Arkadiusz Bigos, Oracle

<Insert Picture Here>

Import, export i migracja danych

do systemu Oracle CRM On Demand

Arkadiusz Bigos, Principal Application EngineerCRM product development

© 2010 Oracle Corporation and its affiliates 2

Cel prezentacji

• Zapoznanie potencjalnych użytkowników z procesem

i narzędziami wykorzystywanymi do wprowadzania

i pobierania danych z systemu Oracle CRM On Demand.

Kontekstem będą często spotykane scenariusze biznesowe.


Po zakończeniu prezentacji

• Chciałbym, abyście Państwo znali nazwy tych narzędzi

i wiedzieli gdzie je znaleźć i jak użyć.

• “Czuli” jakie maja ograniczenia, wady i zalety.

• Orientowali się gdzie znaleźć dodatkowe informacje

i szkolenia, związane z importem i eksportem danych.


Plan prezentacji

• Cześć biznesowa

- scenariusze biznesowe

- narzędzia

• Cześć demonstracyjna (w zależności od czasu)

- import przy pomocy Import Assistant i Data Loader

- export przy pomocy Export Assistant

• Cześć techniczna

- parametry i ograniczenia narzędzi

- sposób działania


Migracja vs Import vs Export

• Migracja to export+import danych na dużą skalę z wieloma specjalistycznymi krokami przetwarzania, wykonywany jednokrotnie (w założeniu) przez specjalizowany zespół. Kontekstem jest tutaj “stary” i “nowy” system informatyczny.

• Import (w kontekście tej prezentacji) to “sporadyczne” lub cykliczne wprowadzanie malej lub średniej ilości danych, głownie przez użytkowników końcowych, ale także przez administratorów.

• Export to pobieranie danych z systemu w celu zrealizowania celu biznesowego (integracja, raport) lub administracyjnego (backup, czyszczenie danych).



Narzędzia


Dostępne narzędzia to:

• Oracle CRM On Demand Import Assistant

• Oracle Data Loader On Demand

• Web Services


Wybór zależy od:

1. Znajomości technologii wymaganej do użycia narzędzia.

• Jeżeli użytkownik czuje się komfortowo wykorzystując interfejs graficzny -> wybierz narzędzie Import Assistant;

• Jeżeli użytkownik nie ma trudności z wykorzystywaniem konsoli systemu operacyjnego i pisaniem skryptów -> wybierz Data Loader;

• Jeżeli są dostępni programiści ze znajomością programowanie XML/SOAP -> wybierz Web Services.

2. Złożoności i ilości danych, które musza być wprowadzone

• <10.000 rekordów jest uznawana jako mała ilość danych

• >10.000 rekordów jest uznawane jako dużą ilość danych

• Jeżeli wprowadzamy pojedyncze, nie powiązane rekordy jednego typu to

złożoność danych jest mała (np.: kontakty);

• Jeżeli wprowadzamy rekordy powiązane z innymi (hierarchie, kolejność wprowadzania) to złożoność danych jest duża.


Import AssistantTo aplikacja internetowa, wbudowana w interfejs CRM On Demand.

Składa się z listy kroków, które należy wykonać aby poprawnie

zaimportować dane.

Import Assistant najlepiej sprawdza się:

W przypadku nowych użytkowników systemu

Gdy potrzeba aplikacji która krok po kroku prowadzi

użytkownika przez wszystkie etapy importu danych

Użytkownik nie potrafi korzystać z konsoli systemu

operacyjnego

Jest wymagane sekwencyjne przetwarzanie rekordów (gdy

mamy do czynienia z hierarchiami obiektów)

Gdy wybrano sposób powiązania importowanych obiektów przy

pomocy kluczy naturalnych

Fazie testowania importu/migracji kiedy tworzymy struktury

plików CSV

Chcemy mieć kontrole nad importem duplikatów.


Data Loader

To aplikacja napisana w Javie która może być używana z linii poleceń

a także jako moduł innego programu (biblioteka programistyczna).

Jest ona zoptymalizowana w celu zapewnienia dużej wydajności dla

dużych i złożonych danych wejściowych.

Data Loader najlepiej sprawdza się:

• W przypadku dużych plików wejściowych i złożonych danych

• Dla użytkowników sprawnie posługujących się linia poleceń systemu

• Gdy potrzebna jest automatyzacja importów

• Gdy potrzebne jest wykonaniu importu w określonym czasie

• Gdy wymagana jest zatrzymanie/wznowienie importu

• Gdy dane są zweryfikowane pod względem poprawności (Data Loader nie

ma zaimplementowanych niektórych funkcji weryfikacji jak np. sprawdzanie

duplikatów)


Web Services

Służą do integracji zewnętrznych aplikacji z CRM On Demand.

Mogą być wykorzystywane do importu dużej i malej ilości danych

Web Services mogą być efektywnie wykorzystane:

• Gdy firma dysponuje doświadczonymi programistami

• Gdy wymagane jest wykonanie rożnych dodatkowych akcji w czasie

importu dla różnych rekordów

• Wymagane jest wykonanie dodatkowych operacji na podrzędnych

rekordach związanych za aktualnie importowanym

• Wymagana jest integracja z zewnętrznym systemem i monitoring

procesu importu (regularny przyrostowy import z zewnętrznego systemu)

• Wymagana jest elastyczność i otwartości rozwiązania (niezależnie od

platformy albo systemu operacyjnego)



Scenariusze biznesowe


Aktorzy :

• Analitycy

• Konsultanci wdrożeniowi

• Administratorzy i programiści

• Użytkownicy końcowi (przedstawiciele handlowi)


Import – reprezentant handlowy

Reprezentant handlowy uzyskał bardzo dużo informacji kontaktowych

a także potencjalnych transakcji (dziesiątki i setki rekordów).

Użytkownik musi wprowadzić dużą ilość informacji w najbardziej efektywny

posób. Dane znajdują się w rożnych źródłach danych.

Mail, SMS, baza danych, portal społecznościowy, strona WWW klienta.

Rozwiązanie:

• Dane zostają sprowadzone do

"wspólnego mianownika" (ta sama struktura) i przechowane w pliku tekstowym.

• Może to być plik Microsoft Excel.

• Dane zostają wyeksportowane do formatu CSV.

• Import Assistant wczytuje plik CSV i tworzy rekordy w bazie danych CRM "za jednym razem“.


Export danych (1) – kopia zapasowa

Polityka bezpieczeństwa danych firmy implementującej Oracle CRM On

Demand wymaga cotygodniowej kopii archiwalnej wszystkich rekordów.

Rozwiązanie:

Przy pomocy narzędzia Export Assistant tworzymy konfigurację, która

umożliwia cykliczną archiwizację rekordów systemu CRM;

Każdorazowy export generuje maila z wynikami exportu.


Export danych (2) – integracja

Firmy implementująca Oracle CRM On Demand wykorzystuje dane

związane z obsługą klienta w istniejących zewnętrznych programach.

Każdego dnia wymagany jest przyrostowy export z CRM On Demand

i import to zewnętrznego systemu

Rozwiązanie:

Przy pomocy narzędzia Export Assistant tworzymy konfigurację, która

umożliwia cykliczną archiwizację rekordów systemu CRM.

Każdorazowy export generuje maila z wynikami exportu.


Migracja

Firma zdecydowała się zakupić system

CRM On Demand. Jednym z pierwszych kroków

w procesie wdrożenia, jest migracja danych z istniejących systemów

informacyjnych do CRM On Demand

Dane sa rozproszone w różnych systemach informatycznych,

a także dokumentach tekstowych.

Rozwiązanie:

• W zależności od złożoności istniejącej infrastruktury i ilości danych

możliwe jest kilka rozwiązań:


Migracja (1)

Rozwiązanie na “mniejszą skalę” – S

• Stworzenie ”wspólnego mianownika” w formacie CSV dla

wszystkich importowanych obiektów.

• Ręczne i automatyczne stworzenie plików CSV.

• Import plików CSV do CRMOD


Migracja (2)

Rozwiązanie na “średnią skalę" – M

• Stworzenie mini programów, które będą potrafiły dotrzeć do danych

źródłowych, odczytać je i odpowiednio przekazać do zdalnych usług

CRM On Demand (Web Services) w celu załadowania ich do

systemu.

• Może tu zostać wykorzystany dowolny język programowania, który

będzie mógł wykorzystać protokół HTTP i format XML, do

sformatowania i wysłania informacji.

• Poszczególne programy mogą być uruchamiane manualnie lub

sekwencyjnie, ale musi to być dodatkowo oprogramowane.


Migracja (3)

Rozwiązanie na “dużą” skalę - XL

• Wykorzystanie platformy pośredniej która ma gotowe

"połączenia" do istniejących systemów informatycznych i

ustandaryzowany model tworzenia dodatkowych interfejsów- np.

Fusion Middleware 11g.

• Dodatkowo istnieje sposób na łączenie kroków przetwarzania w

dowolne sekwencje, które potrafią zachowywać swój "stan

przetwarzania" niezależnie od czasu (BPEL z Oracle SOA Suite).



Demonstracja



Dane techniczne

i ograniczenia związane

z importem i eksportem


Limity

• Importowane załączniki (w szczególności jeżeli SA to

prezentacje lub pliki graficzne) mogą pochłonąć duże ilości miejsca w krótkim

czasie.

• Załącznik nie może być większy niż 9 MB

• Załączniki nie mogą być plikami wykonalnymi .exe i archiwami .zip

Co się stanie gdy limit miejsca zostanie wyczerpany?

• Wszystkie importy będą zablokowane i zostanie wyświetlona informacja o

bledzie w przypadku próby kontynuacji importu.

• Aby kontynuować import użytkownik musi zwolnic miejsce w bazie danych lub

dokupić przestrzeń dyskowa.

• W przypadku używania Import Assistant liczba rekordów każdego typu jest

odgórnie ograniczona w czasie importu. Plik importu nie może być większy

niż 9MB

• Większe pliki musza zostać podzielone.


Limity danych “per/user” w zależności od typu usługi

• Przykład dla subskrypcji typu multi-tenant:

• 100MB x 10 licencji = 1GB = 150 000 rekordów

Description Multi-

Tenant

Single-

Tenant

Standard

Edition

Single-

Tenant

Enterprise

Edition

Database

Storage

15K records

+

100MB/user

22.5K

records +

150MB/user

70K records

+

200MB/user


Limity dla programu File Assistant

• Rozmiar pliku < 9MB

• Maksymalna ilość „Kontaktów” – 30 000 dla Administratora

i 2 000 dla zwykłego użytkownika.

• Pozostałe limit wg typów rekordów w poniższej tabeli.


Dziękuję za uwagę

© 2010 Oracle Corporation and its affiliates – Proprietary and Confidential 27

Arkadiusz Bigos, Oracle

Documents