Auditul Calitatii - Curs

ANDREEA CRISTINA IONIC

AUDITUL

CALITII

AUDITUL CALITII NOTE DE CURS

AUDITUL CALITII Conf. univ. dr. ing. ec. IONIC ANDREEA

CUPRINS

1. NOIUNI DE BAZ PRIVIND AUDITAREA 1.1. Conceptul de audit. Activitatea de audit

1.2. Clasificarea i domeniile de aplicare ale auditului 1.3. Auditul calitii. Termeni i definii 1.4. Principii de baz privind auditarea. Caracteristicile auditului 1.5. Standarde aplicabile n auditare

2. AUDITURILE CALITII 2.1. Obiectivele generale i importana auditului calitii 2.2. Tipuri de audituri ale calitii 2.3. Auditul calitii produsului 2.4. Auditul calitii procesului 2.5. Auditul sistemelor calitii

3. MANAGEMENTUL PROGRAMULUI DE AUDIT 3.1. Generaliti 3.2. Obiectivele i ntinderea unui program de audit 3.3.Responsabiliti, resurse i proceduri 3.4. Implementarea programelor de audit

3.5.nregistrri ale programului de audit 3.6. Audituri de sistem combinate. Audituri comune

3.7. Monitorizarea i analiza unui program de audit

4.PROCESUL DE AUDITARE (PRELUCRARE DUP ISO 19011:2011 4.1. Generaliti 4.2. Iniirea auditului 4.3. Analiza documentelor

4.4. Pregtirea activitilor de audit la faa locului 4.5. Desfurarea activitilor de audit la faa locului 4.6. Pregtirea, aprobarea i difuzarea auditului 4.7. Finalizarea auditului

4.8. Auditul de urmrire

5.DOCUMENTELE DE LUCRU ALE AUDITULUI SISTEMELOR CALITII 5.1. Liste de verificare/Chestionare de audit

5.2.Aide memoires 5.3. Prezentarea documentelor de lucru utilizate n etapele de auditare

6.CALIFICAREA AUDITORILOR SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL

CALITII

6.1. Noiuni generale privind educaia, instruirea, experiena profesional i competena n audit

6.2. Procesul de evaluare i selectare a auditorilor


6.3. Auditorul cunotine i abiliti 6.4. Arii generale de competen

6.5. Meninerea calificrii auditorilor

7.METODE I TEHNICI DE COMUNICARE UTILIZATE N AUDITUL CALITII

7.1. Specificul comunicaiilor firmei n procesul de auditare 7.2. Metode i tehnici de comunicare utilizate n auditare

7.3. Elemente specifice comunicrii n contextul auditului calitii 7.4. Recomandri privind utilizarea metodelor i tehnicilor de comunicare n desfurarea auditului

7.5. Auditul comunicaiilor firmei

8.AUDITUL I SISTEMUL DE MANAGEMENT AL FIRMEI 8.1. Auditul managementului de vrf

8.2. Auditul proces de mbuntire continu a sistemului de management al calitii 8.3.Abordarea auditului calitii din perspectiva sistemului de managementului al firmei 8.4. Auditul calitii proces generator de valoare ntr-o organizaie

9.AUDITUL PERFORMANEI - INSTRUMENT AL MANAGEMENTULUI CALITII 9.1. Auditul performanei 9.2. ncadrarea auditului calitii n auditul performanei


INTRODUCERE

n contextul preocuprilor actuale de implementare a unor sisteme ale calitii, potrivit standardelor din familia ISO, auditul este considerat un instrument esenial pentru realizarea obiectivelor ntreprinderii, n acest domeniu.

Generat de nevoia de a evalua necesitatea de mbuntire a calitii sau de aciuni corective, auditul a devenit un concept de baz prin semnificaia sa n demersul complex al obinerii calitii. Dincolo de viziunea conceptual a auditului, acesta se regsete n toate etapele din evoluia unei organizaii, de la proiectarea, documentarea i implementarea unui sistem de management al calitii, pn la certificarea acestuia, dnd garania c fiecare cerin a standardului este ndeplinit. Implementarea i mai apoi viaa unui sistem de management al calitii trebuie s se bazeze pe ciclul mbuntirii continue al lui Deming. Teoretic deci, existena unui sistem de management al calitii implic adugarea de valoare, acest lucru realizndu-se prin intermediul auditurilor.

Cursul trateaz auditul ca un proces complex, fiind studiate importana, obiectivele, tipologiile recunoscute, documentele i tehnicile de auditare, rolul i calitile auditorilor ca factori determinani n succesul auditului. n plus, se identific auditul ca un proces generator de valoare tratat din perspectiva managementului general al organizaiei, abordnd managementul ca sistem i din perspectiva organizrii proceselor nu numai c se determin msura n care sistemul de management al calitii este conform cu cerinele standardului ISO seria 9000, dar se creeaz premisele identificrii modalitailor de promovarea n organizaie a unui management al calitii totale, management caracterizat prin o abordare la nivelul ntregii organizaii a problemelor legate de calitate.


CAPITOLUL 1

NOIUNI DE BAZ PRIVIND AUDITAREA

1.1. Conceptul de audit. Activitatea de audit

1.2. Clasificarea i domeniile de aplicare ale auditului 1.3. Auditul calitii. Termeni i definii 1.4.Principii de baz privind auditarea. Caracteristicile auditului 1.5. Standarde aplicabile n auditare

1.1. Conceptul de audit. Activitatea de audit.

Termenul de audit are originea n verbul audio, care n limba latin nseamn a asculta. Acest verb, n evul mediu, capt sensul de a asculta prile implicate ntr-un proces, iar mai trziu primete o larg extindere n rile anglo-saxone i n Frana, n domeniul reviziilor contabile, inclusiv al Curii de Conturi. n dicionarul anglo-francez Hachett, din anul 1934, termenul audit este definit ca reprezentnd verificarea conturilor de ctre experi.

Potrivit Websters Encyclopedic, prin audit se nelege examinarea oficial sau verificarea conturilor i nregistrrilor, n special a conturilor financiare. Aceeai semnificaie este atribuit termenului de audit n dicionarele aprute n ara noastr: audit -verificare, revizie a conturilor, bilan, a verifica conturile: audit -revizie (contabil).

Un sens mai larg dau acestui termen enciclopediile britanice, potrivit crora prin audit se nelege o examinare a unei situaii, ntr-un anumit sector.

Auditul este considerat un instrument esenial pentru realizarea obiectivelor organizaiei.

Scopul principal al auditului este de a evalua non-conformitile n raport cu reglementrile n vigoare i de a concepe aciuni corective necesare pentru eliminarea acestor non-conformiti.

Consultana n audit se finalizeaz printr-un raport de audit, elaborat n urma unui proces complex. Acest proces, realizat de auditori profesioniti are la baz informaii relevante din domeniul n care se face auditul, prin respectarea unor metode i standarde profesionale i etice specifice.

Activitatea de audit are la baz o serie de standarde de audit, precum i o serie de reglementri legale. Obiectivul principal al standardelor de audit este mbuntirea i meninerea calitii lucrrilor n beneficiul profesiei de auditor, i al utilizatorilor rezultatelor auditului.

n ultimul timp, pe plan naional s-a constatat o preocupare major referitoare la existena i eficiena auditului. Aceast tendin se accelereaz, un aspect foarte important fiind recunoaterea standardelor de ctre instanele judiciare i fiscale. Prin adoptarea acestor standarde va crete calitatea produselor i a organizaiei atingnd n scurt timp performanele firmelor europene i internaionale.

1.2. Clasificarea i domeniile de aplicare ale auditului

Auditul se clasific n funcie de mai multe criterii astfel:

Din punct de vedere al ariei de aplicare: 1. Audit internaional Auditul internaional se mparte la rndul lui: - Audit global, la nivelul unei ri In urma acestui audit o ar primete calificative (A, B, C, C2, B3); - Pe domeniu de activitate, de exemplu:

A. industria uoar: industria textil (audit WRAP -Worldwide Responsible Apparel Production); industria alimentar i agricultura;

B. industria grea: industria de automobile; industria prelucrrii lemnului; - Pe tip de activitate: de exemplu: activitatea financiar-contabil auditul contabil


2. Audit la nivel de ar Auditul la nivel de ar cuprinde: - Auditul sntii i securitii muncii; - Auditul relaiilor de munc; - Auditul financiar contabil; - Auditul mediului;

- Auditul calitii; 3. Audit intern

Auditul intern se mparte la rndul lui :

- Audit intern public;

- Audit intern privat.

1.3. Auditul calitii. Termeni i definii.

n domeniul managementului calitii, termenul de audit este utilizat n sensul de examinare a calitii produselor, serviciilor, proceselor unei firme sau a sistemului calitii n ansamblu.

Auditul calitii proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii de dovezi de audit i evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit (def. 3.1. ISO 19011)

Explicitarea definiiei: Tabel 1.1

Proces sistematic Realizat prin

-program audit

-plan de audit

-chestionar de audit

Independent Realizat de

-organism extern

-alt serviciu al ntreprinderii

Documentat

Avnd la baz: -Manualul calitii -Proceduri

-Instruciuni/specificaii tehnice -Plan calitate

Menit s determine cu obiectivitate dac activitile i rezultatele

relative la calitate satisfac

dispoziiile prestabilite, realiznd o evaluare a dovezilor de audit

Reprezentate prin:

- nregistrri; - Declaraii; - Alte informaii relevante pentru

audit

n conformitate cu criteriile de

audit

-adecvare i consecven fa de necesitile i cerinele de satisfcut

De reinut urmtoarele elemenete specifice auditului calitii:

1. Auditul calitii se aplic n mod caracteristic, unui sistem al calitii sau unor elemente ale acestuia, proceselor, produselor sau serviciilor. Astfel de audituri sunt adesea numite auditul sistemului calitii, auditul calitii procesului, auditul calitii produsului sau auditul calitii serviciului.

2. Auditurile calitii sunt executate de personal care nu are responsabilitti directe n zonele aflate n curs de auditare, dar care, de preferin, colaboreaz cu personalul din aceste zone.

3. Unul din scopurile auditului calitii este acela de a evalua necesitatea de mbuntire sau de aciuni corective. Un audit nu trebuie confundat cu supravegherea calitii sau cu inspecia, activiti care sunt efectuate cu scopul de a controla procesul sau de a accepta produsul.

4. Auditurile calitii pot fi efectuate n scopuri interne sau externe.

n Anexa1 sunt prezentai principalii termeni i definiiile utilizate n auditare (extras din SR EN 19011:2011).


1.4.Principii de baz privind auditarea. Caracteristicile auditului.

Aplicarea acestor principii determin urmtoarele caracteristici distincte ale unui audit:

a.auditurile sunt obiective, sistematice i independente i dau informaii n baza crora managementul poate s acioneze pentru a-i mbuntii activitile;

b.auditurile sunt obiective i autorizate. Auditurile i programele de audit sunt planificate i conduse utiliznd metode i tehnici specifice;

c.dovezile i concluziile auditurilor sunt relevante, de ncredere i suficiente, astfel c auditorii lucrnd fiecare independent unul fa de cellalt vor ajunge la concluzii similare;

d.membrii echipei de audit sunt competeni, impariali i liberi de orice conflict de interese;

e.relaia dintre echipa de audit, auditat i client este una de confidenialitate i discreie;

f.dovezile de audit se bazeaz pe o eantionare a informaiilor disponibile, n timp ce auditul se desfoar pe o perioad de timp definit i de aceea nu este posibil s se evalueze toate informaiile disponibile.

1.5. Standarde aplicabile n auditare.

Standardul de strict actualitate care reglementeaz procesul de auditare este SR EN ISO 19011:2011, care pe scurt are urmtoarea structur:

Introducere

1 Domeniu de aplicare

2 Referine normative 3 Termeni i definiii 4 Principii de auditare

5 Conducerea unui program de audit

5.1 Generaliti 5.2 Stabilirea obiectivelor programului de audit

5.3 Stabilirea programului de audit

5.4 Implementarea programului de audit

5.5 Monitorizarea programului de audit

5.6 Revizia i mbuntirea programului de audit 6 Activiti de audit 6.1 Generaliti 6.2 Iniierea auditului 6.3 Pregtirea auditului 6.4 Desfurarea activitilor de audit 6.5 Pregtirea i distribuirea raportului de audit 6.6 Finalizarea auditului

7 Competena i evaluarea auditorilor 7.1 Informaii generale 7.2 Stabilirea competenelor auditorilor n vederea ndeplinirii cerinelor programului

de audit.

7.3 Stabilirea criteriilor de evaluare

7.4 Selectarea metodei adecvate de evaluare

7.5 Efectuarea evalurii 7.6 Meninerea abilitilor de auditare

SR EN ISO 19011:2011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management (Linii directoare pentru

auditarea sistemelor de management). Deoarece multe din standarde sunt relevante pentru auditul de tera


parte, nu toate clauzele acestuia sunt direct aplicabile. Standardul conine opiuni legate de metodele de audit i competena auditorului, dar coninutul nu este obligatoriu. Se intenioneaz ca ghidarea s fie flexibil i aplicarea poate fi diferit n funcie de mrime, fel sau complexitatea organizaiei ce trebuie auditat.

Cerinele standardelor SR EN ISO 9001 :2008 privind auditurile calitii :

Decizia de a implementa i certifica un sistem de management al calitii care s ndeplineasc condiiile standardelor SR EN ISO 9001:2008 poate fi luat din diferite motive:

mai bun gestionare a proceselor;

control intern;

cstigarea prestigiului;

crearea unei imagini favorabile;

demonstrarea profesionalismului i seriozittii firmei;

focalizarea pe client i mbuntire continua;

lrgirea pieelor de desfacere;

creterea cifrei de afaceri;

reducerea costurilor de exploatare;

principalii concureni sunt certificai;

clienii pretind/solicit certificarea;

dorina de extindere pe piee externe ;

creterea posibilitilor de vnzare;

participare la licitaii.

Dup ce un sistem de management al calitii a fost proiectat, documentat i implementat, trebuie efectuat un audit intern pentru a da asigurri c fiecare cerin a standardului este ndeplinit. Apoi se solicit certificarea sistemului de management al calitii de ctre un organism de certificare, care pe baza unui audit, stabilete conformitatea cu cerinele standardului SR EN ISO 9001:2008 . Standardul ISO seria 9000 nu cere o certificare formal a sistemului de management al calitii. Pot fi ndeplinite cerinele standardului i fr a fi certificat de ctre un organism acreditat, ns este puin posibil s fie credibil n faa clienilor dac nu este efectuat o certificare de ctre o ter parte care este abilitat. Standardul SR EN ISO 9001:2008 precizeaz c, prin auditurile interne ale sistemului calitii pot fi evaluate urmtoarele activiti sau domenii: - ntreprinderea n ansamblu; - procedurile administrative, operaionale i cele referitoare la sistemul calitii; - resursele umane i materiale; - locurile de munc, operaiunile i procesele; - produsele n curs de fabricaie (pentru a stabili conformitatea sistemului cu standardele i specificaiile); - documentaia, rapoartele i nregistrrile de urmrit.

SR EN ISO 9001:2008 este generic, i aplicabil tuturor organizaiilor indiferent de tip, dimensiune sau obiect de activitate. Este recunoscut totui c nu toate cerinele standardului sunt relevante pentru orice fel de organizaie.

n condiii de certitudine, o organizaie poate exclude anumite cerine specifice SR EN ISO 9001:2008. Scopul sistemului de management al calitii trebuie s se bazeze pe natura produciei organizaiei i proceselor

Importana seriei de standarde ISO 9000 relev din faptul c sunt standarde recunoscute pe plan internaional i sunt adoptate de organizaii de standardizare din majoritatea statelor.

ntrebri recapitulative i de dezbatere: 1. Care este principalul standard actual privind auditul calitii? 2. Identificai scopul auditului n sens general i a auditului calitii din definiia furnizat de standardul

n vigoare?

3. Definii dovezile de audit i criteriile de audit. Prezentai legtura dintre acestea n sensul definiiei auditului calitii.

4. Care sunt principiile de baz privind auditul calitii? 5. Care sunt cerinele standardelor SR EN ISO 9001:2008 privind auditurile calitii?


CAPITOLUL 2

AUDITURILE CALITII

2.1. Obiectivele generale i importana auditului calitii 2.2. Tipuri de audituri ale calitii 2.3. Auditul calitii produsului. 2.4. Auditul calitii procesului. 2.5. Auditul sistemelor calitii.

2.1.Obiectivele generale i importana auditului calitii

n contextul preocuprilor actuale de implementare a unor sisteme ale calitii, potrivit standardelor din familia ISO 9000, auditul este considerat un instrument esenial pentru realizarea obiectivelor ntreprinderii n acest domeniu.

Scopul principal al auditului calitii este de a evalua aciunile corective necesare pentru eliminarea deficienelor i posibilitile de mbuntire a sistemului calitii ntreprinderii, a proceselor sale, a produselor i serviciilor pe care le ofer.

Pe de alt parte, certificarea sistemelor de management al calitii, a crei importan a crescut n ultimii ani, presupune efectuarea unor audituri ale acestor sisteme, n raport cu standardele internationale i europene, aplicabile n domeniu.

n domeniul managementului calitii, termenul de audit este utilizat n sensul de examinare a calitii produselor, serviciilor, proceselor unei intreprinderi sau a sistemului calitii n ansamblu.

Auditurile calitii reprezint, n conformitate cu definiia 3.1. ISO 19011, examinri sistematice ale activitilor i rezultatele acestora, referitoare la calitate, fiind planificate i programate n funcie de natura i importana activitilor respective. Ele sunt, pe de alt parte, examinri independente, n sensul c trebuie conduse de persoane care nu au responsabiliti directe n domeniile auditate. Prin auditurile calitii se evalueaz:

- sistemul calitii ntreprinderii n ansamblu sau elemente ale acestuia; - procesele ntreprinderii;

- rezultatele proceselor (produse, servicii).

Pe baza rezultatelor auditului calitii vor fi definite aciunile corective necesare. Aceste aciuni au n vedere identificarea i eliminarea cauzelor non-conformitilor constatate, n scopul prevenirii repetrii lor.

Aciunile corective pot implica modificri n procedurile manualului calitii i n sistemul de management al calitii n ansamblu, astfel nct s se asigure mbuntirea calitii n fiecare din etapele traiectoriei produsului.

Eficacitatea auditurilor calitii depinde foarte mult de competena i experiena auditorilor.

Auditul calitii poate fi efectuat n urmtoarele scopuri principale: evaluarea conformitii proceselor i rezultatelor acestor procese (produse, servicii) cu un anumit

standard sau cu un alt document normativ;

evaluarea conformitii unor elemente ale sistemului calitii, sau a sistemului n ansamblu, cu cerinele specificate;

evaluarea eficacitii sistemului calitii ntreprinderii privind realizarea obiectivelor stabilite; identificarea punctelor critice, surse ale deficienelor, n desfurarea activitilor din ntreprindere; iniierea msurilor corective i de mbuntire necesare, privind procesele i rezultatele acestor

procese (produse, servicii);

urmrirea aplicrii msurilor corective i de mbuntire stabilite.

O ntreprindere poate hotr prin urmare, efectuarea unor audituri periodice pentru a stabili dac:


produsele n curs de fabricaie, sau cele noi, corespund cerinelor specificate (n standarde sau n alte documente normative);

procesele sunt inute sub control;

sistemul de management al calitii implementat satisface n mod constant cerinele prestabilite;

sunt identificate punctelor critice n vederea reducerii costurilor referitoare la calitate;

sunt aplicate msurilor corective stabilite.

Pe baza rezultatelor auditurilor pot fi mai bine fundamentate aciunile de mbuntire a calitii proceselor, produselor i a sistemului calitii ntreprinderii. In msura n care aceste audituri sunt corect planificate i programate, innd seama de natura i importana activitilor, i sunt efectuate de auditori calificai, se poate ajunge la micorarea continu a abaterilor i implicit la creterea gradului de satisfacere a cerinelor.

2.2. Tipuri de audituri ale calitii

Fig. 2.1.

Prin auditurile calitii pot fi evaluate produse, servicii, procese sau sistemul calitii unei ntreprinderi. n funcie de obiectul lor, auditurile calitii sunt de trei tipuri (fig. 2.2):

auditul calitii produsului/serviciului; auditul calitii procesului; auditul sistemului calitii .

Fig. 2.2. Tipuri de audituri ale calitii, n funcie de obiectul lor

Pe de alt parte, auditurile calitii pot fi efectuate n scopuri interne sau externe. n mod corespunztor, deosebim audituri interne i externe ale calitii (fig. 2.3).

Pentru a avea ncredere n sine

AUDIT INTERN

Pentru a avea ncredere n ceilali AUDIT EXTERN

Pentru a da ncredere celorlali AUDIT DE TERA PARTE

(CERTIFICARE)

Auditul calitii

Auditul

calitii produsului

Auditul

calitii procesului

Auditul

sistemului

calitii


Fig. 2.3. Tipuri de audituri ale calitii, n funcie de scopul lor

Auditurile interne ale calitii au ca scop evaluarea aciunilor corective sau de mbuntire necesare, n cadrul propriei organizaii. Ele sunt efectuate de ntreprinderea nsi, fiind denumite audituri "prima parte" (first part audits).

n unele lucrri de specialitate exist tendina de a clasifica auditurile interne n: - audituri interne de sistem care au ca obiective:

Verificarea modului de implementare a procedurilor elementelor de sistem;

mbuntirea sistemului calitii prin utilizarea observaiilor i constatrile realizate cu ocazia acestor audituri.

- Audituri interne de produs care au ca obiective:

Verificarea periodic a meninerii conformitii produselor cu documentaia constructiv (de proiect);

- Audituri interne de proces care au ca obiectiv

Verificarea gradului de conformitate a proceselor de fabricaie cu specificaiile de proces aplicabile.

Auditurile externe ale calitii au ca scop principal obinerea unei dovezi privind capabilitatea furnizorului de a asigura obinerea calitii cerute. Auditarea furnizorilor se realizeaz avnd urmtoarele obiective:

- Identificarea elementelor necesare pentru clasificarea, selectarea i aprobarea furnizorilor;

- Identificarea metodelor de mbuntire a sistemului calitii implementat n cadrul organizaiei furnizorului;

- Evaluarea sistemului calitii implementat n cadrul organizaiei furnizorului, n vederea certificrii acestuia de ctre client.

Auditurile sunt efectuate i n vederea certificrii sistemului calitii unei ntreprinderi. Auditurile externe, efectuate de beneficiari ai intreprinderii prin auditori proprii, n scopul evalurii

sistemului calitii acestuia, sunt denumite audituri "secunda parte" (second-part audits). Auditurile externe, efectuate de un organism neutru, la cererea ntreprinderii care dorete auditarea

sistemului calitii sau la cererea unei alte pri (beneficiar al ntreprinderii sau un organism independent) sunt denumite audituri "tera parte" (third-part audits).

Auditul de ter parte este cel mai bine documentat i mai riguros, deoarece realizarea acestuia trebuie s fie la cel mai nalt nivel de competen ntruct:

Se realizeaz de ctre un organism acreditat pentru certificarea sistemelor/produselor; Clientul care solicit auditarea pltete pentru serviciul de evaluare i deci are dreptul s atepte un rezultat pe msur.

O alt clasificare a tipurilor de audit existente, care nu le exclude pe celelalte, dimpotriv le completeaz include: -Auditul de evaluare preliminar (diagnostic iniial); -Auditul strategic;

Audituri de ter parte

Auditul calitii

Audituri interne

(de prima parte)

Audituri externe

Audituri de

secunda parte


-Auditul furnizorilor;

-Auditul de precertificare.

Auditul de evaluare preliminar (diagnostic iniial) Un sistem de management al calitii trebuie s valorifice ct mai mult din experiena existent n

cadrul organizaiei. Din acest motiv, orice organizaie care dorete s implementeze un sistem de management al calitii trebuie s cunoasc n detaliu situaia sistemului de lucru existent.

Un audit de evaluare preliminar asigur:

- Identificarea sistemului real de lucru i compararea acestuia cu cerinele standardului de referin agreat;

- Identificarea elementelor tehnico-organizatorice i a practicilor curente care pot constitui germenii viitorului sistem al calitii;

- Identificarea situaiilor neconforme fa de cerinele standardului de referin; - Determinarea gradului de contientizare al personalului fa de necesitatea implementrii unui

sistem al calitii; - Identificarea punctelor critice ale fluxului de procese tehnologice, care pot provoca ntrzieri,

defecte, produse neconforme, i deci implicit costuri suplimentare.

Auditul de evaluare preliminar se efectueaz la sediul organizaiei i va urmri modul n care sunt acoperite, declarat sau nu, cerinele standardului agreat.

Pentru efectuarea unui astfel de audit se pornete de la premisa c, o organizaie reprezint de fapt o structur de procese intercorelate, grefate pe o structur organizaional. Pentru oricare dintre procese (compartimente), datele sale de intrare reprezint date de ieire ale unui alt proces (compartiment). n acest fel putem considera c procesul (compartimentul) este furnizor pentru procesul (compartimentul) imediat urmtor i client pentru procesul (compartimentul) imediat anterior. n acest fel, n cadrul oricrei organizaii se formeaz un lan de procese care angreneaz o serie intreag de furnizori i clieni interni.

Fig. 2.4. Relaia client-furnizor intern

Fiecare proces n parte va fi analizat din urmtoarele puncte de vedere:

Identificarea clienilor, respectiv a procesului din aval, ctre care se transmit datele de ieire ale procesului analizat;

Identificarea datelor de ieire furnizate, inclusiv a suportului i frecvenei de transmitere a acestor date;

Identificarea activitilor de procesare (transformare) n cadrul procesului a datelor de intrare primite;

Identificarea furnizorilor, respectiv a procesului din amonte care asigur datele de intrare n procesul analizat;

Identificarea datelor de intrare furnizate de ctre acetia, inclusiv a suportului i frecvenei de primire a acestor date.

Datele culese cu ocazia auditului de evaluare preliminar sunt prelucrate i se ntocmete un Raport de evaluare preliminar.

Raportul de evaluare preliminar va cuprinde rspunsuri la toate ntrebrile legate de viitorul sistem de management al calitii, dintre care se menioneaz:

Compartiment K

Compartiment K-1

Compartiment K+1

Contract de

interfa

Contract de

interfa

Cerine Produse, servicii

Reacie


definirea structurii de procese a organizaiei, identificndu-se procesele principale i suport;

identificarea abaterilor i deficienelor fa de cerinele standardului;

stabilirea prin intermediul recomandrilor exprimate a aciunilor necesare pentru a satisface cerinele standardului;

identificarea cerinelor referitoare la documentaie, amploarea documentaiei sistemului de management a calitii;

un plan de aciune pentru proiectul de elaborare i implementare a sistemului calitii.

Auditul strategic

Stabilirea unei strategii adecvate mediului intern i extern al unei organizaii reprezint una dintre condiiile de baz pentru succesul su n afaceri. Prin auditul strategic se ofer managerilor datele necesare pentru definirea unei strategii i a unui plan strategic de succes.

Auditul strategic contribuie la:

o mai bun nelegere a afacerii;

identificarea i evaluarea poziiei de pia a organizaiei auditate.

Prin auditul strategic se identific principalele probleme i tendine de natur strategic cu care se confrunt o afacere:

- Cererea pieei i a tendinelor asociate acesteia: - structura sectorului, a ramurii n care activeaz; - forele motrice ale cererii; - segmentarea pieei.

- Evoluii i tendine asociate afacerii i nevoilor clienilor: - structura portofoliului de clieni i a canalelor de distribuie; - nevoile clienilor factori cheie de succes; - structura furnizorilor.

- Tendinele principale printr-o analiz intern i pozitionare concurenial: - poziionarea din punct de vedere al costurilor, capabilitilor i resurselor, - poziionarea fa de factorii cheie de succes.

Auditul strategic se desfoar pe o perioada de 3 5 zile n funcie de mrimea afacerii. n aceast perioad se colecteaz informaiile (cantitative i calitative) pe baza unui ghid de audit i de culegere de informaii prin interviuri, vizite n unitile operaionale etc.

Se prezint concluziile auditului strategic ntr-o edin de nchidere i se pune la dispoziia ntreprinderii auditate un raport care conine situaia real i recomandri referitoare la ntocmirea planului strategic.

Auditul furnizorilor

Dezvoltarea unei relaii de parteneriat, a unei relaii reciproc avantajoase cu furnizorii reprezint una dintre cerinele de baz ale unui sistem al calitii. n acest sens, standardele din familia ISO 9000 solicit implementarea unui sistem de evaluare, selectare i meninere sub control a furnizorilor. n cadrul unui astfel de sistem, nu de puine ori, este necesar efectuarea unor audituri de secund parte la furnizori.

Pentru dezvoltarea i implementarea unui sistem de audituri de secund parte, care s asigure meninerea unui control riguros asupra furnizorilor, se desfoar o serie de activiti cum ar fi:

Elaborarea procedurii de auditare a furnizorilor;

Elaborarea chestionarelor de audit, pe tipuri de furnizori;

Auditarea furnizorilor poteniali n vederea selectrii acestora;

Monitorizarea furnizorilor pe parcursul derulrii contractului de livrare;

Auditarea periodic a principalilor furnizori cureni.

La finalul unui astfel de audit, se pun la dispozitia ntreprinderii i a furnizorilor urmtoarele:

Rapoarte de non-conformiti ;

O cotare, de regul pe baza unui punctaj obinut a furnizorului n cauz;

Recomandri pentru rezolvarea non-conformitilor identificate;

Propuneri de aciuni care s prentmpine apariia acelorai non-conformiti.


Auditul de precertificare (auditul diagnostic final)

Pentru a uura procesul de certificare este util efectuarea unei verificri finale a sistemului calitii implementat. Auditul de precertificare este limitat strict la cerinele standardului. Acest audit se finalizeaz cu un numr de Rapoarte de non-conformiti i cu un Raport de audit.

Auditul diagnostic final implic urmtoarele activiti :

Analiza documentelor sistemului calitii;

Efectuarea auditului la faa locului;

Workshop pentru: - stabilirea modalitilor de tratare a non-conformitilor constatate; - identificarea cauzelor primare ale non-conformitilor; - stabilirea aciunilor corective necesare pentru a preveni reapariia acelorai non-conformiti.

2.3.Auditul calitii produsului. Obiective. Metodologie

2.3.1.Obiectivele auditului calitii produsului Auditul calitii produsului servete pentru evaluarea conformitii caracteristicilor de calitate ale unui produs finit sau semifinit (componente, pri constructive) cu cerinele clientului, sau cu cerinele specificate n documentele de referin (standarde, specificaii tehnice, documente de fabricaie etc.). Cu acest prilej sunt verificate i documentele de referin, pentru a se stabili dac sunt corespunztoare pentru realizarea obiectivelor preconizate n domeniul calitii produselor.

Auditul nu se rezum ns numai la o simpl examinare a calitii produsului, ci are n vedere evaluarea eficacitii msurilor de asigurare a calitii, referitoare la produsul respectiv. Pe baza rezultatului auditului calitii pot fi stabilite msurile corective/preventive sau de mbuntire necesare, privind produsul auditat.

Pentru efectuarea auditului calitii produsului se iau n considerare urmtoarele:

procedurile sistemului calitii;

specificaiile produsului;

caietul de sarcini;

documentele i metodele, mijloacele de fabricaie, de msurare, ncercare i inspecie corespunztoare produsului.

2.3.2 Metodologia auditului calitii produsului

Efectuarea unui audit al calitii produsului presupune, de regul, parcurgerea urmtoarelor etape mai importante:

- examinarea produsului n raport cu documentele de referin, n relaie cu procesele implicate n realizarea produsului i cu materiile prime, materialele care au fost utilizate;

- elaborarea raportului de examinare, cu specificarea clar a non-conformitilor constante; - analiza non-conformitilor i a cauzelor acestora; - stabilirea msurilor corective sau de mbuntire necesare; - supravegherea aplicrii msurilor corective sau de mbuntire stabilite. Se recomand ca necesitatea i frecvena auditurilor calitii produselor s fie menionat n planul

calitii, iar programarea lor efectiv pe tipuri de produse s fie fcut de compartimentul Calitate din ntreprindere (compartimentul de managementul calitii).

Independent de aceast programare, trebuie asigurat posibilitatea efecturii ori de cte ori este necesar, de exemplu, n cazul unor produse reclamate de clieni, sau care prezint non-conformiti majore sau repetate.

Raportul ntocmit la finalizarea auditului trebuie s conin toate rezultatele inspeciilor i ncercrilor, identificndu-se non-conformitile i cauzele acestora, pentru a se putea stabili cele mai potrivite msuri corective sau de mbuntire a calitii produsului.


Fig. 2.5.

2.4. Auditul calitii procesului

2.4.1 Obiectivele auditului calitii procesului

Auditul calitii procesului servete pentru evaluarea conformitii unui proces (de proiectare, producie, administrativ etc.) cu cerinele clientului, sau cu cerinele specificate n documentele de referin (proceduri i instruciuni de lucru, reete, specificaiile tehnice ale produselor realizate prin procesul respectiv, etc.) ca i n cazul auditului calitii produsului, sunt verificate i documentele de referin, pentru a se stabili dac sunt corespunztoare pentru realizarea obiectivelor preconizate, referitoare la procesul auditat.

Prin auditul calitii procesului se urmrete, de asemenea, eficacitatea msurilor de asigurare a calitii, referitoare la procesul respectiv, stabilindu-se msurile corective, sau de mbuntire necesare.

Auditul calitii procesului se bazeaz pe procedurile corespunztoare ale sistemului calitii, documentele referitoare la desfurarea, supravegherea i inspecia procesului respectiv. Se iau n considerare i cerinele referitoare la calificarea personalului implicat n procesul auditat.

2.4.2. Metodologia auditului calitii procesului Efectuarea unui audit al calitii procesului presupune, de regul, parcurgerea urmtoarelor etape:

examinarea tuturor elementelor relevante pentru calitatea procesului auditat:

Auditul calitii produsului

Materiale prelucrate

Specificaiile produsului Caietul de sarcini

Mediul de lucru

Examinarea produsului

n relaie cu:

Examinarea produsului

n raport cu:

Elaborare

Raport de examinare Analiza non-

conformitilor

Analiza cauzelor non-

conformitilor

Msuri corective

Supravegherea aplicrii

msurilor corective


- valabilitatea documentelor referitoare la proces (instruciuni de lucru, de inspecie, desene etc.); - capabilitatea echipamentelor (maini, instalaii etc.) privind realizarea calitii cerute; - instalarea echipamentelor de inspecie i corectitudinea utilizrii acestora; - analizele referitoare la materiile prime, materialele prelucrate prin procesul respectiv;

- rezultatele ncercrilor efectuate n cazul pieselor (componentelor) la care se aplic autocontrolul;

elaborarea unor documente intermediare, cuprinznd rezultatele examinrii elementelor menionate (liste de verificare, raport de examinare etc.);

elaborarea Raportului de audit, cu specificarea clar a non-conformitilor constante;

analiza non-conformitilor i a cauzelor acestora;

stabilirea msurilor corective sau de mbuntire necesare realizndu-se propuneri:

- modificarea echipamentelor utilizate n cadrul procesului respectiv;

- perfecionarea planificrii fabricaiei; - modificarea structurii procesului de fabricaie; - perfecionarea metodologiei de asigurare a calitii materiilor prime, materialelor prelucrate; - corectarea desfurrii anumitor faze ale procesului;

supravegherea aplicrii msurilor corective sau de mbuntire stabilite.

Fig. 2.6.

Auditul calitii procesului

Examinri

Elaborare

Stabilirea msurilor corective

Supraveghere

Documente de referin

Echipamente

Echipamenete de inspecie

Materii prime, materiale

Produse

Date referitoare la calitate

Liste de verificare

Raport de examinare

Raport de audit

Analize

Dezvoltarea produsului

Echipamente

Planificarea fabricaiei

Desfurarea procesului

Aprovizionare

Msuri corective


Este recomandabil ca aceste tipuri de audit s fie programate i efectuate n mod sistematic, cel puin o dat pe an, pentru toate procesele ntreprinderii, acordndu-se prioritate proceselor principale, complexe, celor cu numr mare de componente intermediare realizate, sau avnd anumite particulariti tehnologice.

Concluziile raportului de audit trebuie aduse la cunotina efilor compartimentelor ale cror procese au fost auditate, pentru a fi luate msurile corective sau de mbuntire necesare.

2.5. Auditul sistemelor calitii

2.5.1. Obiectivele auditului sistemelor calitii

Auditurile sistemelor calitii sunt efectuate n urmtoarele scopuri principale :

- determinarea conformitii elementelor sistemului calitii cu cerinele specificate n documentele de referin (standarde sau alte documente normative aplicabile);

- determinarea eficacitii sistemului calitii privind realizarea obiectivelor stabilite n domeniul calitii;

- mbuntirea sistemului calitii ntreprinderii auditate; - satisfacerea unor cerine reglementare; - nregistrarea (certificarea) sistemului calitii ntreprinderii auditate. Auditurile sistemelor calitii pot fi realizate n scopuri interne i externe.

Astfel, o ntreprindere poate hotr efectuarea unor audituri pentru evaluarea propriului sistem al calitii, n raport cu un anumit standard, sau pentru a verifica dac acest sistem este implementat i satisface n permanen cerinele prescrise.

Prin aceast evaluare se urmrete determinarea conformitii elementelor sistemului calitii cu cerinele specificate, n toate etapele realizrii produselor, stabilindu-se aciunile corective/preventive necesare pentru eliminarea non-conformitilor. Folosirea n acest scop a unui sistem de punctaj, cu reprezentarea grafic a rezultatelor evalurii fiecrui element al sistemului calitii, poate fi deosebit de util.

Prin auditul sistemului calitii ntreprinderea i poate propune, de asemenea, evaluarea eficacitii acestui sistem, ca i a documentaiei aferente, privind realizarea obiectelor pe care i le-a propus n domeniul calitii.

Pot fi, astfel, mai bine fundamentate msurile de mbuntire a sistemului calitii n ansamblu, cu implicaii favorabile asupra desfurrii tuturor activitilor de management a calitii. Pe de alt parte, beneficiarii pot hotr evaluarea sistemului calitii unui furnizor, fie nainte de stabilirea unor relaii contractuale, fie dup ncheierea contractului.

Auditul sistemului calitii (fi de evaluare) ntreprindere :

Auditor : Data :

Elementele

sistemului calitii Punctaj

maxim

Punctaj

obinut Gradul de ndeplinire a

cerinelor 20 40 60 80 100

Angajamentul

managementului

40 35 88

Resurse umane 60 50 83

Mediu de lucru 40 35 88

Procese referitoare la

relaia cu clientul 70 60 86

Aprovizionare 50 65 70

Msurare, analiz i mbuntire

50 50 100

Printr-o auditare precontractual se verific n ce msur sistemul calitii furnizorului permite satisfacerea unor cerine privind calitatea produselor pe care le realizeaz. Un asemenea audit prezint i avantajul c evideniaz msurile de mbuntire necesare pentru a asigura, de exemplu, stabilirea judicioas


a termenelor de livrare, astfel nct acestea s poat fi respectate, elaborarea corespunztoare a comenzilor etc.

Toate aceste aspecte, dac nu sunt puse la punct nainte de ncheierea contractului, pot genera, ulterior, divergene.

Prin efectuarea unui audit al sistemului calitii furnizorului, dup ncheierea contractului, se verific dac acest sistem asigur, n mod constant, satisfacerea cerinelor contractuale, referitoare la calitate.

Independent de eventualele relaii contractuale ale unei ntreprinderi cu beneficiarii si, auditarea sistemului calitii acesteia poate fi cerut de organisme independente, n dou scopuri principale: pentru a determina dac acest sistem permite inerea sub control a produselor furnizate de ntreprindere, astfel nct s poat fi satisfcute cerinele reglemenatare (de exemplu, n cazul produselor alimentare, farmaceutice etc.), sau atunci cnd se dorete nregistrarea (certificarea) sistemului calitii ntreprinderii auditate.

Auditurile sistemului calitii se realizeaz pe baza urmtoarelor documente :

standardele referitoare la sistemul calitii ;

manualul calitii ;

procedurile sistemului calitii ;

procedurile operaionale ;

instruciunile de lucru ;

documentele de inspecie ;

specificaii tehnice ;

2.5.2 Metodologia auditului sistemelor calitii

Standardul ISO 19011 stabileste principiile, criteriile, practicile de baz i furnizeaz linii directoare pentru planificarea, efectuarea i documentarea auditului sistemelor calitii.

De asemenea, prevede criteriile minime cerute pentru calificarea auditorilor i liniile directoare pentru managementui programelor de audit.

Acest standard a fost adoptat i de ara noastra ca standard national. PPPP PPPPotrivit prevederilor sale, efectuarea unui audit al sistemului calitii presupune parcurgerea

urmtoarelor etape:

6.2 Iniierea auditului 6.2.1 Generalitati

6.2.2 Stabilirea contactului iniial cu partea auditata 6.2.3 Stabilirea fezabilitii auditului

6.3 Pregtirea auditului 6.3.1 Efectuarea reviziei documentului in pregtirea pentru audit 6.3.2 Pregtirea planului de audit 6.3.3 Atribuirea echipei de audit a lucrrii 6.3.4 Pregtirea documentelor de lucru

6.4 Efectuarea auditului 6.4.1 Generalitati

6.4.2 Realizarea edinei de deschidere 6.4.3 Efectuarea reviziei documentului in timpul efecturii auditului 6.4.4 Comunicarea pe parcursul auditului

6.4.5 Atribuirea rolurilor si a responsabilitilor ghizilor si a observatorilor 6.4.6 Colectarea si verificarea informaiilor 6.4.7 Generarea constatrilor auditului 6.4.8 Pregtirea concluziilor auditului 6.4.9 Desfasurarea edinei de inchidere

6.5 Pregtirea si distribuirea raportului de audit 6.5.1 Pregtirea raportului de audit 6.5.2 Distribuia raportului de audit


6.6 Finalizarea auditului

6.7 Efectuarea auditului de urmrire (daca se specifica in planul de audit)

Studiu de caz: Auditului strategic instrument utilizat n conturarea planului strategic al unei firme. [10]

Situaia ramurii (industriei, sectorului, domeniului de activitate) 1. Descrierea structurii ramurii (domeniului, sectorului) 2. Caracteristici strategice:

Stadiul ciclului de via al produselor din cadrul ramurii: Actual....

De perspectiv.......

Principalele fore din cadrul ramurii (domeniului, sectorului)

Caracteristicile relaiei pre cost profit

Principalii factori de succes

Principalele probleme cu care se confrunt ramura (domeniului, sectorului) 3. Perspectiva ramurii i principalele oportuniti pe care le ofer

Oportunitile care determin atractivitatea ramurii (domeniului, sectorului)

Pericolele care determin reacia defensiv a firmelor

Concluzii referitoare la ramura respectiv (domeniu, sector)

Pe termen scurt Pe termen lung

Foarte atractiv Foarte atractiv

Atractiv Atractiv

Atractivitate medie Atractivitate medie

Neatractiv Neatractiv

Situaia competiiei 1. Forele care guverneaz competiia:

Rivalitatea dintre firmele concurente, n cadrul ramurii sau al pieei specifice

puternic

moderat

slab

Argumente pentru fiecare dintre aprecieri:......................................

Pericolul unor poteniali competitori:

puternic

moderat

slab


Concurena din partea produselor substituit:

mare

medie

mic


Puterea economic a furnizorilor:

mare

medie

mic


Puterea economic a clienilor:


mare

medie

mic


2. Competitorii (cota de pi deinut, strategiile aplicate, competitivitatea, poziia fa de rivali): Competitorul A..................................................................................

Competitorul B..................................................................................

Competitorul C..................................................................................

3. Previziuni asupra principalilor competitori (schimbri care se pot produce n situaia acestora)........................................................

4. Ce competitor este mai puternic i trebuie urmrit ? Argumente.. Situaia firmei 1. Indicatori de performan strategic:

Nr.

Crt.

Indicatorul Perioada

1 2 3 4

1. Cota de pia

2. Volumul vnzrilor

3. Profit net

4. Volumul investiiilor

2. Puncte forte i punte slabe ale firmei respectiv oportuniti i pericole

Puncte forte ale firmei

...

...

...

Puncte slabe ale firmei

...

...

...

Oportuniti ...

...

...

Pericole

...

...

...

3. Competitivitatea firmei fa de firmele concurente:

% Firma

proprie

Firma A Firma B

Raport pre/calitate

Imaginea fimei

Accesul la metrii prime i costul lor

Nielul tehnologiei utilizate

Capacitatea de producie

Avantaje financiare

Capacitate de distribuie

Alte variabile

Media evalrii (pe o scal de 5 trepte, de la 1 foarte slab, la 5 foarte puternic) 4. Caracterizarea poziiei competitive (avantaje, nevoia de dezvoltare,

dezavantaje)...........................................................

5. Probleme majore n elaborarea strategiei.................................

PLANUL STRATEGIC

1. Direcii strategice de baz (misiunea i obiectivele strategice) 2. Opiunile strategice majore 3. Schimbrile strategice specifice 4. Suportul organizatoric al strategiei


5. Recomandri de aciuni pe termen scurt 6. Recomandri de aciuni pe termen mediu 7. Recomandri de aciuni pe termen lung 8. Bugete pentru aciuni strategice i bugete consolidate.

ntrebri recapitulative i de dezbatere: 1. Identificai i comentai principalele considerente care stau la baza auditurilor calitii. 2. Care sunt cele mai importante elemente ce definesc auditul intern ? 3. Particularizai i prezentai rolul auditului strategic n evoluia unei firme. 4. Care sunt cele mai importante elemente ce definesc auditul furnizorilor ?


CAPITOLUL 3

MANAGEMENTUL PROGRAMULUI DE AUDIT

3.1. Generaliti 3.2. Obiectivele i ntinderea unui program de audit 3.3. Responsabiliti, resurse i proceduri 3.4. Implementarea programelor de audit 3.5. nregistrri ale programului de audit 3.6. Audituri de sistem combinate. Audituri comune 3.7. Monitorizarea i analiza unui program de audit

3.1.Generaliti

Programul de audit poate s includ audituri cu diferite obiective, domenii i criterii pentru care trebuie s fie alocate resurse adecvate. Un program de audit poate s conin unul sau mai multe audituri n funcie de mrimea, natura i complexitatea organizaiei care urmeaz a fi auditat. Autoritatea pentru conducerea unui program este garantat de managementul de vrf.

Management de la cel mai nalt nivel al organzaiei are autoritatea i responsabilitatea de a realiza:

a) stabilirea obiectivelor i extinderii programelor de audit; b) stabilirea responsabilitilor, resurselor i procedurilor; c) implementarea programului de audit; d) monitorizarea i analiza programului de audit pentru a mbuntii eficiena i

eficacitatea lui;

e) meninerea nregistrrilor.

3.2.Obiectivele i ntinderea unui program de audit

3.2.1.Obiectivele unui program de audit

Obiectivele trebuie s fie stabilite pentru toate programele de audit, pentru a orienta planificarea i desfurarea acestora.

Stabilirea acestor obiective trebuie s se bazeze pe : a) prioriti ale managementului; b) intenii comerciale; c) cerinele sistemului de management; d) cerine reglementate; e) evaluri furnizori; f) cerinele clienilor; g) riscuri posibile ale afacerii.

3.2.2. ntinderea auditului

Urmtorii factori pot influena ntinderea (aria de cuprindere) a unui program de audit i pregtirea necesar:

a.domeniul, obiective, durata i frecvena auditurilor ce urmeaz a fi conduse; b.tipul i mrimea organizaiei i a afacerii; c.numrul, statutul, importana, complexitatea, similitudinea i localizarea activitilor ce

urmeaz s fie auditate; d.standarde, regulamente, legislaie, politici i alte criterii de auditare; e.necesiti pentru acreditare i nregistrare / certificare;


f.rezultatele auditurilor i programelor de audit anterioare; g.elemente legislative, sociale i culturale; h.grija fa de prile interesate; i.schimbri semnificative n orice zon funcional. n funcie de mrimea, natura i complexitatea lor, multe organizaii pot s satisfac

obiectivele exprimate n programul de audit ntr-un singur audit sau mai multe.

3.3.Responsabiliti, resurse i proceduri

3.3.1.Responsabiliti

Responsabilitatea pentru funcia de manager al programului de audit trebuie s fie desemnat unei/unor persoane care are/au o nelegere specific a elementelor fundamentale ale auditului, a calificrii auditorilor i, n general, a aplicrii metodelor i tehnicilor de audit. Ei trebuie s aib de asemenea cunotine relevante tehnice i ale afacerii pentru activitile de audit ce urmeaz s fie desfurate.

Cei desemnai cu responsabilitate pentru funcia de manager a programelor de audit rspund de :

a) stabilirea programului de audit, implementarea, meninerea i mbuntirea lui; b) identificarea i asigurarea resurselor pentru program i personal de audit.

3.3.2.Resurse

Pentru identificarea resurselor trebuie s fie luate n considerare : a.resurse financiare pentru dezvoltarea, implementarea, conducerea i mbuntirea

activitilor de audit; b.tehnici i metode de audit, timp, deplasare i alte necesiti pentru audit; c.asigurarea c este disponibil un grup de auditori; d.experi tehnici, ce pot fi necesari pentru a sprijini activitile de audit i ali experi ce pot

s fie necesari pentru asigurarea unui sprijin cu privire la limb i nelegerea problemelor culturale i sociale;

e.procese pentru obinerea i meninerea competenei i mbuntirea performanelor auditorilor;

f.nivele de calificare ale auditorilor adecvate obiectivelor programului.

efii echipei de audit i auditorii trebuie s fie calificai i competeni aa cum se descrie n cap.7 al standardului internaional SR EN ISO 19011:2011

3.3.3.Proceduri

Trebuie s fie stabilite proceduri pentru: a) conducerea (desfurarea) auditurilor; b) asigurarea competenei auditorilor i liderilor echipei de audit; c) alegerea i identificarea echipelor de audit adecvate.

3.4.Implementarea programelor de audit

Implementarea fiecrui program de audit trebuie s includ : a.documentarea i comunicarea programului de audit prilor relevante; b.coordonarea i planificarea activitilor; c.punerea n lucru a proceselor pentru calificarea iniial a auditorilor i evaluarea continu a

necesitilor de instruire i dezvoltare profesional a auditorilor; d.desemnarea echipei de audit;

e.asigurarea resurselor pentru echipele de audit;


f.conducerea auditurilor n acord cu programul de audit;

g.colectarea i organizarea nregistrrilor activitilor de audit; h.analiza i aprobarea rapoartelor de audit, aa cum s-a definit n procedurile documentate i

asigurarea difuzrii lor clientului auditului i altor pri specificate.

3.5.nregistrri ale programului de audit

nregistrrile trebuie meninute aa cum s-a stabilit n procedurile documentate pentru a demonstra eficacitatea funcionrii programului i trebuie s includ :

a) analiza rezultatelor (datelor de ieire) ale programului de audit; b) nregistrarea auditului, cum ar fi :

- planuri de audit; - rapoarte de audit; - rapoarte de non-conformiti; - rapoarte privind aciuni corective i preventive;

c) nregistrrile privind personalul de audit, domenii acoperite, altele cum ar fi calificarea i instruirea.

3.6. Audituri de sistem combinate. Audituri comune

Auditurile de sistem combinate sunt audituri simultane ale sistemelor de management al

calitii i de mediu. Dac dou sau mai multe organizaii de audit coopereaz pentru a realiza mpreun auditul

unui singur auditat, acesta este definit ca un audit comun. Dac este cazul, trebuie s fie realizate nelegeri nainte de nceperea auditului asupra

responsabilitilor specifice fiecrei organizaii, n mod deosebit privind activitatea liderului echipei de audit, interfaa cu auditatul, metode de lucru, finalizarea i difuzarea raportului de audit. Figura 3.2 ilustreaz structura unui audit comun.

Fig. 3.2.Structura unui audit comun

3.7. Monitorizarea i analiza unui program de audit

Derularea programului de audit trebuie s fie monitorizat i analizat periodic pentru a observa dac obiectivele au fost realizate.

Monitorizarea trebuie s fie fcut utiliznd indicatori de performan cum ar fi : - capabilitatea echipei de audit de a realiza obiectivele auditului; - conformitatea cu programul de audit i cu planificarea; - feed-back de la clientul auditat, auditat i auditori.

Aceast analiz a programului de audit trebuie s fie fcut pentru a evalua eficacitatea lui i a identifica oportuniti pentru mbuntirea lui lund n considerare, de exemplu :

a) rezultate i tendine din monitorizare; b) conformitatea cu procedurile; c) evoluia necesitilor i ateptrilor prilor interesate;

Organizaia de auditare

nr.1

Echipa comun

de audit

Auditat

Organizatia de

auditare

nr.2


d) nregistrrile auditului; e) practici noi sau alternative

ntrebri recapitulative i de dezbatere: 1. Realizai un program de audit pentru o firm de nclminte i produse de marochinrie pe

baza hrii proceselor prezentat n figura 3.3. 2. Identificai elementele diagramei flux de proces pentru managementul unui program de

audit particulariznd pentru firma de la punctul 1.

3. Ce reprezint auditul combinat ? Dai exemple de firme care datorit obiectului de activitate ar putea beneficia de avantajele auditului combinat.

Fig. 3.3. Harta proceselor

C L I E N T

C L I E N T

CE

RIN

E

PR

OC

ES

: D

eter

min

area

i

an

aliz

a ce

rin

elo

r

refe

rito

are

la p

rod

usu

l/se

rvic

iul

pre

stat

TIP

PR

OC

ES

: S

upo

rt

PR

OP

. P

RO

CE

S:

Dir

ecto

r G

ener

al

PR

OC

./IN

ST

R. S

PE

CIF

ICE

: P

O-1

0

PR

OC

ES

: P

lan

ific

are,

al

oca

re

resu

rse,

an

aliz

a i

imbun

t

ire

TIP

PR

OC

ES

: S

upo

rt

PR

OP

. P

RO

CE

S:

Dir

ecto

r G

ener

al

PR

OC

./IN

ST

R. S

PE

CIF

ICE

: P

O-1

8

PR

OC

ES

: F

abri

cai

e n

cl

min

te

TIP

PR

OC

ES

: P

rin

cip

al

PR

OP

. P

RO

CE

S:

ef

Sec

ie

nc

lm

inte

PR

OC

./IN

ST

R. S

PE

CIF

ICE

: P

O-0

8, P

O -

19

PR

OC

ES

: F

abri

cai

e A

rt. T

ehnic

e i

de

Mar

och

inr

ie

TIP

PR

OC

ES

: P

rin

cip

al

PR

OP

.PR

OC

ES

:ef

Sec

ie

Art

. T

ehn

. i

Mar

och

inr

ie

PR

OC

./IN

ST

R. S

PE

CIF

ICE

: P

O-0

9, P

O -

19

CA

RA

CT

ER

IST

ICI

PR

OD

US

E/

SE

RV

ICII

PR

ES

TA

TA

E

PR

OC

ES

: M

arket

ing

TIP

PR

OC

ES

: S

upo

rt

PR

OP

. P

RO

CE

S:D

ir. C

om

.-M

ark.

PR

OC

./IN

ST

R. S

PE

CIF

.: P

O-0

1

PR

OC

ES

: A

pro

viz

ionar

e

TIP

PR

OC

ES

: S

upo

rt

PR

OP

.PR

OC

ES

:ef

Bir

ou

Ap

rov

iz.

PR

OC

./IN

ST

R.S

PE

CIF

.:P

O-1

2,P

O-

19

PR

OC

ES

: In

tre

iner

e i

rep

ara

ii

TIP

PR

OC

ES

: S

upo

rt

PR

OP

. P

RO

CE

S:

ef

M

E.

PR

OC

./IN

ST

R.

SP

EC

IF.:

PO

-15

, P

O

- 1

9

PR

OC

ES

:Co

ntr

ol

dis

po

z.

de

mo

nit

ori

zare

i

ms

ura

re

TIP

PR

OC

ES

: S

upo

rt

PR

OP

. P

RO

CE

S:

ef

CT

C

Lab

. M

etro

log

ie

PR

OC

./IN

ST

R.S

PE

CIF

.:P

O

14,

PO

- 1

9

PR

OC

ES

: In

stru

ire,

ev

aluar

e i

con

stie

nti

zare

per

son

al

TIP

PR

OC

ES

: S

upo

rt

PR

OP

. P

RO

CE

S:

ef

C

om

par

tim

ent

Sal

arza

re,R

es. u

man

e

PR

OC

./IN

ST

R. S

PE

CIF

.:P

O-

13

PR

OC

ES

: M

on

ito

riza

re

i m

su

rare

TIP

PR

OC

ES

: S

upo

rt

PR

OP

.PR

OC

ES

:

ef C

om

par

tim

ent

Man

ag. C

alit

ii

PR

OC

./IN

ST

R. S

PE

CIF

.:P

O-

17

, P

O-1

6

SA

TIS

FA

C

IE


CAPITOLUL 4

PROCESUL DE AUDITARE (PRELUCRARE DUP ISO 19011:2011)

4.1 Iniierea auditului 4.2 Pregtirea auditului 4.3 Efectuarea auditului

4.4 Pregtirea si distribuirea raportului de audit 4.5 Finalizarea auditului

4.1.Iniirea auditului

Stabilirea obiectivelor, domeniilor i criteriilor auditului Un audit trebuie s se bazeze pe obiective, criterii i domenii documentate. Obiectivul auditului se stabileste de clientul auditului.

Domeniul i criteriile trebuie s fie stabilite de clientul auditului i auditor n concordant cu procedurile programului de audit.

Domeniul auditului descrie extinderea n limitele unui audit n termeni cum ar fi: localizarea fizic, uniti organizatorice, activiti i procese ce urmeaz a fi auditate ca i perioada de timp acoperit de audit. Criteriile de audit pot s includ politici, standarde, regulamente i legislaie, cerine ale sistemului de management, cerine contractuale, ghiduri sau coduri industriale sectoriale.

Obiectivele, domeniul i criteriile auditului i orice alte schimbri ulterioare ale acestora trebuie s fie puse de acord cu clientul auditului, managerul programului de audit i, dup caz, cu auditorul dup consultarea cu liderul echipei de audit.

Exemple de obiective sunt :

a. stabilirea gradului de conformitate a sistemului de management al auditatului, sau parte a acestuia, cu

criteriile de audit;

b. evaluarea capabilitii sistemului de management pentru a asigura conformitatea cu cerinele legislative i cu cele contractuale;

c. evaluarea eficacitii unui sistem de management n realizarea obiectivelor specifice; d. identificarea zonelor poteniale de mbuntire a sistemului de management.

Stabilirea fezabilitii auditului Cei responsabili cu managementul programului de audit trebuie s stabileasc fezabilitatea auditului,

lund n considerare factori, cum ar fi:

a) informaii suficiente i adecvate pentru planificarea auditului; b) cooperarea adecvat cu auditatul; c) disponibilitatea de resurse i timp necesare.

Dac auditul nu este fezabil, o soluie alternativ acceptabil pentru clientul auditului trebuie s fie propus de managementul programului de audit, cu consultarea auditatului.

4.2 Pregtirea activitilor de audit

Stabilirea echipei de audit

Echipa de audit trebuie s fie aleas lund n considerare componentele necesare cerute de obiectivul auditului. Managerul programului de audit i/sau auditorul, cu consultarea clientului, i dac este necesar, a auditatului, identific resursele necesare, inclusiv competena echipei de audit.

Cnd se decide mrimea i compoziia echipei de audit trebuie s se acorde importan urmtoarelor:


a. obiectivele, domeniul, criteriile i durata estimat a auditului;

b.competenele generale necesare pentru a atinge obiectivele auditului;

c.cerinele organismelor de acreditare i certificare, dac este cazul;

d.necesitatea de a asigura independena echipei de audit pentru activitile ce urmeaz s fie audiate i evitarea conflictului de interese;

e.capabilitatea membrilor echipei de audit de a interaciona efectiv cu auditatul i de a lucra mpreun;

f.limba n care se desfoar auditul i nelegerea caracteristicilor sociale i culturale ale auditatului fie prin competenele auditorilor sau cu sprijinul unor experi tehnici.

Procesul de asigurare a competenei echipei de audit cuprinde urmtorii pai:

-identificarea cunotinelor i competenelor necesare pentru atingerea obiectivelor auditului;

-alegerea membrilor echipei de audit, astfel ca toate cunotinele i componentele necesare s fie prezente n cadrul echipei de audit.

Dac cunotinele i competenele necesare nu sunt acoperite n ntregime de membrii echipei de audit aceasta se poate rezolva prin includerea n echip a unor experi tehnici. Acetia trebuie s fie coordonai de auditori.

Clientul auditului sau auditatul au dreptul de a cere nlocuirea unui membru al echipei din motive

rezonabile, care trebuie s stabileasc deciziile de nlocuire.

Exemple de motive rezonabile pentru conflicte de interese pot fi acelea c un membru al echipei de audit este un fost angajat al auditatului sau a dat consultan sau exist alte comportri neetice anterioare.

Stabilirea contactului iniial cu auditatul

Acest contact va fi fcut de cei responsabili cu managerul programului de audit sau de auditor.

Acest contact iniial se face pentru a stabili :

a) canalele de comunicare; b) obinerea de informaii asupra planificrii propuse i a compoziiei echipei de audit; c) accesul la documentele, inclusiv la nregistrri; d) stabilirea regulilor de protecia muncii aplicabile, dac sunt necesare; e) aranjamentele de audit necesare; f) acordul pentru persoanele nsoitoare cum ar fi: observatori, translatori i ghizi.

Analiza documentelor

nainte de auditul la faa locului, documentaia auditului trebuie s fie analizat pentru a stabili conformitatea sistemului de management, cu criteriile de audit. Documentaia poate s includ documentaia sistemului de management, nregistrri sau rapoarte de audit anterioare. Analiza trebuie s ia n considerare mrimea, natura i complexitatea organizaiei, obiectivele i domeniul auditului. O vizit preliminar poate fi necesar pentru a obine o vedere general informaiilor disponibile.

Dac documentaia sistemului de management al auditatului este gsit ca fiind inadecvat, auditorul trebuie s informeze clientul auditului, managerul programului de audit i auditatul. Resursele ulterioare nu trebuie s fie cheltuite pentru audit pn cnd astfel de probleme nu sunt rezolvate.

Pregtirea planului de audit

Auditorul trebuie s pregteasc un plan pentru activitile de audit la faa locului. Acest plan asigur informaiile necesare pentru echipa de audit, auditat i clientul auditului. El trebuie s sprijine de asemenea i planificarea n timp i coordonarea activitilor de audit.

Nivelul de detaliere asigurat de planul de audit trebuie s fie adaptat pentru domeniul i complexitatea auditului. Detaliile pot s difere ntre auditurile iniiale i cele ulterioare, ct i dintre auditurile interne i cele externe.


Planul de audit ar trebui s fie suficient de flexibil pentru a permite unele schimbri care pot apare pe msur ce auditul la faa locului progreseaz.

Planul de audit trebuie s includ sau s descrie dup caz:

a.obiectivele auditului

b.criteriile de auditare i orice documente de referin;

c.domeniul, inclusiv identificarea organizaiei i unitile funcionale i/sau procesele ce urmeaz a fi auditate;

d.data i locurile de munc unde urmeaz s se desfoare activitile de audit la faa locului;

e.data i durata estimat pentru activitile de audit la faa locului, inclusiv pentru reuniunile cu managementul auditatului i reuniunile echipei de audit;

f.rolurile i responsabilitile membrilor echipei de audit i a tuturor persoanelor nsoitoare;

g.alocarea unor resurse adecvate pentru zonele critice ale auditului.

Planul de audit ar trebui s includ, dac este cazul i :

a.responsabilitilor auditului;

b.luna n care se desfoar i se raporteaz auditul;

c.modalitatea de a raporta auditul (inclusiv orice metod de a clasifica non-conformitile), forma i structura, data estimat de redactare i difuzare;

d.aranjamente logice (cltorie, faciliti la faa locului,etc);

e.probleme legate de confidenialitate.

Cnd are loc un audit comun, liderul echipei de audit trebuie s stabileasc metodele de comunicare cu auditatul.

Planul de audit trebuie s fie analizat i acceptat de clientul auditului i prezentat auditatului naintea nceperii auditului la faa locului.

Orice obiecii formulate de auditat trebuie s fie rezolvate ntre liderul echipei de audit, auditat i clientul auditului nainte de continuarea auditului.

Orice plan de audit revizuit trebuie s fie acceptat de prile implicate nainte de continuarea auditului.

Coninutul planului de audit Tabel 4.1.

Nr.

crt.

Elementele planului de audit

1 Obiectivele planului auditului.

2 Identificarea persoanelor care au responsabiliti directe referitoare la obiectivele i domeniul auditului.

3 Identificarea documentelor de referin (standarde ISO 9000, manualul calitii etc.).

4 Identitatea membrilor echipei de audit.

5 Limba utilizat n timpul auditului.

6 Perioada i locul efecturii auditului.

7 Identificarea entitilor organizatorice care trebuie audiate.

8 Data i durata fiecrei activiti desfurate n cadrul auditului.

9 Programul reuniunilor cu conducerea firmei audiate.

10 Cerine privind confidenialitatea informaiilor.

11 Lista de difuzare a raportului de audit i data prevzut pentru difuzare.


Atriburea activitilor in cadrul echipei de audit

Liderul echipei de audit, cu consultarea echipei de audit, trebuie s repartizeze pentru fiecare membru al echipei responsabiliti pentru auditarea proceselor specifice sistemului de management, funciilor, zonelor sau activitilor. Astfel de repartizri trebuie s ia n considerare necesitile pentru independena, competena auditorilor i utilizarea eficace a resurselor.

Schimbrile privind repartizrile pot fi fcute n timpul auditului pentru atingerea obiectivelor auditului.

Membrii echipei de audit trebuie s analizeze informaiile relevante legate de sarcinile pentru audit i s pregteasc documentele de lucru necesare pentru acele repartizri.

Pregtirea documentelor de lucru

Documentele de lucru utilizate de echipa de audit ca referine i/sau pentru a nregistra desfurarea auditului, pot s includ :

a.liste de verificri i planuri de eantionare;

b.formulare pentru nregistrarea informaiilor, suport pentru dovezi, nregistrri ale reuniunilor i constatrilor auditului;

Utilizarea documentelor de lucru, cum ar fi listele de verificare i formularele, n-ar trebui s restricioneze activitile de audit care se pot schimba n urma informaiilor culese n timpul auditului.

Documentele de lucru trebuie pstrate cel puin pn la terminarea auditului. Acelea care implic informaii confideniale sau privind proprietatea trebuie s fie pstrate tot timpul n siguran de membrii echipei de audit.

4.3. Efectuarea auditului

edina de deschidere

edina de deschidere trebuie s fie inut cu managementul auditului sau, dup caz, cu cei responsabili pentru funciile sau procesele ce trebuie auditate.

Scopul unei edine de deschidere este :

a) analiza planului de audit; b) prezentarea unui scurt rezumat privind activitile ce urmeaz a fi desfurate; c) confirmarea canalelor de comunicare; d) acordarea auditatului a posibilitii de a pune ntrebri.

n multe cazuri, de exemplu auditul intern n organizaii mici, edina de deschidere poate consta n anunul c va avea loc un audit i n explicarea naturii acesteia.

Pentru alte situaii, edina trebuie s fie oficial i se vor pstra nregistrri privind participanii. edina trebuie s fie condus de liderul echipei de audit i dup caz, trebuie avute n vedere urmtoarele elemente :

a.prezentarea participanilor, inclusiv sublinierea rolurilor acestora; b.confirmarea obiectivelor, domeniului i criteriilor de audit; c.confirmarea planificrii n timp a auditului i a altor aranjamente relevante cu auditatul, cum ar fi

data i ora edinei de nchidere, orice edine intermediare dintre echipa de audit i managementul auditatului i ultimele schimbri survenite;

d.metode i proceduri ce urmeaz a fi utilizate n desfurarea auditatului, avertizarea auditatului c dovezile colectate n timpul auditului vor fi doar eantioane ale informaiilor disponibile i despre posibilitatea unei incertitudini n obinerea rezultatelor;

e.confirmarea liniilor oficiale de comunicare dintre echipa de audit i auditat; f.confirmarea limbii ce va fi utilizat, dup caz; g.confirmarea c, n timpul auditului, auditatul va fi informat despre desfurarea auditului; h.confirmarea c resursele i facilitile necesare pentru echipa de audit sunt disponibile; i.confirmarea problemelor legate de confidenialitate; j.confirmarea privind msurile de siguran a muncii, proceduri de securitate i urgen pentru chipa

de audit;

k.confirmarea disponibilitii, rolul i identificarea ghizilor;


l.metoda de raportare inclusiv clasificarea non-conformitilor; informarea privind condiiile n care contractul se poate opri;

m.informaii despre orice reclamaii posibile privind desfurarea i rezultatele auditului; La sfritul edinei de deschidere trebuie ca auditatului s i fie acordat posibilitatea s pun orice

ntrebare.

n multe cazuri o abordare simplificat poate s fie fcut n funcie de obiectivul i domeniul auditului

Comunicarea n timpul auditului

n funcie de scopul i complexitatea auditului, poate fi necesar stabilirea unor modaliti formale pentru comunicare i n timpul desfurrii auditului.

Echipa de audit trebuie s ofere periodic un schimb de informaii, s evalueze desfurarea auditului i s realoce activiti n cadrul echipei.

n timpul auditului, liderul echipei de audit trebuie s comunice periodic stadiul auditului i orice problem auditatului i clientului auditului, dup caz. Dovezile de audit care sugereaz un risc imediat i important (de exemplu sigurana, mediul sau calitatea) trebuie raportat imediat auditatului i, dup caz, clientului auditatului.

Dac dovezile de audit obinute arat c obiectivul auditului nu poate fi atins, auditorul trebuie s raporteze aceste motive auditatului i clientului de audit pentru a fi stabilite msuri necesare. Astfel de msuri pot include reconfirmarea planului, terminarea auditului sau schimbri ale obiectivului i/sau domeniului auditului.

Orice modificare necesar a domeniului, ce poate s apar n timpul efecturii auditului trebuie s fie analizat i aprobat cu clientul auditului i, dup caz, cu auditatul.

Rolul i responsabilitile ghizilor i observatorilor Ghizii i observatorii pot nsoii echipa de audit, dar nu fac parte din ea. Ei nu trebuie s influeneze

desfurarea auditului. Dac sunt stabilii ghizi, ei trebuie s sprijine echipa de audit i s acioneze n cererea echipei de

audit. Responsabilitile lor pot s includ : - stabilirea contactelor i planificarea interviurilor; - aranjarea unor vizite n zonele specifice ale zonei sau organizaiei; - s asigure c regulile privind sigurana i procedurile de securitate sunt cunoscute i respectate de

auditori la faa locului; Ghizii nu vor exercita influene sau interferene. La cererea auditatului, ghizii pot s dea clarificri sau sprijin pentru strngerea unor informaii

corecte.

Colectarea i verificarea informaiilor Figura urmtoare asigur o vedere de ansamblu asupra proceselor de audit, la faa locului de la

culegerea de informaii pn la ajungerea la concluziile auditului. Informaiile colectate n timpul auditului trebuie s fie verificate de auditori i apoi pot s fie

considerate a fi dovezi de audit dup verificarea lor de ctre auditori. Informaiile sunt obinute prin eantionare.


Fig. 4.2. Diagrama flux privind procesul de audit la faa locului

Informaiile pot fi obinute din mai multe surse care pot s varieze n funcie de domeniul i complexitatea auditului, cum ar :

-interviuri;

-observarea activitilor, a condiiilor i mediului de lucru nconjurtor; -documente, de exemplu, politic, obiective, planuri, proceduri, instruciuni, licene i autorizaii, specificaii, desene, contracte, comenzi; -nregistrri, cum ar fi nregistrri de inspecie, procese verbale ale edinelor, rapoarte de audit, programe de monitorizare i rezultate ale msurtorilor; -sinteze, analize, cifre i indicatori ai performanelor (matrice); -nregistrri pe baza unor programe relevante de eantionare i procedurilor de control prin eantionare i prin msurare; -rapoarte din alte surse, de exemplu, feed-back de la clieni, rapoarte externe i clasificarea furnizorilor;

-baze de date computerizate sau site-uri web.

Informaiile relevante pentru obiectivele, domeniul i criteriile auditului, inclusiv cele legate de interferenele dintre funciuni, activiti i procese trebuie s fie colectate prin eantioane n timpul auditului i trebuie s fie verificate. Numai informaiile care sunt verificate pot fi dovezi ale auditului. Dovezile auditului trebuie s fie nregistrate.

Dovezile auditului se bazeaz pe o eantionare a informaiilor disponibile. De aceea exist un anumit nivel de incertitudine n timpul auditrii i la stabilirea concluziilor auditului i trebuie subliniat aceast incertitudine.

Metoda de culegere a informaiilor include :

Surse de informaii

Culegerea i selectarea prin eantionarea adecvat

Informare

Verificare

Dovezi ale auditului

Comparare cu criteriile de

audit

Constatri ale auditului

Analiza

Concluzii ale auditului


a) interviuri; b) observarea activitilor; c) analiza documentelor.

Auditorul trebuie s acorde atenie urmtoarelor aspecte: -interviuri cu persoane de la diferite nivele i funcii, i n mod special cu persoane care desfoar activitile sau sarcinile luate n considerare; -interviurile se vor desfura n timpul orelor normale de lucru, la locul de lucru al persoanelor intervievate;

-trebuie s se ncerce ca persoanei intervievate s-i fie uurat interviul; -motivul interviului i orice notie luate trebuie explicate; -interviurile pot ncepe prin a cere persoanelor s-i descrie activitatea; -rezultatele unui interviu trebuie s fie rezumate i descoperirile trebuie verificate cu persoanele intervievate dac este posibil; -trebuie evitate ntrebrile cu o anumit tendin; -persoanelor intervievate trebuie s li se mulumeasc pentru participare i cooperare.

Constatrile (descoperirile) auditului

Se nregistreaz n chestionar cu precizarea

locului, funciei, procesului

Se nregistrez mpreun cu dovezile

Se analizeaz cu reprezentani ai auditatului i se clasific

Se ntocmete Raport de non-conformiti fiind necesar adoptarea msurilor corective

Se fac recomandri numai dac este precizat de la nceput ca obiectiv al

auditului

Se fac recomandri numai n cazul auditului intern,

auditului de reevaluare a

unui furnizor sau cnd o

organizaie face un audit de evaluare.

Fig. 4.3.

Dovezile de audit colectate trebuie s fie evaluate fa de criteriile de audit pentru a stabili constatrile auditului.

O constatare a auditului poate s indice att conformitatea ct i non-conformitatea fa de criteriile de audit i/sau s identifice oportuniti de mbuntire.

Echipa de audit trebuie s se ntlneasc, dac este necesar, pentru a analiza constatrile auditului la etape adecvate n timpul auditului. Conformitile trebuie s fie rezumate cel puin la a indica localizarea, funciile, procesele sau cerinele care au fost auditate. Non-conformitile i dovezile acestora trebuie s fie nregistrate.

Non-conformitile pot fi clasificate i trebuiesc analizate cu un reprezentant adecvat al auditatului. Scopul analizei este de a obine luarea la cunotin de ctre reprezentantul auditatului c dovada de audit este precis i non-conformitile sunt nelese. Trebuie s se ncerce s se rezolve orice divergene de opinii privind dovezile de audit i punctele nerezolvate trebuie nregistrate.

Pregtirea concluziilor auditului Echipa de audit trebuie s se ntlneasc nainte de edina de nchidere pentru ca :

Constatrile

indic

Conformiti Non-conformiti

Oportuniti de mbuntire


-s analizeze constatrile auditului i orice alte informaii adecvate n timpul auditului n funcie de obiectivele auditului; -s obin consensul privind concluziile auditului lund n considerare incertitudinile unui audit;

-s pregteasc recomandri, dac se specific n obiectivele auditului; -s se discute auditurile de urmrire, dac este cazul.

Concluziile auditului pot s cuprind elemente cum ar : msura conformitii sistemului de management fa de criteriile auditului; eficacitatea implementrii sistemului de management; capabilitatea proceselor de analiz efectuate management de a asigura continua adecvare i eficacitate a sistemului de management.

Concluziile auditului pot duce la recomandarea privind mbuntiri, la stabilirea unor relaii de afaceri, la certificare/acreditare sau la activiti de audit viitoare.

edina de nchidere edina de nchidere, condus de liderul echipei de audit, trebuie s se in cu managementul

auditatul i cu cei responsabili pentru elementele auditate. Pentru auditul intern, n organizaiile mici, edina de nchidere poate consta n comunicarea constatrilor concluziilor auditului. n alte situaii, edina va fi formal i se vor ntocmi procese verbale, inclusiv liste cu participanii. nregistrrile referitoare la edina de nchidere trebuie s fie pstrate.

Scopul acesteia edine este s se prezinte constatrile i concluziile auditului n aa fel nct s se asigure c ele sunt nelese i cunoscute de auditat i s se convin asupra perioadei de timp n care auditatul s prezinte planul pentru aciunile corective.

Opiniile divergente nerezolvate dintre echipa de audit i auditat trebuie s fie discutate i, dac este posibil, s fie rezolvate. Dac nu sunt rezolvate ambele opinii trebuie s fie nregistrate.

Dac se specific n obiectivele i planul auditului, reprezentantul echipei de audit trebuie s prezinte recomandrile echipei de audit pentru mbuntiri. Trebuie accentuat c recomandrile nu sunt obligatorii. Este responsabilitatea auditatului s stabileasc msura, modul i mijloacele aciunilor de mbuntire.

4.4. Pregtirea si distribuirea raportului de audit

Pregtirea raportului de audit Liderul echipei de audit rspunde de pregtirea i coninutul raportului de audit. Raportul de audit trebuie s asigure o nregistrare complet, precis, concis i clar a

auditului

Raportul de audit trebuie s includ, sau s fac referin la urmtoarele:

obiectivele auditului;

domeniul auditului, n mod particular identificarea organizaiei i unitilor funcionale sau proceselor auditate i perioada de timp acoperit;

identificarea clientului auditului;

identificarea membrilor echipei de audit;

datele i locaiile unde au fost desfurate activiti de audit;

criteriile de audit;

constatrile auditului;

concluziile auditului. Raportul de audit ar trebui s includ sau s fac referine, dup caz, i la urmtoarele elemente :

a.planul auditului;

b.lista reprezentanilor auditatului;

c.un rezumat al procesului de audit inclusiv orice obstacole ntlnite;


d.confirmarea c obiectivele auditului au fost ndeplinite n cadrul domeniului auditat n concordan cu planul de audit;

e.zone neacoperite, dei incluse n domeniul auditului

f.opiniile divergente, nerezolvate dintre echipa de audit i auditat;

g.orice planuri de aciune de urmrire convenite;

h.recomandri de mbuntire, dac este specificat n obiectivele auditului;

i.o declaraie asupra naturii, confidenialitii coninutului;

j.o list de difuzare a raportului de audit.

Coninutul raportului de audit Tabel 4.2.

Nr.

crt.

Elementele raportului de audit

1 Obiectivele i domeniul auditului.

2 Detalii privind: planul de audit, identitatea membrilor echipei de

audit, a reprezentanilor auditului, data efecturii auditului, identificarea firmei auditate.

3 Identificarea documentelor de referin ale auditului.

4 Non-conformitile constatate.

5 Aprecierile echipei de audit privind conformitatea sistemului calitii cu referenialul stabilit.

6 Aprecierile echipei de audit privind eficacitatea sistemului calitii n realizarea obiectivelor.

7 Lista de difuzare a raportului de audit.

Aprobarea i difuzarea raportului de audit

Raportul de audit trebuie s fie elaborat ntr-o perioad de timp convenit. Dac acesta nu este posibil, motivele de ntrziere trebuie s fie comunicate clientului auditului i o dat revizuit trebuie convenit. Raportul de audit trebuie datat, analizat i aprobat aa cum s-a stabilit n procedurile programului de audit.

Raportul de audit trebuie distribuit celor stabilii de clientul auditului. Raportul de audit este proprietatea clientului auditului i trebuie s fie respectat confidenialitatea de ctre toi membrii echipei i de cei care primesc raportul.

4.5. Finalizarea auditului

Pstrarea documentelor

Documentele de lucru i rapoartele referitoare la audit trebuie s fie pstrate sau distruse conform nelegerii dintre prile participante i n concordan cu orice cerin aplicabil (contractual sau legal).

Dac nu se cere altfel, echipa de audit nu va divulga coninutul documentelor, natura oricrei alte informaii obinute n timpul auditului sau n raportul de audit, oricrei alte pri fr aprobarea explicit a clientului i, dac este cazul, cu aprobarea auditatului.

Finalizarea auditului

Auditul este finalizat cnd toate activitile din planul de audit au fost finalizate i raportul de audit a fost aprobat i difuzat.


Concluziile unui audit pot s indice necesitatea coreciilor, aciuni corective/preventive, dup caz. Aceste aciuni nu trebuie considerate ca parte a unui audit i sunt n mod obinuit luate de auditat ntr-o perioad de timp convenit. Auditatul trebuie s informeze clientul auditului despre stadiul acestor aciuni, dac este cazul.

Finalizarea i eficacitatea aciunilor corective/preventive trebuie s fie verificat conform unei proceduri adecvate. Aceast verificare poate avea loc la auditul ulterior.

Studiu de caz: Elemente ale auditului intern privind procesul de aprovizionare

Diagrama de corelaie pentru stabilirea planului de audit Tabel 4.3.

Cer

inta

Zon

a

ISO

900

1

au

dit

at

Dir

ecto

r g

ener

al

D

irec

tor

exec

uti

v

Dep

artm

ent

cali

tate

RM

C

(R

MC

)

Dep

artm

ent

Auditul Calitatii - Curs

Documents