06a Perencanaan-Biaya 2009

MANAJEMEN PROYEKPERANGKAT LUNAK

PERENCANAAN MANAJEMEN BIAYA

PERTEMUAN- 9

2MANAJEMEN PROYEK P/L

9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU

DIKUASAI MANAJER PROYEK(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan

modifikasi)

PIRANTI &

TEKNIK

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

MANAJMCAKUPAN PROYEK

MANAJMWAKTUPROYEK

MANAJMBIAYA

PROYEK

MANAJMMUTU

PROYEK

MANAJMSDM

PROYEK

MANAJMKOMUNI-

KASI PROYEK

MANAJMRESIKOPROYEK

MANAJMPEMBE-

LIANPROYEK

KEBU-TUHAN

& HARAP-

AN

STAKE-HOLDER

PROYEK

BERHASIL

BAHASAN


KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK

LAHIRNYAPROYEK

MEMULAIPROYEK

PERENCANAANPROYEK

PENGAWASAN PROYEK

PENUTUPANPROYEK

WAKTU

PELAKSANAAN PROYEK

BAHASAN


BAHASAN1. PENGERTIAN DASAR BIAYA PROYEK

2. ESTIMASI BIAYAMenyusun estimasi biaya untuk menyelesaikan semua kegiatan proyek

3. MENYUSUN ANGGARANMenyatukan semua estimasi biaya masing-masing kegiatan atau paket pekerjaan untuk dijadikan patokan biaya

MANAJEMEN PROYEK P/L 5

PENGERTIAN DASARBiaya dalam pandangan akuntan (Hongren,

Foster, & Datar: 1994) Sumberdaya yang dikeluarkan untuk

mencapai sasaran tertentu

Sumberdaya: Orang Peralatan Material

Umumnya diukur dalam satuan uang ($; Rp; dll)MANAJEMEN PROYEK P/L 6

PENGERTIAN DASAR

Biaya proyek: Terbatas , perlu dikelola dengan baik

MANAJEMEN PROYEK P/L

Anggaran Proyek

Perhatian utama dalam manajemen biaya proyek adalah pada biaya sumberdaya yang digunakan utk menyelesaikan kegiatan dalam jadwal proyek

7

• diperkirakan / diestimasi• dianggarkan• diawasi penggunaannya

PENGERTIAN DASAR

Manajemen biaya proyek meliputi proses-proses yang diperlukan untuk menjamin agar anggaran biaya yang telah disetujui cukup untuk menyelesaikan semua pekerjaan dalam lingkup proyek


• Penyusunan perkiraan biaya

• Penyusunan anggaran biaya

• Pengawasan biaya

8

PENGERTIAN DASAR

Profit (laba; keuntungan)

= Penerimaan – pengeluaran

Life cycle costing

Estimasi biaya selama siklus hidup proyek : Biaya pengembangan Biaya dukungan selama hasil proyek

dimanfaatkanMANAJEMEN PROYEK P/L 9

PENGERTIAN DASAR

Analisis arus kas (cash flow analysis) proyek:

Metode untuk menetapkan biaya-manfaat dan arus kas tahunan suatu proyek (dengan nilai sekarang)

Manajer puncak perlu mewaspadai pemilihan proyek agar arus kas keseluruhan tetap bisa diatasi


Metode untuk analisis biaya/manfaat

1. Metode pengembalian (payback period)yaitu metode dengan menggunakan penilaian suatu proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat ditutup dengan aliran-aliran kas masuk.

PP = NP Ket : PP : Periode pengembalian P NP: Nilai Proyek

P : Proceed


2. Metode pengembalian investasi (return of investmen)Digunakan untuk pengembalian investasi yang digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.

ROI = TM – TB Keterangan : X 100% TM : Total Manfaat TB TB : Total Biaya


3. Metode Nilai SekarangMerupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang (time value of money /time preference of money), dimana suku bunganya sudah ditentukan.

NPV = -nilai proyek + proceed1 +..+proceed n (1+i) (1+i)

NPV : net present value, i : tingkat bungan : umur dari proyek. Jika NPV>0, maka investasi menguntungkan dan dapat diterima


4. Metode tingkat pengembalian internal (IRR)Metode ini juga memperhatikan nilai waktu dari uang. Cara lain untuk menghitung nilai IRR adalah dengan menggunakan metode Newton Raphson dimana kelebihan metode ini adalah dapat menemukan nilai IRR yang lebih dari sebuah dalam suatu proyek investasi (multiple IRR).


Contoh Kasus

1. Suatu proyek Sistem Informasi memiliki nilai proyek (NP) sebesar Rp. 150.000.000,- dengan umur ekonomis proyek selama 4 tahun, dimana proceed tetap yaitu Rp. 65.000.000,- setiap tahun. Tentukan nilai Periode Pengembaliannya!

2. Suatu Proyek Sistem Informasi mamiliki nilai proyek (NP) sebesar Rp. 180.000.000,- dengan umur ekonomis proyek selama 4 tahun,


Serta tingkat bunga sebesar 21% dimana proceed setiap tahunnya adalah sbb :P th-1 35.000.000,-P th-2 48.000.000,- P th-3 61.000.000,-P th-4 74.000.000,-

Sedangkan manfaat dari setiap tahunnya adalah M th-1 48.000.000,- M th-2 63.000.000,- M th-3 78.000.000,- , M th-4 93.000.000,-


Sedangkan biaya setiap tahunnya adalahB th-0 180.000.000,-B th-1 33.000.000,-B th-2 40.000.000,-B th-3 53.000.000,-B th-4 68.000.000,-Tentukan :1.Payback Period!2.Return of Investment !3.NPV dan IRR!


PENGERTIAN DASAR

Biaya langsung Biaya yang terkait langsung dengan suatu

proyek sehingga dapat ditelusuri secara tepat Misal: gaji karyawan proyek; pembelian

barang proyek; dllBiaya tak langsung Biaya yang terkait dengan suatu proyek, tetapi

tidak dapat ditelusuri secara tepat Misal: tagihan listrik perusahaan; biaya sewa

kantor untuk kegiatan perusahaan dan berbagai proyek


PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN BIAYA PROYEK


2Menyusun

anggaran biaya

1Mengestimasi

biaya

3Melakukan penga-

wasan biaya

19

KELOMPOK PROSESPERENCANAAN

KELOMPOK PROSESPENGAWASAN

TKTWBS

JENIS ESTIMASI

METODE ESTIMASI

PENGUMPULAN DATA

AKURASI(%)

1ESTIMASI

PENDAHULUAN

PARAME-TRIK

LINGKUP PROYEK (PERKIRAAN KASAR)

-25 S.D +75

2, 3ESTIMASI

ANGGARANANALOGI

LINGKUP PROYEK DAN KAPASITAS

SPESIFIKASI UMUM

PERKIRAAN HARGA SATUAN

-10 S.D +25

4, 5, 6

ANGGARAN BIAYA

DEFINITIF

DATA PROYEK

RENCANA ROYEK PENAWARAN SPESIFIKASI HARGA SATUAN

- 5 S.D +10


Jenis-jenis estimasi biaya

20

MENGESTIMASI BIAYA

Rencana manajemen biaya

Dokumen yang menjelaskan bagaimana organisasi akan mengelola varian biaya dalam proyek

Menjelaskan bagaimana merespon proposal yang lebih tinggi atau lebih rendah dari estimasi definitif


MASUKAN DALAM MENGESTIMASI BIAYA

1. Faktor-faktor lingkungan perusahaan2. Aset proses organisasional3. Pernyataan cakupan proyek4. WBS dan penjelasan (kamus) nya5. Rencana manajemen proyek:

Rencana manajemen jadwal Rencana manajemen SDM Register resiko



1. Faktor-faktor lingkungan perusahaanEstimasi biaya memperhatikan/menggunakan: Kondisi pasar Basisdata komersial

2. Aset proses organisasional Kebijakan estimasi biaya; template; file proyek; informasi historis; pengetahuan tim proyek; pengalaman proyek-proyek sebelumnya



3. Pernyataan cakupan proyekMengandung informasi tentang persyaratan produk proyek, yang diperlukan dalam mengestimasi biaya

4. WBS dan penjelasannya (dictionary)WBS untuk mengorganisasi estimasi biaya dan menjamin bahwa semua pekerjaan telah diestimasi biayanya

5. Rencana manajemen proyekMemuat keseluruhan rencana untuk pelaksanaan, monitoring dan pengendalian proyek, termasuk rencana bagian-bagian proyek


PIRANTI DAN TEKNIK DALAM MENGESTIMASI BIAYA

1. Estimasi dengan analogi2. Menggunakan biaya satuan sumberdaya3. Model estimasi parametrik4. Bottom-up estimating5. Perangkat lunak 6. Analisis dokumen lelang vendor7. Analisis cadangan8. Biaya kualitas



1. Estimasi analogiBersifat top-down; mengikuti biaya terdahulu untuk proyek yang serupa

2. Biaya satuanDapat menggunakan standar misalnya standar INKINDO (Ikatan Nasional Konsultan Indonesia)



3. Model parametrikModel matematik digunakan pada keadaan dimana parameter dapat dikuantifikasi dan ada informasi dasar untuk membuat model akurat. Contoh parameter: jml keluaran; jml transaksi; jml jam kerja, jumlah modul, dll)

4. Bottom-up estimatingTentukan biaya kegiatan terkecil, lalu ikhtisarkan.



5. Piranti berbantuan komputerP/L manajemen proyek, spreadsheet, P/L simulasi

6. Analisis dokumen lelang vendorMenggunakan dokumen lelang yang diajukan oleh vendor untuk mengestimasi biaya



7. Analisis cadanganCadangan biaya (contingency allowances) perlu diwaspadai, agar tidak terjadi anggaran yang cadangannya sangat besar

8. Biaya kualitasBiaya ini dapat dipakai dalam mengestimasi biaya agar hasilnya sesuai dengan persyaratan


HASIL PROSES MENGESTIMASI BIAYA

Estimasi biaya kegiatan Perkiraan kuantitatif biaya sumber daya

untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Memuat ikhtisar biaya dan jabarannya

Detil pendukung, memuat Cakupan proyek dan penjelasannya; Dasar-dasar estimasi; Dokumentasi asumsi dan kendala.


HASIL PROSES MENGESTIMASI BIAYA

Rencana manajemen biayaMenyatakan bagaimana rencana biaya akan dikelola. (prosedur perubahan, dll)

Berbagai perubahan yang diminta


PROSES 2: MENYUSUN ANGGARAN BIAYA

Pengertian Umum

Menyatukan semua estimasi biaya masing-masing kegiatan atau paket pekerjaan untuk disusun sebagai patokan biaya


MasukanMENYUSUN ANGGARAN BIAYA

1. Pernyataan cakupan proyek

2. WBS dan penjelasannya

3. Estimasi biaya kegiatan dan rincian pendukungnya

4. Jadwal proyek: digunakan untuk melakukan agregasi biaya pada setiap periode

5. Kalender sumber daya

6. Kontrak: Berkaitan dengan produk atau hasil apa saja yang telah dibeli. dan berapa biayanya

7. Rencana manajemen biayaMANAJEMEN PROYEK P/L 33

Piranti Dan Teknik MENYUSUN ANGGARAN BIAYA

Menggunakan piranti umum seperti untuk estimasi biaya proyek

1. Agregasi biaya

2. Analisis cadangan

3. Estimasi parametrik, menggunakan model matematik untuk memprediksi biaya total;

4. Rekonsiliasi batas pendanaan


Hasil PENYUSUNAN ANGGARAN

1. Patokan biaya (cost baseline)

2. Kebutuhan pendanaan proyek

3. Rencana manajemen biaya yang sudah di-update

4. Beberapa perubahan yang diminta


HASIL PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA

Patokan biaya (cost baseline), yaitu anggaran yang dinyatakan menurut rencana waktu penggunaannya

Disusun dengan menjumlahkan semua estimasi biaya yang akan dipakai dalam suatu periode waktu

Umumnya dalam bentuk kurva S

Anggaran yang dinyatakan pada rentang waktu proyek, digunakan untuk mengukur kinerja proyek

Proyek besar dapat memiliki lebih dari satu cost baseline


Contoh Format Rencana Biaya Proyek

Kegiatan

Jam kerja

UpahBiaya perso

Biaya bahan

Biaya perjln

Biaya lain2

Biaya kegiatan

Total

Tuliskan asumsi yang digunakan dalam perhitungan di bagian ini


KELUARAN PROSES MENYUSUN ANGGARAN BIAYA

Kurva S anggaran biaya (planned value = PV)untuk proyek dengan anggaran Rp 500 juta

MANAJEMEN PROYEK P/L Juli Agus Sept Okt Nov

0

100

200

300

400

500

Juta Rp

0 %

16%

48%

80%90%

100%

%

38


Cost baseline

Rp

Nila

i ku

mu

latif

TIMEstart finish

Cadangan manajemen

Arus kas yang diharapkan

39

KELUARAN PROSES MENYUSUN ANGGARAN BIAYA

Ke materi berikutnya


06a Perencanaan-Biaya 2009

Documents