Top Banner
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A Unit Audit Dalam UTHM - 1 - AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI DI PEJABAT BENDAHARI UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA ( LAPORAN AKHIR ) 1. PENDAHULUAN Satu Auditan Pengurusan Tempahan Jamuan Universiti telah dijalankan secara berpusat di Pejabat Bendahari, Universiti Tun Hussein Onn Malaysia. Auditan ini dilaksanakan secara berpusat di Pejabat Bendahari selaku pihak yang memantau tatacara perolehan dan pembayaran bagi tempahan jamuan. Skop auditan merangkumi tempoh 3 tahun (2010 2012) bagi tujuan perbandingan kos manakala sampel semakan yang diambil adalah bagi tahun 2012 sehingga tarikh auditan. Sampel yang diambil hanya meliputi perbelanjaan jamuan bagi minum pagi, makan tengahari, minum petang dan makan malam untuk jemputan luar dan staf bagi tujuan mesyuarat, meraikan jemputan luar, kursus, seminar dan bengkel. Program-program utama Universiti seperti Majlis Konvokesyen dan Hari Kualiti adalah tidak termasuk di dalam skop auditan. Auditan ini dilaksanakan sejajar dengan Rancangan Audit Tahunan 2012 yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Audit Universiti. Auditan ini merangkumi kajian dan penilaian bebas terhadap pengurusan tempahan jamuan di Universiti Tun Hussein Onn Malaysia.
31

AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN - uad.uthm.edu.myuad.uthm.edu.my/.../2013/auditanjamuan/laporan_auditan_jamuan.pdfbagi tahun 2012 sehingga tarikh auditan. Sampel yang diambil hanya meliputi

Sep 01, 2019

Download

Documents

dariahiddleston
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 1 -

    AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI

    DI PEJABAT BENDAHARI

    UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA

    ( LAPORAN AKHIR )

    1. PENDAHULUAN

    Satu Auditan Pengurusan Tempahan Jamuan Universiti telah

    dijalankan secara berpusat di Pejabat Bendahari, Universiti Tun

    Hussein Onn Malaysia. Auditan ini dilaksanakan secara berpusat di

    Pejabat Bendahari selaku pihak yang memantau tatacara perolehan

    dan pembayaran bagi tempahan jamuan.

    Skop auditan merangkumi tempoh 3 tahun (2010 – 2012) bagi tujuan

    perbandingan kos manakala sampel semakan yang diambil adalah

    bagi tahun 2012 sehingga tarikh auditan. Sampel yang diambil hanya

    meliputi perbelanjaan jamuan bagi minum pagi, makan tengahari,

    minum petang dan makan malam untuk jemputan luar dan staf bagi

    tujuan mesyuarat, meraikan jemputan luar, kursus, seminar dan

    bengkel. Program-program utama Universiti seperti Majlis

    Konvokesyen dan Hari Kualiti adalah tidak termasuk di dalam skop

    auditan.

    Auditan ini dilaksanakan sejajar dengan Rancangan Audit Tahunan

    2012 yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Audit Universiti.

    Auditan ini merangkumi kajian dan penilaian bebas terhadap

    pengurusan tempahan jamuan di Universiti Tun Hussein Onn Malaysia.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 2 -

    2. LATARBELAKANG

    Auditan ini dilaksanakan dengan memilih sampel-sampel daripada 5

    Pusat Tanggungjawab (PTj) iaitu :-

    i) Pejabat Pendaftar

    ii) Pusat Sukan

    iii) Pusat Islam

    iv) Pejabat Penerbit

    v) Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Hartabina

    Pemilihan sampel adalah berdasarkan kepada aktiviti yang dijalankan

    di setiap PTj dan juga jumlah perbelanjaan / urusniaga yang terlibat.

    Sebanyak 734 sampel invois / bil telah disemak bagi tujuan

    pengesahan terhadap setiap perbelanjaan tempahan jamuan yang

    telah dibuat.

    Semakan dilaksanakan terhadap Vot 29401 (makan dan minum -

    jemputan luar) dan Vot 29411 (keraian pejabat - makan dan minum

    staf) dengan mengambilkira jumlah perbelanjaan secara tahunan bagi

    setiap vot jamuan mengikut tempoh masa kelangsungan setiap

    keraian rasmi dan kadar yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling

    Bendahari Bil. 2/2008 sepertimana di dalam jadual-jadual berikut:-

    Jadual 1: Tempoh Masa Dan Jenis Tempahan Yang Dibenarkan

    TEMPOH TEMPAHAN YANG DIBENARKAN

    8.00 pagi – 1.00 tengahari Minum pagi sahaja

    2.00 petang – 6.00 petang Minum petang sahaja

    8.00 pagi – 5.00 petang Minum pagi, makan tengahari, minum petang

    8.30 malam ke atas Minum malam ***

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 3 -

    Jadual 2 : Kadar Maksimum Yang Ditetapkan Berserta Dengan Syarat

    Maklumat lengkap kos perbelanjaan untuk tempoh 3 tahun (2010, 2011

    dan 2012) bagi tempahan jamuan mengikut PTj berdasarkan Vot

    29401 dan Vot 29411 adalah seperti di jadual-jadual berikut:-

    Jadual 1 : Kos Perbelanjaan Bagi Tempahan Jamuan Berdasarkan PTj bagi VOT 29401 (Jemputan Luar )

    BIL KOD NAMA PTJ KOS PERBELANJAAN

    PTJ 2010 2011 2012

    1 1 Pejabat Naib Canselor 37,383.40 30,728.88 15,135.50

    2 2 Pejabat Pendaftar 62,555.10 254,316.40 43,633.90

    JENIS

    JAMUAN

    TETAMU

    TEMPOH SYARAT STAF UTHM

    TETAMU OLEH PIHAK PENGURU-SAN UTHM

    JEMPU- TAN

    LUAR

    KERABAT DIRAJA & PEMIMPIN TERTINGGI

    Minum Pagi

    RM3.50 RM3.50

    8.00 pg –

    1.00 tgh

    Keraian Rasmi bagi Universiti & PTj:

    Persidangan peringkat Antarabangsa, Kebangsaan atau Universiti

    Meraikan jemputan luar (luar negara ataupun dalam negeri)

    Mesyuarat peringkat Universiti atau PTj.

    Kursus / bengkel / seminar yang dianjurkan di peringkat Universiti / PTj.

    Jamuan Ringan Pagi

    RM10.00 RM10.00

    Minum Petang

    RM3.50 RM3.50

    2.00 ptg –

    6.00 ptg Jamuan Ringan Petang

    RM10.00 RM10.00

    Makan Tengahari

    RM10.00 RM50.00 RM15.00 RM50.00 Mesyuarat LPU, Senat.

    Semua mesyuarat JK yang dinyatakan di dalam Statut atau Perlembagaan UTHM.

    Meraikan jemputan luar (luar negara ataupun dalam negeri)

    Kursus / bengkel / seminar / persidangan anjuran PTj untuk staf universiti (8.00 pg-5.00 ptg)

    Minum Malam

    RM3.50 RM3.50

    8.30 mlm ke atas

    Makan Malam

    RM65.00 RM65.00

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 4 -

    3 3 Pejabat Bendahari 275.00 - -

    4 4 Pusat Teknologi Maklumat 332.00 - 714.00

    5 5 Pejabat Hal Ehwal Pelajar 2,660.00 1,841.00 80.00

    6 6 Perpustakaan - 3,612.50 5,236.50

    7 7 Pejabat Pengurusan Akademik - - -

    8 8 Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Harta Bina

    6,317.50 10,421.50 10,261.00

    9 9 Pej. Peng, Penyelidikan, Inovasi, Pengkomersilan & Prundingan (ORICC)

    13,158.00 315.00 15,652.50

    10 10 Pusat Pembangunan Dan Pengembangan Pelajar

    30.00 56.00 -

    11 11 Pusat Pembangunan Akademik - - -

    12 12 Pusat Kokurikulum Dan Kebudayaan

    21,530.00 2,387.50 -

    13 13 Pusat Kesihatan Universiti 3,734.50 2,372.40 1,020.00

    14 14 Pusat Islam 33,614.75 5,127.50 -

    15 17 Fakulti Pengurusan Teknologi, Perniagaan Dan Keusahawanan

    361.00 170.00 -

    16 20 Pusat Pengajian Siswazah 1,290.50 - 886.00

    17 21 Pejabat Pengurusan Strategik Dan Kualiti

    60.00 - 13.50

    18 24 Fakulti Kejuruteraan Awam Dan Alam Sekitar

    3,886.00 2,400.00 4,804.00

    19 25 Fakulti Kejuruteraan Mekanikal Dan Pembuatan

    2,447.00 226.00 2,500.00

    20 26 Fakulti Kejuruteraan Elektrik Dan Elektronik

    997.50 510.00 8,001.50

    21 27 Fakulti Pendidikan Teknikal Dan Vokasional

    73.50 4,158.40 1,172.30

    22 28 Fakulti Sains Komputer Dan Teknologi Maklumat

    535.00 - 4,374.00

    23 30 Pej. Penolong Naib Canselor (Hub. Industri dan Masyarakat)

    8,899.50 34,722.50 43,287.50

    24 31 Pejabat Penerbit

    80.00

    -

    -

    25 32 Fakulti Sains, Teknologi Dan Pembangunan Insan

    5,673.90

    -

    90.00

    26 33 Pusat Pengajian Diploma

    -

    1,861.00

    2,548.00

    27 34 Pejabat Antarabangsa

    30.00

    7,938.80

    28,518.00

    28 35 Pusat Sukan

    -

    726.00

    3,781.00

    29 36 Fakulti Teknologi Kejuruteraan

    -

    -

    JUMLAH 205,924.15

    363,891.38

    191,709.20

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 5 -

    Jadual 1 : Kos Perbelanjaan Bagi Tempahan Jamuan Berdasarkan PTj bagi VOT 29411 (Keraian Pejabat - staf)

    BIL KOD NAMA PTJ KOS PERBELANJAAN

    PTJ 2010 2011 2012

    1 1 Pejabat Naib Canselor 32,934.00 51,471.10 31,301.20

    2 2 Pejabat Pendaftar 128,413.95 53,688.20 101,590.00

    3 3 Pejabat Bendahari 12,855.50 13,284.15 14,163.60

    4 4 Pusat Teknologi Maklumat 5,373.50 3,182.00 5,374.50

    5 5 Pejabat Hal Ehwal Pelajar 56,155.80 51,853.90 42,236.50

    6 6 Perpustakaan 16,653.80 12,387.50 10,318.10

    7 7 Pejabat Pengurusan Akademik 38,052.30 46,648.60 43,865.01

    8 8 Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Harta Bina

    6,364.00 11,029.00 19,274.50

    9 9 Pej. Peng, Penyelidikan, Inovasi, Pengkomersilan & Prundingan (ORICC)

    8,513.00 14,930.50 9,674.50

    10 10 Pusat Pembangunan Dan Pengembangan Pelajar

    14,522.90 6,344.00 3,557.50

    11 11 Pusat Pembangunan Akademik 6,487.50 6,558.50 7,693.00

    12 12 Pusat Kokurikulum Dan Kebudayaan

    19,571.00 19,924.50 5,604.20

    13 13 Pusat Kesihatan Universiti 4,133.50 2,014.00 1,005.50

    14 14 Pusat Islam 16,502.00 24,549.50 28,378.00

    15 17 Fakulti Pengurusan Teknologi, Perniagaan Dan Keusahawanan

    21,188.70 17,472.50 27,484.00

    16 20 Pusat Pengajian Siswazah 11,788.80 10,068.00 21,610.20

    17 21 Pejabat Pengurusan Strategik Dan Kualiti

    18,910.30 12,194.30 21,728.00

    18 24 Fakulti Kejuruteraan Awam Dan Alam Sekitar

    45,406.20 26,384.00 32,768.00

    19 25 Fakulti Kejuruteraan Mekanikal Dan Pembuatan

    38,820.50 27,752.50 43,081.00

    20 26 Fakulti Kejuruteraan Elektrik Dan Elektronik

    29,575.50 32,645.50 31,170.69

    21 27 Fakulti Pendidikan Teknikal Dan Vokasional

    18,037.10 16,082.50 19,751.00

    22 28 Fakulti Sains Komputer Dan Teknologi Maklumat

    6,454.00 5,286.00 8,172.00

    23 30 Pej. Penolong Naib Canselor (Hub. Industri dan Masyarakat)

    28,975.80 21,249.50 20,992.50

    24 31 Pejabat Penerbit 5,492.45 21,783.00 5,256.50

    25 32 Fakulti Sains, Teknologi Dan Pembangunan Insan

    37,149.50 27,869.50 32,936.70

    26 33 Pusat Pengajian Diploma 6,179.50 10,254.00 9,488.19

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 6 -

    27 34 Pejabat Antarabangsa 5,521.50 2,416.00 1,189.50

    28 35 Pusat Sukan - 4,292.00 18,270.50

    29 36 Fakulti Teknologi Kejuruteraan - - -

    JUMLAH 640,032.60 553,614.75 617,934.89

    Berdasarkan kepada kedua-dua jadual di atas, jumlah keseluruhan

    perbelanjaan bagi vot makan dan minum jemputan luar dan staf bagi

    tempoh 3 tahun adalah seperti di jadual berikut:-

    TAHUN 2010 TAHUN 2011 TAHUN 2012

    RM845,955.75 RM917,506.13 RM809,644.09

    Untuk tempoh 3 tahun jumlah pebelanjaan tertinggi adalah pada tahun

    2011, iaitu RM917,506.13.

    3. OBJEKTIF AUDITAN

    Objektif utama auditan ini dijalankan adalah untuk:-

    a) Menentukan samada tatacara perolehan tempahan jamuan dan

    pembayaran bil-bil jamuan dibuat selaras dengan kehendak

    Pekeliling Bendahari Bil. 2/2008 dan peraturan lain yang

    berkuatkuasa (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4/1993).

    b) Menganalisa / membuat perbandingan corak perbelanjaan

    jamuan / keraian rasmi di PTj.

    c) Untuk menentukan samada perbelanjaan dibuat secara

    berhemah ataupun sebaliknya.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 7 -

    4. SKOP DAN METHODOLOGI AUDIT

    Auditan ini dilaksanakan dengan tumpuan kepada rekod-rekod,

    dokumen-dokumen, fail-fail dan temubual dengan pegawai-pegawai

    yang berkaitan bagi urusniaga tahun 2012 hingga tarikh auditan.

    5. PENEMUAN AUDIT

    5.1 Kawalan Terhadap Pengurusan Perolehan Tempahan

    Jamuan

    5.1.1 Kawalan Terhadap Penentuan Kadar Harga Dan Menu

    Bagi Minum Pagi, Petang Dan Malam

    Kadar maksimum sepertimana yang ditetapkan dalam

    pekeliling bagi minum pagi, petang dan malam adalah

    RM3.50 seorang.

    Sebanyak 734 sampel bil-bil jamuan telah disemak bagi 5

    PTj dan hasil semakan audit mendapati :-

    i) Wujud keadaan di mana terdapat perbezaan harga

    pada set menu yang hampir sama. Terdapat

    pembekal yang telah mengenakan kadar harga yang

    tidak sama atau lebih tinggi terhadap set menu yang

    hampir sama. Contohnya tempahan kuih muih

    seperti di jadual berikut:-

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 8 -

    NO. INVOIS / NILAI /

    PEMBEKAL

    MENU KADAR CATATAN

    0000111

    RM35.00

    De Awana Catering

    3 jenis kuih

    Air : teh tarik

    RM2.50 - Perbezaan RM1.00 pada menu yang hampir sama

    - Pembekal berbeza

    0430595

    RM21.00

    Milda Catering

    3 jenis kuih

    Air : teh o

    RM3.50

    ii) Peningkatan kadar harga maksimum daripada

    RM2.00 kepada RM3.50 dilihat hanya

    menyebabkan pihak PTj lebih cenderung untuk

    menggunakan kadar maksimum RM3.50 setiap

    kali tempahan jamuan dibuat. Langkah penjimatan

    atau perbelanjaan secara berhemah harus

    dilaksanakan dengan membuat tempahan jamuan

    pagi, petang dan malam yang lebih ringkas seperti

    kuih muih yang boleh diperolehi dengan kadar

    serendah RM2.50.

    Daripada keseluruhan 734 sampel bil yang dipilih,

    hanya terdapat 51 bil sahaja (7%) yang melibatkan

    tempahan kuih muih. Maklumat lanjut adalah

    seperti di jadual berikut:-

    SAMPEL PTj PENEMUAN AUDIT

    Pejabat

    Pendaftar

    Daripada keseluruhan 268 bil yang disemak

    sepanjang tahun 2012, 216 daripadanya (81%)

    menggunakan kadar maksimum RM3.50.

    Hanya 35 bil (13%) sahaja yang melibatkan

    tempahan kuih muih.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 9 -

    Pusat Sukan Keseluruhan tempahan melibatkan 63 bil (100%)

    menggunakan kadar maksimum RM3.50.

    Tiada tempahan kuih muih.

    Pusat Islam Daripada keseluruhan 108 bil yang disemak

    sepanjang tahun 2012, 103 daripadanya (95%)

    menggunakan kadar maksimum RM3.50.

    Hanya 7 bil (6%) sahaja yang melibatkan

    tempahan kuih muih.

    Pejabat Penerbit Keseluruhan tempahan melibatkan 31 bil (100%)

    menggunakan kadar maksimum RM3.50.

    Hanya 2 bil (6%) sahaja yang melibatkan

    tempahan kuih muih.

    Pejabat

    Pembangunan

    Dan

    Pengurusan

    Hartabina

    Daripada keseluruhan 264 bil yang disemak

    sepanjang tahun 2012, 241 daripadanya (91%)

    menggunakan kadar maksimum RM3.50.

    Hanya 7 bil (3%) sahaja yang melibatkan

    tempahan kuih muih.

    iii) Peningkatan kadar harga bagi jamuan minum pagi,

    petang dan malam sebanyak RM1.50 (daripada

    RM2.00 kepada RM3.50) juga turut menyebabkan

    menu yang ditempah menjadi pelbagai atau

    bermacam jenis sehingga mencecah kepada 37

    jenis menu (bagi keseluruhan 5 PTj). Bagi jamuan

    minum pagi, petang dan malam, pihak PTj

    sepatutnya melakukan perbelanjaan secara

    berhemah dengan tempahan jamuan yang lebih

    ringan bagi mengelakkan pembaziran. Maklumat

    lanjut pengkelasan jenis-jenis menu yang menjadi

    pilihan adalah seperti di jadual berikut:-

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 10 -

    BIL JENIS MENU BIL JENIS MENU

    1 Kuih muih (pisang goreng, cucur udang, karipap, popia, pulut panggang, tauhu sumbat, sandwich, cucur udang, keria)

    14 Laksa Johor / Penang

    2 Ubi Rebus 15 Kue Tiaw Goreng`

    3 Roti Jala 16 Mee Goreng

    4 Roti Canai Kari Kambing 17 Mee Rebus / Bandung

    5 Roti 18 Mee Kari

    6 Lempeng 19 Mee Hailam

    7 Nasi Goreng 20 Mee Goreng Mamak

    8 Nasi Lemak 21 Rojak Buah

    9 Nasi Ayam 22 Rojak Manis

    10 Nasi Kerabu 23 Rojak Petis

    11 Nasi Goreng Paprik 24 Set Bubur Cina

    12 Soto 25 Bubur Nasi Berlauk

    13 Mihun Tomyam 26 Bubur Ayam

    27 Mihun Singapore 34 Bubur chaca dan tauhu sumbat

    28 Mihun Goreng 35 Cendol dan tapai

    29 Mihun sop 36 Bubur Durian dan Roti

    30 Mihun Soto 37 Bubur Pulut Hitam / Bubur Kacang

    31 Bakso

    32 Lontong / Goreng / Darat / Kering

    33 Lontong Ayam

    PTj dengan bilangan menu terbanyak adalah

    Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Hartabina

    sebanyak 21 jenis menu diikuti dengan Pejabat

    Pendaftar sebanyak 17 jenis menu, Pejabat

    Penerbit sebanyak 16 jenis menu, Pusat Sukan

    sebanyak 15 jenis menu dan Pusat Islam sebanyak

    12 jenis menu.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 11 -

    iv) Berdasarkan corak / trend pemilihan tempahan

    menu di samping perbezaan kadar harga yang tidak

    seragam bagi menu-menu tertentu, telah

    mewujudkan kesukaran di dalam menentukan jenis

    menu sebenar yang boleh diperolehi dengan kadar

    harga RM2.50 atau RM3.50.

    Ini adalah kerana terdapat pembekal yang boleh

    memberi harga RM2.50 untuk 3 jenis kuih dan 2

    jenis air. Pada masa yang sama terdapat juga

    pembekal yang boleh memberi harga RM2.50 untuk

    3 jenis kuih dan 4 jenis air. Terdapat juga

    pembekal yang memberi harga RM3.50 untuk 3

    jenis kuih dan 1 jenis air. Contohnya adalah

    seperti di jadual berikut:-

    NO. INVOIS / JUMLAH

    PEMBEKAL

    MENU KADAR CATATAN

    2429

    RM17.50

    Imalize Ent

    3 jenis kuih

    Air : teh

    RM2.50 Diperolehi dengan harga RM2.50

    00897

    RM45.50

    Generasi Tasik Biru

    3 jenis kuih

    Air : teh dan nescafe

    RM2.50 Wujud pertambahan air (2 jenis air –Nescafe dan teh) tetapi boleh diperolehi dengan harga serendah RM2.50

    00469

    RM70.00

    Generasi Tasik Biru

    3 jenis kuih

    Air : Nescafe, teh, teh o dan mineral cup

    RM2.50 3 jenis kuih dan 4 jenis air juga masih boleh diperolehi dengan harga serendah RM2.50

    0430565

    RM12.50

    Milda Catering

    3 jenis kuih

    Air : teh o

    RM3.50 3 jenis kuih dan air teh o diperolehi dengan harga yang lebih mahal iaitu RM3.50.

    Berbanding bil bernombor 2429 ( 3 jenis kuih dan air teh diperolehi dengan harga RM2.50)

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 12 -

    0000256

    RM24.50

    De Awana Catering

    3 jenis kuih

    Buah-buahan 2 jenis

    Air : teh 0

    RM3.50 Pertambahan menu (buah-buahan 2 jenis).

    Masih boleh diperolehi dengan harga RM3.50

    1553

    RM52.50

    E Nayati Ent

    4 jenis kuih (popia, pulut panggang, karipap dan tauhu sumbat)

    Air: teh o

    RM3.50 4 jenis kuih, juga masih

    boleh diperolehi dengan harga RM3.50.

    5.1.2 Kawalan Terhadap Penentuan Kadar Harga Dan Menu

    Bagi Jamuan Makan Tengahari

    Kadar maksimum sepertimana yang ditetapkan dalam

    pekeliling bagi jamuan makan tengahari adalah RM10.00

    seorang.

    Daripada 51 sampel bil jamuan makan tengahari yang

    disemak, didapati 13 (25%) daripadanya menggunakan

    kadar maksimum RM10.00. Maklumat lanjut adalah

    seperti di jadual berikut:-

    SAMPEL PTj PENEMUAN AUDIT

    Pejabat

    Pendaftar

    Daripada keseluruhan 19 bil yang disemak

    sepanjang tahun 2012, didapati 8 (42%)

    daripadanya menggunakan kadar maksimum

    RM10.00.

    Pusat Sukan Daripada 2 bil (100%) yang disemak

    sepanjang tahun 2012 didapati kedua-duanya

    tidak menggunakan kadar maksimum

    RM10.00.

    Pusat Islam Daripada keseluruhan 10 bil yang disemak

    sepanjang tahun 2012, didapati 2 (20%)

    daripadanya menggunakan kadar maksimum

    RM10.00.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 13 -

    Pejabat Penerbit Tiada program yang melibatkan jamuan

    makan tengahari.

    Pejabat

    Pembangunan

    Dan

    Pengurusan

    Hartabina

    Daripada keseluruhan 20 bil yang disemak

    sepanjang tahun 2012, didapati 3 (15%)

    daripadanya menggunakan kadar maksimum

    RM10.00.

    Melalui semakan dan analisa yang dijalankan pihak audit

    mendapati:-

    i) Wujud keadaan di mana terdapat menu yang

    sama tetapi diperolehi dengan harga yang

    berbeza. Contohnya seperti di jadual berikut:-

    NO. INVOIS / PEMBEKAL /

    PTJ

    MENU KADAR CATATAN

    01049

    Generasi Tasik Biru

    - Pejabat Pendaftar

    Nasi putih

    Lauk :

    - Ikan bakar

    - Tomyam campur

    Sayur :

    - tiada

    Buah:

    - tidak dinyatakan jenis buah

    Air :

    Air oren

    RM5.00

    Menu yang sama

    tetapi diperolehi

    dengan harga

    RM5.00 dan

    RM8.00

    (perbezaan

    RM3.00) 0093154

    Milda Catering

    - Pejabat Pendaftar

    Nasi putih

    Lauk :

    - Ikan bakar

    - Tomyam campur

    Sayur :

    - tiada

    Buah:

    - tidak dinyatakan jenis buah

    Air :

    Air oren

    RM8.00

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 14 -

    ii) Terdapat tempahan jamuan dibuat melalui pilihan

    menu yang ringkas dan munasabah dengan kadar

    serendah RM5.00 manakala terdapat tempahan

    dengan menu yang pelbagai untuk jamuan makan

    tengahari dibuat bagi mencukupkan kadar

    maksimum (RM10.00) yang dihadkan. Pemilihan

    menu yang tidak seragam dari segi bilangan dan

    kepelbagaian jenis lauk, sayur atau buah yang

    dipilih, boleh menyebabkan berlakunya

    pengurangan atau peningkatan harga yang

    dikenakan oleh pembekal.

    NO. INVOIS/

    PEMBEKAL / PTJ

    MENU KADAR CATATAN

    01049

    Generasi Tasik Biru

    - Pejabat Pendaftar

    Nasi putih

    Lauk :

    - Ikan bakar

    - Tomyam campur

    Sayur :

    - tiada

    Buah:

    - tidak dinyatakan jenis buah

    Air :

    Air oren

    RM5.00 Menu yang

    ringkas. 2 jenis

    lauk diperolehi

    dengan harga

    RM5.00.

    00052

    De Awana Catering

    - Pejabat Pendaftar

    Nasi putih

    Lauk :

    - Ayam blackpapper

    Sayur :

    - Kangkung

    Sampingan :

    - Sambal belacan

    Buah:

    - Buah potong

    Air :

    - Sirap laici

    RM10.00 1 jenis lauk, 1 jenis

    sayur dan1 jenis

    buah serta air

    sirap laici

    diperolehi dengan

    kadar RM10.00.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 15 -

    0000259

    De Awana Catering

    - Pejabat Pendaftar

    Nasi putih

    Lauk :

    - Ayam masak kicap

    - Ikan caru masak sambal

    Sayur :

    - Capcai

    - Labu masak lemak

    Sampingan :

    - Sambal belacan

    Buah:

    - Buah oren

    Air :

    Air laici

    RM10.00 Terdapat

    pertambahan

    menu. 2 jenis lauk

    dan 2 jenis sayur

    juga dapat

    diperolehi dengan

    harga RM10.00.

    Berbanding menu

    sebelum ini iaitu 1

    jenis lauk dan 1

    jenis sayur juga

    dengan harga

    RM10.00 – Rujuk

    bil bernombor

    00052

    451755

    Milda Catering

    PPH

    Nasi putih

    Lauk :

    - Ayam goreng rempah

    - Ikan keli masak lemak

    - Ikan masin

    Sayur :

    - Ulam

    Sampingan :

    - Sambal belacan

    Buah:

    - Buah tembikai

    Air :

    Air oren sunquick

    RM10.00 Terdapat

    pertambahan

    menu. 3 jenis lauk

    juga dapat

    diperolehi dengan

    harga RM10.00.

    iii) Wujud kesukaran dalam menentukan jenis set

    menu sebenar yang boleh diperolehi dengan kadar

    RM8.50 atau RM10.00.

    Ini adalah kerana terdapat pembekal yang boleh

    membekalkan 3 jenis lauk dan 2 jenis sayur

    dengan kadar harga RM8.50. Pada masa yang

    sama terdapat juga pembekal yang memberikan

    harga RM10.00 bagi membekalkan 1 jenis lauk

    dan 1 jenis sayur. Contohnya adalah seperti di

    jadual berikut:-

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 16 -

    NO. INVOIS / PEMBEKAL /

    PTJ

    MENU KADAR CATATAN

    162/12

    Ruhaiza Zakaria Ent

    - PPH

    Nasi putih

    Lauk :

    - Ayam

    - Ikan keli cili api

    - Set ikan bakar

    Sayur :

    - Ulam kampung

    - capcai

    Sampingan :

    - Sambal belacan

    Buah:

    - Tidak dinyatakan jenis buah

    Air :

    - Sirap limau

    RM8.50 3 jenis lauk, 2 jenis sayur dapat diperolehi dengan harga yang lebih rendah iaitu RM8.50

    00052

    De Awana Catering

    - Pejabat Pendaftar

    Nasi putih

    Lauk :

    - Ayam sambal

    Sayur :

    - Capcai

    Sampingan :

    - Sambal belacan

    Buah:

    - Buah potong

    Air :

    - Sirap bandung

    RM10.00 1 jenis lauk, 1

    jenis sayur

    diperolehi dengan

    kadar harga yang

    lebih tinggi iaitu

    RM10.00.

    Kesimpulan :-

    Secara keseluruhannya pihak audit berpendapat penetapan kadar

    harga bagi tempahan jamuan makan pagi, tengahari, petang atau

    malam banyak ditentukan oleh jenis dan bilangan menu serta

    pembekal yang dipilih oleh pemohon.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 17 -

    Syor / Cadangan Audit

    Bagi tujuan langkah penjimatan sepertimana yang dimaklumkan

    melalui Pekelliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 2008 bertarikh

    2 Mei 2008 ( perkara 6 - berkaitan majlis dan upacara keraian ) dan

    telah pun diamalkan oleh beberapa Universiti yang lain, pihak audit

    berpendapat pihak pengurusan Universiti perlu mengambil langkah-

    langkah penambahbaikan bagi tujuan kawalan dan seterusnya

    membantu mengelakkan berlakunya pembaziran.

    Peningkatan harga bekalan bahan mentah tidak boleh dijadikan alasan

    untuk meningkatkan kadar harga menu bagi jamuan makan tetapi

    kawalan melalui jenis dan bilangan menu yang dipilih boleh dibuat bagi

    menentukan kadar harga tempahan jamuan yang akan dibuat. Adalah

    dicadangkan agar :-

    i) Pekeliling sedia ada dikaji semula bagi tujuan penambahbaikan

    dan kawalan. Pekeliling-pekeliling berkaitan keraian rasmi

    daripada Universiti lain boleh dikaji untuk dijadikan panduan dan

    rujukan.

    Di antara contoh-contoh kawalan yang telah diwujudkan oleh

    Universiti Kebangsaan Malaysia melalui Pekeliling

    Bendahari Bil. 10/2008 dan 2/2010 ialah dengan cara

    menentukan contoh menu berdasarkan kadar harga yang

    telah dietapkan untuk tempahan jamuan makan pagi, tengahari

    dan petang. Kadar harga dan contoh menu yang digunakan

    oleh Universiti Kebangsaan Malaysia adalah seperti di jadual

    berikut:-

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 18 -

    JENIS KERAIAN RASMI JAMUAN

    RINGAN PAGI

    (TIDAK LEBIH)

    JAMUAN

    RINGAN

    TENGAHARI

    (TIDAK

    LEBIH)

    JAMUAN

    RINGAN

    PETANG

    (TIDAK LEBIH)

    Mesyuarat (Dalaman) RM2.50 RM5.00 RM2.50

    Mesyuarat (Tetamu Luar) RM4.00 RM9.00 RM4.00

    Penceramah / Pelawat

    Rasmi Universiti

    RM4.50 RM9.00 RM4.50

    Seminar / Bengkel /

    Kursus

    RM4.50 RM9.00 RM4.50

    Mengwas Peperiksaan /

    Pendaftaran Pelajar

    RM2.50 RM5.00 RM2.50

    Majlis Perasmian RM7.00 RM10.00 RM7.00

    Contoh menu :

    Jamuan Ringan Pagi – 2 jenis kuih dan air

    Jamuan Ringan Tengahari – Makanan ala carte seperti mihun goreng @ nasi goreng

    ( jamuan ringan tengahari boleh diberikan jika mesyuarat, temuduga atau program

    melewati jam 12.30 tengahari)

    Jamuan ringan petang – 1 jenis kuih dan air

    Manakala contoh kadar harga bagi jamuan pagi, tengahari dan

    petang (untuk mesyuarat dalaman dan luar sahaja) yang

    ditetapkan oleh Universiti Islam Antarabangsa adalah seperti

    di jadual berikut:-

    JENIS MESYUARAT MINUM PAGI MAKAN

    TENGAHARI

    MINUM

    PETANG

    Mesyuarat Dalaman RM3.00 RM5.00 RM3.00

    Mesyuarat ( Tetamu Luar) RM5.00 RM10.00 RM5.00

    Berdasarkan jadual di atas, didapati bagi tujuan mesyuarat

    terutamanya mesyuarat dalaman, kadar harga yang ditetapkan

    oleh kedua-dua Universiti adalah lebih rendah berbanding kadar

    harga yang digunapakai oleh Universiti Tun Hussein Onn

    Malaysia.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 19 -

    Contoh lain adalah Universiti Malaya. Bagi tujuan langkah-

    langkah penjimatan pihak Universiti Malaya telah menetapkan

    melalui surat pekelilingnya (Surat Pekeliling Pentadbiran Bil:

    2/2012) iaitu :-

    “ Sebagai langkah-langkah penjimatan Universiti Malaya telah

    menetapkan agar pengendalian mesyuarat hendaklah berkonsepkan

    “effective meeting management”, iaitu mesyuarat yang terancang

    dan pengurusan masa yang baik.

    Makanan tidak dibenarkan untuk ditempah bagi sebarang mesyuarat

    melainkan jika perlu ”

    ii) Penukaran menu kepada menu yang lebih sihat atau ringkas

    juga boleh dilakukan dan lebih bermanfaat berbanding

    meningkatkan kadar harga yang hanya lebih menjurus kepada

    pembaziran.

    TINDAKAN : Tindakan penambahbaikan terhadap peraturan

    yang sedia ada akan dilaksanakan pihak Bendahari bagi memastikan

    penentuan harga dan menu untuk jamuan secara berhemah dapat

    dipatuhi oleh PTj. Perbandingan terhadap kadar-kadar serta

    pengurusan jamuan yang dilaksanakan di Universiti atau IPTA lain

    wajar dilaksanakan di samping pengwujudan set menu bagi jamuan

    minum pagi, petang dan malam serta makan tengahari bagi

    mendapatkan penetapan kadar harga yang adil serta mengelakkan

    perbezaan ketara yang dikenakan pihak pembekal.

    Sesi perjumpaan di antara Pejabat Bendahari dan pembekal jamuan

    perlu dilaksanakan bagi menjelaskan syarat-syarat pembekal makanan

    serta kadar-kadar jamuan dan perbezaan yang wujud. Pejabat

    Bendahari juga perlu memutuskan senarai harga ‘standard’ / seragam

    yang realistik dan dipersetujui di kalangan pembekal setelah

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 20 -

    mengambilkira kepentingan Universiti serta bersesuaian dengan

    peruntukan yang diluluskan dan harga yang dibenarkan.

    Penyediaan garis panduan terhadap pilihan menu serta penetapan

    kadar harga oleh Universiti perlu dibuat sebagai asas bagi

    membolehkan pihak PTj merancang perbelanjaan bagi tempahan

    jamuan mengikut kesesuaian dan kewajaran. Penetapan set menu

    tempahan jamuan serta kadar-kadar yang diwujudkan perlu

    dibentangkan di mesyuarat pengurusan bagi mendapatkan pandangan

    dari setiap Pengurus Bahagian bagi tujuan perlaksanaan di setiap PTj

    di UTHM.

    5.1.3 Kawalan Terhadap Pengurusan Program / Aktiviti Di

    PTj Yang Tidak Melayakkan Tempahan Jamuan

    Dibuat

    Terdapat PTj yang membuat tempahan jamuan bagi

    program / aktiviti yang tidak melayakkan tempahan dibuat

    kerana tidak memenuhi syarat-syarat keraian rasmi

    sepertimana yang ditetapkan di dalam Pekeliling

    Bendahari Bil. 2/2008 perkara 3.1. Di antara program /

    aktiviti yang dijalankan adalah seperti di jadual berikut:-

    KETETAPAN PEKELILING

    JENIS PROGRAM / AKTIVITI

    YANG DIJALANKAN OLEH

    PTj

    3.1 Syarat-syarat Keraian

    Rasmi

    3.1.1 Universiti / Pusat

    Tanggungjawab (PTj) boleh

    mengadakan aktiviti-aktiviti

    seperti berikut :-

    a) Menganjurkan persidangan

    Sesi Perbincangan

    Sesi Perjumpaan

    Sesi Rakaman Suara / Latihan

    Selawat Dan Marhaban

    Sesi Taklimat ( pendaftaran

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 21 -

    peringkat Antarabangsa,

    Kebangsaan Atau Universiti

    b) Bagi meraikan jemputan

    luar. Jemputan luar

    bermaksud orang-orang

    kenamaan atau rombongan

    rasmi baik daripada luar

    negara ataupun dalam

    negeri.

    c) Mesyuarat peringkat

    Universiti atau PTj

    d) Kursus / Bengkel /

    Seminar yang dianjurkan di

    peringkat Universiti / PTj.

    pelajar baru, perarakan sempena

    konvokesyen, penyerahan kunci

    pigeon hole kepada semua

    Pembantu Tadbir, sesi ukur

    pakaian seragam staf bagi tahun

    2012, taklimat berkenaan klinik

    panel, taklimat rumah staf)

    Sesi Ujibakat

    Gotong Royong

    Sesi Pembentangan

    Jamuan Perpindahan Taska

    Baru

    Maklumat lanjut program / aktiviti berserta kos terlibat

    adalah seperti di Lampiran 1.

    Perkara 3.1.1 (c) di dalam Pekeliling Bendahari Bil.

    2/2008, dilihat terlalu umum dan dengan mudah boleh

    memberi ruang dan peluang kepada pihak PTj untuk

    sewenang-wenangnya membuat tempahan jamuan

    walaupun ianya hanya merupakan perbincangan,

    perjumpaan atau taklimat ringkas. Sekiranya tidak

    dikawal adalah dikhuatiri ianya akan berlanjutan dan

    seterusnya menambah kos yang lebih tinggi.

    Syor / Cadangan Audit

    Perkara ini perlu dikaji dan disemak semula bagi mengelakkan

    berlakunya sebarang pelanggaran atau ketidakpatuhan terhadap

    pekeliling atau peraturan yang digunapakai oleh pihak Universiti.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 22 -

    Adalah dicadangkan agar Syarat-syarat Keraian Rasmi sepertimana

    yang dinyatakan di dalam Pekeliling Bendahari Bil 2/2008 (perkara

    3.0) dikaji, diperkemaskan dan diperincikan semula.

    Antara contoh Universiti lain yang telah memperincikan dengan jelas

    jenis-jenis mesyuarat yang melayakkan tempahan jamuan dibuat

    adalah Universiti Malaysia Sabah melalui Surat Pekeliling

    Bendahari Bil 2/2011 perkara 3.2 (f) iaitu :-

    Perincian Kategori Tempahan Jamuan :-

    Kategori 1 - Mesyuarat Yang Dipengerusikan Oleh Ahli Lembaga

    Pengarah / Pegawai Utama UMS.

    Contoh : Mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah (LPU),

    Mesyuarat Pagi, Mesyuarat Pihak Berkuasa Pengurusan

    Universiti, Mesyuarat Senat, Mesyuarat Jawatankuasa

    Tetap Kewangan, Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan

    lain-lain mesyuarat-mesyuarat utama Universiti.

    Kategori 2 - Mesyuarat Yang Dipengerusikan Oleh Ketua PTj di

    PTj Masing-Masing

    Contoh : Mesyuarat Peringkat Jabatan / Mesyuarat

    Eksekutif / Pengurusan Jabatan / Ceramah / Majlis-Majlis

    Akademik Oleh Ketua PTj.

    Perincian ini adalah bertujuan untuk mengawal perbelanjaan jamuan

    dan keraian rasmi serta merancang kos perbelanjaan mesyuarat agar

    lebih teratur.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 23 -

    TINDAKAN : Pemantauan terhadap penyediaan jamuan yang

    dilaksanakan di PTj akan terus dilaksanakan pihak Bendahari untuk

    setiap program atau aktiviti yang disahkan dan diluluskan

    kepentingannya kepada PTj dan Universiti. Ruang penambahbaikan

    terhadap peraturan sedia ada akan dikenalpasti pihak Bendahari bagi

    menyatakan dengan lebih terperinci mengenai jenis-jenis aktiviti atau

    program, terutamanya mesyuarat atau perbincangan yang dianjurkan

    pihak PTj. Ianya bertujuan memastikan penentuan program atau aktiviti

    yang melayakan penyediaan jamuan dapat dipatuhi oleh PTj.

    Tindakan penambahbaikan terhadap Borang Tempahan Jamuan

    (melalui penyediaan ruang untuk dipilih / ditanda oleh PTj), wajar

    dilaksanakan pihak Bendahari bagi membantu PTj mengenalpasti

    tempahan hanya dibuat terhadap kategori / jenis aktiviti atau

    mesyuarat yang dibenarkan oleh Universiti. Ia juga dapat

    memaklumkan pihak PTj bahawa aktiviti / program selain daripada

    yang dinyatakan di borang berkenaan, adalah tidak melayakkan

    tempahan jamuan dibuat.

    5.2 Kawalan Terhadap Pemilihan / Penggiliran Pembekal

    Makanan / Caterer

    Merujuk kepada Pekeliling Bendahari BIl. 5/2009 (Bab E –

    Rundingan Terus) perkara 3.2.1 – Perolehan Jamuan.

    “ Semua perolehan jamuan makanan / minuman untuk majlis jamuan

    rasmi / acara khas Universiti dibenarkan dibuat secara rundingan

    terus dengan syarikat Bumiputera. Perolehan jamuan ini hendaklah

    dibuat mengikut syarat dan kadar yang sedang berkuatkuasa.

    Keutamaan hendaklah diberi kepada syarikat di dalam kawasan atau

    daerah berkenaan dan secara bergilir-gilir “.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 24 -

    Semakan audit mendapati pemilihan dan penggiliran pembekal

    makanan yang dibuat di PTj terlibat adalah tidak seimbang dan

    tidak mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak

    Pejabat Bendahari. Maklumat lanjut berkaitan pemilihan

    pembekal dan kekerapan yang dibuat (mengikut turutan) adalah

    seperti di jadual-jadual berikut:-

    Jadual 1 : Pejabat Pendaftar

    BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-

    RAPAN

    BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-

    RAPAN

    1 Generasi Tasik Biru 80 16 Mohd Hair b. M Kas 02

    2 Milda Catering 48 17 Ty Restoran 02

    3 De Awana Catering 30 18 NBM World Ent. 01

    4 Restoran Seti Rogaya 25 19 IRS Cindai Et 01

    5 Imalize Ent 21 20 ID Global 01

    6 Reiyan Rasa 12 21 Balang Utama Ent 01

    7 Istihaz Prima 11 22 Crystal Inn Sdn.

    Bhd.

    01

    8 Saharuddin bin

    Shawal

    08 23 Jaminah bte Ahmad 01

    9 Ratna Salju Ent 04 24 Lab One Ent 01

    10 Zainah Catering 04 25 Tariq Wahab Ent 01

    11 Ruhaiza Zakaria Ent 04 26 ERZ Lasha Ent 01

    12 Seri Manggis Ent 03 27 MHBH Ent 01

    E Nayati Ent 03 28 Mohd. Salleh bin

    Haji

    01

    14 Normah bte Abu

    Bakar

    02 29 Sahran bin Amzah 01

    15 Restoran BP Bariani 02 30 Zukarnain bin

    Tajuddin

    01

    Jadual 2 : Pusat Sukan

    BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-

    RAPAN

    BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-

    RAPAN

    1 Seri Manggis

    Catering

    49 6 Restoran BP Briani 01

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 25 -

    2 E Nayati Ent 04 7 Saharuddin bin

    Shawal

    01

    3 Umi Golf Cafe 02 8 Resotran Seti

    Rogaya

    01

    4 Ratna Salju Ent 02 9 Normah bte Abu

    Bakar

    01

    5 Milda Catering 02

    Jadual 3 : Pusat Islam

    BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-

    RAPAN

    BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-

    RAPAN

    1 Milda Catering 43 6 Zainah Catering 09

    2 Imalize Ent 15 7 E Nayati Ent 07

    3 Ratna Salju Ent 12 8 JP Ent & Service 01

    4 Saharuddin bin

    Shawal

    10 9 Seri Manggis

    Catering

    01

    5 Zalinah Rais 10

    Jadual 4 : Pejabat Penerbit

    BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-

    RAPAN

    BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-

    RAPAN

    1 E Nayati Ent 17 5 Saharuddin Shawal 02

    2 Restoran Seti Rogaya 06 5 Seri Manggis

    Catering

    01

    3 Lasha Ent 04 6 Ratna Salju Ent 01

    Jadual 5 : Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Hartabina

    BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-

    RAPAN

    BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-

    RAPAN

    1 Ruhaiza Zakaria Ent 161 8 Seri Manggis 02

    2 Milda Caatering 34 9 Ty Restauran 02

    3 Saharuddin bin

    Shawal

    28 10 Ratna Salju Ent 02

    4 Restoran Seti Rogaya 19 11 De Sarah Ent 01

    5 Imalize Ent 05 12 Sajian Sedap Ent 01

    6 E Nayati Ent 03 13 Zalinah bte Rais 01

    7 Generasi Tasik Biru 03 14 ERZ Lasha Ent 01

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 26 -

    Kedudukan 3 teratas caterer / pembekal yang menjadi pilihan

    utama setiap PTj adalah seperti berikut:-

    NAMA PTj PEBEKAL UTAMA KEKERAPAN

    Pejabat Pendaftar Generasi Tasik BIru

    Milda Catering

    De Awana Catering

    80

    48

    30

    Pusat Sukan Seri Manggis Catering

    E Nayati Ent

    Umi Golf Cafe

    49

    04

    02

    Pusat Islam Milda Catering

    Imalize Ent

    Ratna Salju Ent

    43

    15

    12

    Pejabat Penerbit E Nayati Ent

    Restoran Seti Rogaya

    Lasha Ent

    17

    06

    04

    Pejabat Pembangunan Dan

    Pengurusan Harta Bina

    Ruhaiza Zakaria Ent

    Milda Catering

    Saharuddin bin Shawal

    161

    34

    28

    Berdasarkan jadual di atas, walaupun PTj membuat penggiliran

    pembekal dalam membuat tempahan jamuan didapati

    penggiliran yang dibuat adalah tidak seimbang / terlalu jauh

    bilangan kekerapan di antara satu sama lain walaupun hanya

    dengan mengambilkira 3 pembekal teratas bagi setiap PTj.

    Syor / Cadangan Audit

    Pekeliling Bendahari BIl. 5/2009 hendaklah dipatuhi bagi

    mengelakkan berlakunya sebarang pelanggaran atau ketidakpatuhan

    terhadap peraturan Universiti yang sedang berkuatkuasa.

    Pemantauan dan kawalan yang sewajarnya perlu diwujudkan samada

    pada peringkat PTj ataupun Pejabat Bendahari.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 27 -

    TINDAKAN : Ruang penambahbaikan peraturan sedia ada akan

    dikenalpasti pihak Bendahari terhadap pemilihan pembekal jamuan di

    PTj bagi mewujudkan peluang ekonomi yang adil di kalangan

    pengusaha makanan serta mengelakkan wujudnya monopoli pembekal

    tertentu sahaja bagi sesuatu PTj. Pejabat Bendahari juga perlu

    mewujudkan senarai pembekal-pembekal makanan yang disahkan

    oleh Universiti setelah mengambilkira aspek pematuhan kepada

    syarat-syarat yang ditetapkan meliputi faktor kebersihan di dalam

    pengendalian makanan (food handling) serta telah membuat

    pemeriksaan kesihatan (medical check-up) dengan Pusat Kesihatan

    Universiti, UTHM.

    5.3 Kawalan Terhadap Pengurusan Terimaan Bil Daripada

    Pembekal Yang Diterima Di Peringkat PTj

    Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007 perkara 4.1.1 menetapkan :

    “Bil dari pembekal yang diterima oleh PTj perlu dicop tarikh terima

    apabila ianya diterima samada melalui pos atau serahan tangan oleh

    Pejabat Pentadbiran PTj ”

    Semakan audit mendapati daripada keseluruhan 734 bil yang

    disemak didapati kesemuanya telah disahkan oleh pegawai

    yang diberi kuasa sepertimana kehendak Pekeliling Bendahari

    Bil.2/2008 perkara 3.6.1.

    Walaubagaimanapun bil-bil berkenaan tidak dicop tarikh terima

    sepertimana kehendak Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007

    perkara 4.1.1.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 28 -

    Maklumat lanjut berkaitan bil-bil jamuan yang tidak dicop tarikh

    terima adalah seperti di jadual berikut:-

    SAMPEL PTj PENEMUAN AUDIT

    Pejabat

    Pendaftar

    Daripada keseluruhan 268 bil yang disemak

    sepanjang tahun 2012, didapati 220 daripadanya

    (82%) tidak dicop tarikh terima.

    Pusat Sukan Daripada keseluruhan 63 bil yang disemak

    sepanjang tahun 2012, didapati kesemuanya (100%)

    tidak dicop tarikh terima.

    Pusat Islam Daripada keseluruhan 108 bil yang disemak

    sepanjang tahun 2012, didapati kesemuanya (100%)

    tidak dicop tarikh terima.

    Pejabat Penerbit Daripada keseluruhan 31 bil yang disemak

    sepanjang tahun 2012, didapati kesemuanya (100%)

    tidak dicop tarikh terima.

    Pejabat

    Pembangunan

    Dan

    Pengurusan

    Hartabina

    Daripada keseluruhan 264 bil yang disemak

    sepanjang tahun 2012, didapati 190 daripadanya

    (72% ) tidak dicop tarikh terima.

    Ketidakpatuhan terhadap peraturan ini akan memberi kesan

    terhadap proses pembayaran sekiranya bil yang diterima lewat

    diproses pada peringkat PTj. Punca kelewatan juga menjadi

    sukar untuk dikenalpasti samada berpunca daripada pihak

    pembekal yang gemar mengumpulkan bil secara lump-sum bagi

    satu-satu pembayaran ataupun pihak PTj sendiri yang

    menyimpan bil berkenaan / sengaja melewatkan proses

    pembayaran.

    Antara contoh-contoh bil yang mungkin lewat dibayar adalah

    seperti di jadual berikut :-

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 29 -

    NO BIL /

    TARIKH

    BIL

    JENIS

    PROGRAM /

    TARIKH

    PROGRAM

    NO

    BAUCAR

    BAYARAN /

    TARIKH

    BAYARAN

    CATATAN

    0000233

    23/05/2012

    RM35.00

    De Awana

    Catering

    Mesyuarat

    Amalan

    Pemeriksa

    Premis Oleh

    Pegawai Bomba

    dan Penyelamat

    JB

    Tarikh :

    23/05/2012

    10120225

    27/07/2012

    - Bil tidak dicop tarikh terima.

    - Berdasarkan tempoh di antara

    tarikh bil, tarikh program dan

    tarikh bayaran wujud kelewatan

    selama 2 bulan 5 hari.

    - Punca kelewatan sukar

    dikenalpasti samada berpunca

    daripada pihak pembekal

    ataupun PTj.

    10946

    02/07/2012

    RM1,300.00

    Seri

    Manggis

    Catering

    Majlis

    Penyerahan

    Bendera

    Kejohanan Sukan

    Staf Antara

    Universiti Kali Ke

    37/2012

    Tarikh : 29/06/

    2012

    10122809

    08/09/2012

    - Bil tidak dicop tarikh terima.

    - Berdasarkan tempoh di antara

    tarikh bil, tarikh program dan

    tarikh bayaran wujud kelewatan

    selama 2 bulan 8 hari.

    - Punca kelewatan sukar

    dikenalpasti samada berpunca

    daripada pihak pembekal

    ataupun PTj.

    7681736

    29/06/2012

    RM133.00

    Milda

    Catering

    Mesyuarat

    Pelaksanaan

    Program Ziarah

    Dan Maulid

    Bersama Habib

    Umar

    Tarikh :

    10/04/2012

    10124082

    06/10/2012

    - Bil tidak dicop tarikh terima.

    - Berdasarkan tarikh bil dan

    tarikh program, didapati pihak

    pembekal lewat menyediakan

    bil (2 bulan 19 hari)

    - Berdasarkan tempoh di antara

    tarikh bil dan tarikh bayaran

    wujud kelewatan selama 3

    bulan 9 hari.

    Berdasarkan jadual di atas, didapati terdapat juga pembekal yang

    lewat menyediakan bil, walaubagaimanapun pengesahan

    terhadap tarikh sebenar bil diterima di peringkat PTj tetap tidak

    dapat dilakukan. Amalan ini sangat menyumbang kepada

    penggunaan SIJIL KELULUSAN AP58(a) pada akhir tahun

    sekiranya langkah awal dan tindakan penambahbaikan tidak

    diambil.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 30 -

    Syor / Cadangan Audit

    Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007 hendaklah dipatuhi bagi

    mengelakkan berlakunya sebarang pelanggaran atau ketidakpatuhan

    terhadap pekeliling / peraturan Universiti yang sedang berkuatkuasa.

    Penguatkuasaan terhadap peraturan yang telah ditetapkan hendaklah

    dilaksanakan dengan tegas bagi memastikan pihak PTj mematuhi

    sepenuhnya setiap peraturan kewangan yang telah dikeluarkan oleh

    Pejabat Bendahari. Ianya bertujuan untuk memastikan agar pihak

    Pejabat Bendahari dapat melaksanakan tanggugjawabnya sebagai

    pihak yang memantau dan mengawal proses pembayaran.

    TINDAKAN : Proses pembayaran yang dilaksanakan oleh PTj

    perlu didaftarkan di dalam sistem SAGA setelah menerima bil atau

    dokumen yang lengkap daripada pembekal. Semasa proses ini, tarikh

    dokumen atau bil yang diterima oleh PTJ dapat ditunjukkan dalam

    sistem tersebut. Pemantauan dilaksanakan oleh pihak Bendahari

    berdasarkan kepada perbandingan antara tarikh yang dinyatakan di

    invois dan tarikh ianya didaftarkan di Sistem SAGA. Pemantauan bagi

    pematuhan PTj terhadap peraturan kewangan berkaitan pengurusan

    penerimaan bil dari pembekal yang perlu dicopkan tarikh terima oleh

    pihak PTj, wajar dilaksanakan pihak Bendahari bagi melicinkan proses

    pembayaran.

  • AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

    U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

    Unit Audit Dalam UTHM

    - 31 -

    6. RUMUSAN

    Secara keseluruhannya, pengurusan perolehan tempahan jamuan di

    Universiti Tun Hussein Onn Malaysia memerlukan tindakan

    penambahbaikan agar selaras dengan kehendak Pekeliling

    Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 2008 terutamanya dalam berbelanja

    secara berhemah dan mengelakkan pembaziran.

    Penentuan kadar harga dan jenis menu hendaklah diberi perhatian

    sewajarnya bagi tujuan kawalan dan seterusnya mengelakkan

    berlakunya pertambahan kos serta pembaziran.

    Syarat-syarat Keraian Rasmi yang dinyatakan di dalam Pekeliling

    Bendahari Bil. 2 /2008 hendaklah disemak, dikaji, diperkemaskan dan

    diperincikan semula dengan jelas bertujuan untuk mengawal

    perbelanjaan jamuan dan keraian rasmi serta merancang perbelanjaan

    mesyuarat agar lebih teratur.