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5 Robby Beas / DGC

Jun 13, 2015

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Education

Edgard Burboa

1er Congreso Educativo Inacap.
Sala 4 - Gestión de la Calidad.
5 Robby Beas / Casa Central, DGC: Diseño e Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad basado en un enfoque de procesos para Inacap.
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

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¿Qué es un SGC para INACAP?. Despliegue. Resultados Obtenidos. Próximos Pasos

Agenda

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INACAP aspira a continuar su protagonismo en el desarrollo del país posicionándose como institución de referencia de clase mundial

Profundizar el protagonismo

histórico que ha tenido en el desarrollo del país

Posicionarse como una institución de

referencia y de clase mundial en el segmento

en el que opera

Aspiración INACAP

Objetivo principal para INACAP, periodo 2012-2016

Fuente: Presentación Definición del Plan de Desarrollo Estratégico 2012-2016

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Calidad Educacional

• Maximizar la Progresión Académica y empleabilidad

Experiencia INACAP

• Brindar una experiencia diferenciadora al alumno

Vinculación con el sector Productivo

• Ser el formador de capital humano de referencia para el sector productivo

Accesibilidad• Brindar educación accesible a una franja amplia de la

población

Modelo Institucional

• Consolidar el sistema integrado INACAP CFT,IP, Universidad.

Calidad en Gestión

• Gestionar con un modelo de excelencia

Pilar Estratégico Objetivo Principal

Fuente: Presentación Definición del Plan de Desarrollo Estratégico 2012-2016

La implementación de un SGC apalanca el logro de estos pilares estratégicos

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Es un sistema en el que se interrelacionan e interactúan los colaboradores, los procedimientos y los recursos para lograr la

mejora continua de los procesos académicos y de apoyo.

¿Qué es un SGC para INACAP?

El SGC está dentro de los 21 proyectos estratégicos para el periodo 2012-2016

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Principales Beneficios

Estandarizar los procesos, con

apoyo de procedimientos e

instructivos

Identificar los roles que

participan en los procesos

Asegurar el conocimiento en

la Institución

Mejora continua de los procesos y

sus resultados

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Alcance del SGC- Número acotado de procesos, sedes y carreras: gran envergadura y dispersión

geográfica- Identificar las buenas prácticas realizadas por las sedes y proponer su

adopción a los usuarios finales.

Alcance:

Procesos :

Diseño Curricular, Enseñanza-Aprendizaje, Cierre de Ciclo Académico. Además de los procesos de apoyo para la entrega del servicio educacional.

Sedes: Inicial: Las sedes de Maipú, Chillán y Curicó y las correspondientes unidades de la Casa Central.

Actual: Las sedes anteriores más Talca, Valparaíso, La Serena, Santiago Sur y Santiago Centro.

Carreras: Inicial: Carreras de las áreas Administración y Negocios, Informática y Telecomunicaciones y de Procesos Industriales.

Actual: Todas las carreras.

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Despliegue- Sociabilización de los procesos de la “columna vertebral” del Sistema de Gestión de

Calidad (SGC) en las sedes de Maipú, Chillán y Curicó (enero 2013), además de Talca,

Valparaíso, La Serena, Santiago Sur y Santiago Centro (abril 2013).

- Revisión documentos y reuniones de validación con cada uno de los colaboradores

que participan en los respectivos procesos en las sedes contempladas.

Sede Talca Sede La Serena Sede Valparaíso

Sede Santiago Sur Sede Santiago CentroSede Maipú

Sede Curicó

Sede Chillán

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Procedimientos e Instructivos desplegados

1 Elaboración y Modificación de Documentos 16 Tutorías

2 Control Documental 17 Gestión de Retención

3 Tratamiento de Felicitaciones Sugerencias y Reclamos 18 Reclutamiento y Selección Docente

4 Medición de Satisfacción de Alumnos 19 Contratación e Inducción Docente

5 Enseñanza Aprendizaje 20 Desvinculación Docente

6 Planificación de Enseñanza Aprendizaje 21 Evaluación, Acompañamiento y Perfeccionamiento Docente

7 Ejecución de Enseñanza Aprendizaje 22 Compra y Recepción de Material Bibliográfico

8 Cierre Académico Semestral 23 Mantención de Infraestructura

9 Cierre Ciclo Académico 24 Soporte Informático

10 Egreso 25 Prevención de Riesgos

11 Práctica 26 Mantención de Equipos e Insumos de Laboratorios y Taller (*)

12 EFC 27 Administración de Laboratorios de Computación y de Especialidad (*)

13 Titulación 28 Compra de Bienes e Insumos

14 Asignatura Intersemestre 29 Compra de Servicios

15 Ayudantía 30 Proyectos de Inversión en Sede

(*) Instructivos.

CICLO DE APRENDIZAJE

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Gestor Documental de los Procesos

Para facilitar el acceso a los procedimientos e instructivos del SGC, se diseñó e implementó un gestor documental en MS SharePoint del SGC.

http://colabora.inacap.cl/sitios/corp/SG/GdAI/SgGP/Biblioteca%20Paginas%20Web%20Sitio%20SGC/sgc.html

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Encuesta SedesSedes: Maipú, Chillán, Curicó, Talca, Valparaíso, La Serena, Santiago Sur, Santiago Centro

Total colaboradores que respondieron la encuesta: 147

De acuerdo15%

Totalmente de acuerdo

85%

1 ¿Las reuniones de trabajo fueron realizadas de forma planificada, cumpliendo con el foco y obje-

tivo definido para ellas?

Ni de acuerdo ni en desacuerdo

4%

De acuerdo47%

Totalmente de acuerdo

49%

2 ¿La documentación de procesos generada (dia-gramación y descripción), es representativa de los

procesos?

Ni de acuerdo ni en desacuerdo

2%De acuerdo

21%

Totalmente de acuerdo

77%

3 ¿Considera Ud. que la información entregada (doc-umentación de procesos) es útil como apoyo a su

gestión?En desacuerdo

0,5%Ni de acuerdo ni en

desacuerdo0,5%

De acuerdo22%

Totalmente de acuerdo

77%

4 ¿Las ideas han sido entregadas claramente?

100%

98%99%

96%

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Mejoras Implementadas

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Mejoras formalizadas en Sedes

Entre enero y mayo del 2013 se desplegó un total de 30 procedimientos e instructivos en ocho sedes.

En 16 de los procedimientos e instructivos se introdujo un total de 27 mejoras, derivadas de las prácticas utilizadas en las sedes, las que han facilitado el trabajo de los colaboradores en términos de la uniformidad y registro de las acciones realizadas. Adicionalmente, se implementaron 15 formularios nuevos para apoyar la gestión de las sedes. (Mejoras y Formularios)

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Aplicación de Lean a PDC 3.0El Proyecto.

• En el mes de marzo comenzaron las reuniones de trabajo destinadas a realizar las modificaciones definidas por la VRAP.

• De forma paralela a la revisión de los aspectos curriculares, se aplicó un análisis Lean al proceso, con el objeto de mejorar los indicadores de eficiencia.

Mejoras bajo

enfoque Curricular

Mejoras con

enfoque en Eficiencia

Proceso de Diseño

Curricular v. 3.0.1

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Aplicación de Lean a PDC 3.0Aplicación del análisis.

• El análisis Lean tiene por objeto mejorar la eficiencia de los procesos, sobre la base de eliminar tareas que no aportan valor al entregable final.

• La aplicación del análisis se desarrolló secuencialmente en cada una de las etapas del Diseño Curricular, en las siguientes fases:

Estimación de tiempo

Luego se realizó una estimación de tiempo de ejecución de las actividades a juicio experto.

Eliminación de actividades de no aportan valorSe realizó un análisis respecto de la factibilidad de eliminar actividades que no aportaban valor al

producto final. Producto de esto, se eliminaron actividades.

Clasificación de actividadesSe realizó una clasificación de las actividades del proceso, según si aportan o no valor para el

producto.

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Aplicación de Lean a PDC 3.0Resultado.

• Una vez aplicada la metodología se obtuvo un proceso que, en términos generales, mejoró su eficiencia.

• Algunos de los resultados obtenidos fueron:

Se eliminaron 27 actividades que no agregaban valor y se incorporaron 15 nuevas actividades que agregan valor.

Se mejoró la Eficiencia de Ciclo del Proceso(1), la que pasó de un 62% a un 66% en promedio, obteniendo el mayor impacto en la Etapa III, que pasó de un 35% a un 58%.

En base a la duración estimada de las actividades, se valorizó la mejora realizada en una reducción de 27 días de operación.

(1) Considera la totalidad del tiempo con valor agregado del proceso versus el tiempo total.

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Beneficios del Despliegue de los Procesos del SGC.

• Disponer de procedimientos e instructivos actualizados en el Gestor Documental.

• Estandarizar formularios de los procedimientos.

• Clarificar los roles y responsabilidades de los colaboradores involucrados.

• Disponer de procedimientos, instructivos, formularios y presentaciones como material de apoyo para el proceso de inducción de nuevos colaboradores.

• Puesta en marcha del Gestor Documental como medio de apoyo a los colaboradores de las sedes y de Casa Central.

• Elaboración de material que facilita el mejoramiento continuo (guía de para desarrollar reuniones de manera efectiva y de herramientas para la mejora continua).

• Adicionalmente:

Se han realizado reuniones con las Direcciones de Área y la Dirección de Desarrollo de la Docencia de la VRAP, para presentar en detalle los procesos.

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Consideraciones finalesEn el despliegue del Sistema de Gestión de Calidad:

• Han participado activamente de colaboradores de las sedes y de las Unidades de Casa Central.

• Respecto de los procesos revisados en las sedes, existen particularidades que no alteran la columna vertebral de los procesos del SGC.

• Los colaboradores dispondrán de la documentación actualizada de los procesos del SGC de manera digital para consultar y descargar. Hay 193 usuarios en Sedes accediendo al gestor.

• El 98 % de los encuestados en las 8 sedes están totalmente de acuerdo con el hecho que los procesos desplegados son útiles como apoyo a su gestión.

Sede Chillán 23Sede Curicó 21Sede La Serena 24Sede Maipú 24Sede Santiago Sur 24Sede Talca 25Sede Valparaíso 32Sede Santiago Centro 20

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Próximos pasos

• Sociabilizar los procesos del SGC con las 17 sedes restantes.

• Profundizar el PDC con instructivos.

• Diseñar el proceso mejora continua del programa de estudio.

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Esta etapa de implementación del SGC, impacta en el corazón de INACAP, es decir, en la gestión de los programas de estudio y en la progresión académica del alumno.

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