لصاوتلا تاهجلا عم ةيجراخلاً اينورتكلإ · 7:»WeChat« ىلع باسح ءاشنإو جمانربلا ليمحت ةيفيك لوــخد ليجست

التواصل مع الجهات

الخارجية إلكترونيا

القائمة

كيف تتواصل مع الجهات الخارجية عن بعد بشكل

فعال؟

»WeChat« و »Skype« برامج المحادثة الفورية o

• أبرز مميزات استخدام برنامج »Skype« في

التواصل الخارجي مع عمالئك أو مورديك :

»WeChat« برنامج o

• أبرز مميزات استخدام برنامج »WeChat« في

التواصل الخارجي

o الشرح على الصور والتوضيح

o رفع الملفات على مواقع مشاركة الملفات

»GoogleDrive« و »DrobBox»الشهيرة مثل

o عقد االجتماعات إلكترونيا وعن بعد باستخدام

»GoToMeeting« و »Zoom«

»Skype« و »Zoom« مالفرق بين o

o ما هو األفضل لي كمصدر؟

3

كيف تتواصل مع الجهات الخارجية

إلكترونيا وبفعالية؟

مع التطور التقني وكثرة الوظائف وتنوع املجاالت الوظيفية في هذا الوقت، أصبحت برامج التواصل أداة مهمة للتواصل والترابط في العديد من الحاالت، حيث تستعين املنظمات ببرامج االتصال اإللكتروني للتواصل مع من هم داخل وخارج نطاق الشركة على حد سواء، حيث يوفر ذلك الكثير من الوقت والجهد واملال، لتسهيل عملية التواصل وتطور الشركة بشكل أفضل. السيما أن برامج التواصل ليست مرتبطة بالنطاق عن السفر واللقاء الفيزيائي بينك وبين املشتري أو البائع،

االجتماعي فقط، وإنما أيضا في مجال تصدير منتجاتك وبيعها على اآلخرين، فعوضا

يمكنك إتمام الكثير من تلك االجتماعات أو التواصل إلكترونيا؛ إذ يحقق ذلك أهداف كال الطرفين.

4

:»WeChat« و »Skype« برامج المحادثة الفورية في جانب املحادثات

يوجد العديد من برامج املحادثات الفورية في وقتنا الحالي، وهي في ازدياد وانتشار، لكن سنتطرق إلى أكثر البرامج فعالية

الفورية وهما برنامجي: »Skype« و»WeChat«. حيث يعتبر برنامج »Skype« من البرامج املفيدة في االجتماعات السريعة عبر اإلنترنت، في حين .)CRM( كأداة إلدارة عالقات العمالء»WeChat« يمكن استخدام برنامج

أبرز مميزات استخدام برنامج »Skype« في التواصل الخارجي مع عمالئك أو مورديك:

، إمــا من خــالل املحادثات الفورية املكتوبة، أو o تمكين منظمتك من التواصل مع الجهات الخارجية عن طريق البرنامج إلكترونيا

املكاملات الصوتية أو املرئية بتكلفة أقل وجودة ممتازة. .»Outlook« :البحث عن أي موظف داخل املؤسسة وجدولة االجتماعات عن طريق خدمة البريد الشهيرة o

o حماية املحادثات بواسطة التشفير واملصادقة الفعالة. o توجد في البرنامج خاصية املكاملات من سكايب إلى أرقام هاتف، مما يضمن لك رسوم تعرفة أقل عند االتصال.

o إمكانية مشاركة العروض التقديمية )نسخة من شاشتك( أثناء محادثتك مع الطرف اآلخر.

:»WeChat« برنامج

هو برنامج للمراسلة واالتصال يتيح للمنظمة إمكانية التواصل بسهولة مع الجهات الخارجية أينما كان موقعها في العالم، حيث يضم التطبيق عدة أشكال من أشكال التواصل كاملكاملات الصوتية ومكاملات الفيديو وإمكانية مشاركة الصور والفيديو والصوت أيضا.

يعتبر التطبيق آمن جدا ويمكن استعماله كأداة إلدارة عالقات العمالء )CRM( من خالل املحادثات الخاصة، على عكس أدوات إدارة العالقات مع العمالء التقليدية األخــرى، التي تعتمد على البريد اإللكتروني وإجــراء املكاملات الهاتفية ألخذ االستفسارات وتزويدهم بكل جديد. كما أن بين املصنعين الصينيين واملستخدمين هناك؛ حيث يعتبر التطبيق أعلى تطبيق ضمن البرامج الفورية من ناحية عدد

التطبيق رائــج جــدا

املستخدمين حيث يقدر عدد مستخدميه اليوم بحوالي 600 مليون مستخدم نشط.

أبرز مميزات استخدام برنامج »WeChat« في التواصل الخارجي:

o توفر البرنامج بأكثر من نسخة:نسخة الويب: يمكن استخدامها في حال كان تواجدك بمكان ثابت مثل املكتب. Android و IOS نسخة الجوال: متوفرة على أنظمة

o إمكانية إجراء محادثات خاصة مع العمالءo إماكنية طلب معلومات خاصة من العميل عن طريق البرنامج بكل آمان

o إمكانية إضافة الردود التلقائيةo إمكانية تصنيف جهات االتصال: يمكن أن يقسم جهات اإلتصال إلى مجموعات لتنظيم وتسهيل الوصول إلى كل جهة. على سبيل

املثال:عمالء جدد من السعودية، موردين من الصين... إلخ. »TRUSTe« أعلى مستويات التحكم في الخصوصية، وهو تطبيق املراسالت الوحيد املعتمد من »WeChat« خصوصية أفضل: يمنح o

وهي إحدى الشركات الرائدة التي تمنح ختم موثوقية لبرامج الجوال. o إمكانية تخصيص واجهة البرنامج التي تظهر لك ولعمالئك بما يتناسب مع نشاطك.

o دعم اللغات: حيث يتوفر البرنامج بـ 20 لغة مختلفة، كما يتيح التطبيق إمكانية ترجمة الرسائل إلى أي لغة مختارة.

5

الشرح على الصور والتوضيح::»Skype« كيفية تحميل البرنامج وإنشاء حساب على

: لتحميل البرنامج، يجب عليك زيارة املوقع الرسمي لـ »سكايب«، ثم النقر على أيقونة » الحصول على »Skype« لتحميل البرنامج.

أول

)Windows( ثانيا: ستظهر صفحة التحميل مع مميزات البرنامج على يمين الشاشة، يمكنك حينها اختيار نوع نظام البرنامج سواء كان نظام: )Mac( أو نظام

6

إلنشاء حساب خاص بك يمكنك إما:»Facebook« استخدام الحساب الخاص بك على -»Microsoft« استخدام الحساب الخاص بك على -

ا: الضغط على »تسجيل الدخول« وإنشاء الحساب عبر النقر على »إنشاء حساب جديد« وتعبئة نموذج املعلومات الخاصة بك.ثالث

رابعا: اآلن وبعد الــدخــول على البرنامج يمكنك بكل سهولة إجـــراء االتــصــاالت مــع جهات االتــصــال لديك وتجربة جــودة االتــصــال عــن طريق . »Sound Test Service«

7

:»WeChat« كيفية تحميل البرنامج وإنشاء حساب على

، يجب تحميل التطبيق على هاتفك الــذكــي عــن طــريــق »APP Store« أو »Play Store« ) حسب نــوع هاتفك الــذـكـي( ثــم تسجيل دخــول

أولمستخدم جديد عن طريق إضافة البريد اإللكتروني الخاص بك ورقم الجوال إلرســال رمز الدخول إلى جوالك لتفعيل الحساب عبر رسالة

نصية.

ثانيا: اآلن يمكنك بكل سهولة إضافة ما تود من جهات االتصال الخارجية، كما يمكنك إرسال دعوات لهم للتواصل ومشاركة الصور معهم كما ذكرنا أعاله، أيضا يمكنك معرفة جهات االتصال القريبة من حولك وإضافتهم.

ميزة تخصيص الحساب حسب احتياجك

8

:»GoogleDrive« و »DropBox« رفع الملفات على مواقع مشاركة الملفات الشهيرة مثل

ستحتاج أثناء عملك مع موردين أو مشترين إلى مشاركتهم مجموعة من امللفات املرتبطة بعملك؛ سواء كانت صورة ملنتجاتك أو ملفات فيها كان نوع تلك امللفات فإنك بحاجة إلى تطبيقات تساعدك في إرسالها بطريقة

تفاصيل إجراءات عمل أو فيديوات توضح تفاصيل مصنعك. أيا

، السيما أن البريد اإللكتروني وإرفاق ملفات فيه ليس دائما الخيار األنسب؛ لذا، تعد برامج مشاركة امللفات إلكترونية وبتكلفة منخفضة جدا

واملجلدات واحدة من أهم األدوات التي تساعدك عند التعامل مع الجهات الخارجية على شبكة اإلنترنت. أحد تلك البرامج أو التطبيقات هو برنامج »DropBox« و«GoogleDrive« حيث يتيحان خدمة تخزين امللفات على اإلنترنت بنظام السحابة )Cloud(، وبمجرد رفع أي ملف سواء كان صورة أو فيديوأوغيرهما من خالل أي جهاز إلى الحساب الخاص باملستخدم، ستتمكن من: مشاركة هذه املعلومات مع من تريد وفي الوقت

الذي تريد بيسر وسهولة عبر إرسال الرابط بالبريد اإللكتروني لتفادي مشكلةصعوبة إرسال امللفات كبيرة الحجم.

:»GoToMeeting« و »Zoom« عقد الجتماعات إلكترونيا وعن بعد باستخدام

بصفتك مصدرستحتاج حتما إلى عقد اجتماعات عن بعد، سواء كان ذلك مع فريق العمل داخل منشأتك، أو مع الجهات الخارجية في البلدان التي تصدر أو ستصدر لها منتجاتك أوخدماتك، لذا ستحتاج الستخدام أداة فعالة لعقد تلك االجتماعات لتحقيق أق�صى فائدة ممكنة من

كل اجتماع.

مالفرق بين Zoom و Skype؟

SkypeZoomالبرنامج / العامل

مجانية املكاملات الصوتية واملرئيةنعمنعم

شخصين للحساب املجاني، وحتى 10 أشخاص

للحساب املدفوعحتى 25 شخص

العدد األق�صى من املشتركين في مكاملات الفيديو

الواحدة

توافرهم على الجوال وعلى األجهزة اللوحية Tabletsنعمنعم

إمكانية مشاركة شاشة الجهاز املكتبي أثناء املكاملةنعمنعم

إمكانية مشاركة شاشة الجوال أثناء املكاملةنعمال

فيس بوك أو قوقلفيس بوك أو مايكروسوفتإمكانية تسجيل الدخول بواسطة مواقع التواصل

االجتماعي

9

SkypeZoomالبرنامج / العامل

إمكانية مشاركة امللفاتالنعم

بدون حد لجميع املكاملات بدون حد للمكاملات العادية

40 دقيقة للمكاملات الجماعيةالحد األعلى ملدة املكاملة

إمكانية تسجيل املكاملات الصوتية واملرئيةنعمال

نعم

ال، *إذا كنت أحد املسجلين في الخدمة يكون

باستطاعتك إرسال رابط الدعوة لهم للدخول

باملكاملة بشكل مباشر

يتطلب وجود حساب لكل املشاركين في املكاملات

ما هو البرنامج األفضل لي كمصدر؟ال يوجد إجــابــة مخصصة على هــذا الــســؤال؛ فلكل جهة متطلباتها فــي الــتــواصــل وعقد االجتماعات بــنــاء على العمليات الخاصة بها وطبيعة املــورديــن ومواقعهم في العالم. فعلى سبيل املثال: إن كــان يهمك أن يشارك في اجتماعاتك املرئية أكثر من شخصين، ويهمك تسجيل املكاملة ، ومشاركة شاشة جوالك أثناء املكاملة، فــإن استخدام »Zoom« هو األنسب في هــذه الحالة، أمــا إن كــان يهمك مشاركة

للرجوع إليها الحــقــا

امللفات من خالل البرنامج ويهمك طول وقت املكاملات، فإن خيار »Skype« هو األنسب حينها.