Algemene Periodeafsluitingsprocedure VNSG WG Fiancieel

Periodeafsluitingsprocedure VNSG Focusgroep FinancieelCrediteuren (FI-AP) Grootboek (FI-GL) Interne orders (CO-OPA) Kostenplaatsadministratie (CO-CCA) Materiaalbeheer (MM) Onderhoud (PM) Profitcenteradministratie (CO-PCA) Projectsysteem (PS) Urenformulier (CATS) Vaste activa (AM)

Periodeafsluitingsprocedure PeriodeafsluitingsprocedureInhoudsopgave Bladzijde 1. PERIODEAFSLUITING.......................................................................................................................................................................91.1. Inleiding...............................................................................................................................................................................................................................................................9 1.2. Afsluitingsactiviteiten.........................................................................................................................................................................................................................................9 Boekingsperioden...................................................................................................................................................................................................................................................9 OB52 Boekingsperioden openen en sluiten.....................................................................................................................................................................................................9 OKP1 Periodeblokkering wijzigen................................................................................................................................................................................................................10 2KES Profitcenter: saldotransport werkelijk.................................................................................................................................................................................................10 MMPV Periode verschuiven artikelstam.......................................................................................................................................................................................................10 OMSY Bedrijfsnummers uit materiaalbeheerstandpunt..............................................................................................................................................................................10 MMPI Periode-initialiseren artikelstam........................................................................................................................................................................................................11 Financile administratie.......................................................................................................................................................................................................................................11 F.02 Compact documentjournaal...................................................................................................................................................................................................................11 Documentenjournaal.........................................................................................................................................................................................................................................11 Documentposities-extract..................................................................................................................................................................................................................................11 Boekingstotalen.................................................................................................................................................................................................................................................12 Dubbel toegekende factuurnummers................................................................................................................................................................................................................12 F.11 Grootboekevaluatie uit het documentbestand.......................................................................................................................................................................................12 Postenjournaal...................................................................................................................................................................................................................................................12 Crediteuren...........................................................................................................................................................................................................................................................12 Bankstamgegevens wijzigingen weergeven.....................................................................................................................................................................................................12 Crediteuren wijzigingsoverzicht.......................................................................................................................................................................................................................13 F.48 Afstemming stamgegevens crediteuren.................................................................................................................................................................................................13 Documenten wijzigingen weergeven................................................................................................................................................................................................................13 Grootboekrekening wijzigingen weergeven.....................................................................................................................................................................................................13 Logistieke factuurcontrole...................................................................................................................................................................................................................................14 MRBP Logistieke-factuurcontrole controle op achtergrond......................................................................................................................................................................14 MRBR Geblokkeerde facturen vrijgeven......................................................................................................................................................................................................14 Herwaardering......................................................................................................................................................................................................................................................15 F.05 Openstaande posten in vreemde valuta waarderen...............................................................................................................................................................................15 Openstaande posten..............................................................................................................................................................................................................................................17 F101 Balansactief openstaande posten analyseren........................................................................................................................................................................................17 Openstaande betalingen en ontvangsten...........................................................................................................................................................................................................18 F-06 Betalingsontvangst boeken....................................................................................................................................................................................................................18 maandag 10 januari 2011 49281581.doc Bladzijde 2 van 62

PeriodeafsluitingsprocedureF-53 Uitgaande betalingen boeken................................................................................................................................................................................................................18 Geregistreerde documenten..................................................................................................................................................................................................................................18 FBV0 Geregistreerde documenten boeken....................................................................................................................................................................................................18 FBV3 Geregistreerde documentenoverzicht..................................................................................................................................................................................................18 F.19 GO/FO-verrekening...............................................................................................................................................................................................................................18 Materiaalbeheer....................................................................................................................................................................................................................................................19 MR21 Artikelprijzen wijzigen.......................................................................................................................................................................................................................19 CKMPRPN Toekomstige prijzen verzorgen ................................................................................................................................................................................................19 Urenregistratie......................................................................................................................................................................................................................................................20 CATC Urenvergelijking urenformulier.........................................................................................................................................................................................................20 CADO Gegevens van urenformulieren weergeven.......................................................................................................................................................................................20 CAOR Gegevens van urenformulieren weergeven.......................................................................................................................................................................................20 CAT2 Urenformulier......................................................................................................................................................................................................................................21 CAPS Urenformulier: tijden goedkeuren (selectie via stamgegevens).........................................................................................................................................................21 CAT4 Urenformulier: tijden goedkeuren (selectie via organisatie indeling)...............................................................................................................................................21 CAPP Urenformulier: tijden goedkeuren (selectie via personeelsnummer).................................................................................................................................................21 SA38 ABAP: Programmas uitvoeren...........................................................................................................................................................................................................21 CAT7 Urenformulier: doorgifte aan controlling...........................................................................................................................................................................................21 CAT9 Urenformulier: doorgifte aan onderhoud/service...............................................................................................................................................................................24 CAT5 Urenformulier: doorgifte aan projectsysteem ....................................................................................................................................................................................24 CAT6 Doorgifte van tijdgegevens aan time management ...........................................................................................................................................................................25 Projectsysteem......................................................................................................................................................................................................................................................26 KO88 Werkelijke afrekening: Orders............................................................................................................................................................................................................26 KO8G Werkelijke afrekening: Orders...........................................................................................................................................................................................................26 CJ88 Werkelijke afrekening: Projecten/WBS-elementen/netwerkplannen..................................................................................................................................................26 CJ8G Werkelijke afrekening: Projecten/WBS-elementen/netwerkplannen.................................................................................................................................................26 CJ44 Werkelijke toeslagberekening: Projecten/WBS-elementen.................................................................................................................................................................27 CJ45 Werkelijke toeslagberekening: Projecten/WBS-elementen.................................................................................................................................................................27 KKA2 Werkelijke resultaatbepaling: Projecten/WBS-elementen................................................................................................................................................................27 KKAJ Werkelijke resultaatbepaling: Projecten/WBS-elementen.................................................................................................................................................................27 CJ88 Werkelijke afrekening: Projecten/WBS-elementen/netwerkplannen..................................................................................................................................................27 CJ8G Werkelijke afrekening: Projecten/WBS-elementen/netwerkplannen.................................................................................................................................................27 KO88 Werkelijke afrekening: Orders............................................................................................................................................................................................................28 KO8G Werkelijke afrekening: Orders...........................................................................................................................................................................................................28 Kostenplaatsadministratie....................................................................................................................................................................................................................................28 KSU5 Kostenplaats kostenomslag uitvoeren.................................................................................................................................................................................................28 KSV5 Kostenplaats kostenverdeling uitvoeren.............................................................................................................................................................................................28 Profitcenteradministratie......................................................................................................................................................................................................................................28 KE5Z Boekingen op profitcenter controleren...............................................................................................................................................................................................28 F.5D Nabelasting balans berekenen............................................................................................................................................................................................................29 maandag 10 januari 2011 49281581.doc Bladzijde 3 van 62

PeriodeafsluitingsprocedureProfitcenter debiteuren periodiek overnemen...................................................................................................................................................................................................29 Profitcenter crediteuren periodiek overnemen.................................................................................................................................................................................................29 1KEI Profitcenter vaste activa periodiek overnemen....................................................................................................................................................................................30 1KEH Profitcenter artikelen periodiek overnemen.......................................................................................................................................................................................30 1KEK Profitcenter vordering/verplichtingen periodiek overnemen.............................................................................................................................................................31 4KE5 Profitcenter kostenomslag uitvoeren...................................................................................................................................................................................................31 3KE5 Profitcenter kostenverdeling uitvoeren...............................................................................................................................................................................................31 KALM Afstemming CO/FI in bedrijfsnummervaluta...................................................................................................................................................................................31 KALC Afstemming CO-FI uitvoeren............................................................................................................................................................................................................32 KE5T Grootboekrekeningen FI/CO afstemmen met profitcenter-administratie..........................................................................................................................................32 Boekingsperioden.................................................................................................................................................................................................................................................32 OB52 Boekingsperioden openen en sluiten...................................................................................................................................................................................................32 Materiaalbeheer....................................................................................................................................................................................................................................................32 MC48 Actuele voorraadwaarde.....................................................................................................................................................................................................................32 MC50 Dode voorraad.....................................................................................................................................................................................................................................32 MB5L Voorraadwaardelijst...........................................................................................................................................................................................................................33 Financile administratie.......................................................................................................................................................................................................................................33 F.01 Balans/V+W...........................................................................................................................................................................................................................................33 F.08 Proefbalans.............................................................................................................................................................................................................................................33 Grootboekrekeningsaldi....................................................................................................................................................................................................................................34 Materiaalbeheer....................................................................................................................................................................................................................................................34 ME2K Inkoopdocumenten van rubricering...................................................................................................................................................................................................34 ME3K Inkoopdocumenten van rubricering...................................................................................................................................................................................................34 ME2L Inkoopdocumenten van leverancier...................................................................................................................................................................................................34 ME3L Inkoopdocumenten van leverancier...................................................................................................................................................................................................34 ME4L Inkoopdocumenten van leverancier...................................................................................................................................................................................................34 ME2M Inkoopdocumenten van artikel..........................................................................................................................................................................................................35 ME3M Inkoopdocumenten van artikel..........................................................................................................................................................................................................35 ME4M Inkoopdocumenten van artikel..........................................................................................................................................................................................................35 ME1P Bestelprijsontwikkeling......................................................................................................................................................................................................................35 MB5S GO/FO-saldilijst..................................................................................................................................................................................................................................35 1.3. Overige transacties...........................................................................................................................................................................................................................................36 Algemeen..............................................................................................................................................................................................................................................................36 SM35 Batchinput mappen verwerken............................................................................................................................................................................................................36 Financile administratie.......................................................................................................................................................................................................................................36 F-03 Grootboekrekening vereffenen..............................................................................................................................................................................................................36 OB08 Wisselkoersen invoeren.......................................................................................................................................................................................................................36 F.13 Automatisch vereffenen.........................................................................................................................................................................................................................36 Vaste activa..........................................................................................................................................................................................................................................................37 maandag 10 januari 2011 49281581.doc Bladzijde 4 van 62

PeriodeafsluitingsprocedureABIF Investeringssubsidie boeken................................................................................................................................................................................................................37 ABZON Automatische bijboeking van tegenboeking...................................................................................................................................................................................37 AW01N Asset explorer..................................................................................................................................................................................................................................37 AFAB Afschrijvingen boeken........................................................................................................................................................................................................................37 AJAB Jaarafsluiting vaste activa boekhouding.............................................................................................................................................................................................37 AJRW Vaste activa jaarwisseling..................................................................................................................................................................................................................37 Crediteuren...........................................................................................................................................................................................................................................................38 F110 Betalingen verwerken...........................................................................................................................................................................................................................38 Openstaande vooruitbetalingen crediteuren op peildatum...............................................................................................................................................................................38 F.07 Saldotransport rekening-courant............................................................................................................................................................................................................38 F-44 Crediteur vereffenen..............................................................................................................................................................................................................................38 Grootboek.............................................................................................................................................................................................................................................................38 F.14 Doorlopende boekingen verwerken.......................................................................................................................................................................................................38 F.81 Periodetoerekeningsdocument storneren...............................................................................................................................................................................................38 F-02 Correctie boekingen verwerken.............................................................................................................................................................................................................39 FB50 Grootboekrekeningdocument invoeren................................................................................................................................................................................................39 FB41 Te betalen BTW boeken......................................................................................................................................................................................................................39 FBN1 Nummerreeksen voor FI-documenten onderhouden..........................................................................................................................................................................39 FBS1 Periodetoerekeningsdocument invoeren..............................................................................................................................................................................................40 Boekingstotalen.................................................................................................................................................................................................................................................40 F.16 Saldotransport naar de ingehouden winstrekening................................................................................................................................................................................40 Kostenplaatsadministratie....................................................................................................................................................................................................................................40 KANK Nummerreeksen voor CO-documenten onderhouden.......................................................................................................................................................................40 KB11N Primaire kosten handmatig overboeken...........................................................................................................................................................................................40 KB31 Statistische kengetallen invoeren........................................................................................................................................................................................................41 KS13 Kostenplaatsgroep geldigheid instellen...............................................................................................................................................................................................41 KSU2 Werkelijke omslagcyclus wijzigen.....................................................................................................................................................................................................41 KSV2 Werkelijke verdelingscyclus wijzigen................................................................................................................................................................................................41 KSW2 Periodiek overboekingencyclus wijzigen..........................................................................................................................................................................................41 KSW5 Periodieke overboeking uitvoeren.....................................................................................................................................................................................................42 Projectrapportages.............................................................................................................................................................................................................................................42 KGI2 Werkelijke toeslagberekening: Orders................................................................................................................................................................................................42 KGI4 Werkelijke toeslagberekening: Interne orders / OH-orders................................................................................................................................................................42 Materiaalbeheer....................................................................................................................................................................................................................................................42 MR11 GO/FO-verrekeningsrekening verzorgen...........................................................................................................................................................................................42 OMBT Nummerreeksen artikel en inventarisatiedocumenten......................................................................................................................................................................43 Projectsysteem......................................................................................................................................................................................................................................................44 CJ20N Projecten afsluiten..............................................................................................................................................................................................................................44 1.4. Management control rapportages..................................................................................................................................................................................................................44 maandag 10 januari 2011 49281581.doc Bladzijde 5 van 62

PeriodeafsluitingsprocedureFinancile administratie.......................................................................................................................................................................................................................................44 Rekeningoverzichten.........................................................................................................................................................................................................................................44 Toekenning documentnummers niet aaneensluitend.......................................................................................................................................................................................44 Rekening-courant-rekeningevaluatie op alternatieve rekening........................................................................................................................................................................44 F.58 Rekening-courantevaluatie uit het documentenbestand.......................................................................................................................................................................45 F.58 Rekening-courantevaluatie uit het documentenbestand.......................................................................................................................................................................45 F.12 Vooraangifte omzetbelasting.................................................................................................................................................................................................................45 Aanvullende lijst bij vooraangifte omzetbelasting...........................................................................................................................................................................................45 F.38 Overboeking uitgestelde omzetbelasting..............................................................................................................................................................................................45 Afgebroken verboekingen.................................................................................................................................................................................................................................46 F.03 Afstemanalyse financile boekhouding.................................................................................................................................................................................................46 Vaste activa..........................................................................................................................................................................................................................................................47 Vaste-activavermogen.......................................................................................................................................................................................................................................47 Afschrijvingen...................................................................................................................................................................................................................................................47 Crediteuren...........................................................................................................................................................................................................................................................47 F.40 Crediteurenoverzicht..............................................................................................................................................................................................................................47 Open posten vervaldatumanalyse......................................................................................................................................................................................................................47 F.41 Crediteuren open postenlijst..................................................................................................................................................................................................................48 Betalingsgedrag tegenover crediteuren met OP-rastering................................................................................................................................................................................48 F.42 Crediteurensaldi in eigen valuta............................................................................................................................................................................................................48 Crediteurenomzet..............................................................................................................................................................................................................................................48 F.18 Saldobevestiging crediteuren afdrukken...............................................................................................................................................................................................48 Grootboek.............................................................................................................................................................................................................................................................49 FSE2 Balans/V+W structuren definiren......................................................................................................................................................................................................49 FS00 Grootboekrekening bewerken: centraal...............................................................................................................................................................................................49 FSP0 Grootboekrekening bewerken: rekeningschema..................................................................................................................................................................................49 FSS0 Grootboekrekening bewerken: Bedrijfsnummer..................................................................................................................................................................................49 Balans/V+W structuurweergave.......................................................................................................................................................................................................................50 SA38 ABAP: Programmas uitvoeren...........................................................................................................................................................................................................50 Gestructureerde saldilijst...................................................................................................................................................................................................................................50 Rekeningschema................................................................................................................................................................................................................................................50 Grootboekrekeningoverzicht.............................................................................................................................................................................................................................50 Grootboekposten................................................................................................................................................................................................................................................50 Totalen- en saldilijst..........................................................................................................................................................................................................................................50 Kostenplaatsadministratie....................................................................................................................................................................................................................................51 7KE1 Planning kosten/opbrengsten wijzigen................................................................................................................................................................................................51 KA23 Kostensoorten: stamgegevensverslag..................................................................................................................................................................................................51 KP06 Planning kostensoorten/prestatieafname wijzigen..............................................................................................................................................................................51 Kostenplaatsrapportages....................................................................................................................................................................................................................................51 Projectrapportage...............................................................................................................................................................................................................................................52 maandag 10 januari 2011 49281581.doc Bladzijde 6 van 62

PeriodeafsluitingsprocedureKS13 Kostenplaatsen: stamgegevensverslag.................................................................................................................................................................................................52 0KW7 Kostendragers: stamgegevensverslag.................................................................................................................................................................................................52 KL13 Prestatiesoorten: stamgegevensverslag...............................................................................................................................................................................................52 KK04 Statistische kengetallen: stamgegevensoverzicht...............................................................................................................................................................................53 OKB9 Automatische rubriceringbepalingen controleren..............................................................................................................................................................................53 Profitcenteradministratie......................................................................................................................................................................................................................................53 1KE4 Profitcenter-administratie: Toewijzingsoverzicht...............................................................................................................................................................................53 9KE0 Correctie boekingen op dummy profitcenter invoeren.......................................................................................................................................................................54 Profitcenterrapportage.......................................................................................................................................................................................................................................54 Materiaalbeheer....................................................................................................................................................................................................................................................54 ME2O Voorraadbewaking van leverancier...................................................................................................................................................................................................54 MB51 Artikeldocumentenlijst........................................................................................................................................................................................................................54 MR51 Boekingsdocument voor artikel..........................................................................................................................................................................................................55 OX18 Vestiging bedrijfsnummer................................................................................................................................................................................................................55 OX01 Inkooporganisatie bedrijfsnummer..................................................................................................................................................................................................55 OX17 Inkooporganisatie vestiging.............................................................................................................................................................................................................55 Projectsysteem......................................................................................................................................................................................................................................................55 CNS41 Projectinformatiesysteem..................................................................................................................................................................................................................55 Projectrapportages.............................................................................................................................................................................................................................................55 1.5. Op maat gemaakte verslagen..........................................................................................................................................................................................................................56

2. JAARAFSLUITING............................................................................................................................................................................571.6. Fiscaaljaar overgang in de financile boekhouding.....................................................................................................................................................................................57 1.6.1. Jaarafsluiting versus maandafsluiting.........................................................................................................................................................................................................57 1.6.2. Boekingsperioden 13 16..........................................................................................................................................................................................................................57 1.6.3. Documentnummerreeksen..........................................................................................................................................................................................................................57 1.6.4. Nieuw fiscaaljaar openen in de financile boekhouding...........................................................................................................................................................................57 1.6.5. Salditransport naar een volgend boekjaar..................................................................................................................................................................................................57 1.7. Fiscaaljaar overgang in de vaste activa-administratie.................................................................................................................................................................................58 1.8. Fiscaaljaar overgang in de profitcenter-administratie................................................................................................................................................................................58 1.9. Fiscaaljaar overgang in het materiaalbeheer................................................................................................................................................................................................58 1.9.1. Controleren van de kalendergeldigheid......................................................................................................................................................................................................59 1.10. Testuitvoeringsmodus....................................................................................................................................................................................................................................59 maandag 10 januari 2011 49281581.doc Bladzijde 7 van 62

Periodeafsluitingsprocedure1.11. Achtergrondverwerking van de fiscaaljaar overgangsprogrammas.......................................................................................................................................................59

2. INDEX................................................................................................................................................................................................60

maandag 10 januari 2011

49281581.doc

Bladzijde 8 van 62

Periodeafsluitingsprocedure 1. Periodeafsluiting11.1. InleidingDe periodeafsluitingstransacties zijn de basistransacties voor het maandelijks en jaarlijks sluiten van de financile boeken. Deze lijst kan worden aangevuld met niet-SAP transacties om uiteindelijk een allesomvattende procedure te vormen voor de maand- en de jaarafsluitingsprocedure. Het uitvoeren van sommige genoemde transacties of rapporten, kunnen een negatief effect hebben op de systeem verwerkingstijd. Het is daarom van belang dat deze transacties of rapporten met de nodige voorzichtigheid worden uitgevoerd. Rapporten, die een lange verwerkingstijd vergen, kunnen daarom beter door de systeembeheerder s avonds of s nachts op de achtergrond worden ingepland. Via transactie SA38 ABAP: Programmas uitvoeren (Systeem > Services > Rapportage) kan meer informatie worden verkregen over de rapporten. Via de zoekfunctie kan gezocht worden naar additionele rapporten in het opgegeven gebied. Gebruik hiervoor functietoets F4 en voer een asterisk (*) in of een paar letters gevolg door een asterisk (zoals RFK* voor, bijvoorbeeld, alle crediteurenverslagen) en druk op de Uitvoeren knop (F8). Een andere functie van transactie SA38 is het oproepen van de bij een rapport behorende documentatie. Voer hiervoor na SA38 de verslagnaam in en kies vervolgens het menupad Ga naar > Documentatie (Shift F5). In de meeste gevallen is er geen programmadocumentatie beschikbaar in het Nederlands; in dat geval is de Engelstalige of Duitstalige documentatie opvraagbaar door allereerst bij de aanmelding in SAP als taal Engels (EN) of Duits (DE) te kiezen en vervolgens met transactie SA38 en de programmanaam, de programmadocumentatie op te vragen via Go to > Documentation of Springen > Dokumentation.

1.2. AfsluitingsactiviteitenDe afsluitingsactiviteiten worden weergegeven in volgorde waarin de activiteiten het beste kunnen worden uitgevoerd. Bij elkaar behorende activiteiten hebben hetzelfde hoofdnummer gekregen. Voor elke activiteit is aangegeven welk SAP R/3 module het betreft, de transactiecode en het eventueel bijbehorende menupad, programma, tabel of rapport. Mogelijke aanwijzingen voor het gebruik zijn te vinden onder het Opmerkingen. De laatste kolom, tenslotte, geeft de aanbevolen periodiciteit aan. Volgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport 2 1 1.1 Boekingsperioden FI T001B OB52 Boekingsperioden openen en sluiten Financile administratie > Financile boekhouding > Grootboek/Crediteuren > Omgeving > Huidige instellingen > Boekingsperioden openen en sluiten In FI kan het openen en sluiten van de Maandelijks boekingsperioden worden uitgevoerd afhankelijk van de rekeningsoorten: + Algemeen, moet altijd open staan voor de huidige boekingsperiode. A Vaste activa. D Debiteuren. K Crediteuren. M Materialen. Transactie Opmerking Periodiciteit3

1 2

3

Gebaseerd op SAP R/3 release 4.6C. Een programma of tabel wordt alleen genoemd als deze ook via transactie SA38 (voor programmas) of SE16 (voor tabellen) kan worden uitgevoerd of benaderd, rapporten kunnen worden uitgevoerd via de genoemde transactie of het menupad (indien aanwezig); in alle gevallen kan een rapport worden gestart via transactie SA38. Indien niet anders vermeld is de aanbevolen uitvoering op de voorgrond; aanbevolen achtergrond verwerking wordt aangegeven met (A).

maandag 10 januari 2011

49281581.doc

Bladzijde 9 van 62

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport Transactie Opmerking S Grootboek. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk dat alle crediteurenrekeningen worden gesloten voor boekingen in de vorige periode, terwijl er nog steeds geboekt kan worden op grootboekrekeningen. Daarnaast kan het openen en sluiten ook nog gelimiteerd worden tot bepaalde rekeningnummerreeksen. 1.2 CO-CCA OKP1 Periodeblokkering wijzigen Financile administratie > Controlling Kostenplaatsadministratie > Omgeving Periodeblokkering > Wijzigen In controlling wordt de periodeblokkering bepaald Maandelijks > door een aantal activiteiten. Met deze wordt elke > boeking en interne overboeking geblokkeerd. In geval van n algemeen controllinggebied kan deze actie alleen centraal worden uitgevoerd. Periodiciteit

1.3

CO-PCA

1.4

MM

RMMMPERI

2KES Profitcenter: saldotransport werkelijk Naast de financile saldotransporten, moeten ook de Jaarlijks Financile administratie > Controlling > profitcenter saldi worden getransporteerd naar een Profitcenter-administratie > Werkelijke boekingen > nieuw fiscaal jaar. Periodeafsluiting > Salditransport. Het programma kan zovaak worden uitgevoerd als men wil. Elke keer wordt het te transporteren saldo opnieuw bepaald. Let op het volgende: Het saldo wordt getransporteerd naar periode 0 van het nieuwe fiscale jaar. Houdt hiermee rekening bij het draaien van de profitcenterrapportage. Bepaalde logistieke gegevens worden per periode Maandelijks MMPV Periode verschuiven artikelstam beheerd, zoals voorraad, bepaalde Logistiek > Materiaalbeheer > Artikelstam > waarderingsgegevens waaronder totale waarde, totale Overige > Periode verschuiven voorraad, waarderingsklasse, prijscontrole indicator, prijseenheid. Om te zorgen dat waarden en goederenbewegingen in de juiste periode worden geboekt moet aan het eind van de lopende periode (of aan het begin van de nieuwe periode) een nieuwe periode worden geopend. OMSY Bedrijfsnummers uit materiaalbeheerstandpunt Geen menupad 49281581.doc Indien het verschuiven van de logistieke perioden een Eenmalig groot aantal perioden omvat, kan met behulp van deze transactie in n keer de huidige periode worden ingesteld. Bladzijde 10 van 62

1.5

MM

maandag 10 januari 2011

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport 1.6 MM RMMMINIT Transactie MMPI Periode-initialiseren artikelstam Geen menupad Opmerking Periodiciteit

Dit programma moet in samenhang met Periode Maandelijks verschuiven artikelstam (zie transactie MMPV) worden gezien. Het volgende wordt uitgevoerd: Het bepaalt de huidige periode. Het maakt het mogelijk artikelstamgegevens te creren als een bedrijfsnummer voor de eerste keer wordt genitialiseerd. Het programma kan ook worden gebruikt om gegevensinconsistenties te corrigeren, die een gevolg zij van fouten gemaakt tijdens het uitvoeren van de periode verschuiving. Waarschuwing: Let er goed op dat de initialisatie periode niet ligt voor de huidige periode in de artikelstam. Voorwaarden: Wees zeker van wat het programma doet voor het uit te voeren. Het artikel-ledger mag niet actief zijn. Het compacte documentenjournaal toont de Dagelijks belangrijkste gegevens van geboekte documenten in Maandelijks tabelvorm, in het bijzonder de documentkop met de bijbehorende documentregels. Het compacte documentenjournaal toont de Dagelijks belangrijkste gegevens van documentkoppen samen Maandelijks met de documentregels. Een opeenvolgende nummering van documentposten kan worden opgeslagen samen met het debet- en het credittotaal als het rapport niet in testmodus wordt uitgevoerd.

2 2.1

Financile administratie FI-GL RFBELJ00 F.02 Compact documentjournaal Financile administratie > Financile boekhouding > Grootboek > Infosysteem > Verslagen grootboek > Balans/V&W/Cashflow > Algemeen > Documentjournaal > Compact documentjournaal Documentenjournaal Financile administratie > Financile boekhouding > Grootboek > Infosysteem > Verslagen grootboek > Document > Algemeen > Documentenjournaal > Documentenjournaal

2.2

FI-GL

RFBELJ10

2.3

FI

RFBPET00

Documentposities-extract Invoercontrole van dagelijkse documentenpositie Dagelijks Financile administratie > Financile boekhouding gedurende de maand. Een goed flexibel rapport. Maandelijks > Grootboek > Infosysteem > Verslagen voor 49281581.doc Bladzijde 11 van 62

maandag 10 januari 2011

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport Transactie grootboek > Document Documentenposities-extract 2.4 FI RFBUSU00 > Algemeen > Het rapport geeft, per bedrijfsnummer, business area Dagelijks en documentsoort in drie regels een overzicht van Maandelijks alle debet- en credittotalen naast het aantal posities. Verdere detaillering wordt gevonden in de rekeningsoorten D/K/S/M/A. De lijst is bedoeld voor het op elkaar afstemmen van de gemaakte boekingen. De batchinputmap kan vervolgens worden samengevoegd met bijvoorbeeld rapporten van externe bronnen. Het rapport geeft, in voorkomende gevallen, een Dagelijks overzicht van alle documenten per debiteuren- en Maandelijks crediteurenrekening, waarin het referentieveld een waarde bevat die meer dan een keer voorkomt. Hiermee kunnen dubbel geboekte facturen worden opgespoord. Het rapport toont grootboekboekingen per Dagelijks grootboekrekening met detailinformatie uit zowel de Maandelijks stamgegevens als de transactiegegevens. Rubriceringinformatie kan eveneens worden opgevraagd. Opmerking Periodiciteit

Boekingstotalen Financile administratie > Financile boekhouding > Grootboek > Infosysteem > Document > Algemeen > Boekingstotalen

2.5

FI

RFBNUM10

Dubbel toegekende factuurnummers Financile administratie > Financile boekhouding > Grootboek > Infosysteem > Document > Algemeen > Dubbel toegekende factuurnummers > Dubbel toegekende factuurnummers F.11 Grootboekevaluatie uit het documentbestand Financile administratie > Financile boekhouding > Grootboek > Periodieke werkzaamheden > Afsluiting > Documenteren > Rekeningevaluatie > Alle rekeningen > Grootboek uit documentenbestand

2.6

FI-GL

RFHABU00N

2.7

FI-GL

RFEPOJ00

Postenjournaal Invoercontrole van dagelijkse documentenpositie en Maandelijks Financile administratie > Financile boekhouding documenten gedurende de maand. > Grootboek > Infosysteem > Verslagen grootboek > Document > Algemeen > Postenjournaal > Postenjournaal Bankstamgegevens wijzigingen weergeven Controleer wijzigingen in de bankstamgegevens. Financile administratie > Financile boekhouding > Banken > Stamgegevens > Bankstam > Weergave 49281581.doc Maandelijks

3 3.1

Crediteuren FI RFBKABL0

maandag 10 januari 2011

Bladzijde 12 van 62

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport wijzigingen banken 3.2 FI-AP RFKABL00 Crediteuren wijzigingsoverzicht Financile administratie > Financile boekhouding > Crediteuren > Infosysteem > Stamgegevens > Wijzigingsoverzicht crediteuren Een lijst van wijzigingen in de stamgegevens van crediteuren. Mogelijke selectiecriteria zijn: Wijzigingsdatum. Persoon die de wijziging heeft aangebracht. De oude en nieuwe inhoud van de gewijzigde velden wordt getoond voor de algemene gegevens, de bedrijfsnummergegevens en de inkoopgegevens. Crediteurenstamgegevens kunnen in zowel de financile administratie als in materiaal beheer worden gecreerd. Hierdoor kunnen verschillen ontstaan door crediteuren die wel in de een en niet in de ander zijn vastgelegd. Het rapport toont alle verschillen tussen beide administraties. Het rapport toont alle veranderingen die in geboekte documenten zijn aangebracht na de boeking. De documenten kunnen worden geselecteerd op bedrijfsnummer, fiscaaljaar, wijzigingsdatum, gewijzigd door, het ontvangende bedrijfsnummer (alleen bij externe documenten) en de veldgroep. Daarnaast kan worden gekozen de wijziging in documentkopgegevens of documentregelgegevens weer te geven. Aanvullende inperkingen zijn documentsoort, boeksleutel en speciaal grootboekteken voor de documentregels. Let op: deze extra selectiecriteria kunnen de verwerkingstijd aanzienlijk verlengen. Maandelijks Transactie Opmerking Periodiciteit

3.3

FI-AP MM

RFKKAG00

F.48 Afstemming stamgegevens crediteuren Financile administratie > Financile boekhouding > Crediteuren > > Stamgegevens > Afstemmen > Inkoop Boekhouding Documenten wijzigingen weergeven Financile administratie > Financile boekhouding > Grootboek > Infosysteem > Verslagen grootboek > Document > Algemeen > Weergave wijzigingen documenten > Weergave wijzigingen documenten

Wekelijks Maandelijks

3.4

FI-GL

RFBABL00

Maandelijks (A)

3.5

FI-GL

RFSABL00

Grootboekrekening wijzigingen weergeven Het rapport toont de wijzigingen die zijn aangebracht Maandelijks Financile administratie > Financile boekhouding in de stamgegevens van grootboekrekeningen, maar > Grootboek > Infosysteem > Stamgegevens > ook in de modelrekeningen voor alle rekeningen. Weergave wijzigingen grootboekrekeningen > Weergave wijzigingen grootboekrekeningen

maandag 10 januari 2011

49281581.doc

Bladzijde 13 van 62

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport 4 4.1 Logistieke factuurcontrole MM RMBABG00 MRBP Logistieke-factuurcontrole controle op achtergrond Logistiek > Materiaalbeheer > Logistiekefactuurcontrole > Verdere verwerking > Factuurcontrole op achtergrond4 Het programma voert de factuurcontrole uit voor ontvangen facturen, die zijn ingevoerd voor factuurcontrole op de achtergrond (via transactiecode MIRA). Belangrijk is te denken aan de boekingsdatum. De volgende opties zijn mogelijk: Alleen ingevoerde boekingsdatum gebruiken. Alternatieve boekingsdatum nemen als de datum ongeldig is. Boekingsdatum automatisch bepalen als de datum ongeldig is. MRBR Geblokkeerde facturen vrijgeven Een geblokkeerde factuur moet eerst vrijgegeven Logistiek > Materiaalbeheer > Logistieke- worden voordat deze kan worden betaald. Vrijgeven factuurcontrole > Verdere verwerking > gebeurt door de betalingsblokkering, die gezet is bij het boeken van de factuur, te annuleren. Geblokkeerde facturen vrijgeven Daar het totale factuurbedrag betaald moet worden en niet de individuele posities, wordt de betalingsblokkering in de leveranciersregel gezet van het financile document. Met als resultaat dat alle factuurregels alleen tegelijkertijd kunnen worden vrijgegeven. Het moment waarop een factuur precies kan worden betaald wordt bepaald door de met de leverancier overeengekomen betalingscondities. Betalingscondities bevatten de basisdatum waar vanaf de kortingsperiode geldt. Indien een factuur een lange tijd geblokkeerd is voor betaling dan kan de kortingstermijn overschreden zijn. In dat geval kan de oorspronkelijke korting gehandhaafd blijven door op het beginscherm het veld Kortingsdagen verschuiven te selecteren bij het vrijgeven van de factuur. Wekelijks Maandelijks Transactie Opmerking Periodiciteit

4.2

MM

RM08RELEASE

Dagelijks Wekelijks Maandelijks

4

Mocht het menupad niet aanwezig zijn, dan kan dit worden toegevoegd met hulp van transactie SE43 Gebiedsmenuverzorging (Tools > ABAP Workbench > Ontwikkeling > Andere tools > Gebiedsmenu's), nadat is aangemeld in de originele taal Duits. Neem als gebiedsmenu S000 (SAP R/3) of in dit geval MRM0 (Logistieke-factuurcontrole) en kies Gebiedsmenu weergeven (F7). Kies het menuknooppunt waarna de toevoeging moet plaatshebben en klik op de rechter muisknop en kies de optie Op zelfde niveau invoegen (Shift+F8). De eventuele vertaling kan, aangemeld in de doeltaal, eveneens via transactie SE43 worden uitgevoerd via het menupad Hulpmiddelen > Vertaling.

maandag 10 januari 2011

49281581.doc

Bladzijde 14 van 62

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport 5 5.1 Herwaardering FI SAPF100 F.05 Openstaande posten in vreemde valuta A. Waardering van openstaande posten geboekt Maandelijks waarderen in een vreemde valuta op debiteuren- of crediteurenrekeningen evenals op specifieke Financile administratie > Financile boekhouding grootboekrekeningen. > Grootboek/Crediteuren > Periodieke werkzaamheden > Afsluiting > Waarderen > De waardering vindt plaats volgens het enkelvoudige Waarderen in vreemde valuta waarderingsprincipe. Dit betekend dat afzonderlijke posten en alleen posten die openstaan op de peildatum worden meegenomen in de waardering. Als er correctieboekingen en storneringen moeten worden gemaakt ten gevolge van de waardering, geef dan de boekingsdatum op voor elke waardering. Het programma zal dan deze boekingen uitvoeren. Het resultaat van de waardering is nodig voor het creren van het balansoverzicht. Daarom moeten de waardering van vreemde valuta plaatsvinden voor het analyseren van het balansactief van openstaande posten (zie transactie F101). Daarnaast kan de waardering op elk ander willekeurig moment plaatsvinden om de huidige waarde te bepalen van ontvangsten en uitgaven in vreemde valuta. Let op het volgende: Om de waardering uit te voeren ter voorbereiding van het balansoverzicht, selecteer dan het veld Balans voorbereiding waardering. De koersverschillen als gevolg van de waardering worden dan in de boekingsregel genoteerd. Dit is nodig omdat: bij een betaling of een volgende waardering alleen dat koersverschil mag worden geboekt dat niet reeds op een balansoverzicht voorkwam. als de waardering volgens het strikt laagste waarde principe wordt uitgevoerd, het verschil van de voorlaatste waardering moet worden genoteerd om te bepalen of er een 49281581.doc Bladzijde 15 van 62 Transactie Opmerking Periodiciteit

maandag 10 januari 2011

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport Transactie Opmerking waardevermeerdering of een waardevermindering heeft plaatsgevonden. Als de waardering niet wordt uitgevoerd om een balansoverzicht te maken, moet het waardeverschil niet in de boekingsregel worden genoteerd. Selecteer in dat geval het veld Balans voorbereiding waardering niet. Waarderingsboekingen moeten worden gestorneerd in de volgende situaties: Een waardering is uitgevoerd die niet wordt gebruikt om een balansoverzicht te maken. Een waardering is uitgevoerd voor posten die zijn vereffend op de huidige datum maar niet op de peildatum. Deze posten moeten worden gewaardeerd om hun waarde te bepalen op de peildatum, die voor het huidige balansoverzicht wordt gebruikt. Het programma storneert de boekingen een dag na de peildatum. Er kan echter ook een storneringsdatum worden opgegeven voor elke waarderingsuitvoering. Opmerking: De lijst die wordt gemaakt gedurende de waarderinguitvoering, moet worden afgedrukt en gearchiveerd als controlelijst voor de uitgevoerde waardering. Deze lijst kan niet meer worden gemaakt nadat de waardering is uitgevoerd. B. Waardering van grootboekrekeningen in een andere valuta dan de bedrijfsvaluta (zoals bankrekeningen). Het rapport waardeert vreemde valuta balansrekeningen op de gegeven peildatum. De vreemde valuta kan worden gewaardeerd tegen de bedrijfsvaluta en die valutas die parallel aan de bedrijfsvaluta worden gebruikt (groepsvaluta, harde valuta, enzovoort). Vreemde valuta balansrekeningen zijn grootboekrekeningen die aan de volgende voorwaarden voldoen: maandag 10 januari 2011 49281581.doc Bladzijde 16 van 62 Periodiciteit

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport Transactie Opmerking De valuta in het rekeningstamrekord is ongelijk aan de bedrijfsvaluta, of het rekeningsaldo wordt bijgehouden in een andere valuta naast de bedrijfsvaluta. De rekening is een balansrekening. De rekening is geen rekening met beheer van open posten. De rekening is geen meeboekrekening. Als valuta waarmee de rekening moet worden gewaardeerd verschilt van de valuta waarin de rekening wordt bijgehouden, dan vindt waardering plaats. Waarschuwing: Alhoewel balans correctierekeningen en materiaal subgrootboekrekeningen voldoen aan de genoemde criteria, mogen zij niet worden meegenomen in de waardering. Uit te sluiten rekeningen kunnen worden opgegeven bij de selectieparameters. 6 6.1 Openstaande posten FI-AP SAPF101 F101 Balansactief openstaande posten analyseren Financile administratie > Financile boekhouding > Crediteuren > Periodieke werkzaamheden > Afsluiting > Herindelen > Vorderingen/verplichtingen Openstaande posten worden als volgt verdeeld naar Maandelijks ouderdom: Minder dan een jaar. Tussen een en vijf jaar. Meer dan vijf jaar. Alle rekeningen met beheer van open posten worden geanalyseerd. Vreemde valuta posten worden altijd meegenomen, bedrijfsvaluta posten alleen als zij een vervaldatum hebben. Eerst worden de overboekingen uitgevoerd, die het gevolg zijn van een eventuele meeboekrekeningwijziging, die automatisch worden teruggeboekt aan het begin van de volgende maand. Vervolgens worden de debiteuren en crediteuren openstaande posten gesorteerd en bepaalt de noodzakelijke aanpassingen. Deze aanpassingen Bladzijde 17 van 62 Periodiciteit

maandag 10 januari 2011

49281581.doc

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport Transactie Opmerking worden uitgevoerd voor elke grootboekrekening, business area, en valuta. 7 7.1 Openstaande betalingen en ontvangsten FI-GL F-06 Betalingsontvangst boeken Boek alle inkomende en uitgaande betalingen van het Maandelijks Financile administratie > Financile boekhouding laatste bankafschrift. > Grootboek > Boeking > Betalingsontvangst Ga na dat alle betalingen volledig zijn verwerkt. F-53 Uitgaande betalingen boeken Voor betalingen die niet via het automatische Dagelijks Financile administratie > Financile boekhouding betalingenprogramma zijn verwerkt. > Crediteuren > Boeking > Uitgaande betaling > Boeken FBV0 Geregistreerde documenten boeken Financile administratie > Financile boekhouding > Grootboek/Crediteuren > Document > Geregistreerde documenten > Boeken/verwijderen Dit moet een continue activiteit zijn, zodat er bij een Dagelijks maandafsluiting nog maar een paar documenten Maandelijks overblijven. Dit is de laatste datum waarop geregistreerde documenten kunnen worden vrijgegeven voor de lopende periode. Let op dat geregistreerde documenten en correctie documenten geen betrekking hebben op dezelfde boeking, anders kunnen er onbedoeld dubbele correcties optreden. Maandelijks Periodiciteit

7.2

FI-AP

8 8.1

Geregistreerde documenten FI

8.2

FI-GL

RFPUEB00

FBV3 Geregistreerde documentenoverzicht Overzicht van geregistreerde documenten. Financile administratie > Financile boekhouding > Grootboek > Document > Geregistreerde documenten > Weergeven F.19 GO/FO-verrekening Financile administratie > Financile boekhouding > Grootboek > Periodieke werkzaamheden > Afsluiting > Herindelen > GO/FO-verrekening

8.3

FI-GL

RFWERE00

Analyse GO/FO-verrekeningsrekening en overzicht Maandelijks ICT-belasting. Het programma analyseert de GO/FOverrekeningsrekening op de opgegeven vervaldatum en genereert, indien nodig, correctieboekingen. Deze zijn nodig om de volgende zakelijke transacties correct weer te geven op de balans: Goederen geleverd, maar nog niet gefactureerd. Goederen gefactureerd, maar nog niet geleverd. Bladzijde 18 van 62

maandag 10 januari 2011

49281581.doc

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport Transactie Opmerking Alle posten op de GO/FO-verrekeningsrekening, die nog open staan op de opgegeven vervaldatum, worden geselecteerd. Als de openstaande posten per bestelling niet op nul salderen, wordt een batchinputmap gemaakt voor deze posten. De transactie met een creditsaldo betekent: geleverd, niet gefactureerd, en met een debetsaldo: gefactureerd, maar nog niet geleverd. De boekingen zelf moeten handmatig worden verwerkt. 9 9.1 Materiaalbeheer MM MR21 Artikelprijzen wijzigen Als het artikel-ledger niet actief is kunnen de Jaarlijks Logistiek > Materiaalbeheer > Waardering > artikelprijzen op elk willekeurig moment gewijzigd worden. Artikelprijswijziging > Artikelprijzen wijzigen Als het artikel-ledger wel actief is kunnen de prijzen van artikelen, waarvan de prijsbepalingsindicator op 3 staat, alleen aan het begin van een periode worden gewijzigd, voordat alle prijsrelevante transacties worden uitgevoerd. De voorraad wordt geherwaardeerd met alle prijscontroles, inclusief de waardering met standaardprijzen en de waardering met periodieke verrekenprijs. CKMPRPN Toekomstige prijzen verzorgen Logistiek > Materiaalbeheer > Waardering > Artikelprijswijziging > Toekomstige prijzen verzorgen Als het artikel-ledger niet actief leg dan de volgende Jaarlijks criteria vast voor het bepalen van de toekomstige prijzen: Welke bestaande prijs (zoals standaardprijs of periodieke verrekenprijs) moet worden gebruikt. Met welke factor het resultaat vermenigvuldigd moet worden (de prijs wordt bijvoorbeeld gehalveerd bij opgave van een factor 0,5). Als het artikel-ledger wel actief leg dan de volgende criteria vast voor het bepalen van de toekomstige prijzen in elke valuta en waardering: Welke bestaande prijs (zoals standaardprijs of Bladzijde 19 van 62 Periodiciteit

9.2

MM

maandag 10 januari 2011

49281581.doc

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport Transactie Opmerking periodieke verrekenprijs) moet worden gebruikt. Met welke factor het resultaat vermenigvuldigd moet worden (de prijs wordt bijvoorbeeld gehalveerd bij opgave van een factor 0,5). De datum waar vanaf de omreken wisselkoers moet worden gebruikt (alleen in geval van verschillende valutas). Welke valuta of waarderingssoort gebruikt moet worden. De wisselkoerssoort, bijvoorbeeld gemiddelde koers (alleen in geval van verschillende valutas). De nieuwe toekomstige waarderingsprijzen worden bijgewerkt in alle valutas en waarderingen in het artikel-ledger en ook in de bedrijfsvaluta in het artikelstamgegevens. Als de werkelijke kostenopbouw is geactiveerd, wordt de kostenopbouwgegevens van de referentieprijs overgebracht gedurende automatische prijsverzorging. 10 10.1 Urenregistratie CATS RCATSCMP CATC Urenvergelijking urenformulier Human resources > Time management Urenformulier > Infosysteem > Urenvergelijking CADO Gegevens van urenformulieren weergeven Human resources > Time management Urenformulier > Infosysteem Urenformuliergegevens op personeelsnummer CAOR Gegevens van urenformulieren weergeven Human resources > Time management Urenformulier > Infosysteem maandag 10 januari 2011 49281581.doc Bij het vastleggen van de werkuren worden soms Dagelijks > teveel, te weinig of helemaal geen uren opgegeven. Wekelijks Met dit rapport kunnen deze inconsistenties in de Maandelijks urenregistratie worden opgespoord. Met dit rapport kunnen de nog niet beoordeelde en de Dagelijks afgekeurde urenformulieren worden opgespoord en Wekelijks > legt daardoor een basis voor het aanmanen van de Maandelijks > verantwoordelijken. Periodiciteit

10.2

CATS

CATSSHOW

> > Bladzijde 20 van 62

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport 10.4 CATS Transactie Urenformuliergegevens op organisatiestructuur CAT2 Urenformulier Human resources > Time management Urenformulier > Tijdgegevens > Invoeren Hoewel geen specifieke periodeafsluitingstransactie, Dagelijks > zullen eventueel ontbrekende urenformulieren vr Wekelijks een periodeafsluiting moeten worden ingevoerd. Maandelijks Opmerking Periodiciteit

10.5

CATS

RCATSC01

CAPS Urenformulier: tijden goedkeuren (selectie via stamgegevens) Human resources > Time management > Urenformulier > Goedkeuring > Selectie op basis van persoonsgegevens

RCATSA01

Dit programma verzorgt ,als het invoerprofiel Dagelijks bepaald dat urenformulieren een Wekelijks goedkeuringsprocedure moeten ondergaan, het Maandelijks goedkeuren of afkeuren van de ingevoerde gegevens. Urenformulieren moeten worden vrijgegeven voor goedkeuring. De vrijgegeven records kunnen met dit CAT4 Urenformulier: tijden goedkeuren programma worden goedgekeurd of afgekeurd. De (selectie via organisatie indeling) goedgekeurde records worden naar een interfacetabel Human resources > Time management > geschreven, zodat zij klaar staan om overgedragen te Urenformulier > Goedkeuring > Selectie op basis worden naar de onderhavige doelcomponenten. van organisatiestructuur CAPP Urenformulier: tijden goedkeuren (selectie via personeelsnummer) Human resources > Time management > Urenformulier > Goedkeuring > Selectie op basis van urenformuliergegevens SA38 ABAP: Programmas uitvoeren Systeem > Services > Rapportage CAT7 Urenformulier: doorgifte aan controlling Human resources > Time management > Urenformulier > Doorgifte > Financile administratie Met dit programma worden urenformuliergegevens overgedragen aan controlling. De goedgekeurde (status 30) of geannuleerde (status 60) urenformuliergegevens worden geboekt in controlling. Het programma draagt de records van de interfacetabel (CATSCO) over naar controlling en genereert CO-documenten. Indien gewenst kunnen verschillende transfers gelijktijdig worden uitgevoerd. Let dan wel op het volgende: Als het selectiecriterium alleen Dagelijks Geplande avondverwerki ng

CATSSHOW RCATSB01

10.8

CATS

RCATSTCO

maandag 10 januari 2011

49281581.doc

Bladzijde 21 van 62

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport Transactie Opmerking personeelsnummers bevat blokkeert het programma de opgegeven personeelsnummers in de interfacetabel. Het programma kan maximaal 100 personeelsnummers blokkeren. Wordt dit aantal overschreden dan wordt de gehele interfacetabel geblokkeerd, waardoor geen andere transfers op hetzelfde moment kunnen worden uitgevoerd. Als het selectiecriterium alleen datums bevat kunnen verschillende perioden worden opgegeven voor elke transfer. De verschillende perioden mogen elkaar echter niet overlappen. Als het programma meer dan 100 werkdagen met urenformuliergegevens selecteert dan wordt de interfacetabel geblokkeerd en zijn additionele gelijktijdige transfers niet langer mogelijk. Als het selectiecriterium zowel personeelsnummers als datums bevat dan hebben de geselecteerde personeelsnummers voorgang boven de datums. Ook hier kunnen maar maximaal 100 personeelsnummers worden geselecteerd voordat de interfacetabel volledig wordt geblokkeerd en geen additionele gelijktijdige transfers mogelijk zijn. Wordt een reeds overgedragen record in het urenformulier gewijzigd, dan genereert het systeem hiervoor een annuleringsrecord in de interfacetabel. Het programma boekt vervolgens een annuleringsrecord of een negatief record in controlling, afhankelijk van het feit of de urenformulierrecords worden geaggregeerd voor de transfer. Als er geen aggregatie plaatsvindt, wordt het annuleringsrecord ook geboekt als een annuleringsrecord. Worden de records echter geaggregeerd dan wordt het annuleringsrecord geboekt als een negatief record. maandag 10 januari 2011 49281581.doc Bladzijde 22 van 62 Periodiciteit

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport Transactie Opmerking Afhankelijk van de configuratie-instellingen genereert het programma n CO-document per over te dragen urenformulierrecord of combineert of aggregeert het programma verschillende urenformulierrecords in n CO-document. Meestal wordt gekozen voor de laatste optie. Activiteiten allocatie in controlling kan indirect op gang gebracht worden zonder expliciete overdracht van de urenformulierrecords naar controlling. Dit kan het geval zijn als de gegevens worden overgebracht naar een andere component. Bevestiging in logistiek, bijvoorbeeld, veroorzaakt een activiteiten allocatie in controlling. Controleer en corrigeer eventuele fouten vermeld in het logboek. Periodiciteit

maandag 10 januari 2011

49281581.doc

Bladzijde 23 van 62

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport 10.9 CATS RCATSTPM Transactie Opmerking Periodiciteit

CAT9 Urenformulier: doorgifte aan onderMet dit programma worden urenformuliergegevens houd/service overgedragen aan onderhoud of customer service. Human resources > Time management > Het programma genereert bevestigingen voor Urenformulier > Doorgifte > Financile ad- onderhoudsorders of serviceorders en, indien nodig, ministratie > Onderhoud/ serviceafhandeling > goederenbewegingen voor terugmeldingen. Doorgifte De goedgekeurde (status 30) of geannuleerde (status 60) urenformuliergegevens worden overgebracht. Het programma draagt de records van de interfacetabel (CATSPM) over naar onderhoud en customer service. Het genereren van een bevestiging voor onderhoud of customer service veroorzaakt tevens een activiteiten allocatie in controlling. Door bij de besturingsparameters in het selectiescherm om een verslag te vragen wordt een logboek van de gegevensoverdracht getoond met de volgende informatie: Aantal gelezen records. Aantal gegenereerde terugmeldingen. Aantal gestorneerde terugmeldingen. Aantal terugmeldingen met fouten. Aantal storneringen met fouten. Aantal geblokkeerde terugmeldingen. Controleer en corrigeer eventuele fouten vermeld in het logboek. CAT5 Urenformulier: doorgifte aan Met dit programma worden urenformuliergegevens projectsysteem overgedragen aan projectsysteem. Human resources > Time management > Het programma genereert bevestigingen voor Urenformulier > Doorgifte > Projectsysteem > netwerken en, indien nodig, goederenbewegingen Doorgifte voor terugmeldingen. De goedgekeurde (status 30) of geannuleerde (status 60) urenformuliergegevens worden overgebracht. Het programma draagt de records van de interfacetabel (CATSPS) over naar projectsysteem. 49281581.doc Bladzijde 24 van 62

10.10

CATS

RCATSTPS

maandag 10 januari 2011

PeriodeafsluitingsprocedureVolgorde SAP R/3 Programma, module tabel of rapport Transactie Opmerking Het genereren van een bevestiging