gebeuren etc.

De inhoudelijke haalbaarheid van jouw

initiatief is vooral afhankelijk van de vraag

of behoefte onder relevante stakeholders.

Download de impactmap van www.blauwenoordzee.nl/fonds1818 (wachtwoord: fonds1818) en breng de activa en stakeholders van jouw organisatie in kaart

Heb je dit gecheckt? Dit kun je bijvoorbeeld

doen met behulp van een impactmap

(bron: Handboek sociaal ondernemen in

Nederland).

Als je de impactmap voor jouw organisatie

hebt ingevuld, ga dan ook na of de

gevraagde impacts verenigbaar zijn. Wil

de gemeente iets heel anders dan jouw

doelgroep? Wil een fonds andere doelen

bereiken dan een bedrijf waarmee je

samenwerkt? Je zult dan keuzes moeten

maken en hierover communiceren: je kunt

immers niet iedereen tevreden stellen.

Nog los van de vraag of je alle impacts

kunt realiseren.

Stakeholders Activiteiten van stakeholders

Bijdragen van stakeholders

Opbrengsten voor stakeholders

Wie hebben belang

bij dit project?

Wie zijn erbij betrokken

of moeten erbij worden

betrokken?

Wat moeten

stakeholders precies

doen in het kader

van jouw project?

Welke ‘activiteit’

verwacht je van hen?

Tijd

Geld

Expertise

Netwerken

Etc.

Welk resultaat

(in geld en/of mid delen)

of welke impact (in geld

en/of mid delen) vragen

de stakeholders precies

terug voor hun inbreng

in jouw project?

>

20

Organisatorisch haalbaar?Als je weet wat je wilt bereiken, is het van

belang te inventariseren wat de kritische

succesfactoren zijn: waarmee valt of staat

het succes van jouw idee? Dus: waar moet

je allemaal goed in zijn om de gewenste

doelen te kunnen behalen? En waarover

moet je dan beschikken? Denk aan

faciliteiten, kennis, materialen, personeels-

capaciteit etc. Om de organisatorische

haalbaarheid van jouw idee te toetsen,

kun je de ‘Blauwe Noordzee Assessment

Tool’ gebruiken.

Competenties/expertise/vaardigheden

Capaciteit Faciliteiten

• Welke competenties/

expertise/vaardigheden zijn

noodzakelijk om het project

te kunnen realiseren?

• Beschik je over deze

competenties?

• Zo nee, hoe kun je daarin

voorzien?

• Check: zijn wij de meest

aangewezen partij om dit

project te realiseren?

• Hoeveel capaciteit is er nodig

om het project te kunnen

realiseren (bestuur,

management, medewerkers

en vrijwilligers)

• Hebben wij deze capaciteit?

Zo nee, hoe kun je daarin

voorzien?

• Doen we het alleen of in

samenwerking met anderen?

• Kopen we expertise in als we

daarover zelf niet beschikken

of kunnen we daarin

samenwerken?

• Hoe verdelen we de taken

binnen het project?

• Beschikken wij over de juiste

faciliteiten (gebouw,

materialen etc.) om dit

project te kunnen realiseren?

• Zo nee, hoe kun je daarin

voorzien?

21

Financieel haalbaar?Tot slot is het natuurlijk belangrijk om

jezelf af te vragen of jouw idee wel

gefinancierd kan worden, zeker als je het

niet (geheel) zelf kunt financieren en er

externe partijen nodig zijn. Antwoord op

de volgende vragen zijn hierbij van belang:

•Wat kost het om dit project te kunnen

uitvoeren?

• Hoe ziet de voorbereiding eruit

(eigen uren, uren derden, gebruik

faciliteiten etc.)?

• Hoe vindt de uitvoering plaats

(eigen uren, uren derden, gebruik

faciliteiten etc.)?

• Zijn er nog eenmalige

(start)investeringen

(aanschaf materialen, etc.)?

•Wat is in totaal benodigd?

•Wat is de eigen inbreng van de

organisatie en eventuele partners?

•Welk bedrag moet extern worden

geworven?

Download de ‘Blauwe Noordzee Assessment Tool’ van www.blauwenoordzee.nl/fonds1818 (wachtwoord: fonds1818)

>

•Wie kan waarvoor worden benaderd?

Denk aan fondsen, sponsoren en

overheden.

• Hebben zij vergelijkbare bijdragen

geleverd in het verleden aan jullie

of anderen?

• Ga je eigen inkomsten genereren?

Zo ja, hoe?

•Welk financieringsmodel is het meest

duurzaam?

22

Themabijeenkomst 4 – Effectief inkomsten verwerven

Vooral niet bedelen

Effectief inkomsten verwerven begint bij een goed verhaal over jouw organisatie en de activiteiten die je voor ogen hebt. Kun je je organisatie en je activiteiten goed voor het voetlicht brengen bij je stakeholders, waaronder je financiers? Een goede voorbereiding is het halve werk. Het eerste deel van deze kennisbijeenkomst stond dan ook in het teken van die voorbereiding: van ‘Je droom in 1 minuut!’ naar een compacte en concrete case for support.5 In het tweede deel van de bijeenkomst stond het werven van inkomsten bij fondsen en bedrijven centraal en werd op hoofdlijnen ingegaan op het opstellen van een begroting en een dekkingsplan.

23

Je droom in 1 minuutVoor het maken van een eerste indruk

heb je maar één kans. Financiers worden

veel benaderd, dus je maakt een goede

indruk als je kort en krachtig je idee voor

het voetlicht kan brengen. Probeer je idee

te formuleren in jouw droom van 1 minuut,

waarin je jouw oplossing benoemt voor

het geschetste probleem (voor tips, zie

onderstaand kader5). Dat is lastiger dan je

denkt. De pitches van de deelnemers aan

de bijeenkomst maakte dat ook duidelijk:

vaak heb je meer tijd nodig om je droom

te vertellen of vergeet je belangrijke

zaken. Het is dan ook van belang is om tijd

te nemen om tot een droom in 1 minuut te

komen: schrijven, schrappen, presenteren,

schrijven etc.

Tip!Oefen je droom in 1 minuut met een

relatieve buitenstaander. Hij of zij legt

eerder de vinger op de zere plek dan

iemand uit je eigen organisatie.

Vragen die in jouw droom in 1 minuut beantwoord worden•Wie is de doelgroep?

•Wat is het probleem?

• Hoe wordt het probleem nu opgepakt?

•Wat is jouw toegevoegde waarde?

•Wat is het project en hoe draagt dat

bij aan de oplossing?

• Kosten in hoofdlijnen: hoeveel is nodig,

door wie?

Case for supportJe droom in 1 minuut is je binnenkomer om

kort en krachtig te vertellen wat je ambitie

is. Om inkomsten te verwerven is echter

meer nodig. Je voorgenomen project moet

duidelijk worden omschreven. Vaak heb je

dat al gedaan in een (uitgebreid) project-

plan. Een belangrijk hulpmiddel om

inkomsten te genereren, is het schrijven

van een case for support. Je kunt het zien

als een uitgebreidere samenvatting van je

project met belangrijke informatie over het

project zelf en je organisatie. De case for

support kun je als een oplegger beschouwen

van de aanvraag.

Het is niet de bedoeling dat je je

organisatienoden/behoeften ‘verkoopt’.

Je geeft aan wat de maatschappelijke

resultaten zijn die je met de gevraagde

investering wilt realiseren.

Elementen case for support5

• Jouw organisatie: wie ben je, waar sta

je voor? (visie en missie)

• Het probleem: welk probleem/

vraagstuk, oorzaak, voor wie, waarom

niet opgelost en urgentie?

• De oplossing: concrete plannen, welke

activiteiten, welk tijdbestek en welk

resultaat?

• Realisatie van de oplossing: hoeveel

geld, eigen investering, structureel/

eenmalig en wie dragen nog meer bij?

• Jouw verhaal: aansprekend, over-

tuigend, gepassioneerd en duidelijk

24

Werving van inkomsten bij fondsenHet klinkt tegenstrijdig, maar fondsen-

werving is niet het vragen om geld of je

hand ophouden. Fondsenwerving is het

binden van een financier als partner aan

je project. Fondsenwerving gebeurt op

basis van vrijwilligheid. Fondsen zijn

gebaat bij het vinden van goede projecten

om te ondersteunen om de doelstellingen

van het fonds te kunnen realiseren.

Voordat je aan de slag gaat met fondsen-

werving is een aantal kernvragen van

belang:

•Wie ben ik? Waar sta ik voor?

(toe gevoegde waarde)

•Waar vraag ik ‘geld’ voor? (urgentie)

• Hoeveel ‘geld’ vraag ik?

•Wie kan ik benaderen?

Om een reële kans van slagen te hebben,

moet je aan de potentiële financier

duidelijk kunnen maken wat het project

bijzonder maakt:

•Wat is het onderscheidende en de

toegevoegde waarde ten opzichte

van soortgelijke projecten?

• Hoe is het project te typeren: voor-

beeldfunctie, pilotproject, aanjaag-

functie, stimuleringsproject?

•Wat maakt het project innoverend,

nieuw en/of verrijkt het aanbod?

• In welke behoefte of tekort voorziet

het project?

Stappenplan fondsenwerving• Oriënteer je op mogelijke geldgevers:

welke fondsen of andere partijen zijn in

beeld?

• Subsidies first: schrijf eerst de overheid

aan als er voor jouw project een subsidie-

regeling is. Fondsen komen vaak niet

(als eerste) over de brug als hier sprake

van is

• Vraag informatie over subsidies/de

subsidieregeling op

• Vraag informatie over fondsen op

• Oriënteer je op de voorwaarden van het

fonds: past je project in het donatiebeleid

van het fonds, welke procedure wordt

gehanteerd, welke algemene voorwaarden

hanteert men? etc.

• Schrijf een duidelijk aanvraag: neem je

case for support als uitgangspunt.

Ga na of het fonds gebruikmaakt van

een aanvraagformulier

• Stel een realistische begroting op

(zie ook de tips op pagina 26)

• Zorg voor een goede afhandeling

De aanvraagZoals hiervoor al beschreven kun je je

case for support beschouwen als de

oplegger van je aanvraag. Hierin beschrijf

je op hoofdlijnen jouw organisatie en

project: wie ben je als organisatie, waar

sta je voor, wat is je positie in het veld is,

hoe word je gefinancierd, wat is de inhoud

en belang van je project (urgentie) etc.

25

Informatie over fondsen Publicaties van fondsen

• Handboeken, met name FondsenBoek/Disk

• Websites, bijv.

www.vermogensfondsen.startpagina.nl

• Brancheorganisaties en belangenverenigingen

• Andere maatschappelijke organisaties

(je collega-instellingen/ ‘concurrenten’)

• Notarissen

• Subsidieadviseurs en fondsenwervingsbureaus

• Leveranciers

• Publicaties van fondsen

• Website

• Jaarverslagen

• Statuten

• Brochures

• Nieuwsbrieven

• Vermeldingen op posters, flyers, catalogi etc.

Waar vind je relevante fondsen?

Een uitgebreider projectplan kun je dan

achter de case for support voegen.

Afhankelijk van de voorwaarden van een

fonds dien je mogelijk een aanvraag-

formulier van het betreffende fonds te

gebruiken. Weet van te voren wat een

fonds wil ontvangen: zowel wat betreft de

stukken (aanvraag, statuten, jaarverslag

etc.) als inhoudelijke informatie.

Bij een goede aanvraag hoort ook een

korte en enthousiasmerende brief. Geef

duidelijk aan waarom je het fonds hebt

aangeschreven, waarom jij vindt dat het

project past bij het aangeschreven fonds.

Geef kort aan waarom je geld van het

fonds nodig hebt en hoeveel. Weet dit

Waarvoor kun je fondsen benaderen?Fondsen zijn met name geïnteresseerd

in projectfinanciering, niet in exploitatie-

kosten of projecten/activiteiten die uit

reguliere (overheids)financiering komen of

als een reguliere activiteit kunnen worden

beschouwd. Steeds meer fondsen zijn wel

bereid om een overbruggingssubsidie/

donatie te doen om de aanvragende

organisatie binnen een aantal jaren

toekomstbestendiger te maken.

goed te onderbouwen. Vergeet ten slotte

niet te melden waar het fonds terecht kan

voor aanvullende informatie: wie is de

contactpersoon en hoe is zijn of haar

bereikbaarheid.

26

Saai… algemene aandachtspunten

• Zorg voor projectgebonden & gemotiveerde aanvraag • Zorg voor complete aanvraag (formele stukken / achtergronden van organisatie / opzet en doel-stelling van project) • Vertel een oprecht verhaal • Lever juiste informatie aan en dien op tijd in • Maak geen schrijf- en rekenfouten • Gebruik geen jargon en sponsoringterminologie • Doe geen mailing • Wees onderscheidend • Toon betrokkenheid en enthousiasme • Leer van afwijzing • Zorg voor goede afhandeling en evaluatie

Begroting en dekkingBij elke aanvraag dient een begroting

te worden gevoegd waarin overzichtelijk

de kosten zijn weergegeven. Tevens dien

je aan te geven op welke manier je het

project wilt financieren: wie zijn er naast

de benaderde partij nog meer in beeld,

wat draag je zelf bij of de deelnemers?

Enkele aandachtspunten: • Klop je begroting nooit op. Adviseurs

van fondsen hebben over het algemeen

een goed beeld wat reële projectkosten

zijn;

• Is de begroting inclusief of exclusief

BTW? Ben je BTW-plichtig? Niets is

vervelender dan dat je aan het eind

van het project niet rekening hebt

gehouden met het afdragen van BTW.

Je hebt dan in feite een tekort;

• Kies voor een heldere structuur:

maak deelbegrotingen (post personeel,

post communicatie etc.);

• Controleer op rekenfouten;

• Klop je inkomsten niet op: uitgaan van

elke keer een volledige zaalbezetting

is niet reëel, je begroting voor een

belangrijk deel laten leunen op

inkomsten uit een catalogus bij een

tentoonstelling is onverantwoord etc.;

•Maximumbedragen kennen: weet wat

fondsen doorgaans aan een project

doneren;

• Zorg ervoor dat het totaalbedrag van

de dekking gelijk is aan de begroting.

Als je toch meer vraagt dan nodig is,

leg dan duidelijk uit waarom je hiervoor

kiest;

• Vraag je om een investering in een

gebouw: maak duidelijk wat de dekking

van de exploitatie is.

27

Afhandeling en verslagleggingTijdens het aanvraagproces en na een

eventuele toekenning is het belangrijk

om fondsen op de hoogte te houden van

de voortgang van de aanvraag c.q. het

project. Houd daarbij rekening met de

voorwaarden die een fonds stelt aan een

eventuele bijdrage.

• Doorlopend terugkoppeling voortgang:

houd fondsen op de hoogte van de

voortgang in de fondsenwerving, laat

bijvoorbeeld weten als een ander fonds

over de brug is gekomen.

• Vaststelling definitief bedrag: reken

jezelf niet rijk, mocht een donatie lager

uitvallen, neem contact op met het

betreffende fonds hoe hier (verder) in

te handelen.

• Afstemming publiciteit: stem af in

welke mate het fonds publiciteit rond

de donatie wil.

• Uitnodiging: zorg ervoor dat het fonds

een eventuele uitnodiging voor de start

van het project ontvangt; het is

overigens geen garantie dat een

vertegenwoordiger van het fonds komt.

• Accountantsverklaring: in sommige

gevallen moet een accountants-

verklaring worden verstrekt om te zien

of de donatie op een goede manier is

aangewend; check de voorwaarden van

het fonds. Tip: neem de kosten voor een

accountantsverklaring in je begroting

mee.

• Verslaglegging /implementatieplan/

evaluatie: rapporteer het fonds over je

resultaten; fondsen kunnen hierover

ook aanvullende voorwaarden opnemen

bij hun donatie.

• Bij afwijzing: informeren naar motieven,

dus bellen!

Deelnemer: “Willen fondsen financieel resultaat?”Blauwe Noordzee: “Nee, fondsen willen maatschappelijk resultaat of rendement. Voor fondsen is het van belang dat ze niet jaarlijks een donatie moeten doen om een project of een organisatie overeind te houden.”

28

Samenwerking met bedrijfslevenBedrijven hebben in het maatschappelijk

veld soms een negatieve associatie.

Waarom zou je niet met het bedrijfsleven

samenwerken? De deelnemers aan de

workshop kwamen met de volgende

punten:

• Bemoeizucht

• Imago, verkeerde associatie

• Te moeilijk, veel werk

• Kost geld

• Publiciteit

• Geloofwaardigheid

• Andere belevingswereld

Maar er zijn ook redenen om wel met het

bedrijfsleven samen te werken. Waarom

zou dat interessant kunnen zijn? We

vroegen het aan de groep aanwezigen:

• Imago, keurmerk

• Kennis

• Contacten

• Faciliteiten

• Geld

• Koppeling van maatschappelijke

belangen

• Bereik van nieuwe doelgroepen

•Netwerk

• Snel handelend, minder

verantwoording nodig

Mensen

Munten

Middelen

Massa

Media

Handen uit de mouwen steken, kennis overdragen (medewerkervrijwilligerswerk)

Geld doneren of sponsoren

Aanbieden van computers, meubilair, bouwmaterialen of accommodatie

Aandacht trekken van de lokale overheid, landelijke media of grote fondsen

Creëren van media-aandacht

Wat investeren bedrijven in maatschappelijk betrokken ondernemen?Vaak is dat een combinatie van 2 of meer M's:

29

Zou je wel eens met een bedrijf willen

samenwerken? Maar heb je nog geen

ervaring? Dan zijn hier enkele tips om

te beginnen:

• Neem contact op met een mbo-makelaar.

Op www.nationaalmboplatform.nl

staat een overzicht van bureaus die

lokale bedrijven en maatschappelijke

organisaties met elkaar in contact

brengen;

• Ga naar een Maatschappelijk Beursvloer.

Op www.beursvloer.com vind je een

overzicht van alle Beursvloeren die in

Nederland plaatsvinden. Daar bieden

bedrijven gratis producten en diensten

aan;

• Doe mee aan NL Doet op 16 en 17 maart

2012. Op www.nldoet.nl kun je jouw

klussen aanmelden, waarna bedrijven

en andere organisaties zich kunnen

melden om voor jouw organisatie

vrijwilligerswerk te doen.

Stap voor stap richting bedrijfsleven• Breng de bedrijvennetwerken van

medewerkers of van bestuurders in kaart

• Arrangeer ontmoetingen, nodig bedrijven

uit voor projecten

• Ga gesprekken aan met bedrijven

• Gebruik case for support en geef inzicht

in samenwerkmogelijkheden

Ook voor samenwerking met bedrijven

geldt: een goede voorbereiding is het halve

werk. Probeer dus eerst heel concreet

te bedenken wat je als organisatie nodig

hebt: kantoorruimte, iemand om de

jaarrekening te doen, menskracht om de

kantine te schilderen? Ga dan na welke

bedrijven bij jouw organisatie passen,

en welke niet. En denk na over wat je

bedrijven hebt te bieden: een leuk dagje

uit, een manier om teambuilding te

bevorderen, een goed gevoel? Hoe dan

ook: samenwerking met een bedrijf moet

een win-win zijn.

30

Themabijeenkomst 5 – Hoe om te gaan met bezuinigen?

Beheers kosten, werf inkomstenIn deze laatste bijeenkomst stonden niet alleen praktische tips centraal, maar werd ook teruggekeken op de vier voorgaande bijeenkomsten. En dat is niet voor niets. Moeilijke en lastige tijden – tijden van bezuinigingen dus – zijn het moment om je organisatie en je activiteiten goed tegen het licht te houden. Wie ben ik? Waar sta ik voor? Wat is mijn toegevoegde waarde? Wat is de urgentie van mijn aanbod? Wat mist men als ik er niet meer ben? zijn dan relevante vragen.Organisaties die weten waar ze voor staan, die weten wat hun sterke punten zijn – en zeker ook hun zwakke punten – zijn beter in staat hun organisatie te wapenen tegen bezuinigingen.

31

Toegevoegde waardeHet scherp krijgen van je toegevoegde

waarde is belangrijk. Daarmee kun je het

belang van je organisatie en activiteiten

beter voor het voetlicht brengen. Om je

toegevoegde waarde vast te stellen,

zijn onderstaande punten behulpzaam:

• Aansluiting van het project bij de missie

en de activiteiten van de organisatie;

•Maak duidelijk dat je de geëigende

partij bent om het project uit te voeren/

probleem aan te pakken;

• Onderscheidend vermogen: ken de

markt en dus ook je concurrenten

(uniciteit);

•Waarom zou men jullie project willen

financieren en niet dat van een ander?

input/Invoer Activiteit Output/Uitvoer Outcome/Resultaat

Alle middelen die in een organisatie worden ingebracht

Dat wat er in een organisatie plaats vindt

De gemeten resultaten Verzameling van alle resultatem minus: wat toch al zou zijn gebeurd = IMPACT

•Wat gebeurt er als dit project niet

plaatsvindt? Anders gesteld: waarom

is het zo belangrijk dat dit gebeurd?

• Voor wie is het project zo belangrijk?

Wie hebben er belang of bij wie is er

vraag naar?

Met de ‘Blauwe Noordzee Assessment

Tool’ – zie ook de eerste bijeenkomst –

breng je op een aantal aandachtsvelden

je organisatie in kaart: waar scoor je goed

en minder goed op? Op basis van deze

uitslag kun je een verbeter- en implemen-

tatieplan ontwikkelen.

Impact = Toegevoegde waarde

Bron: S. Olsen, SVT Group

32

Meer inkomsten genererenHet is altijd verstandig om na te gaan of je

extra inkomsten kunt verkrijgen. Zo kun

je kijken of je ‘prijzen’ en of begrotingen

in aanvragen wel goed zijn of misschien

wel omhoog kunnen. Ga eens bij vergelijk-

bare organisaties na welke prijzen en/of

begrotingen zij hanteren (= benchmarken).

En vraag wat een stakeholder bereid is

om te betalen, misschien reken je in de

praktijk wel minder dan een financier wil

betalen!

Vraag je ook eens af wat je nu gratis doet

en waar je in het vervolg geld voor zou

kunnen vragen. Investeer eventueel in een

goede fondsenwerver of in een training

fondsenwerving voor je personeel.

Dat verdient zich vaak terug. Je kunt ook

de kosten voor fondsenwerving verlagen

door bijvoorbeeld langerlopende in plaats

van kortlopende projecten te ontwikkelen.

Bestaand aanbod

> Nieuwe stakeholders

≥

Nieuw aanbod

> Bestaande stakeholders

Zelf geld verdienen• Eigen bijdrage vragen aan deelnemers

• Producten en diensten ontwikkelen waar

je nieuwe inkomsten mee genereert

• Strategische alliantie aangaan met een

bedrijf

Ook kun je misschien bestaand aanbod

aan nieuwe financiers of andere stake-

holders aanbieden of nieuw aanbod aan

bestaande of nieuwe stakeholders

‘koppelen’ om nieuwe omzet voor je

organisatie te genereren:

Kostenbesparingen realiserenEr zijn verschillende mogelijkheden om besparingen te realiseren:

Oud Nieuw

Inhuur van personeel, diensten, aankopen van materialen etc.

Gesponsorde of gedoneerde accountancy, computers, (kantoor)ruimte etc.

Personeel alleen voor jouw organisatie Personeel ‘delen’ met andere organisaties

Werk door beroepskrachten Werk door vrijwilligers

Alleen een kantoor/secretariaat gebruiken Dit soort faciliteiten met andere organisaties ‘delen’

Meer informatie

33

Geraadpleegde literatuur1 Wikipedia

2 ‘Lofty Missions, Down-to-Earth Plans’,

Harvard Business Review, V. Kasturi Rangan (2004)

3 Peter Drucker

4 Handboek voor sociaal ondernemen in Nederland,

Peter Scholten en Boris Franssen (Van Gorcum 2007)

5 Grote-giftenwerving in 60 minuten voor non-profit

bestuurders en directies,

Hans van der Westen (Walburg Pers 2009)

Interessante informatiebronnen• FondsenBoek en FondsenDisk (Walburg Pers 2011)

• Handboek Cultureel Ondernemen, Boris Franssen,

Peter Scholten en Marc Altink (Van Gorcum 2009)

• www.vermogensfondsen.startpagina.nl

• Handboek sponsoring en fondsenwerving voor non-profit

organisaties, Hans van der Westen (Walburg Pers 2010)

34

Over Fonds 1818

Fonds 1818 is een jong vermogensfonds

met oude wortels. De basis werd gelegd

aan het einde van de 18de eeuw.

Toen werd de Maatschappij tot Nut van

’t Algemeen opgericht. In 1818 stichtte de

Haagse afdeling van ’t Nut de Nutsspaar-

bank te ’s Gravenhage. Na de fusie tussen

de Nutsspaarbank en de VSB Bank werd

een bedrag in aandelen gestort in een

stichting met als doel het ondersteunen

van maatschappelijke projecten: het VSB

Fonds Den Haag e.o. In 2001 veranderde

deze stichting haar naam in Fonds 1818.

Fonds 1818 steunt jaarlijks vele maat-

schappelijke initiatieven op het gebied

van zorg, welzijn, kunst, cultuur, natuur,

milieu en educatie. Het fonds doet dit

door het doneren van geld voor de

uitvoering van projecten en het verstrekken

van leningen. Fonds 1818 geeft alleen

donaties ten behoeve van projecten die

gericht zijn op de regio waarin het fonds

gevestigd is. Jongeren onder de 24 jaar

kunnen terecht bij Fonds 1818<24.

www.fonds1818.nl

Over Blauwe Noordzee

De Blauwe Noordzee is het bureau voor

ambitieuze non-profitorganisaties die

meer ondernemerschap, inspiratie, en

financiële slagkracht willen. Gericht op

het realiseren van hun idealen. De huidige

ontwikkelingen in de maatschappelijke

sector (bezuinigingen, steeds meer

aandacht voor efficiëntie en prestatie-

meting) dwingen veel organisaties zich

te heroriënteren, hun strategie aan te

scherpen en hun organisaties toekomst-

bestendiger in te richten. Hetgeen tot meer

impact en meer financiële slagkracht moet

leiden. De Blauwe Noordzee ondersteunt

organisaties hierbij.

Het bureau is opgericht door Boris

Franssen, Menne Scherpenzeel en

Luuk van Term, ervaren adviseurs op het

gebied van management-, organisatie-,

communicatie- en beleidsvraagstukken in

de maatschappelijke en culturele sector.

Zij brengen hun brede, complementaire

ervaring, expertise en netwerken binnen

de Blauwe Noordzee samen. De Blauwe

Noordzee beschikt hiermee over een

breed oplossend vermogen.

www.blauwenoordzee.nl

35

ColofonDeze uitgave blikt terug op de kennisbijeenkomsten die Fonds 1818 in

samenwerking met de Blauwe Noordzee in het najaar van 2011 organiseerde.

Teksten en foto’s Blauwe Noordzee, Soest

Ontwerp Ontwerpwerk, Den Haag

Fonds 1818

Bezoekadres Riviervismarkt 4 , 2513 AM Den Haag

Postadres Postbus 895, 2501 CW Den Haag

Telefoon 070 - 364 11 41

Fax 070 - 364 18 91

E-mail [email protected]

Internet www.fonds1818.nl

© Blauwe Noordzee 2012

36