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UNIVERSIDAD MAGÍSTER TESIS PARA OPTAR AL GRADO DE LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES DE LA OFICINA DE PLANIFICACIÓN UNIVERSITARIA DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA ALBERTO JOSÉ CHACÓN QUESADA MAYO, 2016
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Análisis de los procesos de toma de deciciones de la Oficina de Planificación Universitaria de la Universidad de Costa Rica

Apr 07, 2017

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UNIVERSIDAD MAGSTER

UNIVERSIDAD MAGSTERTESIS PARA OPTAR AL GRADO DE LICENCIATURA EN ADMINISTRACIN DE EMPRESASANLISIS DE LOS PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES DE LA OFICINA DE PLANIFICACIN UNIVERSITARIA DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

ALBERTO JOS CHACN QUESADAMAYO, 2016

Buenas noches. Estimados miembros del tribunal, compuesto por la mster Vivian Gonzalez, el master Braulio Gutierrez y el licenciado Roberto Chacn, seores y seoras , la presente defensa es para optar al grado de licenciatura en administracin de empresas con la presentacin del trabajo final de graduacin con el nombre de ANLISIS DE LOS PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES DE LA OFICINA DE PLANIFICACIN UNIVERSITARIA DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

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INTRODUCCIN

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ANTECEDENTES DEL PROBLEMALa Universidad de Costa Rica es una institucin que desde 1940 ha promovido la formacin acadmica de calidad, el desarrollo de la investigacin cientfica como generacin y transferencia de conocimiento, y la extensin social como medio de enlace con el pas. Como apoyo a la gestin institucional crea la Oficina de Planificacin Universitaria, que es una unidad que con su aporte critico de diagnsticos, estudios especiales y otras actividades correspondientes a la preparacin de planes, presupuestos y evaluaciones, brindan apoyo a la gestin universitaria, para la toma de decisiones.

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FORMULACIN DEL PROBLEMACmo asesora y gestiona la toma de decisiones la Oficina de Planificacin Universitaria, de la Universidad de Costa Rica?.

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OBJETIVO GENERALAnalizar los procesos de toma de decisiones de la Oficina de Planificacin Universitaria de la Universidad de Costa Rica, con el fin de que se elabore un instrumento de gestin para la oportuna toma de decisiones.

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OBJETIVOS ESPECFICOS1. Investigar sobre el Normativa promulgada en la Universidad de Costa Rica, en materia de toma de decisiones, para la implementacin de un sistema de informacin para la toma de decisiones.2. Determinar la existencia de un proceso de la toma de decisiones en la Oficina de Planificacin Universitaria (OPLAU).4. Analizar las diferentes herramientas gerenciales que faculten el proceso de toma de decisiones de la Oficina de Planificacin Universitaria.3. Analizar los sistemas de informacin existentes en la Institucin, para que potencien el proceso de toma de decisiones en la OPLAU.

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VARIABLES Normativa promulgada.4. Herramientas de gestin.3. Sistemas de informacin.2. Existencia de un proceso para toma de decisiones.

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MARCO INSTITUCIONAL

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ORGANIGRAMA DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

Fuente. Consejo Universitario, Universidad de Costa Rica, 2006.

La estructura de la Universidad de Costa Rica, se compone de la Asamblea Universitaria, del Consejo Universitario, de la Rectora, de un grupo de oficinas staff que apoyan la gestin de la Rectora, donde se ubica la Oficina de Planificacin Universitaria,. Adems, cinco vicerrectorias que son: Docencia, Investigacin, Accin Social y Administracin.9

ORGANIGRAMA DE LA OFICINA DE PLANIFICACIN UNIVERSITARIA

Fuente: OPLAU, Universidad de Costa Rica, (2011).Fuente: OPLAU, Universidad de Costa Rica, (2011).Fuente: OPLAU, Universidad de Costa Rica, (2011).Fuente: OPLAU, Universidad de Costa Rica, (2011).Fuente. OPLAU, Universidad de Costa Rica, 2011.

La Oficina de Planificacin Universitaria esta conformada por la Direccin, subdireccin, el Consejo tcnico asesor, la Unidad de servicios administrativos. Y de las secciones de: Planeamiento, Presupuesto, Evaluacin la unidad de autoevaluacin y administracin del riesgo y de la seccin de Tcnologias de informacin y la unidad de sistemas de informacin geogrfica.10

MARCO TERICO

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ADMINISTRACINBateman, Thomas y Snell, (2009)

es el proceso de trabajar con las personas y con los recursos para alcanzar las metas de una organizacin.

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PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA ADMINISTRACINStoner (1989) ...proceso de planear, organizar, dirigir y controlar, los esfuerzos de los miembros de la organizacin y de aplicar los dems recursos de ella para alcanzar las metas establecidas.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA ADMINISTRACIN son el13

SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIALStain y Reynolds; (2000)

Es un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar informacin rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.

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HERAMIENTAS DE GERENCIALESJanneth M. Thompson (2011)

no son ms que un auxilio o una serie de tcnicas modernas que les permite a los gerentes tomar decisiones cruciales y oportunas ante algn tipo de disparidad o desequilibrio en los procesos productivos, econmicos, polticos y sobre todo sociales que constituyen la naturaleza y esencia de la empresa.

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MARCO METODOLGICO

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TIPOS DE INVESTIGACINPara efectos de esta investigacin se utilizar los tipos de investigacin, el estudio exploratorio y el estudio descriptivo.

Se analizar el proceso de toma de decisiones en la Oficina de Planificacin Universitaria, esto con el fin de determinar cul es la situacin actual, mediante la identificacin de los factores que influyen en las decisiones que toman los directivos y con base en el resultados de los datos, brindar las recomendaciones correspondientes con el fin de mejorar la solucin de problemas en la Oficina de Planificacin Universitaria.

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FUENTES DE INVESTIGACINFuentes primarias: las respuestas de los funcionarios y la Jefa de la Oficina de Planificacin Universitaria.Fuentes secundarias: libros, tesis, textos, manuales, registros internos de la organizacin, pginas de internet. Observacin, entrevista y cuestionario

Las Fuentes primarias sonLas fuentes secundarias SON TODAS LAS consulta realizada a Libros, tesis, textos, manuales, registros internos de la organizacin, pginas de internet. Adems de la Observacin, la entrevista y el cuestionario

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INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOSObservacin: se aplica a lo largo de la investigacin en la Oficina de Planificacin Universitaria.La entrevista: se realiz a la Jefe de la Oficina de Planificacin Universitaria.El cuestionario: se aplic al total de funcionarios de la Oficina de Planificacin Universitaria.

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ANLISIS DE INTERPRETACIN DE RESULTADOS

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NORMATIVA PROMULGADAFuente: Chacn, Alberto, (2016)

Para la variable Marco Jurdico, y a la pregunta sobre si la Universidad de Costa Rica, ha promulgado normativa sobre toma de decisiones el 68% afirma que la institucin ha promulgado normativa sobre toma de decisiones.21

EXISTENCIA DE UN PROCESO PARA TOMA DE DECISIONES

Fuente: Chacn, Alberto, (2016)

A la variable existencia de un proceso para toma de decisiones, se consulta, si conoce de un proceso definido para la toma de decisiones en la OPLAU, solo un 50% afirma conocer un proceso definido para la toma de decisiones en la oficina.22

SISTEMAS DE INFORMACINFuente: Chacn, Alberto, (2016)

Por la variable sistemas de informacin, se pregunta, a los encuestados si la OPLAU ha desarrollado algn sistema de informacin gerencial, el 59% de los encuestados manifiestan que la oficina ha participado en el desarrollo de sistemas de informacin gerencial.23

HERRAMIENTAS DE GESTIN

Fuente: Chacn, Alberto, (2016)

A la variable herramientas de gestin, se consulta si la oplau utiliza herramientas de gestin como apoyo a la toma de decisiones, el 82% de los entrevistados consideran, que s, se utilizan herramientas de gestin.24

CONCLUSIONES

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La Institucin ha promulgado normativa que sirve de marco orientador a los diferentes procesos segn el rea sustantiva, pero no existe normativa que indique el proceso que se debe seguir para tomar decisiones.

Si bien, la Oficina de Planificacin Universitaria mediante el Consejo Asesor toma decisiones de forma colegiada, que implica el anlisis y la valoracin segn el rea de especializacin, no obstante el proceso de toma de decisiones, escrito, fundamentado, estructurado, no existe.

Normativa PromulgadaExistencia de un proceso para toma de decisionesLa OPLAU es una instancia que cumple con los mandatos establecidos por el Consejo Universitario referentes a la toma de decisiones.La OPLAU tiene un estilo de gestin propio para tomar decisiones.

De la variable marco jurdico se concluye.AdemsDe la variable Existencia de un proceso para toma de decisiones se concluye.Adems

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La informacin generada por diferentes sistemas de informacin de la Universidad, sirven de apoyo a los procesos de toma de decisiones que se desarrollan en la Institucin.

Para fortalecer el proceso de toma de decisiones institucionales, actualmente se desarrolla el Sistema de Informacin de la Universidad de Costa Rica (SI-UCR), que generar informacin relevante para la toma de decisiones, a partir de los datos que suministrarn los sistemas de informacin institucionales.

Sistemas de Informacin:Herramientas de Gestin:La Oficina de Planificacin Universitaria, ha desarrollado una serie de sistemas de informacin que utiliza como herramientas de gestin de apoyo para brindar informacin relevante para la toma de decisiones Institucionales, los cuales, no se consideran reestructurar, ya que, cumplen con su propsito.

De la variable Sistemas de Informacin se concluye.De la variable Herramientas de gestin se concluye.Adems

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COSTO ECONMICO DEL ESTUDIO

Fuente: Chacn, Alberto, (2016)

El costo econmico del estudio es de diez millones cuatrocientos ochenta y un mil ochocientos veintitrs con cinco cntimos y su equivalente en dlares de diecinueve mil docientos ochenta y seis con cuarenta y nueve centavos-28

RECOMENDACIONES

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Se recomienda promulgar la normativa que indique la metodologa de que se debe seguir para tomar decisiones en la institucin.

Se recomienda crear un proceso propio para tomar decisiones, que est estructurado por niveles, de acuerdo con la autoridad delegada y el impacto de la decisin. Dicho proceso debe quedar escrito, fundamentado y estructurado.

Normativa PromulgadaExistencia de un proceso para toma de decisiones:Se recomienda establecer un instrumento que sirva de marco orientador a los sujetos tomadores de decisin.

De la variable marco jurdico se recomienda.AdemsDe la variable Existencia de un proceso para toma de decisiones se recomienda.Adems

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Se recomienda continuar con el desarrollo del Sistema de Informacin (SI-UCR), que facilitar el proceso obtencin y generacin de datos para la toma de decisiones.

Se recomienda el desarrollo de un Sistema de Informacin Gerencial (SIG), que brinde informacin para la toma de decisiones estratgicas a las autoridades universitarias.

Sistemas de InformacinHerramientas de GestinSe recomienda analizar la conveniencia de construir el proceso para la toma de decisiones basado en la herramienta propicia que facilite la gestin de la oficina.

De la variable Sistemas de Informacin se recomienda.De la variable Herramientas de gestin se recomienda.Adems

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PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL (SIG-OPLAU) QUE FACILITE LA TOMA DE DECISIONES DE LA OFICINA DE LA PLANIFICACIN UNIVERSITARIA Y LOS NIVELES SUPERIORES DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

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OBJETIVO GENERALElaborar una Propuesta de un SIG-OPLAU para que los ingenieros de sistemas desarrollen un instrumento informtico en el corto plazo que facilite la toma de decisiones en la OPLAU y los niveles superiores de la Universidad de Costa Rica.

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OBJETIVOS ESPECFICOSDefinir las salidas estratgicas del SIG-OPLAU.Aplicar el instrumento de gestin sobre el eje financiero, como plan piloto, con el propsito de que se pruebe su funcionalidad.Definir las entradas estratgicas, para que el SIG-OPLAU genere salidas estratgicas.

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OBJETIVOS ESPECFICOSProponer la forma en que se definirn los indicadores de gestin.Validar el instrumento de gestin, para que sea utilizado por la Oficina de Planificacin Universitaria, como apoyo al proceso de toma decisiones.Elaborar una matriz con las salidas y las entradas estratgicas en funcin de la estructura programtica de la Universidad de Costa Rica.

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DESARROLLO DE LA PROPUESTASe crear una herramienta informtica denominada SIG-OPLAU para facilitar la toma de decisiones a la Oficina de Planificacin Universitaria y a los niveles superiores.Con el SIG-OPLAU los expertos en la materia definirn indicadores que se encuentren asociados a las reas funcionales antes descritas, con el propsito de apoyar el proceso de toma decisiones de la universidad.El SIG-OPLAU permitir realizar valoraciones financieras y operativas sobre diferentes variables, a partir de cinco reas funcionales que son: Dinero, Recurso Humano, Servicios, Equipo y TICs, Infraestructura y rea de incidencia geogrfica.

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SALIDAS Y ENTRADAS DEL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL SIG-OPLAU

Fuente: Chacn, Alberto, (2016)

Las salidas se definieron previamente para identificar estratgicamente lo que debe generar el SIG. Se adopt la distribucin programtica establecida para la Universidad de Costa Rica, la cual, se compone de 8 programas bien definidos, denominados reas sustantivas. para cada programa se adopt la estructura de Sub-programa, Actividad y Sub-actividad en la que la universidad agrupa las diferentes unidades.

Las entradas del SIG-OPLAU se dividen en estratos, donde en el primer nivel, la informacin se muestra de forma general (reas), en el segundo nivel, los datos se agrupan por categoras y en el tercer nivel, la informacin se presenta con mayor detalle (tipos). 37

COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL (SIG-OPLAU)Fuente: Chacn, Alberto, (2016)

ETAPA 1: DATOS DE ORIGEN: Se identifica y obtiene las bases de datos fuentes, donde se encuentra la informacin en bruto, que una vez procesada servir para alimentar la base de datos que proveer de informacin al SIG-OPLAU.ETAPA 2: DATOS PROCESADOS, INTEGRADOS Y DEPURADOS: Consiste en construir una base de datos institucional donde se logre integrar la informacin que proviene de las bases de datos fuentes, estos datos deben ser depurados para garantizar la calidad de informacin. Concluido este proceso se contar con una base de datos (Data Warehouse), donde convergen la informacin de diferentes mbitos del quehacer universitario y que ser insumo para que el sistema pueda generar informacin.ETAPA 3: INTEGRACIN DE LA INFORMACIN: A travs del diseo de bases de datos multidimensionales (cubo OLAP) a partir de las seis reas de entrada definidas en el sistema, se podr relacionar variables, cuando exista coincidencia en la unidad. INTERFAZ GRFICA: La ltima etapa del sistema permitir presentar de manera grfica el resultado de la consulta realizada, mediante la presentacin de Grficos, tablas, informes, .medidas gauge entre otros.

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RELACIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL SIG-OPLAU

Fuente: Chacn, Alberto, (2016)

Producto del anlisis de salidas y entradas, se determin que se presenta el cruce entre variables de salida y de entrada; los puntos en que se encuentran las diferentes clases de variables, se denominarn relaciones.

Las relaciones que se presente entre variables, se convierten en indicadores de gestin potenciales, para los cuales el sistema tendra la posibilidad de extraer informacin para el anlisis y de ser requerida apoyar el proceso de toma de decisiones. Adems de generan compromisos de gestin.

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MDULO DE TRANSACCIONES DE SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL SIG-OPLAUDebe presentar un ambiente amigable de fcil utilizacin para el usuario.Debe mostrar los datos de salidas y entradas del SIG-OPLAU.Debe permitir formar relaciones entre variables cuando estn asociadas a una misma unidad.Debe generar datos a partir de la aplicacin de operaciones matemticas y estadsticas.Dispondr de una interfaz grfica donde se presentar los datos consultados.Debe generar diferentes tipos de reportes digitales e impresos.Debe proporcionar informacin sobre indicadores estratgicos o cualquier otro de conveniencia institucional. Debe contestar preguntas estratgicas y apoyar a las decisiones estratgicas de manera oportuna.

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DEFINICIN DE CRITERIOS PARA APLICAR EVALUACIN A DIFERENTES RELACIONES DE VARIABLES EN EL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL (SIG-OPLAU)

PARMETROS PARA LA EVALUACIN DE VARIABLES DEL SIG-OPLAU

Se pretende que el SIG-OPLAU, logre evaluar el comportamiento de los indicadores construidos, y adems, emita una recomendacin sobre el resultado obtenido.Los criterios deben responder, a anlisis histricos o de comportamiento de las variables para no caer en la subjetividad al momento de crear el criterio de evaluacin. Los expertos en el tema ayudarn a definir los indicadores de gestin para evaluar el resultado de los indicadores de gestin.

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VALIDACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL SIG-OPLAU

Como parte del proceso de validacin del SIG-OPLAU, se procedi a ejecutar la evaluacin de la relacin de las variables (Presupuesto final entre girado ms compromisos), con el propsito de generar informacin relevante sobre la ejecucin del presupuesto, que sirva de apoyo para el proceso de toma de decisiones.

El anlisis consiste de la evaluacin del presupuesto ejecutado para el ao 2014, donde se puede identificar las unidades que presentaron problemas en la ejecucin de su presupuesto, mediante la aplicacin de una calificacin que le indique a la Oficina de Planificacin Universitaria la condicin en que se encontr y los casos en que debera hacer intervencin.

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DASHBOARD DEL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL DEL SIG-OPLAU SOBRE APLICACIN DEL EJERCICO EVALUACIN DE LA VARIABLE PRESUPUESTO FINAL ENTRE GIRADO MS COMPROMISO.Fuente: Chacn, Alberto, (2016)

Con el propsito de aportar informacin apropiada para apoyar el proceso de toma de decisiones de la OPLAU, el sistema brindar datos relevantes del estudio realizado, a travs de la presentacin de grficos, tablas e informes mediante una interfaz grfica denominada Dashboard.43

IMPACTOS DE LA PROPUESTA IMPACTO SOCIALLos sectores socialmente vulnerables se favoreceran con la promulgacin polticas justas, normas y reglamentos de parte de las autoridades universitarias que garanticen su bienestar.IMPACTO ECONMICO La Rectora de la Universidad de Costa Rica, se beneficiara con la implementacin del SIG-OPLAU, ya que podr garantizar una mejor distribucin de recursos financieros a todos los programas y proyectos que desarrolla. El desarrollo del sistema permitir que la OPLAU, pueda generar informacin estratgica en menor tiempo, que facilite la toma de decisiones institucionales.IMPACTO INSTITUCIONALSe establecer una base de datos institucional, que integrara la informacin de los grandes procesos internos, favoreciendo la comunicacin inter-dependencias, propiciando la cooperacin y la cohesin entre las diferentes dependencias universitarias.La institucin estara a un paso de dar un salto estratgico y tecnolgico hacia el manejo de la informacin, con el propsito de proyectar el futuro de la Universidad.

En cuanto al Impacto

Al respecto del impacto ecom.Adems.

Finalmente en cuanto al impacto inst.44

FODA DE LA PROPUESTA FORTALEZASEs un instrumento que puede desarrollarse a lo interno de la OPLAU.La OPLAU cuenta con personal capacitado para desarrollar la implementacin.Es un sistema que se puede desarrollar de acuerdo a las necesidades Institucionales.OPORTUNIDADES La OPLAU, cuenta con el reconocimiento institucional, que le garantice el apoyo para desarrollar el proyecto.Es un instrumento de gestin que le permitir proporcionar la informacin veraz y expedita a la comunidad universitaria.Se podr realizar y analizar las evaluaciones sobre diferentes indicadores de gestin, en la universidad.

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FODA DE LA PROPUESTA DEBILIDADESNo cuenta los recursos suficientes, para desarrollarla en este momento.La magnitud de los datos que se debe procesar, integrar y depurar es significativa.AMENAZASNo recibir el apoyo de las autoridades universitarias para el desarrollo del proyecto.

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INVESTIGACIONES DERIVADASDesarrollo del diseo e implementacin de la programacin del SIG-OPLAU, de parte de profesionales afines al rea de tecnologas de la informacin.El estudio sobre el impacto financiero del diseo e implementacin del SIG-OPLAU.Implementacin de un Plan de Capacitacin para autoridades universitarias, con el propsito de instruirlos en el uso del SIG-OPLAU.

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CRONOGRAMA DE LA PROPUESTA

Fuente: Chacn, Alberto, (2016)

La propuesta se desarrollo en ocho semanas como se muestra en el cuadro.48

COSTO ECONMICO DE LA PROPUESTA

El costo econmico de la propuesta es de sesenta y un millones ochocientos trece mil ochenta colones y su equivalente en dlares de ciento trece mil setecientos treinta y seis49

MUCHAS GRACIAS

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