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佐賀県庁でもできる! プロジェクトファシリテーション 平成22年4月9日 東 泰史@佐賀県庁
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AgileJapan2010 佐賀県庁でもできる!プロジェクトファシリテーション

Jul 09, 2015

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Business

Kenji Hiranabe

AgileJapan 2010 での東さんの事例。
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Page 1: AgileJapan2010 佐賀県庁でもできる!プロジェクトファシリテーション

佐賀県庁でもできる!

プロジェクトファシリテーション

平成22年4月9日

東 泰史@佐賀県庁

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皆さん!

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アジャってますか?

3

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日本一熱い地方自治体

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それには

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それには

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そんな佐賀県庁から

やってきました

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まずは自己紹介

氏名 :東 泰史

職業 :佐賀県職員(9年目)

所属 :情報・業務改革課

座右の銘:

千里の道はジェット機で

9

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情報・業務改革課

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情報・業務改革課

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情報・業務改革課

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実は、4月より

教育政策課へ・・・

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そんな私が

なぜAgile Japanに?

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行政の現場で プロジェクトファシリテーションを

初めて'?(導入

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プロジェクト

ファシリテーション?

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略して PF

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PF=アジャイル?

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PFとは何か

開発現場で

メンバー同士が協力し合って

成果を出していくための

ファシリテーションのあり方 20

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PFの5つの価値

〇コミュニケーション

〇行動

〇気づき

〇信頼関係

〇笑顔 21

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なぜ「公務員」が

PFをやってるのか?

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右肩下がりの予算

3,000

3,500

4,000

4,500

5,000

5,500

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21年度

億円

当初 最終

予算の推移

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減り続ける職員数

3,5333,493 3,455

3,3623,314

3,219

3,033

2,500

3,000

3,500

4,000

H16 H17 H18 H19 H20 H21 H22 H23

累計で314人減 H20→H21 △95人

※各年度の職員数は、4月1日現在

職員数の推移(知事部局)

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危機的な

財政状況の中で

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待ったなしの

業務改革

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就任後2年

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協働化テスト

Innovation“さが”Project

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県実施の全事業を公表、

企業や大学、NPOなどから

事業の実施方法について

提案を募る制度

協働化テスト

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イノベーション“さが”プロジェクト

県が抱えている

解決困難な問題を公開し

一緒に解決方法を

研究してくれる相手を募集

する制度

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2つのプロジェクトで 得られた教訓

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敢えて自分が持っている

情報や弱みを見せることで

周囲から協力が得られる。

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これは

美味しいんじゃないか?

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行政の現場における

もう一つの問題

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改革疲れ

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もう何を変えたら

いいのかわからない

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隣が何をしているのかわからない。

忙しそうで他の人に聞けない。

一人だけ遅くまで残業している。

周囲と協力できない。

縄張り意識が強い

会話がない。

大きくなるまで問題に気づかない。 37

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そこで出会ったのが

プロジェクト

ファシリテーション

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隣が何をしているのかわからない。

忙しそうで他の人に聞けない。

一人だけ遅くまで残業している。

周囲と協力できない。

縄張り意識が強い

会話がない。

大きくなるまで問題に気づかない。 39

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これってどこかで

見たことありませんか?

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システム開発現場と

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行政の現場とは

悩みが似ている!

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アジャイルやPFが

行政の現場でも

活用できるのではないか 43

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と、いう訳で

「とりあえず始めてみた」

佐賀県庁のPFです。

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実際にやったことを

ご紹介します

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ニコニコカレンダー

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ニコニコカレンダー

○モティベーション・雰囲気を「見える化」

○帰宅前に一日を振り返り、 その日の気分を絵と色で正直に記入

○絶妙のタイミングでのフォローアップを可能にします。

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タスクかんばん

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タスクかんばん

○メンバーが行う作業を共有

○To Do(これからやる)

○Doing(やっている)

○Done(完了)で作業把握

○チームの作業状況が一目瞭然

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レッドゾーン

やばい仕事、

締切を過ぎた仕事、

大変な仕事はここへ

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朝会'あさかい(

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朝会'あさかい( ○週に1回、タスクかんばんの前で

○スタンドアップで 1人90秒 ○やったこと ○やること ○問題点 の3点を発表

○チーム内の問題点の早期把握、 早期対応を可能に

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導入効果 '課内アンケート結果より(

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ニコカレの導入効果

○一日の振り返りを行う 良い機会になっている。

○ニコカレの表情が話のネタになり、コミュニケーションをとるきっかけとなっている。

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ニコカレの導入効果

○つらい時につらいと言えるような 雰囲気ができた

○そのメンバーの人間的なところが 見え、話がしやすくなった。

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タスクかんばんの導入効果

〇仕事の整理ができ、 優先順位がつけやすくなった。

〇作業ベースでタスクを書くと 作業漏れが少なくなった

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タスクかんばんの導入効果

〇チーム内の仕事の状況を リアルタイムで知ることができ、情報の共有ができる。

〇チームとして仕事を共有している意識を持つことができ、自分にも励みになる

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朝会の導入効果

〇仕事を宣言することで、 モティベーションが上がる。

〇定期的に、チーム内で自分の業務の進捗具合や問題点の話をできる良い機会となった。

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朝会の導入効果

〇メンバーの業務量や進行状況がわかり、協力しやすくなった。

〇仕事上の問題点は、一人が背負うものではなく組織で取り組むという風土ができた。

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やってて楽しい 'Priceless(

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振り返ってみると

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PFの5つの価値を

〇コミュニケーション

〇行動

〇気づき

〇信頼関係

〇笑顔 65

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みんなで実感

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困ったことを話せること。

仕事を共有できること。

コミュニケーションをとること。

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チームワークの

心地よさ、大切さを

共有できるようになってました。

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でも・・・

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ときには こんなやりとりも

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何のために

しないといけないの?

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見えないものは

改善できないんです。

なるべく熱く語りかけます。

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忙しいしね。。。

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その

忙しさを「見える化」して

周りにアピールしましょう。

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なるべくバカっぽく語ると 効果があります。

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前例ってあるの?

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「見える化」って

あのトヨタで

やっているやつです。

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最近はITの人もやってます

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で、マニュアルはあるの?

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マニュアルを作成

「マジカ!」を活用!

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ニコカレマニュアル

「マジカ!」を活用!

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ニコカレマニュアル

「マジカ!」を活用!

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ニコカレマニュアル

「マジカ!」を活用!

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普及の際の

キーワードは

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見える化

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その他の

「見える化」シリーズ

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Myボード

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ムダリスト

〇ムダと思うものをメンバーで 共有。

〇改善のネタ探しに活用

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会議コストの見える化

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会議コストの見える化

会議の目的と「求めるもの」

目的目的

ICTICT推進体制の合意形成推進体制の合意形成

業務効率化ハンドブックをベースに業務改業務効率化ハンドブックをベースに業務改

革推進戦略の合意形成革推進戦略の合意形成

「求めるもの」「求めるもの」

説明内容に対して意見をお願いしたい説明内容に対して意見をお願いしたい

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~平成20年度

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その後の急展開 '平成21年度(

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これがトヨタ式だと

いろんな人に

宣伝していたら

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いつの間にか・・・

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全庁的に

トヨタ生産方式の

改善活動をやることに

Σ(゜ロ゜;)

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その名も SMILEプロジェクト

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SMILEプロジェクトとは

職員

県民

「県民満足度の向上」 「職員満足度の向上」

「県庁経営」

質の高い公共 サービスの提供

やりがいのある 職場環境の提供

【満足度の高い地域経営の実現】

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まずは5Sの徹底 '整理・整頓・清掃・清潔・躾(

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5S≠掃除

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どうして5Sなのか?

明確な目標に向かって、

行動をひとつにできることで

チームワークを形成し、

更にその成果をすぐに実感できる

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5Sは

チーム作りの

第一歩 111

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次に

112

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一人一改善

113

Page 114: AgileJapan2010 佐賀県庁でもできる!プロジェクトファシリテーション

職員一人ひとりが

自分の仕事や課内の問題の

業務改善を提案。

その内容をみんなで話し合い

対応策を決定。 114

Page 115: AgileJapan2010 佐賀県庁でもできる!プロジェクトファシリテーション

行動指針&クレドカードの作成

Page 116: AgileJapan2010 佐賀県庁でもできる!プロジェクトファシリテーション

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一日の各担当ごとの

業務量と進捗状況が

一目瞭然

業務分担を

進捗に応じて

リアルタイムで見直し

かんばん&あんどん方式の導入

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不用文房具の回収&再利用

使わないで眠っている文房具を

回収&再利用

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一人一改善の良いところ

思ってても言えなかったアイデアが

ボトムアップでどんどん出てくる。

自分のアイデアが職場の中で

活かされることで、やりがいや、

組織への参加意識を醸成。

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一年間の成果

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時間外勤務時間数(旅券担当)

0

20

40

60

80

100

120

4月 6月 8月10月

12月 2月

時間

平成20年度

平成21年度

残業時間65%減

■平成20年度

■平成21年度

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業務量37%削減

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パスポートの

発給期間が

122

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6日'日本最短(から

5日'日本最短(へ

更には4日に挑戦中 123

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参加者にも好評

3%

3%

29%

62%

3%

続けていきたい

どちらかといえば

続けていきたい

どちらでもない

どちらかといえば

続けたくない 続けたくない

【今後も業務改善を続けていきたいか】

91%が 継続意向

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生産性が上がることで

職員満足度も

顧客サービスもUP

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トヨタ生産方式とは

何だったのか?

126

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〇人間尊重

〇人間性尊重 127

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〇人間尊重

〇人間性尊重 128

Page 129: AgileJapan2010 佐賀県庁でもできる!プロジェクトファシリテーション

人間性尊重とは

人間らしさを尊重

各職員の知恵が活かせる

職場づくり

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ここでもやっぱり

コミュニケーション

チームワーク

130

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話しやすい、働きやすい

職場ができれば、

アイデアは∞'無限大(

131

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自分の知恵が活かされると

自分の仕事に

主体性を発揮できる

132

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主体性が発揮できると

モチベーションが高まり

仕事も楽しくなる。

133

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目指している姿は

134

Page 135: AgileJapan2010 佐賀県庁でもできる!プロジェクトファシリテーション

日曜日の夕方

某国民的アニメを見ながら

135

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早く仕事に行きたいと

ソワソワするような

職場になること

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システム開発現場が

お手本

137

Page 138: AgileJapan2010 佐賀県庁でもできる!プロジェクトファシリテーション

でも、将来的には

138

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139

「お役所仕事」を

他の業界の手本に

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今、PFの取組は

全国の地方自治体にも

拡がっています

140

Page 141: AgileJapan2010 佐賀県庁でもできる!プロジェクトファシリテーション

最後に

141

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142

ねぇ、君、

僕はこう思うのさ

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143

アジャイルは

手法ではなく哲学だと

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より良い仕事をするために

より良く仕事をするために

いったい何ができるのか

144

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それを考えることが

アジャイル?

145

Page 146: AgileJapan2010 佐賀県庁でもできる!プロジェクトファシリテーション

合うとか

合わないとか

ではなく 146

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自分に

できることから

147

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148

日々一歩ずつ

進むということ

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それこそアジャイル

149

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この道を行けばどうなるものか

危ぶむなかれ 危ぶめば道はなし

踏み出せばその一足が道となり

その一足が道となる

迷わず行けよ 行けばわかるさ

150

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153

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アジャイル

アジャイル

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続きは

皆さんの職場で