團隊溝通分享平台 Bata 2.0

團隊溝通分享平台 Bata 2.0

使用入門介紹 (v2.2)最近更新日期： 2011/11/2

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團隊溝通分享平台特色

• 目的：促進計畫團隊間的…– 資訊分享與經驗交流– 溝通協調與工作求助– 工作紀錄與成果彙整

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如何進入平台？

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直接輸入網址： http://cs.colife.org.tw/ 請輸入您在 Co-Life OpenID 的帳號和密碼即可登入

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專案清單

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• 登入後可看到目前參與的專案清單• 可點選「新增」，新增一個專案• 點選專案名稱即可進入單一專案頁面

• 登入後可看到目前參與的專案清單• 可點選「新增」，新增一個專案• 點選專案名稱即可進入單一專案頁面

快速連結區 內容區

樹狀工作區

專案頁面區塊

1. 專案頁面分為三個主要區塊 樹狀工作區 快速連結區 內容區

2. 登入後在內容區首先看到的是工作首頁，內容以提供使用者在該專案工作最重要及最新之訊息為主。

1. 專案頁面分為三個主要區塊 樹狀工作區 快速連結區 內容區

2. 登入後在內容區首先看到的是工作首頁，內容以提供使用者在該專案工作最重要及最新之訊息為主。 5

點選樹狀工作區的最上面的節點，能看到本專案之相關資訊，包括「基本資料」、 「成員與群組」、 「專案文件與成果匯集」

點選樹狀工作區的最上面的節點，能看到本專案之相關資訊，包括「基本資料」、 「成員與群組」、 「專案文件與成果匯集」

樹狀工作區—專案資訊內容

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點選文字可開啟小視窗檢視說明

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任何人皆可在任一工作節點，新增「子工作」、「工作記錄與討論」及「成果匯集」能看到該工作之相關內容；「私人成果匯集」則僅有被選定的人員才看得到

任何人皆可在任一工作節點，新增「子工作」、「工作記錄與討論」及「成果匯集」能看到該工作之相關內容；「私人成果匯集」則僅有被選定的人員才看得到

樹狀工作區—子工作內容

點選樹狀工作區的某一工作節點，能看到該工作之相關內容

點選樹狀工作區的某一工作節點，能看到該工作之相關內容

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樹狀工作區—子工作清單

• 點選「子工作清單」可進行下一層子工作的新增編輯• 任何人皆可新增子工作

─ 工作的建立者可以編輯及刪除該工作─ 工作的負責人可以編輯該工作

• 點選「子工作清單」可進行下一層子工作的新增編輯• 任何人皆可新增子工作

─ 工作的建立者可以編輯及刪除該工作─ 工作的負責人可以編輯該工作

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樹狀工作區—新增子工作

• 輸入相關資料後點選「新增 / 編輯收件者」的按鈕，將開啟新視窗

• 將左邊人員勾選後，點選「新增至收件者」，右邊為選取的人員• 將小視窗關閉後即完成人員之選取• 工作的負責人及成員，為未來在該工作新增討論主題時預設之寄

件通知人員• 點選「新增」按鈕，完成新增動作

• 輸入相關資料後點選「新增 / 編輯收件者」的按鈕，將開啟新視窗

• 將左邊人員勾選後，點選「新增至收件者」，右邊為選取的人員• 將小視窗關閉後即完成人員之選取• 工作的負責人及成員，為未來在該工作新增討論主題時預設之寄

件通知人員• 點選「新增」按鈕，完成新增動作

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樹狀工作區—新增工作記錄與討論 -1

• 可在每個子工作新增「工作紀錄與討論」• 點選清單上方的「新增」• 可在每個子工作新增「工作紀錄與討論」• 點選清單上方的「新增」

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樹狀工作區—新增工作記錄與討論 -2

• 該工作之成員為新增文章預設之收件者• 發信前「可新增 / 編輯收件者」• 文章送出後平台會寄信告知設定的收件者，點選信中的連結

能直接進入平台中該文章之頁面。

• 該工作之成員為新增文章預設之收件者• 發信前「可新增 / 編輯收件者」• 文章送出後平台會寄信告知設定的收件者，點選信中的連結

能直接進入平台中該文章之頁面。

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樹狀工作區—成果匯集

• 可在每個子工作新增「成果匯集」和「私人成果匯集」• 成果匯集為該工作項目工作完成的證明以及相關之說明文件• 形式可能為使用說明、功能示意圖、品質檢核表、統計圖表、

成果影片、圖片或照片…等各種形式之成果。• 點選清單上方的「新增」

• 可在每個子工作新增「成果匯集」和「私人成果匯集」• 成果匯集為該工作項目工作完成的證明以及相關之說明文件• 形式可能為使用說明、功能示意圖、品質檢核表、統計圖表、

成果影片、圖片或照片…等各種形式之成果。• 點選清單上方的「新增」

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樹狀工作區—新增成果匯集

• 點選「選檔案」，可選擇多個檔案• 點選「上傳」即完成上傳成果檔案的動作• 點選「選檔案」，可選擇多個檔案• 點選「上傳」即完成上傳成果檔案的動作

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樹狀工作區—新增私人成果匯集

• 當有部份檔案不方便公開給所有成員時，可使用「私人成果匯集」

• 輸入標題並點選「新增 / 編輯收件者」選擇欲分享給哪幾位成員• 於 Step2 選取欲「上傳」的檔案即可完成上傳私人成果檔案的動

作

• 當有部份檔案不方便公開給所有成員時，可使用「私人成果匯集」

• 輸入標題並點選「新增 / 編輯收件者」選擇欲分享給哪幾位成員• 於 Step2 選取欲「上傳」的檔案即可完成上傳私人成果檔案的動

作

快速連結區

– 快速連結區提供在工作及互動過中重要、常用及總覽資料的功能：

– 「會議廳」屬於重要功能，為團隊溝通過程中核心的功能之一

– 「小組討論」、 「公告」、「行事曆」、「時程」及「專案快速切換」屬於常用功能，且不論在哪個工作節點上皆可能會用到的功能

– 「工作紀錄與討論總覽」及「成果匯集總覽」屬於總覽資料的功能，能將各節點的紀錄集中，省去尋找文章及成果匯集檔案的困擾

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快速連結區—小組討論

• 當有部份議題不方便與所有成員討論時，可使用「小組討論」

• 功能與「工作紀錄與討論」相同• 但僅有被選定之人員可看到該文章

• 當有部份議題不方便與所有成員討論時，可使用「小組討論」

• 功能與「工作紀錄與討論」相同• 但僅有被選定之人員可看到該文章

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快速連結區—會議廳

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– 會議廳提供 Co-Life 視訊會議：– 「預約會議」

– 可於特定時間邀請特定成員，未被邀請者看不到也無法進入該會議。

– 「快速會議室」– 任何成員皆可進入，不需預約。– 當會議室內有人時會以 表示– 當會議室無人時，第一位進入者具主席權限

– 進入前需先下載 JRE 1.6 (Java Runtime Environment)

或更新的軟體

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快速連結區—行事曆

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• 「行事曆」為紀錄本專案中每日重要的訊息• 除顯示當天新增的文章及檔案外…• 亦可新增工作重要的里程碑或是大事記

• 「行事曆」為紀錄本專案中每日重要的訊息• 除顯示當天新增的文章及檔案外…• 亦可新增工作重要的里程碑或是大事記

專案建立者的專屬功能

– 當您新增了一個專案時，您就成為了「專案建立者」，且在自己建立的專案中有些專屬的功能：

– 設定「基本資料」及「成員與群組」– 設定「快速會議室」– 新增「公告與討論」– 設定「樹狀工作區」的第一層子工作

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專案建立—新增專案

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• 點選「新增」按鈕• 填寫專案名稱、起訖日期、選取人員，按確定即可新增一個專案• 「參與人員」則是從自己的「聯絡人」中選取• 如果自己想要邀請的人員還沒有在聯絡人中，仍可先新增專案，未

來在「專案設定」功能中仍可再加入其他參與人員

• 點選「新增」按鈕• 填寫專案名稱、起訖日期、選取人員，按確定即可新增一個專案• 「參與人員」則是從自己的「聯絡人」中選取• 如果自己想要邀請的人員還沒有在聯絡人中，仍可先新增專案，未

來在「專案設定」功能中仍可再加入其他參與人員

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專案建立—設定聯絡人

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• 點選上方功能列的「聯絡人」可看到目前的聯絡人及聯絡人群組• 點選左邊聯絡人清單上方的「新增」，可新增聯絡人• 於右邊聯絡人群組清單上方「輸入名稱後點選新增」可新增一個群組，並將目前的聯絡人加入群組內

• 點選上方功能列的「聯絡人」可看到目前的聯絡人及聯絡人群組• 點選左邊聯絡人清單上方的「新增」，可新增聯絡人• 於右邊聯絡人群組清單上方「輸入名稱後點選新增」可新增一個群組，並將目前的聯絡人加入群組內

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專案設定

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• 進入自己所建立的專案，左上方功能區會看到「專案設定」的功能• 進入後在內容區可看到「資本資料」、「快速會議室」、「公告與討

論」、「子工作」的內容及 新增 / 編輯 按鈕• 這些功能只有專案建立者能夠 新增 / 編輯

• 進入自己所建立的專案，左上方功能區會看到「專案設定」的功能• 進入後在內容區可看到「資本資料」、「快速會議室」、「公告與討

論」、「子工作」的內容及 新增 / 編輯 按鈕• 這些功能只有專案建立者能夠 新增 / 編輯

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專案設定—基本資料

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• 在此可先看到「專案名稱」、「專案成員」以及「成員分組」• 點選「編輯」可設定專案基本資料以及選取其他的聯絡人進入此專案• 在「專案成員」可看到所有成員的聯絡資料，可寄信或刪除該成員• 當專案成員人數眾多時，可在「成員分組」將專案成員設定分組，未

來選成員時，可依成員分組尋找成員，以方便選取

• 在此可先看到「專案名稱」、「專案成員」以及「成員分組」• 點選「編輯」可設定專案基本資料以及選取其他的聯絡人進入此專案• 在「專案成員」可看到所有成員的聯絡資料，可寄信或刪除該成員• 當專案成員人數眾多時，可在「成員分組」將專案成員設定分組，未

來選成員時，可依成員分組尋找成員，以方便選取

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專案設定—快速會議室

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• 於文字方塊輸入欲新增的會議室名稱，點選新增後即可新增一「快速會議室」

• 點選「編輯」可編輯快速會議室的名稱• 設定完成後，在「工作首頁」以及「會議廳」即可看到所設定會議室

• 於文字方塊輸入欲新增的會議室名稱，點選新增後即可新增一「快速會議室」

• 點選「編輯」可編輯快速會議室的名稱• 設定完成後，在「工作首頁」以及「會議廳」即可看到所設定會議室

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專案設定—子工作

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• 在「樹狀工作區」的第一層工作僅有專案建立者可建立• 故專案建立者必須先新增第一層工作，專案成員才能開始進行「工作

紀錄與討論」以及「成果匯集」的動作

• 在「樹狀工作區」的第一層工作僅有專案建立者可建立• 故專案建立者必須先新增第一層工作，專案成員才能開始進行「工作

紀錄與討論」以及「成果匯集」的動作

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專案設定—共同管理員

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• 點選「新增」可將本專案的其他成員設為「共同管理員」的。• 共同管理員可擁有相同的管理權限。• 點選「新增」可將本專案的其他成員設為「共同管理員」的。• 共同管理員可擁有相同的管理權限。

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