Top Banner
Введение Microsoft Excel 2000: справочник — очередная книга из серии справочников для практического применения. Эта серия помогает читателю освоить массу материала при минимуме затрат и в кратчайшие сроки! Возможности и особенности Excel 2000 с пошаговыми инструкциями, помогающими при решении самых насущных задач, — вот содержание этой книги. В ней описаны действия, которые чаще всего выполняют пользователи Excel 2000. Описания действий обычно содержат не более пяти шагов, так что каждый читатель может легко их выполнить. Проверьте, это действительно просто! В отличие от других справочников, ^Microsoft Excel 2000: справочника содержит информацию обо всех главных функциональных элементах Excel 2000 (в том числе о новшествах, связанных с анализом данных и работой в Интернете). Более того, каждому элементу посвящен свой собственный раздел книги. Мы убеждены, что здесь вы найдете все, что нужно для уверенной работы с Excel! Из серии книг «Справочник» издательство «Питер» рекомендует также использо вать книги «Microsoft Office 2000: справочник», «Microsoft Word 2000: справочник» и «Microsoft Access 2000: справочник». В книгу включены краткий словарь терминов и определений, предметный указатель, облегчающий поиск необходимых инструментов и приемов работы, а также объемное описание встроенных функций Excel. Для кого предназначена эта книга Книга ^Microsoft Excel 2000: справочник» написана как для людей, которые обращаются к Excel время от времени, так и для более подготовленных и опытных пользователей, которым нужно справочное руководство по расширенным возможностям и функциям Excel 2000.
157

Справочник функций Excel

Oct 14, 2014

Download

Documents

sashurik
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Справочник функций Excel

Введение

Microsoft Excel 2000: справочник — очередная книга изсерии справочников для практического применения.Эта серия помогает читателю освоить массуматериала при минимуме затрат и в кратчайшиесроки! Возможности и особенности Excel 2000 спошаговыми инструкциями, помогающими прирешении самых насущных задач, — вот содержаниеэтой книги. В ней описаны действия, которые чащевсего выполняют пользователи Excel 2000. Описаниядействий обычно содержат не более пяти шагов, такчто каждый читатель может легко их выполнить.Проверьте, это действительно просто!

В отличие от других справочников, ^Microsoft Excel2000:

справочника содержит информацию обо всех главныхфункциональных элементах Excel 2000 (в том числе оновшествах, связанных с анализом данных и работойв Интернете). Более того, каждому элементу посвященсвой собственный раздел книги. Мы убеждены, чтоздесь вы найдете все, что нужно для увереннойработы с Excel! Из серии книг «Справочник»издательство «Питер» рекомендует также использо8вать книги «Microsoft Office 2000: справочник»,«Microsoft Word 2000: справочник» и «Microsoft Access2000: справочник».В книгу включены краткий словарь терминов иопределений, предметный указатель, облегчающийпоиск необходимых инструментов и приемов работы,а также объемное описание встроенных функцийExcel.

Для кого предназначена эта книгаКнига ^Microsoft Excel 2000: справочник» написана какдля людей, которые обращаются к Excel время отвремени, так и для более подготовленных и опытныхпользователей, которым нужно справочноеруководство по расширенным возможностям ифункциям Excel 2000.

Page 2: Справочник функций Excel

Материала справочника вполне достаточно, чтобыразобраться с новыми возможностями программы, атакже узнать о новых способах выполнениятрадиционных задач, если вы перешли на Excel 2000 сExcel 5, Excel 95 или Excel 97. Его будет вполнедостаточно и для тех читателей, которые раньшеработали с другой программой подготовки элект8ронных таблиц, например Lotus 18283.Одним словом, материала, изложенного всправочнике, как раз хватит на то, чтобы помочь вамприменить свои наработки в новом приложении.Тем не менее справочник — это не учебник. Еслипрограмма Excel 2000 стала вашим первымприложением для обработки электронных таблиц иливы используете это приложение очень редко, вамстоит обратиться к дополнительной литературе. Есливас заинтересует более подробная информация поMicrosoft Excel, обратитесь к книге М. Доджа и К.Стин8сона «Эффективная работа с Microsoft Excel2000», выпускаемой издательством «Питер».

Новые возможностиЭтот справочник поможет читателю освоить большойобъем материала с минимумом затрат и в кратчайшиесроки! Описания процедур таковы, что каждый, дажене слишком искушенный, читатель легко сможет ихвыполнить.Поскольку время — главная ценность для деловогочеловека, решения проблем изложены предельносжато. Это сделано с целью помочь вам выполнить туили иную задачу за минимальное время и при этом незагружать голову лишней информацией.От читателя требуется только понять, что он хочет,взять с полки эту книгу, выполнить нужнуюпроцедуру за считанные минуты, а затем положитькнигу обратно на полку до следующего раза.

Page 3: Справочник функций Excel

Немаловажен и формат книги: благодаря своемуразмеру она просто идеально подходит для деловыхпоездок, легко умещаясь и в дипломате бизнесмена, ив дамской сумочке, и в рюкзачке студента.Как видите, использовать эту книгу, экономящуюваше время, можно практически в любой обстановке.

Как построена эта книгаЕсли вы уже взглянули на содержание книги, тонаверняка заметили, что каждой логическойособенности Excel посвящена собственная глава.Темы каждой главы организованы в общие группы,которые, в свою очередь, состоят из разделов,соответствующих конкретным задачам. Разделы вгруппах расположены по алфавиту за исключениемтех случаев, когда по смыслу задачи требовалсядругой порядок.

Содержание, которое вам полезнознатьВ первую очередь обсуждаются базовые операции,характеризующие «Начало работы» в одноименнойпервой главе. Даже простые таблицы могутпослужить основой для построения «Диаграмм играфики», и об этом повествует вторая глава.Внешнему виду и задачам форматирования посвя8щена третья глава, «Форматирование». Внесениеисправлений, добавлений и т. п. обсуждается в главе«Правка книг». Далее в отдельные главы выделенытемы «Настройка», «Работа с файлами», названиякоторых говорят сами за себя. О взаимодействииExcel с другими приложениями на основе технологииOLE расскажет глава «Связывание и внедрение».Главы «Использование формул и функций» и «Анализданных» позволят вам приобрести репутациючеловека, которому подвластен анализ любойсложности. Главы «Вывод данных» и «Работа вИнтернете» могут послужить хорошим подспорьемдля распространения своих решений и наработок. Инаконец, обратите особое внимание и на са8

Page 4: Справочник функций Excel

мую объемную главу, «Краткий справочник пофункциям». Здесь вы сможете найти описаниепрактически всех основных функций рабочего листаExcel 2000.

Проблемы, о которых говорится вкнигеДанный справочник разделен на главы,соответствующие функциональным областям Excel2000. В каждой главе вы найдете алфавитный списоктем, которые состоят из разделов, посвященныхвыполнению конкретных задач.Например, чтобы найти все разделы, которыеотносятся к выводу на печать, откройте главу «Выводданных», найдите тему «Печать» и затем просмотритесписок задач, связанных с этими операциями.Если для завершения задачи требуется выполнениеопределенных условий (или других задач), то в текстераздела появится соответствующая перекрестнаяссылка:(См. раздел «Параметры страницы: Область печати»,прежде чем продолжать вывод на печать.).Если вместо выбранной вами операции можно илидаже предпочтительнее использовать другую,перекрестная ссылка вас об этом предупредит,например:(Об этом более подробно см. раздел «Выравнивание:Автоподбор ширины текста в ячейках».).А если после выполнения задачи вам могутпригодиться другие операции, ссылки на нихпоявятся в конце раздела:(См. также разделы «Интернет: Просмотр Web8страниц» и «Интернет: Создание гиперссылок».).

Принятые обозначенияВ этой книге используются некоторые специальныеобозначения. Англоязычные названия элементовинтерфейса выделены особым шрифтом ипродублированы в скобках русскоязычнымитерминами, а при описании выбора команды

Page 5: Справочник функций Excel

меню, находящейся в подменю, между названиямикоманд ставится знак >•. Например, Tools (Сервис) >•Options (Параметры).Названия функций, например SUM, адреса ячеек,например A1:G10, а также имена файлов набраныпрописными буквами и выделены тем же шрифтом,что и элементы интерфейса.Формулы и команды, которые пользователюприходится вводить в ячейки таблицы, выделеныспециальным моноширинным шрифтом, например=SUMIF(A1 :А4, ">160000', В1: В4).Когда в тексте говорится о «щелчке», это означаетщелчок левой кнопкой мыши.Если названия нескольких клавиш разделены знаком«плюс», например Ctrl+F8, вам нужно удерживатьнажатой первую клавишу и в это время нажатьследующую. Если названия нескольких клавишразделены запятой, например Ctrl. F8, то сначаланужно нажать первую клавишу, отпустить ее, а по8том нажать следующую.Во многих разделах вам встретятся рубрики«Внимание», «Примечание» и «Совет». Эти рубрикиописаны ниже.

ВНИМАНИЕ Будьте осторожны, когда встретите этурубрику. Гораздо лучше учиться на ошибках других,чем совершать ошибки самому.

ПРИМЕЧАНИЕ В эту рубрику вошли некоторыерассуждения, связанные с рассматриваемой темой, нолежащие вне контекста текущего раздела. Помните, впримечаниях часто содержатся крупицы мудрости.

СОВЕТ Здесь вы найдете советы тех, кто действительнознает, как работать с программами. В них содержитсяинформация о том, как сэкономить время привыполнении определенных задач или как выбрать крат8чайший путь их решения.

Page 6: Справочник функций Excel

Начало работы

Эта глава позволит начать работу с Microsoft Excel2000. В ней описан ряд основных понятий и идей,знание которых необходимо для продуктивной работыв Excel. Для новичков может оказаться полезнойкнига В. Рьгакова «Самоучитель Excel 2000»,выпущенная издательством «Питер».Изложенные в этой главе идеи могут быть полезны нетолько для решения описанных здесь задач, но и вдругих ситуациях при обработке данных с помощьюэлектронных таблиц.

АвтозавершениеАвтозавершение ускоряет ввод повторяющегосятекста в разные ячейки одного столбца. Вместо тогочтобы вводить текст вручную несколько раз,достаточно ввести его только в одной из ячеек. Если вдальнейшем в другой ячейке набрать первыенесколько символов уже введенного текста, Excelавтоматически заполнит ячейку оставшимся текстом.Автозавершение происходит только для фрагментов,содержащих текст или сочетание текста и чисел, ноне происходит для чисел, дат и времени.

Шаг за шагом1. Выделите первую из ячеек, в которые необходимо

ввести повторяющийся фрагмент.2. Введите текст и нажмите клавишу Enter.

Выделение перейдет на ячейку ниже.3. Начните вводить тот же текст в этой ячейке. Excel

автоматически дополнит текст.4. Нажмите клавишу Enter, чтобы подтвердить

дополнение, или продолжайте набирать текст,чтобы заменить вставленные символы. Дляудаления автоматически введенных символовнажмите клавишу Backspace.

Page 7: Справочник функций Excel

5. Чтобы отключить режим автозавершения,выберите команду Tools (Сервис) > Options(Параметры), раскройте вкладку Edit (Правка).Сбросьте флажок Enable Auto8Complete for cellvalues (Автозаполнение значений ячеек) и нажмитекнопку ОК. Можно предотвратить действиеавтозавершения для текущей ячейки. Для этогоперед вводом текста введите апостроф. Нажатиеклавиши Enter в этом случае приведет не кпринятию варианта автозавершения, а к удалениюапострофа и принятию набранного текста.

СОВЕТ Можно также выбрать текст дляавтозавершения в списке фрагментов, присутствующихв столбце. Чтобы просмотреть список возможныхвариантов, удерживая нажатой клавишу Alt, нажмитеклавишу «Стрелка вниз» или щелкните правой кнопкоймыши на ячейке и выберите команду Pick from List(Выбрать из списка) в появившемся меню. Выделитеэлемент в списке и нажмите клавишу Enter, чтобывставить его в ячейку, или клавишу Esc, чтобыотказаться от ввода.

Автозамена: Добавление новогоправила

Для ускорения процесса ввода текста Excel позволяетавтоматически исправлять наиболеераспространенные при вводе слов опечатки, такиекак использование неправильной буквы,дублирование, обратный порядок букв. Заменапроизводится для встроенного списка слов,содержащего ряд опечаток с правильными словами,кроме того, можно добавлять и свои варианты дляавтозамены.

ПРИМЕЧАНИЕ Автозамена корректирует текст, когдавводится пробел после слова или завершается вводинформации в ячейку.

Чтобы добавить новое правило для автозамены или изме8нить существующее, выполните описанные далее шаги.

Page 8: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Выберите команду Tools (Сервис) > AutoCorrect (Автоза8

мена).2. Выделите в списке пару для редактирования или введи8

те новую. В поле Replace (Заменять) введите слово длязамены, в поле With (На) — текст, на который надо поме8нять слово при замене.

3. Чтобы внести в список новое правило, нажмите кнопкуAdd (Добавить), а затем кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ В поле Replace (Заменять) нельзявводить пробелы, в поле With (На) 8 можно, то есть можноменять слово или сочетание букв на слово или фразу, ноне наоборот.

СОВЕТ Автозамена может существенно ускорить вводдлинных слов или часто встречающихся фраз исловосочетаний. Для этого нужно создать правилозамены сочетания букв, не встречающегося какотдельное слово, на данные слово или фразу. Вдальнейшем при вводе в ячейку выбранных букв этослово будет появляться автоматически по завершенииввода.

Автозамена: Добавление в правиланового исключения

Существует возможность добавления новогоисключения из правил автозамены коррекцииопечаток или редактирования старого правила.(См. также разделы «Автозамена: Добавление новогоправила» и «Автозамена: Коррекция опечаток».)

Шаг за шагом1. Выберите команду Tools (Сервис) >• AutoCorrect

(Автозамена).

Page 9: Справочник функций Excel

2. В открывшемся окне диалога AutoCorrect(Автозамена) нажмите кнопку Exceptions(Исключения).

3. В открывшемся окне диалога AutoCorrectExceptions (Исключения при автозамене)раскройте вкладку, отвечающую за интересующеевас правило.

4. Выделите в списке пару для редактирования иливведите новую. В поле Replace (Заменять) введитеслово для замены, в поле With (На) — текст, накоторый надо менять слово для замены.

5. Чтобы внести в список новое исключение изправила, нажмите кнопку Add (Добавить), а затем— кнопку ОК.

Автозамена: Коррекцияопечаток

На вкладке AutoCorrect (Автозамена) можноустановить или сбросить флажки, отвечающие закоррекцию следующих типов опечаток:« при установленном флажке Correct TWo INitial

CApitals ( Исправлять ДВе ПРописные буквы вначале слова) Excel меняет вторую букву настрочную;

» если при установленном флажке Capitalize first letterof sentence (Делать первые буквы предложенияпрописными) предложение начинается сострочной буквы, Excel меняет первую букву напрописную;

» установленный флажок Capitalize names of days(Писать название дней недели с прописной буквы)ведет к написанию названий дней недели спрописной буквы;

ж если в результате случайного нажатия клавишиCaps Lock слово начинается со строчной буквы,после которой идут прописные, то приустановленном флажке Correct accidental use ofcAPS LOCK key (Устранять последствия случайногонажатия cAPS LOCK) Excel автоматически заменитрегистр всех букв на противоположный.

Чтобы отключить (включить) коррекцию опечаток этихтипов, выполните описанные далее шаги.

Page 10: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Выберите команду Tools (Сервис) >• AutoCorrect

(Автозамена).2. Сбросьте или установите соответствующий

флажок. Для отключения (включения) автозаменыпо парам слов используйте флажок Replace text asyou type (Заменять при вводе).

3. Нажмите кнопку ОК.

Ввод данных: Выделенныедиапазоны

При вводе данных можно упростить перемещениемежду ячейками таблицы. Те ячейки, в которыедолжны вводиться данные, выделяют в диапазон,после чего активная ячейка будет всегда оставатьсявнутри диапазона и при нажатии специальныхклавиш последовательно перемещаться по всемячейкам диапазона.Активная ячейка диапазона выделяется белымцветом. При достижении границы диапазонаактивная ячейка будет автоматически перемещатьсяна первую ячейку противоположного края диапазона.(См. также разделы «Выделение: Ячеек и диапазонов спомощью мыши», «Выделение: Ячеек и диапазонов спомощью клавиатуры», «Выделение: Несколькихдиапазонов», «Выделение: Строк и столбцов спомощью мыши», «Выделение:Строк и столбцов с помощью клавиатуры».)

Шаг за шагом1. Указателем мыши активизируйте одну из угловых

ячеек прямоугольного поля, в которое будутвводиться данные.

2. Удерживая нажатой левую кнопку мыши,выделите диапазон ячеек. Отпустите кнопкумыши.

3. Вводите данные в ячейки. Используйте клавишиEnter для перемещения вниз, Shift+Enter — вверх,Tab — вправо, Shift+Tab — влево.

Page 11: Справочник функций Excel

ПРИМЕЧАНИЕ Для перемещения активной ячейкивнутри диапазона можно испольэовять толыюспециально предназначенные для этого клавиши,перемещение активной ячейки с помощью клавиш сострелками или мыши приводит к отмене выделениядиапазона.

Ввод данных: Дата и времяExcel распознает содержимое ячейки как дату иливремя в зависимости от разделителей, установленныхна вкладках Время и Дата окна диалога Свойства:Язык и стандарты, которое открывается при щелчкена одноименном значке в Панели управления. Эти жеустановки определяют формат по умолчанию длядаты и времени. Если Excel распознает в содержимомячейки дату или время, оно выводится выровненнымпо правому краю, а в строке состояния появляетсяраспознанное значение в формате по умолчанию.

(См. также разделы «Ввод данных: Текст» и «Вводданных:

Числа».)Дату можно вводить в одном из следующих форматов:

24.2.79,24.02.79,24.02,24 фев, 24 фев 79, Февраль 79 и т.п., а

время:20:30, 20:30:44, 8:30 РМ и т. п. При этомиспользуемые разделители, а также используемаячасовая шкала (128часовая или 248часовая)определяются по текущим значениям региональныхустановок в Панели управления.

Шаг за шагом1. Выделите ячейку для ввода.2. Введите дату и/или время, используя один из

допустимых форматов.

ПРИМЕЧАНИЕ В одной ячейке можно ввестиодновременно время и дату, но при этом их необходиморазделить пробелом.

Page 12: Справочник функций Excel

СОВЕТ Excel позволяет вводить в ячейку текущие дату ивремя. Для этого необходимо нажать клавиши Ctri+: дляввода текущего времени и СМ+; для ввода текущей даты.

Ввод данных: Ряды данныхКогда в ячейки таблицы вводятся числа, Excelанализирует их на принадлежность к числовойпоследовательности. Производимый анализ позволяетExcel автоматически продолжить ввод распознаннойпоследовательности в оставшиеся ячейки диапазона.Эта возможность называется автозаполнением. Ееиспользование может существенно увеличитьскорость ввода дат, названий месяцев, лет, а такжечисел, связанных простой зависимостью.(См. также разделы «Ввод данных: Дата и время» и«Ввод данных: Числа».)

Шаг за шагом1. В две первые ячейки диапазона, находящиеся в

одном столбце или одной строке, введите дваначальных числа последовательности.

2. Выделите эти две ячейки.3. В правом нижнем углу выделенных ячеек

находится маленький черный квадратик.Поместите на него указатель мыши, указатель приэтом должен принять форму крестика.

4. Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее,выделите диапазон для заполнения продолжениемпоследовательности. Excel заполнит весьвыделенный диапазон.

Ввод данных: ТекстТекстом в Excel считается произвольное сочетание букв,цифр и прочих символов.

Page 13: Справочник функций Excel

Если Excel воспринимает фрагмент как текст, то он, вотличие от чисел, дат и времени, выравнивается полевому краю.

(См. также разделы «Ввод данных: Числа» и «Вводданных:

Дата и время».)

Шаг за шагом1. Сделайте активной ячейку, в которую нужноввести текст.2. Введите текст.

СОВЕТ Если необходимо заставить Excelвоспринимать число, дату или время как текст, нужнопервым ввести в ячейку апостроф (').

ПРИМЕЧАНИЕ Когда размера ячейки недостаточнодля отображения содержащегося в ней текста, наэкране появляется строка символов #. Для отображениявсего текста нужно увеличить размер ячейки. Для этогоподведите указатель мыши к правой границе заголовкастолбца той ячейки, размер которой нужно изменить.Указатель должен принять форму двунаправленнойстрелки. Удерживая левую кнопку мыши нажатой, из8мените размер ячейки. Можно также дважды щелкнутьпо правой границе заголовка столбца, и размер всехячеек столбца станет достаточным для отображениясамой широкой ячейки.

Ввод данных: Числа8 Ниже перечислены символы, которые в Excel

воспринимаются как числа:0123456789+—(),/$%.Ее

Кроме того, числами считаются знаки денежныхединиц.

Числа могут быть следующих типов:

« целые числа, например 1381;« десятичные дроби, например 3,1415926;• рациональные дроби, например 3 5/6 или 3/4;«« числа в записи с порядком 6,324Е+7.

г

Page 14: Справочник функций Excel

ВНИМАНИЕ Любые другие сочетания цифр и букв Excelвоспринимает как текст. Если Excel распознаетсодержимое ячейки как число, оно выводитсявыровненным по правому краю.

(См. также раздел «Ввод данных: Текст».)

Шаг за шагом1. Сделайте активной ячейку, в которую нужноввести число.2. Введите число в одном из заданных форматов.

ПРИМЕЧАНИЕ Отрицательные числа вводятся сознаком «минус» (8) или заключаются в скобки. Врациональных дробях целая и дробная частиразделяются пробелом. Если целая часть отсутствует,Excel может принять дробь за дату. Чтобы избежатьэтого, введите 0 в качестве целой части.

ПРИМЕЧАНИЕ Когда размера ячейки недостаточно дляотображения содержащегося в ней текста, на экранепоявляется строка символов #. Для отображения всеготекста нужно увеличить размер ячейки. Для этогоподведите указатель мыши к правой границе именистолбца той ячейки, размер которой нужно изменить.Указатель должен принять форму двунаправленнойстрелки. Удерживая левую кнопку мыши нажатой,измените размер ячейки. Можно также дваждыщелкнуть по правой границе имени столбца, и размервсех ячеек столбца станет достаточным дляотображения самой широкой ячейки.

Выделение: Группы ячеекЧтобы выделить несколько ячеек, содержащихсходную информацию (числа, текст, формулы и т. ir.),можно воспользоваться командой Edit (Правка) >•GoTo (Перейти). Поиск при этом может производитьсялибо по всему рабочему листу, либо только ввыделенном фрагменте.(См. также раздел «Переход в нужную ячейку».)

Page 15: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Выделите необходимый диапазон или любую

ячейку для поиска по всему рабочему листу.2. Выберите команду Edit (Правка) >• GoTo (Перейти).3. В открывшемся окне диалога нажмите кнопку

Special (Специальный).4. Появится окно, в котором можно выбрать

содержимое ячеек, предназначенных длявыделения:

» константы (constants);• формулы (formulas);к ошибки (errors);а пустые ячейки (blanks) и т. д.

5. Выберите нужные параметры и щелкните накнопке ОК.

Выделение: Несколькихдиапазонов

Если необходимо применить команду к несколькимдиапазонам ячеек, то можно сэкономить время,выделив эти диапазоны и применив к ним командуформатирования сразу, а не по очереди.(См. также разделы 8«Выделение: Ячеек и диапазоновс помощью мыши» и «Выделение: Ячеек и диапазоновс помощью клавиатуры».)

Шаг за шагом1. Выделите первый диапазон.2. Нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой,

выделите следующие диапазоны.

Выделение: Рабочего листаДля отображения определенного рабочего листащелкните по его ярлычку в нижней части окнакниги.

Page 16: Справочник функций Excel

Чтобы применить команду форматирования ко всемурабочему листу, необходимо выделить все ячейкиэтого листа.

Шаг за шагом1. Щелчком по ярлычку в нижней части книги

сделайте текущим рабочий лист, ячейки которогонужно выделить. Выбранный лист долженотобразиться на экране.

2. Чтобы выделить все ячейки рабочего листа,щелкните по кнопке выделения всего листа —сером прямоугольнике в его левом верхнем углу, напересечении номеров строк и заголовков столбцов.

Выделение: Строк и столбцов спомощью мыши

Вместо выделения диапазона ячеек иногда проще выделитьнесколько строк или столбцов целиком, причем строки илистолбцы не обязательно должны быть смежными.

Выделение столбцовШаг за шагом

1. Щелкните мышью на заголовке столбца, которыйнужно выделить.

2. Если необходимо выделить несколько смежныхстолбцов, перетащите указатель мыши над ихзаголовками, удерживая нажатой левую кнопкумыши. Либо переместите указатель мыши кпоследнему предназначенному для выделениястолбцу и, удерживая нажатой клавишу Shift,щелкните на его заголовке. Все столбцы междуэтими двумя выделятся.

3. Чтобы выделить несколько несмежных столбцов,удерживая нажатой клавишу Ctrl,последовательно щелкайте мышью на ихзаголовках.

Page 17: Справочник функций Excel

Выделение строк

Шаг за шагом1. Щелкните мышью на Номере строки, которую

нужно выделить.2. Если необходимо выделить несколько смежных

строк, перетащите указатель мыши над ихномерами, удерживая нажатой левую кнопкумыши. Либо переместите указатель мыши кпоследней предназначенной для выделения строкеи, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните поее номеру. Все строки между этими двумявыделятся.

3. Чтобы выделить несколько несмежных строк,удерживая нажатой клавишу Ctrl,последовательно щелкайте мышью на их номерах.

ПРИМЕЧАНИЕ Для выделения нескольких строк (илистолбцов), не умещающихся на одном экране,перемещая указатель мыши, воспользуйтесь полосойпрокрутки, чтобы достичь нужной строки (или столбца).

Выделение: Строк и столбцов спомощью клавиатуры

Группу смежных строк или столбцов можно выделитьс помощью клавиатуры.

Шаг за шагом1. Активизируйте ячейку крайнего столбца (или

строки) предполагаемого диапазона ячеек.2. Нажмите клавиши Shift+Пробел для выделения

текущей строки (или СШ+Пробел для выделениятекущего столбца).

3. Удерживая нажатой клавишу Shift, клавишамиперемещения курсора выделите необходимоечисло строк (или столбцов).

4. Отпустите клавишу Shift.

Page 18: Справочник функций Excel

Выделение: Ячеек идиапазонов с помощью мыши

Для выполнения ряда операций в Excel необходимоуказать ячейки, содержащие данные для обработки.Чтобы указать ячейки, к которым будет применятьсякоманда, необходимо перед ее выполнением выделитьдиапазон ячеек.

Шаг за шагом1. Активизируйте ячейку, например, подведя

указатель мыши внутрь ее области и щелкнувлевой кнопкой мыши. Активная ячейкавыделяется.

2. Если необходимо выделить больше,.чем однуячейку, указателем мыши активизируйте одну изугловых ячеек прямоугольного поля,предназначенного для выделения.

3. Удерживая нажатой левую кнопку мыши,выделите диапазон, потянув указатель мыши втребуемом направлении.

4. Отпустите кнопку мыши.

Выделение: Ячеек идиапазонов с помощьюклавиатуры

Вторым способом выделения диапазона ячеек является ис8пользование клавиши Shift.

Шаг за шагом1. Указателем мыши активизируйте одну из угловых

ячеек прямоугольного поля, предназначенного длявыделения.

2. Переместите указатель мыши в противоположныйугол выделяемого поля.

Page 19: Справочник функций Excel

3. Удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните поячейке. Весь прямоугольный фрагмент междуэтими двумя ячейками выделится.

ПРИМЕЧАНИЕ Используя второй способ выделениядиапазона ячеек, можно выделить фрагмент, неумещающийся на одном экране. Для этого на этапе 2,перемещая указатель мыши к противоположному углупредполагаемого диапазона, воспользуйтесь полосойпрокрутки, чтобы достичь нужной ячейки.

Выход из ExcelПеред завершением работы, если пользователь забылсохранить ее результаты, Excel предложит сохранитьсделанные изменения автоматически.

Шаг за шагом1. Убедитесь, что сделали все необходимые

изменения.2. Выберите команду File (Файл) > Exit (Выход).3. Если все сделанные изменения были сохранены,

Excel закончит работу. Если нет, для каждойнесохраненной книги появится сообщение спредложением сохранить сделанные изменения,закончить работу без сохранения изменений илипродолжить работу в Excel.

4. Нажмите кнопку Yes (Да) для сохраненияизменений, No (Нет), если этого делать не стоит, иCancel (Отмена) для продолжения работы в Excel.

СОВЕТ Чтобы ускорить выход из Excel, щелкните накнопке с крестиком в правом верхнем углу главного окнапрограммы или используйте комбинацию клавиш AK+F,X, то есть, не отпуская клавший Aft, нажмите клавишу F,а затем X.

(См. также раздел «Запуск Excel».)

Page 20: Справочник функций Excel

Запуск ExcelExcel 2000 может функционировать в операционныхсистемах Windows 95, Windows 98 или Windows NT4.0.

Шаг за шагом1. Щелкните на кнопке Пуск в левом нижнем углупанели задач.2. Раскройте меню Программы.3. В раскрывшемся меню выберите пункт MicrosoftExcel 9. (См. также раздел «Выход из Excel».)

Именованные диапазоныДля упрощения работы с ячейками и группами ячеекможно задавать им имена. При добавлении (илиудалении) строк или столбцов в именованныйдиапазон не появится необходимость изменятьячейки, в которых имеются ссылки на ячейкиименованного диапазона. Excel проведет измененияавтоматически.(См. также раздел «Переход в нужную ячейку».) Чтобыизменить или удалить уже присвоенное имя, выбе8рите команду Insert (Вставка) > Name (Имя) > Define(Присвоить).

Шаг за шагом1. Выделите ячейку или диапазон.2. Щелкните на кнопке со стрелкой левее строкиформул.3. Введите имя для выделенного диапазона.4. Нажмите клавишу Enter.

ПРИМЕЧАНИЕ Если имена создаются после вводаформул, обновления формул в соответствии сназначенными именами автоматически не происходит.Для формул, которые надо изменить, выполнитекоманду Insert (Вставка) >• Name (Имя) >• Apply(Применить).

Page 21: Справочник функций Excel

Отмена сделанных изменений:Отмена последних операций

Если редактирование не привело к желаемымрезультатам, для отмены сделанных измененийможно воспользоваться возможностью Excel отменятьрезультаты одной или нескольких последнихопераций.

Шаг за шагом1. Щелкните на кнопке Undo (Отменить) на

стандартной панели инструментов (она имеет видстрелочки, загнутой влево). Последняя сделаннаяоперация будет отменена.

2. Если необходимо отменить больше одной операциисразу, щелкните на этой же кнопке столько раз,сколько нужно. Также можно отменить несколькоизменений, щелкнув по стрелке вниз рядом скнопкой Undo (Отменить). При этом раскроетсясписок изменений, сделанных последними.

3. Выберите в этом списке операции, действиекоторых надо отменить.

ВНИМАНИЕ Отменить можно только несколькоидущих подряд операций, начиная с последней.

Отмена сделанных изменений:Восстановление исходногосостояния документа

Если необходимо вернуть документ в состояние,которое он имел до выполнения команды Undo(Отменить), используйте команду Redo (Вернуть).Действие этой команды противоположно действиюкоманды Undo (Отменить): она по однойвосстанавливает действие отмененных команд, начи8ная с команды, отмененной последней.

Page 22: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Щелкните на кнопке Redo (Вынуть) на'стандартной

панели инструментов (она имеет вид стрелочки,загнутой вправо). Последняя сделанная отменабудет восстановлена.

2. Если необходимо восстановить больше однойоперации сразу, щелкните на кнопке столько раз,сколько нужно. Также можно восстановитьнесколько изменений, щелкнув по стрелке внизрядом с кнопкой Redo (Вернуть). При этомраскроется список команд, которые можно по8вторить. Выберите в этом списке операции,действие которых надо повторить.

ВНИМАНИЕ Кнопка Redo (Вернуть) становитсядоступной только сразу после отмены сделанныхизменений.

СОВЕТ Так как невозможно отменить операцию,сделанную некоторое время назад, без отмены всехпоследующих операций, лучше отменять действиеошибочной операции по возможности сразу после ее со8вершения.

Перемещение по рабочему листуПеремещение по рабочему листу можетпроизводиться как с помощью мыши, так и спомощью клавиатуры. При перемещении с помощьюклавиатуры активная ячейка (ячейка, выделеннаярамкой) изменяется с нажатием клавиш. Прииспользовании мыши для активизации ячейкинеобходимо щелкнуть по ней указателем мыши.

Шаг за шагом1. Для активизации ячейки с помощью клавиатурыиспользуются представленные в таблице сочетания

клавиш.

Page 23: Справочник функций Excel

Переход в нужную ячейкуЕсли известен адрес ячейки (или диапазона), вкоторую нужно перейти, можно использоватькоманду GoTo (Перейти) меню Edit (Правка). Припереходе к именованному диапазону он будетвыделен целиком.(См. также раздел «Именованные диапазоны».)

Шаг за шагом1. Перейдите на рабочий лист, содержащий нужные

ячейку или диапазон.

Page 24: Справочник функций Excel

2. Выберите команду Edit (Правка) >• GoTo (Перейти).3. В поле Reference (Ссылка) открывшегося окна

диалога BBetwrre адрес ячейки (или имядиапазона), в которую нужно перейти, иливыберите имя в списке GoTo (Перейти к).

СОВЕТ Окно диалога GoTo (Переход) можно вызватьбыстрее, нажав клавишу F5.

(См. также разделы «Перемещение по рабочемулисту», «Именованные диапазоны» и «Выделение:Группы ячеек».)

Справка: Запускпомощника по Office2000

Помощник по Office (Office Assistant) — путеводитель посправочной системе Office 2000. Используя его, легко полу8чить помощь по возникшей проблеме. Помощник можетотвечать на вопросы, предлагать советы, а также помогатьориентироваться во множестве возможностей Office 2000.

Шаг за шагом1. Если помощника нет на экране, выберите команду

Help (Помощь) >• Show the Office Assistant(Показать помощника). Фигурка помощникадолжна появиться на экране.

ПРИМЕЧАНИЕ Есть возможность отключитьпомощника. Щелкните правой кнопкой мыши по егоизображению. В раскрывшемся контекстном менювыберите команду Options (Параметры). В открывшемсяокне диалога Office Assistant (Помощник) на вкладкеOptions (Параметры) сбросьте флажок Use OfficeAssistant (Использовать Помощника). Для включенияпомощника установите этот флажок либо выберитекоманду Help (Помощь) >• Show the Office Assistant(Показать помощника). На той же вкладке Options(Параметры) можно настроить многие другие пара8метры работы помощника. При отключенномпомощнике навигация по справочной системепроизводится обычными методами.

Page 25: Справочник функций Excel

ПРИМЕЧАНИЕ Используя команды Help (Помощь) >•Hide the Office Assistant (С|фыть Помощника) и Не^(Помощь) > Show ttie Office Assistant (Показатьпомощника), можно, не отключая помощника, прятатьего, а затем снова выводить на экран.

Справка: Поиск ответов навопросы

Помощник отвечает на вопросы, заданные наестественном языке или языке, близком кестественному. Можно также в качестве вопросовиспользовать ключевые слова, по которым будетосуществляться поиск справки.(См. также раздел «Справка: Запуск помощника поOffice 2000».)

Шаг за шагом1. Щелкните по фигурке помощника либо выберите

команду Help (Помощь) >• Microsoft Excel Help(Справка по Microsoft Excel). Появится окнодиалога What would you like to do? (Что вы хотитесделать?).

2. Введите вопрос в поле ввода и нажмите клавишуEnter или щелкните на кнопке Search (Поиск). Вокне помощника появится несколько пунктов,раскрывающих ответ на поставленный вопрос.

3. Выберите один из пунктов, по которому вы хотитеполучить помощь. В правой части экранаоткроется окно справки по Microsoft Excel. Щелкаяпо подсвеченным разделам справки, можнополучить помощь по конкретному вопросу.

ПРИМЕЧАНИЕ Если среди пунктов, предложенныхвам помощником, нет ответа на интересующий васвопрос, выберите в окне помощника пункт None of theabove, look for more help on the Web (Ничего извышеперечисленного, поискать справку в Интернете).Появится окно, в котором можно будет ввестидополнительную информацию о проблеме, а затемнажать кнопку Send and go to the Web (Направитьвопрос в Интернет). Запустится броузер, в которомпоявится ответ на интересующий вас вопрос.

Page 26: Справочник функций Excel

Справка: Советы помощникаПомощник предлагает советы по вашей текущейдеятельности. Если у помощника появиласьлампочка, щелкните на ней, чтобы получить совет.Щелчок на кнопке ОК закроет окно с советом. (См.также Справка: «Запуск помощника по Office 2000».)

СОВЕТ Кроме советов по текущим действиям помощникможет отображать советы дня при каждом запускеExcel. С их помощью можно легко и быстроознакомиться с основными возможностями Excel.

Шаг за шагом1. Щелкните по фигурке помощника либо выберите

команду Help (Помощь) >• Microsoft Excel Help(Справка по Microsoft Excel). Появится окнодиалога What would you like to do? (Что вы хотитесделать?).

2. Нажмите кнопку Options (Параметры).3. В открывшемся окне диалога установите флажок

Show the Tip of the Day at Startup (Показыватьсовет дня при запуске).

4. Щелкните на кнопке ОК.

Page 27: Справочник функций Excel

Диаграммы и графика

Диаграммы используются для наглядностипредставляемой информации. Представление данныхв виде таблицы, несомненно, очень полезно. Но мыникогда полностью не поймем природы процесса,который они описывают, если не увидимграфического представления. Очень удобно то, чтопри корректировке данных все изменениямоментально отображаются на диаграмме. Шаг зашагом Мастер диаграмм проведет вас через весьпроцесс создания диаграммы. После созданиядиаграммы можно будет изменить ее тип, добавитьновые элементы, изменить оформление диаграммы(шрифты, цвета, стили и т. д.).В документы Excel можно добавлять различныеграфические объекты. Например, вставлять графикуClipArt, использовать текст WordArt, создаватьобъекты с помощью панели инструментов Drawing(Рисование). После добавления графики на рабочийлист можно менять ее настройки, перемещать,копировать, удалять, вращать.

ClipArtДля красочного оформления документа Excel можновоспользоваться вставкой объектов ClipArt. Вколлекции ClipArt содержится множество рисунковразной тематики, упорядоченных по разделам.Например, можно создать эмблему компании илифирмы, которая будет присутствовать на всехофициальных документах. Во многих шаблонах,поставляемых с Excel, есть рамки для вставки такихэмблем. Не стоит злоупотреблять использованиемобъектов ClipArt, иначе все внимание будетнаправлено на картинки, а не на информацию.Обычно бывает достаточно одной картинки на ра8бочем листе.

Page 28: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. На рабочем листе выделите ячейку, в которой

должен Находиться верхний левый угол картинки.2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Picture

(Рисунок) >• ClipArt (Картинки).3. На вкладке Pictures (Картинки) открывшегося окна

диалога Insert ClipArt (Вставка Картинок)выберите категорию. Затем щелкните наизображении. На той же вкладке появятсякартинки данной категории. Выберите изобра8жение, которое нужно вставить в рабочий лист, идважды щелкните на нем левой кнопкой мыши.

АвтофигурыАвтофигуры — это готовые к использованию фигурызаданной формы, которые можно добавлять на рабочиелисты и диаграммы. Все фигуры объединены в группытипа стрелок, звезд, лент, соединительных линий и т. п.Они могут пригодиться при создании блок8схем. Кбольшинству автофигур можно добавить текст. Для этогонужно выделить фигуру и ввести нужный текст.

(См. раздел «Графические объекты: Вставка».)/

Шаг за шагом1. Выделите рабочий лист или диаграмму, на которые

нужно добавить фигуру.2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Picture (Рисунок)

>• AutoShapes (Автофигуры). Появится менюAutoShapes (Автофигуры).

3. Выберите категорию, например Lines (Линии) или Flow8chart (Блок8схема), а затем нужную фигуру.

4. Щелкните в том месте рабочего листа или диаграммы,куда нужно вставить выбранную автофигуру.

Page 29: Справочник функций Excel

Автофигуру можно выделить и перетащить на другоеместо. Для изменения размера фигуры нужновыделить ее и перетащить один из маркеровизменения размера. Для удаления фигуры еевыделяют и нажимают клавишу Delete. Используяпанель инструментов Drawing (Рисование), можноизменить цвет, границы автофигуры, добавить теньили объемный эффект. Для изменения другихпараметров воспользуйтесь окном диалога FormatAutoShapes (Формат автофигуры). Для этого щелкнитеправой кнопкой мыши на картинке и в появившемсяменю выберите команду Format AutoShapes (Форматавтофигуры).

Графические объекты:Вращения и повороты

(Для получения предварительной информации см.раздел «Графические объекты: Вставка».)Графические объекты можно поворачивать на угол 90градусов вправо и влево или зеркально отображатьотносительно вертикальной и горизонтальной осей, атакже свободно вращать.

Шаг за шагом1. Выделите объект, который нужно повернуть или

отобразить.2. На панели инструментов Drawing (Рисование)

нажмите кнопку Draw (Действия) и раскройтеподменю Rotate or Flip (Повернуть\отразить).

3. Появится меню с командами Free Rotate(Свободное вращение), Rotate Left (Повернутьвлево), Rotate Right (Повернуть вправо), FlipHorizontal (Отразить слева направо), Flip Vertical(Отразить сверху вниз) — выберите нужную.

4. Чтобы выполнить свободное вращение, выберитекоманду Free Rotate (Свободное вращение). Затемтащите за один из маркеров вращения. Чтобыотключить режим вращения, щелкните всвободном месте рабочего листа.

Page 30: Справочник функций Excel

Графические объекты: ВставкаНа рабочие листы можно добавлять графическиеобъекты. Графические объекты делают рабочий листболее эффектным, увеличивают наглядность данныхи служат заменой надписям на диаграммах и рабочихлистах.В Excel включены инструменты для работы сграфическими объектами. Например, с помощьюсредств панели инструментов Drawing (Рисование)можно создавать прямоугольники, овалы,многоугольники, стрелки и даже рисовать «от руки».Для создания более сложных фигур типа звезд илиэлементов блок8схем используйте кнопку AutoShapes(Автофигуры). Комбинируя графические объекты,можно создавать рисунки практически любойсложности.(См. также раздел «Автофигуры».)

Шаг за шагом1. Чтобы вывести на экран панель инструментов

Drawing (Рисование), щелкните на кнопке Drawing(Рисование) стандартной панели инструментовили выберите команду View (Вид) > Toolbars(Панели инструментов) > Drawing (Рисование).

2. На панели инструментов Drawing (Рисование)щелкните на кнопке нужной фигуры, напримерRectangle (Прямоугольник), Oval (Овал) или Arrow(Стрелка). Если вам нужно нарисовать несколькофигур одного, типа, дважды щелкните насоответствующей кнопке. Она останется нажатой,пока вы не щелкнете на ней еще раз или невыберете другую фигуру.

3. Перетаскивая указатель мыши, задайте размеры иположение объекта. Если просто щелкнуть нарабочем листе, будет создан объект с размерами поумолчанию.

4. Положение объекта изменяется перетаскиванием.Чтобы изменить размер объекта, перетащитесоответствующий маркер.

Page 31: Справочник функций Excel

5. Формат объекта можно изменить с помощьюкнопок Fill Color (Цвет заливки), Line Style (Типлиний) и Une Color (Цвет линий).

Для удаления графического объекта выделите его инажмите клавишу Delete.

СОВЕТ Для создания эффекта тени или объема объектавыделите его и нажмите кнопку Shadow (Тень) или 38D(Объем) на панели инструментов Drawing (Рисование), азатем в появившемся меню выберите понравившийсяэффект. Чтобы при рисовании прямоугольника илиовала нарисовать круг или квадрат, удерживайтенажатой клавишу Shift.

Графические объекты:Выравнивание

(Для получения предварительной информации см.раздел «Графические объекты: Вставка».)Для выравнивания графических объектов удобнеевсего воспользоваться подменю Align or Distribute(Выровнять\ распределить), открывающееся принажатии кнопки Draw (Действия) на панелиинструментов Drawing (Рисование). С помощьюкоманд этого подменю можно выровнять все объектыпо крайнему левому, правому, верхнему или нижнемукраям, сдвинуть все картинки в центр и т. п.

Шаг за шагом1. Выделите объекты, которые нужно выровнять.2. На панели инструментов Drawing (Рисование)

нажмите кнопку Draw (Действия) и раскройтеподменю Align or Distribute(Выровнять\распределить).

3. Появится меню с командами Align Left (Выровнятьпо левому краю), Align Center (Выровнять поцентру), Align Right (Выровнять по правому краю),Align Top (Выровнять по верхнему краю), AlignBottom (Выровнять по нижнему краю), Align Middle(Выровнять по середине), Distribute

Page 32: Справочник функций Excel

Horizontally (Распределить по горизонтали),Distribute Vertically (Распределить по вертикали) —выберите нужную команду.

Графические объекты:Группировка

(Для получения предварительной информации см.раздел «Графические объекты: Вставка».)

Если нужно выполнить одинаковое форматированиедля нескольких графических объектов, то удобнее ихсгруппировать, чтобы не повторять одни и те жедействия. Тогда все сгруппированные объектыстановятся единым целым, вся группа выделяетсяобщими маркерами, а индивидуальные маркерыпропадают.

Шаг за шагом1. Щелкните на одном из объектов, которые нужно

сгруппировать.2. Нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, выделите

остальные объекты. Таким образом, все объектыдолжны быть выделены.

3. На панели инструментов Drawing (Рисование)нажмите кнопку Draw (Действия) и выберитекоманду Group (Группировать). Теперь всеформатирование будет происходить над всемиобъектами группы.

4. Чтобы отменить группировку объектов, щелкнитена группе. Затем на панели инструментов Drawing(Рисование) нажмите кнопку Draw (Действия) ивыберите команду Ungroup (Разгруппировать).

Графические объекты:Изменение размеров

(Для получения предварительной информации см.раздел «Графические объекты: Вставка».)

Page 33: Справочник функций Excel

Иногда после того, как объект нарисован, нужноизменить его размер и пропорции.

Шаг за шагом1. Щелкните на объекте, тем самым выделив его.2. Для изменения сразу двух размеров с сохранением

пропорций перетаскивайте угловой маркер, а дляизменения одного из размеров перетаскивайтебоковой маркер.

3. После получения нужного результата отпуститекнопку мыши.

Графические объекты:Копирование и перемещение

(Для получения предварительной информации см.раздел «Графические объекты: Вставка».) Частотребуется сделать точную копию объекта или переме8стить его в другое место.

Шаг за шагом1. Для создания копии объекта нажмите клавишу

Ctrl и, удерживая ее, перетащите объект в нужноеместо. Затем отпустите кнопку мыши.

2. Чтобы переместить объект, просто егоперетащите.

СОВЕТ Чтобы переместить, объект точно параллельноили перпендикулярно, на панели инструментов Drawing(Рисование) нажмите кнопку Draw (Действия),раскройте подменю Nudge (Сдвиг) и выберите направ8ление: Up (Вверх), Down (Вниз), Right (Вправо) или Left(Влево).

Графические объекты:Порядок расположения

(Для получения предварительной информации см.раздел «Графические объекты: Вставка».)

Page 34: Справочник функций Excel

Если в документе присутствует несколько рисунков,они Moiyr располагаться друг за другом или по слоям.Для изменения порядка расположения объектов поотношению друг к другу используется подменю Order(Порядок), открывающееся при нажатии кнопки Draw(Действия) на панели инструментов Drawing(Рисование). Иногда требуется повторить действиенесколько раз, чтобы добиться желаемого результата.

Шаг за шагом1. Выделите объект, расположение которого нужно

изменить относительно других объектов.2. На панели инструментов Drawing (Рисование)

нажмите кнопку Draw (Действия) и раскройтеподменю Order (Порядок).

3. Выберите нужную команду. Команды Bring to Front(На передний план) и Send to Back (На задний план)перемещают объект на передний или задний планпо отношению к остальным объектам на рабочемлисте. Команды Bring Forward (Переместитьвперед) и Send Forward (Переместить назад)меняют порядок соседних объектов.

Графические объекты: Рисованиелиний

(Для получения предварительной информации см.разделы «Графические объекты: Вставка» и«Автофигуры».)

Иногда требуются фигуры, которых нет в готовомвиде. Тогда приходится их рисовать самостоятельно.Это можно сделать с помощью подменю Lines (Линии),открывающегося при нажатии кнопки AutoShapes(Автофигуры) на панели инструментов Drawing(Рисование). Доступны следующие объекты: Line(Линия), Arrow (Стрелка), Double arrow (Двух8сторонняя стрелка), Curve (Кривая), Freeform(Полилиния), Scribble (Рисованная кривая).

Шаг за шагом1. На панели инструментов Drawing (Рисование)

нажмите кнопку AutoShapes (Автофигуры) ираскройте подменю Lines (Линии).

Page 35: Справочник функций Excel

2. Выберите тип объекта, который нужно нарисовать.Это может быть Line (Линия), Arrow (Стрелка),Double arrow (Двусторонняя стрелка), Curve(Кривая), Freeform (Полилиния) или Scribble(Рисованая кривая).

• Чтобы нарисовать стрелку или двойную стрелку,щелкните в точке начала прямой, а затем — вточке конца прямой, в этом месте и будетстрелка.

• Чтобы нарисовать кривые, нужно щелкнуть вточке начала и далее последовательно щелкатьна всех тех точках, через которые должнапройти кривая. Чтобы закончить рисованиекривой, нужно дважды щелкнуть в последнейточке.

• Чтобы создать полилинию или рисованнуюкривую, удерживайте нажатой клавишу мышиво время рисования. Чтобы закончитьрисование кривой, нужно просто опуститькнопку мыши.

« Чтобы создать замкнутую кривую, щелкнитеправой кнопкой мыши на выделенном рисунке ив появившемся меню выберите команду EditPoints (Начать изменение точек). Таким жеобразом можно передвигать любуюсоединительную точку в другое место, чтобызамкнуть кривую.

Добавление: Заголовка кдиаграмме

(Для получения предварительной информации см.раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)

К диаграмме обычно добавляют название и подписиосей. Это нужно для пояснения данных и всейдиаграммы. Подписи можно либо добавить присоздании диаграммы с помощью мастера Chart Wizard(Мастер диаграмм), либо сделать это позже.

Шаг за шагом1. Щелкните правой кнопкой мыши на диаграмме. В по8явившемся контекстном меню выберите команду Chart

Page 36: Справочник функций Excel

Options (Параметры диаграммы). Затем впоявившемся одноименном окне диалога раскройтевкладку Titles (Заголовки). /

2. Введите заголовок в соответствующем поле(например, заголовок диаграммы в поле Chart Title(Название диаграммы)).

Для перемещения заголовка нужно выделить его ипереместить в нужное место. Для удаления заголовканужно его выделить и нажать клавишу Delete. Чтобыизменить параметры заголовка, щелкните на немправой кнопкой мыши и выберите команду FormatChart Title (Формат заголовка диаграммы) впоявившемся меню. В открывшемся окне диалогаизмените нужные параметры и щелкните на кнопкеОК.(См. также раздел «Форматирование: Заголовков инадписей на диаграмме».)

Добавление: Легенды(Для получения предварительной информации см.раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)

Легенда — это список условных обозначений,используемых в диаграмме. При создании диаграммыс помощью мастера Chart Wizard (Мастер диаграмм)легенда создается по умолчанию. Если легенды нет; еелегко можно добавить. Кроме того, можно изменитьнекоторые ее параметры, например шрифты, заливкуи рамку.

Шаг за шагом1. Выделите диаграмму.2. Щелкните правой кнопкой мыши на диаграмме и

выберите команду Chart Options (Параметрыдиаграммы). В появившемся окне диалогараскройте вкладку Legend (Легенда).

3. Установите флажок Show Legend (Добавитьлегенду). Затем укажите ее местоположение: Тор(Вверху), Bottom

Page 37: Справочник функций Excel

(Внизу), Corner (В правом верхнем углу), Right(Справа) или Left (Слева). Щелкните на кнопке ОК. 4.Чтобы переместить легенду, ее нужно выделить и пе8ретащить в нужное место. Чтобы изменить ее размер,выделите ее и тащите один из маркеров додостижения нового размера. Для удаления легендывыделите ее и нажмите клавишу Delete. Дляизменения параметров легенды выделите ее ищелкните на ней правой кнопкой мыши. Впоявившемся меню выберите команду Format Legend(Формат легенды). Далее в открывшемся окне диалогаизмените параметры, а потом щелкните на кнопкеОК.

Добавление: Линий сетки(Для получения предварительной информации см.раздел <Создание: Диаграммы с помощью мастера».)

Линии сетки облегчают сравнение данных ивосприятие их числовых значений. С помощьюмастера Chart Wizard (Мастер диаграмм) линии сеткиможно добавить при построении диаграммы.Линии сетки располагаются по оси категорий, по осизначений и по обеим осям. На трехмерныхдиаграммах линии сетки располагаются по всем тремосям. Можно оставить на диаграмме промежуточныеи основные линии.

Шаг за шагом1. Выделите диаграмму.2. Щелкните правой кнопкой мыши на диаграмме и

выберите команду Chart Option (Параметрыдиаграммы). В появившемся окне диалогараскройте вкладку Gridlines (Линии сетки).

3. Укажите тип сетки, выберите промежуточные илиосновные линии, а также оси и щелкните накнопке ОК.

Page 38: Справочник функций Excel

4. Чтобы удалить линии сетки с диаграммы, надо навкладке Gridlines (Линии сетки) окна диалога ChartOption (Параметры диаграммы) снять флажкинапротив тех типов линий сетки, которые ненужны.

Не следует увлекаться использованием частой линиисетки, так как это может загромоздить диаграмму изатруднить ее восприятие.

Добавление: Линии тренда(Для получения предварительной информации см.раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)

Линии тренда показывают характер измененияданных и служат для построения прогнозов. Присоздании линий тренда по данным диаграммыиспользуется регрессионный анализ, описывающийвзаимодействие между переменными. Можно выбратьодин из шести способов аппроксимации данных.

Шаг за шагом1. Выделите диаграмму.2. Выберите команду Chart (Диаграмма) > Add

Trendline (Добавить линию тренда). Раскройтевкладку Type (Тип) открывшегося окна диалога AddTrendline (Линия тренда).

3. Укажите ряд данных, на основе которых нужносоздать линию тренда.

4. Из шести вариантов: linear (линейный), logarithmic(логарифмический), power (степенной), exponential(экспоненциальный), polynomial(полиномиальный) и moving average (скользящеесреднее) — выберите требуемый.

5. Щелкните на вкладке Options (Параметры), чтобыуказать параметры линии тренда: название линиитренда (либо она ставится автоматически, взависимости от варианта линии), параметрыпрогнозирования и т. д. Щелкните на кнопке ОК.

Page 39: Справочник функций Excel

Добавление: Новыхданных для диаграммы

(Для получения предварительной информации см.раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)

После того как диаграмма создана, в нее можнодобавлять новые данные. Можно изменить диапазонданных или добавить новые точки в ряды данных, наоснове которых строилась диаграмма.Диаграмма может находиться на отдельном листе илибыть внедрена в рабочий лист. Чтобы внестиизменения в данные или добавить новые, можновоспользоваться командой Chart (Диаграмма) > AddData (Добавить данные) или командой Chart(Диаграмма) >• Source Data (Исходные данные) и в от8крывшемся окне диалога внести изменения.

Внедренная диаграммаШаг за шагом1. Чтобы добавить данные на диаграмму,

внедренную в рабочий лист, выделите нужныйдиапазон данных.

2. Поместите указатель мыши на край диапазона (онпревратится в стрелку). Перетащите данные надиаграмму и отпустите кнопку мыши.

Диаграмма на отдельном рабочемлистеЕсли диаграмма не внедрена на рабочий лист (то естьнаходится на отдельном рабочем листе), то процедурадобавления данных становится немного другой.

Шаг за шагом1. Выделите лист, на котором находится диаграмма.2. Выберите команду Chart (Диаграмма) >• Add Data

(Добавить данные). Появится окно диалога AddData (Новые

Page 40: Справочник функций Excel

данные), в поле которого нужно ввести диапазонновых данных. Их можно ввести вручную, а можнопросто выделить те данные, которые требуетсядобавить. После этого щелкните на кнопке ОК.

Добавление: Подписей данных(Для получения предварительной информации см.раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)

Подписи данных — это значения для точек данных иподписи категорий данных. Они используются тогда,когда нужно выделить те или иные данные и, такимобразом, привлечь к ним внимание. Подписи можноделать для одной точки, для нескольких точек или длявсех точек.

Шаг за шагом1. Выделите точки данных, к которым нужно

добавить подписи. Чтобы выделить ряд данных,щелкните на любом маркере данных этого рядаодин раз. Чтобы выделить один маркер данных,выполните на нем два одинарных щелчка. Чтобывыделить все точки диаграммы, щелкните запределами области построения.

2. Если выделен один ряд или одна точка данных,дважды щелкните на них. Если выделены всеточки диаграммы, выберите команду Chart(Диаграмма) >• Chart Options (Параметрыдиаграммы). Раскройте вкладку Data Labels (Под8писи данных) открывшегося окна диалога ChartOptions (Параметры диаграммы).

3. Установите переключатель данного окна диалога внужное положение, например Show value(Показать значение) (число положенийпереключателя зависит от вида диаграммы).Щелкните на кнопке ОК.

4. Чтобы удалить подписи данных, на вкладке DataLabels (Подписи данных) окна диалога ChartOptions (Параметры диаграммы) установитепереключатель Data labels (Подписи значений) вположение None (Нет) и щелкните на кнопке ОК.

Page 41: Справочник функций Excel

5. На диаграмму можно добавить надпись дляпояснения значения элементов. Для этоговыделите любой нетекстовой объект на диаграмме,введите нужный текст и нажмите клавишу Enter.Чтобы переместить текст, выделите его иперетащите. Для удаления текста выделите его инажмите клавишу Delete.

ПРИМЕЧАНИЕ Числовые подписи данных вводятся втом же формате, который установлен для значений вячейках рабочего листа. Чтобы изменить форматподписей, нужно изменить формат данных в ячейках.Если же требуется изменить только формат подписейданных, надо выделить эти подписи, затем выбратькоманду Format (Формат) >• Selected Data Labels(Выделенные подписи данных) и на вкладке Patterns(Вид) открывшегося окна диалога Format Data Labels(Формат подписей данных) установить требуемыепараметры.

(См. также раздел «Форматирование: Рядов данных».)

Добавление: Стрелок надиаграммы

(Для получения предварительной информации см.раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)

Чтобы обратить внимание на отдельные частидиаграммы, можно использовать стрелки. Оченьудобно, если диаграмма имеет текстовые подписи. Вэтом случае можно нарисовать стрелку от подписи дотого места диаграммы, которое она объясняет.(См. также разделы «Добавление: Подписей данных» и«Автофигуры».)

Шаг за шагом1. Выделите диаграмму, затем щелкните на кнопке

Drawing (Рисование) стандартной панелиинструментов, чтобы вывести на экран панельинструментов Drawing (Рисование).

2. На этой панели щелкните на кнопке Arrow(Стрелка). Указатель мыши превратится вкрестик.

Page 42: Справочник функций Excel

3. Щелкните в точке начала стрелки, перетащитеуказатель, удерживая нажатой кнопку мыши, доточки, где будет находиться конец стрелки, иотпустите кнопку мыши.

4. Чтобы переместить стрелку, выделите ее иперетащите на новое место. Чтобы повернутьстрелку, выделите ее, а затем перетащите один избелых концевых маркеров. Чтобы удалить стрелку,выделите ее и нажмите клавишу Delete.

5. Можно изменить оформление стрелки, включаяцвет, толщину и вид линии, а также тип стрелки.Для этого дважды щелкните на стрелке. Впоявившемся окне диалога Format AutoShapes(Формат автофигуры) измените необходимыепараметры.

Добавление: ФонаК рабочим листам можно добавить фон и такимобразом улучшить впечатление, которое онипроизводят. В качестве фона может выступатьэмблема фирмы, что избавит от применения сложнойграфики.При добавлении графического фона на рабочий листExcel образец текстуры «размножается» на весь лист. ВExcel есть стандартные варианты фона, но можноиспользовать свои собственные рисунки, подобныетем, с помощью которых дизайнеры обычнооформляют свои Web8страницы.

Шаг за шагом1. Откройте рабочий лист, на который нужно

добавить фон.2. Выберите команду Format (Формат) >• Sheet (Лист)

> Background (Подложка). Появится окно диалогаSheet Background (Подложка).

3. Выберите графический файл. При выборе файловсправа появляется будущее изображение.Щелкните на кнопке Insert (Вставка).

Чтобы удалить фон, выберите команду Format(Формат) > Sheet (Лист) > Background (Подложка). Воткрывшемся окне

Page 43: Справочник функций Excel

диалога Sheet Background (Подложка) откажитесь отфона. Чтобы фон выглядел лучше, иногда требуетсяубрать линии сетки на рабочем листе. Выберитекоманду Took (Сервис) > Options (Параметры). Впоявившемся окне диалога щелкните на вкладке View(Вид). Снимите флажок Gridlines (Сетка) и щелкнитена кнопке ОК.

Выбор типа диаграммы(Для получения предварительной информации см.раздел ^Создание: Диаграммы с помощью мастера».)

Менять тип диаграммы можно уже после того, какдиаграмма создана. Существует несколько типовдиаграмм: стандартные (их всего 14) инестандартные. Можно выбирать плоские илиобъемные диаграммы, а также специальные типыдиаграмм.Для отображения различных данных применяютсяразные типы диаграмм. Поэтому, перед тем какпостроить диаграмму, нужно определиться с еетипом. В приведенном ниже списке показаныстандартные типы диаграмм и аргументы8в пользу ихприменения.« Column (Гистограмма). Категории располагаются по

горизонтали, а значения — по вертикали.Подходит практически для любых типов данных.Очень удобна при сравнении друг с другомнескольких рядов данных. Иллюстрируетизменение данных за определенный периодвремени.

• Bar (Линейчатая). Отражает соотношениеотдельных компонентов. Почти то же самое, что игистограмма, только столбцы располагаютсягоризонтально.

« Line (График). Отражает изменения данных длябольшого числа точек.

« Pie (Круговая). На круговой диаграмме может бытьпредставлен только один ряд данных, так как онапоказывает абсолютную величину каждогоэлемента ряда данных и его вклад в общую сумму.

3 Зак.№673

Page 44: Справочник функций Excel

• XY scatter (Точечная). Отображает взаимосвязьданных между числовыми значениями внескольких рядах. В координатах XY представляетдве группы чисел. Для удобства лучшерасположить все значения переменной Х в однойстроке или столбце, а соответствующие значения Y— в смежных строках или столбцах.

« Area (Диаграмма с областями). Подчеркиваетвеличину изменения в течение определенногопериода времени, показывая сумму введенныхзначений. Кроме того, она отображает вкладотдельных значений в общую сумму.

• Doughnut (Кольцевая). Почти то же самое, что икруговая, но она может содержать несколько рядовданных. Каждое кольцо в этой диаграммепредставляет отдельный ряд данных.

« Radar (Лепестковая). В этой диаграмме каждаякатегория имеет собственную ось, исходящую изначала координат. Линиями соединяются всезначения из определенной серии. Это позволяетсравнивать общие значения из нескольких наборовданных.

ж Surface (Поверхность). Используется для поисканаилучшего сочетания двух наборов данных.Области с одним значением выделяютсяодинаковыми узором и цветом.

« Bubble (Пузырьковая). Является разновидностьюточечной диаграммы. Размер маркера данныхзависит от значения третьей переменной.

• Stock (Биржевая). Лучше всего использовать длядемонстрации цен. Самое главная особенность впостроении этой диаграммы — правильнаяорганизация данных. Для набора из трех или пятизначений диаграмма может иметь две оси.

в Cylinder, Cone, Pyramid (Цилиндрическая,Коническая и Пирамидальная). Объемнаягистограмма, в котррой маркеры данныхпредставлены в виде конуса, цилиндра ипирамиды.

Page 45: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Выделите диаграмму.2. Выберите команду Chart (Диаграмма) >• Chart Type

(Тип диаграммы).3. В появившемся окне диалога щелкните на вкладке

Standard Types (Стандартные) или Custom Types(Нестандартные).

4. Выберите нужный тип диаграммы и щелкните накнопке ОК. Если необходимо, можно изменитьразмеры диаграммы, для этого перетащите одиниз маркеров до достижения нужного результата.

ПРИМЕЧАНИЕ При выборе типа диаграммы можно еепросмотреть для данных значений. Для этого нажмитекнопку Click and Hold to View Sample (Просмотррезультата).

Импорт графикиПроцедура импортирования графики на рабочий листочень похожа на процесс добавления объектов ClipArt.Рисунок вставить очень легко. После того какграфический объект добавлен на рабочий лист, егоможно перемещать, копировать, изменять егоразмеры и оформление. А чтобы его удалить,выделите объект и нажмите клавишу Delete.(См. также раздел «ClipArt».)

Шаг за шагом1. Выделите ячейку на рабочем столе, в которой будет

находиться верхний левый угол графическогообъекта.

2. Выберите команду Insert (Вставка) > Picture(Рисунок) > From File (Из файла). Появится окнодиалога Insert Picture (Добавить рисунок).

3. Найдите нужный файл рисунка, затем щелкнитена кнопке Insert (Добавить).

Page 46: Справочник функций Excel

4. На рабочем листе появятся рисунок и панельуправления Picture (Настройка изображения).Используя средства этой панели, можно изменитьпараметры изображения.

Карты: Общие сведенияExcel включает удобное средство для представленияделовой информации, содержащей географическиеданные. Пакет Microsoft Map — это еще один способнаглядного отображения данных электроннойтаблицы. Это средство позволяет легко и быстросоздавать географические карты, представляющиеинформацию по конкретным регионам, странам и т.д.

В поставку Microsoft Excel входят следующие карты:

я Australia — Австралия;« Canada — Канада;« Europe — Европа;я Mexico — Мексика;« North America — Северная Америка;• Southern Africa — Южная Африка;

» UK and ROI Counties — Великобритания;• United States (AK & HI Inset) 8 США;« World Countries and Regions — карта мира.

ВНИМАНИЕ По умолчанию пакет Microsoft Map неустанавливается, поэтому если вы использоваливариант установки, предложенный по умолчанию, товпоследствии придется использовать программуустановки еще раз, чтобы установить этот пакет.

ПРИМЕЧАНИЕ При отображении карты меняютсяэлементы панели инструментов, а также структураменю 8 Excel переходит в режим редактирования карты.При этом карта будет обведена жирной рамкой.

Page 47: Справочник функций Excel

СОВЕТ Для переключения из режимаредактирования карты в обычный режимщелкните дважды на рабочем листе. Чтобыперейти к редактированию карты, щелкнитедважды в ее области.

Карты: Добавление данных вновом диапазоне

(Для получения предварительной информации см.раздел «Карты: Общие сведения».)

Может возникнуть необходимость добавить в ужесуществующую карту новые данные. Это можносделать двумя путями: создать и добавить новыйдиапазон или вставить данные в уже существующий.Если карта создана без указания каких8либо данныхдля отображения, можно воспользоваться толькопервым вариантом.Для добавления диапазона данных проделайтеописанные далее шаги.(См. также раздел «Карты: Форматирование».)

Шаг за шагом1. Создайте диапазон данных для добавления,

состоящий из столбца с географическиминазваниями и нескольких столбцов с численнымиданными для отображения.

2. Для удобства дальнейших действий назначьте имядиапазону. (См. раздел «Именованные диапазоны»в главе «Начало работы».)

3. Двойным щелчком в области карты перейдите врежим ее редактирования.

4. Выберите команду Insert (Вставка) > Data(Данные). В появившемся окне диалога введитедиапазон ячеек либо, если ячейка именованная, ееимя. Нажмите кнопку ОК.

5. Появится окно диалога Microsoft Map Control(Элемент Microsoft Map). Сделайте в немнеобходимые настройки и уберите его с экрана.

Page 48: Справочник функций Excel

Карты: Добавлениеданных в существующийдиапазон

(Для получения предварительной информации см.раздел «Карты: Общие сведения».)

Для добавления данных в уже существующий иотображенный на карте диапазон необходимо, чтобыон был именован и, кроме того, чтобы картассылалась на имя этого диапазона, а не на адресаячеек.

Шаг за шагом1. Добавьте данные в именованный диапазон. Для

этого вставьте строки или столбцы и введите в нихновые данные. (См. также раздел «Именованныедиапазоны» в главе «Начало работы».)

2. Двойным щелчком перейдите в режимредактирования карты.

3. Выберите команду Map (Карта) > Refresh(Обновить) или щелкните на кнопке Map Refresh(Обновить карту) на панели инструментов.

Карты: Изменение данных(Для получения предварительной информации см.раздел «Карты: Общие сведения».)

По умолчанию, чтобы изменения в данныхотразились на содержимом карты, требуется указатьна необходимость перерисовки.

Шаг за шагом1. Сделайте необходимые изменения.2. Двойным щелчком перейдите в режим

редактирования карты.3. Выберите команду Map (Карта) >• Refresh

(Обновить) или щелкните на кнопке Map Refresh(Обновить карту) на панели инструментов.

Page 49: Справочник функций Excel

СОВЕТ Чтобы изображение карты обновлялосьавтоматически при вводе8новых данных, перейдите врежим редактирования карты и выберите команду Tools(Сервис) > Options (Параметры). В появившемся окнедиалога установите переключатель Data refresh(Обновление данных) в положение Automatic(Автоматически). Теперь карга будет обновлятьсяавтоматически.

Карты: Изменение оформления(Для получения предварительной информации см.раздел «Карты: Общие сведения».)Excel позволяет изменить все возможные параметрыоформления карты.

Шаг за шагом1. Для изменения местоположения отдельных

элементов карты перетащите их мышью нанужное место.

2. Чтобы изменить параметры отображения данных,щелкните правой кнопкой по элементу карты и воткрывшемся контекстном меню выберитеинтересующий вас пункт.

Карты: Создание на основетабличных данных

(Для получения предварительной информации см.раздел «Карты: Общие сведения».)Карта может быть создана на основе имеющихсятабличных данных либо без них, а данные дляотображения на карте могут быть добавленывпоследствии. Если данные для отображения ужесуществуют, перед созданием карты их необходимовыделить.(См. также разделы «Выделение: Ячеек и диапазонов спомощью мыши» и «Выделение: Ячеек и диапазонов спомощью клавиатуры» в главе «Начало работы».)

Page 50: Справочник функций Excel

По умолчанию будет создана карта, содержащаягеографические объекты из первого столбца,выделенные в соответствии со значениями во второмстолбце используемого диапазона.

СОВЕТ Созданный диапазон данных должен состоять изнескольких столбцов. В первом из них наберитеназвания географических объектов, такие как названиестраны, города, округа или почтовые индексы. В сле8дующих столбцах должны находиться числовые данныедля отображения на карте. Для формирования легендыкарты лучше, чтобы столбцы имели заголовок.

(См. также раздел «Карты: Форматирование».)

Шаг за шагом1. Выделите на рабочем листе диапазон,

содержащий географические названия исоответствующие им данные.

2. Щелкните на кнопке Map (Карта) на стандартнойпанели инструментов или выберите команду Insert(Вставка) > Map (Карта).

3. Указатель мыши приобретет форму крестика.Щелкните им в левом верхнем углупредполагаемого поля для отображения карты и,не отпуская левую кнопку, задайте размер карты.

4. Если введенная вами географическая информациясодержится в нескольких картах, Excel окажетсяне в состоянии автоматически определить, какуюкарту использовать, и выведет окно диалогаMultiple Maps Available (Обнаружено несколькокарт). В этом окне надо выбрать одну извозможных карт и нажать кнопку ОК.

5. Появится созданная карта, отображающая данныеодного столбца и окно Microsoft Map Control(Элемент Microsoft Map), с помощью которогоможно изменить параметры изображениятабличных данных на карте и изобразить данныеиз других столбцов выбранного диапазона.

Page 51: Справочник функций Excel

Карты: Создание «пустой» карты(Для. получения предварительной информации см.раздел «Карты: Общие сведения».)Для создания «пустой» карты выполните описанныедалее шаги.(См. также раздел «Карты: Форматирование».)

Шаг за шагом1. Щелкните на кнопке Map (Карта) стандартной

панели инструментов или выберите команду Insert(Вставка) > Map (Карта).

2. Указатель мыши приобретет форму крестика.Щелкните им в левом верхнем углупредполагаемого поля для отображения карты и,не отпуская левую кнопку, задайте размер карты.

3. Так как вы не ввели никакой информации дляотображения, Excel окажется не в состоянииавтоматически определить, какую картуиспользовать, и выведет окно диалога Unable toCreate Map (Невозможно создание карты). В этомокне надо выбрать одну из возможных карт инажать кнопку ОК.

4. Появится карта, заполненная цветом поумолчанию и содержащая только границы странили регионов.

ПРИМЕЧАНИЕ При создании «пустой» карты данныедля отображения на карте должны быть добавленыпозже. (См. разделы «Карты: Добавление данных в новомдиапазоне» и «Карты: Добавление данных в су8ществующий диапазон».)

Карты: Удаление(Для получения предварительной информации см.раздел «Карты: Общие сведения».)

Page 52: Справочник функций Excel

Когда пользователь находится в режимередактирования карты, Excel не позволит ему ееудалить. Для удаления карты перейдите внормальный режим, то есть щелкните по рабочемуполю вне карты.

Шаг за шагом1. Щелкните один раз в области карты, тем самым

карта будет выделена.2. Нажмите клавишу Delete.

Карты: Форматирование(Для получения предварительной информации см.раздел «Карты: Общие сведения».)

Форматирование карты позволяет задать, значениякаких столбцов из выделенного диапазона нужнографически отобразить на карте, а также задатьпараметры визуализации выбранных данных.

Ниже перечислены доступные формы визуализации.

ж Value Shading (Тоновая заливка) — закраска странили штатов градациями серого в зависимости отзначения в выбранном столбце. В легенде картыбудут указаны соответствия между значением поляданных и градацией серого. Чем больше значение,тем темнее цвет.

« Category Shading (Цветовая заливка) — закраскастран или штатов разными цветами. Для каждогоиз имеющихся значений поля данных выбираетсясвой цвет. В легенде карты будут указанысоответствия между значением поля данных ицветом закраски.

« Dot Density (Плотность точек) — в зависимости отзначения в выбранном столбце подбираетсяпропорциональное ему количество точек, которыеравномерно распределяются по территориигеографического объекта. В легенде карты будетуказано соотношение между количеством точек изначением поля данных.

Page 53: Справочник функций Excel

• Graduated Symbol (Пропорциональные символы) —на территории географического объекта рисуетсяточка, размер которой выбираетсяпропорционально соответствующему значению. Влегенде карты будут указаны соответствия междузначением поля данных и размером точки.

Шаг за шагом1. Для перехода в режим редактирования карты

дважды щелкните в ее области.2. Выберите команду View (Вид) > Microsoft Map

Control (Элемент Microsoft Map). Появитсясоответствующее окно диалога.

3. В верхней части окна указаны названия столбцоввыбранного диапазона. Для отображения ихзначений перетащите название нужного столбцана белое поле внизу справа.

4. Для изменения формы изображения данныхперетащите один из четырех значков левого поляна соответствующую строку белого поля.

ПРИМЕЧАНИЕ Excel не позволит вам одновременноиспользовать режимы Value Shading (Тоновая заливка) иCategory Shading (Цветовая заливка) для отображенияразных столбцов значений, так как то и другоеподразумевает полное закрашивание территориигеографического объекта. Таким образом, возможноодновременное отображение только трех столбцов.

Создание: Диаграммы скартинками

(Для получения предварительной информации см.раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)

Можно использовать картинки в качестве маркеровданных (то есть вместо столбиков, линий и т. п.)диаграмм. Например, при построении диаграмм сфинансовой информацией

Page 54: Справочник функций Excel

можно заменить столбцы пачками денежных купюрразного размера. Тем самым привлекается внимание кдиаграмме и информации, которая на ней отражена.

Шаг за шагом1. Щелкните правой кнопкой мыши на ряде данных,

маркеры которого нужно заменить картинками, ивыберите команду Format Data Series (Форматрядов данных) в появившемся контекстном меню.Чтобы заполнить картинкой фон диаграммы,щелкните правой кнопкой мыши на областидиаграммы или области построения.

2. В открывшемся окне диалога Format Data Series(Формат ряда данных) щелкните на вкладкеPatterns (Вид). Затем щелкните на кнопке FillEffects (Способы заливки) и на вкладке Picture(Рисунок) открывшегося окна диалога.

3. Теперь щелкните на кнопке Select Picture (Рисунок).В окне диалога Select Picture (Выделить рисунок)перейдите к папке, в которой находится файл срисунком. Выделите нужный файл и щелкните накнопке ОК.

4. Задайте остальные параметры на вкладке Picture(Рисунок). Попробуйте различные варианты(Stretch (Растянуть), Stack (Размножить), Stack andscale (Размножить в масштабе)). Дважды щелкнитена кнопке ОК, чтобы вернуться на рабочий лист.

(См. также раздел «ClipArt» для полученияинформации о коллекциях картинок.)

Создание: Диаграммы с помощьюмастера

Чаще удобнее создавать диаграммы Excel с помощьюмастера Chart Wizard (Мастер диаграмм). С егопомощью можно пройти через всю процедурусоздания диаграммы, а можно ускорить процесс,принимая только некоторые его предложения пооформлению диаграммы. Расположить диаграммуможно как на отдельном рабочем листе, так и на ужесуществующем.

Page 55: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Выделите на рабочем листе данные, которые

нужно отобразить на диаграмме, и щелкните накнопке Chart Wizard (Мастер диаграмм) настандартной панели инструментов.

2. Выберите тип диаграммы и щелкните на кнопкеNext (Далее).

3. Убедитесь, что в окне указан нужный диапазонданных. Укажите, как располагаются рядыданных — по строкам или по столбцам. Щелкнитена кнопке Next (Далее).

4. На соответствующих вкладках задайте различныепараметры диаграммы, такие как заголовки иподписи данных, затем щелкните на кнопке Next(Далее).

5. Укажите, где должна находиться новая диаграмма— на отдельном листе или на уже существующем.Щелкните на кнопке Finish (Готово).

СОВЕТ Перемещают диаграммы так же, как и любойобъект: ее нужно предварительно выделить иперетащить с помощью мыши в новое место. Дляизменения размеров диаграммы необходимо еевыделить и перетащить соответствующие маркерыизменения размера.

Создание: Стандартнойдиаграммы за один шаг

Если вы хотите создать диаграмму стандартного типа(обычно это гистограмма) и поместить ее наотдельный рабочий лист, то можно использоватьописанный далее быстрый способ. Если же вам нужендругой тип диаграммы или вы хотите внедритьдиаграмму на рабочий лист, содержащий данные,обратитесь к помощи мастера Chart Wizard (Мастердиаграмм).(См. также раздел «Создание: Диаграммы с помощьюмастера».)

Page 56: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Выделите на рабочем листе данные, которые

нужно отобразить на диаграмме.2. Нажмите клавишу F11. Диаграмма автоматически

появится на отдельном листе.

Сохранение диаграммыДля сохранения диаграммы, внедренной на рабочийлист с данными или находящейся на отдельномрабочем листе, просто сохраните книгу, в которойрасполагается эта диаграмма.

Шаг за шагом1. Измените диаграмму нужным образом.2. Щелкните на кнопке Save (Сохранить) на

стандартной панели инструментов.3. В окне диалога Save (Сохранение документа)

введите имя для книги, содержащей диаграмму, ищелкните на кнопке Save (Сохранить).

Форматирование: Заголовков инадписей на диаграмме

(Для получения предварительной информации см.раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)Некоторые объекты диаграммы, например заголовки,позволяют изменять выравнивание и ориентациютекста. Для других объектов, например названийосей, можно изменять только ориентацию (то есть надиаграмме можно вращать любые пояснительныенадписи).

Шаг за шагом1. Щелкните правой кнопкой мыши на текстовом

объекте и выберите команду Format (Формат) впоявившемся меню.

Page 57: Справочник функций Excel

2. В открывшемся окне диалога Format (Формат)щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание) ивыберите нужные варианты в списках Horizontal(По горизонтали) и Vertical (По вертикали).

3. Мышью установите положение надписи в окнеOrientation (Ориентация) либо введите точноезначение в градусах (от 890 до 90) всоответствующее поле. Затем щелкните на кнопкеОК.

СОВЕТ Чтобы быстро установить вертикальноерасположение текста в надписи, щелкните ввертикальной! попе в области Orientation (Ориентация).

Форматирование: Осей надиаграмме

(Для получения предварительной информации см.раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)

При создании диаграмм Excel применяет ккоординатным осям оформление по умолчанию,задавая тип оси, метки и подписи делений, а такжешкалу. Впоследствии это оформление можноизменить.

Шаг за шагом1. Щелкните правой кнопкой мыши на оси, формат

которой нужно изменить, и выберите командуFormat Axis (Формат оси) в появившемся меню.

2. В окне диалога Format Axis (Формат оси) щелкнитена вкладке Patterns (Вид) и выберите нужныепараметры.

3. Выберите параметры для меток делений вобластях Major tick mark type (Основные) и Minortick mark type (Промежуточные).

4. В области Tick mark labels (Метки делений) задайтеспособ расположения подписей у делений.

5. Убедитесь, что в поле Sample (Образец)отображается именно та ось, которую вы хотитевидеть (и, если необ8

Page 58: Справочник функций Excel

холимо, внесите дополнительные изменения),затем щелкните на кнопке ОК.

Форматирование: Рядов данных(Для получения предварительной информации см.раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)

Диаграмма может производить более выгодноевпечатление, если добавить на нее обозначенияпогрешностей или подписи для точек данных.Погрешности показывают доверительные границыдля ряда данных, а подписи значений помогаютпояснить смысл данных на диаграмме.Кроме того, можно вносить и другие изменения воформление рядов данных, например менять зазормежду столбцами на гистограмме.

Шаг за шагом1. Щелкните правой кнопкой мыши на ряде данных,

который нужно изменить, и выберите командуFormat Data Series (Формат рядов данных) впоявившемся меню.

2. В открывшемся окне диалога Format Data Series(Формат ряда данных) щелкните на вкладке,содержащей нужные параметры: Y Error Bars (Y8погрешности), Data Labels (Подписи данных),Series Order (Порядок рядов) или Options(Параметры).

3. Измените необходимые параметры и щелкните накнопке ОК.

Форматирование: Чисел надиаграмме

(Для получения предварительной информации см.раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)

Форматирование чисел на диаграммах производитсяточно так же, как и на рабочем листе. Например, знакденежной единицы можно добавить к подписям наоси Y или изменить

Page 59: Справочник функций Excel

формат данных, которые используются в качествеподписей. Если данные, на основе которых: создаетсядиаграмма, имеют определенный формат, то онибудут иметь этот формат и на диаграмме, однакопараметры оформления можно изменить, равно как иприменить оформление к прежде неформатированным данным.

Шаг за шагом1. Щелкните правой кнопкой мыши на объекте

диаграммы, формат которого нужно изменить, ивыберите команду Format (Формат) в появившемсяконтекстном меню.

2. В соответствующем окне форматированиящелкните на вкладке Number (Число) и выберитечисловой формат в списке слева.

3. Окно форматирования изменится, отражаядоступные варианты. Задайте нужные параметрыи щелкните на кнопке ОК.

СОВЕТ Для возвращения к исходному формату данныхв рабочем листе установите флажок Linked to source(Связь с источником) в окне диалога Format (Формат).

Форматирование: Шрифтов истилей на диаграмме

(Для получения предварительной информации см.раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)

Шрифты и другие параметры оформления текста надиаграммах можно изменять так же, как в рабочихлистах: сначала выделите нужный фрагмент, а затемвнесите изменения.

Шаг за шагом1. Щелкните на текстовом фрагменте, который

нужно оформить. Чтобы изменить оформлениеотдельных символов, выделите только их.

Page 60: Справочник функций Excel

2. Щелкните на соответствующей кнопке панелиинструментов Formatting (Форматирование).Например, выберите нужный размер шрифта илищелкните на кнопке Italic (Курсив), чтобы выделитьтекст курсивом.

СОВЕТ Некоторые параметры оформления не вынесенына панель инструментов. Чтобы добраться до них,щелкните правой кнопкой мыши на соответствующемфрагменте и выберите команду Format (Формат) впоявившемся меню. Перейдите на вкладку Font (Шрифт)открывшегося окна диалога, произведите изменения ищелкните на кнопке ОК.

Форматирование: Элементовдиаграммы

(Для получения предварительной информации см.раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)

В Excel можно изменять оформление практическилюбого элемента диаграммы. В том числе можноменять их цвета, заливку и границы. Для этого в Excelесть интересные возможности для примененияградиентных и текстурных заливок, которыедоступны и для диаграмм.

Шаг за шагом1. Щелкните правой кнопкой мыши на объекте,

формат которого нужно изменить, и выберитекоманду Format (Формат) в появившемся меню.

2. В открывшемся окне диалога Format (Формат)щелкните на вкладке Patterns (Вид).

3. В области Border (Рамка) выберите нужные тип ицвет рамки. В области Area (Заливка) укажитеподходящую заливку.

4. Чтобы изменить формат заливки, щелкните накнопке Fill Effects (Способы заливки). Щелкните наодной из вкладок открывшегося окна диалога ивыберите нужный способ заливки, затем дваждыщелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться нарабочий лист.

Page 61: Справочник функций Excel

Форматирование

Восприятие информации можно резко улучшить,применяя различные приемы форматирования.Можно изменить вид самих электронных таблиц и ихячейки, причем как до ввода данных, так и после. Приэтом можно менять начертание шрифта(полужирный, курсив или подчеркнутый), цвет, узор,рамки ячеек и т. п. К данным применимы числовыеформаты, форматы даты, времени и др. Часто исполь8зуемые инструменты форматирования вынесены напанель инструментов Formatting (Форматирование), ак дополнительным параметрам форматированиядоступ осуществляется через меню Format (Формат).(Смежная тема — форматирование диаграмм играфических объектов — обсуждается в главе«Диаграммы и графика».)

Выравнивание: Автоподборширины

Если необходимо поместить текст в ячейке, но приэтом не изменять ее ширину, то можно изменитьразмер шрифта, используя автоподбор ширины, итогда текст заведомо поместится в ячейку. При вводедополнительного текста в ячейку, к которой былприменен автоподбор ширины, размер шрифтаавтоматически уменьшается. Напротив, удаление изтакой ячейки части текста приведет к автоматичес8кому увеличению размера шрифта.

(См. также раздел «Выравнивание: Перенос по словам».)

Шаг за шагом1. Выделите диапазон, содержащий текст, который

нужно подстроить под ширину ячейки. Выберитекоманду Format (Формат) > Cells (Ячейки) и воткрывшемся окне диалога щелкните на вкладкеAlignment (Выравнивание).

Page 62: Справочник функций Excel

2. Установите флажок Shrink to fit (Автоподборширины) и щелкните на кнопке ОК.

Выравнивание: ВертикальноеМожно изменить вертикальное расположение данныхв ячейке и выровнять их по верхнему краю, по центруили по высоте ячейки. Например, если нужноокружить ячейку рамкой, следует применитьвертикальное выравнивание по центру.По умолчанию Excel выравнивает данные понижнему краю ячеек.

Шаг за шагом1. Выделите ячейку или диапазон с данными,

которые нужно выровнять. Выберите командуFormat (Формат) >• Cells (Ячейки) и в открывшемсяокне диалога щелкните на вкладке Alignment(Выравнивание).

2. Выберите нужный способ выравнивания в спискеVertical (По вертикали) и щелкните на кнопке ОК.

Выравнивание: Вращение текстаЕсли на рабочем листе, диаграммах, таблицах илирисунках требуется разместить вертикальныенадписи, удобно использовать вращение текста.По умолчанию текст в ячейках пишется слеванаправо и располагается горизонтально. Можнорасположить буквы сверху вниз. Наклон текстаможно задать в пределах от 890 до 90 градусов.

Шаг за шагом1. Выделите диапазон, содержащий текст, который

нужно повернуть. Выберите команду Format(Формат) >• Cells (Ячейки) и в открывшемся окнедиалога щелкните на вкладке Alignment(Выравнивание).

Page 63: Справочник функций Excel

2. В области Orientation (Ориентация) перетащитекрай надписи, чтобы изменить ориентацию текста,или укажите величину наклона в градусах (от 890 до90). Затем щелкните на кнопке ОК.

СОВЕТ Чтобы быстро расположить символы надписисверху вниз, щелкните в левом поле области Orientation(Ориентация), затем щелкните на кнопке ОК.

Выравнивание: ГоризонтальноеВ Excel горизонтальное выравнивание данных вячейках происходит автоматически в соответствии стипом этих данных. При вводе в ячейку текста Excelвыравнивает его по левому краю, при вводе в ячейкучисла — по правому.Способ выравнивания можно изменить. Чаще всегоприходится изменять выравнивание текста вподписях к столбцам таблицы и центрировать текст вячейках. Например, если данные имеют какой8тообщий заголовок, его можно разместить над всейтаблицей.(См. также раздел «Выравнивание: По центрувыделенных ячеек».)

Шаг за шагом1. Выделите ячейку или диапазон, содержащий

текст, который нужно выровнять. Выберитекоманду Format (Формат) > Cells (Ячейки) и воткрывшемся окне диалога щелкните на вкладкеAlignment (Выравнивание).

2. Укажите нужный способ выравнивания в спискеHorizontal (По горизонтали) и щелкните на кнопкеОК.

Для быстрого выравнивания данных в ячейкахприменяйте следующие кнопки на панелиформатирования: Align Left (По левому краю), Center(По центру), Align Right (По правому краю) и Merge andCenter (Объединить и поместить в центре).

Page 64: Справочник функций Excel

Выравнивание: Перенос по словамПри.вводе в ячейку длинного текста можно задатьперенос по словам, чтобы введенный текстпревратился в один абзац, помещающийся в ячейке.Высота ячейки при этом автоматически будетизменяться так, чтобы на экране отображалось всесодержимое ячейки.

(См. также раздел «Выравнивание: Автоподборширины».)

Шаг за шагом1. Выделите диапазон, содержащий текст, который

нужно разбить на строки в ячейке. Выберитекоманду Format (Формат) >• Cells (Ячейки) и воткрывшемся окне диалога щелкните на вкладкеAlignment (Выравнивание).

2. Установите флажок Word wrap (Переносить пословам) и щелкните на кнопке ОК.

СОВЕТ При изменении ширины столбца после того, какв нем был установлен перенос по словам, возможно,придется изменять и высоту соответствующей строки.Чтобы автоматически изменить высоту строки, дваждыщелкните на нижней границе номера строки.

Выравнивание: По центрувыделенных ячеек

Заголовки таблиц Excel можно центрировать двумяспособами. Во8первых, можно выбрать пункт CenterAcross Selection (По центру выделения) в спискеHorizontal (По горизонтали) области Text Alignment(Выравнивание) в окне диалога Format Cells (Форматячеек). Таким образом, можно поместить текст поцентру выделенного диапазона ячеек. Во8вторых —объединить несколько ячеек в одну и выровнять поцентру текст в получившейся большой ячейке. Дляэтого можно использовать кнопку Merge and Center(Объединить

Page 65: Справочник функций Excel

и поместить в центре) на панели инструментовFormatting (Форматирование).При объединении нескольких ячеек онипревращаются в одну ячейку, и работать с ними поотдельности уже нельзя. Преимущество объединенияячеек заключается в том, что после такогообъединения можно применять и другое вы8равнивание текста (например, по правому или полевому краю), а при использовании выравнивания поцентру выделения приходится ограничиватьсятолько центрированием.Например, если заголовок находится в ячейке А1, то,чтобы поместить его по центру диапазона А1:А5,нужно выделить эти ячейки и щелкнуть на кнопкеMerge and Center (Объединить и поместить в центре)на панели форматирования. После объединения извсего диапазона остается только ячейка А1, а ячеекА2, A3, А4 и А5 больше не будет.(См. также раздел «Выравнивание: Горизонтальное».)

Шаг за шагом1. Введите заголовок в крайнюю левую ячейку

диапазона, по центру которого долженрасполагаться текст, и отформатируйте его.

2. Выберите команду Format (Формат) > Cells(Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкнитена вкладке Alignment ( Выравнивание).

3. Выберите пункт Center Across Selection (По центрувыделения) в списке Horizontal (По горизонтали) ищелкните на кнопке ОК.

Чтобы отцентрировать текст с помощью кнопкиCenter Across Selection (По центру выделения),сначала введите заголовок в крайнюю левую ячейкудиапазона, по центру которого должен располагатьсятекст, и отформатируйте его. Затем выделитедиапазон и щелкните на кнопке Center AcrossSelection (По центру выделения).Чтобы разбить объединенную ячейку на прежниесоставляющие, выделите ее. Выберите командуFormat (Формат) >

Page 66: Справочник функций Excel

Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалогащелкните на вкладке Alignment (Выравнивание).Снимите флажок Merge Cells. (Объединение ячеек) ищелкните на кнопке ОК.

Выравнивание: По ширинеПри выравнивании по ширине происходит разбиениедлинных строк текста на фрагменты заданной длиныи помещение каждого фрагмента в отдельную строку(так же поступает и текстовый процессор). Разрывыстрок вставляются между словами, так что сами словане разбиваются на части. В результате получаетсяячейка, в которой строки расположены одна поддругой.(См. также раздел «Выравнивание:

Горизонтальное».) Шаг за шагом

1. Выделите диапазон, содержащий текст длявыравнивания.

2. Выберите команду Format (Формат) > Cells(Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкнитена вкладке Alignment ( Выравнивание).

3. Выберите пункт Justify (По ширине) в спискеHorizontal (По горизонтали) и щелкните на кнопкеОК.

Границы и линииСоздавая вокруг ячеек границы, можно, тем самым,выделять заголовки, итоги и т. п. Обычно границыприменяют совместно с заливкой. Часто границывыступают в роли линий подчеркивания присоздании форм для ввода данных. Для быстрогодобавления границы к ячейкам используйте кнопкуBorders (Границы) на панели инструментовFormatting (Форматирование).

Шаг за шагом1. Выделите ячейку или группу ячеек, к которым

нужно добавить границы.

Page 67: Справочник функций Excel

2. Щелкните на кнопке со стрелкой радом с кнопкойBorders (Границы) на панели инструментовFormatting (Форматирование). На экране появитсясписок возможных вариантовоформления/Щелкните на нужной кнопке.

СОВЕТ В окне диалога Forma» CeBs (Формат ячеек)доступны и другие средства оформления границСначала выделите ячейку или группу ячеек, к которымнужно добавить границы. Выберите команду Format(Формат) > Cells (Ячейки), затем в открывшемся окнедиалога щелкните на вкладке Bonier (Границы) иизмените нужные параметры. Например, для измененияцвета границы выберите наиболее подходящий в спискеColor (Цвет).

Скрытие нулевых значенийВосприятие сложных финансовых таблиц (и вообщетаблиц с большим числом цифровых данных)значительно облегчается, если не отображать наэкране нулевые значения. Их можно скрыть на всемрабочем листе или создать условный формат, вкотором цвет шрифта будет совпадать с цветомфоновой заливки. (См. также раздел«Форматирование: Условное».)

Шаг за шагом1. Чтобы скрыть нулевые значения на всем рабочем

листе, выберите команду Tools (Сервис) > Options(Параметры) и в открывшемся окне диалогащелкните на вкладке View (Вид).

2. Снимите флажок Zero values (Нулевые значения) ищелкните на кнопке ОК.

Чтобы снова вывести нулевые значения на экран,установите флажок Zero values (Нулевые значения).

Стили: Объединение(Для получения предварительной информации см.раздел «Стили: Создание».)

Page 68: Справочник функций Excel

Программа Excel способна объединять стили изразных документов. Применяется этот инструмент втом случае, если в одной книге уже существуетстилевое оформление, которое нужно применить вдругой книге. При объединении стилей стили книги,из которой производится копирование, заменят стилив текущей книге, если эти стили имеют одинаковыеимена.

Шаг за шагом1. Откройте обе книги и перейдите в ту, куда будет

производиться копирование.2. Выберите команду Format (Формат) >• Style

(Стиль), затем в открывшемся окне диалога Style(Стиль) щелкните на кнопке Merge (Объединить).

3. В списке Merge styles from (Объединить стили издокумента) выберите название нужной книги ищелкните на кнопке ОК.

4. Если в книгах встречаются стили с одинаковымиименами, вы увидите предупреждающеесообщение. Щелкните на кнопке Yes (Да), чтобыкопируемые стили заменили одноименные стили втекущей книге, или на кнопке No (Нет), чтобыотменить копирование стилей с совпадающимиименами, или на кнопке Cancel (Отмена), если выраздумали копировать стили.

5. По возвращении в окно диалога Style (Стиль)щелкните на кнопке ОК.

Стили: Переопределение(Для получения предварительной информации см.раздел «Стили: Создание».)Значительную экономию времени, которое тратитсяна изменение форматов на рабочем листе, можнополучить за счет применения стилей. Если рабочийлист оформлен с помощью стилей, то достаточнобудет просто переопределить

Page 69: Справочник функций Excel

стили. Все ячейки, оформленные с помощью стилей,автоматически изменят свой вид в соответствии сновым форматом соответствующего стиля.Будьте внимательны при изменении стиля Normal(Обычный), поскольку оно приведет к изменениюформата всех ячеек на рабочем листе, которые неоформлены с помощью других стилей.

Шаг за шагом1. Откройте книгу, содержащую стиль, параметры

которого вы хотите изменить.2. Выберите команду Format (Формат) > Style (Стиль),

затем укажите имя стиля в списке Style name (Имястиля).

3. Щелкните на кнопке Modify (Изменить) и воткрывшемся окне диалога щелкните на вкладке снужной категорией форматирования.

4. Измените параметры и щелкните на кнопке ОК.5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы изменить стиль и

применить его к текущей ячейке. Щелкните накнопке Cancel (Отмена), чтобы закрыть окнодиалога без применения стиля к текущей ячейке.

Стили: СозданиеСтили — это наборы заранее заданных форматов,которые можно создавать и затем применять кячейкам или диапазонам. По умолчанию ячейкиформатируются в соответствии со стилем Normal(Обычный). Для любого повторяющегося вариантаоформления имеет смысл создавать собственныйстиль — это сэкономит вам время.

Шаг за шагом1. Выделите ячейку, формат которой нужно

сохранить как стиль. Выберите команду Format(Формат) > Style (Стиль). Появится окно диалогаStyle (Стиль).

Page 70: Справочник функций Excel

2. В поле Style name (Имя стиля) введите имя новогостиля. В области Style includes (Стиль включает)установите8параметры форматирования.

3. Щелкните на кнопке Modify (Изменить), чтобывывести на экран окно диалога Format Cells(Формат ячеек), укажите нужные параметрыформатирования и щелкните на кнопке ОК, чтобывернуться в окно диалога Style (Стиль).

4. Щелкните на кнопке Add (Добавить), чтобы внестиновый стиль в список, затем щелкните на кнопкеОК.

5. Чтобы использовать новый стиль, выделитедиапазон, к которому нужно применитьформатирование таким стилем. Выберите командуFormat (Формат) >• Style (Стиль) и укажите всписке Style name (Имя стиля) имя нового стиля,затем щелкните на кнопке ОК.

Чтобы удалить стиль, выберите команду Format(Формат) > Style (Стиль). В открывшемся окне диалогаукажите имя стиля в списке Style name (Имя стиля) ищелкните на кнопке Delete (Удалить), а затем накнопке ОК. Все ячейки, ранее оформленные этимстилем, вернутся к стилю Normal (Обычный).

Форматирование: Автоформаттаблиц

В Excel существует инструмент, который называется«авто8формат». Это набор заранее заданныхпараметров форматирования таблиц, избавляющихпользователей от необходимости выполнениясложных операций форматирования. Для егоиспользования достаточно несколько раз щелкнутьмышью.

Шаг за шагом1. Выделите диапазон, который нужно

отформатировать. Выберите команду Format(Формат) >• AutoFormat (Автоформат).

Page 71: Справочник функций Excel

2. В списке слева открывшегося окна диалогаотображаются образцы форматирования таблиц,под каждой из кото8рых8располагается название.Выберите нужный формат и щелкните на кнопкеОК. Теперь выделенный диапазон будет выглядетьв соответствии с указанным форматом. Еслирезультаты применения автоформата таблицыоказались неудовлетворительными, немедленновыберите команду Edit (Правка) > Undo (Отменить),чтобы восстановить исходный вид таблицы.

ПРИМЕЧАНИЕ Если требуется применмътолыюнекоторые настройки выбранного автоформага,щелкните на кнопке Options (Параметры) в окне диалогаAutoFormat (Автоформат). В группе флажков Formats toApply (Изменить) снимите флажки у тех параметровформатирования, которые не нужно применять квыделенному фрагменту. Например, чтобы указать, чтоне следует изменять параметры шрифта, снимитефлажок Font (Шрифт).

Форматирование: Группы рабочихлистов

(Для получения предварительной информации см.раздел «Выделение: Рабочего листа» в главе «Началоработы» и раздел «Группировка рабочих листов» вглаве «Правка книг».)Используя объединение рабочих листов в группы,можно выполнять операции над несколькимирабочими листами одновременно. Тем самымэкономится очень много времени приформатировании, вводе данных и исправлениирабочих листов (например, при составлении сводныхбалансов или при работе с рабочими листами,содержащими одинаковые заголовки или формулы).При присвоении диапазону на рабочем листе,входящем в группу, имени это же имя присваиваетсяаналогичным диапазонам на остальных листахгруппы. В группу могут входить листы только однойкниги.

Шаг за шагом1. Выделите рабочие листы, которые вы хотите

оформить одинаково. Для этого щелкайте на ярлычкахрабочих ли8

Page 72: Справочник функций Excel

стов, удерживая нажатой клавишу Ctrl Чтобывыделить сразу несколько смежных рабочихлистов, щелкните на ярлычке последнего листагруппы, удерживая нажатой клавишу Shift.Обратите внимание на то, что в заголовке окнапоявилось слово [Group] ([Группа]).

2. Начинайте форматирование одного из листовгруппы. Все, что вы делаете с одним листом,отразится и на остальных.

3. Чтобы снова разделить группу на отдельныерабочие листы, удерживая нажатой клавишу Ctrl(или клавишу Shift), щелкайте на ярлычкахлистов.

Форматирование: Даты и времениНа экране дату и время можно отображать в любомформате, определенном в Excel и допустимом для датыи времени.(См. также раздел «Ввод данных: Дата и время» в главе«Начало работы» и раздел «Функции для работы сдатой и временем» в главе «Краткий справочник пофункциям».)Существует несколько заранее определенныхформатов для даты и времени. При необходимостиможно создать собственный пользовательскийформат для представления даты и/или времени. Отом, как это сделать, см. раздел «Форматирование:Пользовательские числовые форматы».

Шаг за шагом1. Выделите ячейку или диапазон с данными,

которые нужно отформатировать. Выберитекоманду Format (Формат) > Cells (Ячейки) и воткрывшемся окне диалога щелкните на вкладкеNumber (Число).

2. В списке Category (Числовые форматы) выберитепункт Date (Дата) или Time (Время).

3. Выберите формат, который вам нужен, и щелкнитена кнопке ОК.

Page 73: Справочник функций Excel

Форматирование: Копированиеформата

Кнопка Format Painter (Формат по образцу) позволяеткопировать из одних ячеек в другие такие параметрыформатирования, как шрифт, стиль, выравнивание,границы, заливки и т. д.Например, использующийся обычно для выделенияитоговых результатов в таблицах одинаковый формат(полужирное и подчеркнутое начертания, большойразмер шрифта и денежный формат) можно легкоприменить с помощью этой кнопки ко всем нужнымячейкам.

Шаг за шагом1. Выделите ячейки, формат которых вы будете

использовать как образец.2. Щелкните на кнопке Format Painter (Формат по

образцу) по образцу на стандартной панелиинструментов. Указатель мыши получит внагрузку кисточку.

3. Активизируйте мышью ячейки, к которым нужноприменить выбранное форматирование. Онипримут вид образца.

СОВЕТ Для раскраски сходным образом ячеек внескольких местах дважды щелкните на кнопке FormatPainter (Формат по образцу) и затем выделяйте нужныеячейки или диапазоны. Кнопка Format Painter (Форматпо образцу) останется активной, пока вы не щелкнете наней еще раз или не нажмете клавишу Esc.

Форматирование: Отдельныхсимволов

К отдельным символам в ячейке можно применятьатрибуты типа полужирного или курсивногоначертания точно так же, как и ко всему тексту вячейке, создавая, например, эффекты, когда из двухслов в ячейке одно выделено полужирным, а другое —курсивом.

Page 74: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Выделите ячейку с текстом, который нужно

отформатировать. Перетаскивая мышь, выделитенужный фрагмент текста в строке формул.

2. Выберите команду Format (Формат) >• Cells(Ячейки). Измените соответствующие параметрына вкладке Font (Шрифт) открывшегося окнадиалога и щелкните на кнопке ОК.

Форматирование:Пользовательские числовыеформаты

Создавать собственные числовые форматы можно,например, для финансовых или научных задач илидля форматирования товарных кодов, иностраннойвалюты и т. п. — каждый раз, когда приходитсяформатировать числа каким8нибудь особым образом.Пользовательский формат может включать в себя дочетырех частей (способов форматирования дляразных типов данных): положительные числа,отрицательные числа, нулевое значение, текст. Дляразделения частей пользовательского форматаиспользуется точка с запятой. Первая часть указываетформат для положительных чисел, вторая — дляотрицательных и т. д.

Шаг за шагом1. Выделите ячейки, к которым нужно применить

пользовательский формат. Выберите командуFormat (Формат) >• Cells (Ячейки) и в открывшемсяокне диалога щелкните на вкладке Number (Число).

2. В списке Category (Числовые форматы) выберитепункт Custom (Все форматы).

3. Если существующий формат близок к тому, чтовам нужно, выделите его в списке типов.

Page 75: Справочник функций Excel

4. В поле Type (Тип) нужным образом измените маскуформата. Когда закончите, щелкните на кнопке ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ Существует несколько специальныхформатов для телефонных номеров, почтовых индексови т. п. Если необходимо создать формат для такихданных, то можно обойтись и без пользовательскихформатов. Выберите пункт Special (Дополнительный) всписке Category (Числовые форматы) и укажите нужныйформат.

СОВЕТ Чтобы ликвидировать пользовательскийформат, выберите команду Format (Формат) > Cells(Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните навкладке Number (Число). В списке Category (Числовыеформаты) выберите пункт Custom (Все форматы), затемвыберите формат, который нужно удалить из списка, ищелкните на кнопке Delete (Удалить).

Форматирование: УсловноеУсловное форматирование, как явствует из егоназвания, — это инструмент Excel, который позволяетприменять к ячейкам определенный формат (стиль,шрифт, цвет шрифта, цвет и узор фона, границы и т.д.) в зависимости от выполнения какого8либо условия.Удобно использовать условное форматирование, еслинужно проконтролировать, нет ли ошибок вовведенных данных, оценить данные для анализа ит.п.Например, в таблице, содержащей отчет попродажам, можно выделить красным полужирнымшрифтом те цифры продаж, которые оказываютсяниже запланированных, а синим те, которыеоказываются выше.Условный формат можно копировать из однойячейки рабочего листа в другую.(См. также раздел «Форматирование: Копированиеформата».)

Page 76: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Выделите ячейку, к которой нужно применить

условное форматирование, затем выберитекоманду Format (Формат) >• Conditional Formatting(Условное форматирование).

2. В открывшемся окне диалога выберите пункт CellValue Is (Значение) в первом списке в областиCondition 1 (Условие 1). Выберите один изоператоров (например, greater than (больше)) вовтором списке.

3. Введите значения (или ссылки на ячейки) вследующие поля (или поле). Затем щелкните накнопке Format (Формат) и выберите вариантформатирования, который будет применяться кячейке при выполнении указанного условия.

4. Щелкните на кнопке Add» (А также), чтобыдобавить дополнительное условие, и повторитешаги 2 и 3. Вы можете указывать до трех условийвключительно. Щелкните на кнопке ОК.

Для изменения условного формата выделите ячейку,к которой он применялся, и выберите командуFormat (Формат) >• Conditional Formatting (Условноеформатирование). Затем измените нужныепараметры форматирования и условия.Для удаления условия в окне диалога ConditionalFormatting (Условное форматирование) щелкните накнопке Delete (Удалить). На экране появится окнодиалога Delete Conditional Format (Удаление условияформатирования). Установите соответствующийфлажок и щелкните на кнопке ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ Для применения к ячейке условногоформата на основе формулы, которая в ней содержится,выберите пункт Formula Is (Формула) в первом списке вобласти Condition 1 (Условие 1). Введите формулу впоявившееся текстовое поле. Указанная формуладолжна принимать значения TRUE (Истина) или FALSE(Ложь). В формулу можно включать ссылки на другиеячейки, расположенные на этом же рабочем листе, в томчисле на ячейки с условным форматированием, однаконельзя ссылаться на ячейки другого рабочего листа илидругой книги. Только если результатом выполненияформулы будет значение TRUE (Истина), к ячейке будетприменено условное форматирование.

Page 77: Справочник функций Excel

Форматирование: ЧиселВ Excel существует несколько заранее заданныхформатов для чисел. По умолчанию числа в ячейкахвыравниваются по правому краю. Можно изменитьформат, применяемый по умолчанию, на любойдругой формат Excel.(См. также раздел «Ввод данных: Числа» в главе«Начало работы».)

Вполне возможно, что для определенного круга задачпотребуется создать собственный формат. 06 этомрассказано в разделе «Форматирование:Пользовательские числовые форматы».

Шаг за шагом1. Выделите ячейку, содержащую число. Выберите

команду Format (Формат) > Cells (Ячейки) и воткрывшемся окне диалога щелкните на вкладкеNumber (Число).

2. Выберите нужную категорию в списке Category(Числовые форматы).

3. Укажите необходимые параметры, например числодесятичных знаков, и щелкните на кнопке ОК.

Цвета и узорыУлучшить впечатление от таблиц можно еще однимспособом — используя различные узоры и цвета,помогающие выделить важные данные. Впоследствиитакой документ можно вывести на печать в цвете.

Шаг за шагом1. Выделите ячейку или группу ячеек, в которых

нужно изменить цвет и/или узор. Выберитекоманду Format (Формат) > Cells (Ячейки).

2. В открывшемся окне диалога щелкните на вкладкеPatterns (Вид) и выберите основной цвет длявыделенных ячеек

Page 78: Справочник функций Excel

в таблице Color (Цвет). Выберите вид узора всписке Pattern (Узор).

3. Если вы хотите, чтобы узор тоже имел какой8нибудьцвет (а не просто черный), выберите цвет в спискеPattern (Узор). В поле Sample (Образец) будетотображен фон для форматируемых ячеек.Щелкните на кнопке ОК.

СОВЕТ Применяйте цвета и узоры умеренно, чтобывнимание пользователя не рассеивалось.Поэкспериментируите с несколькими палитрами ивыберите подходящую.

С помощью кнопок на панели форматирования можноизменить цвет фона и цвет шрифта в ячейках.Выделите ячейку или диапазон, которые нужноотформатировать. Чтобы изменить цвет фона,разверните список Fill color (Цвет заливки) на панелиинструментов Formatting (Форматирование) ивыберите нужный цвет. Для изменения цвета шрифтаразверните список Font color (Цвет шрифта) напанели инструментов Formatting (Форматирование) ивыберите нужный цвет. (См. также раздел«Форматирование: Условное».)

Шрифты: Изменение гарнитуры иразмера

В печатных материалах используется большоеколичество различных гарнитур шрифта. Шрифтодной гарнитуры может иметь различные начертаниеи размер. Размер шрифта измеряется в пунктах: 72пункта составляют приблизительно один дюйм.Таким образом, высота букв шрифта в 18 пунктовбудет составлять около 1/4 дюйма, или 6,35 мм.Размеры шрифта можно изменять. Число доступныхразмеров может различаться для различныхшрифтов. В качестве общего правила можнорекомендовать следующее — не используйте болеетрех различных гарнитур шрифта на одной странице,иначе она будет выглядеть слишком пестро.

Page 79: Справочник функций Excel

(См. также раздел «Шрифты: Полужирный, курсив иподчеркнутый».)

Шаг за шагом1. Выделите ячейку или диапазон с текстом, которые

требуют форматирования.2. Разверните список Font (Шрифт) на панели

форматирования. На экране появится списокдоступных шрифтов. Щелкните на названиинужного шрифта.

3. Разверните список Font Size (Размер шрифта) напанели форматирования. На экране появитсясписок доступных размеров. Щелкните нанужном.

СОВЕТ Для других эффектов (например, использованияперечеркнутого текста, создания верхнего или нижнегоиндексов и т. д.) выделите ячейку и выберите командуFormat (Формат) > Cells (Ячейки), затем щелкните навкладке Font (Шрифт) открывшегося окна диалога.Измените нужные параметры и щелкните на кнопке ОК.

Шрифты: Изменение цветаExcel позволяет изменять цвет шрифта, которымотображается информация в ячейках. Длязрительного восприятия светлые цвета (например,желтый) шрифтов не очень удобны, особенно приэкранных презентациях. Однако, если при этом вкачестве фона используется темный цвет, такая ком8бинация может выглядеть неплохо. Выбирайте цветадля шрифтов внимательно. (См. также разделы«Цвета и узоры» и «Форматирование:Условное».)

Шаг за шагом1. Выделите ячейку или диапазон с текстом, которые

требуют форматирования.

Page 80: Справочник функций Excel

2. Разверните список Font color (Цвет шрифта) напанели форматирования.

3. Выберите нужный цвет. Выделенный текстизменит цвет.

СОВЕТ Чтобы увидеть дополнительные цвета, выделитеячейку и выберите команду Format (Формат) >• Cells(Ячейки), затем щелкните на вкладке Font (Шрифт)открывшегося окна диалога. Разверните список Color(Цвет) на панели форматирования и выберите нужныйцвет, затем щелкните на кнопке ОК.

Шрифты: Полужирный,курсив и подчеркнутый

Обычно для выделения текста на рабочем листеприменяют три наиболее распространенныхначертания шрифта: полужирный, курсив илиподчеркнутый. Полужирным шрифтом можнооформлять заголовки таблиц и столбцов, курсивом —ключевые слова или фразы, а конечные результатыподчеркивать.(См. также разделы «Границы и линии» и«Форматирование: Отдельных символов».)

Шаг за шагом1. Выделите ячейку или диапазон с текстом, который

требует форматирования.2. Щелкните на кнопке Bold (Полужирный), Italic

(Курсив) или Underline (Подчеркнутый) на панелиформатирования. К ячейкам будут примененыновые форматы.

Page 81: Справочник функций Excel

Правка книг.

Не исключено, что после создания новой книгивозникнет необходимость введения в нее новыхданных, внесения каких8либо изменений, установкидругих параметров на различные фрагменты илиизменения всей структуры книги. В Excelпредусмотрено несколько уровней воздействия наячейку. Можно изменить содержимое ячейки,поменять ее атрибуты или полностью удалить ее издокумента. Чтобы изменить содержимое ячейки,можно скопировать значение другой ячейки, ввестиновые данные поверх старых либо изменитьсуществующие данные в ячейке, причем осуществитьэти операции можно различными способами.Редактирование документа, особенно при измененииструктуры книги Excel, может включать большоеколичество операций по вводу одних и тех же данных.Для экономии времени в Excel предусмотрены приемыкопирования, вставки и перемещения, которыеиспользуют уже существующее содержимое ячеек —цифры, форматы, текст и т. д., что в значительнойстепени позволяет избежать повторяющихсядействий. В Excel легко найти нужные данные нарабочем листе и во всей книге, проверить орфографиюи поставить защиту от несанкционированныхизменений данных. Орга8 8низация книги, которуюExcel предлагает по умолчанию, может быть изменена.Можно менять высоту строк и ширину столбцов, атакже добавлять и удалять ячейки, строки, столбцы ирабочие листы. В этой главе говорится об этих и другихраспространенных приемах правки книг и рабочихлистов.

Группировка рабочих листовВозможно, в одной книге придется создаватьнесколько рабочих листов, например, для каких8либозадач бухгалтерии. Перед вводом данных илиформатированием рабочие лис8

Page 82: Справочник функций Excel

ты можно объединять в группы. В этом случае всепроизводимые операции будут применятьсяодновременно ко всем объединенным в группурабочим листам, что значительно сэкономит время.(См. также раздел «Форматирование: Группы рабочихлистов» в главе «Форматирование».)

Шаг за шагом1. ^ерживая нажатой клавишу Ctrl, выделите

нужные рабочие листы, щелкая на их ярлычках.Чтобы выделить сразу несколько смежныхрабочих листов, щелкните на ярлычке последнеголиста группы, удерживая нажатой клавишу Shift.Обратите внимание на то, что в заголовке окнапоявилось слово [Group] ([Группа]).

2. Введите данные в любой из выделенных рабочихлистов. Ввод и форматирование будутотображаться во всех остальных рабочих листах.

3. Можно разделить группу на отдельные листы. Дляэтого, удерживая нажатой клавишу Ctrl (иликлавишу Shift), щелкайте по ярлычкам требуемыхрабочих листов.

Добавление: Рабочих листовПо умолчанию каждая создаваемая книга содержит 3рабочих листа. Число листов может быть увеличенодо 255. Создавать новый лист в месте, куда будетпроизводиться копирование или перемещениерабочего листа, не нужно.(См. также разделы «Копирование: Рабочих листов» и«Перемещение: Рабочих листов».)

Шаг за шагом1. Откройте книгу, в которую нужно добавить новый

рабочий лист.2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Worksheet

(Лист). Новый рабочий лист будет вставлен передтекущим.

Page 83: Справочник функций Excel

3. Если нужно, ярлычок листа можно перетащить спомощью мыши в другое место относительнотекущего положения остальных ярлычков рабочихлистов.

СОВЕТ Число листов в книге, создаваемое поумолчанию, можно изменить. Выберите команду Tools(Сервис) > Options (Параметры), затем щелкните навкладке General (Общие). В поле Sheets in new workbook(Лисп» в новой книге) введите нужное число, затемщелкните на кнопке ОК.

Добавление: Строк и столбцовЕсли при внесении изменений нужно ввести новыйряд данных, то возникает необходимость вдобавлении целого столбца между заполненнымистолбцами таблицы. Для пополнения таблицы новымизаписями можно вставить туда новую строку.

Шаг за шагом1. Выделите столбец, который после добавления

нового столбца окажется справа от него, илистроку, которая после добавления новой строкиокажется снизу от нее.

2. Выберите команду Insert (Вставка) > Columns(Столбцы) в случае добавления столбца иликоманду Insert (Вставка) >• Rows (Строки) в случаедобавления строки.

Добавление: Ячеек и диапазоновExcel позволяет добавлять ячейки и диапазоны влюбое место рабочего листа. Формулы, содержавшиеуказатели на ячейки, которые после добавленияновой ячейки сдвигаются в заданном направлении,обновляются автоматически.

Шаг за шагом1. Выделите ячейку (или диапазон), на место которой

будут добавлены новые ячейки.

Page 84: Справочник функций Excel

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Cells(Ячейки), чтобы вставить ячейку на местовыделенного фрагмента.

3. В появившемся окне диалога задайте, как при этомбудут вести себя соседние ячейки, выбрав одно изчетырех положений переключателя Insert(Добавить): Shift cell right (Ячейки со сдвигомвправо), Shift cell down (Ячейки со сдвигом вниз),Entire row (Строку), Entire column (Столбец), — инажмите кнопку ОК.

Замена данных на рабочем листеКоманда Replace (Заменить) позволяет выполнять быстрыйпоиск и замену данных. Можно как заменить все вхожденияданных, так и заменять их по очереди.

Шаг за шагом1. Если поиск будет производиться во всем листе,

выделите одну ячейку (чтобы начать поиск сначала листа, выделите ячейку А1). Для поиска вдиапазоне выделите этот диапазон.

2. Выберите команду Edit (Правка) >• Replace(Заменить). В поле Find What (Что) открывшегосяокна диалога введите изменяемые данные. В полеReplace with (Заменить на) введите те данные,которые нужно записать в найденные ячейки.Щелкните на кнопке Find Next (Найти далее).

3. Щелкните на кнопке Replace (Заменить), и данныев первой найденной ячейке будут заменены.Щелкните на кнопке Find Next (Найти далее) дляпродолжения поиска. Можно заменить данные,обозначенные в поле Find What (Что), во всемлисте сразу, щелкнув на кнопке Replace All(Заменить все). После окончания поиска закройтеменю щелчком на кнопке Close (Закрыть).

ПРИМЕЧАНИЕ Для замены данных в других рабочихлистах нужно сделать активными эти рабочие листы.Команда Replace (Заменить) работает только с активнымрабочим листом.

Page 85: Справочник функций Excel

Защита: Отдельных рабочихлистов

Можно ограничить другим пользователям доступ котдельным рабочим листам книги Excel. При этом онипо8прежнему смогут открывать файл книги и вноситьизменения на незащищенные листы.(См. также раздел «Защита: Файлов книг», еслитребуется защитить целую книгу.)

Шаг за шагом1. Перейдите на рабочий лист, который нужно

защитить. Выберите команду Tools (Сервис) >•Protection (Защита) >• Protect Sheet (Защититьлист).

2. В открывшемся окне диалога укажите, что именноследует защищать в рабочем листе, установивсоответствующие флажки.

3. Введите пароль в окне диалога Protect Sheet(Защитить лист) (помните, что прописные истрочные буквы различаются) и щелкните накнопке ОК.

4. Повторите ввод пароля в окне Confirm Password(Подтверждение пароля) и снова щелкните накнопке ОК.

5. Чтобы отключить защиту листа, выберите командуTools (Сервис) > Protection (Защита) >• UnprotectSheet (Снять защиту листа).

ВНИМАНИЕ Не следует забывать пароли. Если вывключили защиту листа, запишите пароль и храните егов надежном месте. Без пароля вы сами не сможетеоткрывать и редактировать рабочий лист.

Защита: Открытие защищенногофайла книги

(Для получения предварительной информации см.раздел «Защита: Файлов книг».)

Page 86: Справочник функций Excel

Файл, защищенный паролем, открывается так же,как и любой другой файл. Однако, прежде чем книгабудет выведена на экран, Excel попросит вас ввестипароль (или пароли), который был (были) назначенфайлу. Если вы забудете пароль, то не сможетеоткрыть книгу. Если вы забудете только пароль длязащиты от изменений, то вы сможете открыть книгу,но не сможете вводить в нее новые данные, даже еслисохраните ее под другим именем.

Шаг за шагом1. Щелкните на кнопке Open (Открыть) на

стандартной панели инструментов и выберитенужный файл. В открывшемся окне диалогащелкните на кнопке Open (Открыть).

2. В появившемся окне диалога введите пароль ищелкните на кнопке ОК. Помните, что при вводепаролей строчные и прописные буквыразличаются.

3. Во втором окне диалога введите парольразрешения записи и щелкните на кнопке ОК иливыберите доступ Readonly (Только для чтения).

Защита: Файлов книгExcel предусматривает ограничение прав другихпользователей в отношении использованиясозданных вами книг. Возможны три уровня защитыфайлов, отличающиеся по количеству возможныхдействий с вашими файлами. Первый вариантразрешает пользователю открывать файл только дляпросмотра, второй — для просмотра и измененияданных, третий позволяет установить защитупаролем на открытие файла.(См. также раздел «Защита: Открытие защищенногофайла книги».)

Шаг за шагом1. Откройте файл, который нужно защитить. Выберите

команду File (Файл) > Save As (Сохранить как) и воткрыв8

Page 87: Справочник функций Excel

шемся окне диалога Save As (Сохранениедокумента) нажмите кнопку Options (Параметры).

2. В'открывшемся окне диалога General Options(Параметры сохранения) введите пароли дляоткрытия файла и для разрешения внесенияизменений.

3. Подтвердите введенные пароли и щелкните накнопке ОК.

4. Установите флажок Read8only recommended(Рекомендовать доступ только для чтения), чтобыпредложить пользователям открывать данныйфайл только в режиме чтения. (В этом режименельзя внести в книгу никаких исправлений. Еслипользователь захочет внести свои изменения, емупридется сохранить файл под другим именем.)Щелкните на кнопке ОК.

5. Щелкните на кнопке Save (Сохранить), чтобысохранить файл со всеми изменениями.

ВНИМАНИЕ При вводе паролей строчные и прописныебуквы различаются.

ПРИМЕЧАНИЕ Рекомендация доступа только длячтения не отменяет назначенных паролей. Если же выуказали пароль для открытия файла, то его необходимобудет ввести.

Всю защиту файла можно снять. Для этого откройтекнигу, выберите команду File (Файл) > Save As(Сохранить как) и в окне диалога Save As (Сохранениедокумента) нажмите кнопку Options (Параметры). Воткрывшемся окне диалога General Options(Параметры сохранения) удалите пароли изсоответствующих полей и, если нужно, снимитефлажок Read8only recommended (Рекомендоватьдоступ только для чтения), а затем щелкните накнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Save As(Сохранение документа). Щелкните на кнопке Save(Сохранить) для сохранения файла с этимиизменениями.

Page 88: Справочник функций Excel

Защита: ЯчеекExcel предоставляет несколько возможностей дляограничения доступа к данным в ваших документах.Можно защитить от просмотра и от изменениястолбцы, строки, формулы, графические объекты.Рекомендуется устанавливать режим защиты такимобразом, чтобы разрешить доступ только к некоторымячейкам и диапазонам, а затем защитить весьрабочий лист.

(См. также раздел «Защита: Отдельных рабочихлистов».)

Шаг за шагом1. Выделите ячейки и диапазоны, доступ к которым

нужно открыть. Данные в этих ячейках идиапазонах можно будет изменять.

2. Выберите команду Format (Формат) >• Cells(Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкнитена вкладке Protection (Защита).

3. После снятия флажка Locked (Защищаемаяячейка) щелкните на кнопке ОК.

Изменение: Высоты строкиВысота строки может быть изменена произвольнымобразом. При вводе данных она устанавливаетсядостаточной для отображения самого высокогоэлемента в строке. Изменение высоты строкипроизводится вручную. Если установленная высотастроки меньше высоты вводимых символов, то сим8волы будут обрезаться верхней границей ячейки.

Шаг за шагом1. Необходимо добиться, чтобы указатель мыши

превратился в двунаправленную стрелку припомещении его под нижней границей номерастроки. Например, для изменения строки 4 нужнопоместить указатель мыши между строками 4 и 5.

Page 89: Справочник функций Excel

2. Перетащите границу строки вверх или вниз донужного уровня и отпустите кнопку мыши.

3. Для изменения высоты нескольких строк выделитеэти строки и потяните за нижнюю границу однойиз них. Можно изменить высоту всех строк листа:выделите весь лист щелчком на кнопке в его левомверхнем углу — на пересечении номеров строк изаголовков столбцов — и перетащите нижнююграницу любой из строк. По достижении нужногоразмера отпустите кнопку мыши.

СОВЕТ Двойной щелчок на нижней границе строкиизменяет ее высоту в соответствии с размером самоговысокого элемента в этой строке.

Изменение: Ширины столбцаПодстроив ширину столбцов под ширину данных в ячей8ках, можно существенно улучшить внешний вид рабочихлистов. Изменение ширины столбцов также поможет раз8местить больше данных на рабочем листе или на распечат8ке. Если ширина столбца недостаточна для корректногоотображения данных (числа, даты или времени), в этойячейке будет виден набор символов #йй###. Этим приемомможно иногда пользоваться, чтобы скрыть конфиденциаль8ные данные в столбце.(См. также раздел'«Выравнивание: Автоподбор ширины» вглаве «Форматирование».)

Шаг за шагом1. Поместите указатель мыши над правой границей

заголовка столбца. Например, чтобы изменитьширину столбца В, поместите указатель надграницей между столбцами В и С. Он превратитсяв двунаправленную стрелку.

2. Перетащите границу столбца влево или вправо.Когда ширина столбца станет подходящей,отпустите кнопку мыши.

Page 90: Справочник функций Excel

3. Чтобы изменить ширину нескольких столбцов,выделите их и потяните за правую границу одногоиз столбцов. Чтобы изменить ширину всехстолбцов, щелкните на кнопке выделения всеголиста (серый прямоугольник в левом верхнем углулиста на пересечении заголовков строк и столбцов),перетащите правую границу любого столбца иотпустите кнопку мыши.

(См. также разделы «Выделение: Строк и столбцов спомощью мыши» и «Выделение: Строк и столбцов спомощью клавиатуры» в главе «Начало работы».)

СОВЕТ Чтобы автоматически изменить ширину столбцав соответствии с максимальной шириной записи в этомстолбце, дважды щелкните на его правой границе.

Копирование: Атрибутов ячеекЕсли возникает необходимость в копированииотдельных атрибутов ячейки, таких как формат,значение, комментарий и т. д., нужно использоватькоманду Edit (Правка) >• Paste Special (Специальнаявставка). Эта же команда позволяет транспонироватьтаблицы, то есть вставлять столбцы диапазона построкам, а строки — по столбцам, и, наконец, с помо8щью этой команды можно комбинировать атрибутыячеек.

Шаг за шагом1. Выделите щелчком мыши ячейку (или диапазон),

которую нужно скопировать, затем щелкните накнопке Copy (Копировать) на стандартной панелиинструментов (можно выбрать команду Edit(Правка) >• Copy (Копировать)).

2. Выделите ячейку (или диапазон), в которую будетпроизводиться копирование. Выберите командуEdit (Правка) >• Paste Special (Специальнаявставка). Появится окно диалога Paste Special(Специальная вставка).

3. В зависимости от того, что вы хотите вставить,выберите одно из положений переключателя Paste(Вставить): Formu8

Page 91: Справочник функций Excel

Las (Формулы), Values (Значения), Formats(Форматы), Comments (Примечания), Validation(Условия на значения), All except borders (Все кромерамок) или просто АН (Все).

4. В зависимости от способа комбинированияскопированных данных выберите одно изположений переключателя Operation (Операция):None (Нет), Add (Сложить), Subtract (Вычесть),Multiple (Умножить), Divide (Разделить).

5. Установите флажок Skip blanks (Пропускатьпустые ячейки), если поверх старого содержимогоячеек не нужно вставлять пустые ячейки.

6. Чтобы транспонировать таблицу, то есть вставитьстроки по столбцам, а столбцы — по строкам,необходимо установить флажок Transpose(Транспонировать).

7. Щелкните на кнопке ОК.

Копирование: В другие ячейкиИспользование команд Copy (Копировать) и Paste(Вставить) экономит массу рабочего времени. Нетнеобходимости заполнять вручную все ячейки,содержащие одинаковые символы, формулы илиформаты. Достаточно ввести их один раз, а потомкопировать в заранее подготовленные ячейки илидиапазоны. Надо лишь следить, чтобы не былиперезаписаны важные данные.

Шаг за шагом1. Выделите щелчком мыши ячейку (или диапазон),

которую нужно скопировать, затем щелкните накнопке Copy (Копировать) на стандартной панелиинструментов (можно выбрать команду Edit(Правка) > Copy (Копировать)).

2. Пользуясь указателем мыши, выделите место влевом верхнем углу диапазона, в который выхотите вставить копируемые данные.

3. Щелкните на кнопке Paste (Вставить) настандартной панели инструментов.

Page 92: Справочник функций Excel

Копирование: В несмежныедиапазоны

Копировать данные можно в различные местарабочего листа (по нескольку копий) и в несмежныедиапазоны. Предварительно нужно убедиться, что виспользуемых диапазонах не содержатся нужныеданные.

Шаг за шагом1. Выделите щелчком мыши ячейку (или диапазон),

которую нужно скопировать, затем щелкните накнопке Copy (Копировать) на стандартной панелиинструментов (можно выбрать команду Edit(Правка) > Copy (Копировать)).

2. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, проведитемышью по всем левым верхним ячейкамдиапазонов, в которые предполагается вставитьскопированные данные.

3. Щелкните на кнопке Paste (Вставить) настандартной панели инструментов.

Копирование: Данных в ячейкахОперация копирования данных — одна из наиболееважных при подготовке документа. В Excel данные можнокопировать из одного места в другое в пределах рабочеголиста, между рабочими листами и даже между Excel идругими приложениями.(См. разделы «Копирование: Данных из других приложе8ний» и «Перемещение: Данных в ячейках».)

Шаг за шагом1. Выделите ячейку (или диапазон), которую нужно скопи8

ровать, затем щелкните на кнопке Copy (Копировать)стандартной панели инструментов (или выберитекоманду Edit (Правка) >• Copy (Копировать)).

2. Выделите левую верхнюю ячейку диапазона, в которуюбудет производиться копирование, затем щелкните накнопке Paste (Вставить) стандартной панелиинструмен8

Page 93: Справочник функций Excel

тов (или выберите команду Edit (Правка) > Paste(Вставить)).

СОВЕТ Чтобы быстро скопировать данные впределах рабочего листа, выделите мышьюдиапазон для копирования. Затем перетащите егоза край в нужное место, удерживая нажатойклавишу Ctrl, и отпустите кнопкумыши.

Копирование: Данных издругих приложений

Задача переноса данных осуществляется с помощьюбуфера обмена. Вы можете легко копировать ивставлять данные из одного Windows8приложения вдругое. Буфер обмена — это место, где временнохранятся вырезанные или скопированные объекты.При выполнении команды вырезания иликопирования текста или объекта Windows помещаетэтот текст или объект в буфер, после чего их можновставить в тот же самый или в другой рабочий листлибо в другое приложение.

Шаг за шагом1. Выделите ячейку (или диапазон),

предназначенную для копирования, затемщелкните на кнопке Copy (Копировать) настандартной панели инструментов (или выберитекоманду Edit (Правка) > Copy (Копировать)).

2. Поместите курсор в место предполагаемой вставки.Если копирование производится в другое Windows8приложение, переключитесь в это приложение.Например, если вы вставляете объект из Excel вWord, переключитесь в Word.

3. Щелкните на кнопке Paste (Вставить) настандартной панели инструментов (или выберитекоманду Edit (Правка) > Paste (Вставить)).

Page 94: Справочник функций Excel

СОВЕТ Для копирования атрибутов ячеек вы можетеиспользовать все функции команды Paste Special(Специальная вставка), описанной в разделе«Копирование: Атрибутов ячеек».

ПРИМЕЧАНИЕ Один и тот же объект можно вставлятьмного раз, пока в буфер не попадет новый фрагмент.Данные хранятся в буфере до тех пор, пока не будетосуществлена новая операция вырезания или ко8пирования, которая и поместит в буфер новый фрагмент.

(См. также раздел «Копирование: Атрибутов ячеек» вэтой главе и раздел «Связывание: Данных Excel идругих Windows8приложений» в главе «Связывание ивнедрение».)

Копирование: Рабочих листовРабочий лист со всем содержимым и всемиформатами можно скопировать в новый лист. Этоможно проделать как с той книгой, в которой данныйрабочий лист находится, так и с любой другой. Этоможет понадобиться, когда нужно работать сдокументами, требующими создания рабочих листовсо сходными форматами, структурой и организацией.(См. также раздел «Перемещение: Рабочих листов».)

Шаг за шагом1. Откройте книги, между которыми будет

производиться перемещение рабочих листов, иперейдите в ту, откуда рабочие листы будуткопироваться.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке тоголиста, который нужно скопировать. Впоявившемся контекстном меню выберитекоманду Move or Copy (Переместить/ скопировать).

3. В списке То book (В кишу) открывшегося окнадиалога Move or Copy (Переместить илископировать) укажите название

Page 95: Справочник функций Excel

книги, в которую будет производиться вставкавыделенных рабочих листов.

4. В списке Before sheet (Перед листом) укажите, кудаименно нужно копировать рабочие листы.

5. Если нужно сохранить оригинал копируемогофрагмента на месте и переслать в другую книгутолько копию рабочего листа, установите флажокCreate copy (Создавать копию). Щелкните покнопке ОК.

СОВЕТ Можно быстро создать копию рабочего листа втой же книге. Для этого перетащите ярлычоккопируемого листа в нужное место, удерживая нажатойклавишу СМ.

Орфография: Проверкаорфографии

Все приложения Microsoft Office, в том числе и Excel,используют одну и ту же систему проверкиорфографии и одни и те же словари. С помощью этогоинструмента в Excel вы можете проверитьправильность написания как отдельного слова, так ивсех слов на рабочем листе или даже на диаграмме.Excel позволяет использовать и собственные словари,содержащие сокращения и термины, характерныедля определенной области деятельности.Ниже перечислены элементы управления окнадиалога Spelling (Проверка орфографии) и дано ихописание.

Page 96: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Выделите одну ячейку, если будет производитьсяпроверка рабочего листа в целом. Выделитедиапазон, диаграмму или объект, чтобы ограничитьобласть проверки только этими фрагментами.(Чтобы начать поиск с начала рабочего листа,выделите ячейку А1.)

2. Щелкните на кнопке Spelling (Орфография) настандартной панели инструментов. Если Excel несможет найти в своем словаре какое8то слово, наэкране появится окно " диалога Spelling (Проверкаорфографии).

3. Измените вариант в поле Change to (Заменить на)или согласитесь с предложенным. Щелкните накнопке Change (Заменить). Если щелкнуть на кнопкеChange all (Заменить все), слово с ошибкой будетзаменено во всем документе (или выделенномфрагменте).

4. Можно выбрать другой вариант правильного словав списке Suggestions (Варианты) и только потомнажать кнопку Change (Заменить) или Change all(Заменить все). Также можно использовать и другиеперечисленные выше возможности.

5. Когда появится сообщение о том, что весь рабочийлист (или весь выделенный фрагмент) проверен,щелкните на кнопке ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ Если система проверки орфографии ненаходит неправильных слов, то окно диалога Spelling(Проверка орфографии) на экране не появляется. Вместонего выводится короткое сообщение о том, что проверказакончена.

Орфография: Созданиепользовательскогословаря

Чтобы при проверке орфографии не изменять многораз одни и те же имена, фамилии клиентов, названияфирм, индексы, технические термины, аббревиатурыи т. д., добавляйте эти

Page 97: Справочник функций Excel

слова в пользовательский словарь. Когда Excelпроверяет орфографию, слово сначала ищется восновном словаре. Если нужного слова там нет,программа обращается к пользовательскомусловарю.Если настройки по умолчанию не были изменены, товсе новые слова будут добавляться в словарьCustom.dic. Это название появляется в списке Addwords to (Добавлять слова в) окна диалога Spelling(Проверка орфографии). Можно создавать своисобственные словари, называя их соответственнотеме документа, и выбирать их в списке.Пользовательских словарей может быть сколькоугодно, но одновременно работать можно только содним.

Шаг за шагом1. Откройте рабочий лист, где содержатся слова,

которые вы хотите добавить в пользовательскийсловарь (предполагается, что их нет в основномсловаре Excel), затем щелкните на кнопке Spelling(Орфография) на стандартной панелиинструментов или выберите команду Tools(Сервис) >• Spelling (Орфография).

2. Когда Excel найдет слово, которое нужно добавитьв словарь, введите имя нового словаря в поле Addwords to (Добавлять слова в).

3. Щелкните на кнопке Add (Добавить), чтобыдобавить текущее слово в словарь.

Пока окно диалога Spelling (Проверка орфографии)открыто (для чего необходимо наличие хотя быодного слова, которого нет в словаре Excel и рабочемпользовательском словаре), можно менять словари,выбирая их в списке.Чтобы добавить слова в ваш пользовательскийсловарь, начните проверку орфографии с фрагмента,в котором находятся эти слова. При необходимостидобавить слово в словарь выберите нужное названиесловаря в списке Add words to (Добавлять слова в) ищелкните на кнопке Add (Добавить).

Page 98: Справочник функций Excel

Переименование рабочих листовКаждому рабочему листу в книге по умолчаниюприсваивается имя. В новой книге листы называютсяSheetl (Лист1), Sheet2 (Лист2) и т. д. Вы можетезаменить эти имена более содержательныминазваниями (длиной до 31 символа). В именахрабочих листов можно использовать пробелы, нонедопустимы следующие символы:

/\:Д*[]<>

Шаг за шагом1. Дважды щелкните мышью на ярлычке листа,

который необходимо переименовать.2. Введите новое имя и нажмите клавишу Enter.

Новое имя сразу отобразится на ярлычке листа.

Перемещение: Данных в ячейкахExcel допускает перемещение данных в пределаходного рабочего листа, между рабочими листами,между книгами и даже между приложениями. Когдавы перемещаете (или вырезаете) данные, вы такжеперемещаете ячейку, в которой они содержатся.Обязательно заранее приготовьте место дляперемещаемых данных, чтобы случайно неуничтожить нужную информацию. (См. также раздел«Копирование: Данных в ячейках».)

Шаг за шагом1. Выделите ячейку (или диапазон), которую нужно

переместить, затем щелкните на кнопке Cut(Вырезать) на стандартной панели инструментов(или выберите команду Edit (Правка) >• Cut(Вырезать)).

2. Выделите левую верхнюю ячейку диапазона, вкоторый будет производиться перемещение. Еслипроизводится вставка в другое приложение,переключитесь в него и перейдите в местовставки.

Page 99: Справочник функций Excel

3. Щелкните на кнопке Paste (Вставить) настандартной панели инструментов (или выберитекоманду Edit (Правка) > Paste (Вставить)).

СОВЕТ Чтобы быстро переместить данные в пределахрабочего листа, выделите диапазон для копирования.Затем перетащите его за край в нужное место.

Перемещение: Между рабочимилистами

Для быстрого перемещения между рабочими листамислужат ярлычки листов, которые располагаются внижней части экрана. Если книга состоит изнескольких листов и не все ярлычки видны на экране,то для увеличения области видимости ярлычковперетащите левый край горизонтальной полосыпрокрутки. Если все8таки ярлычки не видныполностью, используйте кнопки прокрутки листов(кнопки со стрелками слева от ярлычков листа). Всегоодин раз щелкнув мышью, можно переместиться кпервому и последнему рабочему листу, а также кпредыдущему и следующему.

Шаг за шагом1. Прокрутите ярлычки листов так, чтобы нужный

ярлычок был виден на экране.2. Щелкните по ярлычку требуемого рабочего листа,

чтобы перейти на него.

ПРИМЕЧАНИЕ Если на экране вообще не видныярлычки листов, выберите команду Tools (Сервис) >•Options (Параметры), щелкните на вкладке View (Вид)открывшегося окна диалога и установите флажок Sheettabs (Ярлычки листов).

Перемещение: Рабочих листовРабочие листы можно перемещать как в пределаходной книги, так и из одной книги в другую. Нетнеобходимости

Page 100: Справочник функций Excel

предварительно создавать пустой рабочий лист — выможете переместить исходный лист прямо в местоназначения.(См. также раздел «Копирование: Рабочих листов».)

Шаг за шагом1. Откройте книги, между которыми будет

производиться перемещение рабочих листов.Перейдите в книгу, содержащую рабочие листыдля перемещения.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычкелиста, который нужно переместить. Выберите впоявившемся меню команду Move or Copy(Переместить/скопировать).

3. В списке То book (В книгу) открывшегося окнадиалога укажите название книги, в которую будетпроизводиться перемещение выделенных рабочихлистов.

4. В списке Before sheet (Перед листом) укажите, кудаименно нужно перемещать рабочие листы.Щелкните на кнопке ОК.

СОВЕТ Чтобы быстро переместить рабочий листвнутри 'одной книги, выделите нужный ярлычок листаи перетащите активный лист на место.

ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы сделать рабочий лист первымлистом в новой книге, выберите пункт New book (Новаякнига) в списке То book (В книгу) окна диалога Move orcopy (Переместить или скопировать).

Поиск данных на рабочем листеКогда рабочие листы разрастаются и заполняютсяинформацией, становится все труднее искать на нихконкретные данные. Команда Edit (Правка) >• Find(Найти) позволяет мгновенно переходить к любымэлементам рабочего листа, например подписям,формулам, значениям или примечаниям. (См. такжераздел «Замена данных на рабочем листе».)

Page 101: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Выделите диапазон, в котором следует вести

поиск. Чтобы вести поиск во всем рабочем листе,выделите любую ячейку. (Чтобы начать поиск сначала рабочего листа, выделите ячейку А1.)

2. Выберите команду Edit (Правка) >• Find (Найти). Вполе Find what (Что) открывшегося окна диалогаFind (Найти) введите данные, которые нужнонайти. Укажите другие параметры поиска,например Match case (Учитывать регистр).

3. В списке Look in (Область поиска) выберите типинформации, к которому принадлежат исходныеданные.

4. Щелкните на кнопке Find Next (Найти далее).Вновь щелкните на этой кнопке, чтобы перейти кследующему найденному фрагменту. Когдазакончите, щелкните на кнопке Close (Закрыть).

ПРИМЕЧАНИЕ Команда Find (Найти) позволяет вестипоиск только в текущем рабочем листе. Чтобы найтиданные в другом рабочем листе, перейдите в него и ещераз выполните команду Find (Найти).

ПРИМЕЧАНИЕ Нажатие клавиши Esc останавливаетпроцесс поиска.

Правка данных: В строке формулДля исправления данных в ячейках можноиспользовать строку формул.

Шаг за шагом1. Выделите ячейку, содержащую текст, который

нужно исправить.

Page 102: Справочник функций Excel

2. Поместите указатель мыши над строкой формул,чтобы он превратился в указатель в видевертикальной черты. Поместите этот указатель внужное место в строке формул и щелкните левойкнопкой мыши.

3. Введите новые данные. Если необходимо удалитьтекст, используйте клавишу Backspace дляудаления символа слева от курсора или клавишуDelete для удаления символа справа от курсора.

4. Нажмите клавишу Enter, чтобы принятьизменения, или клавишу Esc, чтобы оставитьсодержимое ячейки неизменным.

СОВЕТ Для замены части содержимого ячейкивыделите мышью последовательность символов,которые нужно заменить другими. Затем введите новыеданные и нажмите клавишу Enter.

Правка данных: В ячейкахИзменить содержимое ячейки можно либо в самойячейке, либо в строке формул. На рабочих листах,построенных по принципам форм, пользователи чащевсего вводят данные непосредственно в ячейки.

Шаг за шагом1. Дважды щелкните на ячейке, содержащей текст,

который нужно исправить. Переместите курсор внужное место (с помощью клавиатуры или мыши).

2. Введите новые данные. Если требуется удалитьтекст, используйте клавишу Backspace дляудаления символа слева от курсора или клавишуDelete для удаления символа справа от курсора.

3. Нажмите клавишу Enter, чтобы принятьизменения, или клавишу Esc, чтобы оставитьсодержимое ячейки неизменным.

Page 103: Справочник функций Excel

Скрытие: Отображение скрытыхстрок и столбцов

(Для получения предварительной информации см.раздел «Скрытие: Строк и столбцов».)Столбец или строка являются скрытыми, еслизаголовок столбца или номер строки не виден наэкране. Скрытые строки и столбцы можно легко сноваотобразить на экране, если нужно изменить данные,которые в них содержатся.

Шаг за шагом1. Выделите столбцы, окружающие скрытый столбец,

или строки, окружающие скрытую строку.2. Щелкните правой кнопкой мыши на одном из

выделенных столбцов или строк. В появившемсяконтекстном меню выберите команду Unhide(Отобразить).

Скрытие: Строк и столбцовИногда приходится скрывать часть столбцов и строк.Например, при печати иногда нет необходимостивыводить всю информацию, которая содержится втаблице. Столбцы и строки, которые не требуетсяпечатать, можно временно убрать с экрана. Они небудут видны и не будут выводиться на печать(печатаемый документ выглядит так же, как онотображается на экране). Скрытие строк и столбцовне влияет на значения, вычисляемые в формулах.(См. также раздел «Скрытие: Отображение скрытыхстрок и столбцов».)

Шаг за шагом1. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке

столбца или номере строки, которые необходимоскрыть.

2. В появившемся контекстном меню выберитекоманду Hide (Скрыть).

Page 104: Справочник функций Excel

СОВЕТ Если часто приходится убирать с экрана иотображать одни и те же строки и столбцы, разумносоздать для этих целей представление. Подробнее обэтом см. раздел «Представление рабочего листа» в главе«Настройка».

Удаление: Рабочих листовЕсли какой8то лист в книге не нужен, его целикомможно удалить. Перед удалением рабочего листа Excelпопросит подтвердить удаление. Используйте этукоманду с осторожностью — отменить удаление листас помощью команды Undo (Отменить) невозможно.(См. также раздел «Книги: Удаление» в главе «Работа сфайлами».)

Шаг за шагом1. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа, ко8

торый нужно удалить.2. Выберите в контекстном меню команду Delete (Удалить),

а затем щелкните по кнопке О К, чтобы подтвердитьудаление.

Удаление: Содержимого ячеекХотя удаление данных — довольно простая задача, но с нейсвязано несколько тонкостей. Следует различать удалениеданных из ячеек и удаление самих ячеек. Удаление данныхиз ячеек иногда называется очисткой содержимого. Приочистке ячейки можно удалить из нее данные, форматиро8вание, примечание или все вместе.

ПРИМЕЧАНИЕ Для удаления данных из ячеек (какописано в этом разделе) используйте команду Edit(Правка) > Clear (Очистить) или клавишу Delete. Если выхотите удалить ячейки из рабочего листа (включая ихсодержимое), используйте команду Edit (Правка) >• Cut(Вырезать) или Edit (Правка) >• Delete (Удалить).

Page 105: Справочник функций Excel

(См. также раздел «Удаление: Ячеек и диапазонов».)

Шаг за шагом1. Выделите ячейку или диапазон, которые нужно

очистить.2. Раскройте подменю Clear (Очистить) меню Edit

(Правка) и выберите одну из команд: All (Все),Formats (Форматы), Contents (Содержимое) илиComments (Примечания). Чтобы вернуть данные висходное состояние, выберите команду Edit(Правка) >• Undo (Отменить).

СОВЕТ Чтобы быстро очистить содержимое ячеек,выделите их все i нажмите клавишу Delete.

Удаление: Строки столбцовСтолбцы и строки с устаревшими данными можно

удалять.

Шаг за шагом1. Выделите удаляемый столбец (или строку).2. Выберите команду Edit (Правка) >• Delete(Удалить).

СОВЕТ При удалении нескольких столбцов (или строк)нужно просто выделить на шаге 1 все удаляемыестолбцы (или строки).

Удаление: Ячеек и диапазоновExcel позволяет удалять ячейки и диапазоны в любомместе рабочего листа. При удалении ячейки израбочего листа происходит удаление как содержимогоячейки, так и самой ячейки. На место удаленныхячеек сдвигаются соседние. Формулы, содержавшиеуказатели на ячейки, которые после удалениясдвигаются в том или ином направлении, обнов8ляются автоматически.

• (См. также раздел «Удаление: Содержимого ячеек».)

Page 106: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Выделите удаляемую ячейку (или диапазон).2. Выберите команду Edit (Правка) > Delete (Удалить).3. В появившемся окне диалога задайте, как при этом

бу8. дут вести себя соседние ячейки, выбрав одноиз четырех положений переключателя Delete(Удалить): Shift cell left (Ячейки со сдвигом влево),Shift cell up (Ячейки со сдвигом вверх), Entire row(Строку), Entire column (Столбец), — и нажмитекнопку ОК.

Page 107: Справочник функций Excel

Работа с файлами

Основные команды, необходимые для работы сфайлами и книгами, находятся в меню File (Файл).Это, например, команды открытия и закрытия файла,создания нового файла, сохранения существующего.Кроме того, в файл можно внести вспомогательнуюинформацию о книге Excel.Также с помощью меню File (Файл) можно разрешитьсовместный доступ к файлу книги другимпользователям как локальной, так и глобальной сети.Это позволяет нескольким пользователям работать содной книгой одновременно и параллельно вноситьтуда изменения.

Книги: Добавление информации(Для получения предварительной информации см. раздел«Книги: Создание».)

Служебную информацию и информацию о свойствах файламожно записать в каждую книгу. Эти данные потом по8могают производить поиск файлов.(См. также раздел «Файлы: Поиск».)

Шаг за шагом1. Откройте книгу, в которую нужно внести

дополнительную информацию.2. Выберите команду File (Файл) > Properties

(Свойства).3. На вкладке Summary (Документ) открывшегося

окна диалога Properties (Свойства) введитеинформацию, которую требуется сохранитьвместе с документом. Если нужно, установите внижней части окна флажок для создания рисункапри предварительном просмотре.

4. На других вкладках этого окна диалога изменитесвойства файла, введя необходимуюинформацию. Когда будут внесены всеизменения, щелкните на кнопке ОК.

Page 108: Справочник функций Excel

Книги: Закрытие(Ддя получения предварительной информации см.раздел «Книги: Создание».)После того как закончена работа над книгой, ее надозакрыть, чтобы выгрузить из памяти.

Шаг за шагом1. Выделите книгу, которую надо закрыть. Затем

выберите команду File (Файл) > Close (Закрыть).2. Если в книге были сделаны изменения, которые не

были сохранены, то перед закрытием появитсяокно диалога. В нем вам будет предложеносохранить файл. Если изменения нужносохранить, щелкните на кнопке Yes (Да), если нет— No (Нет). Чтобы вернуться к работе над книгой,щелкните на кнопке Cancel (Отмена).

Книги: СозданиеПри запуске Excel создается новая книга с именемBookl. Книга может состоять из нескольких рабочихлистов разного типа, ими могут быть, например,рабочие листы, листы с диаграммами, макросами и т.п.Каждый созданный или открытый документ будетоткрываться в новом окне. Это очень удобно приработе с несколькими документами.Когда файл создается с помощью команды File (Файл)> New (Создать), Excel предложит вам выбратьшаблон для новой книги. Обычно используетсяшаблон по умолчанию, но допустимы и другиевстроенные или созданные самостоятельношаблоны. Книга, основанная на предлагаемом поумолчанию шаблоне, содержит три рабочих листа.

(См. также разделы «Шаблоны: Создание» и «Шаблоны:Создание рабочей книги да основе шаблона» в главе«Настройка», а также раздел «Добавление: Рабочихлистов» в главе «Правка книг».)

Page 109: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Запустите Excel.2. Выберите команду File (Файл) >• New (Создать).

Щелкните на нужной вкладке открывшегося окнадиалога New (Создание документа) и выберитетребуемый шаблон. Щелкните на нем. (ШаблонWorkbook (Книга) на вкладке General (Общие) — этошаблон книги, который используется поумолчанию.) Щелкните на кнопке ОК.

СОВЕТ Для создания книги на основе шаблона,выбранного по умолчанию, щелкните на кнопке New(Создать) панели инструментов Standard (Стандартная).

СОВЕТ Для изменения числа листов, которые поумолчанию содержит новая книга, выберите командуTools (Сервис) > Options (Параметры). В открывшемсяокне диалога Options (Параметры) щелкните на вкладкеGeneral (Общие). В поле Sheets in new workbook (Листов вновой книге) укажите нужное число. Щелкните накнопке ОК.

Книги: Удаление(Для получения предварительной информации см.раздел «Книги: Создание».)Если книга больше не нужна, ее можно удалить.Вместе с ней удалятся все рабочие листы,диаграммы, макросы и т. п. Перед удалением книгинадо убедиться, что она была закрыта. Послевыполнения команды закрытия файла появится окнодиалога, в котором потребуется подтвердить удалениефайла.(См. также раздел «Удаление: Рабочих листов» в главе«Правка книг».)

Шаг за шагом1. Перед удалением проверьте, была ли закрыта

книга. Затем выберите команду Rie (Файл) >• Open(Открыть). Появится окно диалога Open (Открытиедокумента).

6 Зак.№673

Page 110: Справочник функций Excel

2. В списке Look in (Папка) найдите нужную папку,а в ней — файл книги, который требуется удалить.3. Щелкните правой кнопкой мыши на значке книги.4. В появившемся меню выберите команду Delete

(Удалить).5. В окне диалога Подтверждение удаления файла

щелкните на кнопке Да для удаления книги илиНет, чтобы вернуться в окно диалога Open(Открытие документа).

6. Щелкните на кнопке Cancel (Отмена), чтобызакрыть окно диалога Open (Открытие документа).

Открытие: Существующейкниги

(Для получения предварительной информации см.раздел «Книги: Создание».)

Перед работой над книгой ее сначала требуетсяоткрыть. Для этого достаточно в окне диалога Open(Открытие документа) дважды щелкнуть на значкенужной книги.(См. также раздел «Открытие: Файлов, сохраненных вдругих форматах».)

Шаг за шагом1. Запустите Excel.2. Щелкните на кнопке Open (Открыть) на панели

инструментов Standard (Стандартная). (Иливыберите команду File (Файл) >• Open (Открыть).)

3. В окне диалога Open (Открытие документа) всписке Look in (Папка) найдите папку, в которойсодержится требующаяся книга.

ПРИМЕЧАНИЕ В Excel 2000, щелкнув на стрелочке,расположенной на кнопке Open (Открыть) в окнедиалога Open (Открытие документа), вы увидите меню,позволяющие открыть документ другими способами:Open as Сору (Открыть как копию), Open Read8onlyСОткрыть только для чтения) или Open in Browser(Открыть в броузере).

Page 111: Справочник функций Excel

4. Выделите нужный файл книги и щелкните накнопке Open (Открыть).

СОВЕТ Чтобы открыть книгу, с которой вы недавноработали, раскройте меню File (Файл). В нижней частименю выберите имя книги. По умолчаниюотображаются только названия последних четырехоткрытых документов. Чтобы изменить это число,выберите команду Tools (Сервис) >• Options(Параметры). В открывшемся окне диалога на вкладкеGeneral (Общие) в поле Recently used file list (Списокраннее открывавшихся файлов содержит элементов, неболее) выберите нужное число (но не более 9) и щелкнитена кнопке ОК.

СОВЕТ Если программа Excel еще не запущена, книгуможно открыть из Проводника Windows. Для этогодважды щелкните на значке требующейся книги.

Открытие: Файлов, сохраненных вдругих форматах

Для импорта данных из других программ в Excelможно воспользоваться командой File (Файл) > Open(Открыть). Excel распознает файлы многих форматов,например Lotus 18283, Quattro Pro, dBase, Html и т. д.После открытия таких файлов их часто требуетсясохранить в формате Excel.

СОВЕТ Если нужно просмотреть только частьинформации, содержащейся в файле данных,организованном по строкам и столбцам, лучшевоспользоваться надстройкой Excel 8 Microsoft Query.(См. также раздел «Надстройки Excel» в главе«Настройка».)

Шаг за шагом1. Запустите Excel. Щелкните на кнопке Open

(Открыть) на стандартной панели инструментов(или выберите команду File (Файл) >• Open(Открыть)).

Page 112: Справочник функций Excel

2. В списке File of type (Тип файла) выберите типфайла, который требуется открыть.

3. В" списке Line in (Папка) выберите диск и папку, вкоторой содержится нужный файл.

4. Выберите файл книги и щелкните на кнопке Open(Открыть).

ВНИМАНИЕ Сохранение файла в отличном отExcel формате может привести к потереформатирования, функций, формул и т. п. из8затого, что другие программы могут не поддерживатьэти атрибуты Excel. Для сохранения исходногофайла в формате Excel нужно убедиться, что в полеFiles of type (Тип файла) стоит правильный тип.

Совместное использование:Запрет

(Для получения предварительной информации см.раздел «Совместное использование: Настройка».) Еслик книге разрешен совместный доступ, то его в любоевремя можно запретить. Но перед выполнением этойоперации следует проверить, чтобы в этот момент скнигой больше никто не работал. Иначе запрет насовместное использование книги повлечет за собойпотерю данных другими пользователями.

ВНИМАНИЕ При отключенном режиме совместногоиспользования информация журнала измененийстирается и становится недоступной. (См. также раздел«Совместное использование: Просмотр изменений».)

Шаг за шагом1. Откройте книгу, совместное использование

которой нужно запретить.2. Выберите команду Tools (Сервис) >• Share

Workbook (Доступ к книге). В открывшемся окнедиалога раскройте вкладку Editing (Правка).

Page 113: Справочник функций Excel

3. Если в списке Who has this workbook open now(Файл открыт следующими пользователями) естьимена других пользователей, попросите ихсохранить изменения и закрыть файл. Иначе ихможно просто отключить, щелкнув на кнопкеRemove (Удалить).

4. Снимите флажок разрешения совместного доступаи щелкните на кнопке ОК.

5. В появившемся окне диалога щелкните на кнопкеYes (Да), чтобы запретить совместноеиспользование книги.

Совместное использование:Настройка

Если несколько компьютеров подключены к сети, тоимеется возможность организовать совместную сдругими пользователями работу над документом, тоесть одновременно можно открыть один файл ивносить в него изменения. Программа Excel в этовремя будет отслеживать, кто и какие изменениявносит. В режиме совместного использования естьнесколько параметров, существенно облегчающихработу.

(См. также раздел «Совместное использование:Запрет».) .

Шаг за шагом1. Откройте книгу, с которой предполагается

работать совместно. Выберите команду Took(Сервис) >• Share Workbook (Доступ к книге).

2. В открывшемся окне диалога щелкните на вкладкеEditing (Правка). Установите флажок разрешениясовместного использования. Щелкните на кнопкеОК.

3. В появившемся окне диалога щелкните на кнопкеYes (Да), чтобы сохранить книгу. В заголовкекниги появится слово Shared (Общий).

4. Сохраните книгу в папке, доступной другимпользователям.

5. На вкладке Advanced (Подробнее) окна диалогаShare Workbook (Управление доступом к файлу)можно настро8

Page 114: Справочник функций Excel

ить параметры совместного доступа. Например,можно установить регистрацию изменений, атакже режим обновления изменений, если онипротиворечат друг другу

ПРИМЕЧАНИЕ При сохранении общем книги есть дваспособа разре8шения конфликтов, возникающих приизменении книги разными пользователями. Excelможно заставить выдавать запрос о том, чьи измененияимеют преимущество, а можно сразу отдаватьпреимущество тем изменениям, которые былисохранены ранее.

Совместное использование:Просмотр изменений

(Для получения предварительной информации см.раздел «Совместное использование: Настройка».)

Все изменения, происходящие в общей книге,регистрируются, и их можно просматривать двумяразличными способами:ж изменения выделяются в общей книге, а сведения,

такие как автор, время и дата изменения,выводятся на экран в виде всплывающейподсказки;ж все изменения заносятся в специальный журнал,

который находится на отдельном рабочем листе.

Можно использовать оба способа сразу. Поумолчанию в журнале изменений данныесохраняются 30 дней. Это значение можно изменить.Выберите команду Tools (Сервис) >• Share Workbook(Доступ к книге) и в открывшемся окне диалогараскройте вкладку Advanced (Подробнее). В поле Keepchange history (Хранить журнал изменений в течение)поставьте нужное число. Это может понадобиться,если в будущем возникнет необходимость вернуться кпредыдущей версии общей книги.

Page 115: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Откройте общую книгу и выберите команду Tools

(Сервис) >• Track Changes (Исправления) >Highlight Changes (Выделить исправления).Появится окно диалога Highlight Changes(Исправления).

2. Убедитесь, что флажок Track changes while editing(Отслеживать исправления) установлен. Послеэтого книга становится общей, то естьразрешается ее совместное использование иотслеживание изменений.

3. В области Highlight which changes (Отслеживатьисправления, внесенные) установите флажокWhen (По времени) и в списке выберите пункт All(Все).

4. Установите флажок Highlight changes on screen(Выделять исправления на экране), чтобы всеисправления были видны на экране. Такжеустановите флажок List changes on a new sheet(Вносить изменения на отдельный лист), чтобы всеизменения заносились в журнал на отдельномрабочем листе ^той книги. Это станет возможнымтолько после того, как книга будет сохранена какобщая. Каждый раз после сохранения общейрабочей книги необходимо будет вновьустанавливать указанный флажок.

5. Щелкните на кнопке ОК, затем сохраните книгу.

СОВЕТ С помощью команды Tools (Сервис) > TrackChanges (Исправления) > Accept or Reject Changes(Принять или отклонить исправления) в окне диалогаSelect Changes to Accept or Reject (Выбор исправлений)можно выбрать, какие исправления стоит принять, акакие являются ошибочными и их надо отклонить.

Сохранение: АвтосохранениеПри работе над книгами возможны ихавтосохранение или периодическое напоминание онеобходимости сохранить файл. Можно задатьчастоту, с которой будет происходить

Page 116: Справочник функций Excel

автосохранение, а также режим автосохранения, тоесть ко всем или только к текущей книге будетприменяться автосохранение.

Шаг за шагом1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Autosave(Автосохранение). Если такой команды в меню неоказалось, выберите команду Tools (Сервис) > Add8ins(Надстройки) и в открывшемся окне диалогаустановите флажок Autosave Add8in(Автосохранение). Щелкните на кнопке ОК.2. В окне диалога Autosave (Автосохранение)установите флажок Automatic Save Every (Сохранятькаждые) и введите интервал в минутах, черезкоторый будет происходить автосохранение.3. Можно установить автосохранение только для

активной книги или для всех открытых книг. Дляэтого выберите нужное положение переключателяSave Options (Сохранять рабочие книги).

.4. Если требуется, можно установить флажок PromptBefore Saving (Запрашивать разрешение). Тогдаперед сохранением книги на экран будетвыводиться напоминание об этом. Затемщелкните на кнопке ОК.

Сохранение: Книги(Для получения предварительной информации см.раздел «Книги: Создание».)

После того как книга создана или в нее внесеныизменения, ее нужно сохранить, чтобы записатьданные. Если книга сохраняется впервые,необходимо указать расположение и имя файлакниги. Если в книгу были внесены изменения, то онасохранится под тем же именем. При необходимостиможно сохранить несколько версий файла подразными именами.Имена файлов могут содержать не более 255символов, включая пробелы. Расширение .xls кфайлу будет добавляться

Page 117: Справочник функций Excel

автоматически при его сохранении (это расширениене обязательно будет отображаться на экране). Вимени файла не допускаются символы?. \ * « | <> • " \ ' "| ^ ~

Шаг за шагом1. Откройте книгу, которую нужно сохранить.2. Щелкните на кнопке Save (Сохранить)

стандартной панели инструментов (или выберитекоманду Rie (Файл) > Save (Сохранить)). Если книгасохраняется впервые, появится окно диалога Saveas (Сохранение документа). Если же этот файл ужесохранялся, его имя останется прежним иникакого окна диалога на экране не возникнет.

3. В левой части окна диалога Save as (Сохранениедокумента) можно выбрать особоеместоположение книги. Возможны варианты:History (Журнал), Personal (Личная), Desktop(Рабочий стол), Favorites (Избранное) или WebFolder (Web). Размещение файла книги в одной изэтих папок облегчает его открытие, закрытие ивыполнение других операций.

4. В списке Save in (Папка) выберите папку, в которойбудет содержаться данный файл. В поле File name(Имя файла) введите имя файла. Щелкните накнопке Save (Сохранить).

ПРИМЕЧАНИЕ Для сохранения данной книги поддругим именем выберите команду File (Файл) > Save as(Сохранить как). В окне диалога Save as (Сохранениедокумента) выберите папку, в которой будет хранитьсяфайл, и введите новое имя в none File Name (Имя файла).Щелкните на кнопке Save (Сохранить).

Сохранение: Книги в другомформате

(Для получения предварительной информации см.раздел «Сохранение: Книги».)Любой документ можно сохранить в отличном отExcel формате. Например, книгу можно сохранить вформате Lotus

Page 118: Справочник функций Excel

18283. Это нужно для того, чтобы можно было открытьдокумент другой программой. Однако прииспользовании некоторых видов форматирования,которые не поддерживаются другими программами,некоторые данные или форматы могут бытьпотеряны.(См. также группу разделов под общим названием«Публикация на Web8странице:...» и раздел«Сохранение книги в формате HTML» в главе «Работа вИнтернете».)

Шаг за шагом1. Откройте книгу, которую требуется сохранить в

другом формате.2. Выберите команду File (Файл) >• Save as

(Сохранить как).3. В списке Save as type (Тип файла) открывшегося

окна диалога выберите тип файла, в котором выбудете сохранять данный документ.

4. В поле Save in (Папка) выберите папку длясохранения документа.

5. В поле File name (Имя файла) введите имя длянового файла. Щелкните на кнопке Save(Сохранить).

ПРИМЕЧАНИЕ Если часто приходится работать сдокументами в других программах подготовкиэлектронных таблиц, удобнее задать другой форматфайлов, который Excel будет использовать поумолчанию. Для этого выберите команду Tools (Сервис)>8 Options (Параметры). Щелкните на вкладке Transition(Переход) открывшегося окна диалога Options (Па8раметры). В списке Save Excel files as (Сохранять файлыExcel как) выберите нужный формат и щелкните накнопке ОК. Теперь, когда потребуется сохранить файл внужном формате, выберите команду File (Файл) > Saveas (Сохранить как) и сразу сохраните файл, не выбираяего тип в списке Save as type (Тип файла).

Сохранение: Рабочей областиЕсли часто приходится работать над несколькимикнигами, следует сохранить рабочую область. Этопозволит сохранить

Page 119: Справочник функций Excel

несколько файлов книг, а впоследствии открыть ихвсе сразу. При этом Excel будет хранить информациюоб именах книг, которые были сохранены в рабочейобласти.

Шаг за шагом1. Откройте все книги, которые впоследствии

должны открываться вместе.2. Выберите команду File (Файл) >• Save Workspace

(Сохранить рабочую область).3. В открывшемся окне диалога Save Workspace

(Сохранить рабочую область) в поле Save in(Папка) выберите папку, в которой будетрасполагаться файл рабочей области.

4. В поле File name (Имя файла) введите имя файла.Щелкните на кнопке Save (Сохранить).

СОВЕТ Чтобы при запуске Excel на экран сразувыводилась сохраненная рабочая область, сохраните еев папке XLSTART внутри папки MSOffice. Если этого нетребуется, сохраните ее в любой другой папке. Чтобыоткрыть файл рабочей области, щелкните на кнопкеOpen (Открыть) стандартной панели инструментов. Впоявившемся окне диалога найдите нужный файл ищелкните на кнопке Open (Открыть).

ПРИМЕЧАНИЕ При изменении книг, входящих врабочую область, их нужно сохранять по отдельности.

Сохранение: Резервной копииПри сохранении файла книги можно создать исохранить его резервную копию. То есть послесохранения вы получите две копии файла — одну сименем, которое было указано, другую с именемBackup of <имя файла:». Это может потребоватьсяпри потере или повреждении оригинала. Для созда8ния резервной копии необходимо сохранить файл какминимум дваяады. Резервная копия будет записана втот же каталог, что и оригинал.

Page 120: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Откройте книгу, для которой нужно создать

резервную копию. Выберите команду File (Файл) >Save as (Сохранить как).

2. На панели инструментов открывшегося окнадиалога Save as (Сохранение документа) нажмитекнопку Tools (Сервис) и в раскрывшемся менювыберите команду General Options (Общиепараметры).

3. Убедитесь, что в открывшемся окне диалогаGeneral options (Параметры сохранения)установлен флажок Always create backup (Всегдасоздавать резервную копию). Щелкните на кнопкеОК.

4. Щелкните на кнопке Save (Сохранить) в окнедиалога Save as (Сохранение документа), чтобысохранить книгу.

Файлы: Быстрый просмотрВ окне диалога Open (Открытие документа) можнопросматривать документы, не открывая их. Этавозможность доступна также в Проводнике и в некоторыхдругих приложениях.

Шаг за шагом1. Запустите Excel и выберите команду File (Файл) >•

Open (Открыть).2. В окне диалога Open (Открытие документа) в поле

Look in (Папка) укажите папку, в которойсодержится нужный файл, и найдите его.

3. Щелкните правой кнопкой мыши на значке файлакниги и в появившемся меню выберите командуБыстрый просмотр. Excel отобразит книгу вспециальном окне просмотра. Для просмотракниги в этом окне можно использовать полосыпрокрутки или клавиши Page Up и Page Down.

4. Чтобы закрыть это окно, щелкните на кнопкеClose (Закрыть).

5. Если нужно открыть файл, в окне диалога Open(Открытие документа) щелкните на кнопке Open(Открыть).

Page 121: Справочник функций Excel

ПРИМЕЧАНИЕ Если команды Быстрый просмотр нет вконтекстном мбню, установите этот инструмент,используя значок Установка и удаление программПанели управления.

Файлы: Изменение рабочегокаталога

Для удобства открытия и сохранения файлов вопределенной папке можно изменить рабочийкаталог Excel.

Шаг за шагом1. Запустите Excel. Выберите команду Tools (Сервис) >

Options (Параметры).2. Щелкните на вкладке General (Общие)

открывшегося окна диалога Options (Параметры).3. В поле Default file location (Рабочий каталог)

укажите полный путь к выбранной папке. Затемщелкните на кнопке ОК.

Файлы: ПоискЕсли нужно открыть книгу, а ее точное имя илирасположение неизвестно, нужно воспользоватьсясистемой поиска Excel.

Шаг за шагом1. Запустите Excel. Выберите команду File (Файл) >

Open (Открыть).2. На панели инструментов появившегося окна

диалога Open (Открытие документа) нажмитекнопку Tools (Сервис) и в раскрывшемся менювыберите команду Find (Отбор). Появится окнодиалога Find (Расширенный поиск файлов).

3. В списке Property (Свойства) выберите свойствофайла, по которому будет производиться поиск. Вполе Value

Page 122: Справочник функций Excel

(Значение) введите значение для параметровProperty (Свойство) и Condition (Отношение),заданных в соответствующих полях. Например,можно обеспечить поиск файлов, которыезаканчиваются определенным словом.

4. В списке Look in (Папка) укажите путь поиска:название диска и имя папки. Чтобы при поискепросматривать все вложенные папки, установитефлажок Search subfolders (Просмотретьвложенные).

5. Щелкните на кнопке Add to list (Добавить), чтобыдобавить новые условия и сузить диапазон поиска.

6. Для инициирования поиска щелкните на кнопкеFind Now (Найти). Все файлы, удовлетворяющиеусловиям поиска, появятся в окне диалога Open(Открытие документа). Дважды щелкните нанужном файле. Чтобы вернуться на рабочий лист,щелкните на кнопке Cancel (Отмена).

СОВЕТ Условия поиска можно сохранять, для этого вокне диалога Find (Расширенный поиск файлов)щелкните на кнопке Save search (Сохранить). Впоявившемся окне диалога введите имя и щелкните накнопке ОК. Чтобы вернуться к сохраненным условиямпоиска, щелкните на кнопке Open search (Открыть) окнадиалога Find (Расширенный поиск файлов) и выберитенужное имя в списке. Щелкните на кнопке ОК.

Page 123: Справочник функций Excel

Связывание и внедрение

Связывание и внедрение объектов (Object Linking andEmbedding, OLE) — это средство, позволяющее водном документе комбинировать данные,обрабатываемые разными приложениями. Здесь подобъектами подразумеваются данные, созданные водном приложении, а используемые в любом другом,поддерживающим технологию OLE. Например, таб8лица базы данных может являться частью документаExcel наравне с собственными таблицами Excel. Приредактировании объекта используются средствасоздавшего его приложения.С появлением версии OLE 2 стало возможнымредактировать объекты, не вызывая породивших ихприложений. Когда пользователь хочет изменитьданные связанного или внедренного объекта,приложение, поддерживающее OLE 2, заменяет своименю и панели инструментов на соответствующиеменю и панели инструментов породившего объектприложения. По окончании редактирования объекта«родной» интерфейс приложения возвращаетсяобратно. Помимо упрощения процедурыредактирования связанных и внедренных объектов,OLE 2 позволяет перетаскивать данные междуоткрытыми приложениями.Связывание и внедрение — два схожих способаобработки данных объекта. Они отличаются местомхранения обрабатываемых данных и возможностямиих изменения.Связывание объектов предполагает хранение данныхобъекта в исходном файле. Когда вы устанавливаетесвязь с объектом, то в документ вставляется копияисходных данных, а оригинал остается на месте. Приобновлении связи в документ попадают новыесчитанные с оригинала данные. Поскольку междудокументом и исходным файлом установлена связь,любые изменения в исходных данных отражаются наих связанной копии в документе. Связанный объектизменяется только путем изменения исходногофайла.

Page 124: Справочник функций Excel

Внедрение объектов предполагает хранениеоригинала объекта в составе документа, в который онвставлен. Внедренный объект так же, как и присвязывании, создается в своем «родном» приложении,но существует только в одном экземпляре,внедренном в другой документ. Чтобы изменитьвнедренный объект, дважды щелкните на нем. Онбудет изменен при помощи «родного» емуприложения и сохранен в составе составногодокумента.Microsoft Office 2000 является пакетом приложений,поддерживающих технологию OLE 2 иинтегрированных при помощи этой технологии. Выможете связывать и внедрять любые^бъектыприложений Office в создаваемые вами документы.Например, связывать или внедрять в документ Wordтаблицу Excel, в таблицу Excel — базу данных Access,а в базу данных Access — презентацию PowerPoint ит. д.

ПРИМЕЧАНИЕ Общие приемы использования OLE,описанные в этой главе, применимы и к другимприложениям Microsoft Office (Word, PowerPoint, Access),а также к любым Windows8лриложениям, созданнымдругими производителями, если они поддерживаюттехнологию OLE.

: Внедрение: Данных из другихприложений

Внедренные данные из других приложенийстановятся частью рабочего листа Excel. Внедренныеданные можно изменить, запросив соответствующееим приложение из программы Excel. Простейшийспособ изменить внедренные данные — дваждыщелкнуть в области внедренного объекта.

' Внедрение объекта можно произвести одним из двухспособов — либо использовать команду Insert(Вставка) >• Object (Объект) и создать внедренныйобъект прямо в среде Excel, либо открыть нужное длясоздания данного объекта приложение, создатьобъект и скопировать его в Excel через буфер обмена.В Excel внедренные объекты можно перемещать иизменять их размер.(См. также раздел «Связывание: Данных Excel и

других ^ Windows8приложений».)

Page 125: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Чтобы внедрить новый объект в Excel, откройте

рабочий лист, в который нужно вставить объект, ивыберите команду Insert (Вставка) > Object(Объект). В открывшемся окне диалога щелкнитена вкладке Create New (Создать новый).

2. В списке Object Type (Тип объекта) укажите, какоеприложение нужно использовать для созданияобъекта.

3. Щелкните на кнопке ОК. На рабочем листепоявится окно ввода, а меню и панелиинструментов превратятся в соответствующиеэлементы вызванного приложения.

4. Создайте объект, редактируя поле ввода, а затемщелкните за пределами этого окна.

5. Объект создан. Его размеры можно изменять, асам объект перемещать внутри рабочего листаExcel, как рисунок.

Внедрение: Изменение объектовПри внедрении объекта на рабочем листе Excel можноработать над ним в его «родной» программе. Такимобразом, вы будете использовать средства,специально предназначенные для обработки данныхвыбранного типа.

Шаг за шагом1. Чтобы изменить объект, дважды щелкните на нем.

Объект станет активным, и откроется его «родное»приложение.

2. Измените объект нужным образом.3. Щелкните за пределами окна исходного

приложения (или объекта), чтобы вернуться вExcel и восстановить панели инструментов именю Excel.

СОВЕТ Чтобы быстро найти команды, которые можноприменить к внедренному объекту, щелкните на немправой кнопкой мыши и выберите нужную команду вконтекстном меню.

Page 126: Справочник функций Excel

Перетаскивание данныхмежду приложениями

Для перемещения или копирования информациимежду приложениями можно использовать приемперетаскивания мышью, если эти приложенияподдерживают технологию OLE.

Шаг за шагом1. Откроите оба приложения и разместите их окна на

экране так, чтобы одновременно были видныданные, которые нужно переместить илископировать, и место, куда они должны бытьпомещены.

2. Выделите исходные данные.3. Чтобы переместить выделенный фрагмент,

перетащите его в открытое окно другогоприложения и отпустите кнопку мыши, когдауказатель будет находиться над местомназначения. Чтобы скопировать выделенныйфрагмент, при перетаскивании удерживайтенажатой клавишу Ctrl.

СОВЕТ Чтобы без особых проблем разместить два окнаприложений на экране, сначала сверните все окнаработающих программ, кроме этих двух. Затемщелкните правой кнопкой мыши на Панели задачWindows и выберите в контекстном меню либо командуОкна сверху вниз, либо команду Окна слева направо.

Рисунки: Копирование диапазонаячеек

Для объединения на одном рабочем листе несколькихдиапазонов из разных книг или рабочих листовможно скопировать диапазон ячеек в виде рисунка ипоместить этот рисунок на рабочий лист каксвязанный объект. Эти рисунки также можноиспользовать в других приложениях, например вWord.Копирование диапазонов в виде рисунков иногдаудобнее, чем установка ссылок на них в формулах.Связанные рисунки

Page 127: Справочник функций Excel

можно легко открыть — достаточно дваждыщелкнуть на рисунке, чтобы перейти в книгу, изкоторой он был скопирован, и изменить нужнуюинформацию. На самом деле связанные рисунки —это объекты, размеры и положение которых легкоизменить, поэтому оформлять рабочий листстановится проще. Кроме того, к самим рисункамможно применять большинство средствформатирования, доступных для надписей.Такие рисунки содержат только видимуюинформацию из ячеек, включая линии сетки. Еслисетка не нужна, перед копированием рисункаотключите ее вывод на экран. (См. раздел «Окна:Линии сетки» в главе «Настройка».) Также передкопированием измените ширину столбцов и высотустрок, чтобы рисунок выглядел лучше (см. разделы«Изменение:Высоты строки» и «Изменение: Ширины столбца» вглаве «Правка книг».)

Шаг за шагом1. Выделите диапазон ячеек, который необходимо

скопировать как рисунок в другой рабочий листили книгу, и щелкните на кнопке Copy(Копировать) на стандартной панелиинструментов.

2. Перейдите на рабочий лист (или в другойдокумент), в который будет производитьсякопирование.

3. Удерживая нажатой клавишу Shift, выберитекоманду Edit (Правка) >• Paste Picture Link(Вставить связь с рисунком). Скопированныеячейки будут вставлены в рабочий лист какобъект.

4. Переместите объект или измените его размеры,если это нужно.

СОВЕТ Если требуется скопировать рисунок в другоеприложение Office, сначала скопируйте нужныйдиапазон ячеек в буфер обмена, затем перейдите вдругое приложение и выберите команду Edit (Правка) >•Paste Special (Специальная вставка). В списке As (Как)открывшегося окна диалога Paste Special (Специальнаявставка) выберите лункт, соответствующий желаемомутипу рисунка, и щелкните на кнопке ОК. •

Page 128: Справочник функций Excel

Рисунки: Обновление связанногорисунка

(Для получения предварительной информации см.раздел «Рисунки: Копирование диапазона ячеек».)Информацию на рабочем листе, содержащеморигиналы ячеек, скопированных как рисунок вдругой рабочий лист Excel или приложение, можноизменять, и все изменения будут отражены в копии.При этом нет необходимости помнить, где находитсяоригинал, так как для перехода к нему достаточнодважды щелкнуть на рисунке. Так очень удобно об8новлять данные для нескольких рисунков,помещенных на один рабочий лист.

Шаг за шагом)1. Откройте рабочий лист (или другой документ

Office), содержащий рисунок, затем дваждыщелкните на нем. Excel откроет исходный рабочийлист и выделит диапазон ячеек, который связан срисунком.

2. Внесите необходимые изменения в исходныеданные и сохраните рабочий лист. Изменениябудут отражены на связанном рисунке.

Связывание: Выделение ячеекЧтобы создавать связи с отдельными ячейками илиссылки на них в формулах, можно использоватьвыделение мышью. При этом можно указыватьмышью на ячейки в других книгах, а не только в той,в которой находится формула. Чтобы вставить вформулу ссылку на ячейку, щелкните на этой ячейке,когда нужно будет ввести ее адрес.

Шаг за шагом1. Откройте книги, ссылки на ячейки которых вам

требуются.2. Выделите ячейку в исходной книге, в которую вы

хотите поместить ссылку, и начните вводформулы. Формула может включать какнесколько членов, так и всего одну ссылку,начинающуюся со знака равенства (8).

Page 129: Справочник функций Excel

3. Перейдите в книгу с необходимыми данными.Выделите ячейку или диапазон.

4. Продолжайте ввод формулы. После того как вводзакончится, нажмите клавишу Enter.

(См. также раздел «Формулы: Ввод» в главе«Использование формул и функций».)

Связывание: Данных Excel идругих Windows8приложений

С помощью технологии OLE можно производитьобмен данными между Windows8приложениями,которые поддерживают связывание и внедрениеобъектов. В Excel такие связи создаются с помощьюкоманд меню Edit (Правка): Copy (Копировать) и PasteSpecial (Специальная вставка). В других приложенияхдля организации связей могут использоватьсяаналогичные команды. В этом случае создание связеймежду двумя приложениями практически ничем неотличается от связывания двух рабочих листов.(См. также раздел «Внедрение: Данных из другихприложений».)

Шаг за шагом1. Откройте Excel и другое приложение. Перейдите в

приложение с исходной информацией.2. Выделите текст, ячейку, диапазон, значение,

графический объект или другие данные, которыенужно связать.

3. Выберите команду Edit (Правка) >• Copy(Копировать).

4. Переключитесь в приложение, в которое будутвставляться данные, и укажите место для вставки.

5. Выберите команду Edit (Правка) > Paste Special(Специальная вставка).

6. В окне диалога Paste Special (Специальная вставка)установите переключатель в положение Paste link(Вставить

Page 130: Справочник функций Excel

связь), в списке As (Как) выберите пункт,соответствующий желаемому типу объекта, ищелкните на кнопке ОК.

ВНИМАНИЕ Если после копирования данных издругого Wndows8лри8ложения в меню Edit (Правка)программы Excel команда Paste Special (Специальнаявставка) недоступна, значит, исходное приложение неподдерживает технологию OLE. Вы не сможете связатьданные этого приложения с рабочим листом Excel.

Связывание: Копирование ивставка ячеек

Вы можете связать ячейку или диапазон из однойкниги Excel с ячейкой или диапазоном в другой книгес помощью команд Copy (Копировать) и Paste Special(Специальная вставка). Окно диалога Paste Special(Специальная вставка) позволяет выбрать текомпоненты содержимого ячеек, которые следуетвставить на рабочий лист: формулы, значения илиформаты. Кроме того, можно указать, какуюматематическую операцию следует производить привставке.

Шаг за шагом1. Откройте книги, между которыми будет

производиться копирование. Перейдите в книгу сисходной информацией.

2. Выделите ячейку (или диапазон), в которойсодержатся данные для связывания. Выберитекоманду Edit (Правка) > Copy (Копировать).

3. Перейдите в другую книгу, щелкните в верхнейлевой ячейке диапазона, в который будетпроизводиться вставка.

4. Выберите команду Edit (Правка) > Paste Special(Специальная вставка). На экране появится окнодиалога Paste Special (Специальная вставка).

5. Выберите положение All (Все) переключателя Paste(Вставить). Выберите положение None (Нет)переключателя Operation (Операция). Затемщелкните на кнопке Paste Link (Вставить связь).

Page 131: Справочник функций Excel

Связывание: Обновление иизменение связанных книг

Для успешной работы с книгами, содержащимисвязанную информацию, необходимо знать, каквосстанавливать потерянные связи и как обновлятьсуществующие. Если исходная книга былапереименована или перемещена в другую папку, токниги со связанными данными не смогут автома8тически отследить новое положение своихисточников. Эти связи необходимо восстановить.

Шаг за шагом1. Откройте книгу, содержащую связанную

информацию, и выберите команду Edit (Правка) >•Links (Связи).

2. В списке Source File (Исходный файл)открывшегося окна диалога выберите файлы дляобновления или изменения. Чтобы выделитьнесколько файлов, удерживайте нажатой клавишуCtrl и щелкайте на названиях файлов. Длянеоткрытых файлов на экран выводятся пути кним. Щелкните на кнопке Change Source (Изме8нить). На экране появится окно диалога ChangeLinks (Изменить связи).

3. Укажите папку и файл для новой исходной книгиили новое положение файла существующей связи.

4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы установить связь свыделенным файлом, или на кнопке Cancel(Отмена), чтобы не устанавливать связь.

5. Если на шаге 2 было выделено несколько файлов,повторите шаги 3 и 4 для каждой книги.

СОВЕТ Чтобы обновить активную книгу со связаннымиданными, выберите команду Edit (Правка) > Links(Связи). Затем выберите нужное название файла ищелкните на кнопке Update Now (Обновить).

Page 132: Справочник функций Excel

Связывание: Открытие связанныхкниг

При открытии книг, содержащих связанные данные,обновление связей может происходить различнымиспособами. 8Если исходная книга уже открыта, токнига со связанными данными обновится уже приоткрытии. Если при открытии книги со связаннымиданными исходная книга не открыта, можно либоиспользовать старые данные, либо обновить связи сфайлами на диске.

Шаг за шагом1. Откройте книгу, содержащую связанную

информацию, и выберите команду Edit (Правка) >Links (Связи).

2. В списке Source File (Исходный файл) выберитефайлы, которые нужно открыть. Чтобы выделитьнесколько файлов, удерживайте нажатой клавишуCtrl и щелкайте на названиях файлов. Длянеоткрытых файлов на экран выводятся пути кним.

3. Чтобы инициировать процесс обновления,щелкните на кнопке Open Source (Открыть).

ПРИМЕЧАНИЕ Убедитесь, что активной являетсянужная вам книга со связями. Если активна книга безсвязей, то команда Edit (Правка) >• Links (Связи) будетнедоступной.

Page 133: Справочник функций Excel

Связывание: Обновление иизменение связанных книг

Для успешной работы с книгами, содержащимисвязанную информацию, необходимо знать, каквосстанавливать потерянные связи и как обновлятьсуществующие. Если исходная книга былапереименована или перемещена в другую папку, токниги со связанными данными не смогут автома8тически отследить новое положение своихисточников. Эти связи необходимо восстановить.

Шаг за шагом1. Откроите книгу, содержащую связанную

информацию, и выберите команду Edit (Правка) >Links (Связи).

2. В списке Source File (Исходный файл)открывшегося окна диалога выберите файлы дляобновления или изменения. Чтобы выделитьнесколько файлов, удерживайте нажатой клавишуCtrl и щелкайте на названиях файлов. Длянеоткрытых файлов на экран выводятся пути кним. Щелкните на кнопке Change Source (Изме8нить). На экране появится окно диалога ChangeLinks (Изменить связи).

3. Укажите папку и файл для новой исходной книгиили новое положение файла существующей связи.

4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы установить связь свыделенным файлом, или на кнопке Cancel(Отмена), чтобы не устанавливать связь.

5. Если на шаге 2 было выделено несколько файлов,повторите шаги 3 и 4 для каждой книги.

СОВЕТ Чтобы обновить активную книгу со связаннымиданными, выберите команду Edit (Правка) > Links(Связи). Затем выберите нужное название файла ищелкните на кнопке Update Now (Обновить).

Page 134: Справочник функций Excel

Связывание: Открытие связанныхкниг

При открытии книг, содержащих связанные данные,обновление связей может происходить различнымиспособами.8Если исходная книга уже открыта, токнига со связанными данными обновится уже приоткрытии. Если при открытии книги со связаннымиданными исходная книга не открыта, можно либоиспользовать старые данные, либо обновить связи сфайлами на диске.

Шаг за шагом1. Откройте книгу, содержащую связанную

информацию, и выберите команду Edit (Правка) >Links (Связи).

2. В списке Source File (Исходный файл) выберитефайлы, которые нужно открыть. Чтобы выделитьнесколько файлов, удерживайте нажатой клавишуCtrl и щелкайте на названиях файлов. Длянеоткрытых файлов на экран выводятся пути кним.

3. Чтобы инициировать процесс обновления,щелкните на кнопке Open Source (Открыть).

ПРИМЕЧАНИЕ Убедитесь, что активной являетсянужная вам книга со связями. Если активна книга безсвязей, то команда Edit (Правка) >• Links (Связи) будетнедоступной.

Page 135: Справочник функций Excel

Использование формули функций

Формулой называют содержимое ячейки рабочеголиста, производящее вычисления на основе значенийв других ячейках. Если в ячейке записана формула, тона рабочем листе в этой ячейке будет виден результатвычислений или сообщение об ошибке. Формулассылается на значения в других ячейках электроннойтаблицы. Вы можете изменять значения в этихячейках, при этом Excel автоматически будетпроизводить пересчет значения в ячейке с формулой.Вы можете набирать формулы самостоятельно, вводяизвестные знаки математических операций, а можетеиспользовать встроенные в Excel формулы.Встроенные формулы называются функциями. ВExcel встроено огромное количество формул: оттригонометрических и статистических добухгалтерских. При вычислении функциииспользуются аргументы — заданные величины,которые могут быть как постоянными, вводимыминепосредственно в запись формулы, так изначениями других ячеек. В последнем случае вформулу вставляется адрес ячейки — специальнаязапись, определяющая конкретную ячейку в рамкахотдельного рабочего листа, книги или среди всехдоступных книг Excel. Результатом формулы являетсязначение ячейки с формулой. В большинстве случаеврезультат является числом, но некоторые функциивозвращают результаты в виде текста, ссылок,логических величин, массивов или информации орабочем листе и системе.За описанием конкретных функций обращайтесь кпоследней главе книги, которая называется «Краткийсправочник по функциям». В этот справочниквключена информация об основных функциях Excelвсех категорий.

Page 136: Справочник функций Excel

АвтовычисленияВ строке состояния Excel есть поле, содержащеерезультат выполнения определенной операции надвыделенными данными. Это поле позволяетвыполнять следующие функции:Average (Среднее), Count (Количество ячеек), CountMums (Количество числовых ячеек), Мах (Максимум),Min (Минимум), Sum (Сумма). При этом результатвыполнения вы увидите быстрее, чем при вводесоответствующей функции в отдельную ячейку, крометого, нет необходимости отводить ячейку под данные,которые могут понадобиться вам лишь однажды.Автовычисления удобно использовать для подсчетакаких8либо промежуточных результатов. Дляпримера рассмотрим случай быстрого подсчетасуммы группы ячеек.

Шаг за шагом1. Выделите диапазон ячеек, в котором нужно

подсчитать результат. В поле автовычислений вправой части строки состояния появитсярезультат суммирования этих ячеек.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на полеавтовычислений в строке состояния. Появитсясписок доступных функций.

3. Выберите в списке нужную функцию, напримерAverage или Count В строке состояния появитсярезультат вычислений.

В дальнейшем Excel будет использовать приавтовычислении выбранную вами функцию, пока выснова ее не замените.

СОВЕТ Используйте автовычисления для проверкиправильности введенных формул. Если результатвыполнения сложной формулы кажется вамсомнительным, вполне возможно, что вы ошиблись внаборе либо формулы, либо адресов ячеек. Вы можетевручную проверить ее правильность, подсчитавпромежуточные данные с помощью механизма автовы8числения. Для этой цели можно использовать икалькулятор, но зачем вам калькулятор, если у вас естьExcel.

Page 137: Справочник функций Excel

АвтосуммированиеФункция SUM складывает все значения в указанном вкачестве аргумента диапазоне ячеек. Суммированиестолбцов чисел — очень распространенная операция,и поэтому кнопка для вызова этой функциирасположена на стандартной панели инструментов.Нажатие кнопки AutoSum (Автосумма) ведет ксуммированию соседних строк или столбцов путемавтоматической вставки функции SUM под ячейкамистолбца или правее ячеек строки и подстановкидиапазона ячеек в формулу.

Шаг за шагом1. Выделите диапазон ячеек, в котором нужно

провести суммирование.2. Щелкните на кнопке AutoSum (Автосумма) на

стандартной панели инструментов.3. Функция суммирования выделенных ячеек

появится под диапазоном, если были выделеныодин или несколько столбцов данных, или справаот него, если была выделена строка.

СОВЕТ Excel может автоматически определятьдиапазон для автосуммирования, нужно лишьактивизировать ячейку справа или снизу отскладываемых ячеек и нажать кнопку AutoSum(Автосумма). Нажмите клавишу Enter, чтобы принятьпредложенный вариант суммирования, или сначалавыделите нужный диапазон, а затем нажмите клавишуEnter.

Проверка книг: Поискзависимых и влияющих ячеек

Когда вы вводите в качестве аргументов функцииадреса ячеек, значение, полученное послевычисления этой функции, оказывается зависимымот значений указанных ячеек.

Page 138: Справочник функций Excel

При изменении достаточно больших и сложныхтаблиц может быть полезным умение прослеживатьорганизацию ссылок в формулах и находитьзависимые и влияющие ячейки, а также ошибки вячейках. Чаще всего приходится искать ячейки,влияющие на результат той или иной формулы.Excel предоставляет такую возможность.(См. также разделы «Проверка книг: Поиск ошибокна рабочем листе» и «Формулы: Отображение наэкране».)

Шаг за шагом1. Чтобы увидеть, какие ячейки влияют на данную,

сделайте эту ячейку активной.2. Выберите команду Tools (Сервис) >• Auditing

(Зависимости) >• Trace Precedents (Влияющиеячейки).

3. Стрелка (или стрелки) покажет ячейки, влияющиена данную.

4. Чтобы увидеть, на какие ячейки влияет данная,сделайте эту ячейку активной.

5. Выберите команду Tools (Сервис) > Auditing(Зависимости) > Trace Dependents (Зависимыеячейки).

6. Стрелка (или стрелки) покажет, на какие ячейкивлияет данная.

7. Чтобы скрыть все стрелки зависимостей,выберите команду Tools (Сервис) > Auditing(Зависимости) >• Remove All Arrows (Убрать всестрелки).

СОВЕТ Чтобы перейти в ячейку, на которую указываетстрелка, дважды щелкните на стрелке. Дваждыщелкните на ней еще раз, чтобы перейти к влияющейячейке.

СОВЕТ Операции по отображению и отслеживаниюзависимостей легко производить, используя панельинструментов Auditing Toolbar (Зависимости). Чтобывывести ее на экран, выберите команду Tools (Сервис)>• Audtng (Зависимости) > Show Auditing Toolbar(Панель зависимостей).

Page 139: Справочник функций Excel

Проверка книг: Поиск ошибок нарабочем листе

(Для получения предварительной информации см.раздел «Проверка книг: Поиск зависимых ивлияющих ячеек».)Для проверки правильности ссылок в рабочей книге ипоиска ошибок используйте панель инструментовAuditing Toolbar (Зависимости). Если в одной из ячеекпоявилось одно из семи перечисленных нижезначений ошибки, то при помощи поиска влияющихячеек можно найти причину ошибки и устранить ее.Кроме того, при передаче неправильных данных вфункции Excel позволяет определить ячейку (илиячейки), из которой пришло недопустимое значение,без необходимости ее поиска вручную.

'

ftDIV/0! В формулевыполняетсяделение на ноль

Проверьте, нет ли вформуле ссылок напустые ячейки (поумолчанию имприсваивается нулевоезначение) или ячейки с

#N/A Ссылка на ячейку созначением #М/А(значениенедоступно) или наячейку без данных

Это сообщение можетпредупреждать вас отом, что в настоящиймомент доступны не вседанные, необходимыедля вычислений

#NAME? Excel не в состояниираспознать имя,используемое вформуле

Убедитесь, что всеимена, использованныев формуле, существуют,и введите недостающиеимена. Также убедитесь,что вы правильно

(Ь й

Page 140: Справочник функций Excel

бписайУ"'"''""

#NULL: Jd^anunc'^Jt'Lt^fHH^

двух областей,которые не имеютобщих ячеек, то естьфактически ссылкана пустой диапазонячеек

Проверьте, не допущено лиошибок при вводе ссылок надиапазоны ячеек. Дляразделения аргументовфункций используйте точку сзапятой, а не запятую илипробел'

#NUM! Возникли проблемыпри использованиичисел в формуле илифункции

Проверьте, правильно лииспользуются аргументыфункции

#REF! Используется ссылкана несуществующуюячейку

Проверьте, не ссылается лиформула на удаленные илиперемещенные ячейки,строки и столбцы, а такжерабочие листы и книги

#VALUE! Используетсянедопустимый типаргумента илиоперанда

Проверьте синтаксисформулы

Шаг за шагом1. Excel предоставляет простой путь поиска

источника ошибки при помощи панелиинструментов Auditing Toolbar (Зависимости).Чтобы вывести ее на экран, выберите командуTools (Сервис) >• Auditing (Зависимости) > ShowAuditing Toolbar (Панель зависимостей).

2. Щелкните на ячейке, показывающей значениеошибки.

3. Щелкните на кнопке Trace Error (Отследитьошибку). Стрелка (или стрелки) покажет источникошибки. Про8

Page 141: Справочник функций Excel

анализируйте проблему, руководствуясьприведенными выше рекомендациями, иисправьте ошибку.

4. Чтобы скрыть все стрелки зависимостей, выберитекоманду Tools (Сервис) >• Auditing (Зависимости) >Remove All Arrows (Убрать все стрелки).

Промежуточные итоги: Другиеоперации

(Для получения предварительной информации см. раздел•«Промежуточные итоги: Подведение».)Промежуточные итоги в Excel можно подводить не только спомощью функции SUM. Доступно еще несколько полезныхфункций. Например, можно выбрать функцию Count,чтобы найти количество пунктов списка, или функцию Махдля нахождения наибольшего значения в списке. При ис8пользовании любой из доступных функций (см. список Usefunction (Используя функцию) в окне диалога Subtotal (Про8межуточный итог)) итоги будут подводиться так же, как и вслучае с суммированием. Кроме того, можно подводитьитоги с помощью сразу нескольких функций. Рассмотрим,как можно ввести две или больше функций для одного на8бора данных.

Шаг за шагом1. Выделите диапазон ячеек для подведения

промежуточных итогов.2. Выберите команду Data (Данные) >• Subtotals

(Итоги). Откроется окно диалога Subtotal(Промежуточный итог).

3. В списке At each change in (При каждом изменениив) выберите поле, по значениям которого высобираетесь группировать строки.

4. В списке Use function (Используя функцию)выберите функцию, при помощи которой будутподводиться итоги.

5. В группе флажков Add subtotal to (Добавитьпромежуточный итог к) укажите, по каким полямдолжны вы8

Page 142: Справочник функций Excel

числяться итоги. Отметите только те поля, покоторым будут подводиться итоги. ;

6. Нажмите кнопку ОК. Excel вставит в рабочий листстроки с промежуточными итогами.

7. Повторите шаги со 2 по 6, но при этом укажитедругую функцию в списке Use function (Используяфункцию).

8. Снимите флажок Replace Current Subtotals(Заменить текущие итоги) и щелкните на кнопкеОК. Excel добавит в таблицу дополнительнуюстроку с новыми результатами. Теперь в таблицебудут подведены промежуточные итоги сразу подвум функциям.

Промежуточные итоги:Подведение

Промежуточные итоги — это удобный способобобщения и анализа данных на рабочем листе. Приподведении промежуточных итогов таблицаразбивается на несколько групп строк с одинаковымизначениями одного поля и по каждой группеподводятся итоги, а затем — итог по всей таблице. Вкачестве итога могут вычисляться максимальное илиминимальное значения в группе, сумма, среднее,количество элементов, стандартное отклонение и т.п.Подведение промежуточных итогов позволяетобойтись практически без ручного ввода формул.Excel автоматически создает формулу, добавляетстроку (или строки) для записи промежуточныхитогов и подставляет адреса ячеек данных.Результирующая таблица является наглядной иудобной для последующей обработки, такой какпостроение графиков и дишрамм.Перед подведением промежуточных итогов имеетсмысл произвести сортировку по тем столбцам, покоторым подводятся итоги, чтобы все записи содинаковыми полями этих столбцов попали в однугруппу.

Page 143: Справочник функций Excel

(См. также раздел «Базы данных: Сортировка» в главе«Анализ данных».)После подведения промежуточных итогов таблицапредставляется структурой, то есть она разбиваетсяна группы. Разбиение таблицы на группы позволяетуправлять степенью детализации отображаемыхданных. Excel может показывать только итог длякаждой группы или полностью содержимое группы.За дополнительной информацией о работе со струк8турой обращайтесь к главе «Анализ данных».

Шаг за шагом1. Выделите диапазон ячеек для подведения

промежуточных итогов.2. Выберите команду Data (Данные) > Subtotals

(Итоги). Откроется окно диалога Subtotal(Промежуточный итог).

3. В списке At each change in (При каждом изменениив) выберите поле, по значениям которого высобираетесь группировать строки.

4. В списке Use function (Используя функцию)выберите функцию, при помощи которой будутподводиться итоги, например функцию Sum.

5. В группе флажков Add subtotal to (Добавитьпромежуточный итог к) укажите, по каким полямдолжны вычисляться итоги. Отметьте только теполя, которые вы хотите просуммировать.

6. Нажмите кнопку ОК. Excel вставит в рабочий листстроки с промежуточными итогами. Общий итогпо всей таблице появится в ее нижней части.

СОВЕТ Можно тррвсп промежуточные итоге по спискуданных без выделения диапазона и указания поля, покоторому подводится итог. Для этого проведитесортировку в списке требуемым образом и щелкните вячейке, по которой следует подводить итог; затемвыберите команду Data (Данные) >• Subtotals (Итоги),далее действуйте по приведенной выше пошаговойинструкции.

Page 144: Справочник функций Excel

ПРИМЕЧАНИЕ Если впоследствии понадобитсяизменить параметры8создания промежуточных итогов,то в окне диалога Subtotal (Промежуточный итог)проделайте необходимые изменения, установитефлажок Replace Current Subtotals (Заменить текущиепромежуточные итоги) и нажмите кнопку ОК.

ВНИМАНИЕ Excel может не понять структуру вашейтаблицы, если она создана неаккуратно, и не создатьпромежуточных итогов. Размещайте строку заголовков вверхней части таблицы, старайтесь не оставлять пустыхстрок и размещать данные аккуратно в столбцах подзаголовками. Тогда Excel лучше поймет, что вы хотите.

Промежуточные итоги:Создание дополнительныхгрупп

(Для получения предварительной информации см.раздел «Промежуточные итоги: Подведение».)

Вы можете подводить промежуточные итоги впределах групп, образованных при подведении итоговпо другому параметру. Вначале подводятся итоги поодному столбцу, а затем по другому, при этом в обоихслучаях вы можете устанавливать, в каких столбцахдолжны появляться итоговые данные и какиефункции нужно использовать.(См. также раздел «Промежуточные итоги: Другиеоперации».)

Шаг за шагом1. Проведите сортировку по двум столбцам, по

которым должны подводиться промежуточныеитоги. Щелкните в ячейке первого из этихстолбцов.

2. Выберите команду Data (Данные) > Subtotals(Итоги). Появится окно диалога Subtotal(Промежуточный итог).

Page 145: Справочник функций Excel

3. В списке At each change in (При каждом изменениив) выберите поле, по значениям которого высобираетесь группировать строки.

4. В списке Use function (Используя функцию)выберите функцию, при помощи которой будутподводиться итоги.

5. В группе флажков Add subtotal to (Добавитьпромежуточный итог к) укажите, по каким полямдолжны вычисляться итоги. Отметьте только теполя, по которым будут подводиться итоги.

6. Нажмите кнопку ОК. Excel вставит в рабочий листстроки с промежуточными итогами.

7. Щелкните в ячейке второго столбца.8. Повторите шаги со 2 по 6, но в списке At each

change in (При каждом изменении в) укажитевторой столбец для подведения промежуточныхитогов.

9. Снимите флажок Replace Current Subtotals(Заменить текущие итоги) и щелкните на кнопкеОК.

10. Теперь в таблице будут подведеныпредварительные итоги по двум разным столбцамданных.

Промежуточные итоги: Удаление(Для получения предварительной информации см.раздел «Промежуточные итоги: Подведение».)Отменить создание промежуточных итогов можно втом же окне диалога, в котором вы их создали.

Шаг за шагом1. Выберите команду Data (Данные) >• Subtotals

(Итоги).2. В появившемся окне диалога Subtotal

(Промежуточный итог) нажмите кнопку Remove all(Удалить все).

3. Строки, содержащие итоги по группам, будутудалены из таблицы.

Page 146: Справочник функций Excel

Формулы; Абсолютные,относительные и смешанныессылки

(Для получения предварительной информации см.раздел «Формулы: Ввод».)

При копировании формулы необходимо обеспечитьавтоматическое изменение ссылок согласно новомуместу записи формулы. Это позволит быстро вводитьоднотипные формулы для разных столбцов или строкданных. В то же время для других ссылок прикопировании формул необходимо обеспечитьнеизменность адресов или отдельных частей адресов.Возможности для подобного манипулирования соссылками в Excel предусмотрены. В зависимости отзадачи на ячейки могут устанавливаться абсолютные,относительные или смешанные ссылки. Прикопировании формул в другие ячейки результатыбудут разными в зависимости от типа ссылки,поэтому необходимо хорошо разобраться в том, какорганизуются ссылки разных типов на ячейки.По умолчанию, если не указано обратное, дляадресации ячеек в формулах Excel используютсяотносительные ссылки, позволяющие прикопировании формул автоматически изменятьадреса, на которые они ссылаются. Относительныессылки записываются простым указанием номеровстрок и букв столбцов ячеек, например А2, С38, AD23и т. д. Если в ячейке С11 содержится формула=SUM(C1 :С10), то при копировании этой формулы вячейку D11 она автоматически преобразуется вформулу =SUM(D1 :D10). Если необходимопросуммировать данные в нескольких столбцах, тодостаточно ввести формулу суммирования толькоодин раз, используя относительные ссылки, а затемскопировать введенную формулу под всесуммируемые столбцы. При этом ссылки в формулахпоменяются так, как описано ранее. Относительныессылки удобнее в большинстве случаев, и поэтомуприменяются наиболее часто.

Page 147: Справочник функций Excel

Абсолютные ссылки противоположныотносительным. Они используются, когданеобходимо сохранение адресов ячеек прикопировании формулы в другую ячейку. Дляобозначения абсолютной ссылки перед номеромстроки и буквой столбца указывается знак доллара($). Таким образом, абсолютная ссылка на ячейку А1будет выглядеть следующим образом: $А$1.Абсолютные ссылки удобны, когда данные зависят отодной ячейки или группы ячеек, например прииспользовании ячейки, содержащей курс доллараили размер процентной ставки. Сначала создаетсяформула в одной из ячеек и туда вводитсяабсолютная ссылка, а затем эта формула копируетсяв нужные ячейки столбца или строки.Сочетанием абсолютных и относительных ссылокявляются смешанные ссылки. Их используют, когдапри копировании формулы нужно сохранятьфиксированным только один параметр, то есть номерстроки или букву столбца. При этом передсохраняемым параметром адреса пишется знакдоллара ($), а перед изменяемым — нет. Например,для ссылки $В8 буква столбца при копированиименяться не будет, а номер строки будетавтоматически изменяться согласно положениюячейки с формулой. Ссылка, у которойфиксированным остается номер строки, а буквастолбца меняется, выглядит следующим образом:В$8.

Шаг за шагом1. Сделайте активной ячейку, в которую нужно

ввести формулу.2. Введите знак равенства (8), затем необходимую вам

формулу или функцию Excel В формуле илиаргументе функции введите адрес ячейки илищелкните на ячейке.

3. При щелчке на ячейке с нужным адресом вформулу подставляется относительная ссылка.Нажимайте клавишу F4, пока ссылка неотобразится в нужном вам виде.

4. Закончив ввод формулы в ячейку, нажмитеклавишу Enter.

Page 148: Справочник функций Excel

СОВЕТ Вы можете использовать клавишу F4 не толькодля ввода ссылки правильного типа, но и дляпереключения между абсолютными, относительными исмешанными ссылками, а также для изменения суще8ствующих формул.

Формулы: ВводФормулы позволяют выполнять расчеты, используя значе8ния ячеек рабочего листа. Если в формуле есть ссылки наячейки, то после ввода формулы вы можете изменять значе8ния в ячейках, на которые в данной ячейке есть ссылки, иExcel будет автоматически производить перерасчетрезультатов.Для ввода адресов ячеек в формулы допустимы два способа:ввод адресов в ячейку вручную и указание на ячейки, чтоведет к автоматическому внесению их адресов в формулу.При составлении формул могут использоваться арифме8тические операторы и вызовы функций Excel. Доступныеарифметические операторы перечислены ниже.

+ (знак «плюс») Сложение

8 (знак «минус») Вычитание

* (звездочка) Умножение

/ (косая черта) Деление

% (знак процента) Процентл (крышка) Возведение в степень

(См. также разделы «Функции: Мастер функций» и «Функ8ции: Ручной ввод».)

Шаг за шагом1. Выделите ячейку, в которую нужно ввести

формулу, и введите знак равенства (8).

Page 149: Справочник функций Excel

2. Введите адрес ячейки или щелкните на ней, чтобыпоместить в формулу ссылку на эту ячейку. Вкачестве данных допустимы также постоянныезначения, но для хранения постоянных значенийудобнее использовать специальные ячейки.

3. Введите любой арифметический оператор изприведенных в таблице.

4. Введите следующую ссылку (либо вручную, либощелчком мыши на ячейке).

5. Повторите шаги 3 и 4, если это необходимо, затемнажмите клавишу Enter, чтобы закончить вводформулы.

В ячейке появится результат вычисления поформуле. При выделении такой ячейки формулаотобразится в строке формул.

СОВЕТ Ввод формулы можно ускорить, не вводявручную знак равенства перед формулой, ащелкнув на кнопке Edit Formula (Изменить фор8мулу). Это кнопка со знаком = в строке формул.Excel автоматически вставит знак равенства ивыведет на экран окно, в котором будут отобра8жаться результаты вычисления формулы по мереее ввода. Кода вы закончите ввод формулы,щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишуEnter.

ВНИМАНИЕ Вводите арифметические операторысогласно их приоритету. В Excel операции выполняютсяпо правилам арифметики: возведение в степеньвыполняется перед умножением и делением, аумножение и деление 8 перед сложением и вычитанием.Чтобы изменить порядок выполнения действий,используйте скобки. Правильный ввод арифметическихоператоров позволит избежать многих ошибок.'

(См. также раздел «Именованные диапазоны» в главе«Начало работы».)

Формулы: Замена значениями(Для получения предварительной информации см.раздел «Формулы: Ввод».)

Page 150: Справочник функций Excel

Если в ячейке с формулой имеется ссылка на ячейку,которую вы хотите удалить, но при этом желательнооставить без изменения результат вычисления поданной формуле» необходимо заменить формулу еезначением. При этом вы в дальнейшем сможетепользоваться только последним результатомвычисления по этой формуле. При необходимостиобратного перехода от значения к формуле еепридется вводить заново, так как Excel удалитформулу с рабочего листа.

Шаг за шагом1. Сделайте текущей ячейку с формулой, которую

нужно преобразовать в значение.2. Щелкните на кнопке Copy (Копировать) на

стандартной панели инструментов или выберитекоманду Edit (Правка) >• Copy (Копировать).

3. Выберите команду Edit (Правка) >• Paste Special(Специальная вставка).

4. В открывшемся окне диалога выберите положениеValues (Значения) переключателя Paste (Вставить).Щелкните на кнопке ОК.

5. Теперь в выбранной ячейке вместо формулыокажется результат ее вычисления. Нажмитеклавишу Enter.

Формулы: Заполнение ячеек спомощью клавиш Ctrl+Enter

(Для получения предварительной информации см.раздел «Формулы: Ввод».)

Excel позволяет вводить данные и формулы внесколько ячеек сразу. При этом вводимые формулы изначения заполняют выделенные ячейки, как привыполнении команд Fill (Заполнить) или Copy(Копировать) и Paste (Вставить). То есть прииспользовании относительных ссылок в формулахссылки будут автоматически изменяться призаполнении разных ячеек диапазона. Этим методомможно заполнять как диапазон ячеек, так и нескольконесмежных диапазонов.

Page 151: Справочник функций Excel

Для ввода данных или формулы во все ячейкивыделенного диапазона вы можете использоватькомбинацию клавиш Ctrl+Enter.

Шаг за шагом1. Выделите те ячейки или диапазоны, которые

нужно заполнить.2. Начните ввод нужного значения или формулы.

При этом ввод будет производиться в активнуюячейку диапазона (отмечена белым цветом), адиапазон останется выделенным.

3. Нажмите клавиши Ctrl+Enter для ввода формулыили значения во весь диапазон.

Формулы: Конкатенация строк(Для получения предварительной информации см.раздел «Формулы: Ввод».)

Конкатенацией обычно называют операциюобъединения двух строк. В Excel операторомконкатенации является амперсанд (&). Этот операторможет объединять не только строковые данные, но ичисла, даты и произвольные пользовательскиеформаты в одну длинную текстовую строку, которая ибудет результатом выполнения операции.Например, формула =А1&» »&А2, помещенная вячейку A3, выведет в этой ячейке строку,составленную из содержимого ячейки А1, следующегоза ней пробела и содержимого ячейки А2. Еслииспользовать этот оператор таким образом: =А1&А2,то содержимое двух ячеек будут объединено безпробела между ними, что не всегда удобно для чтения.Поэтому в формулу с конкатенацией лучше всегдадобавлять кавычки с пробелом между ними (« »), чтобыпосле выполнения формулы программа Excelвставляла пробел между содержимым двух ячеек.

Page 152: Справочник функций Excel

Шаг за шагом1. Выделите ячейку, в которую нужно поместить

формулу.2. Введите знак равенства (8), чтобы начать ввод

формулы.3. Введите строку символов или адрес ячейки либо

просто щелкните на нужной ячейке рабочеголиста.

4. Введите оператор конкатенации (&), затемследующую ссылку или значение.

5. Повторите шаг 4 столько раз, сколько требуется.Там, где нужно, вставляйте пробелы для отделенияданных в итоговой строке.

6. Нажмите клавишу Enter для завершения вводаформулы. Результат конкатенации появится встроке.

(См. также раздел «Функции обработки текста» вглаве «Краткий справочник по функциям».)

Формулы: Скрытие(Для получения предварительной информации см.раздел «Формулы: Ввод» в этой главе, а также разделы«Защита: Отдельных рабочих листов» и «Скрытие:Строк и столбцов» в главе «Правка книг».)Важной возможностью для защиты данных являетсяих скрытие. Этот прием убережет вашу важнуюинформацию от постороннего взгляда. Вы можетеуказать, следует ли отображать значение ячеек нарабочем листе Excel, а также следует ли отображатьсодержимое ячейки в строке формул. Даже еслизначение или формула не выводятся в строке формул,они могут быть видны в самой ячейке.Параметры защиты не действуют, если не включеназащита листа (не выполнена команда Tools (Сервис) >Protect Document (Защита документа)).

Шаг за шагом1. Чтобы запретить отображение содержимого ячейки встроке формул, выделите нужные ячейку или диапазон.

Page 153: Справочник функций Excel

2. Выберите команду Format (Формат) > Cells (Ячейки)и в открывшемся окне диалога щелкните навкладке Protectiorv (Защита).

3. Установите флажок Hidden (Скрыть формулы),чтобы они не отображались в строке формул привыборе ячейки. Щелкните на кнопке ОК.

Формулы: Снятие защиты ячейки(Для получения предварительной информации см.раздел «Формулы: Ввод» в этой главе и раздел«Защита: Отдельных рабочих листов» в главе «Правкакниг».)Как только важная часть работы сделана, следуетпозаботиться о ее защите от случайного измененияили удаления, а также от нежелательноговмешательства посторонних лиц в ее редактирование.Соблюдение подобных предосторожностей позволитвам не потерять важные данные в результатеслучайности или злого умысла. Параметры защиты недействуют, если не включена защита листа (н6выполнена команда Tools (Сервис) > Protect Document(Защита документа)).(См. также раздел «Формулы:

Скрытие».) Шаг за шагом

1. Чтобы снять защиту ячейки, выделите нужныеячейку или диапазон.

2. Выберите команду Format (Формат) > Cells(Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкнитена вкладке Protection (Защита).

3. Снимите флажок Locked (Защищаемая ячейка),чтобы снять защиту ячейки. Щелкните на кнопкеОК.

4. Таким образом можно изменить любые ячейки нарабочем листе даже в защищенном документе,конечно, при условии, что вы знаете парользащиты.

Page 154: Справочник функций Excel

Формулы: Ссылки на ячейкидругих рабочих листов

(Для получения предварительной информации см.раздел «Формулы: Ввод».)

При вводе формул можно использовать не толькоданные ячеек текущего рабочего листа, но и любогодругого. При адресации ячеек других рабочих листовнеобходимо указывать имена последних. Поумолчанию рабочие листы называются Sheetl (Лист1),Sheet2 (Лист2) и т. д. Пользователь может менятьимена рабочих листов. При записи адреса передкоординатами ячейки ставится имя рабочего листа.Например, чтобы ввести ссылку на ячейку А1,расположенную на листе Sheetl, необходимо ввести вформулу ссылку SheetliAl. Как вы можете видеть, дляотделения названия рабочего листа от координатячейки используется восклицательный знак (!). Есливы изменили имя листа, используйте новое имя,например Отчет!А1. Если в имени листа есть пробелы,то его следует окружить одинарными прямымикавычками, например "Отчет по продажам"!А1.(См. также раздел «Связывание: Выделение ячеек» вглаве «Связывание и внедрение».)

Шаг за шагом1. Выделите ячейку, в которую нужно поместить

формулу, и введите знак равенства (8).2. Щелкните на ярлычке рабочего листа,

содержащего нужную ячейку. Тем самым выперейдете на этот лист.

3. Выделите ячейку (или диапазон), на которуюнужно установить ссылку. В строке формулпоявится полный адрес в рассмотренном намиформате.

4. Когда ввод адреса завершен, завершите вводформулы и нажмите клавишу Enter.

Page 155: Справочник функций Excel

Формулы: Отображение на экране(Для'получения предварительной информации см.раздел <Формулы: Ввод».)

Для проверки правильности вашей таблицы бываетполезно отображать на рабочем листе не результатывычислений, а сами формулы. Таким образом высможете оценить, насколько разумно организованрабочий лист, проверить правильность введенныхвами формул и выявить неверно заданныедиапазоны, приводящие к искажению данных. По8добная проверка будет полезна даже при отсутствиисообщений об ошибках, ведь если формула работает,еще не значит, что она работает правильно!В целях сохранения важных данных можетпонадобиться вывод на печать листа с отображениемформул в ячейках. По распечатанной копии в случаенеобходимости можно восстановить весь лист совсеми рабочими формулами.

Шаг за шагом1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Options

(Параметры) и в открывшемся окне диалогащелкните на вкладке View (Вид).

2. В группе флажков Window options (Параметрыокна) в нижней части окна диалога установитефлажок Formulas (Формулы) и щелкните на кнопкеОК.

ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы снова вывести на рабочий листрезультаты выполнения вычислений, а не самиформулы, выберите команду Tools (Сервис) >• Options(Параметры) и на вкладке View (Вид) открывшегося окнадиалога снимите флажок Formulas (Формулы).

СОВЕТ Режим отображения формул можно быстровключить при помощи клавиатуры. Для включения (ивыключения) этого режима используйте клавиши Ctr)+"(левая кавычка обычно расположена на одной клавишесо знаком «тильда» (~)).

Page 156: Справочник функций Excel

Функции: Мастер функций• Мастер функций позволяет использовать весь наборфункций Excel, даже если вы точно не знаете ихназвания. Все функции организованы в группы (иликатегории), такие как Financial (Финансовые),Statistical (Статистические) и др. Мастер функцийвыводит краткое описание каждой функции,благодаря которому вы сможете выбрать нужнуюфункцию. Кроме того, мастер функций помогаетвводить аргументы функции и поясняет, для чего онинужны.При использовании мастера функций практическиисключаются ошибки при записи формул в ячейки,кроме того, так удобнее вводить сложные функции снесколькими аргументами. (См. также раздел«Функции: Ручной ввод».)

Шаг за шагом1. Выделите ячейку, в которую нужно поместить

функцию, и нажмите кнопку Paste Function(Вставка функции) на стандартной панелиинструментов.

2. В списке Function Category (Категории функций)открывшегося окна диалога укажите нужнуюкатегорию функции.

3. Выберите нужную вам функцию в списке FunctionName (Имя функции). В нижней части окнадиалога появится описание выбранной функции.Прочитайте его и убедитесь, что функция выбранаправильно. Щелкните на кнопке ОК.

4. Под строкой формул появится окно — такназываемая палитра формул. Введите аргументыв соответствующие поля. Вы можете вводитьзначения или адреса ячеек вручную, а можетещелкать на нужных ячейках или выделятьнужные диапазоны.

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы завершить вводфункции. Результат вычисления функциипоявится в ячейке.

Page 157: Справочник функций Excel

СОВЕТ Если вы не знаете, к какой категориипринадлежит нужная вам функция, выберитекатегорию Most Recently Used (Последние недавноиспользовавшиеся) или All (Все).

Функции: Ручной вводЕсли вы точно помните название нужной вамфункции и используемые ею аргументы, то самыйпростой вариант — ввести функцию вручную. Какправило, это займет меньше времени, чем вызовмастера функций. Но чаще всего таким образомвводятся только самые простые функции, которыетребуют лишь одного аргумента, например диапазонаданных. Для ввода более сложных функций снесколькими аргументами лучше использоватькнопку Paste Function (Вставка функции) настандартной панели инструментов, котораявызывает мастера функций. (См. также раздел«Функции: Мастер функций».)

Шаг за шагом1. Выделите ячейку, в которую нужно поместить

функцию, и введите знак равенства (8).2. Введите название функции, например МАХ, и

открывающую скобку.3. Выделите диапазон, который будет

использоваться в качестве аргумента, и нажмитеклавишу Enter. Excel автоматически вставитзакрывающую скобку и введет функцию в ячейку.