Baze de date în Microsoft Excel 2010 - feaa.catalinamancas.ro · începând cu versiunea 2007 a Excel-ului, fiind derivate din componentele de tip listă din Excel 2003, ale căror

Baze de date în Microsoft Excel 2010 Tema 5

Suport de curs, anul I Pag. 1

Unități de învățare:

Crearea și utilizarea tabelelor în foile de calcul Excel

Sortarea celulelor din tabelele de date

Filtrarea și eliminarea duplicatelor din listele de date

Gruparea datelor și crearea totalurilor și subtotalurilor automate

Validarea datelor

Obiectivele temei:

Modul de lucru cu tabele și avantajele utilizării acestora în cadrul foilor de calcul;

Aplicarea filtrelor asupra datelor din tabele și eliminarea componentelor duplicate din acestea;

Ordonarea sau sortarea datelor în funcție de unul sau mai multe criterii;

Gruparea datelor din liste după diferite criterii și crearea de subtotaluri sau subtotaluri automate;

Definirea condiții de validare a datelor, în așa fel încât în liste să fie introduse numai date corecte.

Bibliografie recomandată:

Abbot Katz, Beginning Microsoft Excel 2010, Apress, New York, 2010

Bill Jelen, Excel 2010 in depth, QUE Publishing, Indianapolis, 2011

Curtis D. Frye, Microsoft Excel 2010 – Step by step, Microsoft Press, Washington, 2010

John Walkenbach, Microsoft Excel 2010, Wiley Publishing, Inc., Indianapolis, 2010

Lițoiu V., Buligiu I, Bușe R., Etegan C., Bădică A., Ionașcu C., Birotică,

Editura Universitaria, Craiova, 2005

Silvia Curteanu, Excel prin exemple, Polirom, Iași, 2004

Wayne L. Winston, Microsoft Excel 2010 – Data Analysis and Business Modeling, Microsoft Press, Washington, 2011

Tema 5 LUCRU CU DATE ÎN MICROSOFT EXCEL 2010


Pag. 2

5.1 Crearea și utilizarea tabelelor în foile de calcul Excel

Deși foile de calcul reprezintă în sine uriașe tabele de celule, Excel utilizează termenul de tabele pentru a defini zone de lucru delimitate un număr de coloane și de linii care reprezintă liste de date, structurate cu un anumit scop.

Tabelele apar prima dată ca elemente inserabile în foile de calcul începând cu versiunea 2007 a Excel-ului, fiind derivate din componentele de tip listă din Excel 2003, ale căror funcționalități au fost dramatic îmbunătățite.

Tabelele sunt caracterizate de câteva elemente distinctive, astfel ele sunt definite ca fiind domenii continui ale foii de calcul, prima linie reprezentând antetul tabelului (Header), fiecare linie fiind considerată o înregistrare a datelor (Record Data), iar coloanele reprezintă câmpuri de date (Fields).

Domeniul A2:D17 din figura 5.1. este un candidat ideal pentru crearea unui tabel, deoarece fiecare linie de date se structurează ca și înregistrare, iar fiecare coloană ca și câmp de date.

Figura nr. 5.1. Domeniu de date potrivit pentru definirea unui tabel Pentru a crea un tabel din domeniul specificat, se poate alege una din

metodele de mai jos: - Plasați cursorul de selecție pe o celulă din setul de date și efectuați

click, apoi apăsați combinația de taste Ctrl+T; - Selectați o celulă din domeniul de date și plasați-vă pe tab-ul Insert,

grupul de comenzi Tables (primul din stânga ribon-ului), comanda Table;

- Selectați o celulă din domeniul specificat și respectați secvența: tab-ul Home, grupul Styles, comanda Format as Table. Alegeți un stil și apăsați OK.

Urmare a oricăreia din aceste comenzi, Excel va determina domeniul în care se presupune a fi creat tabelul și va afișa caseta de dialog Create Table, pentru a verifica dacă determinarea a fost corectă și în care puteți specifica dacă doriți ca tabelul să țină cont de



prima linie de date ca fiind antet de tabel (figura alăturată). După validarea elementelor specificate anterior, Excel formata tabelul cu

un stil implicit, linia de antet devine o zonă de liste derulante pentru filtrare automată (figura 5.2), pe ribon va apărea un nou tab numit Table Tools – Design, iar tabelului i se va asocia numele Table1.

Figura 5.2. Noul aspect al domeniului de date, transformat în tabel

Noul tabel are o mulțime de facilități, de exemplu, atunci când se

derulează datele în partea de jos, până când linia 2 ce reprezintă antetul tabelului nu mai devine vizibilă, Excel mută denumirile de câmpuri ale tabelului în zona de etichete ale coloanelor foii de calcul, astfel încât etichetele de coloane A, B, C și D ale foii de calcul vor deveni Regiune, Client, Vanzari și Costuri, așa cum este ilustrat în figura următoare.

Adăugarea de noi înregistrări la tabel se face poziționându-ne după ultima

înregistrare și scriind pur și simplu date în celule, domeniul tabelului extinzându-se automat, același lucru întâmplându-se și dacă se va scrie ceva în prima celulă din dreapta ultimei etichete de antet a tabelului.

O să observați că la introducerea de noi valori în celulele tabelului, pe măsură ce scrieți de exemplu în prima coloană numele unei regiuni, Excel va sugera cu componente deja existente mai sus, al căror text începe cu litere tastate de dvs.

(figura alăturată), facilitate numită AutoComplete. Dacă valoarea sugerată este cea corectă, puteți apăsa tasta Enter sau Tab, în caz contrar se continuă scrierea noii valori. Această facilitate este valabilă numai pentru celulele ce conțin text, valorile numerice și datele calendaristice neavând parte de același comportament.

Antetul de tabel înlocuiește

etichetele de coloane ale foii

de calcul


Pag. 4

Dacă se dorește redimensionarea tabelului, prin extinderea cu noi linii sau coloane deja scrise în imediata apropiere a listei de date, veți observa în colțul dreapta jos a delimitării de tabel un indicator triunghiular de mici dimensiuni

, care prin tragere vă permite acest lucru (vezi și figura 5.2.) O altă facilitate oferită în lucrul cu tabele este

controlul liniei de totalizare, care poate fi activată sau dezactivată prin intermediul opțiunii Total Row din grupul Table Style Options pe care îl găsiți în tab-ul Table Tools – Design (figura alăturată). Activarea acestei opțiuni duce la apariția după ultima înregistrare a tabelului, a unei linii de total, care implicit va scrie cuvântul Total și va efectua însumarea ultimei coloane din tabel (figura 5.3.). Funcția utilizată este SUBTOTAL, dar poate fi modificată prin intermediul butonului de activare a listei derulante de funcții, din care puteți alege oricare altă funcție (de ex. calculul mediei sau determinarea valorii minime sau maxime).

Figura 5.3. Efectuarea de totaluri în tabel

Tot aici, dacă doriți efectuarea de totaluri și pe alte coloane, puteți să vă

plasați pe oricare celulă a linei de total și să activați prin intermediul butonului de activare a listei de funcții, ce calcul doriți.

Efectuarea de noi calcule în tabel este ușurată foarte mult prin prezența unor facilități pe care le vom exemplifica în continuare.

Efectuați următorii pași: - selectați prima celulă din coloana E și scrieți eticheta Profit – va avea

ca efect adăugarea unei noi coloane la tabel; - în prima celulă de sub antet, trebuie să calculăm profitul ca diferență

între venituri și costuri - pentru aceasta vom scrie mai întâi operatorul egal (=) și apoi indicăm prima valoare din câmpul Vânzări, ceea ce are ca efect scrierea referinței [@Vanzari], apoi tastăm minus (-) și selectăm valoarea corespunzătoare coloanei (câmpului) Costuri, ceea ce are ca efect apariția întregii expresii de calcul, ca în figura următoare;



- validarea formulei introduse se va face prin apăsarea tastei Enter,

ceea ce va avea ca efect completarea tuturor celulelor din câmpul Profit, cu același tip de calcul.

Folosirea referințelor de coloană în forma specificată anterior aduce un spor de eficiență semnificativ, nefiind necesară decât introducerea formulelor de calcul pe prima linie de date din tabelă, astfel încât este recomandată definirea și utilizarea tabelelor de celule în foile de calcul.


Pag. 6

5.2. Sortarea celulelor din tabelele de date

Sortarea este operațiunea de aranjare a înregistrărilor de date într-o anumită ordine crescătoare sau descrescătoare a valorilor, ținând cont de unul sau mai multe criterii specificate de utilizator. Specificarea câmpului sau coloanei de date după care să se facă ordonarea listei are ca efect aranjarea datelor în ordinea specificată, având reper valorile conținute de celulele acelui câmp. Dacă avem de exemplu o listă cu date privind vânzările unui produs (așa cum este ilustrată figura de mai jos), efectuând o sortare după numele produsului, cu siguranță că vom întâlni multe înregistrări ordonate ce vor conține același nume

de produs, moment în care putem defini și un al doilea criteriu de sortare, să zicem după data efectuării vânzării. Din acest moment, înregistrările care au valori egale ale primului criteriu, vor fi ordonate ținând cont de criteriul definite secundar (după dată), iar în momentul când sub-lista ce conține același produs este ordonată după dată, se va trece la următoarea sub-listă, care va fi ordonată după același principiu.

În continuare vom prezenta care sunt modalitățile care vă permit sortarea unei liste, după unul sau mai multe criterii de ordonare:

- selectați tab-ul Home, apoi alegeți din grupul de comenzi Editing, butonul Sort&Filter, comanda Sort;

- prin intermediul click dreapta în oricare celulă a listei de date și alegeți Sort;

- din listele derulante activate la definirea unui tabel de date (din antetul acestuia), alegeți comanda Sort;

- din tab-ul Data, grupul de comenzi Sort&Filter, unul din butoanele

pentru sortare în ordine crescătoare, pentru sortare în ordine

descrescătoare sau pentru configurarea mai multor criterii de ordonare.

Observați, din cele prezentate anterior, că sortarea se poate face direct, după un sigur criteriu, prin plasarea selecției pe una din celulele câmpului de date care reprezintă cheia de sortare, apoi se alege una din variantele de ordonare crescătoare a valorilor câmpului ( ) sau în ordine descrescătoare ( ).

Dacă se dorește definirea mai multor criterii de sortare, alegeți varianta

Custom Sort… a butonului Sort&Filter sau din tab-ul Data, respectiv comanda Sort… din meniul contextual afișat la apăsarea click dreapta în lista. Oricare din aceste comenzi are ca rezultat afișarea ferestrei de dialog Sort (figura 5.4.)



Figura 5.4. Configurarea criteriilor de sortare

Caseta de dialog Sort oferă posibilitatea definirii și gestionării criteriilor de

sortare, fiind posibilă adăugarea unui număr de până la 64 de criterii (!), ștergerea oricărui criteriu selectat, multiplicarea acestuia, precum și schimbarea priorității de sortare a acestora.

În continuare descriem pe larg funcționalitatea acestei ferestre de dialog. Implicit, la deschiderea ferestrei, utilizatorul are posibilitatea definirii

primului criteriu de ordonare, prin completarea listelor Sort by (aici se regăsesc câmpurile definite ale tabelului de date sau a etichetelor de coloane, în cazul în care lista de date nu are antet de tabel), Sort on (din listă alegeți opțiunea Values pentru ordonarea funcție de valori, funcție de culorile celulelor sau a fontului (Cell Color respectiv Font Color) , iar pe ultima coloană a listei, se va preciza ordinea (crescătoare sau descrescătoare).

Pentru adăugarea unui criteriu, se apasă butonul Add Level, ce are ca efect crearea unei noi benzi în care se poate selecta un al doilea criteriu de ordonare ș.a.m.d. Comanda Delete Level șterge criteriul de ordonare selectat din listă, iar Copy Level multiplică criteriul de ordonare

Alături de aceste butoane găsim două butoane , cu ajutorul cărora putem schimba ordinea de prioritate a criteriilor de sortare, prin repoziționarea criteriului selectat în listă (criteriul prioritar se află pe prima poziție).

Dacă lista de sortat are pe prima linie specificațiile de antet (denumirea fiecărui câmp), se va selecta caseta de opțiune My data has headers, opțiunea rămânând neselectată în caz contrar.

Butonul Options… setează, printr-o casetă de dialog opțiunea de căutare sensibilă la capitalizarea caracterelor în sensul că va face distincție între caracterele scrise cu literă mică sau mare. În aceeași casetă de dialog, intitulată Sort Options, vom găsi și două opțiuni în secțiunea Orientation, care permit sortarea de la începutul la sfârșitul listei sau de la stânga la dreapta, fiind vorba de varianta Sort top to bottom pentru sortarea pe linii, iar Sort left to right pe coloane.


Pag. 8

5.3. Filtrarea și eliminarea duplicatelor din listele de date

Filtrarea sau interogarea unui tabel de date presupune vizualizarea sau extragerea unor date, în funcție de anumite condiții impuse. În Excel un tabel poate fi filtrat în două moduri:

1. prin utilizarea caracteristicii AutoFilter, care permite afișarea liniilor ce respectă criterii fixate și ascunderea celor care nu le îndeplinesc;

2. Prin utilizarea caracteristicii de filtrare avansată, când se extrag și se plasează într-o zonă distinctă liniile care îndeplinesc condiții impuse.

Filtrarea automată a datelor AutoFilter este o caracteristică importantă și foarte puternică pusă la

dispoziție de Excel atât în cadrul tabelelor definite, unde este activată automat pe linia de antet a acestuia, cât și în cadrul foilor de calcul obișnuite pe orice domenii de date. Prin această facilitate, vă sunt oferite liste cu selecție multiplă a variantelor de filtrare cât și diferite tipuri de filtre inteligente.

Facilitățile oferite de AutoFilter sunt următoarele: - este posibilă selecția multiplă din lista de valori afișată; - se poate filtra în funcție de culoare sau seturi de pictograme; - puteți filtra elemente de tip text care încep, se termină sau conțin

o anumită literă sau grup de litere; - numerele pot fi filtrate în funcție de diferite criterii (mai mici

decât, mai mari decât, situate între anumite valori etc.); - puteți opta să fie afișate valorile din top 10, cele situate sub medie

sau peste medie; - datele calendaristice pot fi filtrate pe ani , trimestre sau luni; - aveți la dispoziție facilitatea Filter by Selection pentru a filtra doar

elementele care sunt egale cu o valoare selectată de dvs. din orice celulă a listei de date.

Activarea filtrării se face prin accesarea butonului Sort&Filter și din listă activați varianta Filter, dezactivarea opțiunii se face repetând operațiunea. Nu este singura metodă de aplicare a filtrelor automate, acest lucru putând fi făcut și din

accesarea tab-ului Data, unde găsiți butonul Filter , fie prin aplicarea unui format de tabel unui domeniu de celule sau simpla creare a unui tabel, așa cum am prezentat anterior, fie cu click dreapta pe orice celulă din domeniul unde se dorește a se aplica filtrul și se selectează una din opțiunile derivate din componenta Filter.

Pentru a crea un filtru prin utilizarea caracteristicii AutoFilter, procedați în felul următor:

1. Plasați cursorul oriunde în lista de date; 2. Activați filtrarea prin una din metodele prezentate mai sus; 3. Efectuați click pe săgeata din dreapta etichetei coloanei pe care doriți

să o utilizați ca primă condiție în cadrul filtrului. Alegeți o opțiune din lista derulantă pentru a restrânge afișarea. Programul Excel aplică imediat criteriile dumneavoastră, afișând numai liniile care îndeplinesc criteriul respectiv.



La ultimul pas, va fi afișată lista de opțiuni de filtrare, care va fi diferită ca și variante în funcție de tipul de date conținute de celulele coloanei pe care se face filtrarea (de exemplu, în figura alăturată avem din opțiunea Text Filters variantele de filtrare pentru celulele al căror conținut este egal sau nu cu valoarea precizată, începe cu un anumit text sau se sfârșește cu o anumită secvență de caractere, conține sau nu un text, iar cu ajutorul ultimei variante Custom Filter… puteți particulariza cum doriți elementele de filtrare.

Pentru cazul în care doriți să combinați condițiile puse la filtrare, de exemplu dorim să afișăm regiunile al căror nume începe cu litera „B” sau cu litera „M”, vom aplica Custom Filter… și în fereastra apărută vom preciza cele două criterii, având ca operator logic opțiunea Or (figura 5.5.).

Figura 5.5. Configurarea condițiilor compuse prin Custom AutoFilter Tot în lista de filtrare, ceva mai jos, avem caseta Search de căutare a unei

anumite valori, dacă lista acestora este foarte mare, iar sub aceasta sunt prezente valorile coloanei de date ce urmează a fi filtrate, valori ce sunt luate o singură dată (a se analiza lista completă de date din figura 5.2. pentru a putea observa cum aceste valori din lista de filtrare respectă condiția de unicitate). Valorile din listă pot fi selectate toate odată (Select All), doar una sau mai multe din ele, în funcție de cum se dorește a fi efectuată filtrarea.

Dacă celulele din lista ce urmează a fi filtrată au aplicate formatări la nivel de culoare (fie că este vorba de efecte de umplere sau culori diferite ale fontului folosit), se poate face filtrare și în funcție de culorile folosite, prin folosirea comenzii Filter by Color, în care se va alege opțiunea dorită din categoria de formatare (pentru exemplul nostru culoarea de umplere sau culoarea fontului) – figura 5.6.


Pag. 10

Figura 5.6. Utilizarea filtrului în funcție de formatările de culoare

Filtrarea prin selecția valorii dintr-o celulă se face cu ajutorul butonului

dreapta al mouse-ului pe celula la care facem referință, se alege Filter din meniul contextual, opțiunea Filter by Selected Cells Value, ceea ce are ca efect afișarea doar a liniilor de date al căror conținut de celulă pe coloana filtrată este egal cu valoarea din celula selectată.

Filtrele aplicate sunt cumulative, adică după ce aplicați un filtru unei coloane de date, puteți aplica setului de date afișat un alt filtru, pentru altă coloană, ceea ce va duce la reducerea setului de date afișate, ale căror valori respectă cumulativ condițiile impuse de cele două filtre aplicate.

Ștergerea sau anularea filtrelor se face prin selectarea opțiunii Clear Filter from Regiune (Regiune este numele coloanei filtrate, pentru exemplul nostru) sau din tab-ul Data, alegeți comanda Clear ce o găsiți în grupul de comenzi Sort&Filter sau pur și simplu apăsând încă odată pe pictograma activă de filtrare

, din același grup de comenzi ale tab-ului Data. Sortarea datelor din coloane din lista AutoFilter În lista derulantă activată la momentul apăsării săgeților din dreptul

etichetelor de coloană găsim și comenzi de sortare (ordonare) rapidă a valorilor din coloana selectată, prin prezența comenzilor Sort A to Z sau Sort Z to A în cazul valorilor de tip text, Sort Smallest to Largest sau Sort Largest to Smallest pentru numere, respectiv sau Sort Newest to Oldest pentru valorile de dată calendaristică, toate indicând variantele de ordonare crescătoare, respectiv descrescătoare a valorilor din intervalul de date.

Efectuarea de totaluri pentru listele filtrate are o particularitate, în sensul că obligatoriu veți folosi funcția SUBTOTAL, deoarece această funcție va aduna doar componentele afișate, spre deosebire de funcția SUM care nu calculează corect lista filtrată, adunând toate celulele domeniului specificat.

Utilizarea filtrării avansate Filtrarea avansată este utilizată atunci când se dorește afișarea

înregistrărilor unei liste funcție de criterii definite în cadrul unor celule dintr-o zonă distinctă de listă.

Pentru a realiza filtrarea complexă, trebuie definite trei zone precis delimitate:

- zona listei cu date sursa (List range); - zona ce conține criteriile de filtrare (Criteria range) – alcătuită din

denumirile câmpurilor și restricțiile impuse; - zona de afișare a rezultatelor filtrării (Copy to) – este formată din

linia de antet cu denumirea câmpurilor (se poate copia din antetul



listei cu datele sursă) și în continuare vor fi afișate înregistrările ce respectă restricțiile impuse.

Este importantă respectarea numelor de câmpuri definite pentru fiecare zonă specificată anterior, de aceea se recomandă copierea liniei de antet cu numele câmpurilor pentru a evita erorile de tastare.

Figura 5.7 – Filtrarea avansată a listelor – definirea corectă a zonelor

Primul pas este acela de a defini cele trei zone de lucru, după care se poate selecta oricare celulă din lista de date, apoi alegeți tab-ul Data, grupul de comenzi Sort & Filter, comanda Advanced…, ce are ca rezultat apariția ferestrei Advanced Filter (figura 5.8.)

Figura 5.8. Configurarea filtrării avansate

În funcție de modul în care se optează în secțiunea Action, avem două

posibilități de afișare a elementelor filtrate: - Filter the list, in-place, filtrarea se face în același domeniu de

referințe în care se află lista (ca și în cazul filtrării automate rezultatele filtrării vor fi afișate pe domeniul inițial al listei);

- Copy to another location, rezultatele filtrării se vor afișa în altă locație decât lista sursă.


Pag. 12

Precizarea adreselor celor trei zone se vor face în cele trei casete (List range, Criteria range și Copy to), așa cum au fost explicate la început.

Dacă în fereastra se bifează caseta Unique records only (numai înregistrări unice), fiecare linie care îndeplinește criteriile definite va apărea o singură dată.

5.4. Gruparea datelor și crearea totalurilor și subtotalurilor automate

Gruparea este operațiunea prin care se formează structuri ierarhice care pot fi restrânse sau extinse, în funcție de gradul la care se dorește a fi făcută detalierea datelor dintr-o listă. Ideea este aceea de a reduce setul de înregistrări afișate la cele mai semnificative date (de exemplu totaluri efectuate pe fiecare grup).

Figura 5.9. Gruparea datelor prin efectuarea de subtotaluri

Cea mai reprezentativă cale de utilizare a grupurilor pentru datele unei

liste este instrumentul de creare a sub-totalurilor, numite și totaluri parțiale, care aplică asupra unui câmp precizat o funcție și apoi afișează rezultatul (vezi figura 5.9. în care se folosește funcția SUM pentru calculul totalurilor, gruparea făcându-se având criteriu câmpul Nume produs).

Vom descrie în continuare modalitatea de efectuare a unor astfel de totaluri, concomitent cu gruparea datelor.

Primul pas este acela de a selecta lista de date sau de a defini domeniul de celule ce vor fi supuse totalizării.

Este foarte important de reținut că pentru ca această metodă să afișeze corect rezultatele, lista trebuie mai întâi sortată după criteriul care va sta la baza grupării datelor (pentru exemplul nostru Nume produs).

Așadar, vom sorta lista printr-una din metodele prezentate anterior, ascendent, după denumirea produsului, apoi din tab-ul Data, grupul de comenzi

Outline, se alege comanda Subtotal , care va deschide fereastra de dialog cu același nume (figura 5.10).



Figura 5.10. Configurarea parametrilor necesari efectuării de subtotaluri

În această fereastră utilizatorul va preciza parametrii necesari efectuării

de subtotaluri, după cum urmează: - At each change in – se alege din listă câmpul după care se va face

gruparea înregistrărilor ce vor fi totalizate, pentru o lista deja sortată, câmpul implicit este cel după care s-a făcut ordonarea;

- Use function – precizează funcția ce va fi aplicată pentru afișarea rezultatului pe linia de subtotal corespunzătoare grupurilor formate sau total general pentru întreaga listă;

- Add subtotal to – se vor selecta câmpurile pentru care se dorește a se calcula valorile de totalizare;

- opțiunea Replace current subtotals activată va actualiza vechile subtotaluri cu cele prezente, în cazul în care se vor totaliza de mai multe ori același set de date asupra căruia s-au modificat, probabil valorile;

- opțiunea Page break between groups – după afișarea fiecărui grup de date, se va trece la o pagină nouă sau cu alte cuvinte, fiecare grup de date va fi afișate pe câte o pagină;

- opțiunea Summary below data, activează sau dezactivează afișarea liniilor de totalizare după fiecare grup, respectiv la sfârșitul listei.

Dacă se dorește ștergerea liniilor de total, se apasă butonul Remove All. Validarea parametrilor, realizarea grupării datelor și efectuarea de totaluri

se face după apăsarea butonului OK.

5.5. Validarea datelor

Validarea de date reprezintă caracteristica prin care se pot defini restricții de introducere a valorilor introduse în celulele unei foi de calcul. În acest sens, validarea împiedică introducerea de date care nu respectă anumite condiții de validitate (de ex. cantități sau stocuri negative, numele unui salariat care nu este tastat corect, tipul de cont poate să fie doar de activ sau pasiv etc.)

Pentru a defini o validare a datelor introduse într-un domeniu de celule se parcurg etapele:


Pag. 14

- definire interval de celule (domeniul de celule) prin selectarea acestuia din foaia de calcul;

- se deschide caseta de configurare a validării, unde vor fi precizate condițiile ce trebuie respectate de datele introduse în domeniul de celule definit anterior;

- se poate stabili un mesaj ce se afișează la selectarea uneia din celulele domeniului definit, mesaj ce informează utilizatorul despre natura datelor ce se introduc și eventual precizări privind restricții impuse;

- se configurează mesajul de eroare ce va apărea în cazul în care datele introduse nu respectă condiția de validare impusă, dacă nu se configurează acest mesaj, Excel va furniza propriul mesaj de eroare.

Descriem în continuare, etapele precizate anterior, prin intermediul unui exemplu legat de raportul de marketing privind costurile unei campanii de publicitate (figura 5.11).

Figura 5.11. Exemplu de configurare mesaj înștiințare pentru validarea datelor

Pentru acest exemplu, se vor valida acronimele denumirilor de costuri,

astfel încât se dorește respectarea unei lungimi a textului introdus cuprinse între un caracter și 3 caractere.

Pentru a realiza acest lucru, se va selecta mai întâi domeniul de celule în care se vor introduce datele de acest tip (este vorba de domeniul B4:B12).

Pasul următor este apelarea, din tab-ul Data, a instrumentului Data

Validation , situat în grupul de comenzi Data Tools, ceea ce are ca rezultat afișarea casetei de dialog Data Validation (fig. 5.11).



Figura 5.12. Caseta de configurare a validării datelor (Data Validation) În această fereastră se găsesc trei tab-uri (secțiuni): Settings – în care veți

preciza criteriile (restricțiile) de validare, Input Message – setează mesajul de informare ce va apărea la plasarea într-una din celulele domeniului selectat anterior și Error Alert – aici puteți preciza conținutul mesajului de eroare apărut în cazul introducerii de valori invalide.

Corectitudinea datelor pe care le introduc utilizatorii într-o celulă depinde de modul în care configurați validarea de date. Aveți posibilitatea să afișați un mesaj de intrare când utilizatorul selectează celula. Mesajele de intrare se utilizează în general pentru a oferi utilizatorilor asistență despre restricțiile și tipul de date ce vor fi introduse în celulă. Acest tip de mesaj apare lângă celulă. Aveți posibilitatea să mutați acest mesaj, dacă doriți, și va rămâne până când îl mutați în altă celulă sau apăsați ESC. Pentru configurarea mesajului de intrare, selectați tab-ul Input Message, trebuie să aveți selectată opțiunea Show input message when cell is selected (afișează mesajul de intrare când celula este selectată), completați titlul mesajului în caseta de text Title și textul complet al mesajului de informare, în caseta Input message (fig. 5.13), pentru setările afișate mesajul de intrare apare ca în figura 5.11 .

Figura 5.13. Configurarea mesajului de intrare

De asemenea , aveți posibilitatea să alegeți să afișați o avertizare de eroare, care se afișează numai după ce se introduc date nevalide. Pentru aceasta, selectați tab-ul Error Allert, iar aici veți avea bifată opțiunea Show error alert after invalid data is entered, veți alege stilul mesajului de eroare din lista Style, apoi completați titlul ferestrei de eroare (Title) și mesajul de eroare propriu-zis (Error message), ca în figura 5.14.).


Pag. 16

Figura 5.14. Configurarea mesajului de eroare

În cazul introducerii de date invalide, rezultatul este afișarea unei ferestre

de eroare ca în figura 5.15.

Figura 5.15. Fereastra mesajului de eroare la validarea datelor

Stilul avertizărilor de eroare este important deoarece el determină

comportamentul mecanismului de trecere mai departe, la introducerea altor valori, dacă ceea ce s-a introdus nu respectă condițiile impuse. Cele trei tipuri de avertizări de eroare sunt:

Pictogramă Tip Utilizare

Oprire Împiedicați utilizatorii să introducă date nevalide într-o celulă. Un astfel de mesaj de avertizare are două opțiuni: Retry (reîncercare) sau Cancel (renunțare).

Avertisment Avertizați utilizatorii că datele introduse nu sunt valide, fără a-i împiedica să le introducă. Când se afișează un mesaj avertisment, utilizatorii pot face clic pe Yes pentru a accepta intrarea nevalidă, pe No pentru a edita intrarea nevalidă sau pe Cancel (renunțare) pentru a elimina intrarea nevalidă.

Informații Informați utilizatorii că datele introduse nu sunt valide, fără a-i împiedica să le introducă. Acest tip de avertizare de eroare este cel mai flexibil. Când se afișează un mesaj de avertizare informații, utilizatorii pot face clic pe OK pentru a accepta valoarea nevalidă, sau pe Cancel (renunțare) pentru a o respinge.

Mesajele de intrare și avertizările de erori apar numai când datele se

introduc direct în celule. Ele nu apar în următoarele condiții: un utilizator introduce date într-o celulă prin copiere sau umplere.



o formulă dintr-o celulă calculează un rezultat care nu este valid. o macrocomandă introduce date nevalide în celulă.

În continuare, pentru tab-ul Settings, vom specifica setările necesare

pentru mai multe scenarii posibile de definire a restricțiilor de validare. Restricționarea introducerii de date la valorile dintr-o listă verticală

- în caseta Allow, selectați List. - faceți clic pe caseta Source, apoi tastați valorile listă separate de un caracter separator de listă Microsoft Windows (în mod implicit, virgule).

De exemplu: - Pentru a limita intrarea urmând unei întrebări cum ar fi "Sunteți plătitor

de TVA?" la două alegeri, tastați Da, Nu. - Pentru a limita reputația calității unui vânzător la trei valori,

tastați Inferior, Mediu, Superior. - De asemenea, aveți posibilitatea să creați intrările din listă făcând

referire la o zonă de celule din altă parte a registrului de lucru. În cazul listelor, asigurați-vă că este bifată caseta de selectare In-cell

dropdown pentru afișarea unei liste derulante. Pentru a specifica modul în care doriți să gestionați valorile necompletate

(nule), bifați sau debifați caseta de selectare Ignore blank. Dacă modificați setările de validare pentru o celulă, aveți posibilitatea să

aplicați automat modificările în alte celule cu aceleași setări. Pentru a efectua aceasta, bifați caseta Apply these changes to all cells with the same settings. Restricționarea introducerii de date la un număr întreg dintr-un interval (mecanismul este același și pentru numere zecimale)

- în caseta Allow, selectați Whole number (pentru numere zecimale se alege Decimal). - în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit. Exemple: - pentru a seta limite superioare și inferioare, selectați between, apoi

introduceți valoarea minimă, maximă sau specifică de introdus. Aveți posibilitatea să introduceți o formulă care returnează o valoare de număr;

- pentru a seta o limită minimă de reduceri la de două ori numărul de copii în celula F1, selectați greater than or equal to în caseta Data și introduceți formula, =2*F1, în caseta Minimum. Restricționarea introducerii de date la o dată dintr-un interval de timp

- în caseta Allow, selectați Date - în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit. Exemple: - pentru a permite introducerea datelor după o anumită zi, selectați greater than. Introduceți datele de început, final sau o dată specifică care sunt permise. De asemenea, aveți posibilitatea să introduceți o formulă care returnează o dată. - pentru a seta un interval de timp între data de azi și trei zile începând de la data de azi, selectați between în caseta Data, introduceți =TODAY() în caseta Start date, apoi =TODAY()+3 în caseta End date.


Pag. 18

Restricționarea introducerii de date la o valoare de timp dintr-un interval de timp - în caseta Allow, selectați Time - în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit. Exemple: - pentru a permite introducerea orelor înaintea unei anumite ore din zi,

selectați less than. - pentru a seta un interval de timp pentru servirea micului dejun între

ora la care se deschide restaurantul (valoarea din celula H1) și cinci ore după ora la care se deschide restaurantul, selectați between în caseta Data, introduceți =H1 în caseta Start time, apoi introduceți =H1+"5:00" în caseta End date.

Restricționarea introducerii de date la un text de lungime specificată - în caseta Allow, selectați Text. - în caseta Data, selectați tipul de restricție dorit. Exemple: - pentru a permite un număr limită de caractere, selectați less or equal

to; - introduceți lungimea de text minimă, maximă sau specifică. De

asemenea, aveți posibilitatea să introduceți o formulă care returnează o valoare de număr;

- pentru a seta ca lungimea specifică pentru un câmp de nume complet (C1) să fie lungimea curentă a unui câmp prenume (A1) și a unui câmp de nume de familie (B1) plus 10, selectați less or equal to în caseta Data și introduceți =SUM(LEN(A1),LEN(B1),10) în caseta Maximum.

Utilizarea unei formule pentru a calcula ce este permis - în caseta Allow, selectați Custom; - în caseta Formula, selectați introduceți o formulă care calculează o

valoare logică (TRUE pentru intrări valide sau FALSE pentru intrări nevalide). De exemplu:

Pentru a vă asigura că Introduceți această formulă

Celula pentru alocarea unei burse (B1) poate fi actualizată numai dacă veniturile proprii sunt nume (D1) și venitul în familie (D2) este mai mic decât 40.000 de lei.

=AND(D1=0,D2<40000)

Celula care conține o descriere de produs (B2) conține numai text.

=ISTEXT(B2)

Pentru celula care conține o proiecție a bugetului de publicitate (B3), subtotalul pentru subcontractanți și servicii (E1) trebuie să fie mai mic sau egal cu 800 de lei iar volumul total al bugetului (E2) trebuie să fie de asemenea mai mic sau egal cu 97.000 de lei.

=AND(E1<=800,E2<=97000)

Celula care conține vârsta unui angajat (B4) este întotdeauna mai mare sau egală cu numărul de ani întregi de angajare (F1) plus 18 (vârsta minimă pentru angajare).

=IF(B4>F1+18,TRUE,FALSE)

Toate datele din zona de celule A1:A20 conțin valori unice. =COUNTIF($A$1:$A$20,A1)=1 Trebuie să introduceți formula



Pentru a vă asigura că Introduceți această formulă

în validarea de date pentru celula A1, apoi să completați valorile A2 până la A20 astfel încât validarea de date pentru fiecare celulă din zonă să aibă o formulă similară, dar al doilea argument al funcției COUNTIF se va potrivi cu celula curentă.

Celula care conține numele codului de produs (B5) începe întotdeauna cu prefixul standard de ID și este de cel puțin 10 caractere lungime.

=AND(LEFT(B5, 3) ="ID-",LEN(B5) > 9)

Baze de date în Microsoft Excel 2010 - feaa.catalinamancas.ro · începând cu versiunea 2007 a Excel-ului, fiind derivate din componentele de tip listă din Excel 2003, ale căror

Documents