Bahan presentasi inovasi lpse jawa barat revisi

Inovasi Layanan Inovasi Layanan pada LPSE Provinsi Jawa Baratpada LPSE Provinsi Jawa Barat

Balai LPSE Provinsi Jawa Barat2011

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI BAGAN STRUKTUR ORGANISASI

KEPALAKEPALA

JabatanJabatanFungsionalFungsional

KasiKasiLayananLayananInformasiInformasi

KasiKasiPendayagunaanPendayagunaan dan Dukungan dan Dukungan

TIKTIK

KasubagKasubagTata UsahaTata Usaha

Admin (Sistem, Admin (Sistem, Aplikasi, dan Aplikasi, dan Jaringan) 3Jaringan) 3

HelpHelpddeskesk (5) (5)VerifikatorVerifikator (3) (3)

PrakomPrakom (0) (0)ArsiparisArsiparis (0) (0)

Pengelolaan Pengelolaan KeuanganKeuangan & & Barang (1)Barang (1)

Personil LPSE [1]Personil LPSE [1]

IKA MARDIAHDEDI KUSWANDI

3

TATA BINA UDIN

ANDHY PURWOKO

Kepala Balai LPSE

Kasubag Tata Usaha

Kasi Pendayagunaan & Dukungan TIK

Kasi Layanan Informasi

Personil LPSE [2]Personil LPSE [2]

helpdesk verifikator

4

Dari Darohman

Ruslan

Rachmat T.

SyariefHendra

Tanti Sulianti

Eka Zulandari

Dadang H.

Personil LPSE [3]Personil LPSE [3]

Admin Tata usaha

5

Admin Sistem

Rachmad H.

Fera Tri Hartanti

Admin Aplikasi

Asep Suryadi

Admin Jaringan

Margo Raharjo

Staf Administrasi

Peningkatan Layanan Registrasi Peningkatan Layanan Registrasi dan Verifikasi Rekanan dan Verifikasi Rekanan

Inovasi yang Telah Dilaksanakan di LPSE Provinsi Jawa Barat

6

1. 1. Perubahan ProsesPerubahan Proses

Layanan melibatkan semua personil pada Balai LPSE (satpam, helpdesk, verifikator, admin dan pelaksana pada Subbag TU serta semua pejabat struktural);

Perubahan paradigma pelayanan: menempatkan rekanan sebagai citizen (warga Negara) bukan customer (pelanggan);

Menetapkan SOP Layanan;

Menanamkan semangat layanan: ikhlas;

Mereview setiap masalah dan solusinya setiap hari (meeting staff pagi dan sore).

7

Proses Alur Penerimaan RekananProses Alur Penerimaan Rekanan8

Pengecekan di Ruang HelpdeskPengecekan di Ruang Helpdesk9

Apakah Sudah Registrasi Online ?Apakah Sudah Registrasi Online ?

Bila belum, langsung diarahkan ke komputer di ruang bidding.

Pengecekan oleh helpdesk dilakukan dengan menggunakan Pakar Report.

10

Home Pakar ReportHome Pakar Report11

Fitur Pencarian RekananFitur Pencarian Rekanan12

Hasil Pencarian RekananHasil Pencarian Rekanan13

Apakah Dokumen Sudah Apakah Dokumen Sudah Lengkap/Sesuai ?Lengkap/Sesuai ?

Disiapkan lembar checklist persyaratan. Bila sesuai, Helpdesk menyerahkan berkas kepada verifikator di ruang verifikasi.

Apabila tidak lengkap/sesuai, berkas dikembalikan kepada rekanan

14

15

Ceklist Kelengkapan DokumenCeklist Kelengkapan DokumenNo Uraian Asli Copy Keterangan

1 - Formulir Keikutsertaan

- Penunjukan Admin

2 - Surat Kuasa

- Pengangkatan Pegawai

- KTP Kuasa/Pembawa Dokumen

3 - Formulir Pendaftaran 4 KTP Direktur

5 NPWP Perusahaan

6 - SIUP

- IUJK

- SBU

- PAK - PAB

- IUI/TDI

7 TDP

8 - SITU

- DOMISILI

- HO/IG/UUG

9 - PKP 10 - Akta

- Kepmenkumham

- Map

Rekanan yang Telah DisetujuiRekanan yang Telah Disetujui

Nomor Antriannya dipanggil,

Dokumen asli dikembalikan

Mendapat kartu tanda lolos.

16

2. Dukungan Peralatan dan 2. Dukungan Peralatan dan AplikasiAplikasi

Banner yang memuat Syarat Verifikasi dan Tata Cara Registrasi online di pintu masuk kantor,

Meja penerimaan di lobby dan meja untuk merapikan dokumen,

Meja layanan helpdesk, komputer 2 di meja helpdesk,

Lembar checklist,

Komputer di masing-masing verifikator (3 unit)

Aplikasi yang membantu helpdesk untuk pengecekan rekanan adalah Pakar Report

17

Banner Syarat VerifikasiBanner Syarat Verifikasi18

Banner Cara Mendaftar dan Meja Banner Cara Mendaftar dan Meja di Lobbydi Lobby

19

3. Kebutuhan Biaya3. Kebutuhan Biaya

Membuat banner 2 @ Rp. 70.000,-= Rp. 150.000,-

Membuat kartu antrian Rp. 100.000,-

Meja layanan helpdesk: Rp. 9.000.000,-

Komputer di meja layanan helpdesk 2 unit (sudah tersedia)

Kertas untuk checklist persyaratan Rp. 2.500.000,- (untuk perbanyakan formulir selama 1 tahun)

Cetak kartu lolos verifikasi Rp. 2.500.000,- (untuk 2.500 rekanan/tahun).

Buku Tamu Rp. 300.000 (6 buah per tahun)

20

4. Manfaat4. Manfaat

Mempercepat dan memudahkan layanan (rekanan yang disetujui rata-rata per minggu 100 perusahaan);

Meningkatkan semangat kerja;

Membangun kekompakan tim

21

5. Durasi Waktu Implementasi5. Durasi Waktu Implementasi

Persiapan dimulai sejak Pebruari 2011 dan telah berjalan sesuai SOP mulai awal Maret 2011

22

6. Tantangan yang Dihadapi6. Tantangan yang Dihadapi

Jumlah rekanan yang mendaftar setiap minggu antara 350 s.d. 400 perusahaan, tidak sebanding dengan jumlah personil helpdesk (3) dan verifikator (3);

Rekanan yang memaksa untuk diverifikasi, padahal persyaratan tidak lengkap/sesuai;

Error pada aplikasi SPSE misalnya antrian e-mail, sehingga konfirmasi e-mail dari sistem ke Rekanan terlambat diterima

23

Sarana dan PrasaranaSarana dan Prasarana

24

Peralatan KerjaPeralatan Kerja25

Front OfficeFront Office26

Ruang HelpdeskRuang Helpdesk27

Ruang Tunggu dan Ruang BiddingRuang Tunggu dan Ruang Bidding28

Ruang VerifikatorRuang Verifikator29

Meja Pemeriksaan Kelengkapan Meja Pemeriksaan Kelengkapan DokumenDokumen

30

Pelayanan VerifikasiPelayanan Verifikasi31

Klarifikasi DokumenKlarifikasi Dokumen32

Ruang MeetingRuang Meeting

04/13/23 33

Terima Kasih

Dago Pakar Permai VI No. 20 Bandung

No. Tlpn/Fax : 022-2536093/022-82521053(022) 61114013 (mobile)

E-mail : [email protected]@lpse.jabarprov.go.id

34