Top Banner
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A Unit Audit Dalam UTHM - 1 - AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON DI UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA 1. PENDAHULUAN Auditan Terhadap Perbelanjaan Penggunaan Telefon dilaksanakan sejajar dengan kelulusan Naib Canselor dan Jawatankuasa Audit Universiti yang menghendaki agar auditan ini dijalankan di Universiti Tun Hussein Onn Malaysia. Auditan ini telah dijalankan pada 3 Disember 2012 sehingga 26 Februari 2013 yang melibatkan kajian dan semakan terhadap perbelanjaan penggunaan telefon bagi kampus utama UTHM, Kampus Bandar, Kolej- Kolej Kediaman serta premis-premis sewaan di UTHM. Semakan terperinci juga dilakukan terhadap bil-bil telefon dari pihak Telekom Malaysia Berhad dan juga data panggilan telefon di PTj-PTj yang diekstrak daripada sistem PABX oleh pihak Unit Telefon, Pejabat Pembangunan & Pengurusan Hartabina (PPH). 2. OBJEKTIF AUDITAN Auditan Terhadap Perbelanjaan Penggunaan Telefon di Universiti Tun Hussein Onn Malaysia adalah bagi memastikan :- i) Wujudnya kawalan dalaman yang mencukupi terhadap penggunaan telefon di UTHM. ii) Memastikan semua talian yang disewa adalah nombor yang aktif (digunakan). iii) Memastikan sistem pengagihan talian telefon kepada staf adalah berdasarkan kepada kelayakan talian telefon mengikut kategori
50

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

Mar 29, 2019

Download

Documents

lythuan
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 1 -

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

DI UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA

1. PENDAHULUAN

Auditan Terhadap Perbelanjaan Penggunaan Telefon dilaksanakan sejajar

dengan kelulusan Naib Canselor dan Jawatankuasa Audit Universiti yang

menghendaki agar auditan ini dijalankan di Universiti Tun Hussein Onn

Malaysia. Auditan ini telah dijalankan pada 3 Disember 2012 sehingga 26

Februari 2013 yang melibatkan kajian dan semakan terhadap perbelanjaan

penggunaan telefon bagi kampus utama UTHM, Kampus Bandar, Kolej-

Kolej Kediaman serta premis-premis sewaan di UTHM. Semakan terperinci

juga dilakukan terhadap bil-bil telefon dari pihak Telekom Malaysia Berhad

dan juga data panggilan telefon di PTj-PTj yang diekstrak daripada sistem

PABX oleh pihak Unit Telefon, Pejabat Pembangunan & Pengurusan

Hartabina (PPH).

2. OBJEKTIF AUDITAN

Auditan Terhadap Perbelanjaan Penggunaan Telefon di Universiti Tun

Hussein Onn Malaysia adalah bagi memastikan :-

i) Wujudnya kawalan dalaman yang mencukupi terhadap penggunaan

telefon di UTHM.

ii) Memastikan semua talian yang disewa adalah nombor yang aktif

(digunakan).

iii) Memastikan sistem pengagihan talian telefon kepada staf adalah

berdasarkan kepada kelayakan talian telefon mengikut kategori

Page 2: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 2 -

jawatan yang telah dipersetujui oleh Jawatankuasa Penilai Fasiliti

Telefon UTHM.

iv) Memastikan panggilan telefon bagi urusan peribadi direkodkan dan

caj panggilan dijelaskan oleh pemanggil kepada pihak Universiti.

v) Menyemak talian telefon di premis-premis sewaan di dalam UTHM –

sama ada talian caj sewaan dibayar oleh Universiti atau dibayar oleh

penyewa premis.

vi) Memastikan Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon UTHM yang

ditubuhkan menjalankan peranan dan fungsinya dalam konteks

mewujudkan kawalan dalaman terhadap penggunaan telefon bagi

urusan peribadi atau di luar waktu bertugas.

vii) Memastikan tiada unsur pembaziran di dalam penggunaan telefon di

kalangan staf UTHM.

viii) Memastikan bil-bil telefon daripada pihak Telekom Malaysia Berhad

(TM Berhad) diselenggara dan diuruskan dengan baik oleh pihak

Pejabat Pendaftar dan dijelaskan bayarannya oleh Pejabat

Bendahari dalam tempoh yang ditetapkan.

ix) Memastikan tiada bil-bil telefon tertunggak yang belum diselesaikan

oleh pihak Universiti.

3. SKOP DAN METHODOLOGI AUDIT

i) Skop dan bidang tugas juruaudit adalah tertakluk kepada Piagam

Audit Dalam UTHM, Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998 dan

Piawaian Perakaunan dan Pengauditan yang diterima pakai di

Malaysia (IAS, MASB & IAG).

ii) Auditan ini memberi tumpuan kepada rekod-rekod, daftar-daftar, bagi

urusniaga tahun 2012 hingga tarikh auditan dijalankan serta

Page 3: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 3 -

perbincangan dengan pegawai yang berkaitan. Pemeriksaan dan

pemantauan yang dilakukan adalah bertujuan untuk menilai

keberkesanan sistem dan pematuhan prosedur yang ditetapkan oleh

pihak pengurusan.

iii) Semakan dilakukan terhadap bil-bil telefon daripada pihak TM

Berhad serta data-data panggilan telefon yang dijana daripada server

sistem PABX yang diperolehi daripada pihak PPH. Skop semakan

audit adalah caj panggilan telefon yang berjumlah RM100 dan ke

atas.

4. LATAR BELAKANG

Sepanjang 2012 Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM) telah

membelanjakan sebanyak RM385,685.17 bagi tujuan perbelanjaan

penggunaan telefon di Universiti. Ianya merupakan perbelanjaan utiliti

ketiga tertinggi selepas perbelanjaan air dan elektrik. Daripada analisa

yang dijalankan, secara keseluruhannya perbelanjaan telefon di UTHM bagi

tahun 2010 sehingga 2012 adalah seperti graf yang berikut :-

PERBELANJAAN TELEFON UNIVERSITI TAHUN 2010 - 2012

0.00

100,000

200,000

300,000

400,000

500,000

Tahun

Jumlah Perbelanjaan

Jumlah sebenar 355,816.01 431,637.65 385,685.17

2010 2011 2012

Page 4: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 4 -

Daripada graf di atas dapat diperhatikan perbelanjaan telefon pada tahun

2011 menunjukkan peningkatan kepada RM431,637.65 (meningkat

sebanyak RM75,821.64). Manakala bagi tahun 2012 pula, perbelanjaan

ini menurun sedikit kepada RM385,685.17 (penurunan sebanyak

RM45,952.48).

UTHM telah menggunakan sistem telefon PABX (Private Automatic Branch

Exchange) semenjak tahun 2005. Sistem ini merupakan sejenis alat yang

menjadi kunci sesebuah sistem perhubungan dan komunikasi. Peralatan

lain yang sejenis dengannya adalah Key Telephone, PMBX dan lain-lain.

Penggunaan sistem PABX telah menyumbang kepada pengurangan bil

telefon yang ketara berbanding penggunaan sistem Centrex dan PRI

Telekom yang digunakan sebelum ini. Sistem PABX juga telah

mengurangkan dan menghadkan penggunaan talian telefon mengikut gred

jawatan staf. Sistem ini juga dipercayai mampu membendung kemungkinan

penyalahgunaan talian melalui panggilan terus STD dan IDD yang boleh

dibuat melalui sistem Centrex sebelum ini.

Penyelenggaraan bil-bil telefon dilakukan oleh Pejabat Pendaftar yang

mana kemudiannya akan diserahkan kepada Pejabat Bendahari untuk

tindakan proses pembayaran. Pihak audit dimaklumkan, penyelarasan

semula fasiliti telefon Universiti sedang dirancang bagi menyediakan

perkhidmatan telefon yang lebih menyeluruh serta mengambil kira

kemudahan kepada pegawai-pegawai gred A (Kumpulan Pengurusan &

Profesional) yang banyak berurusan dengan pihak luar. Buat masa ini,

secara alternatifnya panggilan ke luar kampus dan ke talian telefon bimbit

dilakukan melalui khidmat operator.

Buat masa ini, kemudahan talian telefon yang disediakan mengikut

kelayakan gred jawatan staf adalah seperti di jadual berikut :-

Page 5: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 5 -

CADANGAN KATEGORI BARU

KATEGORI TALIAN

JAWATAN

A

A0

Naib Canselor

Timbalan Naib Canselor dan Pembantu Kesetiausahaan

Pendaftar dan Pembantu Kesetiausahaan

Bendahari dan Pembantu Kesetiausahaan

Ketua Pustakawan dan Pembantu Kesetiausahaan

Pengarah PPH dan Pembantu Kesetiausahaan

Faksimili

A

A1

Pengarah Pejabat Antarabangsa dan Pembantu Kesetiausahaan

Ketua Pusat Sukan, Pusat Kokurikulum, Pusat Pembangunan & Pengembangan Pelajar, Pusat Pengajian Siswazah, Dekan ORICC

Dekan-Dekan Fakulti dan Pembantu Kesetiausahaan

B

A1

Ketua-Ketua PTj

Ketua-ketua Pusat Kecemerlangan

Timbalan Pendaftar atau setara (Gred 48-52)

Timbalan Dekan dan Pembantu Kesetiausahaan

Ketua-ketua Jabatan Fakulti dan Ketua Panel Bidang

Pegawai Perhubungan Awam

Profesor

Ketua Keselamatan

Ketua Unit Audit Dalam

B A1 Pos Pengawal Kampus Induk

KATEGORI TALIAN SEDIA

ADA

KETERANGAN CADANGAN KATEGORI

BARU

KETERANGAN

A0 Antarabangsa A Antarabangsa

A1 Seluruh Malaysia B Seluruh Malaysia & Handphone

B0 Seluruh Negeri Johor C Seluruh Malaysia tanpa Handphone

B1 Seluruh Batu Pahat D Seluruh Johor

C0 Dalam UTHM E Batu Pahat

F Dalam UTHM

Page 6: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 6 -

Lain-lain Pembantu Tadbir Kesetiausahaan

B

B0

Pengawal Sistem Maklumat Kanan (S44)

Pegawai Kewangan Kanan (W44)

Pegawai Perubatan & Pembantu Perubatan

Jurutera Kanan dan Jurutera

Juru Ukur Bahan

Arkitek

Pegawai Rundingcara

Pegawai Hal Ehawal Islam

C

B0

Penolong Pendaftar

Pegawai Sistem Maklumat

Pustakawan

Pegawai Kewangan

C B1 Pembantu Teknik

D

B1

Pensyarah Kanan

Penolong Pegawai Tadbir / Kanan

Penolong Pegawai Sistem Maklumat

Penolong Akauntan

Penolong Pegawai Keselamatan

Penolong Pegawai Senireka

Penolong Juruaudit

D B0 Profesor Madya

Ketua Makmal

D

C0 Ketua Pembantu Tadbir

Ketua Juruteknik

E

B1

Pensyarah

Pengajar

Guru Bahasa

E

C0

Pembantu Tadbir Kanan

Juruteknik Kanan

Imam

Rumah Felo

Pos Pengawal Luar Kampus

Pembantu Perpustakaan Kanan

Page 7: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 7 -

F

C0

Rumah Kakitangan

Pejabat-pejabat Am

Tutor

Majlis Perwakilan Pelajar

5. PENEMUAN AUDIT

5.1 Masalah Penyelenggaraan Dan Menaiktaraf Sistem

Telekomunikasi PABX / Call Billing / Operator Work Station

(OWS) Dan Dynamic Network Administration (DNA) Di Universiti

Sistem telefon PABX, Call Billing, OWS dan DNA server merupakan

rangkaian sistem telekomunikasi yang berkaitan antara satu sama

lain dalam sistem infra telefon dalam kampus UTHM. Sistem ini

beroperasi dengan memberi kemudahan kepada pengguna untuk

berhubung melalui talian telefon sedia ada dan talian luar Universiti.

Buat masa ini, secara keseluruhannya UTHM mempunyai lebih 2000

talian telefon dan faks. Sehubungan itu, kerja-kerja penyelenggaraan

dan menaiktaraf sistem telefon sedia ada perlu dilakukan bagi

memastikan fungsi dan operasi sistem ini tidak mengalami kerosakan

atau gangguan.

Walau bagaimanapun, melalui auditan dan temubual yang dijalankan

bersama pihak Unit Telefon, Pejabat Pembangunan & Pengurusan

Hartabina (PPH), pihak audit dimaklumkan mereka menghadapi

masalah untuk melakukan penyelenggaraan PABX / Call Billing /

OWS dan DNA Server disebabkan beberapa perkara berikut :-

Page 8: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 8 -

5.1.1 Sebutharga Penyelenggaraan Dan Menaiktaraf Sistem

Telefon Ditolak

Sebutharga untuk melakukan penyelenggaraan dan

menaiktaraf sistem telefon UTHM telah dibatalkan di peringkat

pelantikan kontraktor sebanyak 2 kali oleh Jawatankuasa

Sebutharga Universiti atas alasan tidak memenuhi kehendak

perolehan sebutharga Universiti. Akibatnya kerja-kerja

penyelenggaraan dan menaiktaraf sistem telefon Universiti

tidak dapat dilaksanakan. Sekiranya DNA server dan OWS

tidak dinaiktaraf bagi menampung kapasiti talian telefon sedia

ada, ia akan menyebabkan berlakunya gangguan kepada

sistem telefon dan akan kerap berlakunya “congested call”

(kesesakan talian telefon).

Kesan :

i) Dengan berlakunya gangguan sistem (system

disruption) dalam kekerapan yang tinggi, secara tidak

langsung ia akan memberi kesan kepada Call Billing

System, di mana sistem ini tidak dapat mengesan

nombor telefon yang tiada di dalam CPU memory

direktori DNA sedia ada. Ini kerana DNA server yang

digunakan sekarang ini kapasitinya sudah tidak dapat

lagi menampung jumlah talian telefon yang sedia ada di

Universiti. Sekiranya keadaan ini dibiar berlarutan,

dikhuatiri akan menyebabkan kerosakan pada

keseluruhan sistem telefon Universiti selain

menyebabkan memori direktori mengalami kerosakan

kekal (permanent damage).

Page 9: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 9 -

ii) Berikutan daripada masalah yang dihadapi ini, pihak

audit juga gagal mendapatkan data panggilan telefon

yang dijana daripada sistem bagi setiap bulan. Ini

kerana DNA server sedia ada hanya dapat merekodkan

sebahagian sahaja nombor talian telefon yang

mencatatkan bil panggilan yang tinggi berdasarkan

kepada penetapan bil maksimum yang ditentukan oleh

pihak Unit Telefon PPH. Keadaan ini telah

mengganggu kelancaran proses auditan yang

dijalankan dalam menentukan kesahihan / ketetapan

dan kewajaran sesuatu panggilan dibuat yang boleh

diperolehi daripada data-data yang sepatutnya boleh

dijana daripada sistem yang dinaiktaraf (upgrade)

tersebut.

Syor / Cadangan Audit

i) Sebutharga membekal, menghantar, memasang dan

mengujilari Dynamic Network Administration (DNA)

serta membekal dan menaiktaraf Operator Work Station

(OWS) wajar disegerakan proses perolehannya dengan

mengambilkira kesesakan talian yang dihadapi selain

kapasiti DNA server yang tidak dapat menampung

jumlah talian telefon dan faks sedia ada di Universiti.

Ianya sebagai usaha menyediakan perkhidmatan

telefon yang lebih baik dan mengelakkan gangguan

dalam sistem telefon Universiti.

Page 10: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 10 -

ii) Selain itu juga DNA dan OWS ini dapat memberikan

data-data maklumat yang berguna bagi tujuan

pemantauan oleh pihak bertanggungjawab. Ianya juga

sebagai mekanisme kawalan terhadap penggunaan

telefon di kalangan semua staf dan dapat dibuat secara

berkesan dan mengelak sebarang pembaziran dengan

mengesan dan mengambil tindakan sewajarnya

terhadap panggilan yang bukan rasmi dan tidak

terkawal.

5.2 Ketiadaan Juruteknik ICT Untuk Menyelesaikan Masalah

(Troubleshooting) Sistem Telefon Di UTHM

Sistem PABX, OWS, Call Billing dan DNA server berhubung dengan

IP Address yang telah ditetapkan oleh ”Ericson System Provider”

melalui rangkaian internet. Apabila berlakunya masalah konfigurasi,

khidmat Juruteknik ICT yang mahir dalam program aplikasi Internet

Protocol (IP) adalah amat diperlukan untuk mengatasi dan

menyelesaikan masalah yang timbul.

Buat masa ini, Universiti terpaksa bergantung sepenuhnya kepada

khidmat teknikal IT daripada pihak pembekal untuk melakukan

pembaikan sistem telefon di UTHM. Oleh kerana terlalu bergantung

kepada khidmat teknikal IT pihak pembekal, PPH kerap menghadapi

masalah dari segi maklumbalas dari pembekal selain tempoh

pembaikan yang memakan masa yang lama kerana mereka

mempunyai komitmen kerja di luar kawasan atau bercuti. Keadaan

ini juga menyebabkan gangguan sistem telefon dalam tempoh yang

lama kerana Juruteknik Elektrik sedia ada tidak berpengetahuan

Page 11: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 11 -

dalam bidang IT dan troubleshooting masalah konfigurasi aplikasi

sistem utama telefon UTHM.

Syor / Cadangan Audit

Pada pendapat audit, wujud keperluan menyediakan seorang

Juruteknik ICT yang mahir dalam aplikasi rangkaian Internet Protocol

untuk membantu Unit Telefon PPH menambahbaik perkhidmatan

dan melakukan penyelenggaraan mudah sistem telefon Universiti.

Juruteknik ini juga akan ditugaskan untuk menyelia dan

mengemaskini direktori DNA server dan Call Billing System pada

setiap bulan untuk dikemukakan kepada Pejabat Pendaftar.

5.3 Maklumat Nombor Telefon Di Dalam Server Tidak Sama Dengan

Direktori Telefon Di Laman Web UTHM

Melalui semakan yang dijalankan, didapati nombor-nombor telefon

yang diekstrak daripada sistem adalah tidak sama dengan nombor

yang dipaparkan di dalam direktori telefon di laman web UTHM.

Keadaan ini berlaku kerana pihak PTj tidak mengemaskini maklumat

pengguna sebenar sesuatu talian tersebut. Kesannya ianya telah

menyukarkan pihak Unit Telefon, PPH untuk mengesan dan

mengemaskini talian individu PTj sama ada talian masih digunakan

atau sebaliknya sedangkan pengguna asalnya sedang bercuti

belajar atau telah berpindah ke PTj lain. Mekanisme mengesan

pengguna talian telefon secara manual amat tidak praktikal kerana

memakan masa yang lama. Dengan mengambil beberapa sampel

nombor daripada sistem, berikut adalah nombor-nombor yang

didapati tidak sama dengan direktori telefon di laman web UTHM :-

Page 12: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 12 -

BIL. NOMBOR SAMBUNGAN

MAKLUMAT PENGGUNA DI DIREKTORI - LAMAN WEB

UTHM

MAKLUMAT PENGGUNA DI SISTEM

1. 3302 Aizan Halmie bt. Mohammad Noorulazleen bt. Malek

2. 7039 Abdul Aziz bin Hashim Zamri bin Ahmad

3. 7106 Ariah bt. Alias Rafizatul bt. Rabu

4. 7045 Ng Wee Fern Muhammad Radzi bin Kamaruddin

5. 7187 Izat Sani bin Sewito Fakarul Hakim bin Mohd. Hanizan

6. 7151 Asmah bt. Jailani Noorulazleen bt. Malek

7. 7051 Muhammad Ahyar bin Zulkefli

Zainizan bin Md. Esa

Sarif bin Amin

8. 7214 Aminuddin bin Amin Yuslizar bin Kamaruddin

9. 7203 Misliza bt. Mohamad Ihsan Radziah bt. Md. Isa

10. 7276 Bilik Jubah Pejabat Pendaftar Ustaz Kamal Izhar bin Kamarul Zaman

Syor / Cadangan Audit

i) Unit Telefon, PPH perlu mewujudkan satu mekanisme dalam

mengemaskini setiap maklumat pengguna di sistem agar

sentiasa kemaskini dengan cara memaklumkan kepada setiap

PTj terhadap keperluan mengemaskinikan maklumat tersebut.

Pihak Unit Telefon PPH juga perlu membuat semakan dari

masa ke semasa antara maklumat pengguna di direktori dan

sebagainya bagi memastikan maklumat pengguna adalah

sentiasa lengkap dan kemaskini. Ia bagi tujuan kawalan dan

tindakan mengesan pengguna mengenai tujuan tuntutan

bayaran telefon dan tindakan terhadap kesalahan yang

dilakukan oleh mereka.

Page 13: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 13 -

ii) Pihak PTj juga perlu memberikan kerjasama kepada Unit

Telefon, PPH untuk mengemaskini maklumat nombor telefon

sedia ada berserta maklumat pengguna terkini untuk

diselaraskan dengan direktori telefon di laman web UTHM.

Oleh itu, sebarang perpindahan atau pertukaran pengguna

talian hendaklah dimaklumkan kepada pihak PPH untuk

memastikan penyelenggaraan maklumat yang lebih kemaskini

dan tepat.

5.4 Kelemahan Di Dalam Pengurusan / Kawalan Penggunaan

Telefon Universiti

5.4.1 Tiada Diwujudkan Peraturan / Pekeliling / Garis Panduan

Penggunaan Telefon Di UTHM

i) Melalui semakan dan pemerhatian audit, didapati

UTHM masih belum mewujudkan satu peraturan /

pekeliling / garis panduan yang khusus berkenaan

tatacara dan kawalan di dalam penggunaan telefon di

pejabat. Peraturan ini penting dan amat perlu

diwujudkan untuk dijadikan sebagai panduan dan

rujukan kepada PTj dalam usaha mewujudkan kawalan

dalaman yang lebih kemas dan teratur.

ii) Selain itu, didapati juga kategori baru talian telefon

yang dicadangkan telahpun digunapakai di PTj-Ptj

sedangkan tiada sebarang bukti ianya telahpun

diluluskan oleh Pihak Berkuasa Universiti.

Page 14: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 14 -

Syor / Cadangan Audit

i) Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon Universiti perlu

mewujudkan satu peraturan / pekeliling / garis panduan

khusus berkenaan tatacara pengurusan dan

penggunaan telefon di UTHM. Ini termasuklah dari segi

tempoh panggilan, waktu panggilan serta had caj

panggilan yang dibenarkan. Ianya sebagai langkah

kawalan selain bagi mengelakkan bertambahnya kes-

kes panggilan telefon yang tidak munasabah untuk

tujuan peribadi.

ii) Universiti perlu menguatkuasakan peraturan yang

membolehkan pihak Universiti mengutip bayaran bagi

setiap caj panggilan peribadi yang dilakukan oleh staf.

Ianya bertujuan menjaga kepentingan Universiti selain

memastikan talian telefon pejabat hanya digunakan

untuk tujuan rasmi sahaja.

5.4.2 Penggunaan Telefon Pejabat Secara Tidak Berhemah

Kesan daripada tiadanya sebarang pekeliling atau peraturan

berkenaan penggunaan telefon di UTHM, pihak audit

mendapati telah berlaku beberapa kes penggunaan telefon

pejabat secara tidak berhemah. Melalui pemeriksaan yang

dijalankan terhadap bil-bil telefon daripada pihak Telekom

Malaysia Berhad (TM Berhad) bagi tempoh bulan Januari

hingga Disember 2012, didapati beberapa kes panggilan

telefon menggunakan telefon pejabat telah dilakukan dalam

tempoh yang lama sehingga melebihi tempoh dua jam dan kos

Page 15: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 15 -

bagi panggilan tersebut mencecah sehingga puluhan ringgit

bagi setiap panggilan yang dibuat. Keadaan ini juga jelas

menunjukkan kurangnya kawalan dan pemantauan di PTj

berkenaan terhadap penggunaan telefon pejabat. Keadaan ini

juga tidak selaras dengan Panduan Pengurusan Pejabat

oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia di Bahagian 1

(Pengurusan Pejabat) para 1.8 yang telah menyatakan :-

“Alat komunikasi yang disediakan oleh Kerajaan adalah

untuk memudahkan pegawai melaksanakan tugas

dengan cekap dan berkesan. Oleh itu ianya hendaklah

digunakan dengan berhemah dan dihadkan kepada

urusan rasmi sahaja.”

Contoh-contoh panggilan telefon yang telah dilakukan dalam

tempoh melebihi satu jam adalah seperti jadual berikut :-

BIL. TARIKH MASA NO. PEMANGGIL

NO. DI DAIL / DESTINASI

TEMPOH PANGGILAN

AMAUN

1. 20.07.2012 18:15:22 07-4537700 013-7909123 01:02:35 10.65

2. 28.05.2012 14:45:12

07-4533000

07-9287653 01:11:37 11.48

3. 04.09.2012 16:19:10 013-2626573 01:00:08 10.26

4. 12.09.2012 15:26:27 019-7272726 01:02:37 10.65

5. 12.11.2012 23:40:00 016-2218482 01:30:00 15.30

6. 04.11.2012 11:25:23 07-4533000 017-7200963 01:30:00 15.30

7. 22.08.2012 12:56:59

07-4537200

010-2782676 01:32:56 15.81

8. 28.08.2012 1.:51:14 06-2840806 01:16:52 12.33

9. 30.08.2012 12:53:55 012-7099483 01:10:54 12.07

10. 11.09.2012 13:03:20 010-2782676 01:10:08 11.96

11. 12.09.2012 10:57:57 012-3229202 01:00:27 10.31

Page 16: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 16 -

12. 17.05.2012 18:3:48

07-4537700 (FKMP)

019-7295754 01:21:17 13.83

13. 17.08.2012 09:38:10 07-5535526 01:20:14 12.86

14. 04.06.2012 18:13:25 013-7909123 01:03:58 10.88

15. 12.06.2012 02:32:05

07-4538300 012-8542417 01:30:00 15.30

16. 15.06.2012 18:17:52 012-8542417 01:27:40 14.91

17. 06.04.2012 15:49:55 07-4537000 014-7736689 01:30:00 15.30

18. 26.03.2012 13:04:08

07-4537700

019-7295754 01:16:06 12.98

19. 28.03.2012 20:29:16 010-9081747 01:09:41 11.90

20. 29.03.2012 16:45:47 07-4537700 011-15633771 01:09:54 11.90

21. 17.04.2012 15:50:13

07-4538300 012-8542417 01:02:10 10.60

22. 26.02.2013 15:21:30 019-3688000 01:25:19 14.51

23. 20.03.2012 16:19:06 07-4537200 019-7778452 02:02:17 20.80

24. 05.01.2012 17:30:56 07-4537400 012-7622945 01:05:06 19.60

25. 02.01.2012 08:59:28 07-4537700 017-7556391 01:01:11 12.30

26. 25.09.2012 10:38:31

07-4537000

014-5175760 01:17:07 13.15

27. 10.10.2012 10:26:35 013-7743926 01:08:10 11.62

28. 22.10.2012 17:37:44 012-6454427 01:01:46 10.56

Syor / Cadangan Audit

Pejabat Pendaftar dan Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon

perlu memainkan peranan dan fungsinya dengan lebih efektif

di dalam menangani dan membendung perkara ini daripada

berleluasa. Tindakan lebih tegas hendaklah diambil terhadap

staf yang membuat panggilan-panggilan telefon yang

dilakukan dalam tempoh masa yang panjang yang lebih

bersifat peribadi.

Page 17: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 17 -

5.4.3 Panggilan Telefon Tidak Munasabah

Pihak audit mendapati telah berlaku penyalahgunaan

kemudahan telefon pejabat dari nombor Pilot Number 07-

4564000 iaitu Pilot Number bagi Fakulti Pendidikan Teknik &

Vokasional (FPTV) pada bulan Mac sehingga Oktober 2012.

Berdasarkan butiran maklumat bil dari pihak TM Berhad, pihak

audit menemui sebanyak 144 panggilan telefon tidak

munasabah telah dilakukan. Butirannya mengenainya adalah

seperti berikut :-

i) Panggilan dilakukan hampir setiap hari dalam jarak /

tempoh masa yang singkat bagi setiap panggilan

melibatkan jumlah kos caj panggilan sebanyak

RM5,277.50.

ii) Kekerapan mendail nombor yang sama adalah sekitar 2

hingga 3 kali sehari.

iii) Tempoh panggilan (call duration) bagi setiap panggilan

adalah sekitar 30 minit sehingga 2 jam.

iv) Panggilan yang dibuat selepas waktu bekerja (selepas

jam 5 petang).

v) Panggilan dibuat sebelum waktu bekerja.

vi) Panggilan dibuat pada hari Sabtu dan Ahad.

Keadaan ini jelas menunjukkan tiadanya kawalan di dalam

penggunaan telefon di pejabat berkenaan yang mana

sepatutnya ia khusus untuk tujuan membuat panggilan rasmi

sahaja. Menurut Panduan Pengurusan Pejabat oleh

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia di Bahagian 1

Page 18: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 18 -

(Pengurusan Pejabat) para 1.8 yang menyatakan seperti

berikut :-

”..... (alat komunikasi) hendaklah digunakan dengan

berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja.

Penggunaan untuk urusan peribadi tidak digalakkan.

Sekiranya digunakan, kosnya hendaklah ditanggung

oleh pegawai.”

Butiran panggilan telefon tidak munasabah yang diambil

daripada bil TM Berhad adalah seperti berikut:-

BIL. TARIKH MASA NO. PEMANGGIL

NO. DI DAIL TEMPOH PANGGILAN

AMAUN

1. 30/03/2012 18:33:09 07-4564000 010-4288555 00:31:46 24.60

2. 04/04/2012 16:42:01 07-4564000 010-4288555 00:31:31 24.60

3. 05/04/2012 08:03:39 07-4564000 010-4288555 01:05:43 47.70

4. 10/04/2012 08:23:12 07-4564000 010-4288555 00:21:15 18.30

5. 10/04/2012 11:12:41 07-4564000 010-4288555 00:28:15 22.50

6. 13/04/2012 10:43:29 07-4564000 010-4288555 00:58:33 43.50

7. 17/04/2012 10:36:32 07-4564000 010-4288555 00:19:04 16.20

8. 17/04/2012 18:45:43 07-4564000 010-4288555 00:21:45 18.30

9. 18/04/2012 08:44:39 07-4564000 010-4288555 00:19:24 16.20

10. 18/04/2012 16:59:54 07-4564000 010-4288555 01:26:23 62.40

11. 19/04/2012 08:35:50 07-4564000 010-4288555 00:41:42 30.90

12. 19/04/2012 16:27:52 07-4564000 010-4288555 00:22:40 18.30

13. 20/04/2012 09:11:56 07-4564000 010-4288555 01:26:38 62.40

14. 20/04/2012 17:54:44 07-4564000 010-4288555 00:30:08 24.60

15. 21/04/2012 10:25:45 07-4564000 010-4288555 00:38:08 28.80

16. 24/04/2012 09:58:38 07-4564000 010-4288555 01:16:40 56.10

17. 24/04/2012 18:28:35 07-4564000 010-4288555 00:42:50 33.00

Page 19: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 19 -

18. 14/04/2012 13:04:56 07-4564000 010-4288555 00:53:10 39.30

19. 16/04/2012 17:49:22 07-4564000 010-4288555 01:06:06 49.80

20. 18/04/2012 22:47:07 07-4564000 010-4288555 00:25:19 20.40

21. 18/04/2012 18:26:06 07-4564000 010-4288555 00:51:43 39.30

22. 22/04/2012 18:34:21 07-4564000 010-4288555 00:26:17 20.40

23. 25/04/2012 09:47:53 07-4564000 010-4288555 00:44:36 33.00

24. 30/04/2012 08:21:26 07-4564000 010-4288555 01:17:33 56.10

25. 30/04/2012 18:40:53 07-4564000 010-4288555 00:31:35 24.60

26. 03/05/2012 12:15:01 07-4564000 010-4288555 00:27:15 22.50

27. 07/05/2012 11:51:57 07-4564000 010-4288555 00:16:37 14.10

28. 08/05/2012 15:41:58 07-4564000 010-4288555 00:25:27 20.40

29. 10/05/2012 10:27:01 07-4564000 010-4288555 00:20:29 16.20

30. 10/05/2012 12:22:28 07-4564000 010-4288555 00:26:33 20.40

31. 11/05/2012 09:02:05 07-4564000 010-4288555 00:47:21 35.10

32. 16/05/2012 08:59:54 07-4564000 010-4288555 00:36:13 28.80

33. 17/05/2012 09:48:42 07-4564000 010-4288555 00:15:24 14.10

34. 17/05/2012 10:13:09 07-4564000 010-4288555 00:43:34 33.00

35. 17/05/2012 16:15:19 07-4564000 010-4288555 01:12:52 54.00

36. 18/05/2012 09:34:51 07-4564000 010-4288555 01:06:36 49.80

37. 19/05/2012 15:14:27 07-4564000 010-4288555 00:39:46 30.90

38. 19/05/2012 16:03:50 07-4564000 010-4288555 00:42:10 33.00

39. 20/05/2012 12:00:23 07-4564000 010-4288555 00:16:10 14.10

40. 22/05/2012 12:17:22 07-4564000 010-4288555 00:24:18 20.40

41. 23/05/2012 09:03:02 07-4564000 010-4288555 00:26:37 20.40

42. 24/05/2012 18:00:34 07-4564000 010-4288555 00:39:55 30.90

43. 25/05/2012 17:48:25 07-4564000 010-4288555 01:07:37 49.80

44. 11/06/2012 09:24:20 07-4564000 010-4288555 00:44:29 33.00

45. 12/06/2012 11:28:35 07-4564000 010-4288555 00:19:17 16.20

Page 20: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 20 -

46. 14/06/2012 08:13:19 07-4564000 010-4288555 00:32:01 24.60

47. 14/06/2012 10:03:34 07-4564000 010-4288555 00:52:19 39.30

48. 15/06/2012 10:02:36 07-4564000 010-4288555 01:05:46 47.70

49. 15/06/2012 11:38:47 07-4564000 010-4288555 00:21:27 18.30

50. 15/06/2012 15:02:03 07-4564000 010-4288555 00:30:32 24.60

51. 09/06/2012 08:53:49 07-4564000 010-4288555 00:31:28 24.60

52. 20/06/2012 09:06:55 07-4564000 010-4288555 00:53:20 39.80

53. 26/06/2012 08:09:33 07-4564000 010-4288555 00:16:24 14.10

54. 27/06/2012 17:03:17 07-4564000 010-4288555 00:29:25 22.50

55. 26/06/2012 11:18:00 07-4564000 010-4288555 01:18:14 58.20

56. 27/06/2012 11:45:32 07-4564000 010-4288555 01:07:46 49.80

57. 10/07/2012 15:56:25 07-4564000 010-4288555 01:29:56 64.50

58. 20/07/2012 10:04:40 07-4564000 010-4288555 01:13:57 54.00

59. 20/07/2012 17:33:46 07-4564000 010-4288555 01:13:17 54.00

60. 23/07/2012 10:51:51 07-4564000 010-4288555 01:11:52 51.90

61. 24/07/2012 07:40:45 07-4564000 010-4288555 01:29:55 64.50

62. 02/07/2012 12:05:42 07-4564000 010-4288555 00:49:15 37.20

63. 16/07/2012 12:05:52 07-4564000 010-4288555 00:47:01 35.10

64. 17/07/2012 11:48:58 07-4564000 010-4288555 00:44:20 33.00

65. 17/07/2012 17:08:22 07-4564000 010-4288555 00:19:56 16.20

66. 18/07/2012 12:23:41 07-4564000 010-4288555 00:37:53 28.80

67. 18/07/2012 17:58:35 07-4564000 010-4288555 00:46:44 35.10

68. 19/07/2012 16:20:59 07-4564000 010-4288555 00:23:46 18.30

69. 24/07/2012 09:18:41 07-4564000 010-4288555 00:48:31 37.20

70. 25/07/2012 11:56:01 07-4564000 010-4288555 00:49:10 37.20

71. 25/07/2012 16:31:23 07-4564000 010-4288555 00:37:39 28.80

72. 25/07/2012 17:46:56 07-4564000 010-4288555 00:35:25 26.70

73. 26/07/2012 10:29:57 07-4564000 010-4288555 00:16:34 14.10

Page 21: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 21 -

74. 26/07/2012 11:57:16 07-4564000 010-4288555 00:46:47 35.10

75. 27/07/2012 17:27:48 07-4564000 010-4288555 01:14:21 54.00

76. 30/07/2012 09:21:03 07-4564000 010-4288555 01:29:52 64.50

77. 30/07/2012 11:16:50 07-4564000 010-4288555 01:05:22 47.70

78. 30/07/2012 18:16:16 07-4564000 010-4288555 00:25:22 20.40

79. 31/07/2012 12:28:11 07-4564000 010-4288555 00:25:48 20.40

80. 01/08/2012 11:52:46 07-4564000 010-4288555 01:05:03 47.70

81. 01/08/2012 17:43:55 07-4564000 010-4288555 00:26:20 20.40

82. 02/08/2012 10:31:50 07-4564000 010-4288555 01:06:37 49.80

83. 03/08/2012 10:25:58 07-4564000 010-4288555 00:20:21 16.20

84. 03/08/2012 10:49:30 07-4564000 010-4288555 01:12:51 54.00

85. 03/08/2012 15:22:06 07-4564000 010-4288555 01:29:53 64.50

86. 06/08/2012 08:21:27 07-4564000 010-4288555 00:55:31 41.40

87. 06/08/2012 12:18:18 07-4564000 010-4288555 00:40:37 30.90

88. 07/08/2012 17:00:44 07-4564000 010-4288555 01:10:37 51.90

89. 08/08/2012 11:44:23 07-4564000 010-4288555 00:58:28 43.50

90. 08/08/2012 16:50:17 07-4564000 010-4288555 00:25:53 20.40

91. 09/08/2012 08:04:14 07-4564000 010-4288555 01:39:56 72.90

92. 12/08/2012 10:17:09 07-4564000 010-4288555 01:41:53 72.90

93.. 13/08/2012 11:49:59 07-4564000 010-4288555 00:24:55 20.40

94. 13/08/2012 12:18:31 07-4564000 010-4288555 00:18:42 16.20

95. 15/08/2012 12:13:59 07-4564000 010-4288555 00:37:47 28.80

96. 27/08/2012 10:41:52 07-4564000 010-4288555 02:17:38 98.10

97. 28/08/2012 17:18:38 07-4564000 010-4288555 01:20:24 58.20

98. 29/08/2012 08:20:37 07-4564000 010-4288555 00:47:43 35.10

99. 30/08/2012 08:46:22 07-4564000 010-4288555 00:20:27 16.20

100. 30/08/2012 12:08:00 07-4564000 010-4288555 00:32:21 24.60

101. 30/08/2012 17:44:13 07-4564000 010-4288555 00:48:42 37.20

Page 22: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 22 -

102. 03/09/2012 17:09:07 07-4564000 010-4288555 00:16:20 14.10

103. 03/09/2012 17:37:26 07-4564000 010-4288555 00:53:41 39.30

104. 04/09/2012 10:36:44 07-4564000 010-4288555 01:16:31 56.10

105. 04/09/2012 11:57:00 07-4564000 010-4288555 00:31:59 24.60

106. 04/09/2012 16:55:07 07-4564000 010-4288555 01:07:21 49.80

107. 05/09/2012 09:10:36 07-4564000 010-4288555 00:26:09 20.40

108. 05/09/2012 11:58:41 07-4564000 010-4288555 00:47:22 35.10

109. 06/09/2012 08:34:24 07-4564000 010-4288555 00:36:39 28.80

110. 07/09/2012 16:39:45 07-4564000 010-4288555 01:00:22 45.60

111. 07/09/2012 17:50:18 07-4564000 010-4288555 00:28:05 22.50

112. 10/09/2012 15:54:40 07-4564000 010-4288555 01:29:47 64.50

113. 12/09/2012 11:49:38 07-4564000 010-4288555 01:03:20 47.50

114. 13/09/2012 17:27:40 07-4564000 010-4288555 00:56:36 41.40

115. 14/09/2012 16:51:34 07-4564000 010-4288555 01:29:50 64.50

116. 18/09/2012 16:04:20 07-4564000 010-4288555 01:21:52 60.30

117. 19/09/2012 17:10:50 07-4564000 010-4288555 00:29:23 22.50

118. 20/09/2012 09:56:21 07-4564000 010-4288555 01:17:17 56.10

119. 20/09/2012 16:24:33 07-4564000 010-4288555 00:24:55 20.40

120. 21/09/2012 10:34:43 07-4564000 010-4288555 01:17:12 56.10

121. 21/09/2012 16:43:34 07-4564000 010-4288555 01:29:55 64.50

122. 22/09/2012 11:16:54 07-4564000 010-4288555 00:44:41 33.00

123. 23/09/2012 15:01:49 07-4564000 010-4288555 00:55:57 41.40

124. 23/09/2012 16:16:20 07-4564000 010-4288555 01:16:03 56.10

125. 24/09/2012 08:37:04 07-4564000 010-4288555 00:18:41 16.20

126. 24/09/2012 16:39:00 07-4564000 010-4288555 00:18:14 16.20

127. 25/09/2012 10:21:30 07-4564000 010-4288555 00:45:13 35.10

128. 29/10/2012 17:46:18 07-4564000 010-4288555 00:20:54 16.20

129. 31/10/2012 18:11:34 07-4564000 010-4288555 00:45:21 35.10

Page 23: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 23 -

130. 01/10/2012 18:09:12 07-4564000 010-4288555 00:37:50 28.80

131. 29/09/2012 10:21:30 07-4564000 010-4288555 00:45:13 35.10

132. 25/09/2012 17:25:32 07-4564000 010-4288555 01:29:55 64.50

133. 26/09/2012 17:33:31 07-4564000 010-4288555 00:54:57 41.40

134. 27/09/2012 16:17:33 07-4564000 010-4288555 00:22:13 18.30

135. 270/9/2012 16:42:27 07-4564000 010-4288555 01:29:50 64.50

136. 01/10/2012 08:36:24 07-4564000 010-4288555 00:54:27 41.40

137. 01/10/2012 09:36:35 07-4564000 010-4288555 01:15:48 56.10

138. 01/10/2012 15:26:13 07-4564000 010-4288555 00:33:03 26.70

139. 01/10/2012 17:57:33 07-4564000 010-4288555 00:36:56 28.80

140. 03/10/2012 08:25:02 07-4564000 010-4288555 01:07:27 49.80

141. 10/10/2012 17:29:59 07-4564000 010-4288555 01:01:51 45.60

142. 15/10/2012 09:37:17 07-4564000 010-4288555 01:29:52 64.50

143. 17/10/2012 17:57:59 07-4564000 010-4288555 01:03:50 47.70

144. 01/11/2012 18:09:12 07-4564000 010-4288555 00:37:50 28.80

JUMLAH (RM) 5,277.50

Panggilan dibuat selepas jam 5 petang (35 panggilan)

Panggilan telefon melebihi tempoh 2 jam (1 panggilan)

Panggilan dibuat pada hari Sabtu (6 panggilan)

Panggilan dibuat pada hari Ahad (5 panggilan)

Panggilan dibuat sebelum waktu bekerja (1 panggilan)

Syor / Cadangan Audit

i) Peraturan atau pekeliling mengenai tatacara

penggunaan kemudahan telefon pejabat perlu

diwujudkan segera di UTHM bagi menjadi rujukan dan

panduan kepada staf tentang peraturan dan kawalan di

dalam penggunaan telefon Universiti.

Page 24: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 24 -

ii) Selaras dengan peraturan yang telah ditetapkan di

dalam Panduan Pengurusan Pejabat oleh Jabatan

Perkhidmatan Awam, sebarang caj panggilan telefon

atas urusan peribadi perlu dibayar oleh staf terbabit dan

kegagalan untuk menjelaskannya boleh dikenakan

tindakan surcaj. Ini sebagai langkah untuk

membendung amalan tidak elok di kalangan staf yang

suka menghabiskan banyak masa menggunakan

kemudahan telefon pejabat untuk tujuan peribadi.

iii) Setiap PTj perlu mewujudkan buku daftar yang khusus

untuk mencatatkan rekod panggilan telefon bagi urusan

kerajaan dan peribadi sebagai kawalan dalaman serta

memudahkan urusan membuat tuntutan bayaran

terhadap caj panggilan persendirian setiap bulan.

Dengan cara itu, setiap individu yang menggunakan

telefon pejabat bagi tujuan peribadi dapat dituntut

bayaran sewajarnya walaupun amalan ini tidak pernah

dilaksanakan sebelum ini.

iv) Ketua-ketua PTj perlu mewujudkan pemantauan dan

kawalan dalaman yang kukuh di dalam penggunaan

kemudahan telefon Universiti. Staf bawahan perlu

diingatkan agar menggunakan kemudahan tersebut

hanya untuk tujuan rasmi serta secara berhemah bagi

mengelakkan pembaziran.

Page 25: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 25 -

5.4.4 Panggilan Antarabangsa Melebihi Tempoh 30 Minit

Terdapat juga panggilan antarabangsa yang dilakukan dalam

tempoh masa yang agak lama, iaitu melebihi 30 minit dengan

kos panggilan mencecah puluhan ringgit bagi setiap panggilan

yang dibuat. Menurut Panduan Pengurusan Pejabat oleh

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia di Bahagian 1 para

1.13 yang menyatakan :-

“Panggilan jarak jauh hendaklah dihadkan kepada

perkara yang mustahak sahaja dan memerlukan

tindakan segera. Pegawai juga hendaklah

meringkaskan percakapan. Setiap panggilan yang

dibuat hendaklah direkodkan dalam fail (jika perlu) dan

sekiranya memerlukan tindakan susulan hendaklah

diikuti surat”.

Contoh panggilan antarabangsa yang dilakukan adalah seperti

di jadual berikut :-

BIL. TARIKH MASA NO. PEMANGGIL

NO. DI DAIL / DESTINASI

TEMPOH PANGGILAN

AMAUN

1. 14.06.2012 08:28:09

07-4537000

02-62461234 (Singapura)

00:40:35 78.60

2. 02.05.2012 16:20:41 447825954426 (United

Kingdom)

00:51:23 46.26

3. 12.11.2012 18:32:03 62614574000 (Indonesia)

00:46:52 84.42

4. 09.04.2012 15:50:37 92305540379 (Pakistan)

00:47:50 167.65

5. 13.04.2012 17:54:44 447725359966 (United

Kingdom)

00:39:53 41.00

6. 16.04.2012 19:54:13 923055540379 (Pakistan)

00:58:58 206.50

7. 19.04.2012 20:33:42 923055540379 (Pakistan)

00:56:56 199.50

8. 07.03.2012 18:30:34 923055540379 (Pakistan)

00:35:30 124.25

Page 26: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 26 -

Syor / Cadangan Audit

Pejabat Pendaftar perlu mengeluarkan peringatan umum

kepada staf supaya sentiasa mengamalkan sikap berhemah di

dalam penggunaan telefon Universiti, terutamanya yang

melibatkan panggilan ke luar negara. Setiap panggilan

antarabangsa selain kategori talian yang dibenarkan maka

perlulah melalui operator Pejabat Pendaftar dan direkodkan.

Juga perlu dipastikan kebenaran membuat panggilan

antarabangsa adalah atas urusan rasmi sahaja dan jika

terdapat juga sebarang panggilan atas urusan persendirian

yang terlalu penting maka perlulah direkodkan dan dikenakan

bayaran sewajarnya.

5.4.5 Nombor Sambungan (Extention Number) Yang Kerap

Mencatatkan Caj Panggilan Yang Tinggi Setiap Bulan -

Data Summary Report Highest Cost By Extention Oleh

PPH

Berdasarkan data Summary Report Highest Cost By Extention

oleh pihak PPH, pihak audit mendapati beberapa nombor

sambungan (extention number) yang merekodkan jumlah kos

atau caj panggilan yang tinggi iaitu melebihi RM100 hampir

setiap bulan. Pihak audit sedia maklum bahawa kemungkinan

bil panggilan telefon yang tinggi ini adalah selari dengan tugas

hakiki yang digalas oleh individu terbabit. Walau

bagaimanapun, elemen kawalan dan pemantauan wajar diberi

perhatian dan penekanan di dalam memastikan telefon

pejabat tidak disalahguna untuk tujuan peribadi. Dengan

mengambilkira syarat yang ditetapkan oleh Jawatankuasa

Page 27: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 27 -

Penilai Fasiliti Telefon UTHM seperti mesyuarat bil. 2/2012

mengenai kelulusan penaiktarafan kategori talian telefon di

PTj dengan menetapkan had penggunaan adalah sebanyak

RM100.00 sahaja. Berikut adalah data yang diperolehi

daripada Unit Telefon PPH berkenaan senarai extention

number yang kerap mencatatkan kos panggilan melebihi

RM100 setiap bulan :-

NO. SAMBUNGAN / NAMA

JAWATAN PTJ BIL. BULAN LOCAL (RM)

STD (RM)

IDD (RM)

TOTAL DURATION

(RM)

TOTAL (RM)

7482

Azli Bin Pudin

Pengurus

Pusat Sukan

1. Jan 0.00 269.30 0.00 09:54:32 269.30

2. Mac 0.00 216.30 0.00 08:37:29 216.30

3. Apr 0.90 225.20 0.00 06:40:54 226.10

4. Mei 1.71 319.50 0.00 10:39:21 321.21

5. Jun 0.00 157.40 0.00 05:16:45 157.40

6. Jul 0.00 159.20 0.00 05:09:46 159.20

7. Ogos 0.45 231.80 0.00 06:51:59 232.25

8. Sept 0.00 359.50 0.00 10:01:03 359.50

9. Okt 0.36 301.00 0.00 10:05:50 301.36

10. Nov 0.57 273.80 0.00 10:00:39 274.37

11. Dis 0.00 114.60 0.00 03:43:20 114.60

8649

Mesin Faksimili

Pejabat SISPA

1. Mac 2.10 186.90 0.00 07:40:56 189.00

2. Apr 0.09 508.30 0.00 14:41:06 508.39

3. Mei 3.33 497.70 0.00 17:25:56 501.03

4. Jun 0.18 271.70 0.00 08:33:27 271.88

5. Jul 0.00 193.10 0.00 06:27:27 193.10

6. Ogos 0.00 78.40 0.00 02:27:01 78.40

7. Sept 0.18 284.50 0.00 09:35:40 284.68

8. Okt 0.27 241.40 0.00 07:57:16 241.67

9. Nov 0.36 291.00 0.00 09:48:31 291.36

10. Dis 0.18 189.8 0.00 06:22:53 189.98

7449

1. Mac 0.63 275.70 0.00 08:40:29 276.33

2. Apr 3.48 388.60 0.00 12:08:15 392.08

3. Mei 4.68 342.70 0.00 11:48:16 347.38

Page 28: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 28 -

Faiezan Binti Md. Taib

PPT Pusat Sukan

4. Jun 0.27 170.30 0.00 05:40:11 170.57

5 Jul 0.63 208.60 0.00 07:38:32 209.23

6. Sept 0.45 277.40 0.00 08:36:26 277.85

7. Okt 0.09 228.80 0.00 06:51:07 228.89

8.. Nov 0.18 207.10 0.00 06:16:09 207.28

9. Dis 0.18 149.00 0.00 04:50:01 149.18

7457

Zailiya Binti Suradi /

Mohd Faishal Bin Yatni

PTPO

Pejabat HUI

1. Jan 0.48 223.30 0.00 08:04:34 223.78

2. Feb 0.75 198.60 0.00 06:33:17 199.35

3. Mac 0.45 210.10 0.00 06:26:41 210.55

4. Apr 0.99 379.30 0.00 09:58:43 380.29

5. Mei 0.90 469.80 0.00 12:37:44 470.70

6. Jun 0.90 267.50 0.00 08:45:07 268.40

7. Jul 0.48 191.00 0.00 06:24:44 191.48

8. Nov 0.27 196.20 0.00 06:18:43 196.47

9. Dis 0.18 205.80 0.00 06:45:31 205.98

7883

Mohd. Azizi Bin Mohd. Afandi

Baithan / Rizal Asrol / Mohd.

Nazri / Syahrizan

(Pengguna di direktori)

Juruteknik

Artis Budaya

FKMP

PPPP

1. Feb 1.98 279.20 0.00 09:38:12 281.18

2. Mac 3.54 246.30 0.00 09:20:45 249.84

3. Apr 0.18 329.80 0.00 10:49:08 329.98

4. Mei 1.35 286.00 0.00 10:51:07 287.35

5. Jun 0.69 173.30 0.00 06:01:17 173.99

6. Sept 0.90 186.00 0.00 07:15:20 186.90

7. Nov 0.39 110.10 0.00 03:42:39 110.49

8. Dis 0.84 120.40 0.00 04:32:49 121.24

7530

Azleen Binti Sulaiman

Setiausa-ha Pejabat

Pejabat PNC (P)

1. Jan 1.20 215.40 0.00 08:02:24 216.60

2. Feb 0.27 232.40 0.00 07:54:11 232.67

3. Mei 0.75 277.10 0.00 09:07:12 277.85

4. Ogos 0.18 109.20 0.00 03:04:17 109.38

5. Okt 2.07 214.30 23.94 07:49:21 240.31

6. Nov 0.54 195.30 0.00 06:54:20 195.84

7. Dis 1.08 247.20 0.00 10:09:10 248.28

8650

Staf Muda (PA) Nurulnikmah

Binti Abu Samah /

KPT. (PA) Sh.

Pegawai Peyelaras

Pejabat SISPA

1. Feb 0.54 224.30 0.00 08:06:32 224.84

2. Apr 0.00 259.10 0.00 09:15:35 259.10

3. Mei 0.87 391.90 0.00 12:50:25 392.77

4. Jun 0.00 222.30 0.00 07:57:27 222.30

5. Jul 0.00 203.50 0.00 06:17:34 203.50

Page 29: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 29 -

Halizah Binti Syed Abdullah

6. Nov 0.09 146.60 0.00 05:27:31 146.69

7. Dis 0.24 138.20 0.00 04:45:30 138.44

3318

Kaunter Perkhidmatan

Perpusta-kaan

1. Jan 0.36 216.30 0.00 08:07:47 216.66

2. Jun 0.09 167.00 0.00 05:43:14 167.09

3. Sept 0.18 184.30 0.00 07:06:28 184.48

4. Okt 0.45 234.40 0.00 08:39:40 234.85

5. Nov 1.53 219.10 0.00 08:56:49 220.63

6. Dis 0.96 242.00 0.00 09:01:04 242.96

7177

Abd Hakim Bin Mohd Khalil

Rahmat Bin Abdul Rahman

Siti Rohayu Bte Samsudin

Noor Sazran Bin Malek

Nurihan Bin Harun

Pengawal Keselama-

tan Kanan /

Pengawal Keselama-

tan

Pejabat Pendaftar

1. Jan 0.81 192.70 0.00 07:51:23 193.51

2. Mac 1.26 219.60 0.00 08:52:29 220.86

3. Apr 0.18 264.40 0.00 10:00:16 264.58

4. Dis 1.08 107.80 0.00 05:10:51 108.88

7464

Aspalalila Binti Abdullah

Pegawai Psikologi

PPPP

1. Mac 0.00 183.40 0.00 05:09:18 183.40

2. Jun 0.09 216.50 0.00 08:18:11 216.59

3. Jul 0.09 174.40 0.00 05:22:02 174.49

4. Dis 0.27 162.00 0.00 05:30:23 162.27

7045

Muhammad Radzi Bin

Kamarudin

Ng Wee Fern (nama

pengguna di direktori)

Penolong Pendaftar

Pejabat HEP

1. Sept 0.18 303.30 0.00 10:09:32 303.48

2. Okt 0.63 343.60 0.00 12:44:16 344.23

3. Nov 0.09 171.60 0.00 06:18:21 171.69

4. Dis 0.09 100.00 0.00 04:22:57 100.09

7908

Haslina Binti Abd. Rashid

Setiausa-ha Pejabat

PP

Siswazah

1. Jan 2.73 308.00 0.00 08:41:17 310.73

2. Feb 3.18 280.10 0.00 08:34:19 283.28

3. Nov 0.96 141.90 0.00 05:02:28 142.86

4. Dis 0.30 137.90 0.00 04:13:53 138.20

4211

Noorhayati Binti Othman

Setiausa-ha Pejabat

FKAAS

1. Jan 0.36 247.70 0.00 09:06:15 248.06

2. Feb 0.84 248.60 0.00 10:22:19 249.44

3. Nov 0.87 106.80 0.00 04:10:43 107.67

4. Dis 0.27 104.10 0.00 04:30:12 104.37

Page 30: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 30 -

4288

Kaunter Perkhidmatan 1

FKAAS

1. Ogos 0.09 73.60 0.00 02:30:43 73.69

2. Sept 0.00 222.30 0.00 09:09:00 222.30

3. Nov 0.09 169.40 0.00 06:33:51 169.49

4. Dis 0.27 181.90 0.00 07:15:07 182.17

3833

Mesin Faksimili

FPTP

1. Ogos 0.18 82.10 0.00 02:32:47 82.28

2. Nov 2.25 386.30 0.00 10:26:13 388.55

3. Dis 1.26 245.50 0.00 06:25:52 246.76

4113

Halizah Binti Ismail

PTPO

FPTV

1. Sept 0.21 216.40 0.00 08:14:50 216.61

2. Nov 0.90 160.10 0.00 05:57:26 161.00

3. Dis 0.36 179.20 0.00 07:32:06 179.56

7017

Sarina Binti Ismail /

Azlila Bte Mohammad

Basri

PPT / PTPO

FSTPI

1. Ogos 0.09 78.10 0.00 02:18:11 78.19

2. Nov 0.45 237.50 0.00 07:03:02 237.95

3. Dis 0.09 192.30 0.00 05:51:24 192.39

7039

Zamri Bin Ahmad /

Abd Aziz Bin Hashim / Razali

Bin Ahmad (nama

pengguna di direktori)

PTPO

Pejabat HEP

1. Apr 0.18 267.60 0.00 07:56:58 267.78

2. Nov 0.72 232.50 0.00 05:54:31 233.22

3. Dis 0.36 127.90 0.00 03:33:25 128.26

7052

Nurulasyikin Binti Mohd Shah

Setiausa-ha Pejabat

Pejabat Bendahari

1. Mei 1.35 301.60 0.00 09:16:19 302.95

2. Nov 0.54 121.80 0.00 04:46:25 122.34

3. Dis 0.84 133.10 0.00 05:05:22 133.94

7073

Mohd. Khalil Bin Hassan /

Norhafiza Binti Mohamed Saim

(Feb)

Pekerja Awam

Pembantu Akauntan

Kanan

Pejabat Bendahari

1. Jan 1.95 200.70 0.00 07:50:36 202.65

2. Nov 0.27 123.20 0.00 05:30:59 123.47

3. Dis 1.53 144.50 0.00 05:53:54 146.03

7292

Aduan Kerosakan IT

(Kampus Induk)

PTM

1. Jul 0.39 159.00 0.00 05:04:58 159.39

2. Nov 0.00 145.40 0.00 06:00:55 145.40

3. Dis 0.72 135.80 0.00 06:27:59 136.52

7461 1. Okt 2.67 218.20 0.00 07:31:49 220.87

Page 31: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 31 -

Norshazila Binti Mohd. Nasir

PTPO PPPP 2. Nov 1.92 110.30 0.00 04:03:21 112.22

3. Dis 0.63 148.10 0.00 04:30:28 148.73

7343

Dayanita Binti Md. Dahar /

Abd Halim Shah Bin Abd Hamid

PTPO /

Pembantu Am Pejabat

Pusat Pemba-

ngunan & Latihan

Akademik

1 Feb 0.81 230.80 0.00 07:41:49 231.61

2 Mei 2.67 252.2 0.00 09:47:10 254.87

3 Jul 2.25 156.00 0.00 05:11:34 158.25

7595

Azlinda Binti Ahmad

Setiausaha Pejabat

FTK

1. Okt 0.60 232.20 0.00 06:56:45 232.80

2. Nov 0.27 141.40 0.00 05:03:49 141.67

3. Dis 1.95 149.10 0.00 04:47:29 151.05

7702

Zarina Binti Atan

Setiausaha Pejabat

FKMP

1. Ogos 0.66 72.80 0.00 01:59:59 73.46

2. Nov 0.84 142.70 0.00 04:04:00 143.54

3. Dis 0.45 167.90 0.00 04:39:28 168.35

7755

Hafizah Binti Muhammad

Elham /

Mej.(Rela) Siti Fadilah Binti

Mislan (nama

pengguna di direktori)

Unit Kewangan/

Pegawai Penyela-ras

/ Ketua Jurulatih

Briged RELA Siswa

Siswi (RELASI)

1. Sept 0.09 237.00 0.00 08:15:27 237.09

2. Nov 0.09 173.00 0.00 05:57:50 173.09

3. Dis 0.45 129.70 0.00 04:46:27 130.15

7476

Farhawahidah Binti Ahmad

Puad

Pegawai Belia Dan

Sukan

Pusat Sukan

1 Jan 0.00 233.50 0.00 05:37:20 233.50

2 Feb 0.09 258.20 0.00 05:38:39 258.29

Ahmad Faizal B. Abu Bakar

Juruteknik PPH 1. Feb 0.18 254.30 0.00 08:18:28 254.48

2. Mac 0.00 198.50 0.00 06:00:58 198.50

3806

Lilyanna Binti Jamari

Setiausaha Pejabat

FPTP

1. Ogos 1.65 76.60 0.00 03:41:18 78.25

2. Dis 7.80 122.30 0.00 07:16:12 130.10

3404

Pejabat Taska UTHM (Masjid)

Masjid

1. Nov 0.15 162.60 0.00 07:54:54 162.75

2. Dis 0.78 311.60 0.00 15:20:28 312.38

7007

Aizan Halmie Binti Mohamad

/

Noorulazleen Binti Malek

(nama

Setiausaha Pejabat

Pejabat TNC (P& I)

1. Jan 0.36 180.00 16.56 08:51:36 196.92

2. Dis 3.24 108.20 0.00 05:05:44 111.44

Page 32: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 32 -

pengguna di direktori)

7223

Siti Ruhani Binti Katmon / Siti

Haida Binti Surif

Juruteknik

PPH

1. Ogos 0.27 84.80 0.00 02:35:31 85.07

2. Nov 1.08 114.60 0.00 04:43:38 115.68

7302

Asmah Binti Jailani /

Noris Binti Mansur (nama

pengguna di direktori)

Setiausa-ha Pejabat

Pusat Pemba-ngunan

Dan Latihan

Akademik

1. Jun 2.13 157.70 0.00 06:35:46 159.83

2. Nov 1.14 123.40 0.00 04:30:11 124.54

7674

Nafizah Binti Salleh And Ali /

Siti Ruslina Binti Mohd. Rusli

(nama pengguna di

direktori)

Juruteknik /

Juruteknik Kanan

FKEE

1. Okt 14.97 208.30 0.00 15:54:26 223.27

2. Nov 6.81 281.20 0.00 17:59:34 288.01

7703

Nurulhuda Binti Abdul Latip

Setiausaha Pejabat

FKMP

1. Sept 0.09 196.30 0.00 05:27:04 196.39

2. Nov 0.27 115.40 7.56 03:29:15 123.23

7876

Ahmad Zulfadli Bin Jusoh

Penolong Pendaftar

Alumni

1. Okt 0.27 237.40 0.00 07:25:22 237.67

2. Nov 0.27 132.20 0.00 04:05:43 132.47

8395

Khalil Bin Mohd

Pegawai Peminda-

han Teknologi /

Ketua Unit

ORICC /

UTHM Holdings Sdn. Bhd.

1. Jul 1.77 154.40 0.00 04:53:46 156.17

2. Dis 1.56 115.60 0.00 03:36:35 117.16

8399

Mesin Faksimili

ORICC 1. Nov 3.00 141.20 0.00 04:33:01 144.20

2. Dis 1.11 162.60 0.00 04:47:02 163.71

3420

Muhammad Shahrin Bin

Haron

Pegawai Kebuda-

yaan

Pejabat Naib

Canselor

1. Nov 0.75 131.90 0.00 04:31:46 132.65

2. Dis 0.45 159.50 0.00 04:31:59 159.95

7696

Kaunter PPA

PPA 1. Nov 0.18 131.10 0.00 04:25:33 131.28

2. Dis 1.11 155.50 0.00 04:51:43 156.61

7005

Suhailah Bte Muhammad

Setiausaha

Pej Naib Canselor

1. Nov 0.81 174.50 0.00 06:51:31 175.31

2. Dis 0.36 145.80 0.00 05:24:35 146.16

Page 33: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 33 -

Philip

7146

Pos Keselamatan

Pengawal Keselama-

tan Kanan / Pengawal Keselama-

tan

Pejabat Pendaftar

1. Nov 6.57 160.20 0.00 07:09:53 166.77

2. Dis 5.73 126.50 0.00 06:32:38 132.23

7109

Dr. Muhammad Sukri Bin Mustapa

Pensyarah / Ketua Pejabat (HUM)

FKMP 1. Nov 0.69 273.30 0.00 07:57:33 273.99

2. Dis 0.36 130.90 0.00 04:08:41 131.26

7023

Rozaida Binti Salikin

Setiausaha Pejabat Naib

Canselor

1. Nov 0.87 110.00 0.00 04:47:27 110.87

2. Dis 0.36 119.30 0.00 05:15:37 119.66

8312

Roshaidi B. Daud

Norlailah Bte Miswan (nama

pengguna di direktori)

Setiausaha ORICC 1. Nov 0.36 155.90 0.00 06:12:27 156.26

2. Dis 0.09 116.20 0.00 04:22:14 116.29

52

Operator (52)

Pejabat Pendaftar

1. Nov 0.36 250.60 0.00 07:10:46 250.96

2. Dis 0.27 103.60 0.00 02:59:02 103.87

3834

Mesin Faksimili

FPTP 1. Mac 0.09 181.50 0.00 04:34:17 181.59

7899

Dr. Zulkifli Bin Taat

Ketua Pusat

Rumah Felo

1. Feb 0.27 288.80 0.00 07:37:23 289.07

7661

Julianah Binti Mohamed /

Nama pengguna di direktor :-Hasnolulailee

Bin Mohd Hamdi) /

Mohd Syazwan Bin Abas /

Munawarah Binti Mai’an /

Iszuwan Bin Azhar /

PTPO

PTPO

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Pem. Am Pejabat

Kolej Kediaman

Tun Fatimah

1. Apr 1.29 254.60 0.00 08:56:28 255.89

Page 34: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 34 -

Mohd Syazwan Bin Mustaffa

Pekerja Rendah Awam

8313

PM. Dr. Hj. Ismail B. Abdul

Rahman /

PM. Dr. Mohd. Amri Bin Lajis

(nama pengguna di

direktori)

Timbalan Dekan

ORICC

1.

Apr

0.27

122.80

199.50

04:12:07

322.57

3357

Azlinda Binti Ahmad @ Salleh

Mulyandi Bin Adam (nama

pengguna di direktori)

Setiausaha Pejabat

Pusat Islam

1.

Mei

0.63

238.60

0.00

07:36:23

239.23

7684

Mohd Azizi Bin Shamsudin /

Aminah Binti Abdul Rahman

(nama pengguna di

direktori)

Penolong Pendaftar /

Pen. Pendaftar

Kanan

PPA

1.

Jun

1.05

198.90

0.00

04:55:33

199.95

7979

Kamil Bin Khalid

Pensyarah (Cuti

Belajar)

FSTPI 1. Jul 0.18 175.10 0.00 05:41:05 175.28

7130

Ahmad Shah Bin A. Rahim

Ketua Unit Pejabat Pendaftar

1. Nov 0.00 157.40 0.00 05:17:01 157.40

7069

Azmi Bin Mahmud

Juruteknik PTM 1. Nov 0.21 152.80 0.00 05:41:09 153.41

7812

Anuar Bin Ismail

Juruteknik FKMP 1. Nov 1.44 136.00 0.00 04:28:54 137.44

7106

Ariah Binti Alias

Ketua Unit Unit Kenaikan Pangkat, Pejabat

Pendaftar

1. Nov 3.21 124.00 0.00 04:38:05 127.21

7214 PTPO Pejabat Pendaftar

1. Nov 0.18 126.80 0.00 05:27:17 126.98

Page 35: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 35 -

Yuslizar Bin Kamaruddin

3456

Anuar Bin Othman

Pegawai Senireka

Pejabat Naib

Canselor

1. Nov 0.09 125.80 0.00 05:34:51 125.89

8564

Badariah Binti Abdul Kadir

Setiausaha PPD 1. Nov 0.63 123.60 0.00 04:47:32 124.23

7896

Ustazah Shakila Binti Ahmad

Pensyarah Rumah Felo

1. Nov 0.00 121.10 0.00 03:33:22 121.10

7170

Shamsulkhairi Bin Md. Salleh

Peg. Khas NC

Pejabat Naib

Canselor

1. Dis 0.39 131.60 0.00 04:43:19 131.99

7187

Izat Sani Bin Hj. Sewito

Yazilah Binti Mohd Yazir

(nama pengguna di

direktori)

Pen. Pengurus Asrama

KKTDI 1. Dis 1.41 148.90 0.00 06:31:55 150.31

7485

Mahyuzie Bin Jenal

Ketua Jabatan

Pusat Koku 1. Dis 0.60 107.40 0.00 03:58:47 108.00

7298

Norman Bin Mohamad Noah

Pen. Peg. Teknologi Maklumat

PTM 1. Dis 0.90 106.90 0.00 03:59:15 107.80

7674

Siti Ruslina Binti Mohd Rusli

Juruteknik

FKEE

1.

Dis

3.21

102.30

0.00

05:25:04

105.51

Kos panggilan melebihi RM300.00

5.4.6 Kategori Talian Telefon Tidak Mengikut Kelayakan Staf

Daripada data Summary Report Highest Cost By Extention di

para 5.4.5 di atas dan pengesahan terhadap pengguna talian

yang diaudit, didapati beberapa talian telefon staf yang sering

Page 36: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 36 -

mencatatkan caj panggilan yang tinggi adalah daripada

kategori talian yang tidak selaras dengan kelayakan talian

telefon mengikut gred jawatan yang telah ditetapkan oleh

Jawatankuasa Fasiliti Telefon Universiti. Ketidakselarasan ini

juga tidak disokong oleh sebarang permohonan menaiktaraf

talian telefon oleh PTj berkenaan dan juga tidak termasuk di

dalam permohonan penaiktarafan kategori talian telefon yang

diluluskan oleh Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon UTHM.

Perkara ini wajar diberi perhatian kerana keadaan ini

menunjukkan kawalan dalaman dan penguatkuasaan yang

longgar dan ianya boleh terdedah kepada risiko

penyalahgunaan kemudahan telefon Universiti yang tidak

terkawal. Contoh-contoh kes talian telefon yang tidak selaras

dengan kelayakan staf adalah seperti berikut :-

BIL. NO. SAMB.

NAMA JAWATAN PTJ KATEGORI TALIAN

TELEFON

KATEGORI TALIAN

MENGIKUT KELAYAKAN JAWATAN

JUSTIFIKASI PERMOHO-

NAN

BULAN JUMLAH CAJ (RM)

1. 7457

Zailiya binti Suradi / Mohd Faishal bin

Yatni

PTPO P(HUI)

B F Tiada maklumat

Jan-Jul & Nov-Dis

2,347.00

2. 7883 Baithan / Rizal Asrol / Mohd Nazri

/ Syahrizan

Artis Budaya PPPP B D Tiada maklumat

Feb-Jun, Sept & Nov

-Dis

1,740.97

3. 3318 Kaunter Perkhidmatan

Perpustaka-an

B F Tiada maklumat

Jan, Jun & Sept-Dis

1,266.67

4. 7177 Pejabat Pengawal Keselamatan

Pengawal Keselama-

tan Kanan /

Pengawal Keselama-

tan

Pej. Pendaftar B E Tiada maklumat

Jan, Mac-Apr & Dis

787.83

5. 7343 Dayanita bt. Md. Dahar / Abd. Halim

Shah bin Abd Hamid

PTPO / PAP PPLA B F Tiada maklumat

Feb, Mei & Jul

644.73

Page 37: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 37 -

6. 4288 Kaunter Perkhidmatan 1

FKAAS F Tiada maklumat

Ogos-Sept & Nov-Dis

647.65

7. 4113 Halizah bt Ismail PTPO FPTV B F Tiada maklumat

Sept & Nov-Dis

557.17

8. 7017 Sarinah bt Ismail PPT FSTPi B D Tiada maklumat

Ogos & Nov-Dis

508.53

9. 7223 Siti Haida bt Surif Ketua Juruteknik

PPH B D Tiada maklumat

Ogos & Nov

200.75

10. 7461 Norshazila bt Mohd Nasir

PTPO PPPP B F Tiada maklumat

Okt-Dis 481.82

11. 7292 Aduan Kerosakan IT

Umum PTM B F Tiada maklumat

Jul, Nov-Dis 441.31

Petunjuk :-

Syor / Cadangan Audit

Kebenaran penggunaan talian telefon yang tidak selaras

dengan kelayakan jawatan staf wajar diberi perhatian dan

dikaji semula oleh Pejabat Pendaftar dan Unit Telefon, PPH.

Penaiktarafan kategori kelayakan talian telefon mestilah

disokong dengan justifikasi yang kukuh, contohnya

mengambilkira keperluan tugas harian yang banyak

berhubung dengan pihak luar. Di antara perkara yang perlu

dipertimbangkan sebelum meluluskan permohonan

menaiktaraf talian adalah bidang tugas, had kuasa pegawai

KATEGORI TALIAN

KETERANGAN

A Antarabangsa

B Seluruh Malaysia dan Handphone

C Seluruh Malaysia tanpa Handphone

D Seluruh Negeri Johor

E Seluruh Batu Pahat

F Dalam UTHM

Page 38: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 38 -

serta kekerapan berhubung dengan pihak luar atas urusan

rasmi Universiti.

5.4.7 Panggilan Yang Disambungkan Tidak Direkod Oleh

Operator Pejabat Pendaftar

Pihak audit mendapati tiada rekod khusus yang diselenggara

dengan baik dan kemaskini oleh Operator Telefon di Pejabat

Pendaftar untuk merekodkan data panggilan yang

dihubungkan kepada pihak luar yang merekodkan sama ada

ianya untuk tujuan rasmi atau peribadi. Pihak audit

difahamkan, sebelum ini amalan merekod butiran pemanggil

dan nombor yang disambung pernah dilakukan oleh Operator

Telefon, namun amalan ini tidak diteruskan memandang

mereka tidak menerima sebarang arahan lanjut daripada

pegawai atasan selain kurangnya kesedaran tentang

kepentingan menyelenggara rekod panggilan yang lengkap

dan kemaskini. Kesannya, pihak audit menghadapi kesukaran

untuk menyemak dan tidak dapat mengesan bukti untuk

dijadikan asas bagi tindakan mengutip caj panggilan atas

urusan peribadi yang berlaku.

Syor / Cadangan Audit

i) Adalah disarankan agar Operator Telefon Pejabat

Pendaftar dapat mewujudkan satu daftar / rekod

panggilan yang lengkap, meliputi maklumat tarikh,

nombor pemanggil, nombor yang disambungkan dan

tujuan panggilan (sama ada tujuan rasmi atau peribadi).

Ianya bertujuan untuk memudahkan semakan yang

Page 39: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 39 -

dilakukan selain dapat mengesan nombor (extention)

pemanggil agar kutipan caj panggilan dapat dilakukan

bagi panggilan telefon yang bukan bertujuan rasmi.

ii) Pada setiap akhir bulan, satu maklumat caj telefon atas

urusan peribadi oleh staf yang berkenaan perlu

dikemukakan agar kutipan atau kenaan bayaran

sewajarnya dapat dibuat terhadap panggilan peribadi

tersebut. Tindakan ini amat penting kerana sekurang-

kurangnya ia dapat mengurangkan beban perbelanjaan

telefon yang selama ini terpaksa dijelaskan

kesemuanya oleh pihak Universiti.

5.4.8 Tuntutan Bayaran Terhadap Caj Panggilan Peribadi

i) Daripada pemeriksaan yang dijalankan terhadap

Summary Report Highest Cost By Extention yang

dihantar oleh Unit Telefon PPH, didapati tiada sebarang

tindakan serius diambil oleh Pejabat Pendaftar seperti

mengeluarkan surat memohon justifikasi atau

menyemak bil dan seterusnya melakukan tuntutan

terhadap individu bagi caj panggilan telefon yang

bertujuan peribadi. Keadaan ini menyebabkan

Universiti terpaksa menanggung kesemua caj

panggilan telefon termasuklah panggilan yang bukan

untuk tujuan rasmi.

ii) Bagi memudahkan pihak Pejabat Pendaftar melakukan

tuntutan, ianya perlu disokong dengan maklumat data

panggilan yang lengkap. Data tersebut perlu

Page 40: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 40 -

merangkumi maklumat nombor pemanggil, nombor

didail, tarikh, masa panggilan, tempoh panggilan serta

kos panggilan yang dibuat. Ini akan menjadi asas dan

bukti sokongan tuntutan bayaran yang dikeluarkan oleh

Pejabat Pendaftar kepada PTj terbabit. Daripada

maklumat yang diedarkan tersebut, maka ianya juga

akan membantu PTj meneliti dan mengenalpasti pihak

yang membuat panggilan peribadi.

iii) Sehubungan itu, sistem telefon sedia ada di UTHM

perlu diselenggara dan dinaiktaraf supaya pengurusan

call billing dapat dilakukan dengan mudah dan

sistematik. Pihak PPH dapat membuat analisa dengan

mengekstrak data panggilan tertinggi setiap bulan untuk

dikemukakan kepada Pejabat Pendaftar untuk tindakan

selanjutnya. Data ini amat diperlukan sebagai asas dan

bukti sokongan untuk menuntut bayaran bil panggilan

peribadi yang dilakukan oleh staf.

iv) Tuntutan bayaran terhadap caj panggilan peribadi amat

wajar dikuatkuasa dan dilakukan di UTHM kerana ianya

telahpun termaktub di dalam Panduan Pengurusan

Pejabat yang digariskan oleh Jabatan Perkhidmatan

Awam Malaysia di Bahagian 1, Para 1.8. Selain itu

ianya juga telah sekian lama dipraktikkan di IPTA-IPTA

lain seperti Universiti Malaysia Sabah (UMS), Universiti

Malaysia Terengganu (UMT) dan Universiti

Kebangsaan Malaysia (UKM).

Page 41: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 41 -

Syor / Cadangan Audit

Penyelenggaraan dan menaiktaraf sistem PABX / Call Billing /

Operator Work Station (OWS) dan Dynamic Network

Administration (DNA) perlu disegerakan kerana ianya amat

penting dan diperlukan. Selain dapat memastikan sistem

telefon Universiti beroperasi secara efektif, ia juga akan

memantapkan kawalan dan memudahkan pemantauan

terhadap penggunaan telefon di kalangan staf.

5.4.9 Bayaran Sewaan Talian Telefon Yang Tidak Digunakan

Semakan terhadap bil-bil daripada pihak TM Berhad juga

mendapati, bagi tempoh bulan Februari hingga November

2012 dianggarkan Universiti telah membayar sewaan bagi 91

talian telefon dengan jumlah kos sebanyak RM2,532.14

sebulan untuk talian telefon yang tidak digunakan. Ianya

merupakan satu pembaziran kerana Universiti tidak

menggunakan sepenuhnya talian telefon yang terangkum di

dalam pakej yang telah ditawarkan oleh pihak TM Berhad.

Maklumat mengenai talian telefon yang dibayar sewa talian

setiap bulan namun tidak digunakan adalah seperti butiran

berikut :-

BIL.

TALIAN TETAP / NO. ISDN

CAJ SEWA BULANAN

(RM)

SEWA YANG DIBAYAR TAHUN 2012

FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV

1. 07-4532018 29.68 / / / / / / / / / /

2. 07-4532199 51.94 / / / / / / / / / /

3. 07-4532251 29.68 / / / / / / / / / /

4. 07-4532253 29.68 / / / / / / / / / /

5. 07-4532257 29.68 / / / / / / / / / /

Page 42: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 42 -

6. 07-4532259 29.68 / / / / / / / / / /

7. 07-4532260 29.68 / / / / / / / / / /

8. 07-4532261 4.24 / / / / / / / / / /

9. 07-4532263 29.68 / / / / / / / / / /

10. 07-4532264 29.68 / / / / / / / / / /

11. 07-4532272 29.68 / / / / / / / / / /

12. 07-4532285 29.68 / / / / / / / / / /

13. 07-4532367 29.68 / / / / / / / / / /

14. 07-4532392 29.68 / / / / / / / / / /

15. 07-4532399 29.68 / / / / / / / / / /

16. 07-4532409 29.68 / / / / / / / / / /

17. 07-4532420 29.68 / / / / / / / / / /

18. 07-4532421 29.68 / / / / / / / / / /

19. 07-4532431 29.68 / / / / / / / / / /

20. 07-4532433 29.68 / / / / / / / / / /

21. 07-4532439 29.68 / / / / / / / / / /

22. 07-4532468 29.68 / / / / / / / / / /

23. 07-4532694 29.68 / / / / / / / / / /

24. 07-4532734 29.68 / / / / / / / / / /

25. 07-4532780 29.68 / / / / / / / / / /

26. 07-4532797 29.68 / / / / / / / / / /

27. 07-4532903 29.68 / / / / / / / / / /

28. 07-4532913 29.68 / / / / / / / / / /

29. 07-4532916 29.68 / / / / / / / / / /

30. 07-4532944 29.68 / / / / / / / / / /

31. 07-4536001 25.44 / / / / / / / / / /

32. 07-4536002 25.44 / / / / / / / / / /

33. 07-4536003 25.44 / / / / / / / / / /

34. 07-4536005 25.44 / / / / / / / / / /

35. 07-4536006 25.44 / / / / / / / / / /

36. 07-4536008 25.44 / / / / / / / / / /

37. 07-4536009 25.44 / / / / / / / / / /

38. 07-4536014 21.20 / / / / / / / / / /

39. 07-4536015 21.20 / / / / / / / / / /

40. 07-4536016 21.20 / / / / / / / / / /

Page 43: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 43 -

41. 07-4536108 25.44 / / / / / / / / / /

42. 07-4536109 25.44 / / / / / / / / / /

43. 07-4536177 21.20 / / / / / / / / / /

44. 07-4536186 25.44 / / / / / / / / / /

45. 07-4536197 25.44 / / / / / / / / / /

46. 07-4536205 21.20 / / / / / / / / / /

47. 07-4536206 21.20 / / / / / / / / / /

48. 07-4536207 21.20 / / / / / / / / / /

49. 07-4536209 21.20 / / / / / / / / / /

50. 07-4536232 21.20 / / / / / / / / / /

51. 07-4536233 21.20 / / / / / / / / / /

52. 07-4536234 21.20 / / / / / / / / / /

53 07-4536236 21.20 / / / / / / / / / /

54. 07-4536239 21.20 / / / / / / / / / /

55. 07-4536240 21.20 / / / / / / / / / /

56. 07-4536243 21.20 / / / / / / / / / /

57. 07-4536245 21.20 / / / / / / / / / /

58. 07-4536248 21.20 / / / / / / / / / /

59. 07-4536249 21.20 / / / / / / / / / /

60 07-4536250 21.20 / / / / / / / / / /

61. 07-4536252 21.20 / / / / / / / / / /

62. 07-4536253 21.20 / / / / / / / / / /

63. 07-4536279 21.20 / / / / / / / / / /

64. 07-4536281 21.20 / / / / / / / / / /

65. 07-4536282 21.20 / / / / / / / / / /

66. 07-4536285 21.20 / / / / / / / / / /

67. 07-4536286 21.20 / / / / / / / / / /

68. 07-4536287 21.20 / / / / / / / / / /

69 07-4536288 21.20 / / / / / / / / / /

70. 07-4536292 21.20 / / / / / / / / / /

71. 07-4536319 21.20 / / / / / / / / / /

72. 07-4536398 25.44 / / / / / / / / / /

73. 07-4536449 25.44 / / / / / / / / / /

74. 07-4536475 25.44 / / / / / / / / / /

75. 07-4536485 25.44 / / / / / / / / / /

Page 44: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 44 -

P

e

t

u

n

j

u

k

76. 07-4536486 25.44 / / / / / / / / / /

77. 07-4536487 25.44 / / / / / / / / / /

78 07-4536491 25.44 / / / / / / / / / /

79. 07-4536493 25.44 / / / / / / / / / /

80. 07-4536494 25.44 / / / / / / / / / /

81. 07-4536496 25.44 / / / / / / / / / /

82. 07-4536497 25.44 / / / / / / / / / /

83. 07-4536499 25.44 / / / / / / / / / /

84. 07-4536576 25.44 / / / / / / / / / /

85. 07-4536577 25.44 / / / / / / / / / /

86 07-4536579 25.44 / / / / / / / / / /

87. 07-4536666 21.20 / / / / / / / / / /

88. 07-4536728 21.20 / / / / / / / / / /

89. 07-4536830 21.20 / / / / / / / / / /

90. 07-4541245 51.94 / / / / / / / / / /

91. 07-4543511 51.94 / / / / / / / / / /

JUMLAH (RM) 2,532.14

Nombor talian ditempatkan di rumah felo di Kolej Kediaman Perwira

Nombor talian rumah staf di Kolej Kediaman Perwira

Nombor talian pejabat dan rumah felo Kolej Kediaman Melewar

Nombor talian Centrex di Kampus Bandar yang sebelum ini digunakan sebagai back-up kepada sistem PABX. Nombor talian tersebut akan digunakan semula jika diperlukan untuk setiap PTj yang memerlukan talian faksimili di lokasi tersebut.

No. Talian pakej Centrex yang telah digunakan sebagai talian sementara ketika talian PRI belum tersedia sepenuhnya di bangunan baru seperti FSKTM, FPT, FPTV , FKASS dan FKEE. Selain itu nombor talian tersebut akan digunakan sebagai talian faksimili tambahan. Pihak PPH akan mengeluarkan talian tersebut setelah semua fakulti tersebut memperolehi talian PRI yang secukupnya. Ianya juga akan digunakan sebagai back-up kepada UTHM sekiranya berlaku putus hubungan seandainya berlaku kerosakan besar kepada sistem PABX sedia ada. Talian Centrex tersebut adalah talian terus dari pihak Telekom Malaysia.

Page 45: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 45 -

Pihak audit dimaklumkan oleh Unit Telefon PPH bahawa

sebahagian talian yang dinyatakan sebagai “tidak digunakan”

tersebut adalah merupakan talian untuk kediaman felo di Kolej

Kediaman Perwira dan Kolej Kediaman Taman Melewar.

Namun pengesahan dan temubual yang dilakukan terhadap

beberapa orang felo di Kolej Kediaman Perwira dan Kolej

Kediaman Taman Melewar mendapati kediaman mereka tidak

disediakan dengan kemudahan telefon walaupun mempunyai

port talian telefon yang belum digunakan di kediaman mereka.

Kenyataan ini dilihat bercanggah dengan maklumat yang

diberikan oleh pihak PPH. Felo-felo tersebut juga

mengesahkan bahawa mereka berhubung menggunakan

telefon bimbit masing-masing. Felo-felo yang dimaksudkan

adalah seperti berikut :-

KOLEJ KEDIAMAN

NAMA FELO CATATAN

Kolej Kediaman

Perwira

En. Khairu bin Kamaruddin Tiada talian telefon di kediaman

Kapten Ahmad Azmar bin Ahmad Azali

Tiada talian telefon di kediaman

En. Syamsul Azrin bin Kamarudin Tiada talian telefon di kediaman

Pn. Norlin bt. Bistamam Tiada talian telefon di kediaman

Kolej Kediaman

Taman Melewar

En. Fakarul Hakim bin Mohd. Hanizam

Tiada talian telefon di kediaman

En. Mohd. Nazrul bin Roslan Tiada talian telefon di kediaman

En. Jamil bin Abdul Baser Tiada talian telefon di kediaman

En. Muhammad Zaid bin Mustafa Tiada talian telefon di kediaman

Page 46: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 46 -

Syor / Cadangan Audit

Dicadangkan agar talian yang dibayar sewa setiap bulan agar

dapat digunakan secara optima dan sebaiknya. Sekiranya

tiada wujud keperluan bagi penyewaan talian tersebut, pihak

Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon Universiti perlu

memainkan peranannya membincangkan isu ini bersama

pihak TM Berhad, sama ada untuk memohon mengurangkan

kadar caj sewaan atau pihak Universiti mengurangkan sewaan

talian bagi mengelakkan berlakunya pembaziran.

5.4.10 Kelewatan Pembayaran Bil Telekom Malaysia

i) Menurut Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007, pembayaran

bil perlu dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh

ianya diterima di PTj. Walau bagaimanapun daripada

semakan yang dijalankan terhadap baucar pembayaran

bil-bil Telekom Malaysia Berhad (TM Berhad), pihak

audit mendapati telah berlaku kelewatan di dalam

pembayaran bil-bil telefon yang kebanyakannya

disebabkan kelewatan oleh pihak PTj terutamanya di

Kolej-kolej Kediaman, UTHM Business Centre dan

Pusat Pendidikan Berterusan (CEC). Terdapat juga

pembayaran bil ini sehingga mencecah tempoh 8 bulan

malah ada juga yang menerima notis peringatan oleh

pihak TM Berhad. Keadaan ini secara langsung telah

menjejaskan reputasi Universiti kerana menurut

pekeliling berkenaan bil-bil yang diterima sepatutnya

diproses di peringkat PTj dalam tempoh 7 hari dari

Page 47: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 47 -

tarikh ianya diterima. Contoh-contoh kes kelewatan

yang berlaku adalah seperti di jadual berikut :-

BIL. NO. BAUCAR

NO. PERKHIDMATAN

RUJUKAN

JUMLAH (RM)

TARIKH BIL

PTJ / TARIKH

COP TERIMA

TARIKH TERIMA

PEJABAT PENDAFTAR

TARIKH KEY IN SAGA

OLEH PEJABAT

PENDAFTAR

TARIKH TERIMA OLEH

PEJABAT BENDAHARI

TARIKH CEK

1. 10126019 07-7755560 241.74 16/04/2012 CEC (Tiada cop Terima)-Tarikh Surat :

10/05/2012

11/05/2012 1/11/2012 5/11/2012 12/11/2012

07-7755560 223.97 16/06/2012 CEC (tiada cop tarikh terima)- Tarikh surat :

16/07/2012

17/07/2012 1/11/2012 5/11/2012 12/11/2012

07-7755560 220.59 16/07/2012 CEC (Tiada cop

tarikh terima) -Tarikh Surat :

16/07/2012

30/07/2012 1/11/2012 5/11/2012 12/11/2012

07-7755560 209.98 16/09/2012 CEC (Tiada cop

tarikh terima) –

tarikh surat : 2/10/2012

21/10/2012 1/11/2012 5/11/2012 12/11/2012

07-7755560 262.88 16/03/2012 CEC (Tiada cop

tarikh terima) –

Tarikh surat :

4/4/2012

05/04/2012 1/11/2012 5/11/2012 12/11/2012

07-7755560 250.15 16/08/2012 CEC (Tiada cop

tarikh terima) –

Tarikh surat :

16/08/2012

04/09/2012 1/11/2012 5/11/2012 12/11/2012

2. 10127623 07-4541708 121.90 25/10/2012 06/11/2012 Kolej

Kediaman Kelisa

Tiada cop tarikh terima

22/11/2012 30/11/2012 10/12/2012

Page 48: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 48 -

3. 10129657 03-89273545 353.98 22/10/2012 UTHM Business Centre – tiada cop

tarikh terima

Tiada cop terikh terima

3/12/2012 17/12/2012 31/12/2012

ii) Selain itu juga, didapati Pejabat Pendaftar dan PTj tidak

mengecop “tarikh terima” pada bil-bil tersebut lantas

menyebabkan pihak audit sukar untuk mengesan

tempoh kelewatan yang berlaku. Amalan ini jelas tidak

selaras dengan para 4.1.1 Pekeliling Bendahari Bil.

2/2007 yang secara jelas menyatakan :-

“Bil dari pembekal yang diterima oleh PTJ perlu

dicop tarikh terima apabila ianya diterima

sama ada melalui pos atau serahan tangan oleh

Pejabat Pentadbiran PTJ.”

Syor / Cadangan Audit

Semua PTj terbabit terutamanya Pejabat Pendaftar perlu

menguruskan bil-bil telefon selaras dengan ketetapan

Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007 agar tiada lagi berlaku

kelewatan atau bil-bil telefon tertunggak.

Page 49: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 49 -

6.0 RUMUSAN

Secara keseluruhannya, pengurusan dan perbelanjaan telefon di UTHM

berada pada tahap yang tidak memuaskan. Tiada sebarang pekeliling atau

peraturan khusus diwujudkan untuk dijadikan sebagai garis panduan dan

rujukan di dalam kawalan dalaman dan pengurusan telefon di UTHM.

Kesannya telah berlaku banyak panggilan telefon yang dilakukan secara

tidak berhemah selain penyalahgunaan kemudahan telefon Universiti untuk

keperluan urusan peribadi. Kawalan dalaman yang lemah dan tiadanya

pemantauan juga menyumbang kepada berlakunya kes-kes sedemikian.

Keadaan ini jika dibiar berlarutan, dari segi implikasi kewangan ia akan

mendatangkan kerugian kepada Universiti kerana terpaksa menanggung

kesemua kos panggilan telefon termasuklah yang dilakukan bukan atas

tujuan rasmi. Manakala dari segi implikasi perkhidmatan pula, ianya akan

menjejaskan proses penyampaian perkhidmatan yang efektif dan efisyen.

Kawalan dalaman di peringkat PTj juga amat longgar kerana kebanyakan

staf masing-masing mempunyai talian telefon individu, yang mana mereka

masih boleh membuat panggilan telefon kepada pihak melalui bantuan

operator Pejabat Pendaftar. Lebih membimbangkan lagi, panggilan telefon

yang disambungkan oleh operator ini tidak dicatatkan dan direkodkan sama

ada panggilan rasmi atau peribadi.

Selain itu, penyelenggaraan dan menaiktaraf sistem PABX / Call Billing /

Operator Work Station (OWS) dan Dynamic Network Administration (DNA)

amat diperlukan buat masa ini memandangkan DNA server sedia ada tidak

mampu lagi menampung jumlah talian telefon sedia ada di Universiti.

Kegagalan menaiktaraf sistem telekomunikasi ini juga menjejaskan usaha

mengesan data panggilan yang tidak munasabah.

Page 50: AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/.../auditantelefon/...telefon.pdf · AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON D I U N I V E R

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON

D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM - 50 -

Masalah penyalahgunaan kemudahan telefon Universiti perlu diberi

perhatian serius dan ditangani dengan lebih berkesan bagi membendung

amalan ini daripada berleluasa. Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon perlu

menjalankan fungsi dan peranannya dengan lebih berkesan di dalam

mengatasi masalah panggilan telefon yang tidak berhemah di kalangan staf

UTHM. Tindakan tegas perlu dikenakan seperti menuntut bayaran caj

panggilan peribadi selain diberi surat peringatan / amaran.

Pengurusan pembayaran bil-bil dari pihak Telekom Malaysia Berhad (TM

Berhad) juga perlu ditambahbaik dengan memastikan ianya dijelaskan

dalam tempoh yang ditetapkan serta tiada tunggakan. Kelewatan di dalam

pembayaran bil-bil TM Berhad secara tidak langsung akan menjejaskan

nama baik dan reputasi Universiti.

Kesimpulannya, Pejabat Pendaftar dan Unit Telefon PPH perlu saling

bekerjasama di dalam memantap dan memperkemaskan lagi pengurusan

dan perbelanjaan telefon di UTHM. Setiap PTj juga perlu memainkan

peranan dan bertanggungjawab sepenuhnya untuk mengamalkan sikap

berjimat cermat dan berintegriti di dalam usaha meminimakan perbelanjaan

telefon Universiti. Kesedaran di kalangan staf juga perlu ditingkatkan selain

penguatkuasaan pekeliling atau peraturan khusus berkenaan penggunaan

telefon Universiti. Semua pihak yang terbabit wajar memandang serius

terhadap kelemahan-kelemahan yang ditegur di dalam laporan ini agar

ianya tidak berulang lagi di masa hadapan. Penyeliaan dan pemantauan

yang lebih berkesan perlu dilakukan oleh Ketua-Ketua PTj dalam

memastikan kemudahan telefon digunakan secara berhemah dan

bertanggungjawab dan bukannya untuk kepentingan peribadi semata-mata.