ALUR PELAYANAN OBAT

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi

LAMPIRAN 2 Alur Pelayanan Perbekalan Instalasi Farmasi

LAMPIRAN 3 Alur Pelayanan Sub Instalasi Perbekalan

LAMPIRAN 4 Alur Pelayanan Sub Instalasi Administrasi

LAMPIRAN 5 Alur Pelayanan Sub Instalasi Pelayanan

LAMPIRAN 6 Mekanisme Pelayanan Resep Rawat Inap

LAMPIRAN 7 Jalur Pendistribusian Obat/Alkes Pakai Habis Instalasi

Farmasi

LAMPIRAN 8 Prosedur Pelayanan Resep Apotek Poliklinik

LAMPIRAN 9 Prosedur Pelayanan Resep Apotek IRD

LAMPIRAN 10 Alur Pengadaan Barang

LAMPIRAN 11 Alur Penerimaan Barang

LAMPIRAN 12 Alur Penyimpanan Barang Farmasi

LAMPIRAN 13 Contoh Blanko Daftar Permintaan Penggunaan Bahan

Farmasi

LAMPIRAN 14 Buku Penerimaan Dan Pemakaian Bahan Farmasi

LAMPIRAN 15 Kartu Stok

ALUR PELAYANAN PERBEKALAN INSTALASI FARMASI

→ purchasing

Perencanaan

Pengadaan

Penerimaan

Penyimpanan

Pendistribusian

Pelayanan

Pencatatan

Pelaporan Administrasi

Monev

Perencanaan

Perencanaan meliputi kegiatan untuk menentukan jenis perbekalan farmasi

dan jumlah yang diperlukan untuk periode pengadaan yang akan datang. Tujuan

dari perencanaan untuk menghindari keterlambatan penyediaan barang,

kekosongan dan kekurangan barang yang menjadi kebutuhan masing-masing

ruangan, dan perbekalan farmasi yang menumpuk di gudang dapat dihindari.

Perencanaan untuk periode yang akan datang dilakukan oleh Bagian

perencanaan didasarkan pada data penggunaan periode sebelumnya dengan

menggunakan metode kombinasi metode pareto abc dengan max min stok level.

Pedoman dalam membuat perencanaan adalah Formularium Rumah Sakit,

anggaran yang tersedia, data penggunaan periode lalu, rencana pengembangan,

persediaan barang di gudang.

Berdasarkan usulan permintaan dari masing-masing ruangan, Bagian

perencanaan membuat perencanaan tahunan tentang jumlah kebutuhan dan

perkiraan anggaran, kemudian diserahkan ke bagian pengadaan dalam bentuk

SPB (Surat Permintaan Barang), dengan persetujuan Kepala Instalasi Farmasi

RSUH. Berdasarkan persetujuan Kepala Bidang Pelayanan Penunjang RS

Universitas Hasanuddin, dan mengetahui Direktur Pelayanan Penunjang diberikan

persetujuan dalam bentuk DPA (Dokumen Permintaan Barang) dan dana akan

dialokasikan setiap tiga bulan.

Penganggaran

Penganggaran adalah seluruh kegiatan dan usaha untuk merumuskan dan

menentukan secara rinci kebutuhan dalam skala standar (skala mata uang).

Sumber dana yang dimiliki oleh RSUH dalam pengelolaan perbekalan farmasi di

rumah sakit, antara lain:

1. Anggaran dari Universitas Hasanuddin, digunakan untuk pengadaan

perbekalan farmasi kebutuhan rutin, seperti obat dan alkes, dialokasikan

triwulan.

Penganggaran dilakukan satu tahun sebelumnya berdasarkan

pemakaian/pengeluaran tahun lalu dan permintaan usulan permintaan barang baru

Rincian kebutuhan bahan habis pakai medis dan obat

RKBU

DPA RKA

RKA RS

DPA

Rincian distribusi

Bagian perencanaan membuat rincian kebutuhan barang habis pakai medik.

Rincian distribusi dengan persetujuan Kepala Instalasi Farmasi RSUH diserahkan

kepada panitia anggaran rumah sakit dalam bentuk RKA RS (Rencana Kegiatan

Anggaran Rumah sakit) yang kemudian diserahkan kepada Universitas

Hasanuddin dalam bentuk RKA (Rencana Kegiatan Anggaran) dengan

persetujuan Direktur RSUH. Berdasarkan persetujuan Universitas Hasanuddin,

diberikan persetujuan dalam bentuk DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran), dan

dana akan dialokasikan setiap tiga bulan. Persetujuan yang diberikan dalam

bentuk DPA kemudian dilakukan penyesuaian terhadap usulan permintaan.

Siklus penganggaran di Unit Logistik Medik dapat dilihat pada Gambar

Gambar Siklus penganggaran di Unit Logistik Medik

Pengadaan ( Purchasing )

Pengadaan perbekalan farmasi merupakan usaha dan kegiatan untuk

memenuhi kebutuhan operasional medik yang telah ditetapkan di dalam fungsi

perencanaan dan penganggaran. Kebutuhan operasional meliputi obat dan

perbekalan farmasi lainnya untuk menunjang kegiatan pelayanan di rumah sakit.

Tujuan dilakukannya pengadaan untuk memperoleh perbekalan farmasi dengan

harga yang layak, kualitas yang baik, pengiriman barang yang terjamin dan tepat

waktu, proses yang lancar, serta hemat tenaga dan waktu.

Usaha dan kegiatan yang dilakukan oleh fungsi pengadaan berkaitan

dengan pembelian (purchasing). DPA yang telah disetujui dijadikan RAB

(Rencana Anggaran Belanja) oleh Unit Logistik Medik kemudian dikirim ke

PPTK (Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan) Bidang Penunjang Medik untuk

diteruskan ke panitia pengadaan. Panitia pengadaan memproses pengadaan sampai

keluarnya SPK.

Pengadaan perbekalan farmasi meliputi obat yaitu obat lokal dan general

anestesy, antiseptik dan desinfektan, obat strategic dan emergency, serta obat

umum dan pelengkap, alat kesehatan meliputi alat kesehatan umum untuk

keperluan operasi dan alat kesehatan keperluan pembedahan. Tahapan dalam

melakukan pengadaan yaitu: RAB dikirim ke Kepala Bidang Penunjang Medik

dan selanjutnya dikirim ke panitia pengadaan; kemudian panitia pengadaan

melakukan pengadaan barang dengan menggunakan 3 cara yang terdiri dari:

1. Pengadaan <5 juta rupiah (pemesanan langsung) ditujukan untuk barang-

barang yang kebutuhannya mendesak dan harus segera dipenuhi.

Pengadaan ini dilakukan secara langsung melalui surat pesanan ke rekanan

dengan waktu respon maksimal 7 hari. Dana yang digunakan untuk

pengadaan secara langsung tidak boleh melebihi 20% dari total DPA.

2. Pengadaan 5-100 juta rupiah (penunjukan langsung) ditujukan untuk

barang-barang yang dibutuhkan dalam waktu relatif cepat tetapi tidak

mendesak, seperti alat kesehatan. Pengadaan ini dilakukan dengan sistem

penunjukkan yang waktu responsnya minimal 21 hari.

3. Pengadaan di atas 500 juta rupiah (tender terbuka) ditujukan untuk barang-

barang yang selalu dibutuhkan rumah sakit dan masih ada persediaan

barang yang cukup sampai barang yang diadakan datang. Pengadaan ini

dilakukan dengan sistem tender yang waktu responsnya minimal 48 hari.

Penerimaan

Barang-barang pesanan yang diterima di Bagian Logistik Medik kemudian

diperiksa bersama-sama oleh Pemeriksa Barang (PPB), Penanggungjawab

Gudang Farmasi dan pihak rekanan/pengantar barang sesuai dengan Surat

Pesanan (SP). Bila barang yang tercantum dalam surat pesanan (SP) atau surat

perintah kerja (SPK) telah sesuai dengan spesifikasi barang (tanggal kadaluarsa,

merek, macam atau jenis, jumlah dan harga) maka surat tanda terima barang

(STTB) akan ditandatangani oleh PPB lalu PPB akan membuat berita acara

pemeriksaan barang dan penyimpan barang medik membuat berita acara

penerimaan perbekalan farmasi. Di samping itu pencatatan juga dilakukan pada

buku penerimaan barang dan kartu barang keluar. Bukti penerimaan barang ini

merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penyimpan barang.

Penyimpanan

Penyimpanan perbekalan farmasi di gudang harus memenuhi beberapa

kriteria, antara lain meliputi keamanan, tertib administrasi, dan memenuhi

persyaratan secara farmasetis ditinjau dari sifat fisika dan sifat kimia bahan, yang

harus disesuaikan dengan kondisi penyimpanan yang dibutuhkan. Penyimpanan

harus disesuaikan dengan penggolongan perbekalan farmasi, tujuannya untuk

memudahkan pengawasan.

Penataan perbekalan farmasi di gudang farmasi disusun berdasarkan

Alfabetis, sedangkan penyimpanan alat-alat kesehatan berdasarkan jenis dan

alfabetis.

Penyimpanannya antara lain:

1. Perbekalan farmasi yang memerlukan penyimpanan dalam kondisi khusus

diletakkan dalam ruangan yang dilengkapi dengan pengatur suhu dan

kelembaban udara, yaitu di dalam lemari es dengan suhu 2-60C

2. Obat-obat yang termasuk golongan narkotik disimpan dalam lemari yang

terkunci

Unit Logistik Medik mempunyai 1 gudang penyimpanan, yang

menyimpan secara terpisah : obat, cairan infus, antiseptik, alat kesehatan.

Tujuan penyimpanan di gudang secara terpisah adalah :

1. Mempermudah pencarian barang di gudang

2. Mempermudah menghitung jumlah persediaan

3. Mempermudah pengawasan barang

4. Mencegah kehilangan barang

5. Mengantisipasi keadaan yang berfluktuasi dan menghindari kekosongan

barang, karena apabila dilakukan penyimpanan pada gudang secara

terpisah maka pengawasan akan ketersediaan barang akan lebih mudah

dilakukan sehingga tidak terjadi penumpukan barang digudang yang

akhirnya akan menghemat biaya pemesanan barang tersebut.

6. Menjaga agar kualitas barang tetap dalam keadaan siap pakai

7. Mempercepat pendistribusian

Penyaluran

Penyaluran barang yang dilakukan oleh Unit Logistik Medik dengan

menggunakan prinsip First In First Out (FIFO), di mana barang yang dikeluarkan

lebih dahulu adalah barang yang datang lebih dahulu. Selain prinsip ini, dapat

pula dilakukan penyaluran dengan menggunakan prinsip Last In First Out (LIFO),

jika barang yang terakhir masuk memiliki waktu/tanggal daluarsa yang lebih

dekat; atau First Expired Date First Out (FEFO), yaitu obat dengan tanggal

daluarsa lebih dekat dikeluarkan lebih awal. Mekanisme penyaluran perbekalan

farmasi yang dilakukan oleh Unit Logistik Medik adalah:

Barang habis pakai

Penyaluran bahan habis pakai dilakukan melalui Unit Distribusi,

langsung diberikan kepada unit atau instalasi yang membutuhkan. Semua

penyaluran perbekalan farmasi dilakukan menggunakan formulir permintaan

yang diajukan oleh masing-masing unit sesuai dengan jenis dan jumlah yang

dibutuhkan.

Pengawasan

Pengawasan pengelolaan perbekalan farmasi di RSUH dilakukan oleh SPI

dan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan badan pemeriksa pusat

di luar departemen kesehatan dan bersifat independent.

Pengendalian

Pengendalian terhadap material dan personil di RSUH dilakukan oleh

Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yaitu badan pemeriksa pusat di luar

departemen, yang bersifat independent, dan merupakan institusi di luar badan

eksekutif yang bertanggung jawab kepada Dewan Perwakilan Rakyat Republik

Indonesia.

Pengendalian material meliputi:

a. Kebenaran barang saat diterima

1) Mutu barang (sifat fisik dan waktu daluarsa)

2) Spesifikasi (bentuk sediaan, merek, potensi, dan kemasan)

3) Kuantitas atau jumlah barang

4) Harga pembelian barang

b. Stock Opname

Stock Opname merupakan kegiatan yang dilakukan secara rutin dan

berkala dengan tujuan mencocokkan kondisi fisik barang yang ada di gudang

dengan kartu stok barang dan dengan dokumen sumber (dokumen

penerimaan, permintaan, pengeluaran. dan permeriksaan barang), sehingga

dapat diketahui kualitas, kuantitas, serta waktu daluarsa barang-barang

tersebut.

Stock opname dilakukan setiap tiga bulan, dengan pertimbangan bahwa

dalam jangka waktu tiga bulan diharapkan dapat diketahui keadaan dan

jumlah obat yang rusak atau telah mendekati waktu daluarsanya, sehingga

dapat segera diantisipasi. Jangka waktu tiga bulan ini dianggap tidak terlalu

cepat, karena untuk melakukan stock opname dibutuhkan waktu dan tenaga,

apalagi jika jumlah barang banyak. Jika jangka waktu untuk melakukan stock

opname lebih lama, misalnya setiap satu tahun, maka akan mempersulit

pemeriksaan data, terutama jika terjadi ketidakcocokan antara barang dengan

dokumen sumber, sehingga penelusurannya lebih sulit. Perbekalan farmasi

dengan waktu daluarsa yang kurang dari empat bulan dilihat pada kartu

stok, kemudian diperiksa keadaan barang tersebut di gudang, jika ternyata

obat tersebut masih ada, maka dipisahkan dengan maksud supaya

mendapatkan perhatian khusus.

Tindakan yang dilakukan untuk mengantisipasi kerugian akibat obat

yang daluarsa antara lain dengan membuat surat penunjang yang berisi

perjanjian dengan rekanan agar dapat mengembalikan barang tiga bulan

sebelum expired date. Cara lain yang dapat dilakukan adalah

menginformasikan dan menyarankan kepada dokter di poli dan di ruangan

untuk melakukan peresepan yang lebih mengarah terhadap pilihan obat yang

mendekati expired date tersebut, tanpa mengubah pola terapi yang akan

diberikan. Perlu diingat bahwa obat-obat yang digunakan sebagai pengganti

harus senilai dengan harga dasar pembelian obat yang ditawarkan tersebut.

Unit Logistik Medik melaporkan jumlah perbekalan farmasi yang

didistribusikan setiap bulan, serta membuat laporan penggunaan psikotropik

dan narkotik, dan laporan stock opname. Unit Logistik Medik melakukan

evaluasi perencanaan dan penerimaan, serta evaluasi permintaan dan

pemberian. Parameter yang digunakan untuk mengevaluasi adalah waktu

(tanggal usulan, tanggal SPK/Surat Perintah Kerja), jumlah (RAB/Rencana

Anggaran Belanja dan SPJB/Surat Perjanjian Jual Beli), harga satuan, dan

merek.

c. Tertib administrasi

Tertib administrasi yang mencakup segala kegiatan meliputi

keuangan dan pengarsipan. Tertib administrasi yang dilakukan antara lain

pengarsipan dokumen dengan baik dan pencatatan kartu stok dengan baik.

Dokumen yang digunakan sebagai arsip adalah dokumen permintaan,

penerimaan, dan pengeluaran perbekalan farmasi.

Pengendalian yang dilakukan terhadap sumber daya manusia

meliputi pengendalian terhadap seluruh karyawan di lingkungan rumah

sakit. Pengendalian sumber daya manusia dapat diwujudkan dengan

penetapan kriteria pemilihan dan penerimaan karyawan rumah sakit yang

meliputi kejujuran, tertib administrasi, dan kedisiplinan.

Pemeliharaan

Kegiatan pemeliharaan meliputi pemeliharaan tempat penyimpanan dan

fasilitas pendukung penyimpanan, yang disesuaikan dengan persyaratan

farmasetis. Pengaturan lemari atau rak sesuai dengan alfabetis, serta dilakukan

pengontrolan suhu dan kelembaban udara pada periode waktu tertentu untuk

kebutuhan penyimpanan pada suhu dan kelembaban tertentu.

Pencatatan dan Pelaporan

Kegiatan pencatatan dan pelaporan perbekalan farmasi yang dilakukan:

1. Membukukan keluar masuknya perbekalan farmasi dalam kartu induk, kartu

stok gudang, buku harian barang inventaris dan barang habis pakai, serta buku

penerimaan dan pengeluaran barang inventaris dan barang habis pakai.

2. Menggunakan dokumen sumber yang sah, yaitu surat pemesanan, surat

perintah kerja atau kontrak, faktur pembelian atau penjualan dan bukti barang

keluar.

Tujuan dilakukannya pencatatan adalah untuk menjamin agar barang-

barang yang ada dalam persediaan digunakan secara efisien sesuai dengan

kebutuhan sehingga tidak terjadi kekurangan maupun penumpukkan. Pengerjaan

pencatatan yang secara teratur dan terus menerus bertujuan untuk meningkatkan

pengawasan terhadap alur masuk dan keluar barang demi menghindari kebocoran

dan kesalahan dalam penyaluran.

Kegiatan pencatatan yang dilakukan secara teratur dan berkesinambungan

diharapkan dapat meningkatkan pengawasan terhadap alur masuk dan keluar

barang, sehingga dapat menghindari kebocoran dan kesalahan dalam penyaluran,

selain itu juga dapat digunakan sebagai bahan evaluasi, apakah perbekalan farmasi

yang ada dalam persediaan telah sesuai dengan kebutuhan secara proporsional dan

tidak terjadi penumpukkan. Hasil dari pencatatan digunakan sebagai dokumentasi

dan menjadi sumber dalam melakukan pelaporan.

Pelaporan jumlah perbekalan farmasi, laporan penggunaan psikotropik dan

narkotik dilakukan secara berkala setiap bulan. Laporan stock opname (tiga

bulan), evaluasi perencanaan dan penerimaan serta evaluasi permintaan dan

penerimaan dilakukan setiap triwulan. Parameter yang digunakan untuk evaluasi

pencatatan dan pelaporan perbekalan farmasi adalah evaluasi waktu (tanggal

usulan, tanggal surat perintah kerja), evaluasi jumlah (rencana anggaran belanja,

surat perjanjian jual beli) dan evaluasi harga satuan dan evaluasi merk.

Penghapusan dan Pemusnahan

Penghapusan barang milik negara adalah wewenang pejabat yang

berwenang untuk menghapus barang milik negara dari buku inventaris barang,

dengan tujuan untuk membebaskan pemegang barang atau unit pemakai barang

dari pertanggungjawaban administrasi. Pemusnahan dilakukan untuk barang yang

rusak dan telah kadaluarsa, penghapusan dilakukan setiap akhir tahun. Daftar

barang yang rusak atau kadaluarsa diajukan ke direktur rumah sakit disertai

dengan daftar harga, kemudian direktur akan memberi surat persetujuan dan

kemudian dibentuk panitia kecil yang akan menentukan cara-cara penghapusan

atau pemusnahan.

Pelayanan

Pelayanan Farmasi di IRD

Pelayanan farmasi di IRD secara garis besar terdiri dari 2 kegiatan, yaitu

pengelolaan perbekalan farmasi dan kegiatan farmasi klinik. Pengelolaan

perbekalan farmasi dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penyaluran,

penggunaan dan pemantauan perbekalan farmasi yang tergolong dalam “life

saving”. Perbekalan farmasi yang dikelola di IRD meliputi obat, alat kesehatan

habis pakai.

Tugas pokok farmasi di IRD adalah menjamin kelancaran suplai

perbekalan farmasi yang tepat jenis, tepat jumlah, dan tepat waktu untuk

kebutuhan pelayanan di IRD serta menjamin bahwa obat yang diberikan sesuai

dengan kebutuhan dan kondisi pasien.

- Sistem Distribusi Obat

Sistem pengelolaan perbekalan farmasi di IRD menggunakan sistem resep

individu (Individual Prescribing)

a. Individual Prescription System (IPS)

Individual prescription system adalah tatanan kegiatan distribusi sediaan

obat oleh Instalasi Farmasi Runah Sakit (IFRS) sesuai dengan yang ditulis

pada resep atas nama pasien rawat IRD.

Adapun penyiapan ODD (One Daily Dose) dapat dilihat pada gambar berikut:

Observasi pasien oleh dokter dan perawat

Dokumen Medik Penderita (DMK)

Dokumen Farmasi Penderita (DFP)

Disalin oleh AA

Penyiapan obat di DF Pembuatan resep oleh dokter

Gambar AlurPenyiapan ODD (Once Daily Dose)

Pelayanan di Ruang Bedah

Pelayanan Farmasi di Ruang Bedah (RB) merupakan suatu pelayanan

Farmasi yang menunjang pelayanan di kamar Operasi, Anastesi, Recovery

Room.

Bentuk pelayanan farmasi di Ruang Bedah (RB) dibagi menjadi 3 macam:

1. Pelayanan barang medik dasar merupakan pelayanan barang medik yang

pemakaiannya termasuk dalam tarif paket dasar, disediakan di kamar

operasi dan RR, pemakaiannya digunakan untuk kebutuhan semua pasien.

Sumber dana barang medik dasar berasal dari dana Unhas. Contoh: kasa,

kapas, perban, plester, antiseptik, dan lain-lain.

2. Pelayanan obat emergency merupakan pelayanan obat dan alat kesehatan

(alkes) yang termasuk dalam kelompok obat emergency (life saving drug.

Pelayanan obat emergency disediakan di semua unit pelayanan (kamar

operasi, Recovery Room. Obat emergency kit sangat penting

ketersediaannya (harus selalu ada) dan dipakai pada saat pasien benar-

benar membutuhkan pertolongan mendadak. Jumlah dan jenis disesuaikan

dengan kebutuhan masing-masing unit yang terkait di ruang tersebut dan

atas dasar kesepakatan bersama. Jumlah stok persediaan golongan

emergency diusahakan tetap sehingga bila barang tersebut terpakai segera

dilengkapi kembali. Contoh: lidokain, adrenalin, dopamin, KCl,

dobutamin, kalmethason, sulfas atropin, spuit, blood set, dan lain-lain.

3. Pelayanan di luar barang paket dasar merupakan pelayanan kebutuhan

barang medik di luar tarif paket dasar atau paket tindakan. Pemakaian

barang medik tersebut dibebankan pada pasien sesuai dengan jenis dan

jumlah yang dipakai.

Perawat

Pasien

Administrasi

Pembayaran oleh keluarga pasien

Contoh :

a. Obat premedikasi dan narkotik: pethidin, diazepam, morfin,

midazolam, fenthanyl, sulfas atropin, phenergan, dormicum, DHBP.

b. Obat anestesi: enflurane, pentotal, ketamin, propofol, aether,

halothane, isoflurane.

c. Obat pelumpuh otot: norcuron, succinil kolin, pavulon, atrakurium.

d. Obat lain: adrenalin, antibiotik, efedrin, analgesik, dan lain-lain.

e. Cairan: ringer laktat, NaCl 0,9%, albumin, haes steril 6%, gelofusin,

dan lain-lain.

f. Alat kesehatan: benang (vicryl, prolene, ethilon, mersilk), spuit,

steridrape, blood set, folley catheter, thorax drain, urine bag, dan lain-

lain.

Sistem pelayanan farmasi di Ruang Bedah (RB) menggunakan sistem satu

pintu dimana kebutuhan barang medik di semua unit dilayani oleh Unit

Pelayanan Farmasi. Hal ini bertujuan untuk untuk mempermudah pelayanan

kepada pasien, mempermudah kegiatan Drug Utilization Study (DUS),

sehingga meningkatkan kepuasan pasien atau keluarga pasien terhadap

pelayanan farmasi yang diberikan. Sedangkan kategori pasien yang dilayani di

Ruang Bedah (RB) meliputi pasien ASKES (Asuransi Kesehatan), UMUM,

Asuransi Kesehatan Inhealth, Jamsostek, Waskita, Jasindo.

Gambar Alur Pelayanan Kebutuhan Dasar

Kegiatan yang dilakukan oleh Pelayanan Farmasi di Ruang Bedah (RB)

diantaranya:

1. Perencanaan

Tujuan dilakukannya perencanaan adalah untuk mendapatkan barang

dengan jumlah dan jenis yang tepat, menghindari terjadinya kekosongan

barang dan meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi secara rasional

dan ekonomis.

2. Penyimpanan

Tujuan dilakukannya penyimpanan adalah untuk menjaga barang medik

tetap dalam kondisi baik terkait dengan stabilitas, disimpan ditempat yang

aman, tertutup, kalau perlu ada kuncinya. Penyimpanan obat harus

dikelompokkan berdasar bentuk sediaan, sistem FIFO (First In First Out),

sistem FEFO (First Expired First Out),sesuai kondisi yang dipersyaratkan,

obat narkotika dan psikotropika pada lemari tersendiri.

3. Pendistribusian

Pendistribusian dilakukan kepada masing-masing unit pelayanan (OK,

Anaestesi, RR, ICU) berdasarkan pada lembar permintaan yang berisi

kebutuhan barang medik baik kebutuhan dasar maupun kebutuhan di luar

barang dasar.

4. Penggunaan dan evaluasi obat (prescripbing)

5. Pemberian dan informasi obat (dispensing)

Pemberian dan informasi obat bisa dilakukan kepada dokter maupun

perawat dengan tujuan untuk mengurangi tingkat accident yang mungkin

saja terjadi.

6. Pemantauan

Pemantauan harus dilakukan oleh farmasis untuk menjamin efektivitas,

keamanan dan rasionalitas barang medik yang digunakan

7. Pengendalian dan pengawasan

Pengendalian dilakukan terhadap material dan administrasi, sedangkan

pengawasan dilakukan terhadap material yang meliputi mutu barang (sifat

fisik dan waktu kadaluarsa), spesifikasi (bentuk sediaan, merk, potensi dan

kemasan), dan kuantitas barang. Dalam melakukan pengawasan ditemukan

adanya kesalahan kesesuaian barang yang tersedia dengan yang tercatat di

kartu stok. Untuk mencegah terjadinya kesalahan tersebut maka perlu

dilakukan hal-hal sebagai berikut:

a. Pencatatan kartu stok yang up to date untuk setiap pengeluaran barang.

Kartu tersebut mencantumkan : nama barang, tanggal masuk barang

barang, tanggal keluar barang, jumlah barang, sisa barang dan tanggal

expired date.

b. Pelaksanaan stok opname setiap 6 bulan sekali dan pemantauan barang

yang kadaluarsa setiap 3 bulan sekali. Untuk pemantauan persediaan

barang diruangan (ICU) dilakukan setiap dua hari sekali.

8. Pelaporan

Pelaporan dilakukan sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap barang

yang telah diminta, barang yang telah digunakan, dan seberapa besar

jumlah barang yang tersisa. Dengan demikian dapat menghindarkan dari

praktek-praktek penyalahgunaan barang medik. Pelaporan penggunaan

obat anestesi dan bahan dasar setiap bulannya.

Pelayanan barang medik dasar meliputi:

1. Pelayanan kamar operasi (OK)

Petugas OK mengajukan permintaan kebutuhan dengan mengisi form

permintaan yang sudah ada tanda tangan Ka. Ruangan ke Pelayanan Farmasi ,

kemudian petugas Pelayanan Farmasi menyiapkan kebutuhan tersebut sesuai

dengan permintaan.

2. Pelayanan anaestesi

Petugas anaesthesi mengajukan permintaan dengan form permintaan ke

Pelayanan Farmasi, kemudian petugas Pelayanan Farmasi akan menyiapkan

kebutuhan tersebut sesuai dengan permintaan.

3. Pelayanan ICU

Petugas anaesthesi mengajukan permintaan dengan form permintaan ke

Unit Pelayanan Farmasi, kemudian petugas Unit Pelayanan Farmasi akan

menyiapkan kebutuhan tersebut sesuai dengan permintaan.

Pelayanan Barang Medik di Luar Paket Dasar

1. Pelayanan kamar operasi (OK)

a. Petugas Unit Pelayanan Farmasi menyiapkan barang medik di dalam

trolly untuk OK.

b. Dokter / perawat OK mengajukan permintaan barang medik sesuai

jenis dan jumlah beserta kelengkapan data pasien ke petugas Unit

Pelayanan Farmasi.

c. Petugas Unit Pelayanan Farmasi mencatat jumlah dan jenis permintaan

barang medik yg diberikan dalam form OK. Jika operasi selesai,

petugas Farmasi memeriksa kembali kelengkapan data pasien dan

tanda tangan dokter / perawat termasuk jika ada pengembalian barang

medik.

d. Petugas Farmasi, mengambil data OK dan anaesthesi pasien yg selesai

operasi, kemudian memberi harga sesuai dengan status pasien.

e. Penyelesaian administrasi dilakukan di kasir.

2. Pelayanan Anestesi

a. Petugas anaesthesi mengajukan permintaan obat anaesthesi dalam form

anaesthesi ke Unit Pelayanan Farmasi untuk stok persediaan

anaesthesi, kecuali golongan Narkotik (Morphin, Pethidin, Fentanyl)

b. Petugas Unit Pelayanan Farmasi mencatat permintaan tersebut dalam

kartu stok.

c. Petugas anaesthesi menulis jumlah pemakaian obat anaesthesi dalam

form anaesthesi (rangkap dua) untuk masing-masing pasien, sesuai

dengan yang digunakan

d. Petugas Farmasi mengambil data form anaesthesi yang warna putih

(yang warna kuning untuk arsip anaesthesi) dan menghitung jumlah

biaya pemakaiannya.

e. Penyelesaian administrasi di lakukan di kasir.

Gambar Alur Pelayanan Kamar Operasi (OK) / Anaestesi

3. Pelayanan Intensive Care

a. Selesai Visite, dokter menulis resep masing-masing pasien, untuk

kebutuhan sehari.

b. Setelah semua resep selesai ditulis, perawat masing-masing ICU

menghubungi Unit Pelayanan Farmasi.

c. Petugas Unit Pelayanan Farmasi mengambil resep ke masing-masing

unit pelayanan.

d. Di Unit Pelayanan Farmasi dilakukan pengkajian resep mulai

kelengkapan data pasien dan kebenarannya, kemudian diberi harga.

e. Keluarga pasien dipanggil ke Unit Pelayanan Farmasi untuk diberi

informasi tentang obat/alkes yang diberikan berikut harganya.

Gambar Alur Pelayanan di ICU

Peran farmasis yang bisa dilakukan di Ruang Bedah (RB), diantaranya:

1. Pelayanan dalam hal managerial meliputi:

a. Merencanakan kebutuhan barang medik dan menyalurkannya sesuai

permintaan tiap unit Gedung Bedah (RR, Anestesi, OK, ICU).

b. Mengatur pengadaan kebutuhan barang medik di unit Ruang Bedah (RB).

c. Melakukan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan pelayanan barang

medik di unit Ruang Bedah (RB).

d. Membuat laporan meliputi laporan bulanan seperti pendapatan, laporan

klaim pasien Askes, Inhealth, laporan stok opname tiap 6 bulan , laporan

expired date tiap 3 bulan dan laporan tahunan.

Pada aspek managerial, farmasis harus mampu melakukan perencanaan,

penyimpanan, pendistribusian, penggunaan dan evaluasi obat (prescripbing),

pemberian dan informasi obat (dispensing), pemantauan (efektivitas,

keamanan, dan rasionalitas), pengendalian dan pengawasan, serta pelaporan.

Pemilihan dan perencanaan bertujuan mendapatkan jenis dan jumlah barang

yang tepat, menghindari stock out, dan meningkatkan penggunaan perbekalan

kefarmasian secara rasional dan ekonomis yang didasarkan pada kebutuhan

unit di RB sesuai dengan pedoman yang berlaku. Kebutuhan GB ini diadakan

melalui sumber dana yakni dari sumber Unhas (untuk barang medik dasar)

dan revolving fund (untuk obat dan alkes yang pemakaiannya dibebankan pada

pasien sesuai dengan jumlah dan jenis yang dipakai). Penyimpanan perbekalan

kefarmasian yang dilakukan harus dapat menjamin stabilitas sediaan yang ada,

misalnya untuk obat-obat yang membutuhkan suhu penyimpanan tertentu

(misalnya di lemari pendingin). Untuk mekanisme pendistribusian, perbekalan

kefarmasian telah dijelaskan dalam bagan (flowchart) pada bab pendahuluan.

Distribusi ini dilakukan dengan sistem FEFO (First Expired First Out) dan

FIFO (First In First Out). Selanjutnya, farmasis bertugas dalam pengendalian

dan pengawasan. Pengendalian dilakukan terhadap material dan administrasi.

Material dalam hal ini meliputi mutu barang (dilihat secara fisik, stabilitas dan

waktu kadaluarsa), spesifikasi (bentuk sediaan, merek, potensi, dan kemasan),

serta kuantitas (jumlah barang). Pengawasan dilakukan untuk mengantisipasi

terjadinya kesalahan, diantaranya meliputi :

a. pencatatan yang up to date baik secara manual di kartu stok maupun

secara on-line di komputer.

b. pengecekan melalui stok opname setiap 6 bulan sekali dan pemeriksaan

insidentil (sampling) utamanya untuk obat kelompok A (yang memiliki

nilai tertinggi, yakni meski jumlahnya kecil namun harganya tergolong

mahal)

c. pengkajian terhadap resep yang masuk, dimana pasien Umum harus

mengacu pada formularium yang ada.

2. Pelayanan dalam hal farmasi klinis meliputi:

a. Ikut Visite bersama dipimpin dokter koord. ICU.

b. Mencatat semua terapi dan data pasien dari DMK dan lembar

observasi ke dalam DFP (Dokumen Farmasi Penderita)

c. Mengevaluasi adanya Drug Related Problem (DRP) dengan

melakukan review terapi yang diberikan disesuaikan dengan data klinis

& data laboratorium yang terbaru.

d. Menyampaikan DRP yang terjadi ke dokter.

e. Memberikan rekomendasi pada dokter.

f. Bila ditemukan masalah mengenai terapi, komunikasikan dengan

dokter jaga ICU dan disampaikan pada koordinator ICU

g. Memberikan informasi kepada dokter/perawat tentang stabilitas obat

setelah direkonstitusi.

h. Melakukan pengkajian resep mengenai indikasi, dosis, ESO

i. Memberikan informasi obat/alkes ke keluarga pasien terkait biaya,

kegunaan, dan alasan pemilihan.

Masalah-masalah yang mungkin ditemukan dalam melaksanakan

pelayanan farmasi klinis diantaranya:

a. Kelengkapan penulisan terapi dalam lembar observasi.

b. Indikasi pemberian antibiotika

c. Dosis regimen (dosis, frekuensi, rute) untuk terapi baru khususnya

antibiotik

d. Lama pemberian (Antibiotik, Analgesik, Stress ulcer)

e. Interaksi obat (pengaturan waktu pemberian).

PELAYANAN FARMASI INSTALASI RAWAT INAP BEDAH

Gambaran Umum

Instalasi Rawat Inap Bedah (IRNA Bedah) merupakan instalasi rawat inap

untuk pasien yang memerlukan perawatan di rumah sakit atau akan

mengalami tindakan pembedahan di IRNA bedah. IRNA Bedah terbagi dalam

…… ruangan, yaitu ruang bedah …..

a. Ruang IRNA Bedah

Terdiri dari .... bagian, yaitu kelas I yang terdiri dari … ruangan, masing-

masing ruangan terdapat satu tempat tidur dan kelas II yang terdiri dari …

ruangan, yang masing-masing ruangan terdapat 2 tempat tidur. Pasien yang

dirawat merupakan pasien pria dan wanita dewasa serta anak dengan kasus

yang ada di IRNA Bedah yaitu, kasus bedah umum, orthopedi, neurologi

saraf. IRNA Bedah ini melayani pasien dengan status ASKES PNS, pasien

umum dan JAMSOSTEK.

Pelayanan Farmasi di IRNA Bedah

A. Pelayanan Perbekalan Farmasi IRNA Bedah

Pelayanan perbekalan farmasi di IRNA Bedah dilaksanakan melalui UPF.

B. Alur Pelayanan Farmasi IRNA Bedah

Pada IRNA Bedah pelayanan distribusi perbekalan farmasi dilaksanakan

dengan sistem Unit Dose Dispensing (UDD), Ward Floor Stock (WFS) dan

Individual Prescription.

a. Unit Dose Dispensing (UDD)

Sistem UDD adalah penyediaan obat dalam dosis terbagi untuk

kebutuhan pasien sehari. Obat pasien di ruang IRNA Bedah disiapkan

pada jam kerja (08.00-14.00) oleh Asisten Apoteker. Obat disiapkan

Gudang Farmasi

Stok Kosong pada UPF (Apotek)

Surat PermintaanPengantaran Barang

dalam kemasan satu kali pakai dan diberi etiket yang berbeda warnanya

sesuai dengan jam pemberiannya. Etiket warna merah untuk obat yang

diberikan pada pagi hari (06.00), etiket warna hijau untuk pemberian

obat pada siang hari (14.00), etiket warna kuning untuk obat yang

diberikan pada malam hari (22.00). Obat-obat yang diberikan di luar

jam-jam tersebut diberi etiket warna putih.

b. Ward Floor Stock (WFS)

c. Individual Prescription

Alur pengadaan perbekalan farmasi pada UPF IRNA Bedah didapat dari

Apotek/gudang. Apabila terjadi kekosongan stok obat pada Apotek maka

UPF langsung melayangkan surat permintaan kepada gudang farmasi.

Skema alur pengadaan barang di IRNA Bedah dapat dilihat pada gambar

Obat-obat yang tidak terpakai oleh pasien dapat dilakukan retur kepada

instalasi farmasi rumah sakit. Jika memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan

maka pasien dapat menerima pengembalian biaya yang dikeluarkan dari obat yang

Gambar Skema Alur Pengadaan Barang di IRNA Bedah

tidak terpakai tersebut.

UPF ruangan IRNA Bedah mempunyai alur prosedur yang menunjang

pelayanan farmasi kepada pasien. Alur ini dapat ditunjukkan oleh gambar :

Resep

AA Memeriksa kelengkapan resep

Lengkap Tidak lengkap

Menghubungi keluarga pasien

ApotekerMengkaji penggunaan obat

Tidak ada DRPs Ada DRPs

Menghubungi dokter

AA Menyiapkan obat/alkes persediaan sehari

PerawatMemberi obat/alkes kepada pasien sesuai waktu pemberian

Alur Pelayanan Resep RR/OK

ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI PERBEKALAN

Sisa Stok

Jumlah Pemakaian

Anggaran

Pola Penyakit

Perencanaan Pengadaan(purchasing)

Bidang Penunjang Bagian Pemeriksa

Barang (PPB)

Gudang

Penyimpanan

Pendistribusian

Apotek

Faktur + SP

Input Komputer

Input Komputer

Print out

ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI ADMINISTRASI

Pengadaan Rekanan

Administrasi SP

SPInput

Barang + Faktur

SP + Faktur Bidang Penunjang

Administrasi

SP + Faktur

Rekanan

SP + Faktur

ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI PELAYANAN

Input Order Barang

GudangInput BA

Penyerahan Barang

Barang + Print Out

Apotek

Pemeriksaan

Penyimpanan

PelayananApotek

MEKANISME PELAYANAN RESEP IRD

Askes

RESEP MASUK IRD

Pembacaan Resep

R/ Umum

Pemberian Harga

Penyiapan

Pengantaran

Pasien

Administrasi

Kwitansi

Kwitansi & Uang

Penyetoran

Bendahara

Input SIM

Input

Arsip

Pencatatan

Pelaporan

Resep & Kwitansi

ALUR PENDISTRIBUSIAN BARANG FARMASIINSTALASI FARMASI

PROSEDUR PELAYANAN RESEP APOTEK

Penagihan

Resep masuk

Pembacaan Resep

Penagihan

Pencatatan

Penyerahan

Pembacaan ulang

Penyerahan

Penyiapan

Bukan umum Umum

Jamkesmas/ jamkesda Askes

Penyiapan

Pembacaan ulang

Resep masuk

Pembacaan Resep

Penyiapan/pengambilan alat kesehatan

Penagihan

Penyiapan obat

Penyerahan

Pembayaran

Alat pakai habis Obat

Pembacaan Resep

Pembacaan ulang

Penyerahan

Kasir

PROSEDUR PELAYANAN RESEP IRD

Sisa stok apotek

Daftar B2 / Permintaan barang apotek

Perencanaan

Pengadaan

gudang

Stok akhir

Laporan

B2

B2

Daftar kebutuhan

Laporan

Laporan

ALUR PENGADAAN BARANG

Perencanaan

Pengadaan / pemesanan

Rekanan

Panitia pemeriksa barang Gudang farmasi

Daftar kebutuhan

SP

Daftar kebutuhan

SP + faktur + barang

SP

Faktur + Barang

ALUR PENERIMAAN BARANG

BARANG FARMASI

GUDANG FARMASI

OBAT TABLET

BAHAN HEMODIALISA

ALKES PAKAI HABIS

CHEMICALIN CAIR DAN PADAT

CAIRAN INFUS

ALUR PENYIMPANAN BARANG FARMASI

CONTOH BLANKO DAFTAR PERMINTAAN PENGGUNAAN BAHAN FARMASI

RUMAH SAKIT FORM B2

DAFTAR PERMINTAAN & PENGGUNAAN BAHAN FARMASI

Bagian : Ruangan :Kode Bagian :Bulan :

Disetujui Oleh :Makassar,........................20....

1. Kepala Ruangan ( )2. Kepala OPF ( )3. Seksi Pelayanan/ Penunjang Medis ( )

Diminta Oleh :1. Kepala Inst. Farmasi ( )2. Kepala Sub Inst. Distribusi ( )

Diberikan Oleh Sun Inst. Distribusi ( )

Diterima Oleh ( )

Catatan:- Sub Inst. Distribusi (putih) - Seksi Pelayanan/Penunjang Medis (Kuning)- Yang Meminta (Merah) - Koord. Administrasi Inst. Farmasi (Hijau)

BUKU PENERIMAAN DAN PEMAKAIAN BAHAN FARMASINO NAMA

OBAT/ALATSTOCK AWAL BULAN

MASUK JUMLAH PAKAI SISA KET

KARTU STOCK

Artikel :

Merek : Satuan :

TGL KEPERLUAN PENERIMAAN PENGELUARAN SISA KET

Struktur Organisasi Instalasi Farmasi

Direktur Penunjang dan Sarana Medik

Kepala Instalasi Farmasi Komite Farmasi dan Panitia lain

Kepala SMF

Koordinasi Administrasi

Kepegawaian dan Diklat

Administrasi Umum dan ATK

Monitoring dan Evaluasi

Koordinator Pengadaan SIM Farmasi dan Keuangan Koordinator Perbekalan

Koordinator Pelayanan dan Farmasi Klinik

Gudang Farmasi

Perencanaan

Distribusi

SIM dan Pelaporan

Keuangan

Apotek IRJ

Farmasi Klinik

Bagian perencanaan : rahmat

Astrid

Bagian Penerimaan :Sri WAHYUNI

Bagian penyimpanan/gudang :Nurdin

Bagian Pelayanan : Farid

Riska

Bagian Administrasi : Mawa

Nurfadilah

Silvia

Askes : Rahmat

Nini

Astrid

Asuransi lain : Farid

Mawa

Nurfadila

Silvia

Jadwal jaga