AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN - uad.uthm.edu.myuad.uthm.edu.my/.../2013/auditanjamuan/laporan_auditan_jamuan.pdfbagi tahun 2012 sehingga tarikh auditan. Sampel yang diambil hanya meliputi

AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I

U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A

Unit Audit Dalam UTHM

- 1 -

AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI

DI PEJABAT BENDAHARI

UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA

( LAPORAN AKHIR )

1. PENDAHULUAN

Satu Auditan Pengurusan Tempahan Jamuan Universiti telah

dijalankan secara berpusat di Pejabat Bendahari, Universiti Tun

Hussein Onn Malaysia. Auditan ini dilaksanakan secara berpusat di

Pejabat Bendahari selaku pihak yang memantau tatacara perolehan

dan pembayaran bagi tempahan jamuan.

Skop auditan merangkumi tempoh 3 tahun (2010 – 2012) bagi tujuan

perbandingan kos manakala sampel semakan yang diambil adalah

bagi tahun 2012 sehingga tarikh auditan. Sampel yang diambil hanya

meliputi perbelanjaan jamuan bagi minum pagi, makan tengahari,

minum petang dan makan malam untuk jemputan luar dan staf bagi

tujuan mesyuarat, meraikan jemputan luar, kursus, seminar dan

bengkel. Program-program utama Universiti seperti Majlis

Konvokesyen dan Hari Kualiti adalah tidak termasuk di dalam skop

auditan.

Auditan ini dilaksanakan sejajar dengan Rancangan Audit Tahunan

2012 yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Audit Universiti.

Auditan ini merangkumi kajian dan penilaian bebas terhadap

pengurusan tempahan jamuan di Universiti Tun Hussein Onn Malaysia.




- 2 -

2. LATARBELAKANG

Auditan ini dilaksanakan dengan memilih sampel-sampel daripada 5

Pusat Tanggungjawab (PTj) iaitu :-

i) Pejabat Pendaftar

ii) Pusat Sukan

iii) Pusat Islam

iv) Pejabat Penerbit

v) Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Hartabina

Pemilihan sampel adalah berdasarkan kepada aktiviti yang dijalankan

di setiap PTj dan juga jumlah perbelanjaan / urusniaga yang terlibat.

Sebanyak 734 sampel invois / bil telah disemak bagi tujuan

pengesahan terhadap setiap perbelanjaan tempahan jamuan yang

telah dibuat.

Semakan dilaksanakan terhadap Vot 29401 (makan dan minum -

jemputan luar) dan Vot 29411 (keraian pejabat - makan dan minum

staf) dengan mengambilkira jumlah perbelanjaan secara tahunan bagi

setiap vot jamuan mengikut tempoh masa kelangsungan setiap

keraian rasmi dan kadar yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling

Bendahari Bil. 2/2008 sepertimana di dalam jadual-jadual berikut:-

Jadual 1: Tempoh Masa Dan Jenis Tempahan Yang Dibenarkan

TEMPOH TEMPAHAN YANG DIBENARKAN

8.00 pagi – 1.00 tengahari Minum pagi sahaja

2.00 petang – 6.00 petang Minum petang sahaja

8.00 pagi – 5.00 petang Minum pagi, makan tengahari, minum petang

8.30 malam ke atas Minum malam ***




- 3 -

Jadual 2 : Kadar Maksimum Yang Ditetapkan Berserta Dengan Syarat

Maklumat lengkap kos perbelanjaan untuk tempoh 3 tahun (2010, 2011

dan 2012) bagi tempahan jamuan mengikut PTj berdasarkan Vot

29401 dan Vot 29411 adalah seperti di jadual-jadual berikut:-

Jadual 1 : Kos Perbelanjaan Bagi Tempahan Jamuan Berdasarkan PTj bagi VOT 29401 (Jemputan Luar )

BIL KOD NAMA PTJ KOS PERBELANJAAN

PTJ 2010 2011 2012

1 1 Pejabat Naib Canselor 37,383.40 30,728.88 15,135.50

2 2 Pejabat Pendaftar 62,555.10 254,316.40 43,633.90

JENIS

JAMUAN

TETAMU

TEMPOH SYARAT STAF UTHM

TETAMU OLEH PIHAK PENGURU-SAN UTHM

JEMPU- TAN

LUAR

KERABAT DIRAJA & PEMIMPIN TERTINGGI

Minum Pagi

RM3.50 RM3.50

8.00 pg –

1.00 tgh

Keraian Rasmi bagi Universiti & PTj:

Persidangan peringkat Antarabangsa, Kebangsaan atau Universiti

Meraikan jemputan luar (luar negara ataupun dalam negeri)

Mesyuarat peringkat Universiti atau PTj.

Kursus / bengkel / seminar yang dianjurkan di peringkat Universiti / PTj.

Jamuan Ringan Pagi

RM10.00 RM10.00

Minum Petang

RM3.50 RM3.50

2.00 ptg –

6.00 ptg Jamuan Ringan Petang

RM10.00 RM10.00

Makan Tengahari

RM10.00 RM50.00 RM15.00 RM50.00 Mesyuarat LPU, Senat.

Semua mesyuarat JK yang dinyatakan di dalam Statut atau Perlembagaan UTHM.

Meraikan jemputan luar (luar negara ataupun dalam negeri)

Kursus / bengkel / seminar / persidangan anjuran PTj untuk staf universiti (8.00 pg-5.00 ptg)

Minum Malam

RM3.50 RM3.50

8.30 mlm ke atas

Makan Malam

RM65.00 RM65.00




- 4 -

3 3 Pejabat Bendahari 275.00 - -

4 4 Pusat Teknologi Maklumat 332.00 - 714.00

5 5 Pejabat Hal Ehwal Pelajar 2,660.00 1,841.00 80.00

6 6 Perpustakaan - 3,612.50 5,236.50

7 7 Pejabat Pengurusan Akademik - - -

8 8 Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Harta Bina

6,317.50 10,421.50 10,261.00

9 9 Pej. Peng, Penyelidikan, Inovasi, Pengkomersilan & Prundingan (ORICC)

13,158.00 315.00 15,652.50

10 10 Pusat Pembangunan Dan Pengembangan Pelajar

30.00 56.00 -

11 11 Pusat Pembangunan Akademik - - -

12 12 Pusat Kokurikulum Dan Kebudayaan

21,530.00 2,387.50 -

13 13 Pusat Kesihatan Universiti 3,734.50 2,372.40 1,020.00

14 14 Pusat Islam 33,614.75 5,127.50 -

15 17 Fakulti Pengurusan Teknologi, Perniagaan Dan Keusahawanan

361.00 170.00 -

16 20 Pusat Pengajian Siswazah 1,290.50 - 886.00

17 21 Pejabat Pengurusan Strategik Dan Kualiti

60.00 - 13.50

18 24 Fakulti Kejuruteraan Awam Dan Alam Sekitar

3,886.00 2,400.00 4,804.00

19 25 Fakulti Kejuruteraan Mekanikal Dan Pembuatan

2,447.00 226.00 2,500.00

20 26 Fakulti Kejuruteraan Elektrik Dan Elektronik

997.50 510.00 8,001.50

21 27 Fakulti Pendidikan Teknikal Dan Vokasional

73.50 4,158.40 1,172.30

22 28 Fakulti Sains Komputer Dan Teknologi Maklumat

535.00 - 4,374.00

23 30 Pej. Penolong Naib Canselor (Hub. Industri dan Masyarakat)

8,899.50 34,722.50 43,287.50

24 31 Pejabat Penerbit

80.00

-

-

25 32 Fakulti Sains, Teknologi Dan Pembangunan Insan

5,673.90

-

90.00

26 33 Pusat Pengajian Diploma

-

1,861.00

2,548.00

27 34 Pejabat Antarabangsa

30.00

7,938.80

28,518.00

28 35 Pusat Sukan

-

726.00

3,781.00

29 36 Fakulti Teknologi Kejuruteraan

-

-

JUMLAH 205,924.15

363,891.38

191,709.20




- 5 -

Jadual 1 : Kos Perbelanjaan Bagi Tempahan Jamuan Berdasarkan PTj bagi VOT 29411 (Keraian Pejabat - staf)

BIL KOD NAMA PTJ KOS PERBELANJAAN

PTJ 2010 2011 2012

1 1 Pejabat Naib Canselor 32,934.00 51,471.10 31,301.20

2 2 Pejabat Pendaftar 128,413.95 53,688.20 101,590.00

3 3 Pejabat Bendahari 12,855.50 13,284.15 14,163.60

4 4 Pusat Teknologi Maklumat 5,373.50 3,182.00 5,374.50

5 5 Pejabat Hal Ehwal Pelajar 56,155.80 51,853.90 42,236.50

6 6 Perpustakaan 16,653.80 12,387.50 10,318.10

7 7 Pejabat Pengurusan Akademik 38,052.30 46,648.60 43,865.01

8 8 Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Harta Bina

6,364.00 11,029.00 19,274.50

9 9 Pej. Peng, Penyelidikan, Inovasi, Pengkomersilan & Prundingan (ORICC)

8,513.00 14,930.50 9,674.50

10 10 Pusat Pembangunan Dan Pengembangan Pelajar

14,522.90 6,344.00 3,557.50

11 11 Pusat Pembangunan Akademik 6,487.50 6,558.50 7,693.00

12 12 Pusat Kokurikulum Dan Kebudayaan

19,571.00 19,924.50 5,604.20

13 13 Pusat Kesihatan Universiti 4,133.50 2,014.00 1,005.50

14 14 Pusat Islam 16,502.00 24,549.50 28,378.00

15 17 Fakulti Pengurusan Teknologi, Perniagaan Dan Keusahawanan

21,188.70 17,472.50 27,484.00

16 20 Pusat Pengajian Siswazah 11,788.80 10,068.00 21,610.20

17 21 Pejabat Pengurusan Strategik Dan Kualiti

18,910.30 12,194.30 21,728.00

18 24 Fakulti Kejuruteraan Awam Dan Alam Sekitar

45,406.20 26,384.00 32,768.00

19 25 Fakulti Kejuruteraan Mekanikal Dan Pembuatan

38,820.50 27,752.50 43,081.00

20 26 Fakulti Kejuruteraan Elektrik Dan Elektronik

29,575.50 32,645.50 31,170.69

21 27 Fakulti Pendidikan Teknikal Dan Vokasional

18,037.10 16,082.50 19,751.00

22 28 Fakulti Sains Komputer Dan Teknologi Maklumat

6,454.00 5,286.00 8,172.00

23 30 Pej. Penolong Naib Canselor (Hub. Industri dan Masyarakat)

28,975.80 21,249.50 20,992.50

24 31 Pejabat Penerbit 5,492.45 21,783.00 5,256.50

25 32 Fakulti Sains, Teknologi Dan Pembangunan Insan

37,149.50 27,869.50 32,936.70

26 33 Pusat Pengajian Diploma 6,179.50 10,254.00 9,488.19




- 6 -

27 34 Pejabat Antarabangsa 5,521.50 2,416.00 1,189.50

28 35 Pusat Sukan - 4,292.00 18,270.50

29 36 Fakulti Teknologi Kejuruteraan - - -

JUMLAH 640,032.60 553,614.75 617,934.89

Berdasarkan kepada kedua-dua jadual di atas, jumlah keseluruhan

perbelanjaan bagi vot makan dan minum jemputan luar dan staf bagi

tempoh 3 tahun adalah seperti di jadual berikut:-

TAHUN 2010 TAHUN 2011 TAHUN 2012

RM845,955.75 RM917,506.13 RM809,644.09

Untuk tempoh 3 tahun jumlah pebelanjaan tertinggi adalah pada tahun

2011, iaitu RM917,506.13.

3. OBJEKTIF AUDITAN

Objektif utama auditan ini dijalankan adalah untuk:-

a) Menentukan samada tatacara perolehan tempahan jamuan dan

pembayaran bil-bil jamuan dibuat selaras dengan kehendak

Pekeliling Bendahari Bil. 2/2008 dan peraturan lain yang

berkuatkuasa (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4/1993).

b) Menganalisa / membuat perbandingan corak perbelanjaan

jamuan / keraian rasmi di PTj.

c) Untuk menentukan samada perbelanjaan dibuat secara

berhemah ataupun sebaliknya.




- 7 -

4. SKOP DAN METHODOLOGI AUDIT

Auditan ini dilaksanakan dengan tumpuan kepada rekod-rekod,

dokumen-dokumen, fail-fail dan temubual dengan pegawai-pegawai

yang berkaitan bagi urusniaga tahun 2012 hingga tarikh auditan.

5. PENEMUAN AUDIT

5.1 Kawalan Terhadap Pengurusan Perolehan Tempahan

Jamuan

5.1.1 Kawalan Terhadap Penentuan Kadar Harga Dan Menu

Bagi Minum Pagi, Petang Dan Malam

Kadar maksimum sepertimana yang ditetapkan dalam

pekeliling bagi minum pagi, petang dan malam adalah

RM3.50 seorang.

Sebanyak 734 sampel bil-bil jamuan telah disemak bagi 5

PTj dan hasil semakan audit mendapati :-

i) Wujud keadaan di mana terdapat perbezaan harga

pada set menu yang hampir sama. Terdapat

pembekal yang telah mengenakan kadar harga yang

tidak sama atau lebih tinggi terhadap set menu yang

hampir sama. Contohnya tempahan kuih muih

seperti di jadual berikut:-




- 8 -

NO. INVOIS / NILAI /

PEMBEKAL

MENU KADAR CATATAN

0000111

RM35.00

De Awana Catering

3 jenis kuih

Air : teh tarik

RM2.50 - Perbezaan RM1.00 pada menu yang hampir sama

- Pembekal berbeza

0430595

RM21.00

Milda Catering

3 jenis kuih

Air : teh o

RM3.50

ii) Peningkatan kadar harga maksimum daripada

RM2.00 kepada RM3.50 dilihat hanya

menyebabkan pihak PTj lebih cenderung untuk

menggunakan kadar maksimum RM3.50 setiap

kali tempahan jamuan dibuat. Langkah penjimatan

atau perbelanjaan secara berhemah harus

dilaksanakan dengan membuat tempahan jamuan

pagi, petang dan malam yang lebih ringkas seperti

kuih muih yang boleh diperolehi dengan kadar

serendah RM2.50.

Daripada keseluruhan 734 sampel bil yang dipilih,

hanya terdapat 51 bil sahaja (7%) yang melibatkan

tempahan kuih muih. Maklumat lanjut adalah


SAMPEL PTj PENEMUAN AUDIT

Pejabat

Pendaftar

Daripada keseluruhan 268 bil yang disemak

sepanjang tahun 2012, 216 daripadanya (81%)

menggunakan kadar maksimum RM3.50.

Hanya 35 bil (13%) sahaja yang melibatkan

tempahan kuih muih.




- 9 -

Pusat Sukan Keseluruhan tempahan melibatkan 63 bil (100%)


Tiada tempahan kuih muih.

Pusat Islam Daripada keseluruhan 108 bil yang disemak




tempahan kuih muih.

Pejabat Penerbit Keseluruhan tempahan melibatkan 31 bil (100%)



tempahan kuih muih.

Pejabat

Pembangunan

Dan

Pengurusan

Hartabina





tempahan kuih muih.

iii) Peningkatan kadar harga bagi jamuan minum pagi,

petang dan malam sebanyak RM1.50 (daripada

RM2.00 kepada RM3.50) juga turut menyebabkan

menu yang ditempah menjadi pelbagai atau

bermacam jenis sehingga mencecah kepada 37

jenis menu (bagi keseluruhan 5 PTj). Bagi jamuan

minum pagi, petang dan malam, pihak PTj

sepatutnya melakukan perbelanjaan secara

berhemah dengan tempahan jamuan yang lebih

ringan bagi mengelakkan pembaziran. Maklumat

lanjut pengkelasan jenis-jenis menu yang menjadi

pilihan adalah seperti di jadual berikut:-




- 10 -

BIL JENIS MENU BIL JENIS MENU

1 Kuih muih (pisang goreng, cucur udang, karipap, popia, pulut panggang, tauhu sumbat, sandwich, cucur udang, keria)

14 Laksa Johor / Penang

2 Ubi Rebus 15 Kue Tiaw Goreng`

3 Roti Jala 16 Mee Goreng

4 Roti Canai Kari Kambing 17 Mee Rebus / Bandung

5 Roti 18 Mee Kari

6 Lempeng 19 Mee Hailam

7 Nasi Goreng 20 Mee Goreng Mamak

8 Nasi Lemak 21 Rojak Buah

9 Nasi Ayam 22 Rojak Manis

10 Nasi Kerabu 23 Rojak Petis

11 Nasi Goreng Paprik 24 Set Bubur Cina

12 Soto 25 Bubur Nasi Berlauk

13 Mihun Tomyam 26 Bubur Ayam

27 Mihun Singapore 34 Bubur chaca dan tauhu sumbat

28 Mihun Goreng 35 Cendol dan tapai

29 Mihun sop 36 Bubur Durian dan Roti

30 Mihun Soto 37 Bubur Pulut Hitam / Bubur Kacang

31 Bakso

32 Lontong / Goreng / Darat / Kering

33 Lontong Ayam

PTj dengan bilangan menu terbanyak adalah

Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Hartabina

sebanyak 21 jenis menu diikuti dengan Pejabat

Pendaftar sebanyak 17 jenis menu, Pejabat

Penerbit sebanyak 16 jenis menu, Pusat Sukan

sebanyak 15 jenis menu dan Pusat Islam sebanyak

12 jenis menu.




- 11 -

iv) Berdasarkan corak / trend pemilihan tempahan

menu di samping perbezaan kadar harga yang tidak

seragam bagi menu-menu tertentu, telah

mewujudkan kesukaran di dalam menentukan jenis

menu sebenar yang boleh diperolehi dengan kadar

harga RM2.50 atau RM3.50.

Ini adalah kerana terdapat pembekal yang boleh

memberi harga RM2.50 untuk 3 jenis kuih dan 2

jenis air. Pada masa yang sama terdapat juga

pembekal yang boleh memberi harga RM2.50 untuk

3 jenis kuih dan 4 jenis air. Terdapat juga

pembekal yang memberi harga RM3.50 untuk 3

jenis kuih dan 1 jenis air. Contohnya adalah


NO. INVOIS / JUMLAH

PEMBEKAL

MENU KADAR CATATAN

2429

RM17.50

Imalize Ent

3 jenis kuih

Air : teh

RM2.50 Diperolehi dengan harga RM2.50

00897

RM45.50

Generasi Tasik Biru

3 jenis kuih

Air : teh dan nescafe

RM2.50 Wujud pertambahan air (2 jenis air –Nescafe dan teh) tetapi boleh diperolehi dengan harga serendah RM2.50

00469

RM70.00

Generasi Tasik Biru

3 jenis kuih

Air : Nescafe, teh, teh o dan mineral cup

RM2.50 3 jenis kuih dan 4 jenis air juga masih boleh diperolehi dengan harga serendah RM2.50

0430565

RM12.50

Milda Catering

3 jenis kuih

Air : teh o

RM3.50 3 jenis kuih dan air teh o diperolehi dengan harga yang lebih mahal iaitu RM3.50.

Berbanding bil bernombor 2429 ( 3 jenis kuih dan air teh diperolehi dengan harga RM2.50)




- 12 -

0000256

RM24.50

De Awana Catering

3 jenis kuih

Buah-buahan 2 jenis

Air : teh 0

RM3.50 Pertambahan menu (buah-buahan 2 jenis).

Masih boleh diperolehi dengan harga RM3.50

1553

RM52.50

E Nayati Ent

4 jenis kuih (popia, pulut panggang, karipap dan tauhu sumbat)

Air: teh o

RM3.50 4 jenis kuih, juga masih

boleh diperolehi dengan harga RM3.50.

5.1.2 Kawalan Terhadap Penentuan Kadar Harga Dan Menu

Bagi Jamuan Makan Tengahari

Kadar maksimum sepertimana yang ditetapkan dalam

pekeliling bagi jamuan makan tengahari adalah RM10.00

seorang.

Daripada 51 sampel bil jamuan makan tengahari yang

disemak, didapati 13 (25%) daripadanya menggunakan

kadar maksimum RM10.00. Maklumat lanjut adalah



Pejabat

Pendaftar


sepanjang tahun 2012, didapati 8 (42%)

daripadanya menggunakan kadar maksimum

RM10.00.

Pusat Sukan Daripada 2 bil (100%) yang disemak

sepanjang tahun 2012 didapati kedua-duanya

tidak menggunakan kadar maksimum

RM10.00.




RM10.00.




- 13 -

Pejabat Penerbit Tiada program yang melibatkan jamuan

makan tengahari.

Pejabat

Pembangunan

Dan

Pengurusan

Hartabina




RM10.00.

Melalui semakan dan analisa yang dijalankan pihak audit

mendapati:-

i) Wujud keadaan di mana terdapat menu yang

sama tetapi diperolehi dengan harga yang

berbeza. Contohnya seperti di jadual berikut:-

NO. INVOIS / PEMBEKAL /

PTJ

MENU KADAR CATATAN

01049

Generasi Tasik Biru

- Pejabat Pendaftar

Nasi putih

Lauk :

- Ikan bakar

- Tomyam campur

Sayur :

- tiada

Buah:

- tidak dinyatakan jenis buah

Air :

Air oren

RM5.00

Menu yang sama

tetapi diperolehi

dengan harga

RM5.00 dan

RM8.00

(perbezaan

RM3.00) 0093154

Milda Catering

- Pejabat Pendaftar

Nasi putih

Lauk :

- Ikan bakar

- Tomyam campur

Sayur :

- tiada

Buah:


Air :

Air oren

RM8.00




- 14 -

ii) Terdapat tempahan jamuan dibuat melalui pilihan

menu yang ringkas dan munasabah dengan kadar

serendah RM5.00 manakala terdapat tempahan

dengan menu yang pelbagai untuk jamuan makan

tengahari dibuat bagi mencukupkan kadar

maksimum (RM10.00) yang dihadkan. Pemilihan

menu yang tidak seragam dari segi bilangan dan

kepelbagaian jenis lauk, sayur atau buah yang

dipilih, boleh menyebabkan berlakunya

pengurangan atau peningkatan harga yang

dikenakan oleh pembekal.

NO. INVOIS/

PEMBEKAL / PTJ

MENU KADAR CATATAN

01049

Generasi Tasik Biru

- Pejabat Pendaftar

Nasi putih

Lauk :

- Ikan bakar

- Tomyam campur

Sayur :

- tiada

Buah:


Air :

Air oren

RM5.00 Menu yang

ringkas. 2 jenis

lauk diperolehi

dengan harga

RM5.00.

00052

De Awana Catering

- Pejabat Pendaftar

Nasi putih

Lauk :

- Ayam blackpapper

Sayur :

- Kangkung

Sampingan :

- Sambal belacan

Buah:

- Buah potong

Air :

- Sirap laici

RM10.00 1 jenis lauk, 1 jenis

sayur dan1 jenis

buah serta air

sirap laici

diperolehi dengan

kadar RM10.00.




- 15 -

0000259

De Awana Catering

- Pejabat Pendaftar

Nasi putih

Lauk :

- Ayam masak kicap

- Ikan caru masak sambal

Sayur :

- Capcai

- Labu masak lemak

Sampingan :

- Sambal belacan

Buah:

- Buah oren

Air :

Air laici

RM10.00 Terdapat

pertambahan

menu. 2 jenis lauk

dan 2 jenis sayur

juga dapat

diperolehi dengan

harga RM10.00.

Berbanding menu

sebelum ini iaitu 1

jenis lauk dan 1

jenis sayur juga

dengan harga

RM10.00 – Rujuk

bil bernombor

00052

451755

Milda Catering

PPH

Nasi putih

Lauk :

- Ayam goreng rempah

- Ikan keli masak lemak

- Ikan masin

Sayur :

- Ulam

Sampingan :

- Sambal belacan

Buah:

- Buah tembikai

Air :

Air oren sunquick

RM10.00 Terdapat

pertambahan

menu. 3 jenis lauk

juga dapat

diperolehi dengan

harga RM10.00.

iii) Wujud kesukaran dalam menentukan jenis set

menu sebenar yang boleh diperolehi dengan kadar

RM8.50 atau RM10.00.

Ini adalah kerana terdapat pembekal yang boleh

membekalkan 3 jenis lauk dan 2 jenis sayur

dengan kadar harga RM8.50. Pada masa yang

sama terdapat juga pembekal yang memberikan

harga RM10.00 bagi membekalkan 1 jenis lauk

dan 1 jenis sayur. Contohnya adalah seperti di

jadual berikut:-




- 16 -

NO. INVOIS / PEMBEKAL /

PTJ

MENU KADAR CATATAN

162/12

Ruhaiza Zakaria Ent

- PPH

Nasi putih

Lauk :

- Ayam

- Ikan keli cili api

- Set ikan bakar

Sayur :

- Ulam kampung

- capcai

Sampingan :

- Sambal belacan

Buah:

- Tidak dinyatakan jenis buah

Air :

- Sirap limau

RM8.50 3 jenis lauk, 2 jenis sayur dapat diperolehi dengan harga yang lebih rendah iaitu RM8.50

00052

De Awana Catering

- Pejabat Pendaftar

Nasi putih

Lauk :

- Ayam sambal

Sayur :

- Capcai

Sampingan :

- Sambal belacan

Buah:

- Buah potong

Air :

- Sirap bandung

RM10.00 1 jenis lauk, 1

jenis sayur

diperolehi dengan

kadar harga yang

lebih tinggi iaitu

RM10.00.

Kesimpulan :-

Secara keseluruhannya pihak audit berpendapat penetapan kadar

harga bagi tempahan jamuan makan pagi, tengahari, petang atau

malam banyak ditentukan oleh jenis dan bilangan menu serta

pembekal yang dipilih oleh pemohon.




- 17 -

Syor / Cadangan Audit

Bagi tujuan langkah penjimatan sepertimana yang dimaklumkan

melalui Pekelliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 2008 bertarikh

2 Mei 2008 ( perkara 6 - berkaitan majlis dan upacara keraian ) dan

telah pun diamalkan oleh beberapa Universiti yang lain, pihak audit

berpendapat pihak pengurusan Universiti perlu mengambil langkah-

langkah penambahbaikan bagi tujuan kawalan dan seterusnya

membantu mengelakkan berlakunya pembaziran.

Peningkatan harga bekalan bahan mentah tidak boleh dijadikan alasan

untuk meningkatkan kadar harga menu bagi jamuan makan tetapi

kawalan melalui jenis dan bilangan menu yang dipilih boleh dibuat bagi

menentukan kadar harga tempahan jamuan yang akan dibuat. Adalah

dicadangkan agar :-

i) Pekeliling sedia ada dikaji semula bagi tujuan penambahbaikan

dan kawalan. Pekeliling-pekeliling berkaitan keraian rasmi

daripada Universiti lain boleh dikaji untuk dijadikan panduan dan

rujukan.

Di antara contoh-contoh kawalan yang telah diwujudkan oleh

Universiti Kebangsaan Malaysia melalui Pekeliling

Bendahari Bil. 10/2008 dan 2/2010 ialah dengan cara

menentukan contoh menu berdasarkan kadar harga yang

telah dietapkan untuk tempahan jamuan makan pagi, tengahari

dan petang. Kadar harga dan contoh menu yang digunakan

oleh Universiti Kebangsaan Malaysia adalah seperti di jadual

berikut:-




- 18 -

JENIS KERAIAN RASMI JAMUAN

RINGAN PAGI

(TIDAK LEBIH)

JAMUAN

RINGAN

TENGAHARI

(TIDAK

LEBIH)

JAMUAN

RINGAN

PETANG

(TIDAK LEBIH)

Mesyuarat (Dalaman) RM2.50 RM5.00 RM2.50

Mesyuarat (Tetamu Luar) RM4.00 RM9.00 RM4.00

Penceramah / Pelawat

Rasmi Universiti

RM4.50 RM9.00 RM4.50

Seminar / Bengkel /

Kursus

RM4.50 RM9.00 RM4.50

Mengwas Peperiksaan /

Pendaftaran Pelajar

RM2.50 RM5.00 RM2.50

Majlis Perasmian RM7.00 RM10.00 RM7.00

Contoh menu :

Jamuan Ringan Pagi – 2 jenis kuih dan air

Jamuan Ringan Tengahari – Makanan ala carte seperti mihun goreng @ nasi goreng

( jamuan ringan tengahari boleh diberikan jika mesyuarat, temuduga atau program

melewati jam 12.30 tengahari)

Jamuan ringan petang – 1 jenis kuih dan air

Manakala contoh kadar harga bagi jamuan pagi, tengahari dan

petang (untuk mesyuarat dalaman dan luar sahaja) yang

ditetapkan oleh Universiti Islam Antarabangsa adalah seperti

di jadual berikut:-

JENIS MESYUARAT MINUM PAGI MAKAN

TENGAHARI

MINUM

PETANG

Mesyuarat Dalaman RM3.00 RM5.00 RM3.00

Mesyuarat ( Tetamu Luar) RM5.00 RM10.00 RM5.00

Berdasarkan jadual di atas, didapati bagi tujuan mesyuarat

terutamanya mesyuarat dalaman, kadar harga yang ditetapkan

oleh kedua-dua Universiti adalah lebih rendah berbanding kadar

harga yang digunapakai oleh Universiti Tun Hussein Onn

Malaysia.




- 19 -

Contoh lain adalah Universiti Malaya. Bagi tujuan langkah-

langkah penjimatan pihak Universiti Malaya telah menetapkan

melalui surat pekelilingnya (Surat Pekeliling Pentadbiran Bil:

2/2012) iaitu :-

“ Sebagai langkah-langkah penjimatan Universiti Malaya telah

menetapkan agar pengendalian mesyuarat hendaklah berkonsepkan

“effective meeting management”, iaitu mesyuarat yang terancang

dan pengurusan masa yang baik.

Makanan tidak dibenarkan untuk ditempah bagi sebarang mesyuarat

melainkan jika perlu ”

ii) Penukaran menu kepada menu yang lebih sihat atau ringkas

juga boleh dilakukan dan lebih bermanfaat berbanding

meningkatkan kadar harga yang hanya lebih menjurus kepada

pembaziran.

TINDAKAN : Tindakan penambahbaikan terhadap peraturan

yang sedia ada akan dilaksanakan pihak Bendahari bagi memastikan

penentuan harga dan menu untuk jamuan secara berhemah dapat

dipatuhi oleh PTj. Perbandingan terhadap kadar-kadar serta

pengurusan jamuan yang dilaksanakan di Universiti atau IPTA lain

wajar dilaksanakan di samping pengwujudan set menu bagi jamuan

minum pagi, petang dan malam serta makan tengahari bagi

mendapatkan penetapan kadar harga yang adil serta mengelakkan

perbezaan ketara yang dikenakan pihak pembekal.

Sesi perjumpaan di antara Pejabat Bendahari dan pembekal jamuan

perlu dilaksanakan bagi menjelaskan syarat-syarat pembekal makanan

serta kadar-kadar jamuan dan perbezaan yang wujud. Pejabat

Bendahari juga perlu memutuskan senarai harga ‘standard’ / seragam

yang realistik dan dipersetujui di kalangan pembekal setelah




- 20 -

mengambilkira kepentingan Universiti serta bersesuaian dengan

peruntukan yang diluluskan dan harga yang dibenarkan.

Penyediaan garis panduan terhadap pilihan menu serta penetapan

kadar harga oleh Universiti perlu dibuat sebagai asas bagi

membolehkan pihak PTj merancang perbelanjaan bagi tempahan

jamuan mengikut kesesuaian dan kewajaran. Penetapan set menu

tempahan jamuan serta kadar-kadar yang diwujudkan perlu

dibentangkan di mesyuarat pengurusan bagi mendapatkan pandangan

dari setiap Pengurus Bahagian bagi tujuan perlaksanaan di setiap PTj

di UTHM.

5.1.3 Kawalan Terhadap Pengurusan Program / Aktiviti Di

PTj Yang Tidak Melayakkan Tempahan Jamuan

Dibuat

Terdapat PTj yang membuat tempahan jamuan bagi

program / aktiviti yang tidak melayakkan tempahan dibuat

kerana tidak memenuhi syarat-syarat keraian rasmi

sepertimana yang ditetapkan di dalam Pekeliling

Bendahari Bil. 2/2008 perkara 3.1. Di antara program /

aktiviti yang dijalankan adalah seperti di jadual berikut:-

KETETAPAN PEKELILING

JENIS PROGRAM / AKTIVITI

YANG DIJALANKAN OLEH

PTj

3.1 Syarat-syarat Keraian

Rasmi

3.1.1 Universiti / Pusat

Tanggungjawab (PTj) boleh

mengadakan aktiviti-aktiviti

seperti berikut :-

a) Menganjurkan persidangan

Sesi Perbincangan

Sesi Perjumpaan

Sesi Rakaman Suara / Latihan

Selawat Dan Marhaban

Sesi Taklimat ( pendaftaran




- 21 -

peringkat Antarabangsa,

Kebangsaan Atau Universiti

b) Bagi meraikan jemputan

luar. Jemputan luar

bermaksud orang-orang

kenamaan atau rombongan

rasmi baik daripada luar

negara ataupun dalam

negeri.

c) Mesyuarat peringkat

Universiti atau PTj

d) Kursus / Bengkel /

Seminar yang dianjurkan di

peringkat Universiti / PTj.

pelajar baru, perarakan sempena

konvokesyen, penyerahan kunci

pigeon hole kepada semua

Pembantu Tadbir, sesi ukur

pakaian seragam staf bagi tahun

2012, taklimat berkenaan klinik

panel, taklimat rumah staf)

Sesi Ujibakat

Gotong Royong

Sesi Pembentangan

Jamuan Perpindahan Taska

Baru

Maklumat lanjut program / aktiviti berserta kos terlibat

adalah seperti di Lampiran 1.

Perkara 3.1.1 (c) di dalam Pekeliling Bendahari Bil.

2/2008, dilihat terlalu umum dan dengan mudah boleh

memberi ruang dan peluang kepada pihak PTj untuk

sewenang-wenangnya membuat tempahan jamuan

walaupun ianya hanya merupakan perbincangan,

perjumpaan atau taklimat ringkas. Sekiranya tidak

dikawal adalah dikhuatiri ianya akan berlanjutan dan

seterusnya menambah kos yang lebih tinggi.


Perkara ini perlu dikaji dan disemak semula bagi mengelakkan

berlakunya sebarang pelanggaran atau ketidakpatuhan terhadap

pekeliling atau peraturan yang digunapakai oleh pihak Universiti.




- 22 -

Adalah dicadangkan agar Syarat-syarat Keraian Rasmi sepertimana

yang dinyatakan di dalam Pekeliling Bendahari Bil 2/2008 (perkara

3.0) dikaji, diperkemaskan dan diperincikan semula.

Antara contoh Universiti lain yang telah memperincikan dengan jelas

jenis-jenis mesyuarat yang melayakkan tempahan jamuan dibuat

adalah Universiti Malaysia Sabah melalui Surat Pekeliling

Bendahari Bil 2/2011 perkara 3.2 (f) iaitu :-

Perincian Kategori Tempahan Jamuan :-

Kategori 1 - Mesyuarat Yang Dipengerusikan Oleh Ahli Lembaga

Pengarah / Pegawai Utama UMS.

Contoh : Mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah (LPU),

Mesyuarat Pagi, Mesyuarat Pihak Berkuasa Pengurusan

Universiti, Mesyuarat Senat, Mesyuarat Jawatankuasa

Tetap Kewangan, Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan

lain-lain mesyuarat-mesyuarat utama Universiti.

Kategori 2 - Mesyuarat Yang Dipengerusikan Oleh Ketua PTj di

PTj Masing-Masing

Contoh : Mesyuarat Peringkat Jabatan / Mesyuarat

Eksekutif / Pengurusan Jabatan / Ceramah / Majlis-Majlis

Akademik Oleh Ketua PTj.

Perincian ini adalah bertujuan untuk mengawal perbelanjaan jamuan

dan keraian rasmi serta merancang kos perbelanjaan mesyuarat agar

lebih teratur.




- 23 -

TINDAKAN : Pemantauan terhadap penyediaan jamuan yang

dilaksanakan di PTj akan terus dilaksanakan pihak Bendahari untuk

setiap program atau aktiviti yang disahkan dan diluluskan

kepentingannya kepada PTj dan Universiti. Ruang penambahbaikan

terhadap peraturan sedia ada akan dikenalpasti pihak Bendahari bagi

menyatakan dengan lebih terperinci mengenai jenis-jenis aktiviti atau

program, terutamanya mesyuarat atau perbincangan yang dianjurkan

pihak PTj. Ianya bertujuan memastikan penentuan program atau aktiviti

yang melayakan penyediaan jamuan dapat dipatuhi oleh PTj.

Tindakan penambahbaikan terhadap Borang Tempahan Jamuan

(melalui penyediaan ruang untuk dipilih / ditanda oleh PTj), wajar

dilaksanakan pihak Bendahari bagi membantu PTj mengenalpasti

tempahan hanya dibuat terhadap kategori / jenis aktiviti atau

mesyuarat yang dibenarkan oleh Universiti. Ia juga dapat

memaklumkan pihak PTj bahawa aktiviti / program selain daripada

yang dinyatakan di borang berkenaan, adalah tidak melayakkan

tempahan jamuan dibuat.

5.2 Kawalan Terhadap Pemilihan / Penggiliran Pembekal

Makanan / Caterer

Merujuk kepada Pekeliling Bendahari BIl. 5/2009 (Bab E –

Rundingan Terus) perkara 3.2.1 – Perolehan Jamuan.

“ Semua perolehan jamuan makanan / minuman untuk majlis jamuan

rasmi / acara khas Universiti dibenarkan dibuat secara rundingan

terus dengan syarikat Bumiputera. Perolehan jamuan ini hendaklah

dibuat mengikut syarat dan kadar yang sedang berkuatkuasa.

Keutamaan hendaklah diberi kepada syarikat di dalam kawasan atau

daerah berkenaan dan secara bergilir-gilir “.




- 24 -

Semakan audit mendapati pemilihan dan penggiliran pembekal

makanan yang dibuat di PTj terlibat adalah tidak seimbang dan

tidak mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak

Pejabat Bendahari. Maklumat lanjut berkaitan pemilihan

pembekal dan kekerapan yang dibuat (mengikut turutan) adalah

seperti di jadual-jadual berikut:-

Jadual 1 : Pejabat Pendaftar

BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-

RAPAN


RAPAN

1 Generasi Tasik Biru 80 16 Mohd Hair b. M Kas 02

2 Milda Catering 48 17 Ty Restoran 02

3 De Awana Catering 30 18 NBM World Ent. 01

4 Restoran Seti Rogaya 25 19 IRS Cindai Et 01

5 Imalize Ent 21 20 ID Global 01

6 Reiyan Rasa 12 21 Balang Utama Ent 01

7 Istihaz Prima 11 22 Crystal Inn Sdn.

Bhd.

01

8 Saharuddin bin

Shawal

08 23 Jaminah bte Ahmad 01

9 Ratna Salju Ent 04 24 Lab One Ent 01

10 Zainah Catering 04 25 Tariq Wahab Ent 01

11 Ruhaiza Zakaria Ent 04 26 ERZ Lasha Ent 01

12 Seri Manggis Ent 03 27 MHBH Ent 01

E Nayati Ent 03 28 Mohd. Salleh bin

Haji

01

14 Normah bte Abu

Bakar

02 29 Sahran bin Amzah 01

15 Restoran BP Bariani 02 30 Zukarnain bin

Tajuddin

01

Jadual 2 : Pusat Sukan


RAPAN


RAPAN

1 Seri Manggis

Catering

49 6 Restoran BP Briani 01




- 25 -

2 E Nayati Ent 04 7 Saharuddin bin

Shawal

01

3 Umi Golf Cafe 02 8 Resotran Seti

Rogaya

01

4 Ratna Salju Ent 02 9 Normah bte Abu

Bakar

01

5 Milda Catering 02

Jadual 3 : Pusat Islam


RAPAN


RAPAN

1 Milda Catering 43 6 Zainah Catering 09

2 Imalize Ent 15 7 E Nayati Ent 07

3 Ratna Salju Ent 12 8 JP Ent & Service 01

4 Saharuddin bin

Shawal

10 9 Seri Manggis

Catering

01

5 Zalinah Rais 10

Jadual 4 : Pejabat Penerbit


RAPAN


RAPAN

1 E Nayati Ent 17 5 Saharuddin Shawal 02

2 Restoran Seti Rogaya 06 5 Seri Manggis

Catering

01

3 Lasha Ent 04 6 Ratna Salju Ent 01

Jadual 5 : Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Hartabina


RAPAN


RAPAN

1 Ruhaiza Zakaria Ent 161 8 Seri Manggis 02

2 Milda Caatering 34 9 Ty Restauran 02

3 Saharuddin bin

Shawal

28 10 Ratna Salju Ent 02

4 Restoran Seti Rogaya 19 11 De Sarah Ent 01

5 Imalize Ent 05 12 Sajian Sedap Ent 01

6 E Nayati Ent 03 13 Zalinah bte Rais 01

7 Generasi Tasik Biru 03 14 ERZ Lasha Ent 01




- 26 -

Kedudukan 3 teratas caterer / pembekal yang menjadi pilihan

utama setiap PTj adalah seperti berikut:-

NAMA PTj PEBEKAL UTAMA KEKERAPAN

Pejabat Pendaftar Generasi Tasik BIru

Milda Catering

De Awana Catering

80

48

30

Pusat Sukan Seri Manggis Catering

E Nayati Ent

Umi Golf Cafe

49

04

02

Pusat Islam Milda Catering

Imalize Ent

Ratna Salju Ent

43

15

12

Pejabat Penerbit E Nayati Ent

Restoran Seti Rogaya

Lasha Ent

17

06

04

Pejabat Pembangunan Dan

Pengurusan Harta Bina

Ruhaiza Zakaria Ent

Milda Catering

Saharuddin bin Shawal

161

34

28

Berdasarkan jadual di atas, walaupun PTj membuat penggiliran

pembekal dalam membuat tempahan jamuan didapati

penggiliran yang dibuat adalah tidak seimbang / terlalu jauh

bilangan kekerapan di antara satu sama lain walaupun hanya

dengan mengambilkira 3 pembekal teratas bagi setiap PTj.


Pekeliling Bendahari BIl. 5/2009 hendaklah dipatuhi bagi

mengelakkan berlakunya sebarang pelanggaran atau ketidakpatuhan

terhadap peraturan Universiti yang sedang berkuatkuasa.

Pemantauan dan kawalan yang sewajarnya perlu diwujudkan samada

pada peringkat PTj ataupun Pejabat Bendahari.




- 27 -

TINDAKAN : Ruang penambahbaikan peraturan sedia ada akan

dikenalpasti pihak Bendahari terhadap pemilihan pembekal jamuan di

PTj bagi mewujudkan peluang ekonomi yang adil di kalangan

pengusaha makanan serta mengelakkan wujudnya monopoli pembekal

tertentu sahaja bagi sesuatu PTj. Pejabat Bendahari juga perlu

mewujudkan senarai pembekal-pembekal makanan yang disahkan

oleh Universiti setelah mengambilkira aspek pematuhan kepada

syarat-syarat yang ditetapkan meliputi faktor kebersihan di dalam

pengendalian makanan (food handling) serta telah membuat

pemeriksaan kesihatan (medical check-up) dengan Pusat Kesihatan

Universiti, UTHM.

5.3 Kawalan Terhadap Pengurusan Terimaan Bil Daripada

Pembekal Yang Diterima Di Peringkat PTj

Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007 perkara 4.1.1 menetapkan :

“Bil dari pembekal yang diterima oleh PTj perlu dicop tarikh terima

apabila ianya diterima samada melalui pos atau serahan tangan oleh

Pejabat Pentadbiran PTj ”

Semakan audit mendapati daripada keseluruhan 734 bil yang

disemak didapati kesemuanya telah disahkan oleh pegawai

yang diberi kuasa sepertimana kehendak Pekeliling Bendahari

Bil.2/2008 perkara 3.6.1.

Walaubagaimanapun bil-bil berkenaan tidak dicop tarikh terima

sepertimana kehendak Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007

perkara 4.1.1.




- 28 -

Maklumat lanjut berkaitan bil-bil jamuan yang tidak dicop tarikh

terima adalah seperti di jadual berikut:-


Pejabat

Pendaftar


sepanjang tahun 2012, didapati 220 daripadanya

(82%) tidak dicop tarikh terima.

Pusat Sukan Daripada keseluruhan 63 bil yang disemak

sepanjang tahun 2012, didapati kesemuanya (100%)

tidak dicop tarikh terima.




Pejabat Penerbit Daripada keseluruhan 31 bil yang disemak



Pejabat

Pembangunan

Dan

Pengurusan

Hartabina


sepanjang tahun 2012, didapati 190 daripadanya

(72% ) tidak dicop tarikh terima.

Ketidakpatuhan terhadap peraturan ini akan memberi kesan

terhadap proses pembayaran sekiranya bil yang diterima lewat

diproses pada peringkat PTj. Punca kelewatan juga menjadi

sukar untuk dikenalpasti samada berpunca daripada pihak

pembekal yang gemar mengumpulkan bil secara lump-sum bagi

satu-satu pembayaran ataupun pihak PTj sendiri yang

menyimpan bil berkenaan / sengaja melewatkan proses

pembayaran.

Antara contoh-contoh bil yang mungkin lewat dibayar adalah

seperti di jadual berikut :-




- 29 -

NO BIL /

TARIKH

BIL

JENIS

PROGRAM /

TARIKH

PROGRAM

NO

BAUCAR

BAYARAN /

TARIKH

BAYARAN

CATATAN

0000233

23/05/2012

RM35.00

De Awana

Catering

Mesyuarat

Amalan

Pemeriksa

Premis Oleh

Pegawai Bomba

dan Penyelamat

JB

Tarikh :

23/05/2012

10120225

27/07/2012

- Bil tidak dicop tarikh terima.

- Berdasarkan tempoh di antara

tarikh bil, tarikh program dan

tarikh bayaran wujud kelewatan

selama 2 bulan 5 hari.

- Punca kelewatan sukar

dikenalpasti samada berpunca

daripada pihak pembekal

ataupun PTj.

10946

02/07/2012

RM1,300.00

Seri

Manggis

Catering

Majlis

Penyerahan

Bendera

Kejohanan Sukan

Staf Antara

Universiti Kali Ke

37/2012

Tarikh : 29/06/

2012

10122809

08/09/2012



tarikh bil, tarikh program dan

tarikh bayaran wujud kelewatan

selama 2 bulan 8 hari.

- Punca kelewatan sukar

dikenalpasti samada berpunca

daripada pihak pembekal

ataupun PTj.

7681736

29/06/2012

RM133.00

Milda

Catering

Mesyuarat

Pelaksanaan

Program Ziarah

Dan Maulid

Bersama Habib

Umar

Tarikh :

10/04/2012

10124082

06/10/2012


- Berdasarkan tarikh bil dan

tarikh program, didapati pihak

pembekal lewat menyediakan

bil (2 bulan 19 hari)


tarikh bil dan tarikh bayaran

wujud kelewatan selama 3

bulan 9 hari.

Berdasarkan jadual di atas, didapati terdapat juga pembekal yang

lewat menyediakan bil, walaubagaimanapun pengesahan

terhadap tarikh sebenar bil diterima di peringkat PTj tetap tidak

dapat dilakukan. Amalan ini sangat menyumbang kepada

penggunaan SIJIL KELULUSAN AP58(a) pada akhir tahun

sekiranya langkah awal dan tindakan penambahbaikan tidak

diambil.




- 30 -


Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007 hendaklah dipatuhi bagi

mengelakkan berlakunya sebarang pelanggaran atau ketidakpatuhan

terhadap pekeliling / peraturan Universiti yang sedang berkuatkuasa.

Penguatkuasaan terhadap peraturan yang telah ditetapkan hendaklah

dilaksanakan dengan tegas bagi memastikan pihak PTj mematuhi

sepenuhnya setiap peraturan kewangan yang telah dikeluarkan oleh

Pejabat Bendahari. Ianya bertujuan untuk memastikan agar pihak

Pejabat Bendahari dapat melaksanakan tanggugjawabnya sebagai

pihak yang memantau dan mengawal proses pembayaran.

TINDAKAN : Proses pembayaran yang dilaksanakan oleh PTj

perlu didaftarkan di dalam sistem SAGA setelah menerima bil atau

dokumen yang lengkap daripada pembekal. Semasa proses ini, tarikh

dokumen atau bil yang diterima oleh PTJ dapat ditunjukkan dalam

sistem tersebut. Pemantauan dilaksanakan oleh pihak Bendahari

berdasarkan kepada perbandingan antara tarikh yang dinyatakan di

invois dan tarikh ianya didaftarkan di Sistem SAGA. Pemantauan bagi

pematuhan PTj terhadap peraturan kewangan berkaitan pengurusan

penerimaan bil dari pembekal yang perlu dicopkan tarikh terima oleh

pihak PTj, wajar dilaksanakan pihak Bendahari bagi melicinkan proses

pembayaran.




- 31 -

6. RUMUSAN

Secara keseluruhannya, pengurusan perolehan tempahan jamuan di

Universiti Tun Hussein Onn Malaysia memerlukan tindakan

penambahbaikan agar selaras dengan kehendak Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 2008 terutamanya dalam berbelanja

secara berhemah dan mengelakkan pembaziran.

Penentuan kadar harga dan jenis menu hendaklah diberi perhatian

sewajarnya bagi tujuan kawalan dan seterusnya mengelakkan

berlakunya pertambahan kos serta pembaziran.

Syarat-syarat Keraian Rasmi yang dinyatakan di dalam Pekeliling

Bendahari Bil. 2 /2008 hendaklah disemak, dikaji, diperkemaskan dan

diperincikan semula dengan jelas bertujuan untuk mengawal

perbelanjaan jamuan dan keraian rasmi serta merancang perbelanjaan

mesyuarat agar lebih teratur.

AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN - uad.uthm.edu.myuad.uthm.edu.my/.../2013/auditanjamuan/laporan_auditan_jamuan.pdfbagi tahun 2012 sehingga tarikh auditan. Sampel yang diambil hanya meliputi

Documents